Журнал регистрации справок

Журнал регистрации справок, выданных работникам

Журнал учета заявлений и выдачи справок об отсутствии записи акта о заключении брака

Утвержден постановлением Минюста от 16.08.2006 N 43

ЖУРНАЛ УЧЕТА ЗАЯВЛЕНИЙ И ВЫДАЧИ СПРАВОК ОБ ОТСУТСТВИИ ЗАПИСИ АКТА О ЗАКЛЮЧЕНИИ БРАКА —————————————————————————————————— ¦N ¦Дата ¦Фами- ¦Документ,¦Адрес ¦Период¦Сведения, необходимые для выдачи ¦Отмет-¦Подпись¦Приме-¦ ¦п/п¦подачи¦лия, ¦удостове-¦места ¦прове-¦справки, запрашиваемые органом ¦ка об ¦заяви- ¦чания ¦ ¦ ¦заяв- ¦имя, ¦ряющий ¦житель- ¦денной¦загса самостоятельно на основе ¦испол-¦теля ¦ ¦ ¦ ¦ления ¦отче- ¦личность ¦ства ¦про- ¦заявительного принципа "одно окно"¦нении ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ство ¦заявителя¦(регист-¦верки +———————————-+(дата,¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦заяви-¦(предста-¦рации) ¦ ¦запраши-¦государст-¦Дата ¦Дата ¦номер ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦теля ¦вителя) ¦заяви- ¦ ¦ваемые ¦венные ор-¦направ-¦полу- ¦выда- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦теля ¦ ¦сведения¦ганы, иные¦ления ¦чения ¦ваемой¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦организа- ¦запроса¦ответа¦справ-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ции, в ко-¦ ¦на ¦ки) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦торые на- ¦ ¦запрос¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦правлены ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦запросы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+——+——+———+———+——+———+———-+——-+——+——+——-+——+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦ +—+——+——+———+———+——+———+———-+——-+——+——+——-+——+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ —-+——+——+———+———+——+———+———-+——-+——+——+——-+——-

Опубликовано в рубрике: Журнал, Минюст, Семья

В делопроизводстве различаются служебные, отражающие вопросы основной деятельности организации и личные справки.

В. В. Семенихин понятие кадрового делопроизводства

Служебные справки: о штатной численности, о выполнении заданий, планов, о задолженности по заработной плате. Справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения, личные справки (о трудовом стаже, о заработной плате, о месте жительства, о месте работы (учебы) и т.п.).

В государственных архивах и архивах организаций составляются другие виды справок —  архивные справки. Архивная справка — это официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов. Архивные справки выделяются в отдельную категорию документов, имеют свои особенности составления и оформления.

Основная цель справок с места работы  — подтвердить наличие или отсутствие определенного факта. К числу последних относятся:

 — место работы (организация и ее структурное подразделение);

— должность или профессия;

— стаж работы по профессии;

— размер заработной платы.

Справки с места работы также могут быть затребованы органами государственной власти, органами местного самоуправления и сторонними организациями для подтверждения различных фактов.

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее 3-х дней со дня подачи этого заявления предоставить работнику копии документов, связанных с работой. В числе таких документов и справки о заработной плате, о периоде работы у данного работодателя, а также содержащие иные сведения, которые может подтвердить работодатель. При этом не имеет значения, для каких целей работник истребует справку.

Объем содержащихся в справке с места работы сведений зависит от адреса ее представления. Поэтому инспектору по кадрам следует предупредить работника, что в заявлении о выдаче справки должен быть определен состав сведений, а также указан адрес ее представления.

Справка с места работы обязательно заверяется печатью организации.

Учет выданных справок с места работы ведется с помощью специального журнала или книги.

Заполнение регистрационного журнала (книги):

1. Порядковый номер в журнале (книге) соответствует номеру справки.

2. Краткое содержание справки включает в себя вводную часть этого документа — «о заработной плате», «о стаже» и т.д.

3. В графе «Куда (кому) предназначена» проставляется наименование органа, юридического лица, должностного лица, для представления которому выдана справка. В случае неопределенного адресата в этой графе делается запись «по месту требования».

Ведет журнал (книгу) учета справок с места работы инспектор по кадрам или иной работник отдела кадров, в крайнем случае секретарь.

Образец справки с места работы:

Скачать шаблон можно Spravka_o_rabote

Журнал учета справок и копий документов

Образцы документов

Журнал учета выдачи справок о допуске. Форма N 14

Приложение к Инструкции о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне (формы учетной документации)

Форма 14

ЖУРНАЛ

УЧЕТА ВЫДАЧИ СПРАВОК О ДОПУСКЕ

—-T———T————T————T————T—————-¬¦ N ¦Фамилия,¦Подразделе- ¦ На какой ¦ Расписка ¦ Расписка в ¦¦п/п¦ имя, ¦ние ¦срок выдана ¦в получении ¦ возврате и ¦¦ ¦отчество¦ ¦ справка ¦ и дата ¦ уничтожении, ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ дата ¦+—+———+————+————+————+—————-+¦1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦L—+———+————+————+————+——————

—-T———T————T————T————T—————-¬¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+—+———+————+————+————+—————-+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+—+———+————+————+————+—————-+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+—+———+————+————+————+—————-+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+—+———+————+————+————+—————-+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+—+———+————+————+————+—————-+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+—+———+————+————+————+—————-+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+—+———+————+————+————+—————-+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+—+———+————+————+————+—————-+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦L—+———+————+————+————+——————

журнал учета выданных справок сотрудникам образец

Образцы документов

Журнал учета и выдачи документации поверочного органа

Приложение N 3 к Типовому руководству по качеству поверки средств измерений метрологической службой ФТС России

Журнал

учета и выдачи документации

_______________________________________

(наименование поверочного органа)

I. Учет документов по управлению качеством

поверки средств измерений

—-T————T———T——T———-T———-T———T————¬¦ N ¦Наименование¦ Дата ¦Откуда¦Количество¦ Место ¦ Дата ¦ Примечание ¦¦п/п¦ документа ¦получения¦прибыл¦ листов ¦нахождения¦списания¦ ¦+—+————+———+——+———-+———-+———+————+¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ ¦ ¦+—+————+———+——+———-+———-+———+————+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦L—+————+———+——+———-+———-+———+————-

II. Выдача документов во временное пользование

—-T————T——T—————T———T———T———-T———-¬¦ N ¦Наименование¦ Дата ¦ Должность, ¦Подпись в¦ Дата ¦ Подпись, ¦Примечани妦п/п¦ документа ¦выдачи¦ фамилия и ¦получении¦возврата¦фамилия и ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦инициалы лица,¦ ¦ ¦ инициалы ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ получившего ¦ ¦ ¦ лица, ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ документ ¦ ¦ ¦принявшего¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ документ ¦ ¦+—+————+——+—————+———+———+———-+———-+¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦+—+————+——+—————+———+———+———-+———-+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦L—+————+——+—————+———+———+———-+————

Журналы учета и регистрации документов

Журналы учета и регистрации документов необходимы:

— для регистрации документов и присвоения им порядковых номеров (обязательных реквизитов любого документа);

— организации учета кадров и их движения (приемов на работу, переводов, отпусков, увольнений);

— организации учета документов, которые выдаются работникам под расписку и не хранятся в организации (удостоверения, справки);

— облегчения поиска необходимых документов.

Записи в журнал или книгу регистрации трудовых договоров вносит работник отдела кадров последовательно по мере подписания договоров. После регистрации договора один экземпляр передается на руки работнику, о чем он расписывается в соответствующей графе регистрационной формы, а другой экземпляр включается в личное дело работника (если на предприятии не ведутся личные дела, то в отдельное дело).

Журнал регистрации справок с места работы

В отдельной графе книги указываются причины прекращения договора (окончание срока действия, увольнение работника по иным причинам, заключение нового договора и др.).

Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69. В графе 8 книги учета необходимо указывать наименование места работы – не только структурного подразделения, в которое принят сотрудник, но и наименование самого предприятия. Это позволит отразить изменения наименования предприятия, если таковые произойдут в будущем.

Необходимо точно указывать серии и номера трудовых книжек и вкладышей в них. В новых бланках трудовых книжек и вкладышей в них отсутствует серия как таковая, поэтому указывается буквенный код, предшествующий номеру (ТК или *ТК).

Форма книги учета трудовых книжек не приспособлена для учета дубликатов трудовой книжки. Тем не менее данная операция должна быть отражена в регистрационной форме, а пояснение о том, что имело место оформление дубликата, приводится в скобках в графе 6. Если дубликат оформлялся в связи с утратой трудовой книжки, то можно указать номер записи о приеме трудовой книжки из предыдущей книги учета трудовых книжек. Так же решается вопрос с отражением операции по заполнению бланка вкладыша в трудовую книжку, хотя знак "*" и серия бланка позволяют идентифицировать вкладыш.

Данная регистрационная форма не позволяет отразить процесс отправления трудовой книжки по почте с согласия работника. В этом случае в графе 12 может быть указана либо дата направления трудовой книжки по почте, либо дата ее получения по почте работником (согласно уведомлению о вручении). В графе 13 приводится пояснение, что трудовая книжка направлена работнику по почте, и указываются реквизиты заявления сотрудника с просьбой о высылке трудовой книжки по почте. Также возможно составление приложения к книге учета трудовых книжек в виде списка работников, которым трудовые книжки в установленном законом порядке направлены по почте, а в графах 12 – 13 можно дать ссылки на этот список.

На время хранения невостребованных трудовых книжек в кадровой службе в этих графах карандашом можно проставить отметки, что трудовые книжки находятся на хранении в кадровой службе предприятия, а при их передаче в архив – отметки, что трудовые книжки переданы в архив предприятия, и реквизиты передаточного акта.

В журнале учета командировочных удостоверений отражается, когда, кому и под каким номером было выдано командировочное удостоверение, а также время пребывания работника в командировке. Регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки на предприятие, ведется в журнале учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки.

Учет заявлений работников о предоставлении отпусков осуществляется посредством ведения журнала учета заявлений работников на предоставление очередного отпуска, также ведется учет приказов о предоставлении очередных отпусков в журнале регистрации приказов по очередным отпускам.

Совместители и работники, выполняющие работы по договорам подряда и другим договорам гражданско-правового характера, не включаются в среднесписочную численность работников, а учитываются в отдельном журнале учета совместителей. Работающие по внутреннему совместительству учитываются в общих документах по учету списочного состава работников предприятия.

Кроме того, кадровая служба предприятия может использовать следующие регистрационные формы:

— журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;

— журнал регистрации служебных заданий;

— журнал регистрации локальных нормативных актов;

— журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;

— журнал выдачи справок по личному составу;

— журнал учета носителей коммерческой (государственной, служебной) тайны;

— журнал учета больничных листов;

— журнал регистрации увольнения с работы и др.