Внутренняя опись дела, образец

Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела».

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк внутренней описи документов личного дела .docСкачать образец заполнения внутренней описи документов личного дела .doc

Для чего нужна опись

Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.

Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.

К каким личным делам должна составляться опись

Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся

  • те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
  • а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

Кто должен составлять документ

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

Как составлять внутреннюю опись документов личного дела

На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

  1. каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
  2. использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).

Документ должен содержать в себе ряд сведений:

  • наименование предприятия,
  • должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
  • список описываемых документов,
  • полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).

К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.

Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.

Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).

Как оформить опись документов личного дела

Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.

Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.

При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.

Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).

Образец составления описи документов личного дела

В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя.

Далее оформляют в таблицу список документов описи:

  • номер документа по порядку,
  • затем его индекс (или номер по внутреннему документообороту предприятия),
  • дата составления и подписания,
  • заголовок, т.е. название документа (здесь же пишется подлинник это или копия),
  • номера листов,
  • примечания, в которых обычно указывается состояние документа, даты и причины его изымания и возврата и т.п. информация.

Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.

В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).

Что делать с описью после увольнения сотрудника

После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается. Выдавать его ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив предприятия. На описи же после внесения последней записи, все оставшиеся незаполненными пустые строки перечеркиваются, чтобы ни у кого не возникло соблазна вписать туда какую-нибудь дополнительную информацию. Затем документ в составе всего личного дела отправляется на хранение в архив.

Форма внутренней описи личных дел

Личное дело работника — это совокупность документов, содержащих сведения о работнике и о его трудовой деятельности. Иными словами, в одной папке под названием «Личное дело» собраны все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие документы о его трудовой деятельности.

Личное дело работника формируется отдельно на каждого работника , с которым заключен трудовой договор.

Согласно пункту 171 Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях от 31 октября 2018 года № 703 (далее — Правила) Электронные документы и базы данных формируются в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел организации, отдельно от документов на бумажных носителях, на выделенном носителе информации. Электронные базы данных формируются в отдельные дела, наименование дела соответствует наименованию базы данных.

Форма внутренней описи документов личного дела установлена приложением 28 к Правилам.

Более подробно о том, какие документы должны быть в личном деле работника Вы можете прочитать в статье, пройдя по .

ТЕМА: Твір-опис зовнішності людини за власними

спостереженнями.

МЕТА :Формувати вміння учнів складати твір-опис зовнішності людини за власними спостереженнями;

удосконалювати культуру усного й писемного мовлення;

сприяти збагаченню й уточненню словникового запасу школярів;

розвивати спостережливість, відчуття прекрасного;

виховувати любов до рідного слова.

ОБЛАДНАННЯ: план-схема опису людини; картки самооцінки, портрети мам; індивідуальні картки

ТИП УРОКУ :урок засвоєння нових знань.

ХІД УРОКУ

І. МОТИВАЦІЯ НАВЧАЛЬНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ. ОГОЛОШЕННЯ ТЕМИ,МЕТИ І ЗАВДАНЬ УРОКУ.

Добрий день , гості та діти!

Сьогодні в нас знову цікавий урок,

Сьогодні ми зробимо ще один крок

В країну збагачення й розвитку мови.

Хай всі володіють знаннями чудово! На сьогоднішньому уроці ми — громадяни країни розвитку зв’язного мовлення і будемо дотримуватись її законів: правильне гарно і образно висловлювати свої думки та враження від побаченого, почутого, прочитаного.

Ми навчимося складати твір-опис зовнішності людини за власними спостереженнями .постараємося якомога повніше передавати словами те, що бачимо. Звичайно, для цього треба бути дуже спостережливими і мати багатий запас слів. А ще ви навчитеся самостійно оцінювати свою роботу. Ви маєте картки самооцінки. Впродовж уроку виставте собі оцінки за кожен етап уроку, а саме:

  • Вступна розмова.

-Визначення стилів мовлення. — Перевірка домашнього завдання.

  • Мозковий штурм.

  • Доповнити речення.

  • Опис однокласника чи товариша. -Виправлення помилок у тексті.

  • Підведення підсумків.

Епіграфом до нашого уроку послужать слова класика світової літератури А.П.Чехова.

«В людині все повинно бути прекрасним:

і обличчя, і одяг, і душа, і думки.»

II. АКТУАЛІЗАЦІЯ ОПОРНИХ ЗНАНЬ, УМІНЬ І НАВИЧОК

1.Пригадаймо, які ми знаємо типи мовлення ? (опис, розповідь, роздум)

2. Скажіть, що таке опис ?

(Це один із типів мовлення, за допомогою якого характеризуються предмети, називаються їх найважливіші ознаки та властивості: розмір, колір, форма та ін.)

  1. Що можна описувати? (Все, що бачимо)

  2. Де вам доводилось зустрічати описи? В яких підручниках?

Отож, опис може бути виконаний як у художньому, так і у науковому чи офіційно-діловому стилях.

5. А які стилі мовлення ви знаєте?

(Розмовний, науковий, офіційно-діловий, публіцистичний, художній)

— Поставте собі оцінку у картку самооцінки за нашу вступну розмову.

6. Давайте з’ясуємо чим відрізняються описи зовнішності людини у різних стилях мовлення.

— Мета наукового та ділового описів людської зовнішності — об’єктивно і точно
передати особливості вигляду людини: її зріст, постать, зачіску, риси обличчя,
манеру триматися, жести, одяг. Такі описи є конкретними, небагатослівними, всі
слова в них вживаються в прямому значенні.

Мета художнього опису зовнішності людини — створити її художній образ, через зовнішність емоційно показати внутрішній світ героя, вплинути на читача чи слухача. У художньому описі використовуються художні засоби (епітети, порівняння, метафори)

— Я зараз зачитаю вам зразки творів і ви встановите, який стиль мовлення
використано.

(Вчитель зачитує, учні визначають стиль, (Приклад опису в художньому стилі)

—Ось і дівчина. Як і всі, вона засмагла, але чисто вмита, з лиця дуже гарна, чорні очі великі.Сліпучо сяють намистинки білих-білих зубів. Боже, яка вона особлива, не така, як усі! Наймиліша з усіх, найкраща! Коли бачиш її, серце б’ється так, що дух забирає. Коли б я був поетом, написав би, напевне, сонети такої вічної краси, яку Петрарки. Коли б був художником, то, либонь, невідомо ще, хто б став творцем Джаконди. Коли б був музикою, то також питання — кого б в енциклопедіях записали автором мелодій до «Наталки Полтавки» (За І.Сенченком)

( приклад опису в науковому стилі)

— Як і всі живі організми, людина народжується і вмирає, харчується і
дихає, відтворює потомство. Його тіло має клітинну будову, а кожна клітинка
складається з безлічі складних і простих молекул, серед яких є молекули
органічної речовини.

Вода, їжа, кисень повітря, комфортна температура навколишнього середовища, безпека- природні потреби кожної живої істоти, у тому числі і людини.

(приклад опису в офіційно-діловому стилі) —Оголошення.

Для виконання ролі козацького джури в історичному художньому кінофільмі
потрібен підліток віком 13-15 років, високий на зріст, міцної статури, темноокий.
Звертатися за адресою : проспект Перемоги,5, кіностудія фільмів ім.
О.Довженка. корпус 3, поверх 4, кімната 43. Дирекція кіностудії.

Поставте собі оцінку до картки самооцінки за визначення стилю.

7. Опис зовнішності людини в художній літературі.

— Скажіть, які види описів знаходимо у художніх творах (портрет, інтер’єр, пейзаж)
-Як називається опис зовнішності дійової особи? (портрет)

Портрет — це зображення рис обличчя, його виразу, міміки, жестів, фігури, одягу.

— Як ви вважаєте, для чого використовується портрет у художньому творі?

( Будь-який літературний герой може постати перед нами як жива людина тільки тоді, коли ми чітко уявимо його зовнішній вигляд).

  • Який твір ми прочитали на уроках української літератури ?

  • Ви мали завдання знайти в ньому портрети героїв. Зачитайте їх.

( Учень зачитує описи, а решту класу визначають, кого описано: Миколу Джерю, Марусю Джериху, Петра Джерю, Нимидору)

Поставте собі оцінку за портрет у художньому творі, (домашнє завдання)

Фізкультхвилинка.

III. ЗАСВОЄННЯ НОВИХ ЗНАНЬ ТА УМІНЬ

а) Сприйняття нових знань та їх практичне застосування.

Ми вже знаємо, що таке опис, які стилі мови використовується для його написання, а зараз підійшли до найцікавішого: як же скласти опис ?

1. Спочатку слід подумати, для чого цей опис і визначити стиль мовлення.
Запам’ятаймо, опис складається з декількох частин:

У першій передається загальне уявлення про зображуваний предмет, далі — говориться про окремі деталі, і нарешті, — робляться висновки. Тому зручно користуватися таким планом опису, як записано на дошці:

1. Хто ця людина.

  1. Що найперше впадає у вічі в її зовнішності.

  2. ЇЇ зріст, постава.

  3. Волосся, зачіска.

  4. Риси обличчя. Вираз обличчя.

  5. Одяг.

  6. Завальне враження.

(Що подобається, а що ні).

2.Доберіть епітети з поданих рядів до характеристики рис обличчя
мами, бабусі, сестри.( робота біля дошки) (мозковий штурм)

Ніс: рівний, прямий, кирпатий, з горбинкою, чутливий, широкий, задерикуватий.

Погляд:задумливий, уважний, щирий, зацікавлений, ласкавий.

Руки:маленькі,великі,теплі,ласкаві, з довгими тонкими пальцями.

Одяг:чистий, охайний,брудний, старий.

3а мозковий штурм поставте собі оцінки.

Фізкультхвилинка.

3. Доберіть (за зразком) з усної народної творчості постійні порівнян­-
ня, що використовуються в описах зовнішності людини.

Зразок: Брови тонкі, як шнурочки.

б) Практична робота. Усний опис на підставі набутих умінь.

1.Зараз я вам прочитаю зразок опису людини на підставі наших розмов.

Наша вчителька — невисока на зріст, струнка, тендітна, з гарною осанкою, її худорляве лице прикрашає рум’янець. Рівні, чорні брови розлітаються крилами на прямому лобі, виразні карі очі бувають і задумливими, і грайливо-веселими, і пронизливими, і ласкавими — залежно від того, про що вчителька розповідає. У неї гарне, дуже довге, блискуче чорне волосся, заплетене у косу.Погляд у нашої вчительки щирий, зацікавлений, уважний. її тонкі губи часто усміхаються і тоді на щоках з’являються ямочки.Маленькі, жваві руки доповнюють мовлення вчительки плавними, досконалими рухами. Вона завжди охайно, зі смаком одягнена, тому на неї приємно дивитися і цікаво слухати.

2. Тепер уважно подивіться одне на одного і опишіть однокласника, з яким сидите за партою.

(Робота в парах. Письмовий опис сусіда по парті). — Поставьте собі оцінки за опис одноклассника

3. У вас на парті є картки , вам потрібно відредагувати речення та записати їх в певній послідовності.

В нашому будинку мешкає бабуся. Вдягнена вона завжди охайно, хоча не по-моді. Вона розповідала нам,що в роки Великої Вітчизняної війни у неї загинули два сина. У неї загоріле обличчя , добрі очі,чудова посмішка, щире серце. Може , з цього часу бабуся стала сивою. У бабусі сиве волосся. Окрім того, що красива, моторна і до всякого діла дотепна, вона завжди за всіх піклується ,і за це ми її дуже любимо .

Стан високий , чорні брови, погляд сміливий та палкий. Ой дівчино,дівчино, така ти пишна, як у лузі при дорозі біленька вишня. Вона зростом невеличка, ще й літами молода, руса коса до пояса, в косі стрічка голуба. Вдягнута у білу шовкову сорочку та чорну спідницю з золотим поясом. В неї очі чорненькії, як терен на лузі, личко твоє рум’янеє , як калина в лузі.

(Поставьте собі оцінки)

IV. ПІДВЕДЕННЯ ПІДСУМКІВ УРОКУ. ОЦІНЮВАННЯ ТА МОТИВАЦІЯ РОБОТИ УЧНІВ. ДОМАШНЄ ЗАВДАННЯ.

  • — Що нового ви дізналися на уроці?

  • Що найбільше вас зацікавило?

  • Над чим ще потрібно працювати?

_Погляньте на малюнки та фотокартки ,які ви принесли, що на них зображено, що виражає їх красу, (Обличчя у всіх людей відкриті, прояснені; погляди доброзичливі і рішучі)

-Чи можна назвати наших матусь гарними?

— Що робить людину гарною зовні? ( Краса внутрішня, яка світиться в очах, у кожному русі Час виписує на обличчях у одних — доброту, а в інших — зло. Дбайте, щоб ваші обличчя завжди були гарними. Адже в людині все має бути прекрасним: і обличчя, і одяг, і душа, і думки)

. Завдання додому. Складіть твір — опис вашої матері. «Моя матуся”

— А зараз підрахуйте середній бал у ваших картках самооцінки і передайте їх мені на стіл, будь ласка.

Дякую Вам за урок. До побачення.

Картка самооцінки

Прізвище та ім’я _____________________________________________

Вступна розмова.

Визначення стилів мовлення.

Перевірка домашнього завдання.

Мозковий штурм.

Доповнити речення.

Опис однокласника чи товариша.

Виправлення помилок у тексті.

Підведення підсумків.

Вступна розмова.

Оцінка за урок

В нашому будинку мешкає бабуся. У бабусі сиве волосся. У неї загоріле обличчя , добрі очі,чудова посмішка, щире серце. Вдягнена вона завжди охайно, хоча не по-моді. Бабуся розповідала нам,що в роки Великої Вітчизняної війни у неї загинули два сина. Може , з цього часу бабуся стала сивою. Окрім того, що красива, моторна і до всякого діла дотепна, вона завжди за всіх піклується ,і за це ми її дуже любимо .

Ой дівчино,дівчино, така ти пишна, як у лузі при дорозі біленька вишня. В неї очі чорненькії, як терен на лузі, личко твоє рум’янеє , як калина в лузі. Стан високий , чорні брови, погляд сміливий та палкий..

Дівчина зростом невеличка, ще й літами молода, руса коса до пояса, в косі стрічка голуба. Вдягнута у білу шовкову сорочку та чорну спідницю з золотим поясом

Некоторые кадровые документы передаются на хранение в архив организации. Рассмотрим алгоритм действий по их подготовке к сдаче в архив.

Шаг 1. Определяем, кто, что и когда должен передать

Дела с кадровой документацией передает в архив структурное подразделение (работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства) (далее — отдел кадров), в котором они заводились <*>.

Передать в архив следует дела, которые хранятся постоянно или более 10 лет <*>. Узнать сроки хранения дел можно из номенклатуры дел. Отметим, что такой документ должен быть в каждой организации <*>.

Обратите внимание!
По общему правилу дела, которые хранятся менее 10 лет, в архив передавать не нужно. Однако по решению руководителя организации в исключительных случаях это допускается <*>.

Срок передачи дел в архив организации — по истечении года, но не позднее двух лет после их завершения делопроизводством <*>. Например, дело «Приказы по личному составу за 2017 год» должно быть передано в архив не ранее 01.01.2019, но не позднее 31.12.2019.

Шаг 2. Готовим дела к передаче

После завершения делопроизводственного (календарного) года в отношении дел, которые заведены в отделе кадров, необходимо произвести следующие действия <*>:

1. Подшить (переплести) каждое дело.

Подшивке (переплету) подлежат все дела, сдаваемые в архив организации. При этом необходимо <*>:

— удалить металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов;

— подшить дело в твердую обложку не менее чем в четыре прокола или переплести;

— подшить документы в дело за левое поле с соблюдением возможности свободного чтения текста документов, дат, виз и резолюций на них. При этом документы, оформленные на листах бумаги формата А4, складываются.

Обратите внимание!
Документы, которые невозможно подшить в дело, необходимо вложить в конверт и подшить их в дело в конверте <*>.

2. Пронумеровать листы каждого дела.

Все листы документов, находящиеся в делах, следует пронумеровать. При этом необходимо соблюдать следующие правила <*>:

— нумеровать листы арабскими цифрами в правом верхнем углу.

Обратите внимание!
Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа;

— использовать для нумерации черный графитный карандаш.

Обратите внимание!
Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается;

— нумеровать отдельно листы каждого тома дела;

— не включать в нумерацию листов дела лист-заверитель дела и листы внутренней описи;

— разворачивать и нумеровать в правом верхнем углу документы, подшитые в сложенном виде. Например, оформленные на листе формата А4 альбомной ориентации;

— нумеровать отдельно конверт и документы, которые находятся в нем. То есть вначале пронумеровать конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;

— нумеровать на оборотной стороне в левом верхнем углу чертежи, диаграммы, фотографии и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле.

На заметку
Если в нумерации допущено большое количество ошибок, проводится перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой и рядом проставляется новый.
Если ошибки незначительные, можно использовать литерные номера листов (например, 23а, 23б) <*>.

3. Проверить наличие внутренней описи документов.

Отметим, что внутренняя опись составляется только в отношении дел, учет которых вызывается спецификой документации. К ним относятся, в частности, дела <*>:

— особо ценные. Ценность документов определяет постоянно действующая экспертная комиссия (далее — ЭК) или Центральная экспертная комиссия при проведении экспертизы ценности документов <*>;

— личные;

— сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела. Например, внутренняя опись документов ведется в отношении дел с приказами по личному составу.

Конкретный перечень дел, в которых необходимо вести внутреннюю опись, организация может закрепить в ЛПА, в частности в инструкции по делопроизводству.

На заметку
Внутренняя опись документов оформляется по установленным правилам и форме. При этом для личных дел установлена своя форма внутренней описи.

Внутренняя опись должна быть помещена в начало дела. Если дело подшито (переплетено) без внутренней описи, ее следует подклеить к внутренней стороне обложки дела <*>.

Обратите внимание!
Листы внутренней описи нумеруют отдельно от общей нумерации дела <*>.

4. Составить заверительную надпись в каждом деле.

Она составляется на отдельном листе-заверителе дела, подписывается составителем и помещается в конце дела <*>.

При оформлении листа-заверителя необходимо указать цифрами и прописью <*>:

— количество пронумерованных листов;

— количество листов внутренней описи (при ее наличии).

Обратите внимание!
Количество листов внутренней описи указывается отдельно после общего количества листов в деле через знак «+» <*>;

— наличие литерных и пропущенных номеров листов;

— номера листов с наклеенными фотографиями и документами (за исключением личных дел);

— номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Обратите внимание!
При перенумерации листов в конце дела составляется новая заверительная надпись, старая надпись зачеркивается, но сохраняется в деле <*>.

5. Оформить и уточнить реквизиты обложки каждого дела.

Обложки дел должны быть оформлены по установленным форме и правилам. При подготовке дел к сдаче в архив обычно на обложке каждого дела необходимо дополнить такие данные, как даты дела и количество листов в деле.

Обратите внимание!
Датами дела (крайними датами дела) являются даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
При этом датой дела является только год для планов, отчетов, штатного расписания, личных карточек уволенных работников, лицевых счетов. А датами личного дела являются даты приказов (иных распорядительных документов) о приеме и увольнении работника, на которого заведено дело <*>.

6. Систематизировать документы каждого дела в соответствии с установленными требованиями.

Как правило, систематизация документов осуществляется при разработке номенклатуры. При ее составлении, в частности, учитывают сроки хранения документов, правила группировки приказов и т.д.

Подготавливая документы к сдаче в архив, необходимо обратить внимание, что <*>:

— объем дела не должен превышать 300 листов;

— толщина дела не должна быть более 40 мм.

На заметку
При большем объеме документов дело необходимо разделить на самостоятельные тома <*>.

Шаг 3. Составляем опись дел

Описи дел необходимо составить и оформить не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представить их в архив организации в течение следующего делопроизводственного года <*>.

Пример

Личные дела работников были завершены делопроизводством в 2019 году. Составить описи данных дел необходимо не позднее 31.12.2020, а сдать их в архив организации — не позднее 31.12.2021.

Описи дел необходимо составлять ежегодно по установленной форме отдельно на дела <*>:

— постоянного хранения;

— временного (свыше 10 лет) хранения;

— по личному составу;

— со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела и т.п.).

На заметку
Обычно опись дел составляется в двух экземплярах: один экземпляр остается в структурном подразделении, второй — передается в архив организации вместе с делами.
Если в структурном подразделении имеется ЭК, опись составляется в трех экземплярах и третий подшивается к протоколу заседания ЭК <*>.

При составлении описи дел необходимо соблюдать следующие основные правила <*>:

1) вносить каждое дело (том, часть) в опись под самостоятельным порядковым номером;

2) соблюдать валовый порядок нумерации дел. Это значит, что нумерация включенных в нее дел продолжается из года в год.

Пример

Если в описи дел по личному составу за 2019 год были включены дела с N 1 по N 10, то валовая нумерация дел в описи за 2020 год начнется с N 11.

Отметим, что номер описи состоит:

— из индекса отдела кадров по номенклатуре дел организации;

— года, за который дела включаются в опись.

Обратите внимание!
К номеру описи дел:
по личному составу надо добавить буквенное обозначение «лс»;
временного (свыше 10 лет) хранения — «в» <*>.

Пример

Номер дела по личному составу может выглядеть так — 05/2019лс, а номер дела временного (свыше 10 лет) срока хранения — 05/2019в, где:

5 — номер раздела отдела кадров по номенклатуре дел;

2019 — год, в котором были заведены дела;

«лс» или «в» соответственно — обозначение категории дел;

3) вносить заголовки дел в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел. Перед их внесением необходимо проверить <*>:

— соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации;

— соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;

— правильность оформления и группировки документов, включенных в дело, качество подшивки или переплета;

— нумерацию листов дела;

— наличие и правильность оформления внутренней описи дела в случаях, когда она должна была быть оформлена;

— наличие и правильность оформления заверительной надписи.

На заметку
Если дело, указанное в номенклатуре дел, отсутствует, следует принять меры по его поиску. Если оно не будет обнаружено, необходимо составить справку, в которой изложить причины отсутствия дела. Данную справку подписывает начальник отдела кадров. Затем она передается вместе с описью дел в архив организации <*>;

4) заполнять графы описи в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложки дел;

5) при внесении в опись нескольких дел подряд с одинаковыми заголовками заголовок первого дела указывают полностью, а заголовки последующих дел обозначают словами «То же». При этом другие сведения о делах вносят в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок дела воспроизводят полностью).

Пример

Личные карточки уволенных работников с буквы «А» по букву «К». Том 1

То же. С буквы «Л» по букву «Я». Том 2;

6) при формировании в деле документов за несколько лет — относить данное дело к тому году, в котором оно начато.

На заметку
В описи дел каждого последующего года, в течение которого дело продолжалось в делопроизводстве, за последней описательной строкой необходимо делать ссылки на номера дел по описи того года, в которую эти переходящие дела были включены. Например: «Документы за 2019 год см. также в описи N 3/2018 за 2018 год, дела N 4, 3»;

7) воспроизводить заголовок дела полностью на каждом новом листе описи. Перенос текста заголовка на другую страницу описи не допускается;

8) использовать графу описи «Примечание» для отметок о передаче дел в архив организации, о делах, принятых из других структурных подразделений в течение делопроизводственного года, об особенностях физического состояния дел и т.п.;

9) составлять в конце описи дел итоговую запись. В ней цифрами и прописью указывать количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговаривать особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера) (п. 91 Правил работы архивов).

Обратите внимание!
Ответственность за своевременное и качественное составление описи дел несет начальник отдела кадров <*>.

Шаг 4. Подписываем, согласовываем и утверждаем опись дел

Опись дел должна быть:

— подписана ее составителем с указанием его должности, расшифровки подписи и даты составления;

— согласована руководителем службы ДОУ организации, ЭК структурного подразделения (при наличии);

— утверждена руководителем структурного подразделения.

После подписания, согласования и утверждения описи дел она вместе с делами подлежит передаче в архив организации согласно графику. Если в организации отсутствуют структурные подразделения, то данный график не составляется (например, в небольших организациях, в которых не выделены бухгалтерия, отдел кадров) <*>.

Читайте этот материал в ilex >>*

* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex