Журнал ко 3

Для чего нужен журнал регистрации ПКО и РКО

Существующее положение о наличном денежном обращении (закон от 10.07.2002 № 86-ФЗ) предусматривает единые правила, которые обязательны для выполнения и организациями, и банками. Согласно ст. 34 этого закона Банк России устанавливает порядок ведения кассовых операций фирмами, которые должны иметь кассу для получения и выдачи наличных денег. Незадействованные в обороте средства следует хранить в банке.

При расчете наличными за товары и услуги принимающей деньги организацией должна применяться контрольно-кассовая машина для фиксации полученной суммы. При этом оформляют приходный кассовый ордер (ПКО, форма КО-1). Если полученная сумма превышает лимит остатка в кассе, то излишек должен быть сдан в банк. Для этого оформляют расходный кассовый ордер (РКО, форма КО-2). ПКО оформляют и при получении денежных средств из банка для выдачи зарплаты, подотчетных сумм, командировочных расходов. РКО оформляют при выдаче денег на эти цели конкретным работникам фирмы.

Порядок ведения кассовых операций оговорен в указании ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У, вступившем в силу с 01.06.2014. Согласно этому указанию все операции по выдаче или приему денег фиксируются в первичных документах (ПКО и РКО), после чего они должны быть отражены в журнале регистрации (форма КО-3). Все эти формы утверждены Госкомстатом (постановление от 18.08.1998 № 88).

Скачать журнал регистрации (форма КО-3)

С требованиями к первичным документам можно ознакомиться в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы заполняете журнал регистрации ПКо и РКО. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Правила оформления журнала приходных и расходных кассовых ордеров

Основные законодательные требования к заполнению ПКО и РКО:

  • к ордеру должен быть приложен первичный документ, являющийся основанием для его оформления;
  • помарки и исправления в ордерах не допускаются;
  • обеспечение сквозной нумерации ордеров по каждому виду с начала года;
  • обязательная регистрация ордеров в журнале;
  • ордера действуют только в день их составления.

Учет расходных и приходных кассовых ордеров является обязанностью каждой фирмы. Операции с наличными средствами производит главный бухгалтер или уполномоченное им лицо. Ордера оформляют от руки или распечатывают на принтере.

Квитанцию от приходного ордера выдают лицу, внесшему деньги, а сам ордер остается у кассира. Кассир фиксирует полную информацию о нём в журнале регистрации кассовых ордеров КО-3.

Выдачу наличности производят с оформлением расходного кассового ордера. Одновременно его фиксируют в журнале. В нём же отражают данные по ведомостям на зарплату. А на самих ведомостях ставят отметку (штамп) с реквизитами РКО.

В расходном ордере записывают данные паспорта получателя денег. На ведомостях по зарплате допускается указание на один расходный ордер.

При наличных расчетах между юрлицами необходимо помнить о соблюдении их максимально разрешенного размера. В 2020 году он составляет 100 000 руб. по одному договору. При несоблюдении этого правила неизбежны штрафы. Полученные в кассу деньги фирма может использовать только на выплату зарплаты и оплату приобретаемых товаров. Оставшиеся суммы сверх установленного лимита она должна сдавать в банк.

Об ответственности за несоблюдение кассовых операций читайте в статье «А ваша кассовая дисциплина в порядке?».

Итоги

Журнал регистрации кассовых ордеров фиксирует информацию обо всех составленных приходных и расходных кассовых ордерах. Вести его нужно по установленной форме КО-3.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Документ:

Скачать бланк формы КО-3

Скачать образец заполнения КО-3

Журнал регистрации кассовых документов – это учетный журнал, в котором регистрируются первичные документы, подлежащие дальнейшей передаче кассиру для исполнения. К ним относятся:

  • приходные и расходные ордеры (ПКО и РКО);
  • платежные и расчетно-платежные ведомости;
  • счета на оплату;
  • заявления на выдачу наличных и пр.

При этом РКО, оформленные к зарплатной ведомости, регистрируются в журнале после фактического совершения выплат, тогда как остальные документы фиксируются в регистре до поступления или выдачи денег.

Нюансы оформления журнала

Типовая форма журнала регистрации № КО-3 утверждена Постановлением Государственного комитета по статистике РФ от 18.08.1998 №88.

1) С 01.01.2013 года унифицированные бланки утратили статус документов, обязательных к применению. Законодательного требования использовать в учете журнал регистрации по форме №КО-3 не установлено, как и административной ответственности за отсутствие такого регистра. Однако организациям (ИП) с большим документооборотом целесообразно регистрировать документы, связанные с движением наличности, во избежание неправомерного изъятия денег из кассы по поддельным бумагам.

Наличие журнала позволяет провести сверку зарегистрированных документов с бумагами, согласно которым кассир выдавал и получал наличные деньги в течение рабочего дня, и сопоставить фактический остаток наличности с суммами по документам, зафиксированным в регистре.

Субъект может разработать образец регистра первичных кассовых документов самостоятельно, исходя из особенностей хозяйственной деятельности, или использовать типовой бланк.

2) Функция по заполнению журнала обычно возлагается на материально-ответственного работника (бухгалтера, кассира и пр.). Контролирует правильность заполнения документа главный бухгалтер.

3) Промежуток времени, на который заводится регистр, определяется компанией самостоятельно и зависит от объема первичной документации.

4) Журнал можно вести как в бумажном виде, так и электронном. Бумажный бланк следует пронумеровать, прошить и заверить личной подписью руководителя (другого уполномоченного лица). Проставлять печать не обязательно. Большинство бухгалтерских программ формируют журнал регистрации автоматически без дополнительных затрат времени со стороны ответственного работника.

5) Ошибки при заполнении бланка допускать нежелательно. Если ошибка допущена, то неверную информацию нужно зачеркнуть (при этом ошибочная запись должна легко читаться), сверху внести верные данные, поставить подпись ответственного работника и дату внесения исправления.

Образец заполнения формы КО-3

Титульный лист

  1. В строке «Организация» указывается сокращенное наименование организации или ИП (журнал является внутренним сводным регистром и писать полное наименование в соответствии с учредительными документами – нет необходимости).
  2. Строка «Структурное подразделение» заполняется при наличии у компании подразделений.
  3. В строке «Код по ОКПО» указывается код ОКПО из уведомления Росстата.
  4. В центре титульного листа указывается период, на который заведен регистр.
  5. Ниже заполняются должность и Ф.И.О. лица, ответственного за ведение документа.

Вкладной лист

Вкладные листы представлены в виде таблицы, разделенной на две части:

  • в левой части (столбцы 1-4) регистрируются приходные документы;
  • в правой части (столбцы 5-8) – расходные.

Заполнение таблицы производится следующим образом:

№ столбца,
приход
№ столбца,
расход

Унифицированная форма в формате: MSWord; MSExcel

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Указания по применению

Применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

В начало страницы

Комментарии по заполнению

  • При формировании кассовых документов они автоматически регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.
  • В программе можно сформировать вкладные листы журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров за соответствующий день или за произвольный период времени.
  • Вкладные листы в хронологическом порядке подшиваются в журнал.
  • В конце месяца, квартала или года вкладные листы переплетаются в книгу.

В КО-1и КО-2указывается основание для их составления, и перечисляются прилагаемые к ним документы. Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера (на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или уполномоченных по письменному распоряжению руководителя лиц), правильность оформления документов, наличие перечисленных в документах приложений.

КО-1и КО-2или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено” с указанием даты (числа, месяца, года), что исключает возможность их повторного использования.

В начало страницы

Для чего нужен журнал регистрации кассовых документов?

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов предназначен для регистрации:

  • приходных кассовых ордеров;
  • расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов: платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и т.п.

Ведется журнал бухгалтерией. Регистрация в нем документов происходит перед их передачей в кассу организации для исполнения.

Внимание! Применение унифицированно формы №КО-3 не является обязательным, т.к. не установлено Указанием о порядке ведения кассовых операций.

Структура журнала регистрации кассовых документов

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов оформляется по унифицированной форме № КО-3, утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (форма по ОКУД 0310003).

Скачать журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Он состоит из обложки и собственно журнала.

Обложка журнала содержит такие сведения, как:

  • наименование организации и ее структурного подразделения, код по ОКПО;
  • период, за который ведется журнал;
  • должность и ФИО лица, ответственного за ведение журнала.

Далее идет таблица, в графах которой отражаются:

  • номер и дата приходного или расходного документа;
  • сумма, на которую составлен документ;
  • примечание, то есть запись о содержании хозяйственной операции.

Срок, на который заводится журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, нормативно не определен. Этот срок установите самостоятельно с учетом количества проводимых организацией кассовых операций.

Эксперты КонсультантПлюс детально разъяснили, как соблюдать кассовую дисциплину:

Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель. Порядок ведения кассовых операций, соблюдение кассовой дисциплины организациями и ИП.

Образец заполнения журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов

Скачать образец заполнения журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов

Унифицированная форма КО-3 ведется организациями для регистрации кассовых документов, которые передаются в кассу. Применение данного формуляра не является общеобязательным и используется хозсубъектами по собственному желанию.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.