Журнал регистрации исходящих

Добрый день!
В организации, где я работаю, внутренняя инструкция по сдаче дел в архив требует, чтобы при передаче в архив дел с первичными бухгалтерскими документами, на следующие документы — счета-фактуры, товарные накладные, товарно-транспортные накладные к каждому делу, содержащему такие документы, составлялся реестр (таблица с колонками наименование, номер, дата документа).
Проблема в том, что составление реестра требует от сотрудников бухгалтерии определенных затрат времени (у нас несколько отделов централизованной бухгалтерии обрабатывают и сдают в архив первичку, поступающую от нескольких десятков филиалов). При этом я не вижу реестр в качестве эффективного инструмента, скажем, для поиска первичных документов (идентификации поисковых реквизитов архивного дела, в котором есть необходимые документы).
Намного эффективнее, с моей точки зрения, сдавать дела, озаглавленные в соответствии с номенклатурой, чтобы было понятно, в каких делах какие документы, и вести понятную структурированную сводную опись дел, по которой, сотрудник, которому нужны первичные документы и у которого есть понимание, в каких делах они находятся, просто находит заголовки нужных дел и заказывает их из архива.
Очень хотелось бы услышать мнение всех — в Ваших организациях в работе бухгалтерии практикуется составление реестров первичных документов? Помогает ли это в работе? Помогает ли это при поиске документов?

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала регистрации исходящих документов .docСкачать образец журнала регистрации исходящих документов .doc

Значение

Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции.

Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц.

Требования к заполнению

Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе два части: обложку и страницы. На обложке написаны название, дата начала и окончания ведения (вторую удобно проставлять при завершении документа), наименование организации, другие основные реквизиты. Основная часть должна:

  • Быть представлена одинаковыми страницами (даны в прикрепленном бланке и образце журнала).
  • Прошиваться. Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах. Таким образом, когда журнал заканчивается, его удобно помещать в папки.
  • Также каждая из страниц журнала должна быть пронумерована.
  • Завершаться визой руководства. В конце количество страниц считается, сверяется. На самой последней странице документа – оборотной части обложки – проставляется количество страниц. Руководитель организации здесь же ставит свою подпись, печать.

В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа. Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры.

Хранится документ 3 года (если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда), а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа. Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают. Естественно, заполняя при этом акт об уничтожении документов.

Какие данные указывать при заполнении

Журнал устроен достаточно просто: обложка плюс таблица. Последняя представлена графами, в которых должны быть указаны:

  • Дата документа. Исходящие письма принято располагать в хронологическом порядке. Это значительно упрощает поиск деловой переписки. Датой считается день подписания.
  • Регистрационный номер исходящей документации. Первый исходящий документ с начала журнала – 1, второй – 2 и т.д. Обычно документ ведется с начала календарного года, как и начинаются регистрационные номера.
  • Адресат.
  • Краткое содержание. Это может быть название и номер документа или просто вопрос, по которому ведется переписка. На практике часто выходит, что письма маленького объема (в несколько строк) могут вообще не иметь наименования. Тогда это графа остается пустой.
  • Кем подписана исходящая бумага.
  • Исполнитель.
  • Отметка о направлении копии исходящего письма в дело.
  • Сведения об отправке документа. Здесь записываются данные, которые не подпадают под категорию других граф, но необходимы для ориентировки в журнале.

Каждое исходящее деловое письмо должно быть описано в собственной строке. Если к заполняющему документ работнику поступает сразу несколько писем, то регистрировать их следует по убыванию значимости. Номер и дата каждой бумаги располагается в отдельной строке.

Заполнение журнала в электронном виде неприемлемо, так как в нем должен расписываться исполнитель, ставится отметка о прикреплении копии документа в дело и пр. Ошибки также нежелательны. Но если была указана неверная информация, то следует ее зачеркнуть одной чертой, а верную подписать рядом, с припиской «Исправленному верить» и подписью руководителя (либо другого ответственного за заполнение журнала лица).

Вариации

Иногда прибегают к оформлению совмещенного журнала входящей и исходящей документации. Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой.

Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен. Время на оформление увеличится. Но каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму подачи такой информации.

Виды пересылаемых документов

Заноситься в журнал регистрации исходящих документов может множество разнообразных бумаг. Например:

  • справки;
  • акты;
  • запросы;
  • телеграммы;
  • переводы;
  • заявки и пр.

Хотя журнал регистрации исходящих документов и не относится к документам строгой отчетности, он бывает полезен в организациях, где ведется деловая переписка, требующая учета и контроля.

Сколько хранить

Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы. Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения.

Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.

Обычно срок не превышает 3-5 лет. Но бывают исключения из правил. По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов. В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет. На обложку журнала в этом случае наносят отметку. Главное – избежать путаницы.

Журнал в списке литературы, например, при написании любой более серьезной работы, чем контрольная, является обязательным источником. В список использованной литературы должны входить журналы, так как именно в журналах присутствует новейшая и самая актуальная информация по изучаемому вопросу.

Как оформляется журнал в списке литературы?

Для того, чтобы понять, как оформлять журналы в списке литературы, необходимо досконально изучить все элементы библиографического описания журнала. Так как же оформить журнал в списке литературы? Посмотрите пример:

Оформить список литературы ОНЛАЙН ЗДЕСЬ

Данный пример оформления журнала в списке литературы приведен по ГОСТу 2008. Теперь обратите внимание на оформление этого же журнала в списке литературы, но уже по ГОСТу 2003, который используется чаще:

Как Вы заметили, есть некоторые отличия, но для научного руководителя и нормоконтролера они будут существенными. Несоблюдение правил, которые регулируют оформление списка литературы в целом, и журнала в частности, может повлечь за собой передачи выполненной работы на доработку.

Оформление журнала в списке литературы по ГОСТу

Как указать журнал в списке литературы и какие нужно знать элементы библиографического описания? Ссылка на журнал в списке литературы должна содержать следующие элементы:

Оформить список литературы ОНЛАЙН ЗДЕСЬ

— указание авторов статьи в журнале;

— указание заголовка статьи;

— указание названия журнала;

— указание года издания;

— указание номера издания;

— указание страниц, на которых находится описываемая статья журнала.

Рассмотрим еще один пример, который указывает на список литературы, в котором присутствует научный журнал:

Приведенный пример оформления журнала в списке литературы имеет следующие обязательные элементы оформления журнала по ГОСТ 2003:

— «Роль Федерального казначейства в бюджетном процессе» — это заголовок статьи журнала;

— «» — это указание на тип источника. Если бы был приведен электронный журнал, который нужно было оформить в списке литературы, то было бы указано «»;

— «Управление. Бизнес. Власть.» — это название журнала;

Оформить список литературы ОНЛАЙН ЗДЕСЬ

— «2018» — это год издания журнала;

— «№ 1.» — это номер журнала;

— «С. 6-8.» — это страницы, на которых в указанном журнале расположена статья.

Таким образом, я наглядно рассмотрел, как правильно оформить журнал в списке литературы. Список литературы в данном случае содержит журнал, оформленный по ГОСТу 2003.

Список литературы, статьи из журналов, примеры

Мы рассмотрели список литературы, в котором журнал оформлен по ГОСТу. Приведу еще несколько примеров, из которых станет ясно как записать журнал в список литературы:

Оформить список литературы ОНЛАЙН ЗДЕСЬ

Таким образом, зная правила оформления журналов в списке литературы, можно сразу правильно оформить список литературы и предоставить готовую работу для проверки. Если у Вас уже не осталось времени, от слова «совсем» на оформление журналов в списке литературы или всего списка литературы, то напишите мне и я обязательно помогу решить этот вопрос.

С 1 января 2017 года вступил в силу Федеральный закон от 13.07.2015 №218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости» (Закон о регистрации) и создан Единый государственный реестр недвижимости (ЕГРН), который объединил в себе сведения, содержащиеся в государственном кадастре недвижимости и в Едином государственном реестре прав на недвижимое имущество и сделок с ним.

Что же представляет собой ЕГРН? Это информационный ресурс, содержащий достоверные систематизированные сведения об учтенном в соответствии с Законом о регистрации недвижимом имуществе, о зарегистрированных правах на такое недвижимое имущество, основаниях их возникновения, правообладателях, а также иные установленные законом сведения.

Сведения, содержащиеся в ЕГРН, являются общедоступными (если доступ к ним не ограничен федеральным законом) и предоставляются по запросам любых лиц в виде копии документа, на основании которого сведения внесены в ЕГРН, а также выписки из ЕГРН.

Итак, рассмотрим виды выписок из ЕГРН и какие сведения содержатся в таких документах.

Существует несколько видов выписок из ЕГРН:

— выписка об основных характеристиках и зарегистрированных правах на объект недвижимости. Данный документ содержит следующую информацию: описание объекта недвижимости, зарегистрированные права на него, ограничения прав и обременения такого объекта, сведения о существующих на момент выдачи выписки правопритязаниях и заявленных в судебном порядке правах требования в отношении данного объекта недвижимости;

— выписка об объекте недвижимости. Содержит информацию, включаемую в выписку об основных характеристиках и зарегистрированных правах на объект недвижимости, однако кроме этого содержит сведения о координатах характерных точек границ объекта недвижимости (в случае их наличия в ЕГРН);

— выписка о переходе прав на объект недвижимости. В выписке указываются сведения о каждом из правообладателей в очередности согласно записям ЕГРН о регистрации перехода прав от одного лица к другому, вид зарегистрированного за каждым из правообладателей права, в том числе размеры принадлежащих (принадлежавших) им долей в праве общей собственности, датах и номерах государственной регистрации права (доли в праве), датах и номерах государственной регистрации прекращения права;

— выписка о правах отдельного лица на имевшиеся (имеющиеся) у него объекты недвижимости. Содержит сведения об объектах недвижимого имущества, зарегистрированных в ЕГРН на праве собственности (ином вещном праве) за определенным правообладателем на территории Российской Федерации или отдельных субъектов Российской Федерации;

— выписка о дате получения органом регистрации прав заявления о государственном кадастровом учете и (или) государственной регистрации прав и прилагаемых к нему документов. Содержит сведения о дате получения органом регистрации прав заявления о государственном кадастровом учете и (или) государственной регистрации прав и прилагаемых к нему документов, а также вид учетно-регистрационного действия, об осуществлении которого ходатайствует заявитель в отношении определенного объекта недвижимости. В выписке указываются сведения обо всех заявлениях, находящихся на рассмотрении в органе регистрации прав на дату получения им запроса о предоставлении соответствующей выписки;

— выписка о признании правообладателя недееспособным или ограниченно дееспособным. Содержит сведения о признании недееспособным или ограниченно дееспособным правообладателя, а также реквизиты решения суда (дата вынесения решения и номер решения (дела), дата его вступления в законную силу, наименование суда, вынесшего вступившее в законную силу решение о признании правообладателя недееспособным или ограниченно дееспособным;

— выписка о кадастровой стоимости объекта недвижимости. Представляет собой документ, содержащий сведения о величине кадастровой стоимости объекта недвижимости, содержащиеся в ЕГРН, по состоянию на дату, указанную в запросе о предоставлении сведений, внесенных в ЕГРН, на основании которого предоставляется выписка. Если в запросе не указана дата, по состоянию на которую необходимо предоставить сведения, указываются сведения о кадастровой стоимости, содержащиеся в ЕГРН, по состоянию на дату такого запроса;

— выписка о содержании правоустанавливающих документов. В выписке указываются реквизиты и содержание интересующих заявителя правоустанавливающих документов, на основании которых зарегистрировано право лица, ограничение права, обременение объекта недвижимости или переход права на объект недвижимости от одного лица к другому лицу;

— выписка о зарегистрированных договорах участия в долевом строительстве. Данная выписка выдается в отношении земельного участка, на котором создается объект недвижимого имущества, в состав которого входят жилые и нежилые помещения, являющиеся предметами договоров участия в долевом строительстве. Включает в себя сведения об объекте долевого строительства, являющемся предметом соответствующего зарегистрированного договора участия в долевом строительстве, сведения об участниках долевого строительства (сторонах соответствующего договора участия в долевом строительстве).

— кадастровый план территории. Представляет собой тематический план кадастрового квартала или иной указанной в запросе территории в пределах кадастрового квартала, на котором в графической и текстовой форме воспроизведены сведения об объектах недвижимости, расположенных в определенном кадастровом квартале, в том числе план (чертеж, схему) таких объектов недвижимости, а также план (чертеж, схему) границ между субъектами Российской Федерации, границ муниципальных образований, населенных пунктов и территориальных зон, расположенных в соответствующем кадастровом квартале;

— справка о лицах, получивших сведения об объекте недвижимости. Содержит сведения о лицах, получивших информацию об объекте недвижимого имущества с указанием номера полученной выписки. Данная информация предоставляется только по запросу правообладателя объекта недвижимости, на который у него зарегистрировано право.

В случае, если в ЕГРН отсутствуют запрашиваемые сведения, орган регистрации прав выдает заявителю уведомление об отсутствии в ЕГРН запрашиваемых сведений.

Стоит отметить, что сведения ЕГРН, содержащиеся в выписке о правах отдельного лица на имевшиеся (имеющиеся) у него объекты недвижимости, выписке о содержании правоустанавливающих документов, выписке о дате получения органом регистрации прав заявления о государственном кадастровом учете и (или) государственной регистрации прав и прилагаемых к нему документов, относятся к сведениям ограниченного доступа. Такие документы могут быть предоставлены только определенному Законом о регистрации кругу лиц, в том числе самим правообладателям или их представителям, физическим и юридическим лицам, имеющим доверенность от правообладателя или его законного представителя.

Предоставление сведений, содержащихся в ЕГРН, по запросам заинтересованных лиц на территории Архангельской области и Ненецкого автономного округа осуществляет филиал ФГБУ «ФКП Ростреестра» по Архангельской области и Ненецкому автономному округу (Кадастровая палата).

Сведения, содержащиеся в ЕГРН, заявитель может запросить удобным для него способом:

— в электронной форме: отправив запрос через сайт Росреестра (https://rosreestr.ru) в разделе «Электронные услуги и сервисы» с использованием сервиса «Получение сведений ЕГРН», а также в виде XML-документа с использованием веб-сервисов;

— при личном обращении в офис Кадастровой палаты или многофункциональный центр (МФЦ);

— отправив запрос посредством почтового отправления в офис Кадастровой палаты.

Кроме того, заявителям предоставлена возможность подачи запроса при выездном приеме специалистов Кадастровой палаты.

Запрашиваемые сведения ЕГРН могут быть представлены заявителю как в виде бумажного документа (непосредственно при личном обращении в офис Кадастровой палаты и МФЦ или путем их почтового отправления), так и в виде электронного документа (посредством его размещения на официальном сайте Росреестра в сети Интернет, ссылка на который направляется заявителю посредством электронной почты).

В соответствии с действующим законодательством сведения ЕГРН предоставляются в срок не более трех рабочих дней со дня получения Кадастровой палатой соответствующего запроса. За предоставление сведений ЕГРН взимается плата, за исключением сведений в виде выписки о кадастровой стоимости объекта недвижимости, которые предоставляются бесплатно.

Размер взимаемой платы зависит от того, кто подает запрос (физическое или юридическое лицо) и в какой форме будут предоставлены запрашиваемые сведения (бумажный или электронный документ). Так, сведения ЕГРН в виде электронного документа обойдутся заявителю значительно дешевле. Например, стоимость выписки об основных характеристиках и зарегистрированных правах на объект недвижимости в виде бумажного документа для физических лиц составит 400 рублей, а в виде электронного документа 250 рублей.

В случае необходимости получения более подробной информации рекомендуем обращаться либо в офис Кадастровой палаты в г. Архангельск (телефоны (8182) 28-60-49, 21-56-90), либо в Ведомственный центр телефонного обслуживания Росреестра по телефону 8-800-100-34-34 (в круглосуточном режиме, звонок бесплатный), либо воспользоваться официальным сайтом Росреестра.