Журнал регистрации приказов, образец

Содержание

Ведение журнала регистрации

Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.

По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.

Например:

  • “В” – статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
  • “О” – для группировки приказов по отпускам сотрудников.
  • “КМ” – приказы по командировкам работников.
  • “К” – кадровые.
  • “ЛС” – по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.

Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы. Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал. Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя.

Добавлять, вырывать листы запрещается, иначе смысл такого документа теряется. Кроме того, на сшиве должно быть указано общее количество листов в журнале, после чего на нем ставится подпись руководителя и печать организации. Ответственность за правильное ведение и хранение документа возлагается на отдел кадров.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Журнал регистрации приказов по основной деятельности — применяется для регистрации приказов, образующихся в деятельности организации и имеющих общее значение для организации в целом.

Пример заполнения основного раздела журнала:

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.

В отличие от приказов по личному составу и кадровых приказов, содержание приказа по основной деятельности относится не к конкретному сотруднику, а к организации в целом.

Приказами по основной деятельности являются следующие приказы:

  • Приказ О назначении Генерального директора
  • Приказ О создании обособленного подразделения
  • Приказ Об утверждении штатного расписания
  • Приказ Об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка
  • Приказ О введении безналичной формы оплаты труда
  • Приказ Об обеспечении охраны коммерческой тайны
  • Приказ Об установлении полной коллективной материальной ответственности
  • Приказ О сокращении численности и штата
  • Приказ Об утверждении формы расчетного листка
  • и др.

Срок хранения Приказов по основной деятельности — постоянно.

Следует также отметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Приказы по основной деятельности и по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам подлежат раздельной регистрации, формированию в отдельные дела и раздельному хранению, т.к. приказы по основной деятельности хранятся постоянно, а по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет.

Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. (ГОСТ Р 51141-98)

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Порядок нумерации приказов по основной деятельности не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).

Обратите внимание, что в соответствии с ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000, для Журналов регистрации приказов по основной деятельности установлен срок хранения постоянно.

Контрольная пломба

Журнал опломбирован номерной индикаторной голографической пломбой.

Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба — уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Когда журнал составляется и запускается в производственный процесс?

Так как приказы по учету кадров формируются с первого дня работы компании, их необходимо определённым образом регистрировать. На сегодняшний день нет единых утвержденных на государственном уровне требований по оформлению данного документа, поэтому этот формат можно утвердить локальным нормативных актом организации, например, в «Положении о делопроизводстве компании».

С другой стороны, можно купить готовый к применению журнал в интернет- или книжных магазинах. Кадровики-консультанты на основе собственного опыта разработали удобный формат этого управленческого документа и распространяют разными способами. Все зависит от потребностей и возможностей компании.

  • прошнурованный;
  • опломбированный;
  • Можно ознакомиться с рекомендуемыми образцами создания журнала на интернет страницах сайтов по кадровому делопроизводству и на их основе разработать свой формат. Основным требованием является тот факт, что завести его надо с началом деятельности организации.

    В каких случаях издается приказ об изменении штатного расписания — читайте в этой статье.

    Журнал приказов по административно хозяйственной деятельности

    Какие приказы относятся к приказам по административно-хозяйственной деятельности? По каким критериям различают приказы по основной деятельности и приказы по административно-хозяйственным вопросам?

    При решении вопроса об отнесении конкретного приказа к той или иной категории следует руководствоваться содержанием вопросов, которые данным документом регулируются. Конкретные перечни разновидностей приказов по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам нормативными правовыми актами Республики Беларусь не определены. Наиболее полно в актах законодательства определен только состав приказов по личному составу (прием, перевод, увольнение, командирование, наложение взысканий, поощрение, премирование, присвоение квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.).

    Состав вопросов, отражаемых в приказах по административно-хозяйственной деятельности, был определен в Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденном письмом начальника Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 15.08.1988, который содержал раздел «Административно-хозяйственное обслуживание». Данный раздел включал следующие подразделы:

    · «Эксплуатация служебных зданий»;

    · «Организация внутриведомственной связи»;

    · «Охрана учреждений, организаций, предприятий».

    В Перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденном постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, самостоятельный раздел с документами, относящимися к административно-хозяйственным вопросам, не выделен, однако имеются следующие самостоятельные главы:

    · глава 43 «Административно-хозяйственные вопросы»;

    · глава 44 «Эксплуатация зданий (сооружений)»;

    · глава 45 «Пожарная безопасность и охрана организаций»;

    · глава 46 «Государственная система предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций. Гражданская оборона»;

    · глава 47 «Транспортное обслуживание»;

    · глава 48 «Организация внутренней связи».

    Таким образом, приказы, издаваемые по вопросам, которые отражены в указанных главах Перечня типовых документов, будут относиться к приказам по административно-хозяйственной деятельности. Безусловно, приведенный выше перечень не является исчерпывающим, однако ориентирует в выделении вопросов и направлений деятельности, фиксируемых в приказах по административно-хозяйственной деятельности.

    Приказы, издаваемые по вопросам, не относящимся к административно-хозяйственным, и по личному составу целесообразно отнести к приказам по основной деятельности.

    Обязательно ли вести отдельный журнал регистрации приказов по административно-хозяйственной деятельности? Допустима ли регистрация таких приказов вместе с приказами по основной деятельности или по личному составу?

    При подготовке и оформлении документов большое внимание уделяется их юридическому значению. Документ должен содержать ряд обязательных реквизитов: указание автора документа (реквизиты бланка), подпись, дату, регистрационный индекс. Для некоторых видов документов дополнительными удостоверяющими реквизитами могут быть гриф утверждения (для актов, планов, инструкций и др.), печать (для финансовых документов, личных справок и др.), отметка о заверении копии (для копий документов) и др.

    С юридической точки зрения важнейшими реквизитами любого документа являются дата и индекс. Индекс документа указывает на прохождение документом всех предусмотренных нормами организации делопроизводства стадий предварительной обработки. Он также служит дополнительным подтверждением того, что документ носит законный, официальный характер. Дата документа, указывая на время его создания, оказывает влияние на отношения, возникающие или изменяющиеся в связи с его созданием. Дату и индекс документы приобретают в процессе подписания и регистрации.

    Регистрация документов — запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки. Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки.

    Вопросы регистрации документов, в том числе приказов, регулируются нормами гл. 8 «Организация работы с документами» Инструкции по делопроизводству.

    В соответствии с п. 142.3. Инструкции по делопроизводству распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно, при этом распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства Республики Беларусь установлены разные сроки хранения, также регистрируются отдельно.

    Заполнение книги приказов

    Прежде чем перерабатывать бланк, очень нужно тщательно посмотреть изложенные в нем статьи законодательства. С течением лет они вполне могут потерять актуальность. Сэкономленные деньги, как правило, не лишние. Верно изложенный шаблон станет спасительным в разрешении трудностей при написании заявления. Это поможет сохранить ресурсы на найме юриста.

  • приказы по административно-хозяйственной деятельности и т.д.

    Как вариант, листы книги приказов можно оформить «шапкой» следующего содержания:

  • номер записи
  • порядковый номер приказа
  • Регистрация приказов в подобных журналах должна вестись по мере выхода распоряжений руководства. Вносить данные в книгу необходимо максимально аккуратно, без помарок и исправлений. В ряде случаев в таких документах предусматривается графа «под подпись исполнителя», где расписывается исполнительный работник предприятия, в адрес которого опубликован приказ. Титульный лист журнала регистрации приказов по основной деятельности и др. оформляется просто: указывается наименование книги и период регистрации. Например, «Книга приказов по личному составу за 2015 год». На обратной стороне последней страницы книги необходимо наклеить полоску бумаги, на которой указать: «пронумеровано и прошнуровано n-ное количество листов». Здесь же указывается ФИО и должность лица, ответственного за ведение книги, а также ставится печать организации.

    Внутри любой компании или организации имеют хождение письменные распоряжения, приказы, поручения, которые направлены на решение задач предприятия, на непосредственное осуществление её деятельности. Они обретают облик внутренних или локальных документов, которые согласно российскому законодательству должны собираться, регистрироваться и храниться в особых книгах. Что такое книга приказов? Это и есть специальный журнал, куда заносятся изданные внутри компании приказы.

    Книга приказов: образец

    К оформлению данной книги предъявляются строгие требования: страницы журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы, а также скреплены печатью юридического лица и подписью генерального директора. При необходимости предприятие может завести несколько книг учёта:

  • приказы по основной деятельности
  • приказы по кадрам
  • Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности может выглядеть следующим образом:

  • дата его выхода
  • исполнители

    Регистрация приказов в подобных журналах должна вестись по мере выхода распоряжений руководства. Вносить данные в книгу необходимо максимально аккуратно, без помарок и исправлений. В ряде случаев в таких документах предусматривается графа «под подпись исполнителя», где расписывается исполнительный работник предприятия, в адрес которого опубликован приказ.

    Титульный лист журнала регистрации приказов по основной деятельности и др. оформляется просто: указывается наименование книги и период регистрации. Например, «Книга приказов по личному составу за 2015 год». На обратной стороне последней страницы книги необходимо наклеить полоску бумаги, на которой указать: «пронумеровано и прошнуровано n-ное количество листов». Здесь же указывается ФИО и должность лица, ответственного за ведение книги, а также ставится печать организации.

    Журнал регистрации приказов по основной деятельности: какие приказы регистрировать и для чего?

    Теория менеджмента утверждает, что эффективность деятельности предприятия на три четверти зависит от качества администрирования, которое включает в себя работу, во-первых: с кадрами, а во-вторых — с документами. Эти две стороны номенклатурной деятельности во многом переплетаются и взаимодействуют друг с другом. Они включают в себя не только умение отдавать приказы, но и способность проверять их исполнение.

    Грамотно составленный приказ, должен, как и хорошее литературное произведение, состоять из трех основных пунктов:

    Предмет приказа — основание для его издания и перечень мероприятий для исполнения.

    Время исполнения — срок для выполнения всего приказа или периоды исполнения каждого пункта отдельно.

    Исполнитель — ответственный за исполнение и тот, кто осуществляет общий контроль за воплощением приказа в жизнь.

    И если хоть один из пунктов отсутствует, то теряется как смысл отдачи самого приказа, так и контроль за его действенностью и эффективностью.

    Для чего необходим?

    Для того чтобы держать весь документооборот предприятия под контролем в его повседневной хозяйственной и экономической деятельности, служат регистрационные книги. Из них основными для любой организации являются журналы регистрации приказов и распоряжений администрации:

  • по личному составу;
  • по административно‑хозяйственным вопросам;
  • по основной деятельности.

    Руководители малых предприятий зачастую считают, что для них необязательно оформление кучи ненужных, на их взгляд, документов. Возможно, это и так для предприятий с кадровым составом менее трех человек. Но в любых других случаях при первой же проверке налоговой инспекцией, органами Минсоцтруда, МВД, Пенсионного фонда проверяющие могут затребовать документы, обосновывающие и подтверждающие выполнение хозяйственных операций и расходы по ним.

    Как составить договор на испытательный срок? Всю необходимую информацию найдете тут .

    Ищете пример расчета заработной платы? Он находится здесь.

    И зачастую результаты проверок напрямую зависят от правильности и тщательности ведения внутренней документации предприятия. Когда проверяющие органы видят правовую и хозяйственную культуру администрации предприятия, качественное и своевременное ведение документации, они обычно более снисходительно подходят и к остальным вопросам деятельности, по которым проводится проверка.

    Тем более что основные правила ведения документации закреплены в законах и подзаконных актах и обязательны к исполнению независимо от формы собственности предприятия.

    Какие приказы регистрируются?

    Если с тем, какого рода распоряжения должны регистрироваться в первых двух книгах из указанных выше, более‑менее все понятно, то третья — «Журнал регистрации приказов по основной деятельности» вызывает у руководителей малых предприятий больше всего вопросов и непонимания: что за приказы должны в нее заноситься? А ведь распоряжения, которые в ней регистрируются, являются основополагающими для всех приказов, помещаемых в две другие книги.

    Конечно, основная тематика этих распоряжений определяется организационно‑правовой формой предприятия и характером его хозяйственной деятельности, поэтому дать конкретные ответы и рекомендации для каждого частного случая невозможно. Но по преобладающим видам распоряжений, характерных для любой организации, все их типы по основной деятельности можно определить, как:

  • Назначение генерального директора, главного бухгалтера.
  • Утверждение логотипа, брендбука, рекламного слогана и т. п.
  • Обеспечение охраны коммерческой тайны.
  • Утверждение или изменение структуры организации, создание и ликвидация подразделений.
  • Утверждение положений, инструкций, правил и других внутренних нормативных документов.
  • Утверждение штатного расписания.
  • Установление режима работы и внутреннего распорядка организации.
  • Проведение внутренних проверок и аттестаций.
  • Планирование основной деятельности и контроль за ней.
  • Вопросы финансирования.
  • Материально‑техническое база.
  • Информационно‑документальное обеспечение.
  • А как же назначение директора и главбуха — это же кадровые вопросы? Тем не менее назначения главных руководящих лиц предприятия также являются субъектами основной деятельности и должны регистрироваться в этом журнале.

    Зачем необходима регистрация?

    Регистрация — это форма учета фактов создания, получения или отправки определенных документов в конкретное время. Как говорит закон, любой распорядительный акт, в том числе и приказ, вступает в действие с момента его опубликования или регистрации.

    Несомненно, упорядочение этого учета помогает не только в правильном контроле за документооборотом, но и является основным фактором в решении любых вопросов, споров или разногласий, возникающих в ходе повседневной деятельности организации.

    Взаимодействие с контрагентами по хозяйственно‑финансовой деятельности также во многом регулируется приказами и распоряжениями администрации и могут служить основанием для ведения дел в арбитраже или суде. Конечно, все распоряжения должны отдаваться в строгом соответствии с законом, а противоречащие ему не будут иметь юридической силы.

    Приказы о назначении руководящих органов дают им право заниматься хозяйственной и правовой деятельностью, подписывать юридические и бухгалтерские документы. Распоряжения по структуре организации и штатному расписанию определяют круг обязанностей каждого подразделения и конкретного работника.

    Внутренние нормативные документы регулируют основные правила внутреннего распорядка и контроля. Распоряжения о финансировании, материальном и другом обеспечении являются основанием для ведения правильного бухгалтерского учета и налогообложения.

    Даже, казалось бы, такие необычные распоряжения, как Приказы о единой униформе, о финансировании некоммерческой деятельности, о благотворительности и другие подобные им, занесенные в этот журнал послужат оправданием при проверках для обоснования различных дополнительных расходов. А Приказ о действиях в чрезвычайных ситуациях, например, поможет избежать материальных и людских потерь в случаях пожара, наводнения, землетрясения и т. п.

    Законы об архивном деле в РФ определяют различные сроки хранения документации предприятий. И эта причина — одна из тех, которые определяют разделение различных видов документов по разным регистрационным книгам.

    Так, распоряжения по административно‑хозяйственной деятельности имеют самый короткий срок хранения — 5 лет. А приказы по личному составу — уже 75 лет. Распоряжения же по основной деятельности должны храниться постоянно в течение всего времени существования предприятия.

    Правила заполнения

    Законодательство не определяет единой формы для ведения Журнала приказов по основной деятельности предприятия. Даже нет единого названия: в одних организациях его называют Журналом, в других — Книгой.

    Однако, сложилась определенная практика заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности бланка, устанавливающая следующий порядок граф:

  1. Регистрационный номер — порядковый номер в пределах текущего календарного года.
  2. Дата приказа — календарная дата, когда был подписан документ.
  3. Наименование или краткое содержание, определяющие предмет издания приказа.
  4. Ответственный за исполнение — ФИО лица, на которого возложен контроль за выполнением приказа.
  5. Примечания — различная информация по теме и исполнению распоряжения.
  6. В дополнение к этим могут быть и другие графы, необходимые, по мнению администрации, в этой, конкретной организации.

Как правило, журнал ведется в течение одного календарного года, а в начале следующего открывается новый и нумерация начинается сначала. Однако, внутренним распоряжением руководителя может быть определен и другой порядок учета. Желательно, чтобы записи делались чернилами одного цвета: синего или черного. Журнал должен быть пронумерован и прошит.

Какая существует франшиза прачечной? Тут перечислены варианты.

На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется и сведения о лице, ответственном за его заполнение. На последней странице — общее количество листов. Для ведения журнала должен быть назначен ответственный, обычно это секретарь‑референт.

Если каждый работник предприятия твердо знает круг своих обязанностей, имеет четкие представления о внутреннем взаимодействии подразделений и сотрудников, не раздумывая действует в соответствии с требованиями администрации в любой предвиденной и непредвиденной ситуации, такой порядок работы, установленный руководством организации, послужит и финансовому, и коммерческому ее успеху.

Приказы по личному составу необходимы для оформления трудовой деятельности каждого работника в организации любого юридического статуса. В соответствии с их содержанием бухгалтерия насчитывает заработную плату, премии, компенсации, отпускные начисления. Если работник хочет взять в банке кредит, вместе с другими документами требуют предоставить документы о трудовой деятельности, в том числе и копию приказа о приеме на работу.

Таким образом, приказы по личному составу формально отражают трудовой путь сотрудников организации. В судебных разбирательствах по поводу трудовых споров они имеют юридическую силу, подтверждающую ту или иную версию спора.

К приказам по личному составу, имеющим постоянный срок хранения, относятся следующие:

  • О приеме на работу по основному месту, совместительству, на неполный рабочий день, вахтовым методом и т.д.
  • О направлении в длительную зарубежную командировку.
  • О предоставлении отпуска по уходу за ребенком.
  • О командировках или отпуске, связанными с вредными, опасными условиями труда.

    В отдельную группу можно выделить кадровые распоряжения, которые имеют срок хранения до пяти лет:

  • о ежегодных оплачиваемых отпусках;
  • о краткосрочных командировках;
  • о праздничных днях и т.д.

    Таким образом, в организации накапливается большой массив документов ежедневного пользования. К ним также обращаются в случае проведения аудита, проверки или предоставления определенной справки работнику. Для систематизации и оптимизации работы с документами, их быстрого поиска и подтверждения их наличия в организации создают журналы учета документов, в том числе и по личному составу.

    Если в организации регистрируется документ, значит признается его законность, его производственная сила. Регистрация производится путем присвоения документу уникального номера. Журнал регистрации приказов по личному составу позволяет упорядочить данный вид документации в организации, защитить деятельность компании от подделок приказов или утверждения несвоевременных распоряжений, издания приказов задним числом .

    Для того чтобы журнал выполнял свою функцию, его необходимо пронумеровать и прошнуровать. В журнале по порядку должны фиксироваться утвержденные руководителем организации документы.

    Его страницы нельзя изымать или добавлять, или подменять, или уничтожать каким-либо образом. С этой целью журнал перед его заполнением необходимо прошнуровать, пронумеровав перед этим каждую страницу.

    Шнуровка закрепляется специальным бланком, в котором указывается количество страниц в числовом и буквенном обозначении, проставляется подпись ответственного лица — чаще всего, руководителя компании и печать соответствующего уровня. То есть, подпись ответственного лица закрепляется печатью для документов, подпись генерального директора или руководителя организации – гербовой печатью.

    Так как приказы по учету кадров формируются с первого дня работы компании, их необходимо определённым образом регистрировать. На сегодняшний день нет единых утвержденных на государственном уровне требований по оформлению данного документа. поэтому этот формат можно утвердить локальным нормативных актом организации, например, в «Положении о делопроизводстве компании».

    Есть требования по ведению самих приказов по личному составу, но формат журнала их регистрации может разрабатываться специалистами предприятия самостоятельно.

    Можно купить готовый журнал:

  • пронумерованный;
  • опломбированный;

    Можно ознакомиться с рекомендуемыми образцами создания журнала на интернет страницах сайтов по кадровому делопроизводству и на их основе разработать свой формат. Основным требованием является тот факт, что завести его надо с началом деятельности организации .

    В каких случаях издается приказ об изменении штатного расписания — читайте в этой статье .

    Так как журнал по учету кадровых приказов является одним из основных архивных документов, то в организации должен быть работник, который несет ответственность за его заполнение. Ответственного работника можно назначить отдельным приказом по основной деятельности, возложив на него обязанности по ведению данного журнала. Но чаще всего, данная функциональная обязанность представлена в должностной инструкции специалиста по кадровому делопроизводству. с которой он должен ознакомиться под роспись при приеме на работу.

    Титульный лист содержит реквизиты организации, даты начала и окончания ведения журнала, номер документа в соответствии с номенклатурой дел в компании, сведения о работнике, ответственном за ведение журнала и срок хранения (75 или 5 лет). Также необходимо указать литеры, которые присвоены приказам, подлежащим учету в данном журнале:

  • К – для остальных кадровых документов, если они регистрируются в одной книге.
  • Вид приказа (прием, увольнение, перемещение и т.д.). Краткое содержание приказа (срок направления в командировку, пункт назначения и т.д.).
  • Основание (№ трудового договора или письма, или дополнительного соглашения и т.д.).

    На каждой странице может также стоять подпись ответственного лица, заполнившего ее. Изымать листы из журнала нельзя, если необходимо внести какое-то исправление, то оно вносится под следующим по порядку номером и указывается основание, почему оно внесено.

    При большом документообороте в компании и при высокой текучести кадров очень сложно отследить их движение при помощи такого журнала в бумажном варианте.

    С помощью электронной формы документа собрать эту информацию будет достаточно просто. Бумажный вариант придется долго и очень внимательно просматривать, а если изучается деятельность работника, например, за три года, этот процесс займет очень много времени.

    Если в организации управленческий документооборот ведется с помощью программы 1С. то в ней автоматически регистрируются все приказы. Также можно создать электронную версию в Excel для внутреннего пользования. Если в организации журнал первоначально ведется в электронной форме, которая потом распечатывается, то все распечатанные листы нумеруются, прошиваются и опечатываются для сдачи в архив.

  • Приказ – это распорядительный акт, который отражает решение руководства по вопросам деятельности организации и подчиненных. На действующих предприятиях распорядительный материал издается регулярно, и весь массив поступающей документации необходимо упорядочивать. С этой целью используются журнал регистрации (книга) приказов.

    Для чего нужен журнал регистрации приказов

    Журнал приказов не является обязательным документом. Потребность в нем возникает на предприятиях, где издается много внутренних нормативных актов. Он призван облегчить выполнение таких задач:

    • учет изданных документов;
    • контроль исполнения – в соответствии с указанными ответственными лицами и сроками реализации поставленных задач;
    • поиск акта в регистре по номеру и дате издания.

    В организациях создается канцелярская служба, отвечающая за документооборот, учет и контроль исполнения указаний руководства. Канцелярия ведет регистр выпущенной документации. Копии поступают для исполнения в структурные подразделения, и сотрудники отделов ведут свои книги учета.

    Нормативный материал в зависимости от поставленных задач разделяют на две группы:

    1. по основному виду деятельности – касаются организации производственного процесса, решения вопросов структурных подразделений и пр.;
    2. кадровые – касаются трудовых отношений руководства с персоналом.

    Учет распорядительной документации удобно вести в отдельных книгах: для документов по основной деятельности и по личному составу.

    Правила ведения журнала

    Книга учета нормативной документации ведется в свободной форме. Для записей можно использовать обычную тетрадь или журнал формата А4. Поскольку новая информация будет вноситься регулярно, целесообразно завести книгу с плотными страницами и жестким форзацем. Заведение новой книги в начале каждого года упростит поиск нужного документа и контроль выполнения указаний.

    На титульном листе прописывается название учреждения, реквизиты, наименование журнала, дата начала и окончания, срок хранения, должность и Ф. И. О. ответственного.

    На первом развороте указывают перечень лиц, отвечающих за делопроизводство, и номера распоряжений об их назначении. Прописываются правила ведения регистра.

    Тетрадь нумеруется до последней страницы. Листы расчерчиваются таблицей, в графы которой вносятся сведения о распорядительных актах. На последнем листе указывается количество страниц формуляра и число зарегистрированных актов, должность, Ф. И. О. ответственного. Нельзя вырывать листы из тетради или вставлять дополнительные.

    ВАЖНО! Если допущена ошибка, запись перечеркивается, делается пометка об ошибке, ставится дата и подпись делопроизводителя.

    По окончании формуляр передается в архив.

    Регистрацию нормативных документов можно вести и в электронной форме. Вариант полезен тем, что облегчает поиск нужной записи и не требует передачи в архив. Однако подписи об ознакомлении сотрудников взять не получится. Кроме того, есть риск сбоя в работе компьютера.

    Какие сведения отражать

    В формуляре регистрируются данные о нормативном акте:

    • порядковый номер позиции;
    • номер и дата издания приказа;
    • тип распоряжения: о приеме сотрудника, командировке, отпуске, изменении условий труда, об изменении личной информации (смена фамилии), реорганизации структурного подразделения и т.д.;
    • основание для издания: например, трудовой договор или законодательный акт;
    • краткое содержание: например, сообщается название подразделения и должность принимаемого сотрудника или указание организовать закупку материалов;
    • Ф. И. О. и должность сотрудника, которому поручено исполнение указания;
    • подпись об ознакомлении;
    • отметка об исполнении и передаче в архив.

    Приведенный перечень ориентировочный. Оформление журнала в организации и ее структурных подразделениях ведется индивидуально.

    Ответственный за ведение

    Ведение книги приказов возлагается на ответственного за делопроизводство. Делопроизводителем в структурном подразделении назначается один из сотрудников по решению начальника. В небольшом учреждении эту функцию может выполнять секретарь, юрист, кадровик или другой работник предприятия.

    Делопроизводитель отвечает за сохранность формуляра и передачу после завершения в архив.

    ВАЖНО! Срок хранения регистра нормативной документации определяется решением руководства и типом зафиксированных актов. Например, кадровые приказы хранятся до 75 лет.

    По истечении срока хранения регистр уничтожают.

    Скачать образцы заполнения журнала приказов: по личному составу и по основной деятельности.

    >Образец книги приказов по основной деятельности

    Структура журнала регистрации приказов

    Бюджетные организации разрабатывают этот документ самостоятельно. Законом унифицированная форма не предусматривается. У каждого предприятия может быть свой образец журнала регистрации приказов по основной деятельности. В следующих разделах представлен образец книги регистрации приказов по основной деятельности и пример его правильного заполнения.

    Обычно он включает следующие структурные подразделы:

    • титульный лист;
    • раздел с перечнем ответственных за его ведение;
    • главный раздел с информацией по регистрации бумаг.

    На титульном листе приводят:

    • наименование организации;
    • наименование документа;
    • дату начала и окончания ведения.

    В разделе об ответственных лицах фиксируют:

    1. ФИО сотрудников, ответственных за ведение книги (начальника отдела кадров, секретаря и т.п.).
    2. Полномочия этих сотрудников.
    3. Их подписи.
    4. Дату ведения документа.

    Основной раздел включает:

    1. Порядковые номера внутренних актов предприятия.
    2. Даты издания актов.
    3. Номера распоряжений.
    4. Их наименования.
    5. Количество листов в каждом из них.
    6. ФИО и должности служащих, на которых распространяется действие распоряжения.

    Образец заполнения журнала приказов по основной деятельности

    Приводим пример заполнения для муниципальной бюджетной организации. Раздел «Примечание» заполняется по желанию сотрудника, ответственного за ведение документа, в примере — секретарь-референт.

    Шаг 1. Заполните шапку. Нужно вписать название организации и другие реквизиты.

    Шаг 2. Укажите день, когда сделана первая запись. Дату окончания нужно внести в день, когда сделана последняя запись.

    Шаг 3. Укажите, кто несет ответственность за заполнение книги.

    Шаг 4. Заполните информацию о новом распоряжении. Ответственное лицо при этом — сотрудник, который отвечает за его исполнение, не всегда тот, кто заполняет таблицу. Поле «Примечание» заполнять не обязательно.

    Ниже вы можете скачать полностью заполненную книгу.

    Журнал регистрации приказов по основной деятельности является важным регистрационным документом в любой организации. В него заносятся все приказы, касающиеся деятельности всей организации в целом. В отличие от журнала приказов по личному составу, вносимая в регистр документация имеет неперсонифицированный характер.

    ФАЙЛЫ

    Функционал

    К приказам по основной деятельности имеют отношение:

    • Документы о назначении руководителя на свою должность.
    • Бумаги о создании филиала, подразделения организации.
    • Документы относительно формирования штатного расписания.
    • Документы о трудовом распорядке.
    • Документы о соблюдении коммерческой тайны и пр.

    Стоит отметить, что назначения руководителя и его заместителей относятся к приказам по основной деятельности, тогда как распоряжения о назначении других сотрудников относятся к приказам по личному составу.

    Здесь нет никакой дискриминации. Просто руководители, по своей сути, обычно обладают гораздо более широкими полномочиями. Юридическая тонкость состоит в том, что их назначение либо увольнение в конечном итоге влияет на всю организацию в целом. Поэтому в журнале приказов по основной деятельности и регистрируются приказы о назначении управленческого звена компании.

    Помимо этого, в журнал могут заноситься другие приказы, которые проходят по:

    • Хозяйственной деятельности компании.
    • Установлению порядка отчетности. Как налоговой, так и других видов.
    • Планированию, общему выстраиванию стратегии поведения организации в конкретной сфере и пр.

    Практика показала, что в журнал регистрации приказов по основной деятельности очень удобно заносить все приказы с постоянным сроком хранения, если это не противоречит общей направленности регистрируемой документации.

    Элементы

    Журнал должен иметь обложку и вложенные в нее страницы. На обложке обычно располагаются:

    • Наименование документа.
    • Наименование организации, сотрудники которой его ведут.
    • Если есть, то наименование структурного подразделения.
    • Номер дела по номенклатуре и номер тома.
    • Виза руководителя, количество заполненных листов (эта информация должна появляться при окончании).
    • Дата начала и дата окончания. Первая графа обязательна для заполнения. Во вторую информация бывает проставлена только после регистрации последнего приказа.

    Обложка может быть напечатана на обычном формате А4, но удобнее производить печать на плотной бумаге и прошивать. Так листы журнала будут надежно закреплены, их будет удобнее заполнять.

    Вложенные страницы содержат две таблицы.

    1. Первая таблица описывает ответственных за ведение журнала лиц.
    2. Вторая создана для подробного перечня приказов по основной деятельности.

    Графы обеих следует заполнять. Они включают:

    • Порядковые номера регистрируемых документов.
    • Даты издания. Здесь важно соблюдать хронологию.
    • Номера приказов по основной деятельности.
    • Название. Они могут повторяться. Главное, чтобы номера и даты были разные.
    • Краткое содержание регистрируемого документа. Достаточно одного-двух предложений.
    • ФИО и табельные номера (при наличии) фигурирующих в приказе лиц (те, на которых регистрируемая бумага распространяется).

    Нигде нет унифицированной формы журнала, так что каждая организация вправе формировать собственный бланк и образец. У некоторых вообще нет страницы ответственных за заполнение лиц. У других – в основную таблицу добавлены столбцы подписей ответственных за доставку. Это вопрос удобства.

    Важно: располагать информацию о приказах и складывать их листы в дело нужно строго в хронологическом порядке. Только так можно будет быстро найти запрашиваемый документ. Для той же цели используется нумерация.

    Для чего нужен журнал приказов по основной деятельности

    В таком журнале регистрируются приказы, которые устанавливают нормы, затрагивающие деятельность всех или большинства сотрудников фирмы — как рядовых специалистов, так и руководство (генерального директора, заместителей директора, главного бухгалтера). В этом их отличие от приказов по личному составу, которые значительно более персонифицированы.

    Приказы по основной деятельности могут регулировать:

    • вопросы хозяйственной деятельности;
    • вопросы планирования;
    • порядок отчетности;
    • выстраивание стратегии продаж;
    • задачи по расширению бизнеса.

    Типичными правовыми актами, регистрируемыми в рассматриваемом журнале, например, принято считать приказы:

    • о назначении директора;
    • создании филиала;
    • введении штатного расписания;
    • утверждении правил трудового распорядка;
    • обеспечении коммерческой тайны.

    Таким образом, в перечне приказов по основной деятельности могут быть как нормативные, обязательные для всех сотрудников, так и персонифицированные локальные правовые акты (в этом случае их действие распространяется главным образом на представителей руководства, занимающих ведущие должности с точки зрения основной деятельности компании).

    Обязательно ли ведение журнала регистрации таких приказов? Законодательством РФ для частных организаций и ИП подобная обязанность не установлена. Но, как показывает практика внутрикорпоративного документооборота в российских фирмах, использование журнала способствует повышению эффективности учета приказов по основной деятельности.

    Структура журнала регистрации приказов

    Унифицированная форма журнала регистрации приказов по основной деятельности нормативно-правовыми актами не утверждена и разрабатывается фирмами самостоятельно. Чаще всего журнал состоит из таких элементов, как:

    • титульный лист;
    • раздел, в котором указывается перечень сотрудников, ответственных за ведение журнала;
    • основной раздел, служащий непосредственно для регистрации приказов по основной деятельности.

    На титульном листе журнала может быть приведено:

    • наименование фирмы;
    • наименование документа;
    • дата начала заполнения журнала;
    • дата завершения заполнения журнала.

    В разделе об ответственных сотрудниках могут быть зафиксированы:

    • Ф. И. О., должности ответственных лиц;
    • ссылки на документы, устанавливающие полномочия ответственных лиц;
    • подписи ответственных лиц, подтверждающие ведение ими журнала в определенный период времени;
    • даты, соответствующие периодам времени, в рамках которых ответственные лица ведут журнал.

    В основном разделе журнала регистрации приказов по основной деятельности могут фиксироваться:

    • порядковые номера приказов;
    • даты, номера, наименования приказов;
    • количество листов в каждом приказе;
    • Ф. И. О. и должности сотрудников, на которых распространяется действие того или иного приказа.

    Виды журналов регистрации

    Постановление Росархива от 06.09.2000 года регламентирует механизм учёта и регистрации распоряжений в соответствующих реестрах приказов и распоряжений, специально предназначенных для кадровых документов.

    Регистрировать приказы в организации необходимо в специально предусмотренных книгах, не имеющих унифицированной формы, предусмотренной законодательством.

    Если форма ведения и регистрации устанавливается организацией самостоятельно, то сроки хранения жёстко регламентированы и составляют от 5 до 75 лет. Представляется целесообразным вести несколько журналов приказов и распоряжений в зависимости от количества времени хранения регистрируемых документов.

    Основной документ – журнал регистрации приказов по личному составу, которых нужно иметь как минимум два с соответствующим хранением в течение периодов. В книге, предназначенной для хранения на протяжении 75-ти лет, фиксируются:

    • приём, увольнение, совмещение должностей и кадровые перемещения;
    • прохождение аттестаций и переаттестаций, курсов повышения квалификационного уровня и переобучения;
    • оплата труда, доплаты и премирование;
    • отпуска за вредные условия труда и время ухода за детьми;
    • длительные служебные командировки внутри страны и за юридической территорией, преимущественно связанные с вредностью.

    В книге, хранящейся 5 лет, будет учитываться документация следующего характера:

    • ежегодные отпуска и отпуска, связанные с обучением;
    • кратковременные служебные поездки, учитывая однодневные;
    • дисциплинарные взыскания.

    Для фиксирования распоряжений по кадровому документообороту, касающихся не индивидуально работника, а предприятие полностью, предусмотрен журнал учёта приказов по основной деятельности, отражающем издание приказа, касающегося:

    • изменения правил, регулирующих внутренний распорядок;
    • утверждения обновления штатного расписания;
    • назначения работников на руководящие посты;
    • сокращение численности.

    Журнал регистрации приказов по основной деятельности не включает кадровые документы по административно-хозяйственной деятельности, поскольку первые подлежат хранению в течение 75 лет, а вторые – на протяжении 5 лет, для фиксации которых создаётся отдельная книга.

    Порядок оформления

    Ведение в удобной для предприятия форме не отменяет требования соблюдения правил, предусмотренных для подобной документации. Титульный лист обязан содержать информацию о дате начала внесения записей и окончания.

    Для ведения каждой книги назначается ответственный сотрудник, информация о котором размещается:

    • на титульной странице;
    • на последнем листе;
    • в конце каждой страницы при ведении в электронном виде.

    Книга принадлежит к документации строгой отчётности, предусматривающей обеспечение сохранности путём предотвращения извлечения или дополнительной вставки новых листов. Страницы пронумеровываются, прошнуровываются и с обратной стороны скрепляются подписью руководителя и печатью организации, дающей возможность зарегистрировать журнал и осуществлять его дальнейшее ведение.

    Подтирки, подчистки и замазки специальными средствами категорически запрещены. В случае ошибочного внесения записи она подлежит корректировке путём зачёркивания одной чертой с внесением подписи работника, совершившего ошибку, и внесение правильной записи в ту же графу. Сотрудник, ответственный за ведение, назначается ответственным за хранение.

    Как часто необходимо вносить информацию и нужно ли вести журнал ежедневно? Соответствующая информация вносятся по мере формирования распоряжений, а соблюдение выполнения регламентируется внутренними документами, позволяющими проводить проверку в присутствии назначенного ответственного лица.

    Скачайте

    Титульный лист журнала регистрации приказов (24,5 KiB, 347 hits)

    Лист с перечнем ответственных лиц за ведение журнала приказов (33,5 KiB, 225 hits)

    Лист с таблицей журнала приказов по личному составу (36,5 KiB, 383 hits)

    Лист с таблицей журнала приказов по основной деятельности (37,0 KiB, 430 hits)

    Регистрация приказов

    Поскольку стандартного порядка внесения записей в книги нормативными актами не предусмотрено, как заполнять журнал в разрезе граф, решает каждая организация индивидуально. Примерный образец заполнения включает:

    1. Номер, присваиваемый в момент издания. Чтобы правильно вести нумерацию приказов без нумерологических сбоев, целесообразно разработать схему, состоящую из цифр и букв, понятную и наглядную для учёта.
    2. Название распорядительного документа.
    3. Дата формирования, которой считается дата подписания руководителем.
    4. Вид распоряжения, в связи с причиной издания:
      • отпуска;
      • приём или увольнение;
      • внесение изменения в штатное расписание;
      • перевод на другую должность;
      • назначение совмещения.
    1. Информация о сотруднике – виновнике составления.
    2. Краткое содержание, находящееся в преамбуле.

    Ведение ряда книг для регистрации кадровой документации упорядочивают документооборот, упрощают поиск конкретного информационного документа вне зависимости от количества регистрируемых распоряжений ежедневно и количества прошедших лет до момента запроса, включая 75-летний период.

    Форма журнала регистрации приказов по основной деятельности

    Законодательством не предусмотрено единой установленной формы такого журнала, поэтому каждая организация правомочная разработать и утвердить его содержание и форму исходя из собственных потребностей.

    Допустимо ведение на бумажном носителе или в электронном виде.

    В первом случае необходимо надлежащим образом пронумеровать листы журнала, прошить его и скрепить печатью организации. Кроме того, на прошивку наносится специальная наклейка, на которой указано:

    • количество прошитых листов;
    • должность и Ф.И.О. заверяющего лица (обычно это руководитель организации или другой сотрудник, назначенный приказом).

    Также на такой наклейке должна быть подпись ответственного лица. Печать организации, скрепляющая заверительную надпись, должна заходить на нее хотя бы на треть.

    Если журнал ведется в электронном варианте с помощью специализированных программ или баз данных, то нет необходимости дублировать его на бумажном носителе, если такое требование не закреплено в локальных нормативных актах организации. Главное, чтобы такой документ велся на предприятии и были соблюдены сроки его хранения, что установлено требованиями закона (см. п. 2.30 Правил организации, хранения, комплектования…, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

    Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности

    Стандартно такой журнал ведется в форме таблицы, содержащей следующие графы:

    • порядковый номер записи;
    • дата издания распорядительного документа;
    • наименование приказа;
    • краткое содержание распорядительного документа;
    • ответственный за выполнение распоряжения сотрудник (указывается его должность и Ф.И.О.);
    • комментарии и примечания.

    Такая структура таблицы является примерной. Каждая организация по собственному усмотрению определяет перечень сведений, которые необходимо зафиксировать в журнале регистрации. В т. ч. могут быть добавлены такие колонки, как список сотрудников, которых надлежит ознакомить с конкретным приказом; количество листов приложения к распорядительному документу и т. д.

    Титульный лист журнала регистрации должен предусматривать следующие атрибуты:

    • организационно-правовая форма и название компании;
    • наименование вида регистрируемых распорядительных документов (в данном случае — приказов по основной деятельности);
    • дата начала и окончания ведения журнала;
    • должность и Ф.И.О. сотрудника, ответственного за ведение журнала регистрации;
    • продолжительность периода хранения.

    Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности можно найти ниже по ссылке:

    Журнал регистрации приказов — шаблон.

    Итак, журнал регистрации приказов по основной деятельности должен вестись в любой организации. При этом законом не установлена типовая форма названного документа, поэтому каждая организация вправе разработать и утвердить ее самостоятельно. Журнал можно вести на бумажном носителе или в электронном формате. Такой журнал подлежит постоянному хранению в организации.