Золотое правило менеджмента

Галина Зимина, учредитель и директор консалтингового центра ШАУЗ, системный консультант-тренер, коуч

Тайм-менеджмент руководителя — эффективное планирование рабочего времени для достижения целей, нахождение временных ресурсов, расстановка приоритетов и контроль выполнения запланированного.

Основная задача — больше успевать в единицу времени и эффективно расходовать собственные ресурсы, ресурсы сотрудников и компании.

Вы можете взглянуть на любой аспект своей жизни, и станет понятно, что положительные ощущения от жизни, ваш успех и эффективность ваших действий определяются тем, насколько качественно вы используете свое время.

Поэтому, тайм менеджмент — это управление не только своим временем, но и своей жизнью.

Как эффективно управлять своей жизнью?

  • Нужно просто научиться максимально эффективно использовать то время, которое у нас есть.

Управлять временем — значит:

  • Управлять собой и коллективом
  • Позитивно влиять на окружающих
  • Позитивно воздействовать на обстоятельства и предупреждать риски возникновения проблем

Принципы управления временем:

  • Планировать жизнь и работу.
  • Выбирать виды деятельности и соизмерять цели, работу и время.
  • Делегировать часть работы.
  • Оставлять резерв времени.

Основа тайм менеджмента:

  • Планирование, которое дает возможность составлять оптимальное расписание.
  • Важно планировать не только целый год, а каждый день (составлять бюджеты времени).
  • Даже простое составление списка дел — значительно увеличивает вашу эффективность.

Принципы планирования:

  • Определение проблем.
  • Определение целей и задач.
  • Составление иерархии целей.
  • Анализ средств, формирование недостающих.
  • Планирование ресурсов.
  • Проект реализации плана.
  • Реализация плана.
  • Контроль и оценка.

Преуспевающие люди основную долю времени думают о своих целях.

В результате они непрерывно движутся по направлению к этим целям, и их цели непрерывно движутся к ним.

Если вы станете постоянно размышлять о своих целях, говорить о них и визуализировать их, то растет вероятность того, что вы добьетесь в жизни гораздо больше, чем средний человек, который обычно основную часть времени думает и говорит о разных своих заботах и проблемах.

Здоровый баланс
Поделите свой день на 3 части по 8 часов: работа, отдых и сон.

Очень часто мы забираем время у отдыха и сна.

Это неверный путь, так как эффективность работы с каждым днем будет падать.

Здоровый сон и полноценный отдых только увеличат вашу продуктивность.

Приоритеты
Правильно расставленные приоритеты — это уже 80% вашего успеха и эффективного использования своего времени.

Составляя план на год, месяц, неделю или день, обязательно расставьте приоритеты — какие дела нужно выполнить в первую очередь, а какие — могут подождать.

Контроль времени
Одно из главных условий эффективного использования времени — это контроль.

Хотя бы 1 неделю записывайте каждый день, куда уходит ваше время.

Таким образом, вы можете сразу отметить для себя неважные дела, которые забирают массу вашего времени.

Инструмент для планирования времени

Для того чтобы отслеживать все те отдельные задачи, которые вы собираетесь выполнить в пределах каждой из зон деятельности, вам нужен подходящий инструмент для планирования и управления временем.

У вас одна жизнь — и у вас должен быть один планировщик времени

Независимо от того, какой именно инструмент планирования времени вы выберете, очень важно, чтобы вы следовали правилу исключительности выбора:

этот инструмент должен стать единственным и постоянным местом, где вы регистрируете все ваши дела, задачи и встречи.

Есть четыре основных вида планировщиков:

  • Настольные и настенные календари.
  • Специализированные планировщики в форме записной книжки (или на основе взаимозаменяемых бумажных бланков): ежедневники, блокноты, органайзеры.
  • Компьютерные программы для планирования времени.
  • Портативные электронные устройства: электронные планировщики, органайзеры и записные книжки.

Что лучше использовать?

Дело не в конкретных «устройствах для планирования», а в системе планирования, которую вы применяете.

Котарбинский, основатель праксеологии (науки об эффективной деятельности человека), полагал, что оптимальная система планирования должна:

  • обеспечить достижение цели;
  • не требовать слишком много времени на освоение;
  • быть удобной при использовании.

Вы можете выбрать то, что для Вас удобно

Желаю Вам быть организованными, а значит – быть здоровыми и успешными!

Звоните! Пишите! Приходите!

Более детальную информацию Вы можете посмотреть на нашем сайте: http://www.shauz.kіev.ua

Вы можете позвонить по телефону и зарегистрироваться:

1. Крымский федеральный университет Институт экономики и управления Кафедра менеджмента

Тайм-менеджмент 2017
Лекция 3
Тема 3. Контекстное планирование. Планирование дня
Вопросы темы:
1. Неоднородность времени: линейное и нелинейное время.
2. Два типа задач.
3. Определение понятия «контекст».
4. Основные типы контекстов.
5. Определение и задачи понятия «задачное планирование».
6. Техника контекстного планирования.
7. Инструменты контекстного планирования.
8. Три типа ежедневных задач: жесткие, гибкие, бюджетируемые.
9. Алгоритм планирования ежедневных задач разного типа.
.
Лектор Пушкарёва Е.В.
Успешно изучив тему, вы будете:
знать:
инструменты планирования и особенности их применения;
особенности и преимущества контекстного планирования;
различные подходы к планированию времени и их особенности;
различия между линейным и нелинейным временем;
группы контекстов и их использование для планирования;
уметь:
составлять план на день;
определять различные типы контекстов;
применять алгоритм планирования дня в своем ежедневном планировании;
использовать технику контекстного планирования для повышения собственной эффективности;
планировать дела и задачи с учетом трех типов задач.
Изучая материал темы, необходимо акцентировать внимание на следующих понятиях:
· хронос и кайрос;
· жесткие задачи;
· гибкие задачи;
· бюджетируемые задачи;
· контекст;
· группы контекстов;
· контекстное планирование;
· алгоритм планирования;
· правило бюджетирования времени.
Полученные знания будут вам полезны:
· при планировании дел и задач различного типа;
· при планировании своего дня и анализе ситуаций;
· при управлении своими задачами и делами для повышении быстроты реагирования на изменения ситуаций.
Вопрос 1. Неоднородность времени: линейное и нелинейное время.
Каждый день на нас сваливаются все новые задачи, объем информации растет, кажется, что времени на все не
хватает. В панике мы хватаемся за все дела подряд, не укладываемся в сроки, а не можем понять, куда ушло время?
Почему же бывает так трудно составить хороший план, даже имея цель? При слове «планирование» наш мозг
услужливо добавляет «жесткое», «детальное». Неосознанно планирование связывается в нашем представлении с
«расписанием», «графиком», «распорядком». Под влиянием этих стереотипов под планированием обычно
понимается жесткая постановка задач с четкой привязкой к определенному времени. Такой план часто не
соответствует хаотично меняющейся обстановке и непредсказуемым поворотам жизни. Только мы распишем весь
день по часам и минутам, как обязательно происходит нечто незапланированное и неожиданное, ломающее самый
точный и детальный план.
Спланируйте следующие задачи:
Уместились ли все задачи в один день?
Какой получилась продолжительность рабочего дня?
Учитывали ли вы продолжительность выполнения некоторых задач?
Совещание длится какое-то время (и в это время невозможно выполнять другие задачи), встреча с
потенциальным поставщиком требует временных затрат на дорогу в оба конца.
Не получилось ли накладок в вашем плане, наложений одной задачи на другую?
… Прошло некоторое время, появилась необходимость внести коррективы в план. Попробуйте сделать это.
Как сказались изменения на плане?
Когда вы вносили изменения в план, возникало ли у вас желание часть задач перенести на другой день?
Возникали ли сомнения, что все перечисленные задачи можно записать под конкретное время?
Давайте вернемся к теории и посмотрим, как можно повысить эффективность планирования.
Начав работу по составлению плана, мы сразу сталкиваемся с тем, что большинство задач очень трудно
привязать к какому-то конкретному времени.
– Если буду в магазине, нужно не забыть оплатить мобильный.
– Когда встречу преподавателя, необходимо узнать о времени консультации по диплому.
– Буду на кафедре, надо уточнить время и место проведения научной конференции.
Под каким часом записать эти задачи в ежедневник, на какое время установить напоминание в мобильном
телефоне или Outlook? Как вспомнить о делах в нужное время? Как определить наиболее благоприятное
время для решения задачи, не привязанной к определенному дню и часу?
Разобраться с этой проблемой нам помогут древние греки, которые использовали два совершенно разных
понятия для обозначения времени.
! Первое – «хронос», привычное нам линейное, измеримое, механическое время. Именно для
упорядочения этого времени приспособлены обычные ежедневники и органайзеры. Второе обозначение
времени – «кайрос», удобный момент; время, подходящее для осуществления конкретного замысла.
«Кайросы», удобные моменты, создают то, что условно можно назвать неоднородностью времени. Речь
идет не о конкретном времени (день, час, минуты), а об определенных обстоятельствах, благоприятных
для совершения того или иного дела.
Вопрос 2. Два типа задач.
Все дела и задачи, привязанные к конкретному времени (хронос),
называются жесткими.
! Жесткие задачи – задачи, привязанные к определенному времени.
С понятием «кайрос» связано большинство не привязанных жестко к
определенному времени дел. Такие дела и задачи называются
гибкими.
! Гибкие задачи – задачи, привязанные к контекстам (условиям,
обстоятельствам).
Выполните задание . Определите, какие задачи из списка являются жесткими, а какие – гибкими? По
предложенному образцу сделайте сетку времени , внесите в нее из списка только жесткие задачи.
Список задач:
9.00
12.30 позвонить поставщику, уточнить сроки.
10.00
Подготовить документы для заключения договора.
11.00
12.00
13.00
14.00
15.00
16.00
17.00
15.10 -16.20 провести презентацию у клиента.
Оплатить мобильный.
Заказать авиабилеты.
9.00 – 9.15 – планерка.
Купить новый ежедневник.
Подать заявку в тех. отдел.
Закончить недельный отчет.
Сдать недельный отчет.
Подобрать статистику для отчета.
18.00
Если зав. отделом приедет из командировки сегодня,
попросить у нее данные для проекта.
19.00
Позвонить в автосервис, если машина готова – забрать.
20.00
Оформить доп. соглашение к договору с поставщиком.
21.00
Проверить правильность реквизитов.
22.00
Позвонил потенциальный поставщик, перенес встречу на 17.00.
23.00
Родители попросили подъехать сегодня вечером, помочь
Вопрос 3. Определение понятия контекст.
Обстоятельства, благоприятные для совершения того или иного дела, решения задачи, называются контекстами.
! Контекст – это условие или совокупность условий, наиболее подходящих для совершения определенного
дела, решения конкретной задачи.
Каждому контексту соответствуют дела, которые наиболее уместно совершать именно в этот момент, в этих
обстоятельствах.
Вопрос 4. Основные типы контекстов.
! Все контексты условно можно разделить на четыре типа:
1. Место. Решение задачи связано с определенным местом. Примеры: «если я буду в банке», «когда я буду в
институте», «не забыть купить в магазине», «когда окажусь в офисе», «дома» и т.д.
2. Человек, группа людей. Решение задачи связано с человеком, группой людей. Примеры: «если я
увижу преподавателя», «когда зайдет приятель».
3. Внешние обстоятельства. Принять решение возможно, учитывая независящие от меня обстоятельства Примеры:
«если примут закон», «когда изменятся правила», «если будет хорошая погода», «если у начальника будет хорошее
настроение».
4. Внутренние обстоятельства. Решение задачи, проблемы зависит от моего состояния. Примеры: «если будет
прилив творческого вдохновения», «когда я чувствую себя больным / здоровым», «если будет настроение», «когда
я почувствую в себе силы» и т.д.
! Выполните задание. Определите, к какому типу контекстов можно отнести условия следующих гибких задач?
1. Если на выходные будет солнце, будем полоть морковку; если – дождь, устроим уборку в доме.
2. Если совет директоров будет в полном составе, принять решение по бюджету нового проекта. Надо будет купить
новый аудиокурс по риторике по дороге с работы.
3. Если наш партнер приедет на выставку, обсудить с ним новые условия.
4. Когда будет прилив вдохновения, надо сделать новые слайды для презентации.
5. Примут изменения в таможенное законодательство – внести поправки в условия контракта.
6. Когда буду в командировке в Санкт-Петербурге, сходить в Эрмитаж.
7. Когда трудно настроиться на творческую работу – почищу папку «Входящие».
М – контекст места;
Вн – внутренние обстоятельства;
В – внешние обстоятельтва;
Ч – человек / группа людей.
Работая над собственным планом, важно выделять наиболее актуальные именно для вас контексты и научиться
эффективно использовать те возможности, которые они открывают.
Таким образом, применяя понятие контекста и создавая более гибкую систему планирования, мы можем реагировать на
любые изменения ситуации и использовать их для решения стоящих перед нами задач. Решить эту задачу помогает
контекстное планирование.
Вопрос 5. Определение и задачи понятия «контекстное планирование».
! Контекстное планирование в тайм-менеджменте – это способность решить задачу без затрат лишних
усилий в наиболее подходящее для этого время, не всегда заранее заданное.
Контекстное планирование учитывает не столько временные рамки, сколько наличие определенных условий,
благоприятных для решения конкретной задачи. Использование техники контекстного планирования способно
увеличить гибкость реагирования, что чрезвычайно важно в ситуациях неопределенности, так как повышает
эффективность деятельности человека (максимум результата при минимуме усилий). При этом сохраняется
возможность быстро корректировать планы в случае необходимости. Важно, что это происходит без потери
информации о делах и задачах, о которых можно забыть и с удивлением вспомнить об их существовании в самый
последний момент, когда предпринимать меры уже поздно. Контекстное планирование дает представление обо
всей совокупности дел и задач, жестко не привязанных к конкретному времени, позволяет выстраивать общую
картину необходимых действий по их реализации, приучает мыслить эффективно, видеть и использовать
возможности для решения задач, выполнения дел, а в конечном итоге – для достижения своих целей.
Вопрос 6. Техника контекстного планирования.
Техника контекстного планирования состоит из трех шагов:
1. Выделение типовых личных контекстов, наиболее актуальных для вашей повседневной жизни или рабочей
деятельности (как правило, достаточно 5–9).
2. Составление списка задач под каждый контекст.
3. При приближении контекста просмотр списка соответствующих этому контексту задач.
Шаг 1. Определите для себя те контексты, которые чаще всего повторяются, наиболее характерны для вашей жизни в
настоящий момент. Например, для менеджера отдела продаж, обучающегося на вечернем отделении, могут быть
характерны такие контексты, как: «Офис», «Руководитель», «Клиенты», «Институт» и др. Конечно, не стоит забывать о

том, что менеджер в первую очередь человек: у него есть «Дом», «Семья», «Друзья», периодически случается «Отпуск»,
какое-то количество времени он проводит в «Дороге». И этим условиям тоже соответствуют определенные задачи,
которые уместно решать при наступлении подходящего контекста.
Шаг 2. Выполняется в два этапа: сначала составляется список всех гибких задач, а затем задачи разбиваются на
тематические группы и записываются в нужный раздел (контекст). Таким образом происходит систематизация общего
списка по разделам (контекстам).
Шаг 3. При наступлении или приближении того или иного контекста просматриваются задачи соответствующего
раздела. Так можно минимизировать затраты усилий и времени на поиск нужной задачи: если выделено 5 контекстов, в
каждом из которых записано по 4–7 различных гибких задач, просмотреть список из четырех или семи задач легче, чем
лихорадочно искать нужную запись в неструктурированном списке из 20–30 пунктов. При этом значительно снижается
риск потери нужной информации о предстоящих делах и задачах, что существенно увеличивает эффективность
самоорганизации.
Регулярное ведение контекстного планирования способствует выработке внутреннего чувства приближения нужного
контекста и обеспечивает просмотр необходимого раздела в подходящий момент, что быстро входит в привычку.
Вопрос 7. Инструменты контекстного планирования.
К основным инструментам, с помощью которых мы можем создать свою систему контекстного планирования, относятся:
· ежедневник;
· стикеры, закладки для гибких задач;
· доски контекстного планирования.
Система контекстного планирования может быть налажена в любом обычном ежедневнике. Для этого следует выявить основные
контексты так, как это делается в первом шаге контекстного планирования. В ежедневнике создаются разделы, соответствующие этим
контекстам, в которые записываются соответствующие необходимые дела и задачи. При приближении какого-либо контекста
(«кайроса») достаточно заглянуть в нужный раздел ежедневника или органайзера и просмотреть список дел.
Другой способ управления кайросовыми задачами осуществляется с помощью стикеров. Гибкие задачи выписываются на стикеры,
которые приклеиваются либо на соответствующую страницу ежедневника, либо на специальную закладку для кайросовых задач. Такая
система позволяет определять приоритетность той или иной задачи, используя стикеры разных цветов. При этом не нужно постоянно
переписывать задачи, переходящие изо дня в день в связи с отсутствием «кайроса» и вычеркивать выполненные задания. Если задача
переносится на другой день, достаточно переклеить стикер на нужную страницу или просто переложить закладку.
Доски для контекстного планирования.
Это наиболее наглядный инструмент планирования, который особенно удобен для командной работы. Материалом для доски может
служить белая магнитная доска, лист ватмана и др. Важно помнить, что доска планирования отлично подходит и для организации
личного планирования. Участок стены, увешанный стикерами, пробковая доска над рабочим местом, дверца холодильника – это тоже
доски планирования. Использование данного инструмента планирования позволяет связать несколько контекстов.
В качестве инструмента планирования также довольно часто используется Outlook, ставший инструментом корпоративного
планирования во многих компаниях. // Сайт таймменеджерского сообщества. – Режим доступа: www.improvement.ru/zametki/, свободный.
2. Сайт тайм-менеджерского сообщества. – Режим доступа: http://www.improvement.ru/, свободный.
Практические задания.
Задание №1.
Задание состоит из двух частей.
1. Установите соответствие между гибкими задачами и контекстами. Для каждого контекста допишите по три своих
варианта задач.
Какая из задач, приведенных в списке, не подходит ни под один из данных контекстов? Дайте название тому контексту,
которому соответствовала бы эта задача.
В офисе
Во время подготовки к экзамену
На каникулах

Задачи:
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
Съездить с ребятами на рафтинг.
Сделать резервную копию информации базы данных по клиентам.
Сходить на выставку.
Повторить вопросы по экономической теории.
Помочь родителям на даче.
Дописать и сдать реферат до начала сессии.
Подобрать материал для разработки презентации у клиента.
Подобрать в электронной библиотеке книги и учебные пособия.
Помочь стажеру освоить программу.
Собрать информацию о потенциальных партнерах на отраслевой выставке.
2. Подумайте и запишите, с помощью каких инструментов планирования и где удобнее размещать напоминания о
приведенных гибких задачах. Объясните свой выбор. Например: все задачи, связанные с покупками продуктов,
удобнее записать на стикеры или отдельный лист бумаги и прикрепить с помощью магнита на холодильник. Когда
собираемся идти в магазин, заглядываем в холодильник, чтобы понять, что нужно купить, поэтому дверца
холодильника – самое удобное место для напоминания об отсутствии необходимых продуктов. В ежедневник или
Outlook записывать такие задачи не стоит, они не попадутся на глаза в нужный момент.
Задание №2.
Используя алгоритм планирования жестко-гибких задач, в течение недели ведите свое ежедневное планирование.
Запишите вывод, содержащий ответ на вопросы:
1. Каких задач было больше в ваших планах: гибких или жестких?
2. Как часто вам приходилось вносить коррективы в план дня?
3. Помогает ли разделение на гибкие и жесткие задачи оптимизировать расходы времени и сделать управление
задачами более гибким в вашем случае? Обоснуйте ответ.
Задание №3.
Определите, какие из перечисленных задач относятся к жестким, а какие – к гибким. Распределите задачи
по нужным столбцам.
Жесткие
Гибкие
Задачи:
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
Сдать отчет по проекту в 18.00.
Купить хлеба по дороге домой.
14.00 – совещание у начальника.
Когда руководитель отдела рекламаций вернется из командировки, передать ему информацию по «Колобку».
14 мая в 13.10 – сдать зачет по маркетингу.
19.00 – театр комедии.
Купить билеты до Новокузнецка.
Достать теплые вещи, пока не грянули морозы.
Передать требования к вакансии старшего менеджера нашего отдела специалисту по рекрутингу.
По дороге на переговоры заехать в банк.

Управление процессом производства продукта в организации

Современное планирование началось с идеи чемпиона мира по шахматам Б. Фишера. Когда его спрашивали: «Как вы играете?», он говорил: «Я с самого начала представляю, как бы мне хотелось, чтобы мои фигуры стояли в конце партии, и каждый свой ход рассматриваю как шаг к этой позиции, реагируя на действия противника». Мы не ручаемся за достоверность этой истории, но убедились, что она действительно помогает менеджерам понять, что такое современное планирование.

Итак, современное планирование всегда исходит не из того, что есть «сегодня», не «от достигнутого», а из «завтра» — желаемого состояния организации. Планирование — всегда процесс, позволяющий реагировать на любые внешние изменения, оно основывается на свойстве системы изменяться. В каждый текущий момент именно планирование позволяет менеджеру иметь уставки, а следовательно, осознанно проводить анализ и принимать решения.

До сих пор в России будущее видится труднопредсказуемым, несчетным. Не случайно даже на правительственном уровне переходят к сценарному планированию, то есть пишут несколько планов. Так, кстати, поступают во всем мире. Особенность сегодняшней России заключается только в скорости того, как меняется среда. Сценарное планирование дает возможность даже в несчетной ситуации все-таки наметить некие границы, технологию действий в разных ситуациях, просчитать варианты. Но из «сегодня», даже при сценарном планировании, трудно предсказать будущее, учесть все факторы. Сценарное планирование также требует представления о желаемом будущем. Оно нуждается в постоянном уточнении. Планирование как функция управления и в своем сценарном варианте остается подвижным процессом, предполагает неустанную работу по сопоставлению реальности и плана, корректировке маршрута движения и формулирования адекватных нормативных требований.

Если уставки неизменны, если сам «черный ящик» хорошо отлажен и при организованном входе дает ожидаемый выход, то работа управленца сводится к контролю, отслеживанию того, чтобы реальные показатели соответствовали нормативным параметрам, и это все, что он должен делать внутри организации. Именно такие, крайне редко встречающиеся ситуации, создали миф о том, что хороший менеджер должен быть ленив и что главная функция менеджера — не мешать работать подчиненных.

Как правило, на практике стремление «подправить» работу одного из «черных ящиков», включенных в некую технологическую цепочку, приводит к сбою отлаженной системы в целом. Тот же эффект возникает, когда система в целом работает в соответствии с нормативными показателями, а мы все-таки стремимся ее улучшить. Любая организация так или иначе включена как элемент в более крупную систему, и превышение плановых показателей — это такое же нарушение, как и их недовыполнение. Эффективность работы системы определяется не абсолютной цифрой объема выхода, а его соответствием нормативным требованиям. Отсюда следует золотое правило менеджмента: «Не ремонтируй то, что работает». Это международное правило имеет и русский аналог: «Лучшее — враг хорошего».

Приведем пример.

Одна из компаний, которую нам пришлось консультировать, занималась оптовой торговлей бумагой. Бумага закупалась в Финляндии, доставлялась в Москву и здесь распределялась по оптовым магазинам фирмы. Однажды поставщик предложил улучшить условия договора. Он предложил за ту же цену вдвое большую партию товара. Отказываться от такого выгодного предложения казалось неразумным. В результате компания чудом не разорилась. Увеличение партии товара в два раза потребовало резкого увеличения расходов при транспортировке, хранении и продаже. Расходы оказались настолько велики, что съели все предполагаемые прибыли.

Книга: Тайм-менеджмент. Полный курс

Скрыть рекламу в статье

«Кайрос» – основа контекстного планирования

Начав работу по составлению плана, мы сразу сталкиваемся с тем, что большинство задач очень трудно привязать к какому-то конкретному времени.

• Если буду в магазине, нужно не забыть оплатить мобильный.

• Встречу преподавателя – узнаю о времени консультации по диплому.

• Буду на кафедре – уточню время и место проведения научной конференции.

На который час записать эти задачи в ежедневник, на какое время установить «напоминалку» в мобильном телефоне или Outlook? Как вспомнить о нужных делах в нужное время? Каким образом определить наиболее благоприятное время для решения задачи, не привязанной к определенному дню и часу? Остается одно – надеяться на свою память, а этого делать не стоит: мозг наверняка будет тревожно и изматывающе напоминать о задаче весь день, кроме того единственного момента, когда задачу можно было бы решить. И потом еще долго память будет изнурять вас чувством вины за упущенный шанс. Не поможет и стикер, наклеенный на монитор: он не только затеряется в ворохе аналогичных стикеров, призванных напомнить о важном и неотложном, но еще и «похоронит» под собой запись о реферате, который преподаватель ждет от вас «к позавчера».

Возможно даже, что существуют два времени: то, за которым следим, и то, которое нас преобразует.

А. Камю

Разобраться с этой проблемой нам помогут древние греки, которые использовали два совершенно разных понятия для обозначения времени.

Первое – «хронос», привычное нам линейное, измеримое, механическое время. Именно для его упорядочения приспособлены обычные ежедневники и органайзеры, содержащие, как правило, жесткие задачи.

Жесткие задачи – задачи, привязанные к определенному времени.

Второе обозначение времени – «кайрос», удобный момент; время, подходящее для осуществления конкретного замысла. Именно с понятием «кайрос» связано большинство дел и задач, которые называются гибкими.

Гибкие задачи – задачи, не привязанные жестко к определенному времени, а зависящие от контекста (условий, обстоятельств).

«Кайросы», или удобные моменты, создают то, что условно можно назвать неоднородностью времени. И речь идет не о конкретном времени (день, час, минуты), а об определенных обстоятельствах, благоприятных для совершения того или иного дела. Эти обстоятельства мы будем называть контекстами.

Контекст – это условие или совокупность условий, обстоятельств, наиболее подходящих для совершения определенного дела или решения конкретной задачи.

Каждому контексту соответствуют дела, которые наиболее уместно совершать именно в этот момент, в этих обстоятельствах. Все контексты условно можно разделить на четыре группы.

1. Место. Решение задачи связано с определенным местом. Примеры: «если буду в банке», «когда появлюсь в институте», «когда зайду в магазин, не забыть купить», «когда окажусь в офисе, дома».

2. Человек, группа людей. Решение задачи связано с человеком или группой людей. Примеры: «если увижу преподавателя», «когда зайдет приятель».

3. Внешние обстоятельства. Принять решение возможно, учитывая не зависящие от человека обстоятельства. Примеры: «если примут закон», «когда изменятся правила», «если установится хорошая погода», «если у шефа будет хорошее расположение духа».

Использование контекста «внешние обстоятельства»

Некоторое время назад, в период обострения борьбы с международным терроризмом, на многих авиалиниях были введены новые правила – «никаких жидкостей и гелей».

Борьба с террором – вещь хорошая, но для многих часто путешествующих людей это стало вызовом – отказаться от привычных шампуней и дезодорантов. Сложившейся ситуацией сумел воспользоваться предприниматель Майкл Миллер.

Созданная им компания с успехом воплотила в жизнь его идею: доставлять туалетные принадлежности путешественникам прямо в номер отеля, где они останавливаются. Заказ можно было оформить на сайте компании – и небольшие флакончики любимого шампуня или дезодоранта уже дожидались в забронированном номере. Путешественники избавлялись от необходимости тратить время в поисках необходимых товаров в чужом городе, а Миллер не только раскрутил свой сайт, но и получил хорошую прибыль, сумев воспользоваться сложившейся ситуацией.

Д. Пинк. Нация свободных агентов

4. Внутренние обстоятельства. Решение задачи, проблемы зависит от внутреннего состояния человека. Примеры: «если будет прилив творческого вдохновения», «когда я ощущаю себя больным/здоровым», «если будет настроение», «когда почувствую в себе силы».

Использование контекста «внутренние обстоятельства»

Рассказывают, что, когда Александр Сергеевич Пушкин читал разгромную рецензию на какое-нибудь из своих произведений, он выписывал имя автора и название рецензии на бумажку, которую клал в специальную хрустальную вазу. Когда наступал «кайрос» под названием «ехидное настроение», Пушкин доставал из вазы одну из таких бумажек и писал на автора рецензии эпиграмму.

Г. Архангельский. Тайм-драйв: Как успевать жить и работать

Работая над собственным планом, важно выделить наиболее актуальные именно для вас контексты и научиться эффективно пользоваться теми возможностями, которые они открывают.

В последнее время понятие «контекст» становится одним из главных в области тайм-менеджмента и самоорганизации. Обилие возможностей, имеющихся в распоряжении современного человека, существенно повышает требования к системам самоорганизации. Одна из таких систем, позволяющая использовать различные контексты для повышения эффективности самоменеджмента, обеспечивающая гибкость реагирования и помогающая более полно реализовать имеющиеся возможности, может быть организована с помощью карточек контекстов. Автор данной системы, активный участник ТМ-сообщества Лембиту Кыйв, так описывает предложенную технологию.

Сложность планирования в современном обществе во многом возникает из-за того, что мы пытаемся втиснуть многомерный мир в одномерный список. Карточки контекста позволяют устранить это несовершенство.

Как это использовать

Количество используемых каждым из нас контекстов может быть индивидуальным. Тут нет ограничений. Лишь бы процесс их применения был понятным и удобным.

Рассмотрим это на всем понятном примере – «офис». Так как в реальной жизни ему соответствует конкретное место, то и модель контекста должна отражать его полезные свойства.

Первая мысль, которая рождается: раз это место, значит, рядом с ним должно быть что-то или кто-то. Таким образом, контекст «офис» обретает первую грань – «то, что рядом», или список связанных контекстов.

Идем дальше: если ваш офис в субботу и воскресенье не работает, то он в эти дни не является контекстом. В результате мы получаем еще одну составляющую – «условия».

Третья и четвертая составляющие возникают из тривиальной мысли: физически можно быть либо в месте контекста, либо вне его. Значит, нужно иметь еще два списка: первый – то, что нужно сделать или взять с собой до попадания в это место, второй – то, что нужно сделать на месте. Обобщим эти рассуждения в таблице 3.2.

Принцип работы с карточками контекста предельно прост.

По пунктирной линии нужно вырезать ярлычок и вписать в него название контекста (рис. 3.1). Оборотную сторону тоже необходимо разделить на две части по горизонтали. Верхнюю половину подписать «Условия», нижнюю – «Рядом» (рис. 3.2).

Сами карточки небольшие (125 ? 85 мм), выполнены из плотной линованной бумаги с пунктирной разметкой для вырезания ярлычка с правой стороны. Размер карточки выбран таким образом, чтобы можно было хранить ее подшитой в органайзере или брать с собой, так как она легко помещается в обложке паспорта. Карточку легко заполнять и проверять в походных условиях. Цветные ярлычки помогают быстро находить нужную карточку, а универсальная внутренняя структура позволяет сразу, по горячим следам вносить необходимые корректировки. Среднее время на подготовку одной карточки – полторы-две минуты, а хватает ее обычно на две-три недели.

Таблица 3.2. Карточка контекста


Таким образом, применяя понятие контекста и создавая более гибкую систему планирования, мы можем реагировать на любые изменения ситуации, использовать их для решения стоящих перед нами задач.

Контекстное планирование – способность решить задачу без затрат лишних усилий в наиболее подходящее для этого время, не всегда предварительно заданное.

Оглавление книги

Сотрудники — это те люди, которые воплощают ваше видение в жизнь, и ваша задача — убедиться в том, что они делают это эффективно. Заставляя сотрудников работать определенным образом, вы можете впоследствии столкнуться с нелояльностью с их стороны, если же вы будете слишком мягки с ними, есть риск, что они станут ленивыми или заскучают. Не существует «правильного» стиля управления, поскольку каждого сотрудника нужно рассматривать индивидуально. Однако существуют общеизвестные неправильные способы управления, о которых лучше забыть. Вместо них используйте 10 золотых правил эффективного менеджмента.

Будьте последовательны

Это основное правило. Прежде чем ваш подход к управлению станет эффективным, он должен быть последовательным. Вы должны поощрять одни и те же поведенческие паттерны и не одобрять другие. Относитесь ко всем участникам вашей команды одинаково, будьте справедливы.

Придерживайтесь принципа прозрачности и достоверности в коммуникациях

То, как вы взаимодействуете со своей командой, может повлиять на ваш будущий успех. Раздавая инструкции, созывая собрания или просто сообщая последние новости компании, стремитесь к абсолютной прозрачности, точности и завершенности. Это применимо к любому типу общения — личному, по телефону или электронной почте. Благодаря прозрачности и достоверности вы избежите недопонимание и сделаете сотрудников своими единомышленниками.

Главное — командная работа

Если вы хотите, чтобы сотрудники работали в команде, сделайте так, чтобы они вместе стремились к чему-то. Устанавливая цели для одного отдела или конкретных сотрудников, вы делаете так, что некоторые ваши работники начинают чувствовать себя изолированными. Вместо этого задавайте общее направление, вдохновляйте всю команду.

Публично отмечайте тяжелую работу

Когда один из участников команды делает что-то исключительное, важно это отмечать: вознаграждать каким-то бонусом или же хотя бы просто хвалить. Всегда делайте это публично, перед остальными членами команды, чтобы все сотрудники чувствовали, что компания ценит их труд и старания. Одна важная деталь: всегда помните о первом правиле («Будьте последовательны»), чтобы ваши похвалы не воспринимались так, как будто вы кому-то оказываете покровительство.

Подавайте пример

Как менеджер и лидер вы должны подавать пример своим поведением. Если вы будете опаздывать, ваша команда тоже перестанет думать о пунктуальности. Если вы будете легко выходить из себя, остальные так же не станут сдерживать эмоции. Стремитесь стать лучшей версией себя, идеальным работником для своей команды.

Никогда не используйте один подход ко всем

Ваша команда состоит из уникальных личностей, каждая из которых имеет свои особенные предпочтения, обладает сильными и слабыми сторонами, какими-то идеями. Помните об этом и никогда не используйте один и тот же подход в мотивации сотрудников.

Всегда помните о прозрачности в отношениях

Прозрачность — это демонстрация того, что вы честны с людьми, поэтому они могут вам доверять. Скрыв какую-то информацию, вы можете подорвать отношения с командой и потерять уважение к себе.

Поощряйте все мнения и идеи

Чем больше людей принимает активное участие в дискуссиях и старается что-то в компании усовершенствовать, тем лучше. Следует всегда уважительно относиться к любому мнению в команде, даже если оно идет вразрез с вашим или не до конца продумано. Зарубив чье-то мнение, вы вызовите чувство обиды, со временем люди просто перестанут делиться с вами своими мыслями и идеями.

Позвольте людям получать удовольствие от работы

Чтобы люди в компании работали с удовольствием, необязательно покупать бильярдный стол или отменять дресс-код. Можно удивить команду, устроив пикник или организовав в офисе комнату отдыха. Сделайте все, чтобы люди с радостью приходили на работу, это непременно положительным образом отразится на их мотивации.

Слушайте и задавайте вопросы

Если кто-то не согласен с вашим стилем управления или недоволен тем, куда движется компания, не пытайтесь заставить молчать этого человека. Лучше внимательно выслушайте его. Поинтересуйтесь у каждого члена команды — что он думает об этом? Открытый диалог поможет заранее выявлять и решать проблемы, а также вместе работать над созданием взаимовыгодных условий. Ваши сотрудники почувствуют, что к их пожеланиям относятся серьезно.

Эти 10 правил оставляют возможности для гибкого управления и не являются строгой инструкцией. Скорее это фундамент, те принципы, которые помогут направить менеджмент в нужное русло.

По материалам Entrepreneur.com

Джейсон Демерс, основатель и CEO агентства AudienceBloom