Журнал учета командировок, образец

Обязательно ли ведение журнала учета командировок

Сами командировки регламентируются приказами руководителя. Поэтому логичным будет вопрос, обязательно ли ведение журнала учета командировок? Нужно ли дублировать информацию из приказов в общем журнале? С недавнего времени вести журнал учета командировок необязательно. Требование к наличию такого журнала было отменено Постановлением Правительства РФ № 771 от 29 июля 2015 года.

Однако, многие компании сохранили такие журналы добровольно. Такое право по-прежнему есть у всех работодателей, и в некоторых случаях учет командировок может помочь. Для чего может пригодиться журнал учета рабочих поездок? Он может служить косвенным доказательством в разрешении спорных вопросов:

  • В налоговой сфере, если нужно подтвердить расходы на командировки сотрудников
  • При расчетах с сотрудниками, а также между филиалами и главным подразделением компании, если нужно проверить обоснованность затрат
  • В работе с фирмами-партнерами, заказчиками и подрядчиками: для подтверждения затрат на выполнение той или иной работы, проверки присутствия сотрудника в месте, куда он был командирован

Вся эта информация содержится и в других документах. Сроки и место командировок указываются в приказах, подтвердить их могут проездные документы и чеки из гостиниц. Но журнал учета командировок позволяет обобщить эти данные. При необходимости можно будет быстро сделать выборку данных по конкретным сотрудникам, выбранному периоду или по компании-партнеру.

Подробнее о журнале учёта командировок читайте здесь:

  • Все об изменениях в учете командировок
  • Обязательно ли вести журналы учета командированных работников
  • Нужно ли оформлять журнал учета приказов о направлении сотрудников в командировку

Внесение информации в журнал учета командировок

Форма журнала по учету рабочих поездок была установлена приказом Минздравсоцразвития России № 739н от 11.09.2009. Тогда он предусматривался как обязательный. Сейчас нет необходимости иметь журнал установленного образца. Если предприятие хочет обобщить данные по поездкам, внесение информации в журнал учета командировок можно организовать в свободном порядке. Но, чтобы журнал мог использоваться как документ в спорных случаях, лучше вести его по ранее установленному образцу. Что нужно отмечать в журнале:

  • Фамилию, имя и отчество сотрудника
  • Номер и дату выдачи командировочного удостоверения
  • Место командировки (название организации и населенный пункт, где она находится)
  • Подразделение и должность сотрудника, направленного в командировку
  • Номер и дату приказа о командировке
  • Даты отъезда и возвращения
  • Дату подачи отчета о командировке
  • Дополнительную информацию в графе «Примечание»

Нужно помнить, что сейчас отменены и некоторые документы, данные которых раньше нужно было указывать в журнале учета. Это командировочное удостоверение и отчет о командировке. Если организация отказалась от их оформления, то в соответствующих графах журнала можно ставить прочерки. Так специалисты по кадрам поступали с января по август 2015 года, когда командировочные удостоверения, служебные задания, отчеты уже были отменены, а журналы учета командировок все еще были обязательными.

Напомним, такие журналы можно вести как для учета командировок своих сотрудников, так и для учета прибывших командированных из других организаций.

Журнал учета прибытия, убытия и нахождения в местных командировках работников организации

Журнал учета прибытия, убытия и нахождения в местных командировках работников организации – это журнал, который ведет уполномоченное лицо в организации, для фиксирования времени прибытия на работу и убытия с работы работников организации, а так же выезд работников в местные командировки.

Ведение такого журнала дает возможность контролировать со стороны руководства рациональное использование рабочего времени работниками и исключить нарушение трудовой дисциплины, а так же дисциплинирует самих работников.

Информация о местных командировках заноситься в журнал с той целью, чтобы зафиксировать периоды отсутствия работника в течение рабочего времени на постоянном месте работы. Например, работник по заданию своего непосредственного руководителя может отъехать на несколько часов к поставщику. При этом он не будет находиться на рабочем месте, хотя время логично считать отработанным. Сведения, взятые из журнала, могут быть использованы при составлении табеля рабочего времени.

Установленной формы журнала учета прибытия, убытия и нахождения в местных командировках работников организации нет. Форма журнала может быть разработана в организации самостоятельно, его листы размножены с помощью ксерокса, компьютера. Журнал может быть изготовлен типографским способом. В любом случае журнал должен быть прошит, пронумерован, удостоверен печатью.

Журнал может храниться у секретаря или у другого уполномоченного лица.

Срок хранения Журнала учета прибытия, убытия и нахождения в местных командировках работников организации установлен ст. 784 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010г.), и составляет 1 год.

>Журнал регистрации командировок

Что это за документ?

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки — это документ, который ведет работодатель или назначенный им сотрудник (по распоряжению руководителя) на предприятии для фиксирования информации о сотрудниках, отправляющихся в служебные командировки, а так же о командировочных удостоверениях, о времени прибытия и убытия.

В этом акте отражается следующая информация:

  • порядковое число;
  • ФИО командированного сотрудника;
  • дата выдачи и реквизиты удостоверения, выдаваемого командированным работника;
  • локализация командировки (место и пункт назначения);
  • дополнительная информация (должность командированного, дата выбытия и прибытия);
  • примечание.

С учетом ФЗ № 129 «О бухгалтерском учете», а также налогового законодательства данные документы не принимаются в качестве первичных учетных актов для осуществления бухгалтерского и налогового учета.

Но при появлении разногласий в налоговых делах они применяются в роли подтверждающих материалов при принятии в налоговом учете контрагентами затрат по соглашению возмездного оказания услуг, выполнения работ и иным документам.

Журналы также применяются для следующих целей:

  • подтверждение факта нахождения работника в командировке;
  • источник информации о месте действия служебных командировок, числе поездок и командированных сотрудниках, а также о продолжительности поездки;
  • получение сведений о количестве сторонних профессионалов, частоте деловых контактов.

Итак, ключевое значение журнала учета командировок – ведение на предприятии статистического, управленческого и кадрового учета.

Нормативная база

Порядок заполнения специальной формы журнала учета командировок был определён в Приказе Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н.

С 2009 года работодатели при оформлении приказа о служебных командировках должны были осуществлять учет своих работников. Также они отмечали в данном документе тех, кто прибывал к ним по рабочим делам. Для осуществления учета у работодателя должны быть в наличии две книги – журнал выбытия и журнал прибытия.

Такое положение действовало вплоть до 2018 года.

В настоящее время на законном уровне упразднена обязанность вести журнал учета командировок.

С 19 сентября 2018 года вступили в силу изменения, которые отменили действие Приказов, утвердивших формы соответствующих документов.

Напоминаем, что работодатели были освобождены от обязанности осуществлять учет таким образом с 9 августа 2018 года.

В настоящее время во многих организациях продолжают действовать данные журналы, они используются при направлении в командировки или принятии соответствующего работника.

Однако за отсутствие такой книги работодатель не будет наказан.

Как оплачивается время в пути в командировке? Ответ — тут.

Журнал учета командированных работников ведет ответственное лицо, которое было назначено руководителем предприятия либо он сам лично выполняет данные функции.

В период действия Приказов, утверждавших форму журнала учета, возникало противоречие между правилами действующего законодательства.

Так, в соответствии с ТК РФ в качестве работодателей могут рассматриваться как физические лица – ИП, так и организации. И в том, и в другом случае работники могут быть направлены в командировки. Тем не менее, форма журналов подразумевает внесение сведений только по организациям- работодателям.

Таким образом, действовало противоречие между положениями трудового законодательства и рассматриваемым нами Приказом Минздравсоцразвития РФ.

Представители данной службы в ответ на вопрос о коллизии отметили, что действительно ИП могут не вести соответствующий журнал. Якобы в законе не было ошибки и это сделано намеренно.

На самом же деле, с данной точкой зрения нельзя согласиться, так как она не согласуется с ТК РФ.

Сроки хранения

Законом была предусмотрена обязанность по хранению журнала командировок в течение 5 лет.

Данная норм действовала в силу пунктов 5 и 6 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки, принятого приказом Минздравсоцразвития России № 739н.

Если речь идет о заграничных командировках, то данный период увеличивается вдвое и составляет 10 лет.

Как ведется журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки?

Журнал учета командировок заполняется в соответствии с правилами, принятыми приказом Минздравсоцразвития России № 739н.

Требования к документу

В журнал учета командировок вносятся сведения по командировкам длительностью более 1 дня в другие населенные пункты.

Информация заносится в специальные документы. В организации должны быть заведены 2 журнала – выбытия и прибытия. Каких-либо специфических требований законодатель не предъявлял.

Заполняет журнал руководитель или уполномоченное им лицо. Документ должен храниться не менее 5 лет.

В продаже имеются готовые прошиты журналы. Также можно самостоятельно сделать его, если скачать и распечатать готовые формы.

В целом, требования к заполнению такие же, как и других документов, например, он должен быть пронумерован, любые исправления должны быть заверены лицом, которое их допустило.

Форма и графы

Журнал выбытия состоит из следующих разделов:

  • порядковое число записи;
  • дата и реквизиты командировочного удостоверения;
  • локализация командировки (населенный пункт и наименование организации).

Это основная информация. Она должна быть в обязательном порядке внесена в журнал.

Кроме того, его можно дополнить следующими сведениями (по желанию работодателя):

  • должность сотрудника, направляемого в командировку;
  • номер и дата приказа о направлении в командировку;
  • дата выбытия и прибытия;
  • отметка о сдаче отчета о командировке.

Дополнительная информация позволяет получить вспомогательные сведения, которые могут понадобится в целях ведения учета на предприятии.

Журнал прибытия в обязательном порядке содержит следующую информацию:

  • порядковое число записи;
  • ФИО командированного работника;
  • организация, которая направила сотрудника в командировку;
  • дата прибытия, выбытия.

Под заголовком журнала содержатся сведения о работодателе. Затем уже вносятся записи по командированным сотрудникам.

Наглядно документ был представлен таким образом:

Журнал учета приказов о командировании работников (примерная форма)

Своим Постановлением № 1595, вынесенным «29» декабря 2014 года, Правительство России упразднило обязательство оформлять письменно служебное задание и удостоверение при направлении работников в служебные поездки, признанные командировками, упростив и предоставление документов, требуемых для авансового отчета. Однако оставалось непонятным как заполнять журналы регистрации, требующие указания номера командировочного удостоверения.

Приказ о закреплении обязанностей по ведению журнала имеет произвольную форму, письменный вид и обязательно должен быть подписан руководством предприятия. Если в организации отсутствует журнал регистрации командировок, то руководитель организации, либо сама организация, либо индивидуальный предприниматель могут привлекаться к административной ответственности. Административная ответственность в данной ситуации предполагает наложение штрафа в различной сумме. Работодатель, в свою очередь, может привлечь к дисциплинарной ответственности того сотрудника, кто обязан был вести данный журнал, за неисполнение своих обязанностей. Данная ответственность предусмотрена статьями 192,193 Трудового Кодекса РФ.

  • основание командировки — это поле либо остается незаполненным (если решение о поездке принимает непосредственно работодатель), либо содержит ссылку на служебную записку (если инициатива об оформлении исходит от самого работника или его руководителей);
  • должность и подпись (с расшифровкой) руководителя работодателя или лица, которому он делегировал такое право;
  • подпись работника, направляемого в командировку, и дата его ознакомления с распоряжением.

Чтобы оформить приказ о направлении в командировку группы работников, можно воспользоваться утвержденной этим же постановлением Госкомстата формой Т-9а, в которой для каждого из работников есть возможность отдельно указать место, цель, сроки поездки и источник оплаты.

  • Договор на оказание услуг, аутстаффинга, аутсорсинга
  • Договор перевозки, фрахтования, траспортной экспедиции
  • Договор передачи, отчуждения
  • Договор подряда: бытового, строительного, субподряда
  • Договор поручения, договор поручительства
  • Договор поставки, контрактации
  • Договор проката: бытового, строительного
  • Договор пожизненной ренты, пожизненного содержания
  • Договор ссуды, безвозмездного оказания услуг
  • Договор страхования, перестрахования
  • Трудовой договор с работником
  • Договор уступки прав и перевода долга
  • Ученический договор с работником
  • Учредительный договор, договор о совместной деятельности
  • Договор хранения, материальной ответственности
  • Прочие договоры

Договоры по тегам Цитата на века У того, кому помогает Бог, помощник лучше.

Последние публикации

18 Октября 2018

Средства индивидуальной защиты (СИЗ) работников – это технические средства, используемые для предотвращения или уменьшения воздействия на работников вредных и (или) опасных производственных факторов, а также для защиты от загрязнения (ст. 209 ТК РФ). Обеспечение работников специальной одеждой, обувью и другими СИЗ осуществляется за счет средств работодателя. Кроме того, на указанные цели могут быть направлены также средства ФСС. В каких случаях это возможно и каков порядок приобретения СИЗ за счет средств фонда, расскажем в статье.

На сайте Федерального казначейства появилась информация, посвященная результатам принятия бухгалтерской (бюджетной) отчетности по итогам 2017 года, в которой особое место отведено анализу типовых нарушений и ошибок, выявленных работниками Федерального казначейства в ходе камеральной проверки отчетных форм. На наш взгляд, данная информация будет небезынтересна как ревизорам, так и бухгалтерам, поэтому мы посчитали необходимым обсудить ее с вами.

Вправе ли работодатель указать в локальных нормативных документах учреждения на обязанность сотрудников вести себя на работе тактично? Можно ли привлечь сотрудника к ответственности за нетактичное поведение – наложить дисциплинарное взыскание или снизить размер премии?

17 Октября 2018

Федеральным законом от 03.08.2018 № 302‑ФЗ внесены значительные изменения в правила проведения налоговых проверок. Новшества применяются с 03.09.2018. Рассмотрим их подробнее.

Согласно действующему законодательству все организации и индивидуальные предприниматели, которые используют в коммерческой деятельности объекты, негативно влияющие на окружающую среду, должны за это платить (плата за НВОС). Обязанность вносить данный платеж возникает независимо от режима налогообложения и от того, находится ли объект в собственности. Освобождены от этой обязанности только так называемые офисные компании. Как получить соответствующее освобождение? Как учесть плату за НВОС в налоговом учете в отсутствие освобождения? Обо всем этом поговорим в рамках данного материала.

В форме журнала, установленной в Постановлением № 739н, было предусмотрено 11 столбцов для внесения различных данных. Далее представлены образцы журналов учета командировок.

Фамилия, имя и отчество командированного работника

Дата и номер командировочного удостоверения

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ
от 11 сентября 2009 г. N 739н

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА
И ФОРМ УЧЕТА РАБОТНИКОВ, ВЫБЫВАЮЩИХ В СЛУЖЕБНЫЕ
КОМАНДИРОВКИ ИЗ КОМАНДИРУЮЩЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ И ПРИБЫВШИХ
В ОРГАНИЗАЦИЮ, В КОТОРУЮ ОНИ КОМАНДИРОВАНЫ

В соответствии с пунктом 8 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 42, ст. 4821), приказываю:

Порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, согласно приложению N 1;

форму журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, согласно приложению N 2;

форму журнала учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, согласно приложению N 3.

от 11 сентября 2009 г. N 739н

ПОРЯДОК
УЧЕТА РАБОТНИКОВ, ВЫБЫВАЮЩИХ В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ
ИЗ КОМАНДИРУЮЩЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ И ПРИБЫВШИХ В ОРГАНИЗАЦИЮ,
В КОТОРУЮ ОНИ КОМАНДИРОВАНЫ

1. Учет работников, выбывающих в служебные командировки (далее -командировки) из командирующей организации (далее — командированный работник), ведется в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (далее — журнал выбытия), форма которого предусмотрена приложением N 2.

2. В журнале выбытия содержатся сведения о фамилии, имени и отчестве командированного работника, дате и номере командировочного удостоверения, наименовании организации, в которую командируется работник, пункте назначения.

3. Учет работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, ведется в журнале учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (далее — журнал прибытия), форма которого предусмотрена приложением N 3.

4. В журнале прибытия содержатся сведения о фамилии, имени и отчестве работника, прибывшего в организацию, в которую он командирован, наименовании организации, выдавшей командировочное удостоверение, дате прибытия и дате выбытия.

5. Работодатель или уполномоченное им лицо приказом (распоряжением) назначает работника организации, ответственного за ведение журнала выбытия и журнала прибытия, а также за осуществление отметок в командировочных удостоверениях.

6. Работодатель или уполномоченное им лицо обязан обеспечить хранение журнала выбытия и журнала прибытия в течение 5 лет со дня их оформления в установленном порядке.

от 11 сентября 2009 г. N 739н

ЖУРНАЛ
учета работников, выбывающих в служебные командировки
из командирующей организации
__________________________________________________­___
(наименование организации)

¦ N ¦ Фамилия, имя и ¦ Дата и номер ¦ Место командирования ¦

¦ ¦командированного ¦ удостоверения ¦ наименование ¦ пункт ¦

¦ ¦ работника ¦ ¦ организации ¦ назначения ¦

С 2019 года упростились процедура ведения документации, связанной со служебными командировками.

Еще в прошлом году были отменены отдельные документы, оформляемые с учетом прибытия и выбытия работников по рабочим делам. Например, отменено командировочное удостоверение и командировочный журнал.

Что нужно делать?

Все организации с выходом Приказа Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы» обязаны вести учет:

  • командируемых работников в журнале выбытия (полностью он называется «Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации») и
  • прибывших в командировку работников в журнале прибытия (полностью — «Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы»).

Формы обоих журналов утверждены Приказом. Еще он требует назначения лица, ответственного за ведение этих журналов и проставление отметок в командировочных удостоверениях. Срок хранения данных журналов напрямую указан в п. 6 Порядка и составляет 5 лет.

Итак, после выхода данного Приказа Минздравсоцразвития в номенклатуре дел должны быть два новых дела, наименования которых совпадают с официальными полными наименованиями журналов, срок хранения каждого из них — 5 лет. Он отсчитывается после окончания рабочего года, в котором сделана последняя регистрационная запись в журнале (например, если она датируется 23.12.2013, то первым годом хранения будет 2014-й, а последним (пятым) — 2018 г.).

Кроме того, организации были обязаны издать приказ с назначением одного или нескольких ответственных лиц за ведение журналов и проставление отметок в командировочных удостоверениях. Если объем работы большой, то делить его между разными лицами лучше не по потокам (прибывающих и убывающих в командировку), а по подразделениям вашей организации (в которые прибывают и из которых выбывают в командировку) — так удобнее. Если организация использует стандартную форму журналов, то это нужно указать в своем приказе, сославшись на Приложения N N 2 и 3 Приказа Минздравсоцразвития России. Уменьшать состав регистрируемой информации нельзя, но расширить можно (в этом случае дополненную форму лучше утвердить тем же приказом по организации).

Фрагмент документа. Приказ Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы»

Приложение N 2

Если регистрировать «по старинке»

По прибытии работник направляется в канцелярию, где в журнал прибытия на основании данных, указанных в командировочном удостоверении, делается запись, затем в командировочном удостоверении проставляются отметки. Все это несложно, когда в организацию прибывает небольшое количество работников.

А если они исчисляются тысячами? Каждого прибывшего работника необходимо внести в журнал прибытия, затем проставить отметки в командировочном удостоверении — и так множество раз за год. Российская промышленность еще не научилась выпускать журналы, которые сохраняли бы свой первозданный вид, как бы вы аккуратно ими не пользовались при такой нагрузке. Уже ко второму кварталу отрывается корешок, и для его восстановления в ход идут скотч и зажимы. Листы журнала тоже изнашиваются.

А о расшифровке рукописных записей, сделанных на скорую руку, и о поиске в журнале нужной информации (если не знаешь дату прибытия командированного) можно просто легенды слагать.

Для получения информации журналом прибытия пользуются работники разных подразделений, в т.ч. копируют его листы, распластав на стекле копировального аппарата и почти разрывая его на две части, чтобы надпись возле корешка на копии получилась четкой.

И вот уже к середине года, заполняя такой потрепанный журнал в присутствии работников, прибывших в командировку, чувствуешь, что имидж организации страдает.

Как задействовать Excel?

В Приказе Минздравсоцразвития России ничего не сказано о надлежащей форме журнала (бумажной или электронной). Да и собирать подписи в журнале ведомство не требовало. Поэтому его можно вести в доступной программе Microsoft Excel и в конце года распечатывать на бумагу.

Можно расширить состав граф (см. пример 1), добавив:

  • наименование города, из которого прибыл сотрудник;
  • наименование подразделения и Ф.И.О. работника, к которому прибыл командированный.

Пример 1. Журнал прибытия в Microsoft Excel.

Практика работы показала востребованность этой информации, которую в Excel потом удобно автоматически находить, сортировать, фильтровать.

Дополнительные столбцы перед распечаткой журнала для дальнейшего хранения можно удалить, но в течение года часто обращаться к ним. Журнал прибытия размещается в сетевой папке организации для общего доступа в режиме «только чтение». Таким образом, все работники могут ознакомиться с содержимым, а вносить изменения в журнал могут только ответственные лица, знающие пароль.

Если в организацию прибывает большое количество работников, то целесообразно издать распорядительный документ о назначении в каждом подразделении ответственного за ведение журнала прибытия и предоставить доступ «для редактирования». Но ответственным за проставление отметок в командировочных удостоверениях оставить одного работника отдела кадров, который проставляет их после того, как увидит заполненными сведения о прибывшем лице в журнале.

Пример 2. Отметка о прибытии в командировочном удостоверении (на обороте)

Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы:

С целью сокращения времени работника на проставление отметок в командировочном удостоверении в организации можно использовать штамп, в котором указать все необходимые данные, вручную останется проставить лишь дату. Использование такого штампа не только экономит время, но и обеспечивает четкость прочтения данных (см. пример 3).

Пример 3. Отметка о прибытии заполнена при помощи наборного штампа.

На этой отметке должен быть проставлен оттиск печати. Если активно использовать основную печать организации, то это ускорит ее износ и приблизит дату необходимости замены на новую. При большом потоке командированных целесообразно изготовить специальную печать для командировочных удостоверений (ее использует ОАО «Малахит» в примерах 2 и 3) и назначить ответственным за ее использование того же, кто работает с данными документами в вашей организации.

По окончании года ответственный работник отдела кадров распечатывает электронный журнал прибытия, в котором страницы уже пронумерованы. Получается аккуратно заполненный, чистый журнал, который необходимо прошить и на обороте сшива на узел ленты либо нити наклеить листок, оформив на нем заверяющую сшив надпись (см. пример 5). Еще одну заверительную надпись принято оформлять внутри ниже последней заполненной регистрационными данными строки (см. пример 4). В принципе все сведения из этих двух надписей можно объединить и указать при заверении сшива, если их подписывает одно лицо (как это показано в примере 6).

Пример 4. Заверительная надпись в конце журнала под последней строкой с регистрационными данными.

Пример 5. Заверение сшива распечатанных листов журнала прибытия.

Пример 6. Оформление на обороте сшива журнала прибытия заверительной надписи расширенного содержания.

Обычно регистрацию документов осуществляют несколько сотрудников подразделения, тогда заверительные надписи на журнале оформляет его руководитель. Если в организации есть конкретное лицо, ответственное за ведение журнала прибытия, именно оно по логике и должно оформить эти надписи, подписав их. Если ведением этого журнала в электронном виде занимаются сотрудники разных подразделений, то заверить содержимое журнала может и ответственный сотрудник отдела кадров.

Если бы журнал велся в купленной сброшюрованной книге, то прошивать ее не было бы необходимости, достаточно было бы оформить заверительную надпись внутри под последней строкой (как в примере 4).

Далее в архив сдается распечатанный заверенный журнал, а в сетевой архивной папке электронный журнал продолжает храниться тоже в течение 5 лет, но имеет для всех доступ «только чтение».

Теперь подытожим, что необходимо отразить в приказе организации, распределяющем обязанности по регистрации прибывающих в командировку между несколькими должностными лицами:

  • необходимо назначить ответственных за ведение журнала прибытия в каждом подразделении организации, куда сторонние специалисты прибывают в командировку. Если вы используете стандартную форму журнала прибытия, утвержденную Приказом Минздравсоцразвития России, то достаточно сослаться на его Приложение N 3; а если разработали собственную форму, то ее необходимо утвердить данным приказом по организации и оформить как приложение к нему;

необходимо назначить ответственное лицо в кадровой службе, на которое возложить:

проставление отметок в командировочных удостоверениях на основании информации, уже внесенной в журнал прибытия;

заверение этих отметок конкретной печатью, за надлежащее использование и сохранность которой оно отвечает;

распечатку в конце каждого года электронного журнала прибытия на бумажный носитель и его заверение, при этом отдельно необходимо оговорить, оттиск какой печати здесь будет проставляться (обратите внимание: если на командировочных удостоверениях ответственное лицо из отдела кадров проставляет печать «для командировочных удостоверений», то при заверении распечатки журнала ее использовать некорректно, здесь уже нужен оттиск печати отдела кадров, а если таковой не имеется, то печати организации).

* * *

Преимуществ ведения электронного журнала прибытия в Microsoft Excel по сравнению с рукописным журналом масса.

Уменьшается время на обработку данных прибывших работников. Например, при прибытии одновременно нескольких работников из одной организации с одинаковыми датами после заполнения строки по первому человеку ее можно скопировать, заменив в последующих, как правило, только Ф.И.О. Если работник прибывает неоднократно в течение года, то при заполнении первых букв Excel предлагает полный вариант содержимого ячейки, ориентируясь на заполненные выше строки, а вы уже соглашаетесь с его предложением либо правите. Например, поэтому инициалы лучше указывать после фамилии (речь идет о второй колонке журнала, см. пример 1).

Нахождение журналов в сетевой папке уменьшает время на поиск данных о прибывших работниках, повышает качество выдачи информации в печатном виде. При поиске работники не занимают рабочее время ответственного, а самостоятельно со своих рабочих мест могут зайти в сетевую папку и получить все необходимое.

При распечатке журнала прибытия по истечении года страницы уже пронумерованы, все данные легко читаемы. Главное здесь — правильно заверить распечатку.

Использование современной техники и грамотная организация работы отдела кадров избавляют от очередей вновь прибывших (ведь данные в журнале прибытия заполняют несколько лиц, а ответственному работнику остается лишь сделать отметку в командировочном удостоверении, при помощи штампа это происходит еще быстрее).

И.Баринова

Специалист

Управления делами

ОАО «Куйбышевский

нефтеперерабатывающий завод»