Ведение каких документов является необязательным в организации

Содержание

By Наталья Аникевич / 7th Март, 2018 / Муниципальное право / No Comments

Все изменения, касающиеся условий труда (например, увеличение зарплаты), фиксируются в дополнительном соглашении к трудовому договору. Важно! С целью экономии на страховых взносах многие заключают не трудовой, а гражданско-правовой договор. Как показывает практика, проверяющие с таким способом экономии давно знакомы, поэтому предельно внимательно изучают договоры с целью выявления подмены трудовых отношений гражданско-правовыми. При выявлении нарушения будет штраф: для компании – до 100 тыс. руб., для ИП – до 10 тыс.

Внутренние документы организации

руб. Личные карточки работников. Заполняется на всех сотрудников. Карточку можно вести по унифицированной форме № Т-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1), либо применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты). Личная карточка является обязательным кадровым документом.

Наличие каких кадровых документов важно контролировать руководителю компании

В избранноеОтправить на почту Кадровая документация служит отражением трудовых отношений между работодателем и сотрудниками. Основные и наиболее часто встречающиеся ее виды будут перечислены в статье.

Важно

Что такое кадровое делопроизводство? Какие документы кадрового делопроизводства бывают? Что из кадровой документации обязательно должно быть в наличии? Кто осуществляет контроль кадрового делопроизводства? Как оформляется спецоценка рабочих мест? Все ли компании обязаны вести воинский учет? Итоги Что такое кадровое делопроизводство? Под кадровым делопроизводством понимается организация порядка формирования документов, регламентирующих трудовые отношения в компании. Кадровым делопроизводством может заниматься как один человек, если штат компании небольшой, так и целый отдел кадровых специалистов в крупных компаниях.

Состав обязательных и необязательных документов на участке кадровой работы

Приказы по личному составу (как правило, унифицированные) издаются по вопросам, связанным с деятельностью организации как работодателя (о приеме на работу, о переводе, об увольнении, о премировании и т.д.). Мы в свою очередь можем предложить вам услугу ведения кадровых документов.
Доверив кадровые нормативные документы и в целом кадровый учет нам, Вы сможете не отвлекаться на бумажные вопросы, а спокойно заниматься бизнесом.

Какие документы (перечень) являются обязательными в организациях

Учет труда и заработной платы в организации ведется на основании первичных документов, формируемых в кадровой службе. Плохо поставленная работа кадровой службы неминуемо отражается на работе, как бухгалтерии, так и всей организации.

Следствием этого является несвоевременность оплаты труда сотрудников, больничных листов, несвоевременная подготовка документов для представления в государственные социальные органы. В результате происходит снижение финансовых показателей предприятия в целом.

Соблюдение норм Трудового кодекса Российской Федерации, правильность оформления кадровой документации контролируют как органы Федеральной инспекции труда (Рострудинспекции), так и органы Федеральной налоговой инспекции.

Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия

А они будут, поверьте, люди все разные. Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям. — Хранить — Постоянно Принимаются по решению работодателя. Я считаю их пережитком.

Что относится к обязательной кадровой документации?

Аттестация рабочих мест произведена частично: как начислять доптарифы страховых взносов». Все ли компании обязаны вести воинский учет? Согласно подп.
6 п. 1 ст. 8
Важно! ИП не обязаны вести воинский учет (п. 6 ст. 1 закона «О воинской обязанности и военной службе» от 28.03.1998 № 53-ФЗ). Ответственный за воинский учет специалист назначается руководителем компании.

Для ведения воинского учета может быть привлечен как новый сотрудник, так и уже работающий, с которым оформляется контракт на совмещение должностей. Количество специалистов, ведущих данный учет, зависит от численности военнообязанных сотрудников (п.

Внимание

Можно ли направить трудовую книжку по почте уволенному работнику?Трудовая книжка может быть направлена по почте (при условии наличия согласия работника на пересылку по указанному адресу), если работник отсутствовал в день увольнения или отказался от ее получения. В такой ситуации работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч.

6 ст. 84.1
д.). С точки зрения кадрового делопроизводства штатное расписание входит в обязательные кадровые документы (ст.

Такие выводы следуют из совокупности положений статей 8, 57, 91 Трудового кодекса РФ. Таким образом, обязанности по заполнению табеля учета рабочего времени могут быть возложены как на сотрудников кадровой службы или бухгалтерии, так и на сотрудников других подразделений, например секретаря администрации. В крупных организациях с большим числом сотрудников возможен вариант ведения табелей:

  • централизованно, с выделением отдельных единиц в штатном расписании – табельщиков, в основные обязанности которых и входит заполнение табелей по сотрудникам всех структурных подразделений компании;
  • децентрализованно, то есть раздельно по структурным подразделениям, когда в каждом подразделении назначается сотрудник, в чей функционал дополнительно включают обязанность по ведению табеля в своем подразделении.

Где должны храниться табели учета рабочего времени?

Инфо

За нарушение обязательства об учете рабочего времени виновные несут административную ответственность, налагаемую органами Федеральной инспекции труда. Согласно п. 281 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом России 6 октября 2000 г., после составления табель подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в расчетный отдел бухгалтерии, где хранится один год.

Если заработная плата начисляется два раза в месяц, на предприятии необходимо составлять два табеля за месяц: один – для учета отработанного времени в первой половине месяца, а другой – во второй. Если табель составляется один раз в месяц, у бухгалтерии может возникнуть проблема с переплаченным авансом за первую половину месяца, если в это время кто-то из работников отсутствовал на работе.

Какой установлен срок хранения  для табеля учета рабочего времени

Формы для такого учета – Т-12 и Т-13 – утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». НА ЗАМЕТКУ! вести надо только одну (любую) из них.

О кадровой документации

Этот документ, согласно статье 136 ТК РФ, работодатель должен выдавать каждому работнику при выплате заработной платы. В листке должна содержаться информация о составных частях зарплаты за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей сумме, подлежащей выплате.

НО, о необходимости выдачи таких листков помнят не во всех организациях. А ведь за отсутствие расчетных листков при выплате каждой заработной платы инспектор имеет право штрафовать организацию на 50 тысяч рублей (ст.

5.27

КоАП РФ). Вот поэтому-то расчетные листки так интересуют контролеров: затрат на выявление нарушения практически никаких, а штраф можно насчитать весьма внушительный. А что же надо сделать, чтобы этого штрафа избежать? Прежде всего, утвердить форму расчетного листка.

Делается это приказом по организации, который издается на основании статьи 136 ТК РФ.

Каков срок хранения табеля учета рабочего времени?

Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре. Бланки табеля по форме N Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники.

Важно

К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер и т.п. — то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки учетных данных.

Об отмене унифицированных форм с 01.01.2013

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы N Т-12, применяются и при заполнении табеля по форме N Т-13.

Сколько хранить табель учета рабочего времени

При необходимости на основании данного электронного документа работодатель может изготовить табель на бумажном носителе. Аналогичная точка зрения содержится в письме Минфина России от 11 января 2012 г.

№ 03-02-07/1-1.

Кто должен вести табель учета рабочего времени сотрудников Обязанность ведения учета времени, фактически отработанного каждым сотрудником, возложена на работодателя (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). В свою очередь руководитель организации вправе определить, какое именно структурное подразделение или конкретный сотрудник будет заниматься заполнением форм учета рабочего времени.

Эту обязанность следует закрепить в приказе (распоряжении) или ином локальном акте (например, в Положении о структурном подразделении) и включить в должностные инструкции либо трудовые договоры сотрудников, которые непосредственно будут вести учет рабочего времени и заполнять табели.

Документы в кадрах обязательные

Какие кадровые документы должны быть у юрлица?

Учетная кадровая документация

Группа учетной документации выполняет функцию по учету кадров и является накопителем персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующей обработке необходимых сведений по составу и движению кадров.

С точки зрения последовательности регистрации и накопления учетных данных о работниках в составе учетной документации можно выделить две подгруппы:

1) первичные учетные документы;

2) производные (вторичные) учетные документы.

Первичные учетные документы содержат исходную информацию и заполняются на основе персональных документов предоставляемых работниками при приеме на работу.

Они включают в себя: личное дело, личный листок по учету кадров, дополнение к личному листку по учету кадров.

Вторичные учетные документы производны, базируются на исходной информации первичных учетных документов. Основные цели создания этой подгруппы документов:

— обеспечение полноты, достоверности и динамичности информации в работе с кадрами;

— обеспечение оперативного хранения кадровых документов;

— обеспечение эффективного поиска кадровых документов.

Вторичные учетные документы включают в себя: личную карточку работника (унифицированные формы №Т-2, №Т-2ГС (МС), №Т-4), документацию по учету рабочего времени и расчетов с персоналом и разнообразные регистрационные формы учетных сведений.

Далее подробно рассмотрим формы регистрации учетных сведений по составу и движению кадров.

Регистрационные формы ведутся для учета кадровой документации.

Выделяют следующие виды регистрационных форм:

— регистрационно-контрольные карточки (РКК);

— регистрационные журналы (книги);

— экранные формы (при использовании компьютерных технологий).

Учетная кадровая документация. И учет документов по видам

Когда трудовые отношения между работодателем и сотрудником только формируются, возникает потребность в том, чтобы как-то документально заверить эти трудовые взаимоотношения.

В процессе формирования таких документов, где-то тут и появляется понятие кадроваядокументация.

Создание, заполнение и ведение кадровой документации – это скорее не право, а непосредственная обязанность работодателя. В мире трудовых взаимоотношений можно классифицировать всё. Кадровая документация не исключение.

Кадровые документы классифицируются по различным признакам. Но если говорить о конкретике, то можно выделить две больших группы кадровых документов.

Первая группа кадровых документов — это документы по учету личного состава кадров.

Сюда относятся:

приказы о приеме кадров на работу,

перевод кадров с одной работы на другую,

предоставление отпуска кадрам,

увольнение кадров по тем или иным причинам,

личная карточка работника.

Вторая группа кадровых документов – это документы, связанные с осуществлением функций по управлению кадрами и организацией труда.

Сюда относятся:

правила внутреннего трудового распорядка кадров,

положение о структурном подразделении кадров,

должностные инструкции кадров,

структура кадров и штатная численность,

штатное расписание кадров на предприятии.

Если говорить о кадровом учете и, соответственно, о кадровой документации в целом, то становится очевидным, что та классификация, которой мы с Вами поделили кадровуюдокументацию – может быть далеко не единственной.

Теоретически, кадровую документацию можно поделить и по видам кадровыхдокументов.

Кадровая документация, связанная с приёмом на работу. Тут и заявление о приеме на работу, и трудовой договор, и собственно приказ о приеме на работу кого или иногокадра.

Кадровая документация, связанная с моментами перевода кадров с одной работы на другую. В этом блоке мы с Вами найдём заявление, написанное сотрудником — о переводе на другую работу. И, собственно, сам приказ о переводе с одного места работы на другое.

Кадровая документация, связанная с увольнением работников с работы.

Новый закон «О бухгалтерском учете»: первичные документы и регистры учета

Начиная с заявления, заканчивая приказом организации об увольнении сотрудника. В случаях, когда этого требует закон, предусмотрено и составление протокола общего собрания кадров, с последующим занесением в соответствующий блок кадровой документации.

Кадровая документация, связанная с отпусками. В этом блоке ведётся график отпусков, хранятся заявления кадров о предоставлении отпуска вместе с соответствующими приказами.

Кадровая документация, связанная с поощрениями – Кому, зачем и подтверждающий приказ.

Кадровая документация, связанная с взысканиями. Тут мы сможем найти докладную записку о нарушениях трудовой дисциплины и объяснительную. А также, приказ о наложении дисциплинарного взыскания.

Содержательная часть состоит из 10 граф, которые заполняются по порядку: 1 — «Наименование». Указывается название подразделения, филиала, цеха по иерархии. 2 — «Код». Тут прописывается код структурного подразделения, который присвоен ему руководством. 3 — «Должность». Здесь пишется занимаемая работником должность, разряд в соответствии Классификационными документами. Профессия указывается именно та, которая записана в трудовой книжке сотрудника и в контракте, заключенным с ним. 4 — «Количество штатных единиц». Пишется количество единиц в штате по должностям. Здесь же указываются вакантные должности и неполные единицы. 5 — «Тарифная ставка». Сумма должна указываться в рублях. 6,7,8 — «Надбавки». Здесь прописываются все премии, стимулирующие и иные выплаты, указывающиеся в виде сумм или в виде процентной ставки. 9 — «Полная сумма».

Каков срок хранения штатного расписания в организации?

Последствия несоблюдения срока хранения штатного расписания в организации При проверках госорганы вправе затребовать документы, срок хранения которых не истек, включая штатное расписание. Ответственность за преждевременное уничтожение документов и их непредставление проверяющим следующая:

  • в соответствии со ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ) ответственность должностных лиц за нарушение норм хранения архивных документов — 300–500 руб.; ответственность за нарушение требований о хранении документов для отдельных видов организаций также установлена ст. 13.25 КоАП РФ;
  • за непредставление документов и, таким образом, воспрепятствование проверке может наступить ответственность по ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ (2 000–4 000 руб. для должностных лиц), а за непредставление информации — по ст. 19.7 КоАП РФ (300–500 руб.

Срок хранения приказа об утверждении штатного расписания

  • Главная
  • Правовые ресурсы
  • Подборки материалов
  • Сроки хранения штатного расписания

Подборка наиболее важных документов по запросу Сроки хранения штатного расписания (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое). Нормативные акты: Сроки хранения штатного расписания Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558(ред. от 16.02.2016)»Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»(Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 N 18380) Штатные расписания организации, изменения к ним: Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Сроки хранения штатного расписания Путеводитель по кадровым вопросам.

Срок хранения штатного расписания

При необходимости срочных кадровых перестановок, сокращения и пр. Срок хранения штатного расписания Из представленной статьи вы узнаете следующее:

  • хранение расписания: что нужно знать;
  • каковы сроки хранения;
  • кого можно назначать ответственным за хранение.

Что такое штатное расписание и сколько лет оно хранится на предприятии?

Новый закон о бухучете: какие первичные учетные документы можно использовать

Его отсутствие затрудняет проведение таких мероприятий, как, например, сокращение количества трудящихся. Кроме того, трудовая инспекция может расценить отсутствие данной документации как нарушение, за что руководителям придется нести ответственность в соответствии со статьей под номером 5.27 КоАП.

Существует стандартизированная форма по составлению штатного расписания, а кроме того его включают в инструкцию по заполнению трудовой книжки. Штатное расписание ратифицируется местным нормативным актом компании .

Сроки хранения штатного расписания

  • Срок хранения приказа об утверждении штатного расписания
  • Всё о том, как часто составляют штатное расписание, а также о том, когда можно и нужно его менять в организации
  • Срок хранения штатного расписания
  • Срок хранения штатного расписания
    • Что такое штатное расписание и сколько лет оно хранится на предприятии?
    • Штатное расписание — что это такое, как составить и изменить форма и образец
    • Штатное расписание: как правильно его составлять?
    • Срок хранения приказа об утверждении штатного расписания Также служит документом, в котором обобщены данные по расходам на заработную плату, а также количеству работников организации. См. образец заполнения расписания. СОСТАВЛЕНИЕ ШТАТНОГО 1. Сведения, вносимые в штатное расписание 1.1.

      Что такое штатное расписание и сколько лет оно хранится на предприятии?

      Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации: Обязательно ли оно или нет? Федеральная служба по труду и занятости в письме под номером 2016-6-6, датируемым 8 июля 2010 года, поясняет, что все предприятия, осуществляющие деятельность на территории России, должны вести такую документацию. Роструд объясняет, что в соответствии со статьей ТК РФ под номером 57 в каждой компании должен быть данный документ. Его отсутствие затрудняет проведение таких мероприятий, как, например, сокращение количества трудящихся.


      Кроме того, трудовая инспекция может расценить отсутствие данной документации как нарушение, за что руководителям придется нести ответственность в соответствии со статьей под номером 5.27 КоАП.
      Указание в штатном расписании должностей внештатных работников 2. Порядок внесения сведений в штатное расписание В начале заполняется шапка документа, указывается наименование предприятия в соответствии с учредительными документами. Указывается код по ОКПО. Заполняется поле «Номер документа».
      Проставляется текущая дата составления документа. В графе «На период» указывается период действия штатного расписания. В гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже – общее количество штатных единиц организации или предприятия.

      Приказ о штатном расписании срок хранения

      Сейчас мы постараемся подробно рассказать о том, какие функции выполняет ШР и как правильно его составлять.

      • Что такое «Штатное расписание»
      • Функции штатного расписания
      • Штатное расписание – обязательный документ
      • Какой срок действия штатного расписания
      • Сколько и где хранится штатное расписание
      • Кто составляет
      • Сколько копий ШР должно быть на производстве
      • Изменение штатного расписания
      • Есть ли обязательная форма штатного расписания
      • Структура штатного расписания организации
      • Как составить штатное расписание
      • Утверждение штатного расписания
      • Заключение

      Что такое «Штатное расписание» Каждый из вас хоть раз в жизни бывал в отделе кадров какого-нибудь предприятия. Вы наверняка видели бесчисленное количество папок и личных дел сотрудников.
      В случае, если оно ранее существовало, и не было предварительно и правильно оформлено, а было в составлено в горячке и намеренно, ради самого судебного процесса, то в таком случае одержать победу в такого рода конфликте ответчику-нанимателю будет крайне непросто. к содержанию ↑ Как выглядит штатное расписание? Штатное расписание оформляется по официально утвержденной форме Т-3, которая утверждена в 2004 году приказом Госкомстата под номером 1 (см.фото). Согласно этому законодательному акту данная форма нужна для составления численности, состава и структуры компании в соответствии с утвержденным Уставом предприятия.

      Приказы о штатном расписании срок хранения

      Важно

      Четких сроков, на которые составляется расписание, нет — документ можно составить на полугодие или год, или даже на несколько лет, если фирма не нуждается во внесении изменений. Росархив установил точный срок хранения штатного расписания после завершения его действия. Так, документация должна храниться не менее 3 лет, с года, следующего за тем, в котором была утрачена сила документа.

      Внимание

      При этом, расстановки хранятся более продолжительное время — 75 лет со времени, как были составлены новые. к содержанию ↑ Схема документа Таблица штатного расписания Т-3 заполняется в соответствии с Указаниями по заполнению форм первичной документации. В «шапке» прописывается полное название учреждения, порядковый номер составляемого документа, ОКПО, дата его принятия. Обязательно заполняется поле с периодом, во время которого действует документация.

      Бланк штатного расписания скачивайте здесь бесплатно.