Восстановление кассового расхода

На основании статей 219 и 219.2 Бюджетного кодекса Российской Федерации разработан и утвержден Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 01.09.2008 N 87н «Порядок санкционирования оплаты денежных обязательств получателей средств федерального бюджета и администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета» (в ред. Приказов Минфина РФ от 12.03.2009 N 25н, от 10.12.2009 N 128н, от 31.03.2010 N 27н, от 17.08.2010 N 92н, от 16.12.2011 N 176н).

Согласно п.4 и п.5 данного Порядка, уполномоченный руководителем Федерального казначейства работник проверяет Заявку на кассовый расход на соответствие установленной форме, соответствие подписей имеющимся образцам, представленным получателем средств федерального бюджета (администратором источников финансирования дефицита федерального бюджета), а также на наличие в ней следующих реквизитов и показателей:

  1. кода участника бюджетного процесса по Сводному реестру и номера соответствующего лицевого счета;
  2. кодов классификации расходов бюджетов (классификации источников финансирования дефицитов бюджетов), по которым необходимо произвести кассовый расход (кассовую выплату), а также текстового назначения платежа;
  3. суммы кассового расхода (кассовой выплаты) и кода валюты в соответствии с Общероссийским классификатором валют, в которой он должен быть произведен;
  4. суммы кассового расхода (кассовой выплаты) в валюте Российской Федерации, в рублевом эквиваленте, исчисленном на дату оформления Заявки;
  5. суммы налога на добавленную стоимость (при наличии);
  6. вида средств.

Для бюджетных и автономных учреждений такой порядок утвержден Приказом Министерства финансов Российской Федерации № 72н от 16.07.2010 «О санкционировании расходов федеральных государственных учреждений, источником финансового обеспечения которых являются субсидии, полученные в соответствии с абзацем вторым пункта 1 статьи 78.1 Бюджетного кодекса Российской Федерации», согласно п.20 которого органом Федерального казначейства осуществляется проверка Заявки по следующим направлениям:

  1. наличие указанного(ых) в Заявке кода (кодов) КОСГУ и кода субсидии в Сведениях;
  2. соответствие указанного в Заявке кода КОСГУ, коду КОСГУ, указанному в Сведениях по соответствующему коду субсидии;
  3. соответствие указанного в Заявке кода КОСГУ текстовому назначению платежа, исходя из содержания текста назначения платежа, в соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденными приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30 декабря 2009 г. № 150н (признан не нуждающимся в государственной регистрации письмом Министерства юстиции Российской Федерации от 26 января 2010 г. № 01/844-АФ);
  4. соответствие содержания операции по оплате денежных обязательств на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг, аренды, исходя из документа-основания, коду КОСГУ и содержанию текста назначения платежа, указанным в Заявке на кассовый расход;
  5. непревышение суммы, указанной в Заявке, над суммой остатка расходов по соответствующему коду КОСГУ и соответствующему коду субсидии, учтенным на лицевом счете по иным субсидиям;
  6. соответствие информации, указанной в Заявке, Сведениям.

Несмотря на то, что платежные документы проходят вышеуказанный контроль, иногда возникают ситуации, когда после осуществления кассовой выплаты приходится уточнять код произведенного платежа.

Причинами данных уточнений могут быть не только ошибки при указании кода выплаты, но и внутренние приказы и распоряжения учреждения, когда, например, комиссионно при принятии к бухгалтерскому учету нефинансовый актив может быть признан основным средством, а не материальным запасом.

В таких случаях необходимо провести уточнение кода бюджетной классификации проведенной кассовой выплаты, которые могут касаться как непосредственно самого кода бюджетной классификации для казенных учреждений, так и только кода операции сектора государственного управления (КОСГУ) в случае бюджетных и автономных учреждений.

Рассмотрим, как отразить в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» восстановление кассового расхода, взяв за пример случай, когда восстановлению подлежат расходы, произведенные при выплате наличных денежных средств через кассу казенного учреждения.

Наиболее встречаемая ситуация, когда в кассу учреждения с лицевого счета приходуется сумма по ошибочному коду сектора государственного учреждения.

Итак, рассмотрим случай, когда в учреждении заработная плата персоналу, работающему по трудовым соглашениям, начисляется по КОСГУ 211, а выплата по договору гражданско-правового характера – по КОСГУ 226.

Документ «Отражение заработной платы в учете» выглядит следующим образом:

То есть, заработная плата начислена верно, но в момент формирования документа «Заявка на наличные» произошла ошибка, и наличные денежные средства были списаны с лицевого счета следующим образом:

Далее наличные денежные средства оприходованы в кассу учреждения документом «Приходный кассовый ордер» и выданы из кассы учреждения в соответствии с экономическим назначением кода КОСГУ документом «Расходный кассовый ордер».

 

При этом оборотно-сальдовая ведомость учреждения принимает следующий вид:

После того, как ошибка была обнаружена, необходимо произвести корректировку, как в бухгалтерском учете, так и сообщить в финансовые органы информацию о необходимости произведения уточнения кода. Операции по восстановлению кассовых расходов бюджета субъекта Российской Федерации на лицевых счетах, открытых получателям средств бюджетов субъектов Российской Федерации в финансовых органах субъектов Российской Федерации, осуществляются в порядке, установленном соответствующим финансовым органом.

Одним из основных нормативно-правовых актов, утверждающих вышеуказанные правила, является Приказ Федерального казначейства от 10 октября 2008 г. N 8н "О порядке кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов и порядке осуществления территориальными органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов" (с изменения от 30 июля, 25 декабря 2009 г., 29 октября 2010 г., 27 декабря 2011 г).

Согласно ч.II п.2.2.2. и п.2.2.3. разъяснено, как производить восстановление кассового расхода, и какие и как должны заполняться документы, переданные в финансовый орган.

Таким документом является Заявка на кассовый расход, заполненная согласно п.2.2.3. приказа Федерального казначейства РФ № 8н от 10.10.2008.

В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» в документе «Заявка на кассовый расход» существует хозяйственная операция «Восстановление ПБС кассового расхода с одного КБК на другой», которую можно использовать для восстановления кассового расхода с одного КОСГУ на другой.

Какими проводками отразить восстановление кассового расхода, восстановление кассового расхода

В Заявке на кассовый расход (ф. 0531801) нет реквизита «Контрагент», поскольку будут указаны реквизиты учреждения, которое составляет данный документ. При этом табличная часть заполняется следующим образом:

По вышеуказанной Заявке орган Федерального казначейства проводит внебанковскую операцию без списания-зачисления средств на соответствующем банковском счете органа Федерального казначейства и для отражения ее на соответствующих лицевых счетах.

Поэтому после получения Выписки из лицевого счета Заявку на кассовый расход проводить не следует.

Для корректировки данных в бухгалтерском учете, в соответствии с п.18 Приложения №2 к Приказу Министерства финансов Российской Федерации от 01 декабря 2010г. № 157н, ошибка, обнаруженная в регистрах бухгалтерского учета за отчетный период, за который бухгалтерская отчетность в установленном порядке уже представлена, в зависимости от ее характера, отражается датой обнаружения ошибки дополнительной бухгалтерской записью, либо бухгалтерской записью, оформленной по способу «Красное сторно», и дополнительной бухгалтерской записью.

Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления способом «Красное сторно» оформляются первичным учетным документом, составленным субъектом учета — Справкой, содержащей информацию по обоснованию внесения исправлений, наименование исправляемого регистра бухгалтерского учета (Журнала операций), его номер (при наличии), а также период, за который он составлен.

То есть необходимо сторнировать целый ряд документов и создать корректировочные проводки, которые устранят найденную ошибку.

Проведем сторно следующих документов с одновременным созданием корректировочных проводок:

Заявка на наличные

Приходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер

Проверив оборотно-сальдовую ведомость учреждения, убедимся, что ошибка откорректирована верно.

По всем созданным документам «Сторно» следует распечатать Бухгалтерскую справку (ф.0504833), подписать и в дальнейшем подшить к необходимым Журналам операция (ф.0504071).

Исправлять ранее созданные документы является крайне неверным шагом, в таком случае Журналы операций (ф.0504071) не будут соответствовать первичным документам за прошедший период, что является грубым нарушением ведения бухгалтерского учета.

Количество показов: 26492

Возврат к списку

Об отражении операций по восстановлению кассовых расходов в отчете (ф. 0503737)

Восстановление кассовых расходов

В финансово-хозяйственной жизни государственных (муниципальных) учреждений нередко бывают ситуации, когда возникает необходимость возврата денежных средств в кассу или на лицевой счет. При этом возникают вопросы правильности отражения в бухгалтерском учете таких фактов хозяйственной жизни. В статье рассмотрим на примерах, как это правильно сделать.

Поступление денежных средств, направленное на компенсацию конкретных кассовых расходов, то есть поступление денежных средств от юридического (физического) лица (контрагента), которому ранее была произведена выплата, как правило, называют восстановлением кассовой выплаты или восстановлением кассовых расходов.

Когда денежные средства, перечисленные или выданные организациям и физическим лицам, по той или иной причине подлежат возврату, у учреждения возникают дебиторская задолженность и обязанность по восстановлению кассовых расходов.

Поступление средств на восстановление расходов в текущем году отражается в бухгалтерском учете в соответствии с Инструкцией N 157н <1>. При этом казенные учреждения руководствуются еще Инструкцией N 162н <2>, бюджетные — Инструкцией N 174н <3>, а автономные — Инструкцией N 183н <4>, которыми предусмотрены необходимые операции.

<1> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.
<2> Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н.
<3> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.
<4> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н.

Рассмотрим несколько ситуаций, когда в бухгалтерском учете необходимо отразить восстановление кассовых расходов.

Возврат переплаты (авансовых платежей) по договорам. Государственные (муниципальные) учреждения для обеспечения своей деятельности заключают договоры на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг с различными предприятиями, организациями, а иногда и частными лицами. На практике встречаются ситуации, когда контрагент не может исполнить условия договора и должен вернуть авансовый платеж или по какой-то причине у учреждения может возникнуть переплата в рамках расчетов с поставщиками и подрядчиками. В этих случаях учреждение вправе рассчитывать на возврат (восстановление) произведенных кассовых выплат. Основанием для таких возвратов могут быть акты сверки, претензионные письма, судебные решения, иные документы.

Пример 1. Автономное учреждение физической культуры и спорта заключило договор на замену двух оконных блоков на сумму 30 000 руб. Условиями договора был предусмотрен авансовый платеж в размере 30% (9000 руб.). Учреждением исполнено данное условие. Оплата произведена за счет средств от приносящей доход деятельности. Подрядчик отказался от исполнения данного договора, уведомив об этом заказчика, и добровольно вернул полученный аванс.

В соответствии с Приказом N 171н <5> расходы автономного учреждения на оплату работ по текущему ремонту здания относятся на подстатью 225 "Работы, услуги по содержанию имущества" КОСГУ. Перечисление аванса подрядчику осуществляется на основании договора и полученного счета на предоплату. Операции по оплате и возврату кассовой выплаты в бухгалтерском учете автономного учреждения будут отражаться в соответствии с п. п. 72, 100 Инструкции N 183н следующим образом:

Содержание операции Дебет Кредит Сумма,
руб.
Оплачен авансовый платеж по договору 2 206 25 000 2 201 11 000 9000
Возвращен полученный от подрядчика
аванс
2 201 11 000 2 206 25 000 9000

<5> Приказ Минфина России от 21.12.2012 N 171н "Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации на 2013 год и на плановый период 2014 и 2015 годов".

Пример 2. Бюджетное учреждение (физкультурно-оздоровительный комплекс) с 01.09.2013 сменило поставщика коммунальных услуг (тепловой энергии). При сверке взаимных расчетов с предыдущим поставщиком установлена переплата на сумму 7000 руб. Акт сверки подписан сторонами, и должник возместил произведенные расходы на лицевой счет учреждения. Переплата выявлена по средствам, предоставленным для выполнения государственного задания.

Расходы бюджетного учреждения на оплату отопления согласно Приказу N 171н относятся на подстатью 223 "Коммунальные услуги" КОСГУ. В случае выявления факта переплаты за коммунальные услуги с действующим поставщиком она могла бы быть зачтена в счет будущих платежей, а так как услуги больше предоставляться не будут, то переплата подлежит возврату. Факт возмещения кассовых расходов в бухгалтерском учете бюджетного учреждения будет отражаться в соответствии с п. 72 Инструкции N 174н:

Содержание операции Дебет Кредит Сумма,
руб.
Возвращена излишне уплаченная сумма
от поставщика услуг
4 201 11 510 4 206 23 660 7000

Возврат переплаты налоговых платежей. Суммы налогов, взносов, начисленных учреждением в соответствии с законодательством РФ и подлежащих уплате в бюджет, отражаются им на счете 0 303 00 000 "Расчеты по платежам в бюджеты". Согласно п. 259 Инструкции N 157н суммы переплат, произведенных в бюджеты бюджетной системы РФ по платежам в бюджеты, учитываются на счете обособленно.

Пример 3. Муниципальное бюджетное учреждение дополнительного образования (спортивная школа) в течение года производила оплату авансовых платежей по земельному налогу за счет средств на муниципальное задание. В декабре 2012 г. земское собрание района приняло решение об освобождении от уплаты данного налога организаций, финансируемых за счет средств местного бюджета. Это решение применяется с 01.01.2012. Таким образом, у учреждения образовалась переплата по земельному налогу на сумму 160 000 руб. Спортивная школа обратилась в ФНС с заявлением о возврате суммы переплаты по земельному налогу. По решению налогового органа сумма переплаты возвращена учреждению.

В соответствии с Приказом N 171н расходы бюджетного учреждения на уплату земельного налога относятся на статью 290 "Прочие расходы". Земельный налог относится к категории местных налогов. Порядок его исчисления и уплаты регулируется нормами гл. 31 "Земельный налог" НК РФ и принятыми в соответствии с ней нормативными правовыми актами представительных органов муниципальных образований. Согласно п. 1 ст. 388 НК РФ плательщиками земельного налога признаются учреждения, которые обладают земельными участками на праве собственности, праве постоянного (бессрочного) пользования. Если у учреждения земельные участки находятся на праве безвозмездного срочного пользования или на праве аренды, то оно в силу п. 2 ст. 388 НК РФ не является плательщиком земельного налога.

Переплату по земельному налогу можно вернуть на основании соответствующего заявления в ФНС согласно ст. 78 НК РФ.

В бухгалтерском учете бюджетного учреждения начисление, оплата и восстановление кассовых расходов на земельный налог будут отражаться в соответствии с п. п. 72, 131, 133 Инструкции N 174н следующим образом:

Содержание операции Дебет Кредит Сумма,
руб.
Начислен земельный налог 4 401 20 290 4 303 13 730 160 000
Уплачен земельный налог 4 303 13 830 4 201 11 610 160 000
Восстановлен кассовый расход на
земельный налог
4 201 11 510 4 303 13 730 160 000
Уменьшены начисления по земельному
налогу (методом "красное сторно")
4 401 20 290 4 303 13 730 (160 000)

Возврат денежных средств, выданных под отчет. Ситуации, когда в кассу учреждения возвращаются неизрасходованные подотчетные суммы, на практике нередки. В этом случае речь тоже идет о восстановлении кассовых расходов. Выдача под отчет денежных средств производится через кассу учреждения или путем перечисления на расчетные (дебетовые) карты. Возврат неизрасходованных сумм может осуществляться таким же способом. Напомним, что выдача под отчет денежных средств производится на основании письменного заявления работника по распоряжению руководителя с указанием назначения, суммы и срока, на который они выдаются (п. 213 Инструкции N 157н).

Пример 4. В казенном учреждении через банковскую карту выданы под отчет денежные средства на заправку картриджей для принтера в размере 1000 руб. Заправка произведена на 900 руб. Неизрасходованную сумму (100 руб.) подотчетное лицо вернуло на банковскую карту. Эти денежные средства зачислены на лицевой счет на восстановление кассового расхода.

Расходы казенного учреждения на заправку картриджей в соответствии с Приказом N 171н относятся на подстатью 225 "Работы, услуги по содержанию имущества" КОСГУ.

В учете казенного учреждения данные факты хозяйственной жизни будут отражаться в соответствии с п. п. 84, 92 Инструкции N 162н:

Содержание операции Дебет Кредит Сумма,
руб.
Перечислена подотчетная сумма на
банковскую карту
1 210 03 560 1 304 05 225 1000
Получены под отчет денежные средства
на заправку картриджей
1 208 25 560 1 210 03 660 1000
Израсходованы денежные средства на
заправку картриджей (представлен
авансовый отчет)
1 401 20 225 1 208 25 660 900
Возвращены неизрасходованные
денежные средства на банковскую
карту <*>
1 210 03 560 1 208 25 660 100
Восстановлены расходы на лицевой
счет
1 304 05 225 1 210 03 660 100

<*> Инструкцией N 162н не предусмотрена корреспонденция счетов по внесению наличных денежных средств через банкоматы посредством банковских карт учреждения. Поэтому согласно п. 2 Инструкции N 162н указанную корреспонденцию счетов следует согласовать с главным распорядителем бюджетных средств, финансовым органом.

Восстановление кассовых расходов за счет разных источников финансового обеспечения. Рассмотрим ситуацию, когда расходы, произведенные по одному источнику финансирования, подлежат восстановлению за счет другого источника. По данному вопросу есть разъяснения в Письме Минфина России от 09.02.2012 N 02-03-09/428. В нем, в частности, рассмотрены варианты восстановления кассовых расходов, когда бюджетные и автономные учреждения производили выплаты академической стипендии и выплаты детям-сиротам, которые установлены законодательством о дополнительных гарантиях по социальной поддержке данной категории граждан, за счет средств от приносящей доход деятельности ввиду отсутствия финансирования по целевым субсидиям. При этом Минфин счел возможным осуществить за счет целевых субсидий или бюджетных ассигнований, доведенных на исполнение переданных полномочий, единовременное возмещение расходов на социальные выплаты, произведенные в январе — феврале, при представлении учреждением в орган Федерального казначейства вместе с оформленной в установленном порядке заявкой на кассовый расход (ф. 0531801) соответствующих отчетов, подписанных руководителем учреждения.

Отражение операций по восстановлению расходов учреждения на лицевом счете с кодом 20 (30) на сумму произведенных расходов на выполнение переданных полномочий осуществляется на основании расчетного документа, оформленного на основании заявки, представленной учреждением в орган Федерального казначейства для перечисления средств из федерального бюджета.

Операции по осуществлению расходов на социальные выплаты с дальнейшей единовременной их компенсацией за счет целевых субсидий или бюджетных ассигнований, лимитов бюджетных обязательств отражаются в учете учреждений бухгалтерскими записями, приведенными в Приложении к вышеназванному Письму:

Бюджетное учреждение
(Инструкция N 174н)
Автономное учреждение
(Инструкция N 183н)
Дебет Кредит Дебет Кредит
Принятие к учету денежных обязательств по социальной выплате
за счет целевой субсидии
5 401 20 262 5 302 62 730 5 401 20 262 5 302 62 000
Принятие решения об оплате социальных выплат за счет ПДД
с последующим возмещением
5 302 62 830 5 304 06 730 5 302 62 000 5 304 06 000
2 304 06 830 2 302 62 730 2 304 06 000 2 302 62 000
Исполнение обязательств за счет ПДД:
— путем перечисления с лицевого счета в ОФК
2 302 62 830 2 201 11 610 2 302 62 000 2 201 11 000
— путем выплаты наличных денежных средств
2 210 03 560 2 201 11 610 2 210 03 000 2 201 11 000
2 201 34 510 2 210 03 660 2 201 34 000 2 210 03 000
2 302 62 830 2 201 34 610 2 302 62 000 2 201 34 000
Восстановление кассового расхода средств по ПДД за счет целевых субсидий
5 304 06 830 5 201 11 610 5 304 06 000 5 201 11 000
2 201 11 510 2 304 06 730 2 201 11 000 2 304 06 000

О.Марова

Эксперт журнала

"Учреждения физической культуры и спорта:

бухгалтерский учет и налогообложение"