Учет трудовых книжек проводки

При оформлении трудовой книжки штатному работнику и внося в нее записи и изменения, кадровый сотрудник обязан отнестись к данной процедуре очень ответственно. Сведения с трудовой книжки в будущем будут основанием для ее обладателя основой для пенсионных отчислений, получения пособия по безработице, а также подсчета стажа страхования и пр. На практике случается так, что приходится списывать эти документы в случаях, если трудовая книжка или вкладыши в ней пришли в негодность (к примеру, пострадали от огня или порваны).

Какие могут быть причины для списания бланка трудовой? Дело в том, что даже опытные кадровые сотрудники могут ошибаться. Причинами списания испорченных бланков могут быть следующие: неправильное заполнение данных на титульном листе; ошибки при заполнении «Сведения о работе», недостоверность записей на вкладышах.

Для уменьшения вероятности допущения ошибки в бланке трудовой книжки рекомендуют тщательно и аккуратно записывать информацию о работнике из предъявляемого паспорта или другого документа, удостоверяющего его личность. Наиболее распространенные ошибки в именах и фамилиях работников. Например, при заполнении трудовой книжки кадровик может вместо правильного имени «Наталья» записать «Наталия».
Для ведения учета трудовых книжек штатных сотрудников предприятия необходимо завести специальную приходно-расходную книгу, где будут регистрироваться сведения об учете этих документов. Отдельная книга должна быть предусмотрена для фиксации движения трудовых. На работодателя возлагается ответственность за правильность оформления и сохранности этих документов вплоть до момента увольнения работника и выдачи его ему на руки.

Если же какой-либо из бланков документа оформлен или заполнен недостоверно или он испорчен по другим причинам, работодатель обязан составить соответствующий акт, где будет подтверждено списание бланков. И только после этого можно уничтожить испорченные документы. Нормативными актами установлены способы уничтожения этих документов: измельчение (шредирование) или сжигание.

Если в порче бланка книжки нет вины работника, в таком случае стоимость его восстановления работодатель возмещает за свой счет. Для составления акта о списании книжек выдается приказ о создании комиссии для списания испорченных бланков, который делается в произвольной форме. В эту комиссию зачастую входит лицо, ответственное за сохранение трудовых книжек работников, главный бухгалтер и руководитель фирмы.
После составления этих актов данные о списании вносятся в приходно-расходную книгу выдаваемых документов. Далее списывается стоимость бланков документа на бухгалтерских счетах. После списания работнику необходимо выдать соответствующий дубликат старой трудовой, который в дальнейшем должен использоваться в качестве официального подтверждения рабочего стажа.

При оформлении трудовой книжки штатному работнику и внося в нее записи и изменения, кадровый сотрудник обязан отнестись к данной процедуре очень ответственно. Сведения с трудовой книжки в будущем будут основанием для ее обладателя основой для пенсионных отчислений, получения пособия по безработице, а также подсчета стажа страхования и пр. На практике случается так, что приходится списывать эти документы в случаях, если трудовая книжка или вкладыши в ней пришли в негодность (к примеру, пострадали от огня или порваны).

Какие могут быть причины для списания бланка трудовой? Дело в том, что даже опытные кадровые сотрудники могут ошибаться. Причинами списания испорченных бланков могут быть следующие: неправильное заполнение данных на титульном листе; ошибки при заполнении «Сведения о работе», недостоверность записей на вкладышах.

Для уменьшения вероятности допущения ошибки в бланке трудовой книжки рекомендуют тщательно и аккуратно записывать информацию о работнике из предъявляемого паспорта или другого документа, удостоверяющего его личность. Наиболее распространенные ошибки в именах и фамилиях работников. Например, при заполнении трудовой книжки кадровик может вместо правильного имени «Наталья» записать «Наталия».
Для ведения учета трудовых книжек штатных сотрудников предприятия необходимо завести специальную приходно-расходную книгу, где будут регистрироваться сведения об учете этих документов.

Бухгалтерские проводки при списании испорченной трудовой книжки

Отдельная книга должна быть предусмотрена для фиксации движения трудовых. На работодателя возлагается ответственность за правильность оформления и сохранности этих документов вплоть до момента увольнения работника и выдачи его ему на руки.

Если же какой-либо из бланков документа оформлен или заполнен недостоверно или он испорчен по другим причинам, работодатель обязан составить соответствующий акт, где будет подтверждено списание бланков. И только после этого можно уничтожить испорченные документы. Нормативными актами установлены способы уничтожения этих документов: измельчение (шредирование) или сжигание.

Если в порче бланка книжки нет вины работника, в таком случае стоимость его восстановления работодатель возмещает за свой счет. Для составления акта о списании книжек выдается приказ о создании комиссии для списания испорченных бланков, который делается в произвольной форме. В эту комиссию зачастую входит лицо, ответственное за сохранение трудовых книжек работников, главный бухгалтер и руководитель фирмы.
После составления этих актов данные о списании вносятся в приходно-расходную книгу выдаваемых документов. Далее списывается стоимость бланков документа на бухгалтерских счетах. После списания работнику необходимо выдать соответствующий дубликат старой трудовой, который в дальнейшем должен использоваться в качестве официального подтверждения рабочего стажа.

Количество просмотров: 804

При оформлении трудовой книжки штатному работнику и внося в нее записи и изменения, кадровый сотрудник обязан отнестись к данной процедуре очень ответственно. Сведения с трудовой книжки в будущем будут основанием для ее обладателя основой для пенсионных отчислений, получения пособия по безработице, а также подсчета стажа страхования и пр. На практике случается так, что приходится списывать эти документы в случаях, если трудовая книжка или вкладыши в ней пришли в негодность (к примеру, пострадали от огня или порваны).

Какие могут быть причины для списания бланка трудовой? Дело в том, что даже опытные кадровые сотрудники могут ошибаться. Причинами списания испорченных бланков могут быть следующие: неправильное заполнение данных на титульном листе; ошибки при заполнении «Сведения о работе», недостоверность записей на вкладышах.

Для уменьшения вероятности допущения ошибки в бланке трудовой книжки рекомендуют тщательно и аккуратно записывать информацию о работнике из предъявляемого паспорта или другого документа, удостоверяющего его личность. Наиболее распространенные ошибки в именах и фамилиях работников. Например, при заполнении трудовой книжки кадровик может вместо правильного имени «Наталья» записать «Наталия».
Для ведения учета трудовых книжек штатных сотрудников предприятия необходимо завести специальную приходно-расходную книгу, где будут регистрироваться сведения об учете этих документов. Отдельная книга должна быть предусмотрена для фиксации движения трудовых. На работодателя возлагается ответственность за правильность оформления и сохранности этих документов вплоть до момента увольнения работника и выдачи его ему на руки.

Если же какой-либо из бланков документа оформлен или заполнен недостоверно или он испорчен по другим причинам, работодатель обязан составить соответствующий акт, где будет подтверждено списание бланков. И только после этого можно уничтожить испорченные документы. Нормативными актами установлены способы уничтожения этих документов: измельчение (шредирование) или сжигание.

Если в порче бланка книжки нет вины работника, в таком случае стоимость его восстановления работодатель возмещает за свой счет. Для составления акта о списании книжек выдается приказ о создании комиссии для списания испорченных бланков, который делается в произвольной форме. В эту комиссию зачастую входит лицо, ответственное за сохранение трудовых книжек работников, главный бухгалтер и руководитель фирмы.
После составления этих актов данные о списании вносятся в приходно-расходную книгу выдаваемых документов. Далее списывается стоимость бланков документа на бухгалтерских счетах. После списания работнику необходимо выдать соответствующий дубликат старой трудовой, который в дальнейшем должен использоваться в качестве официального подтверждения рабочего стажа.

При оформлении трудовой книжки штатному работнику и внося в нее записи и изменения, кадровый сотрудник обязан отнестись к данной процедуре очень ответственно.

Объявление

Сведения с трудовой книжки в будущем будут основанием для ее обладателя основой для пенсионных отчислений, получения пособия по безработице, а также подсчета стажа страхования и пр. На практике случается так, что приходится списывать эти документы в случаях, если трудовая книжка или вкладыши в ней пришли в негодность (к примеру, пострадали от огня или порваны).

Какие могут быть причины для списания бланка трудовой? Дело в том, что даже опытные кадровые сотрудники могут ошибаться. Причинами списания испорченных бланков могут быть следующие: неправильное заполнение данных на титульном листе; ошибки при заполнении «Сведения о работе», недостоверность записей на вкладышах.

Для уменьшения вероятности допущения ошибки в бланке трудовой книжки рекомендуют тщательно и аккуратно записывать информацию о работнике из предъявляемого паспорта или другого документа, удостоверяющего его личность. Наиболее распространенные ошибки в именах и фамилиях работников. Например, при заполнении трудовой книжки кадровик может вместо правильного имени «Наталья» записать «Наталия».
Для ведения учета трудовых книжек штатных сотрудников предприятия необходимо завести специальную приходно-расходную книгу, где будут регистрироваться сведения об учете этих документов. Отдельная книга должна быть предусмотрена для фиксации движения трудовых. На работодателя возлагается ответственность за правильность оформления и сохранности этих документов вплоть до момента увольнения работника и выдачи его ему на руки.

Если же какой-либо из бланков документа оформлен или заполнен недостоверно или он испорчен по другим причинам, работодатель обязан составить соответствующий акт, где будет подтверждено списание бланков. И только после этого можно уничтожить испорченные документы. Нормативными актами установлены способы уничтожения этих документов: измельчение (шредирование) или сжигание.

Если в порче бланка книжки нет вины работника, в таком случае стоимость его восстановления работодатель возмещает за свой счет. Для составления акта о списании книжек выдается приказ о создании комиссии для списания испорченных бланков, который делается в произвольной форме. В эту комиссию зачастую входит лицо, ответственное за сохранение трудовых книжек работников, главный бухгалтер и руководитель фирмы.
После составления этих актов данные о списании вносятся в приходно-расходную книгу выдаваемых документов. Далее списывается стоимость бланков документа на бухгалтерских счетах. После списания работнику необходимо выдать соответствующий дубликат старой трудовой, который в дальнейшем должен использоваться в качестве официального подтверждения рабочего стажа.

Количество просмотров: 805

Приобретение трудовой книжки

Трудовые книжки хранятся у работодателя, как бланки строгой отчетности. Покупают такие бланки либо у представителя объединения и «ГОСЗНАК», либо в любой торговой точке, где они продаются. Главное, чтобы трудовые книжки соответствовали образцу, утвержденному приказом Минфина.

Впоследствии, деньги, затраченные на приобретение книжки, взимаются с работника. И только в нескольких случаях этого не происходит:

  1. Бланк трудовой книжки испортили в отделе кадров, при заполнении данного документа;
  2. Либо в случае порчи трудовых книжек, в связи с чрезвычайной ситуацией (пожаром, потопом и т.д.). В таких случаях трудовые книжки выдаются уже за счет работодателя.

    Статья: Учет и хранение трудовых книжек ("Зарплата", 2007, N 3)

    И вот получается, что предприятие продало работнику трудовую книжку. А будет ли это реализацией? Если это так, то сумма облагается НДС, и даже в том случае, если затраты на приобретение бланков работодатель возьмет на себя.

Письмо Минфина от 26.09.2007 разъясняет такую ситуацию, что данная операция подлежит налогообложению НДС. Но в этом случае существуют некоторые противоречия. Ведь, когда работодатель приобрел трудовые книжки, то цель приобретения такова — оформить работника на работу, а потом взыскать с него плату за приобретение данного документа, то вряд ли такое действие можно назвать реализацией.

К тому же, приобретение трудовой книжки, для наемного работника, не является добровольным, а скорее, принудительным действием, согласно закону. Арбитражная практика показывает, что такая операция не является реализацией товара и не облагается НДС. Также это подтверждает и Постановление ФАС от 01.10.2003г.

Бухгалтерский учет трудовых книжек

Для правильного бухгалтерского учета трудовых книжек нужно в организации завести две книги:

  • приходно–расходную;
  • книгу учета движение таких книжек.

Книги нумеруются, прошнуровываются и заверяются подписью руководителя и обязательно печатью организации. Книга по приходу и расходу трудовых книжек ведется в бухгалтерии организации, а в отделе кадров — книга по учету движения трудовых книжек. Такие документы и вкладыши хранят, как бланки строгой отчетности. Выдают их по заявке работнику отдела кадров.

Бухгалтерский учет трудовых книжек учитывается на забалансовом счете 006. Расходы же на их приобретение идут с дебета 26- или 44 счета в кредит 60-го счета «Расчеты с поставщиками», если подобная документация приобреталась по безналу, по договору с торгующими организациями. И с кредита 71-го счета «Расчеты с подотчетными лицами», если покупка данных бланков производилась за наличный расчет.

После того, как трудовая книжка была оформлена, ее списывают с кредита счета 006 и отражают на дебете 73-го счета «Расчеты с персоналом». Сумма, возмещенная с работника, все же является доходом предприятия, поэтому корреспондирующий счет при этом 91 «Прочие доходы и расходы». При погашении стоимости трудовой книжки через кассу наличными, полученная сумма учитывается на 50-м счете «Касса» с кредитом 73 счета, а если эта сумму удержать из заработной платы работника, то в этой проводке участвует 70-й счет.

Не нашли ответ? Задайте свой вопрос юристам

8830 юристов ждут Вас Быстрый ответ, бесплатно!

Бухгалтерский учет: Учет трудовых книжек

УЧЕТ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

Основным документом, отражающим трудовую деятельность работника, является трудовая книжка. Порядок ведения трудовых книжек, внесений в них изменений и их учет регулируются постановлением Совета Министров РБ от 10.12.1997 № 1635 «О трудовых книжках работников» (далее — постановление № 1635) и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Совета Министров РБ от 09.03.1998 № 30 (далее — Инструкция № 30).

Трудовая книжка предъявляется гражданином нанимателю при заключении трудового договора и выдается работнику в день его увольнения. Наниматель несет ответственность за организацию работ и контроль по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек (п.1.10 постановления № 1635). За нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек законодательством предусмотрена дисциплинарная или административная ответственность.

Учет и регистрация трудовых книжек

Учет движения трудовых книжек работников и вкладышей к ним ведет уполномоченное приказом нанимателя лицо либо кадровая служба. Ответственное лицо, оформляющее прием сотрудника на работу, обязано принятую трудовую книжку зарегистрировать в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, форма которой приведена в приложении 3 к Инструкции № 30, а также выдать сотруднику расписку. Расписка составляется в произвольной форме и содержит все реквизиты предприятия, в т.ч. и печать нанимателя. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается и проставляет дату получения в личной карточке (форма Т-2) и в книге учета движения трудовых книжек.

Книга учета движения трудовых книжек должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью нанимателя и печатью отдела кадров (в случае ее отсутствия — печатью нанимателя).

Учет бланков трудовых книжек и вкладышей

Лицам, впервые поступающим на работу, наниматель обязан заполнить трудовую книжку и внести в нее все необходимые записи.

Бланки трудовых книжек являются документами строгой отчетности, и их учет следует вести в соответствии с законодательством (подп.1.9 п.1 постановления № 1635). Учет бланков трудовых книжек ведется в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (приложение 2 к Инструкции № 30), которая должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью нанимателя и печатью. В книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией.

Трудовые книжки (вкладыши, дубликаты) хранятся в бухгалтерии в специально оборудованном месте как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет уполномоченному должностному лицу по приходно-расходным накладным. Ежемесячно ответственное лицо составляет отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним, с приложением приходного ордера кассы нанимателя. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт (приложение 1 к Инструкции № 30).

Причины списания трудовых книжек образец

На материально ответственное лицо, работающее с бланками строгой отчетности, в бухгалтерии юридического лица ведется карточка-справка по выданным и использованным бланкам строгой отчетности, форма которой приведена в приложении 5 к Положению о порядке использования бланков строгой отчетности, утвержденному постановлением Минфина РБ от 21.02.2002 № 21.

Инвентаризация неиспользованных бланков строгой отчетности в местах их хранения производится ежемесячно (пп.14 и 15 вышеназванного Положения).

Бухгалтерский учет бланков трудовых книжек

Согласно Инструкции по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.05.2003 № 89, для обобщения информации о наличии и движении находящихся на хранении и выдаваемых под отчет бланков строгой отчетности предназначен счет 006 «Бланки строгой отчетности». Одновременно их учет осуществляется и на счете 10-6 «Прочие материалы». Бланки строгой отчетности учитываются по номинальной стоимости или в условной оценке. Аналитический учет по счету 006 ведется по каждому виду бланков строгой отчетности и местам их хранения.

Пунктом 55 Инструкции № 30 установлено, что при выдаче трудовой книжки (дубликата), а также вкладыша в трудовую книжку с работника взимается сумма, затраченная нанимателем на их приобретение.

Порядок отражения в учете приобретения бланков трудовых книжек следующий:

Содержание операции Дебет Кредит
Произведена оплата за бланки трудовых книжек (вкладышей) 60 51
Оприходованы бланки трудовых книжек (вкладышей) 006
Отражено приобретение бланков трудовых книжек (вкладышей) в бухгалтерском учете 10-6 60
Отражена уплаченная сумма НДС по приобретенным бланкам трудовых книжек (вкладышей) 18-2 60
Принята к вычету сумма НДС по приобретенным бланкам трудовых книжек (вкладышей) 68-2 18-2

Порядок отражения в учете операций по выдаче сотрудникам бланков трудовых книжек и вкладышей к ним:

Содержание операции Дебет Кредит
Отражена выдача сотруднику бланка трудовой книжки (вкладыша) 91-2 10-6
Начислен НДС по выданному бланку трудовой книжки либо вкладыша 91-3 68-2
Отражена стоимость трудовой книжки (вкладыша), которую необходимо удержать у работника 73 91-1
Внесены в кассу (удержаны из заработной платы сотрудника на основании его заявления) денежные средства за выданный бланк трудовой книжки (вкладыша) 50 (70) 73
Списаны выданные бланки трудовых книжек (вкладышей) 006

В случае ликвидации нанимателя ликвидационной комиссией составляется акт о наличии неиспользованных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (как для документов строгой отчетности). Составленный акт и прилагаемые к нему бланки сдаются по месту их получения (например, в исполком).

31.05.2007 г.

Юлия Боженкова, аудитор

Для более детального изучения см.: 1. Пособие

2. Пособие

От редакции: С 19 мая 2008 г. в пункт 55 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденную постановлением Министерства труда РБ от 09.03.1998 № 30, на основании постановления Министерства труда и социальной защиты от 24.04.2008 № 70 внесены изменения.

Приобретение трудовой книжки

Трудовые книжки хранятся у работодателя, как бланки строгой отчетности.

Обязателен ли учёт трудовых книжек в бухгалтерском учёте?

Покупают такие бланки либо у представителя объединения и «ГОСЗНАК», либо в любой торговой точке, где они продаются. Главное, чтобы трудовые книжки соответствовали образцу, утвержденному приказом Минфина.

Впоследствии, деньги, затраченные на приобретение книжки, взимаются с работника. И только в нескольких случаях этого не происходит:

  1. Бланк трудовой книжки испортили в отделе кадров, при заполнении данного документа;
  2. Либо в случае порчи трудовых книжек, в связи с чрезвычайной ситуацией (пожаром, потопом и т.д.).

    В таких случаях трудовые книжки выдаются уже за счет работодателя. И вот получается, что предприятие продало работнику трудовую книжку. А будет ли это реализацией? Если это так, то сумма облагается НДС, и даже в том случае, если затраты на приобретение бланков работодатель возьмет на себя.

Письмо Минфина от 26.09.2007 разъясняет такую ситуацию, что данная операция подлежит налогообложению НДС. Но в этом случае существуют некоторые противоречия. Ведь, когда работодатель приобрел трудовые книжки, то цель приобретения такова — оформить работника на работу, а потом взыскать с него плату за приобретение данного документа, то вряд ли такое действие можно назвать реализацией.

К тому же, приобретение трудовой книжки, для наемного работника, не является добровольным, а скорее, принудительным действием, согласно закону. Арбитражная практика показывает, что такая операция не является реализацией товара и не облагается НДС. Также это подтверждает и Постановление ФАС от 01.10.2003г.

Бухгалтерский учет трудовых книжек

Для правильного бухгалтерского учета трудовых книжек нужно в организации завести две книги:

  • приходно–расходную;
  • книгу учета движение таких книжек.

Книги нумеруются, прошнуровываются и заверяются подписью руководителя и обязательно печатью организации. Книга по приходу и расходу трудовых книжек ведется в бухгалтерии организации, а в отделе кадров — книга по учету движения трудовых книжек. Такие документы и вкладыши хранят, как бланки строгой отчетности. Выдают их по заявке работнику отдела кадров.

Бухгалтерский учет трудовых книжек учитывается на забалансовом счете 006. Расходы же на их приобретение идут с дебета 26- или 44 счета в кредит 60-го счета «Расчеты с поставщиками», если подобная документация приобреталась по безналу, по договору с торгующими организациями. И с кредита 71-го счета «Расчеты с подотчетными лицами», если покупка данных бланков производилась за наличный расчет.

После того, как трудовая книжка была оформлена, ее списывают с кредита счета 006 и отражают на дебете 73-го счета «Расчеты с персоналом». Сумма, возмещенная с работника, все же является доходом предприятия, поэтому корреспондирующий счет при этом 91 «Прочие доходы и расходы». При погашении стоимости трудовой книжки через кассу наличными, полученная сумма учитывается на 50-м счете «Касса» с кредитом 73 счета, а если эта сумму удержать из заработной платы работника, то в этой проводке участвует 70-й счет.

Не нашли ответ? Задайте свой вопрос юристам