Загран командировки оформление

ЗАГРАНИЧНЫЕ КОМАНДИРОВКИ — УЧЕТ И ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ЗАТРАТ

Артемова И.В.,
главный бухгалтер, консультант

 
    Оформление заграничных командировок, расчеты с сотрудниками, направляемыми в командировку за рубеж, а также учет и подтверждение затрат по таким командировкам несколько отличаются от аналогичных действий по командировкам внутри страны. Кроме того, по данным вопросам существуют достаточно обширная судебная практика и ряд разъяснений контролирующих органов. Попробуем разобраться, как же правильно учесть затраты на заграничную командировку.
 
    Согласно статье 166 Трудового кодекса РФ служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом зарубежной командировкой признается командировка за пределы РФ, в том числе в страны СНГ, при пересечении границ которых отметка в заграничном паспорте может не проставляться.
    Распоряжение работодателя о направлении в командировку оформляется приказами по унифицированным формам Т-9 (для одного работника) или Т-9а (для группы работников), утвержденным постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. При направлении за рубеж в приказе указываются страна, город и организация, куда направлен работник.
    При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).
    Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Особенности направления работников в служебные командировки определены в постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение № 749), содержание которого рассмотрим позднее.
    По мнению специалистов ФНС России и Минфина России, изложенному в недавних письмах от 21.03.2011 № КЕ-4-3/4408иот 31.03.2011 № 03-03-06/1/193 соответственно, при оценке величины принимаемых для целей исчисления налога на прибыль расходов на зарубежные командировки следует исходить из того, что расходами на командировки, соответствующими требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ, будут являться суммы, которые подлежат работнику в возмещение командировочных расходов в соответствии с трудовым законодательством РФ.
    А в письме УФНС РФ по г. Москве от 29.11.2010 № 20-15/124949 подчеркивался важный факт — учитывая, что перечень прочих расходов, связанных с производством и реализацией, является открытым, расходы, понесенные во время загранкомандировки и не перечисленные в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, могут быть учтены в целях налогообложения прибыли на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. При этом такие расходы должны быть признаны соответствующими требованиям, которые установлены в п.

Командировка заграничная, налоги отечественные: учитываем расходы на выезд работника за рубеж

1 ст. 252 НК РФ.
    Значит, для учета затрат на командировку в целях уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль должно выполняться два главных условия:

1) наличие правильно оформленного распоряжения работодателя (приказа), а также документа, подтверждающего фактическую продолжительность командировки (командировочное удостоверение либо копия заграничного паспорта с отметками пограничных органов);
2) расходы являются экономически обоснованными и возмещаются работникам в порядке и в размерах, установленных коллективным договором или локальным нормативным актом (приказом, распоряжением, положением по организации).

    Расходы на командировки для коммерческих организаций в целях расчетов по налогу на прибыль не нормируются. В частности, можно установить в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте любой размер суточных, в том числе и дифференцировать размеры суточных в зависимости от различных факторов.

Командировка за рубеж

“Бюджетный учет“, 2010, N 5

КОМАНДИРОВКА ЗА РУБЕЖ

В последние годы все больше учреждений отправляют своих сотрудников в зарубежные командировки. Это связано с необходимостью участия в различных совещаниях, всероссийских и международных спортивных мероприятиях, с прохождением стажировок и т.д. В данной статье пойдет речь об особенностях загранкомандировок, а также о том, как оформить документы, приобрести и учесть валюту для выдачи ее командированному работнику.

Оформление командировки

Оформление документов на командировку работника за границу, так же как и при командировке по России, начинается с издания приказа руководителя (форма Т-9 или Т-9а) и служебного задания на командировку (форма Т-10а). Данные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1. При командировке за границу не требуется оформлять командировочное удостоверение. Даты пересечения границы проставляются в загранпаспорте при прохождении границы. Исключением являются командировки в страны СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы. В этом случае даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам в командировочном удостоверении, оформленном как при командировании в пределах территории РФ.

По возвращении из командировки работник должен в течение трех дней представить в бухгалтерию учреждения авансовый отчет с оправдательными документами.

ЗАГРАНКОМАНДИРОВКИ: ОСОБЕННОСТИ УЧЕТА И НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ

К авансовому отчету прикладывается ксерокопия необходимых страниц паспорта с отметками таможни (кроме командирования в страны СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения).

Кроме того, к авансовому отчету прилагаются:

— документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения;

— документы, подтверждающие уплату сборов за услуги аэропортов, иных комиссионных сборов;

— документы, подтверждающие расходы на проезд до места назначения и обратно, в аэропорт, на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;

— документы, подтверждающие стоимость служебных телефонных переговоров;

— документы, подтверждающие расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, если указанные действия не производились учреждением;

— документы, подтверждающие расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Остаток денежных средств свыше суммы, использованной согласно авансовому отчету, подлежит возвращению работником в кассу в валюте той страны, в которой был выдан аванс, не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки.

Возмещение расходов командированному

При направлении в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

— расходы по проезду;

— расходы по найму жилого помещения;

— суточные;

— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом учреждения в рамках Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749 “Об особенностях направления работников в служебные командировки“ (далее — Постановление N 749), Указа Президента России от 18 июля 2005 г. N 813 “О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих“ и Постановления Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. N 812 “О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета“ (далее — Постановление N 812). Оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории Российской Федерации, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Законом от 10 декабря 2003 г. N 173-ФЗ “О валютном регулировании и валютном контроле“.

Суточные

Порядок выплаты суточных при командировках за границу определен Постановлениями N N 749 и 812 и имеет несколько нюансов:

— при проезде по территории РФ суточные выплачивают в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории РФ;

— при проезде по территории иностранного государства — в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств;

— при следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях. Даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяют по отметкам пограничных органов в паспорте;

— при направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник;

— работнику, выехавшему в служебную командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов от установленной нормы;

— суточные не выплачивают, если работник, направленный в служебную командировку на территорию иностранного государства, в период служебной командировки обеспечивается иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны;

— если принимающая сторона не выплачивает указанному работнику иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет ему за свой счет питание, суточные выплачивают в иностранной валюте в размере 30 процентов (включая надбавки) от установленной нормы;

— военнослужащим, проходящим военную службу по контракту, направленным в служебные командировки на территории иностранных государств для выполнения задач по поддержанию мира в зонах вооруженных конфликтов, в отношении которых продовольственное обеспечение осуществляется в форме организации питания по месту военной службы (при условии отсутствия у них права на получение должностных окладов в иностранной валюте), суточные в иностранной валюте выплачивают в размере 30 процентов суточных, установленных Постановлением N 812;

— при направлении за счет средств федерального бюджета на территорию иностранного государства делегаций учащихся (школьников, студентов вузов, учащихся техникумов и других учебных заведений) направляющая сторона выплачивает суточные в иностранной валюте в размере 15 процентов от установленной нормы при условии, что члены указанных делегаций обеспечиваются питанием за счет направляющей или принимающей стороны и не получают иностранную валюту на личные расходы от принимающей стороны.

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

Наем помещения

Расходы по найму жилого помещения при направлении гражданских служащих в служебные командировки на территории иностранных государств возмещаются по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами. Предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при служебных командировках на территории иностранных государств определяются согласно Приказу Минфина России от 2 августа 2004 г. N 64н (далее — Приказ N 64н). В некоторых случаях бюджетным учреждениям разрешается оплачивать командировочные расходы по найму жилого помещения в размерах сверх норм, определенных Приказом N 64н. Например, в органах МВД России такие выплаты осуществляются в размере фактических расходов в случае превышения нормы по найму жилого помещения, если получить подтверждающий документ посольства или консульства Российской Федерации за рубежом не представляется возможным (п. 47 Приказа МВД России от 19 марта 2007 г. N 268 “Об утверждении Инструкции о порядке выезда сотрудников и работников органов внутренних дел Российской Федерации, военнослужащих и лиц гражданского персонала внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации в служебные командировки за пределы территории Российской Федерации“).

Проездные расходы

Расходы по проезду при направлении работника в командировку на территории иностранных государств возмещаются ему в том же порядке, что и при направлении в служебную командировку в пределах территории Российской Федерации.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы включают:

— стоимость железнодорожных, автобусных и авиабилетов;

— оплату услуг по предварительной продаже (бронированию) и оформлению билетов;

— платежи по обязательному личному страхованию пассажиров на транспорте;

— плату за пользование в поезде постельными принадлежностями;

— стоимость проезда к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта.

В бюджетных учреждениях работают разные категории служащих. Порядок возмещения командировочных расходов федеральным государственным гражданским служащим определен Указом Президента России 18 июля 2005 г. N 813 “О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих“ <1>.

———————————

<1> Подробно о командировании государственных служащих читайте в журнале “Бюджетный учет“ N 10/2009, с. 29.

Для категории негосударственных служащих предусмотрены следующие нормы по возмещению расходов на проезд:

— железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

— водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

— воздушным транспортом — в салоне экономического класса;

— автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

Дополнительные расходы

Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:

— расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

— обязательные консульские и аэродромные сборы;

— сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

— расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

— иные обязательные платежи и сборы.

Отдельным категориям гражданских служащих оплачиваются услуги залов официальных лиц и делегаций, организуемых в составе железнодорожных и автомобильных вокзалов (станций), морских и речных портов, аэропортов (аэродромов), открытых для международных сообщений (международных полетов). Перечень должностей гражданской службы, замещение которых дает право пользования залами для официальных лиц и делегаций, утвержден Указом Президента РФ от 6 марта 2009 г. N 244.

Бюджетный учет

Служебные командировки за рубеж связаны с получением и расходованием иностранной валюты. Аванс можно выдать как в рублях, так и в наличной валюте. Получив рубли, сотрудник обменивает их на иностранную валюту самостоятельно, а по возвращении из командировки продает неиспользованный остаток валюты и возвращает в кассу организации его рублевый эквивалент. Приведем основные бухгалтерские записи по отражению операций по загранкомандировкам в бюджетном учете.

Операции по движению средств учреждения в иностранной валюте отражаются по счету 0 201 07 000 “Денежные средства учреждения в иностранной валюте“.

Пересчет валюты в рубли производится по официальному курсу, устанавливаемому Центральным банком РФ. При осуществлении валютных операций в связи с колебаниями официального курса ЦБ РФ возникают курсовые разницы, которые могут быть как положительными, так и отрицательными.

Дебет 0 201 04 510
“Поступления в кассу“
Кредит 0 201 07 610
“Выбытия денежных средств учреждения со счетов в иностранной валюте“
— получены в кассу наличные денежные средства в иностранной валюте;

Дебет 1 210 03 560
“Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств“
Кредит 1 304 05 212, 1 304 05 222, 1 304 05 226
“Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по прочим выплатам“, “Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате транспортных услуг“, “Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате прочих работ, услуг“

— предоставлена в УФК заявка учреждения для выплаты наличных денег со счета органа, осуществляющего кассовое обслуживание исполнения бюджетов;

Дебет 0 201 04 510
“Поступления в кассу“
Кредит 1 210 03 660, 2 201 01 610
“Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств“, “Выбытия денежных средств учреждения со счетов“
— получены денежные средства в рублях в кассу учреждения;

Дебет 0 208 02 560, 0 208 05 560, 0 208 09 560
“Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам“, “Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг“, “Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг“
Кредит 0 201 04 610
“Выбытия из кассы“
— выданы из кассы денежные средства в рублях или иностранной валюте в подотчет на оплату суточных, проезда, наем жилья;

Дебет 0 401 01 212, 0 401 01 222, 0 401 01 226
“Расходы по прочим выплатам“, “Расходы на транспортные услуги“, “Расходы на прочие работы, услуги“
Кредит 0 208 02 660, 0 208 05 660, 0 208 09 660
“Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам“, “Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг“, “Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг“
— отражены расходы по авансовому отчету;

Дебет 0 208 02 560, 0 208 05 560, 0 208 09 560
“Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам“, “Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг“, “Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг“
Кредит 0 201 04 610
“Выбытия из кассы“
— выдан перерасход по авансовому отчету;

Дебет 0 201 04 510
“Поступления в кассу“
Кредит 0 208 02 660, 0 208 05 660, 0 208 09 660
“Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам“, “Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг“, “Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг“
— внесен в кассу остаток неизрасходованной подотчетной суммы;

Дебет 0 201 07 510
“Поступления денежных средств учреждения на счета в иностранной валюте“
Кредит 0 201 04 610
“Выбытия из кассы“
— сдана наличная иностранная валюта на счет в банке;

Дебет 1 210 03 560, 2 201 01 510
“Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств“, “Поступления денежных средств учреждения на счета“
Кредит 0 201 04 610
“Выбытия из кассы“
— внесение наличных денежных средств на счет на основании расходного кассового ордера, квитанции к объявлению на взнос наличными;

Дебет 1 304 05 212, 1 304 05 222, 1 304 05 226
“Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по прочим выплатам“, “Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате транспортных услуг“, “Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате прочих работ, услуг“
Кредит 1 210 03 660
“Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств“
— зачисление наличных денежных средств на счет на основании выписки с лицевого счета;

Дебет 0 201 07 510
“Поступление денежных средств учреждения на счета в иностранной валюте“
Кредит 0 401 01 171
“Доходы от переоценки активов“
— отражена положительная курсовая разница по валютному счету;

Дебет счета 0 401 01 171
“Доходы от переоценки активов“
Кредит 0 201 07 610
“Выбытия денежных средств учреждения со счетов в иностранной валюте“
— отражена отрицательная курсовая разница по валютному счету;

Дебет 0 401 01 171
“Доходы от переоценки активов“
Кредит 0 201 04 610
“Выбытия из кассы“
— отражена отрицательная курсовая разница по наличным валютным средствам в кассе учреждения;

Дебет 0 208 02 560, 0 208 05 560, 0 208 09 560
“Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам“, “Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг“, “Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг“
Кредит 0 401 01 171
“Доходы от переоценки активов“
— отражена положительная курсовая разница по расчетам с подотчетными лицами;

Дебет 0 401 01 171
“Доходы от переоценки активов“
Кредит 0 208 02 660, 0 208 05 660, 0 208 09 660
“Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам“, “Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг“, “Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг“
— отражена отрицательная курсовая разница по расчетам с подотчетными лицами.

Внимание! Для обложения НДФЛ суточные в иностранной валюте пересчитываются в российские рубли по курсу Центрального банка РФ на дату фактического получения дохода (п. 5 ст. 210 НК РФ).

“Командировочный“ НДФЛ

При исчислении налога на доходы физических лиц необходимо помнить, что согласно налоговому законодательству не подлежат обложению данным налогом суточные в пределах:

— 700 руб. — за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;

— 2500 руб. — за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Одним из специфичных моментов загранкомандировок является возможность утраты работником статуса налогового резидента РФ при частых поездках за рубеж <2>.

———————————

<2> Подробно об определении статуса налогового резидента читайте на с. 24.

Если срок нахождения работника на территории России за 12 месяцев, предшествующих дате выплаты дохода, составляет не менее 183 дней, сотрудник является налоговым резидентом в текущем налоговом периоде. Значит, его доходы подлежат налогообложению НДФЛ по ставке 13 процентов. Потеря статуса налогового резидента обернется для работника перерасчетом НДФЛ, поскольку ставка этого налога для нерезидента составляет 30 процентов (п. 3 ст. 224 НК РФ).

Внимание! Независимо от фактического времени нахождения в Российской Федерации налоговыми резидентами Российской Федерации признаются российские военнослужащие, проходящие службу за границей, а также сотрудники органов государственной власти и органов местного самоуправления, командированные на работу за пределы Российской Федерации (п. 3 ст. 207 НК РФ).

А.А.Комлева
Редактор-эксперт
журнала “Бюджетный учет“
Подписано в печать
25.04.2010

 Оформление командировки

Порядок направления и оформления служебных командировок регулируется Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утв.

Заграничные командировки: учет и подтверждение затрат

Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение).

Направление сотрудника в командировку за пределы территории РФ оформляется в общеустановленном порядке:

— приказом (формы № Т-9 или № Т-9а);

— служебным заданием (форма № Т-10а).

При этом командировочное удостоверение (форма № Т-10а) оформляется только при командировании работника в страны СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы. В иные страны командировочное удостоверение не оформляется. Основание – п. 15 Положения.

Время фактического нахождения работника в заграничной командировке при отсутствии командировочного удостоверения определяется по отметкам в заграничном паспорте сотрудника, свидетельствующим о пересечении им государственной границы РФ. По возвращении из заграничной командировки работнику следует приложить к авансовому отчету ксерокопию страниц заграничного паспорта с отметками о пересечении границы Российской Федерации.

Унифицированные формы для оформления командировок утверждены Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

 Командировочные расходы

В соответствии со ст. 168 ТК РФ работнику, направляемому в командировку, в том числе за границу, возмещаются:

— расходы по проезду;

— расходы по найму жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

При этом возмещение командировочных расходов производится работодателем в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются (п. 23 Положения):

а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

б) обязательные консульские и аэродромные сборы;

в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

д) иные обязательные платежи и сборы.

Возмещение иных расходов, связанных с командировками в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы (п. 24 Положения).

 Суточные

Во время пути суточные выплачиваются в соответствии с нормами, установленными локальным нормативным актом организации, в таком порядке (п.п. 17 и 18 Положения):

— при проезде по территории РФ — в размерах, установленных для командировок в пределах территории РФ;

— при проезде по территории иностранного государства — в размерах, установленных для командировок на территории иностранных государств;

— при следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте;

— при следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях;

— при направлении работника в командировку на территории 2 или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

 Суточные в страны СНГ

При направлении работника в командировку в страны СНГ, когда при въезде и выезде пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам в командировочном удостоверении. В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки. Основание – п. 19 Положения.

 Суточные при однодневной командировке на территории иностранного государства

Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов на выплату суточных (п. 20 Положения).

 Выдача аванса в валюте

Согласно п. 16 Положения оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с загранкомандировкой, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 10.12.2003 № 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле".

Согласно пп. 9 п. 1 ст. 9 закона к разрешенным относятся валютные операции:

— по оплате и (или) возмещению расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории Российской Федерации;

— при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой.

Порядок выдачи наличной иностранной валюты на командировочные расходы установленном Указанием Банка России от 14.08.2008 № 2054-У. Согласно п. 2.1 Указаний выдача наличной иностранной валюты организации оформляется на основании письма на получение наличной иностранной валюты, составленного организацией в произвольной форме. В письме на получение наличной иностранной валюты указываются: наименование организации; дата составления письма; дата получения наличной иностранной валюты; номер банковского счета; фамилия, имя, отчество (если последнее имеется) лица, получающего наличную иностранную валюту; реквизиты его документа, удостоверяющего личность (серия и номер документа, дата выдачи документа, наименование органа, выдавшего документ, и код подразделения (если имеется); наименование наличной иностранной валюты; подлежащая выдаче сумма наличной иностранной валюты, указываемая цифрами и прописью (при необходимости — по номиналам).

Письмо на получение наличной иностранной валюты подписывается лицом, наделенным правом первой подписи, и лицом, наделенным правом второй подписи (при наличии), с проставлением оттиска печати (при наличии), заявленной в карточке с образцами подписей и оттиска печати.

Неизрасходованную сумму аванса организация должна сдать в банк.

 Выдача аванса в рублях

Организация может выдать работнику аванс наличными денежными средствами в рублях с тем, чтобы он самостоятельно приобрел иностранную валюту в банке в качестве физического лица.

Организация также может перечислить денежные средства на карточный счет работника, либо выдать работнику корпоративную карту, которой он сможет рассчитываться за границей.

 Оправдательные документы

К авансовому отчету должны быть приложены:

— ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы,

— командировочное удостоверение (в страны СНГ);

— документы о найме жилого помещения;

— документы о фактических расходах по проезду;

— справки о покупке валюты (если работник покупал иностранную валюту самостоятельно);

— документы, подтверждающие иные расходы, связанные с командировкой.

Документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык. Такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом организации. При этом перевод документов должна обеспечить организация (см. письма Минфина РФ от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202, от 22.03.2010 № 03-03-06/1/168).

 Авансовый отчет при получении аванса в валюте

Согласно приложению к ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» расходы, связанные со служебными командировками за пределы территории РФ, произведенные в иностранной валюте, признаются на дату утверждения авансового отчета. Аналогичная норма содержится в пп. 5 п. 7 с учетом п. 10 ст. 272 НК РФ для признания расходов на командировки для целей налогообложения прибыли.

 Авансовый отчет при получении аванса в рублях

ФНС России в письме от 21.03.2011 № КЕ-4-3/4408 разъяснила следующее.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ работодатель должен компенсировать работнику его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты. Таким образом, расходы организации на командировочные расходы в этом случае следует определять исходя из суммы истраченной согласно первичным документам валюты по курсу обмена. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты. При этом в соответствии с пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ дата операции признания в целях исчисления налога на прибыль расходов на командировки определяется датой утверждения авансового отчета.

В случае, если командированный работник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену, то сумма подлежащих возмещению работодателем расходов работника, связанная с командировкой, будет определяться суммой в иностранной валюте по первичным документам об осуществлении расходов. В этом случае сумма расходов в рублях, признаваемая в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, определяется организацией путем пересчета суммы в иностранной валюте на дату признания расходов, то есть на дату утверждения авансового отчета.