Внутренний финансовый контроль

Специфика карты внутреннего финансового контроля

Такой источник, как карта внутреннего финансового контроля, используется, как правило, в государственных структурах. Минфин РФ в п. 16 разд.1 Методических рекомендаций по осуществлению внутреннего финансового контроля, утв. приказом Минфина от 07.09.2016 №356 устанавливает, что данный документ является подготовительным относительно реализации мероприятий внутреннего финансового контроля в организациях, являющихся главными распорядителями бюджетных средств. В подобной карте Минфин рекомендует подробно раскрывать данные о должностных лицах, участвующих в финансовом контроле, в корреляции с каждой операцией, проводимой в рамках контрольных мероприятий.

Сформированная Минфином форма карты внутреннего финансового контроля, рассчитанная на использование распорядителями бюджетных средств, утверждена в приложении № 3 к Методическим рекомендациям по осуществлению внутреннего финансового контроля.

Есть в законодательстве РФ и другая интерпретация сущности карты внутреннего финансового контроля. Так, если исходить из логики п. 12 Правил осуществления главными распорядителями бюджетных средств внутреннего контроля, которые утверждены постановлением Правительства РФ от 17.03.2014 № 193, данная карта — главный источник, в соответствии с которым должен осуществляться внутренний финансовый контроль.

Можно отметить, что структура карты внутреннего финансового контроля, утвержденная Правительством РФ, в целом схожа с той, что предложена Минфином. В соответствии с п. 10 Правил, введенных постановлением № 193, в данной карте указываются сведения о должностных лицах, ответственных за контрольные действия в корреляции с конкретным предметом внутреннего контроля.

В свою очередь Правительство РФ рекомендует задействовать формы карт внутреннего финансового контроля, утверждаемые ведомствами самостоятельно (п. 15 постановления № 193). Например, Минфин определяет собственные правила составления соответствующих документов в приказе от 06.03.2017 № 29н и утверждает форму карты внутреннего контроля в приложении № 1 данного НПА.

Таким образом, карта внутреннего финансового контроля в госструктурах — в зависимости от конкретной интерпретации ее специфики — может дополнять план контроля либо заменять его. Может быть задействована как форма, рекомендованная Минфином, так и та, что утверждена ведомством самостоятельно.

Каковы особенности плана внутреннего финансового контроля в государственной организации?

Главная особенность планов внутреннего контроля в государственных организациях состоит в том, что структура соответствующих документов определяется на уровне нормативно-правовых актов, а также ведомственных распоряжений. То есть конкретный орган власти или учреждение, в отличие от частной фирмы, как правило, не наделены полномочиями по корректировке структуры плана.

В каких НПА из числа действующих приведены формы планов внутреннего контроля для государственных предприятий?

Если рассматривать нормы, зафиксированные в приказе Минфина РФ от 07.09.2016 №356, то можно обратить внимание на положения п. 23 данного НПА. В соответствии с ним в планах ведомственного финансового контроля должны быть указаны:

  • темы контрольных мероприятий;
  • объекты контрольных мероприятий;
  • виды проверок;
  • проверяемые периоды;
  • сроки проведения контрольных мероприятий.

Законодательством РФ также предусмотрено использование планов внутреннего контроля, утвержденных конкретными ведомствами. Так, в соответствии с пп. 3 и 4 Правил осуществления финансового контроля Федеральной службой финансово-бюджетного надзора, утвержденных постановлением Правительства РФ от 28.11.2013 № 1092, план мероприятий по контролю Росфиннадзора утверждается:

  • на уровне центрального аппарата — руководителем по согласованию с Минфином;
  • на уровне региональных подразделений — руководителями соответствующих органов по согласованию с руководителем Росфиннадзора или его заместителем.

Можно отметить, что указанные нормы постановления № 1092 также распространяются и на формирование планов Росфиннадзора, относящихся к тем направлениям деятельности ведомства, которые связаны с проверкой других госструктур и частных организаций.

Разделы положения

На основании п.9е гл. III СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки» (приказ Минфина РФ от 30.12.2017 года № 274н), каждое бюджетное учреждение должно разработать Положение о внутреннем контроле. Оно может быть оформлено в виде составной части Учетной политики или отдельным нормативным актом, например, приказом руководителя. В федеральном стандарте ничего не сказано о содержании Положения, каждое учреждение формирует документ в соответствии со своей структурой, видами деятельности, особенностями учета и т.д. Ниже приведен список разделов, которые должны быть в Положении:

  1. Общая часть.
  2. Организация внутреннего контроля.
  3. Субъекты контроля.
  4. Права и обязанности, ответственность субъектов контроля.
  5. Виды контрольных мероприятий.
  6. Оценка состояния системы финансового контроля.
  7. Заключительная часть.

При формировании Положения необходимо следить за тем, чтобы оно соответствовало действующим законам РФ.

Памятка: как провести и оформить внутренний контрольЧтобы выявить недочеты или нарушения в учете и подготовиться к приходу ревизоров, организуйте внутренний контроль. Для этого оформите документы по видам контроля, карту и журнал внутреннего финансового контроля, а также отчет по результатам проверки. Смотрите, как это сделать и готовые образцы в материале.

Порядок организации системы контроля

Система внутреннего контроля включает в себя все виды контрольных мероприятий и порядок их проведения. Внутренний контроль можно разделить на три категории:

  1. Предварительный. Выполняется до проведения хозяйственной операции, направлен на оценку ее эффективности. Предполагает экспертизу договоров, предварительных решений.
  2. Текущий. Заключается в ежедневном контроле за исполнением бюджетной сметы казенного учреждения или плана ФХД бюджетного и автономного. Предполагает проверки наличных денег в кассе, контроль за состоянием задолженности, сверку синтетических и аналитических данных.
  3. Последующий. Выполняется после совершения операций, реализуется в виде ревизий, инвентаризаций, плановых и внезапных проверок и т.д.

В этом разделе нужно подробно расписать мероприятия по каждой категории внутреннего контроля, установить правила и периодичность их проведения. Следует определить, какими документами будет утверждаться программа проверки, а какими будут оформляться ее результаты. Если предусмотрены плановые мероприятия, в разделе можно разместить их график.

Инструкция: как создать систему внутреннего контроля

Полномочия и обязанности субъектов контроля

Прежде всего субъектом внутреннего контроля является каждый сотрудник учреждения, который должен выполнять свою работу без ошибок, соответствовать требуемому уровню компетентности. Прописывать в одном нормативном акте права и обязанности всех работников неудобно, лучше сделать это в должностных инструкциях, а в Положении сослаться на эти документы.

Выбор варианта построения контроля в учреждении зависит от предполагаемого объема работ, финансовых и организационных возможностей учреждения и т.д. Субъектами внутреннего контроля могут быть:

  • специально созданное структурное подразделение с подчинением напрямую руководителю;
  • штатные контролеры и ревизоры;
  • независимый аудитор;
  • постоянно действующая комиссия;
  • работники экономических и кадровых служб.

В разделе следует для каждого имеющегося в учреждении субъекта контроля определить:

  • полномочия;
  • функциональные обязанности;
  • порядок взаимодействия с другими контролерами.

Важно установить, какие распоряжения субъект контроля может отдавать другим сотрудникам, и каким образом он вправе это делать. В разделе можно предусмотреть ответственность субъектов контроля за неисполнение своих обязанностей.

Основание для проведения контролирующих мероприятий

Закон 402-ФЗ и инструкция 157н определяют обязательное ведение финансового контроля для цели предоставления достоверной информации о финансово-хозяйственной деятельности.

Проведение финансового контроля внутри организации должно быть также основано на внутренних актах организации: Устав, Положение о проведении внутреннего финансового контроля, Приказы (распоряжения) руководителя и т.д.

Разработанные методические рекомендации по проведению финансового контроля носят рекомендательный характер, но необходимы для помощи в администрировании такого контроля и приведение контроля в единообразную форму. При этом важную роль в проведении внутреннего контроля отводят определенным лицам, которые несут ответственность за его проведение.

Также разработаны рекомендованные формы отчетности по проведенным мониторингам. Одной из важных форм является журнал учета результатов проведенных контролирующих мероприятий.

При выявлении возможных рисков руководство рассматривает степень их важности, вероятность их возникновения и способы управления ими.

Генеральный директор АКГ «Уральский союз» М.В. Ризванова

Читайте также статью ⇒ Журнал учета инструкций по охране труда.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Порядок организации ведения журнала

Проверки могут быть плановыми (на основе карты контроля) и внеплановыми (при получении обращений и информировании о нарушениях в бюджетной сфере учреждения), которые проводятся на основании приказа руководителя. Порядок проведения внутреннего финансового контроля и аудита формируется для каждого хозяйствующего субъекта, в том числе и государственных структур на основе рекомендаций и утверждается приказом.

Основой для проведения соответствующих контролирующих мероприятий является составляемая карта проведения контроля (по каждому подразделению), актуализируемая до начала года, где отражаются:

  1. проводимая операция
  2. назначенное ответственное за операцию должностное лицо
  3. периоды проведения операции
  4. назначенное ответственное за контроль должностное лицо
  5. используемые методы контроля (самоконтроль, контроль по уровню подчиненности, смежный контроль)
  6. периоды проведения операции контроля
  7. способы контроля (сплошной или выборочный)

Таким образом, карта контроля определяет порядок проведения внутренних контролирующих мероприятий.

Журнал как форма отражения результатов внутреннего контроля

В процессе проведения внутреннего финансового контроля могут быть выявлены какие-либо недостатки или нарушения, которые должны быть отражены в регистрах внутреннего контроля (журналах) и, соответственно в отчете о результатах контроля.

Рекомендуемая форма журнала отражается в Приказе Минфина России от 07.09.2016 N 356, которую можно дополнить сведениями, которые считаются важными для соответствующей структуры.

Как правило, внутренний контроль проводится в каждом структурном подразделении и для того, чтобы определить сроки и место проведения контроля у журнала должна быть обложка, отражающая место проведения и период, на который заведен журнал. Для этой цели к ведению документации предъявляются такие требования:

  • определение должностных лиц, ответственных за ведение документации
  • непрерывность проведения контроля
  • конфиденциальность отражаемой информации
  • использование рекомендованного порядка и форм
  • последовательность отражения информации в хронологии
  • защита информации

Важно! Затраты на проведение контролирующих мероприятий должны быть сопоставимы с получаемым результатом, то есть выявленные ошибки при их устранении должны иметь положительный экономический эффект.

Что учесть при заполнении журнала и где можно скачать его форму

Составление и ведение ЖВФК регламентировано пп. 40–46 Методических рекомендаций Минфина (утв. приказом № 356), включающими следующие требования и рекомендации:

  • организационные требования — обязанности по оформлению, учету и обеспечению сохранности ЖВФК возлагаются на подразделение, отвечающее за выполнение внутренних бюджетных процедур;
  • требование непрерывности отражения информации — заполнение ЖВФК производится на основании полученных от проверяющих лиц данных;
  • требование соблюдения конфиденциальности информации — ведение ЖВФК производится с учетом ограничений, установленных законодательством РФ относительно сведений, составляющих гостайну;
  • форма ЖВФК и порядок его оформления — рекомендовано применять форму журнала и схему его заполнения, указанные в приказе № 356 (приложение № 4);
  • требование к последовательности записей — информация отражается в хронологическом порядке по мере совершения контрольных действий;
  • требование к оформлению — ЖВФК формируются и группируются в хронологическом порядке;
  • требования к хранению — требуется защитить информацию от незаконных исправлений.

Форму журнала учета результатов внутреннего финансового контроля вы можете скачать на нашем сайте.

О применяемых в хозяйственной деятельности разнообразных формах журналов узнайте с помощью размещенных на нашем сайте материалов:

  • «Журнал регистрации приказов по личному составу – образец»;
  • «Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте – образец»;
  • «Журнал ознакомления с локальными нормативными актами — образец».

> Итоги

Журнал учета результатов внутреннего финансового контроля ведется специально назначенными лицами на регулярной основе. Форма его рекомендована Минфином России.