Замена отпуска компенсацией

В каких случаях можно заменить отпуск деньгами

Право на отдых, в том числе и в период ежегодных оплачиваемых отпусков, устанавливает ТК РФ. Продолжительность отдыха должна быть не менее 28 дней в году (ст. 21, 115 ТК РФ). Право на отдых является одновременно и обязанностью работника: получить вместо отпуска денежный эквивалент, продолжая работу, он не может.

Вместе с тем, некоторым категориям работников положен более длительный ежегодный отпуск либо дополнительный.

К примеру, работники-инвалиды имеют право отдыхать более длительно — не менее 30 дней в году (ФЗ-181 от 24/11/95 г.), а работники с ненормируемым режимом труда, трудящиеся на Крайнем Севере, имеют право на дополнительные отпуска (ст. 116 ТК РФ).

Могут устанавливаться такие дополнительные выходные и локальными актами компании, предоставляться и оплачиваться по инициативе администрации.

Разница между установленной нормой отпускных дней (28) и более длительным отпуском, предоставленным работнику, может по его желанию компенсироваться. Отпуск в 28 дней или его часть не заменяется денежной компенсацией, за исключением случая, когда работник увольняется, не успев уйти в отпуск за проработанный ранее период.

Дополнительные отпуска, однако, не во всех случаях закон позволяет заменить компенсацией.

Бывают ситуации, когда работник, не пользуясь отпуском течение 2 лет, рассчитывает получить деньги за весь этот период или его часть: к примеру, отгулять 28 дней, а за оставшееся время, которое ему «должна» фирма, получить деньги. Однако компенсацию ему начислить в данном случае нельзя.

Законодатель позволяет «взять деньгами» все те же дополнительные дни за каждый год, все сразу или частями, а период по 28 дней за каждый год – отдыхать (абз. 2 ст. 126 ТК РФ). Конечно, это возможно только при условии, что эти дни ему положены по закону. Разберем указанные ситуации более подробно и рассмотрим порядок оформления денежной компенсации отпуска.

Дополнительный отдых

Дополнительный отпуск (аналогично и более длительный отпуск) для определенных категорий работников – одна из возможностей заменить время отдыха денежной выплатой. Администрация правомочна пересчитать работнику период отдыха, превышающий 28 дней, и оплатить только по его заявлению.

Следует иметь в виду, что даже при желании работника запрещено компенсировать дополнительный отпуск или его часть следующим категориям граждан:

  • беременным;
  • несовершеннолетним;
  • работающим во вредных, на опасных производствах, рабочих местах (ст. 126 ТК РФ, абз. 3).

Они могут получить деньги вместо отпуска в единственном случае — при увольнении.

Какие условия работы считаются вредными и опасными, говорится в ст. 117 ТК РФ, абз.1. Относительно «вредников» надо помнить, что минимальный дополнительный отпуск, который им положен, – 7 дней. Этот период компенсировать нельзя, как и сказано выше. Однако ст. 117 ТК РФ предусматривает возможность более длительных дополнительных отпусков для этой категории работников.

Они могут быть закреплены в (меж)отраслевых соглашениях, колдоговорах, допсоглашениях к договору с работником. Часть, превышающую минимальный размер дополнительного отпуска, можно компенсировать. Размер компенсации и механизм ее расчета также устанавливаются соглашениями отраслевого и межотраслевого характера, колдоговором.

На заметку! Исходя из смысла ст. 126 ТК РФ, оплата части отпуска работнику не является обязанностью работодателя, а только его правом.

Приказ о начислении компенсации издается на основании заявления сотрудника. Компенсируют отпуск на основании среднего заработка за год, как и при расчете компенсации в момент увольнения.

Увольнение

Увольнение – один из случаев, когда денежная выплата заменяет неиспользованный ранее отпуск всем категориям работников. Она начисляется за весь период неиспользованного ежегодного отдыха, суммарно (абз. 1 ст. 127 ТК РФ).

Важно! Сотрудник может получить компенсацию вне зависимости от причины, по которой он был уволен (даже если речь идет, к примеру, о нарушении трудовой дисциплины).

Компенсируют отпуск только гражданам, проработавшим в фирме более 1⁄2 месяца. Напомним, что отпуск как таковой предоставляется работнику только через 1⁄2 года работы (письмо №5921-ТЗ Роструда от 31/10/08 г.).

За полный год начисляется компенсация, если гражданин отработал 11 месяцев. Если предприятие ликвидируется, происходит сокращение штатов, сокращается объем работ и пр. и работник вынужден уволиться, ему следует начислить компенсацию за полный год уже при стаже работы от 5 1⁄2 до 11 месяцев (правила №169 об отпусках от 30/04/1930 п. 28).

В иных случаях компенсация начисляется с учетом стажа работы – по 2,33 дня за месяц работы. Период менее 1⁄2 месяца в расчет не берется, а более – принимается за полный месяц. Возможно, работник уже использовал часть отпуска до увольнения. Эти дни надо вычесть из расчета. Далее рассчитывается средний заработок за день.

Если год до увольнения полностью отработан, заработную плату делят на 12 и на среднее число дней месяца — 29,3 (ст. 139 ТК РФ ч. 4).

Если были отработанные не полностью месяцы, расчет ведется по другой схеме:

  1. Определяется число дней в полностью отработанных месяцах умножением на 29,3.
  2. Считают число дней в не полностью отработанных месяцах. Для этого 29,3 делят на число дней определенного месяца по календарю. Затем полученное значение умножают на фактическое число календарных отработанных дней. Все значения по не полностью отработанным месяцам суммируют.
  3. Определяют общий отработанный период.
  4. Заработную плату делят на полученное значение.

Среднедневной заработок умножают на рассчитанное число календарных дней причитающегося отпуска. При расчете следует исключить периоды и суммы (по тексту Положения №922 от 24/12/07 г., утв. Правительством РФ), когда человек:

  • не работал, но по закону за ним сохранялся средний заработок (к примеру, он отдыхал в отпуске);
  • находился на больничном;
  • не мог трудиться в связи с простоем;
  • не мог трудиться в связи с забастовкой и пр.

Компенсация выдается в день увольнения, а если человек по графику отсутствовал – на другой день после его просьбы выдать деньги (ст. 140 ТК РФ).

Компенсацию за отпуск при работе по ГПД гражданин не получает, поскольку отпуск в данном случае ему не положен – отсутствует факт трудовых отношений, такой договор не подпадает под действие ТК РФ.

На заметку! Выдача компенсационной выплаты за неиспользованный отпуск увольняемому сотруднику – это обязанность компании (ст. 127 ТК РФ).

В каких случаях допускается по ТК РФ в 2019 году?

Ст.126 устанавливают ситуацию, когда работодатель может заменить денежной выплатой часть ежегодного оплачиваемого отпуска.

При одновременной выполнении условий ниже замена дополнительного оплачиваемого отдыха компенсацией возможна:

  1. Работник сам хочет получить деньги вместо отдыха и пишет об этом в заявлении.
  2. Сотруднику положены дополнительные отпускные дни, только отпуск свыше 28-ми дней за год можно менять на денежную выплату.
  3. Трудящийся является совершеннолетним лицом, то есть достиг 18-ти лет.
  4. Работник не относится к категории беременных женщин, которые обязаны отгуливать свой отпуск полностью, в том числе и дополнительную часть.
  5. Трудовая деятельность человека не относится к опасной и вредной.

Указанные условия прописаны в ТК РФ и обязательны к исполнению.

Важно, чтобы работник был согласен вместо отдыха получить денежные средства.

Нельзя принудить его к этому, согласие должно быть добровольным, выраженным на бумаге.

Можно ли заменить отпуск совместителей денежной выплатой, .

Можно ли заменить дополнительные дни свыше 28-ми?

Именно добавочные отпускные дни свыше 28-ми можно поменять на денежную компенсацию.

Основная часть отпуска не подлежит замене.

Работник должен ежегодно отдыхать, для этого ТК РФ предоставляет ему право на 28 календарных дней оплачиваемого отпуска.

Если в текущем году он не использован, то эти не нужно компенсировать деньгами, следует перенести их на следующий год.

Запрещается непредоставление времени для отдыха более 2 лет подряд.

Ответственность при нарушении данного правила ложится на работодателя.

Если работник 2 года не отдыхал, и об этом станет известно контролирующим органам, работодателю будет назначен штраф.

Сотрудник же никаких потерь не несет в такой ситуации и не наказывается. Его отпуск копится, его он может отгулять позже (дни не сгорают) либо получить компенсацию при увольнении.

Если работодатель выплатит компенсацию за основную часть отдыха в процессе работы, то грозит штраф как самой организации, так и ее руководителю.

Размеры штрафов:

  • для организации: от 30000 до 50000 при первичном выявлении нарушения, от 50000 до 70000 при повторном;
  • для руководителя: от 1000 до 5000 при первичном, от 10000 до 20000 при повторном.

Воспользоваться правом замены отпуска компенсацией по ст.126 ТК РФ можно только в отношении дополнительно предоставляемых дней.

Если ежегодный отпуск составляет 28 дней, то никакая замена не допускается до тех пор, пока человек не уволится.

При увольнении ему выплачивается компенсация за все неиспользованные отпускные дни.

Получить денежные средства вместо дней отпуска могут те категории работников, у которых есть право на добавочные дни:

  • за ненормированный труд;
  • за вредные и опасные условия — за дополнительные дни свыше 7-ми;
  • работающие на Крайнем Севере или в местностях, к ним приравненных – от 16 до 24 дней;
  • за особый характер работы – продолжительность устанавливается Правительством РФ.

Положена ли за вредные условия труда?

Дополнительные 7 дней оплачиваемого отпуска положены за вредные и опасные условия труда, однако их заменять денежной выплатой не допускается.

Работник должен отдыхать 28 + 7 дней ежегодно для восстановления сил и здоровья.

Вредные и опасные условия труда устанавливаются по результатам спецоценки, дополнительный отпуск положен в случае, если условия признаны вредными 2,3 или 4 степени, а также, если они признаны опасными.

7 добавочных дней за вредность работы предоставляются на основании ст.117 ТК РФ.

Если трудовым или коллективным договором на предприятии установлена большая длительность дополнительного отпуска, то дни свыше 7-ми можно заменять денежной выплатой.

Таким образом, при работе во вредных и опасных условиях работник должен ежегодно отдыхать минимум 35 календарных дней, за дни свыше можно получить компенсацию.

Для этого работнику нужно написать заявление на имя руководителя.

Как получить за ненормированный рабочий день?

Согласно ст.119 ТК РФ, если у сотрудника ненормированный график, то ему положено дополнительно 3 дня оплачиваемого отпуска.

Трудовым договором или локальным актом работодатель может повысить эту продолжительность на свое усмотрение.

Все добавочные отпускные дни можно заменить денежной компенсацией, никаких ограничений нет.

Главное – желание работника и согласие работодателя.

Как оформить?

Процедура оформления замены оплачиваемого отпуска компенсацией в процесс работы включает в себя следующие этапы:

  • Шаг 1. Написание заявления работником – только в случае, если есть право на дополнительный отдых.
  • Шаг 2. Принятие заявления работодателем и удостоверение в том, что добавочные отпуск есть и его можно менять.
  • Шаг 3. Оформление приказа в свободной форме.
  • Шаг 4. Ознакомление сотрудника с распоряжением под роспись.
  • Шаг 6. Внесение в кадровые документы изменений, связанных с заменой.
  • Шаг 7. Расчет компенсации за отпускное время — онлайн калькулятор.
  • Шаг 8. Выплата денежных средств работнику после удержания из них НДФЛ.
  • Шаг 9. Уплата НДФЛ с суммы компенсации в срок не позднее следующего дня за выплатой.
  • Шаг 10. Уплата страховых взносов, начисленных на сумму компенсации, в срок до 15-го числа следующего месяца включительно.

Заявление и приказ пишутся в произвольном виде, ниже приведены образцы документов.

Скачать заявление о выплате денежной компенсации за дополнительный отпуск – образец.

Так выглядит образец:

Скачать приказ о замене отдыха деньгами – образец.

Так выглядит образец:

При увольнении

При прекращении трудовых отношений весь неиспользованный отдых подлежит компенсации. Как рассчитать количество неиспользованных дней?

Деньги выплачиваются как за основную, так и дополнительную часть в случае, они не отгуляны сотрудником.

Никакого оформления процедура не требует.

Бухгалтер автоматически проводит расчеты в случае, если оформлен приказ об увольнении.

Выплата производится в последний рабочий день. Компенсация выдается за минусом удержанного НДФЛ.

Подоходный налог работодатель должен уплатить не позднее следующего дня после выплаты.

Кроме того, с начисленной суммы нужно посчитать страховые взносы и перечислить их в бюджет до 15-го числа следующего месяца.