Виды документации

ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ РАБОТНИКОВ ОРГАНИЗАЦИИ

Должностная инструкция является инструментом организации труда в ее правовой форме, дает четкое представление о трудовых обязанностях работника и помогает разрешать возникающие трудовые споры. В данной статье разъясняется, к каким видам документов относятся должностные инструкции, кем они утверждаются, согласовываются, где фиксируется подпись об ознакомлении с ними.
Должностная инструкция — это внутренний основной организационно — правовой документ, в котором четко определяются место и значение конкретной должности в структуре организации, а именно: задачи, основные права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности.
Должностная инструкция — это один из локальных нормативных актов, принимаемых работодателем.
В соответствии со статьей 8 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, могут принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.
Поэтому практически все работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, могут вводить должностные инструкции для регламентирования трудовых отношений, а также самостоятельно устанавливать порядок их разработки, согласования и утверждения.
При этом нормы локальных нормативных актов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями.
Должностные инструкции могут разрабатываться как на стадии проектирования организации, бизнеса, так и в уже функционирующем бизнесе со сложившимися трудовыми отношениями. В любом случае порядок разработки должностных инструкций предполагает общепринятый алгоритм действий.
Процесс разработки должностных инструкций можно представить в виде последовательно сменяющих друг друга этапов:
1) подготовительный этап;
2) разработка проекта должностной инструкции;
3) согласование проекта должностной инструкции;
4) утверждение должностной инструкции.
Разработке должностных инструкций предшествует изучение всех нормативно-правовых документов, регламентирующих порядок деятельности должностных лиц.
Основой для разработки содержания должностных инструкций являются:
1. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 г. N 37 «Об утверждении квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих». В этом справочнике приведены квалификационные характеристики:
— общеотраслевых должностей руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей), широко распространенных на предприятиях, в учреждениях и организациях, прежде всего производственных отраслей экономики, в том числе находящихся на бюджетном финансировании;

Библиотеки села, и муниципальные, и школьные, накопили большой опыт в содержании своей работы. Однако библиотека — сложный организм, требующий оперативного и эффективного управления, даже в том случае, если это небольшая библиотека-филиал централизованной библиотечной системы или библиотека школы. Поэтому позволим себе остановиться на некоторых, на наш взгляд, основополагающих моментах организации работы в библиотеках села.

Правовой основой деятельности библиотек является наличие у них таких документов, как Положение о библиотеке и Правила пользования библиотекой. Большинство публичных библиотек села и все школьные библиотеки являются структурным подразделениями более крупных структур — ЦБС и школы, поэтому они работают на основании Положений, разработанных в строгом соответствии с документами этих структур. Для ЦБС — это Устав (если она имеет статус юридического лица) или Положение.

Каждая библиотека имеет свои особенности, диктуемые многими условиями — количеством жителей, характером расположения местности (близость или удаленность от крупных культурных и образовательных центров, городов и районов, от центральных усадеб), имеющимися ресурсами и т.д. Все библиотеки стремятся в настоящее время иметь свое лицо, характерные черты которого и должны найти отражение в документах библиотеки. Отсюда главным при их разработке является определение функций и задач данной библиотеки. Согласно Федеральным и региональным законам о библиотечном деле, библиотеки имели три основных функции — информационную, образовательную, культурную. Различное сочетание и преобладание одной из них в работе создает определенный тип библиотеки. Так, для школьных библиотек главной является образовательно-воспитательная функция, то есть обеспечение учебно-воспитательного процесса школы, хотя для учителей наиболее важна информационная функция. Для публичных библиотек — это информационная и культурно-просветительская. Для библиотек, работающих с детьми, на первый план выходит просветительная и воспитательная функция, функция формирования потребностей через чтение; информационной культуры, создания среды развития личности в библиотеке. Много уже говорилось о расширении функций сельских библиотек за счет выполнения обязанностей других организаций и учреждений — образовательных, культурных, социальных. Все это также диктуется условиями существования каждой конкретной библиотеки. Так, если в селе нет школьной библиотеки или она не имеет достаточных ресурсов (что типично в настоящее время), то сельская библиотека берет на себя большую часть выполнения запросов, диктуемых учебными программами. Если в селе нет клуба или других учреждений культуры или социальной защиты, сельская библиотека вынуждена работать в режиме этих организаций. Отсюда трансформирование, изменение структуры сети библиотек, организация библиотек-клубов, библиотек-музеев и т.д., попытки объединения сельских и школьных библиотек. Однако не стоит забывать о том, что каждая функция библиотеки требует своего ресурсного обеспечения, которое, к сожалению, в последнее время стремится к нулю. Поэтому особенно важно уметь определить главное в работе, свои основные функции, приоритеты и отстаивать их. Положения утверждаются директором ЦБС или директором школы, они являются основным документом, на основе которого планируется и осуществляется вся деятельность библиотеки. Если мы записываем общие для всех библиотек функции, то и требовать с нас будут их выполнения в полном объеме. Таким образом, в Положении о библиотеке-филиале или школьная библиотека будут выделены главные на какой-либо период и факультативные функции, планировать выполнение которых можно будет в меньшем объеме.

Конкретными должны быть и задачи библиотек. Удовлетворение информационных потребностей жителей, обеспечение им свободного доступа к информации — это общие задачи для всех библиотек, однако они видоизменяются в зависимости от типа библиотеки и ее ресурсного обеспечения.
В Положении обязательно должны быть оговорены не только обязанности, но и права библиотек, в том числе на ведение разрешенной предпринимательской деятельности и оказания населению платных услуг. Это право может быть записано только в том случае, если подобная позиция есть в уставах ЦБС или школы. Кроме того, надо оговорить в Положении порядок поступления внебюджетных средств на развитие именно той библиотеки, которая нашла или заработала эти средства, иначе они растворятся в общем «котле» ЦБС или школы.

Необходимо записать в документе и положение о том, что библиотека несет ответственность за исполнение своих обязанностей только в рамках тех средств, которые выделяются на ее содержание Учредителем или руководством ЦБС или школы (Гражданский кодекс Российской Федерации, ст. 120, п.2). Это очень важное положение в условиях скудости бюджетного финансирования.

Вторым основополагающим документом являются Правила пользования библиотекой. Каждая ЦБС, каждая школьная библиотека в своей организации обслуживания читателей руководствуется именно этим документом. Правила пользования сельской библиотекой разрабатываются на основе общих для всей ЦБС с учетом имеющихся условий.

Санкции за нарушение Правил пользования читателями могут быть как чисто моральными (ограничение права пользования абонементом, прекращение права пользования библиотекой на какой-то срок), либо быть в форме материального возмещения. Чаще всего в сельских и школьных библиотеках не берут денежные штрафы, однако все-таки такая практика имеется. Поэтому надо помнить, что их применение не будет иметь последствий только в том случае, если эти, меры доведены до каждого читателя, в чем он удостоверяет библиотеку свое личной подписью. Лучше, если «Извлечения из Правил пользования», содержащие штрафные санкции, будут оформлены отдельным вкладышем в читательский формуляр, и под ними будет стоять личная подпись читателя. В Правилах пользования обязательно надо указать, за какие именно нарушения читатель несет ответственность. Чаще всего это — утеря или порча книг и несоблюдение сроков возврата литературы. Утеря или порча может компенсироваться или заменой, равнозначной по содержанию и стоимости, или какой-либо суммой, размер которой определяется директором ЦБС или школы по предложению библиотекарей. Читатель может также возместить ущерб, оплатив стоимость ксерокопии утраченного или испорченного документа. В случае задолженности библиотекарь применяет либо меры воспитательного характера, либо может вводить штрафные санкции за каждый просроченный день и каждое издание в сумме, установленной директором ЦБС. Кроме того, Федеральный закон «О библиотечном деле» позволяет библиотекам вводить залог в двух случаях: при выдаче ценных и редких документов и в «иных случаях» (ст.13). Перевод читателей из категории, имеющей право на бесплатное пользование абонементом, на залоговое обслуживание в случае нарушения ими сроков возврата документов как раз и может быть тем самым «иным» случаем. Такой перевод носит, конечно, временный характер, определяемый библиотекарем.

Помимо вышеуказанных документов в библиотеках, осуществляющих платные услуги, обязательно должны быть положения о порядке предоставления платных услуг, о платном ночном абонементе (или выходного дня), о порядке взимания штрафов и т.п. Все эти документы должны быть утверждены руководителем — распорядителем кредитов, то есть директорами ЦБС или школы.

Методика составления таких документов достаточно подробно описана в сборниках «Библиотека и закон», в методических рекомендациях, как крупных библиотек, так и самих ЦБС. Мы сделали акцент на тех моментах, в которых допускается большое количество ошибок.

Лекция 1. Классификация и виды документов

Вопросы:

  1. Введение. Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы.

  2. Место делопроизводства в структуре управленческого труда.

  3. Государственная структура управления делопроизводством, документооборотом и архивами Республики Беларусь.

1.Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы.

Делопроизводство – вид управленческой деятельности, охватывающий процесс создания документов и организацию работы с ними.

Цели делопроизводства:

создание текстовых документов в сфере управления (фиксирование информации);

организация работы с документами (создание условий, обеспечивающих движение, поиск, хранение документов в процессе делопроизводства).

Информационные связи организации могут осуществляться письменными и устными средствами.

К средствам письменной (документированной) связи относятся:

деловые письма, договоры, соглашения;

доклады, отчеты;

телеграммы, факсы, телефонограммы и др.;

Устная связь осуществляется при помощи:

устных переговоров, совещаний;

телефонных переговоров;

переговорных устройств и громкоговорящей связи;

телеконференций и т.п.

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах. Составной частью управления любой организации является делопроизводство, которое означает организацию информационного сопровождения дел.

Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления организацией или документационное обеспечение управления (ДОУ).

Из главной цели делопроизводства вытекают основные задачи:

создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе (бумажном, электронном и др.);

регистрация документов;

передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решения;

передача документов для их последующего решения;

систематизация документооборота в организации.

Достижения в науке, быстрый рост производства требуют изменений в сфере управления. С целью повышения эффективности управления совершенствуется делопроизводство. Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (модемов, факсов, множительной и сканирующей техники), телекоммуникационных технологий, интернета.

Основными принципами современного делопроизводства являются:

оперативность в составлении и прохождении документов;

высокое качество документов;

оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их дублирования, волокиты при прохождении и т.п.);

применение безбумажных технологий обмена информацией.

Реализации этих принципов в управлении способствуют организационные меры:

оптимальное распределение обязанностей между сотрудниками;

оснащение рабочих мест компьютерами и оргтехникой;

создание компьютерных сетей и сетевых технологий;

применение специализированного программного обеспечения.

2. Место делопроизводства в структуре управления.

Процесс управления состоит из сравнительно небольшого числа сложных логических или творческих операций – оценки ситуации, прогнозирования, планирования и принятия решений. Значительно большее количество составляют технические операции и действия по составлению, согласованию, регистрации, контролю исполнения подготовленных документов.

Делопроизводство представляет собой часть технологии управления и обработки документов.

Процесс труда с документами можно подразделить на технические (делопроизводственные), логические и творческие операции:

к техническим относится обработка поступающей документации: вскрытие конвертов, регистрация, печатание документов, перемещение документа, контроль исполнения, подписание документов и др.;

логические – включают ознакомление с документом, подбор необходимой информации, проведение необходимых подсчетов, согласование, визирование, контроль и др.;

творческие – определяют специфику труда руководителя, состоят из определения состава оптимального решения, документирования принятого решения и пр.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдения установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. Приказом руководителя назначаются ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Работники должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации, изложенными в инструкции по делопроизводству. Работники несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов.

3. Государственная структура управления делопроизводством, документооборотом и архивами Республики Беларусь.

Управление делопроизводством, бумажным и электронным документооборотом в Республике Беларусь осуществляет Государственный комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь (Белкомархив), созданный в 1991 году. Белкомархив руководит работой 6 республиканских, 9 областных, 16 зональных, и более 100 городских архивов.

Вопросами научного использования документов занимаются два научно-исследовательских института:

Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного делопроизводства (Бел НИИДАД);

Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (БелНИИЦЭД).

Организация и осуществление государственного надзора за выполнением требований законодательства по архивному делу в части организации хранения и обеспечения сохранности документов, ведению делопроизводства в организациях предприятиях всех форм собственности осуществляет Государственная инспекция архивов и делопроизводства Республики Беларусь (Госархивнадзор) в структуре Министерства юстиции Республики Беларусь.

Раздел 1. Документирование управленческой

тема 1.1. виды и классификация документов

Вопросы:

  1. Общие понятия о документе.

  2. Классификация документов.

  3. Основные виды документов.

  4. Электронные документы.

  1. Общие понятия о документе.

Документ – это материальный носитель с зафиксиронной на ней информацией. В качестве носителя может быть бумага, фото- и кинопленка, электромагнитные носители и др.

Деятельность организаций* характеризует совокупность документов, составляющих систему документации, в том числе систему организационно-распорядительной документации (далее ОРД).

Документы служат основанием для принятия решений, справочно-информационной работы, учета, средством общения между организациями, организациями и гражданами, способом доказательства, т.к. имеют юридическую силу.

  1. Классификация документов.

Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия, их унификации. Классификация документов приведена в Приложении А.

Документы классифицируются по следующим признакам:

    1. . Служебные и личные.

Личные – документы, созданные отдельными гражданами (заявления, резюме, автобиография и др.).

Служебные документы исходят от имени предприятий, организаций или представляющих их должностных лиц. Служебные документы включают в себя три группы ОРД:

      1. организационные – устав и структура предприятия, положения о структурных подразделениях предприятия, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;

      2. распорядительные – указы, постановления, решения, приказы, указания, распоряжения;

      3. справочно-информационные – акты, письма, докладные и объяснительные записки, справки и др.

    1. По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, по личному составу, финансово-расчетные и т.д.

    2. По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.

    3. По наименованию – приказы, письма, инструкции и т.п.

    4. По видам документов: типовые, примерные, трафаретные.

Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер.

Примерные документы разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер. На их основании разрабатываются документы для внутреннего пользования в организации.

Трафаретные документы изготавливаются типографским способом и содержат постоянную часть, отпечатанную типографским способом и переменную – заполняемую составителем. Например, личный листок по учету кадров.

    1. По стадиям создания документы подразделяются на подлинники (оригиналы) и копии (отпуск, дубликат, выписка).

Подлинники – первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный.

Копия – документ, точно повторяющий оригинал. В правом верхнем углу поля проставляется слово «копия» и заверяется соответствующим образом.

Различают разновидности копий:

Отпуск – полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, изготавливаемая одновременно с подлинником на обычном листе бумаги и заверенная соответствующим образом.

Дубликат – второй экземпляр документа, выданный в замен подлинника, в связи с его утратой. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.

Выписка из документа – копия части документа.

    1. По срокам хранения документы подразделяются на три основных группы:

      1. постоянного срока хранения;

      2. долговременного (свыше 10 лет);

      3. временного (до 10 лет).

Классификация документов производится на этапе группировки их в дела.

Дело – это совокупность документов по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом.

  1. Основные виды документов.

В управленческой деятельности организаций наиболее часто применяются следующие виды документов:

    1. Приказ – правовой акт, издаваемый в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

    2. Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях решения оперативных вопросов касающихся узкого круга должностных лиц.

    3. Указание – правовой акт, издаваемый организацией по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, информационно-методического характера.

    4. Протокол – документ фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

    5. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов на бумажном носителе и пересылаемых по почте.

    6. Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.

    7. Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какой-либо информации, с выводами и предложениями составителя.

    8. Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, проекта, отчета) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

    9. План – документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению мероприятий или работ, их последовательность, сроки, объем и конкретных исполнителей.

    10. Отчет – документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, поручений и мероприятий организации или должностному лицу.

Перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов документов приведен в Приложении Б. Требование к документам, наиболее часто встречающимся в делопроизводстве, будут изучаться в процессе изучения дисциплины.

  1. Электронные документы.

Под электронным документом понимается форма представления информации, выполненная на компьютере и зафиксированная на магнитном носителе (магнитный диск, дискета, флешка). Все экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу.

Электронный документ подписывается электронной цифровой подписью должностного лица. Электронная цифровая подпись – набор символов, вырабатываемый средствами электронной цифровой подписи и принадлежащая конкретному лицу.

Открытый ключ проверки подписи – набор символов доступный для заинтересованных лиц и используемый при проверке достоверности электронной цифровой подписи.

В случае, когда создаются документ на бумажном носителе и электронный документ идентичные по содержанию, оба документа признаются самостоятельными документами.

Государственные органы и юридические лица, а также физические лица, в функции которых входит работа с электронными документами, обязаны обеспечивать необходимые меры ее защиты.

Переход на электронный документооборот обеспечивает значительную экономию финансовых и материальных средств, времени. В настоящее время применяется в области финансовой и статической отчетности, декларировании и других сферах.

Контрольные вопросы:

  1. Понятие и цели делопроизводства.

  2. Основные принципы делопроизводства.

  3. Операции, составляющие процесс труда по делопроизводству.

  4. Кто обеспечивает организацию и контроль делопроизводства.

  5. На какие организации возложены функции организации, управления и контроля за делопроизводством в Беларуси.

  6. Классификация служебных организационно-распорядительных документов.

  7. Классификация личных документов.

  8. Классификация документов по видам.

  9. Классификация по стадиям создания документов.

  10. Классификация документов по срокам хранения.

  11. Понятие электронного документа и электронной подписи.

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Классификация документов

* Примечание: под организацией в дальнейшем понимаются органы управления, предприятия, учреждения и другие юридические лица

  • Поставить закладку
  • Посмотреть закладки

Л. Ким, профессиональный бухгалтер РК, CAP

ДЛЯ КАКИХ СЛУЧАЕВ В 1С ПРЕДНАЗНАЧЕН ДОКУМЕНТ «ОПЕРАЦИЯ» (БУХГАЛТЕРСКИЙ И НАЛОГОВЫЙ УЧЕТ)?

В 1С есть такая функция Операция (бухгалтерский и налоговый учет) и функция Корректировка долга, в чем отличие? Когда надо делать операцию (Б и Н учет), а когда корректировку долга?

Документ «Операция (бухгалтерский и налоговый учет)» предназначен для ручной корректировки данных бухгалтерского и налогового учета в соответствующих учетных регистрах. Корректировки производятся путем указания в документе корректирующих проводок по счетам бухгалтерского и налогового учета. Кроме корректировок, документ может быть использован для отражения некоторых хозяйственных операций, не автоматизированных другими документами конфигурации.

Бухгалтерские проводки отражаются на закладке «Бухгалтерский учет», а налоговые — на закладке «Налоговый учет». По кнопке «Заполнить» на закладке «Бухгалтерский учет» проводки налогового учета можно получить автоматически.

Документ «Корректировка долга» предназначен для корректировки взаиморасчетов с контрагентами.

В данном документе предусмотрены следующие виды операций:

· проведение взаимозачета;

· перенос задолженности;

· списание задолженности.

Вид операции определяется непосредственно в форме документа «Корректировка долга» с помощью кнопки «Операция».

Вид операции «проведение взаимозачета» используется для взаимного погашения дебиторской и кредиторской задолженности одного или двух контрагентов.

Взаимозачет может проводиться в тенге и в иностранной валюте. Если взаимозачет производится в тенге, то для зачета могут использоваться задолженности по договорам в тенге.

Под табличной частью документа показывается справочная информация об итоговых суммах дебиторской и кредиторской задолженности, отраженной в табличной части документа. Для проведения зачета взаимных требований необходимо, чтобы эти суммы были равны, в этом случае в правом нижнем углу документа появляется надпись «ВЗАИМОЗАЧЕТ».

В одном документе может быть введено несколько строк по различным договорам, оформленным с контрагентом. Суммы вводятся в той валюте, которая определена, как валюта взаиморасчетов по договору с контрагентом.

С помощью кнопки «Заполнить» можно заполнить табличную часть документа всеми договорами, по которым есть остатки взаиморасчетов с контрагентом. При этом суммы в документе заполняются таким образом, чтобы после проведения документа остаток долга контрагента по договору стал нулевым.

При выборе операции «перенос задолженности» можно выполнить перенос дебиторской и кредиторской задолженности на другие счета учета и/или объекты аналитического учета (контрагент, договор).

Если на счетах учета расчетов с контрагентами ведется аналитический учет по документам расчетов, то в качестве документа расчетов на новом счете учета задолженности указывается тот документ, задолженность по которому перенесена на новый счет (договор). Если контрагенты не совпадают, задолженность считается погашенной, а в качестве документа расчетов указывается сам документ «Корректировка долга».

Вид операции «списание задолженности» используется для списания безнадежного долга.

В режиме списания задолженности в документе отображается закладка «Счета учета» для указания счетов списания дебиторской и кредиторской задолженности для бухгалтерского и налогового учета.

Документом может быть списана одновременно как дебиторская, так и кредиторская задолженность. Для разделения вида задолженности в документе используются соответствующие закладки.

Подписывает положение руководитель структурного подразделения, согласовывается с юридическим отделом, утверждается руководителем предприятия.

Положение оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты:

Наименование организации; Наименование структурного подразделения; Наименование вида документа; — Дата;

Гриф утверждения документа.

Инструкция — правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц. Заголовок инструкции должен содержать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. (Например, Инструкция по делопроизводству) Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой).

Текст инструкции носит указующий характер и содержит распорядительные слова: ДОЛЖЕН, СЛЕДУЕТ, НЕОБХОДИМО, и т. д.

Инструкция содержит следующие реквизиты:

наименование организации; наименование вида документа; — дата;

место издания; заголовок к тексту; гриф утверждения; текст; подпись.

На каждого работника предприятия составляется должностная инструкция — документ, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности сотрудника предприятия. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Основные разделы текста должностной инструкции:

общие положения; должностные обязанности; права; ответственность;

Штатное расписание — документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.

Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, с указанием перечня должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладов, и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание содержит следующие реквизиты:

наименование организации;

наименование вида документа;

дата;

место издания;

гриф утверждения;

текст;

визы;

подпись.

Подписывается штатное расписание заместителем руководителя, согласовывается с гл. бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью организации. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя предприятия.

Структура и штатная численность — организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей, (составляется и подписывается также как и штатное расписание).

Правила внутреннего трудового распорядка — организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы: организация работы предприятия; взаимные обязанности работников и администрации; предоставление отпусков; командирование сотрудников; внутриобъектный режим. Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируется юристом и утверждается руководителем предприятия.