Учет офисной мебели

Правила организации бухгалтерского учета мебели

Чтобы понять, как оприходовать приобретенную или полученную безвозмездно мебель, надо знать ее точную стоимость. От величины этого показателя зависит необходимость заведения инвентарной карточки на актив и проведение ежемесячных амортизационных отчислений.

Основным средством может быть признана мебель, которая:

  • используется для реализации задач основной деятельности компании;
  • будет эксплуатироваться продолжительное время (дольше года);
  • не планируется к выставлению на продажу в кратко- и среднесрочной перспективе;
  • способна приносить организации прибыль, увеличивать доходы;
  • стоимостная оценка достигает установленного законодательством нижнего порога для признания основным средством.

При несоблюдении полного перечня критериев приобретенные объекты должны быть учтены как МПЗ.

ВНИМАНИЕ! Для признания мебели в качестве основного средства по правилам бухгалтерского учета ее стоимость должна быть не ниже 40 тысяч рублей, в налоговом учете нижняя оценочная планка утверждена в размере 100 тысяч рублей.

Если имущество показано в учетных операциях как составляющая МПЗ, то оно не может амортизироваться. Его стоимость будет отнесена на расходы в полном объеме при начале эксплуатации. В письме Минфина, датированном 10.01.2012 г. и зарегистрированном под №07-02-06/3, закреплена норма применения стоимостных порогов для определения группы актива с привязкой времени ввода в эксплуатацию объекта к дате изменения лимита признания основных средств.

Если предприятие приобрело мебель по стоимости, превышающей минимальную величину для отнесения предмета к амортизируемому имуществу, актив учитывается как основное средство.

Когда на государственном уровне меняется стоимостной порог для ОС, компания для ранее введенных в эксплуатацию элементов применяет прежние нормы, а обновленные показатели используются для текущих и будущих приобретений.

В случаях, когда приобретаемый мебельный набор нуждается в доработке или монтаже, все понесенные затраты, связанные с доведением его до нужного состояния, подлежат накоплению на одном счете со стоимостью актива. После ввода в эксплуатацию общая сумма признается первоначальной оценкой объекта. Для основных средств на время сборки и установки мебель должна быть отнесена к 08 счету.

Учет недорогой мебели ведется по нормам ПБУ 5/01. Для организаций, работающих по упрощенной схеме налогообложения, активы стоимостью до 100 тысяч рублей с продолжительным периодом использования признаются материальными затратами. Это исключает возможность начисления амортизации по конкретному объекту. Списание разрешено осуществлять после ввода в действие мебели и оплаты счета за новое имущество.

ЗАПОМНИТЕ! Списать на материальные расходы при УСН можно только стоимость мебели, приобретенной для решения задач основной деятельности. Например, холодильник для личного пользования персоналом не может быть признан обоснованной тратой, его стоимость не должна увеличивать величину расходов при выведении налогооблагаемой базы.

При отнесении части мебели на МПЗ необходимо утвердить схему обеспечения сохранности таких активов. Для этого рекомендуется в бухгалтерском учете применять забалансовый счет. Так предприятие сможет отнести стоимость недорогих предметов на затраты сразу, но не забудет о существовании приобретенной и эксплуатируемой мебели, которая будет отражаться в учетных данных до момента списания ее стоимости с кредита забалансового счета. В качестве дополнительной меры контроля мебель закрепляется за материально ответственными лицами, которые следят за ее сохранностью. Выбранную методику осуществления мониторинговых мероприятий надо обязательно утвердить локальным актом предприятия – учетной политикой.

Для документального подтверждения перемещения мебели можно пользоваться рекомендованными формами первичных бланков или собственными шаблонами. В последнем случае документы будут обладать юридической силой при соблюдении ряда требований:

  • форма содержит все обязательные реквизиты, присущие первичным документам;
  • используемый образец утвержден учетной политикой;
  • документ должен быть правильно оформлен, в нем не допускаются ошибки и описки.

При выбытии любого предмета мебели составляется акт на списание. Этот бланк нужен и при утилизации, перепродаже или безвозмездной передаче.

Стандартные проводки по учету мебели

При получении компанией мебели от контрагента в учете создаются записи по оприходованию новых активов и их оплате:

  • Д08 – К60 — в момент постановки на учет приобретенных дорогостоящих предметов;
  • Д19 – К60 — в сумме НДС по купленной мебели;
  • Д60 – К50 или 51 — при осуществлении оплаты поставщику для погашения задолженности за полученные активы.

Бухгалтер ограничивается таким набором проводок, если мебель не была введена в эксплуатацию сразу после покупки. Для начала пользования активами их надо официально в учете перенести в состав задействованных в повседневной деятельности основных средств (при условии, что мебельный комплект уже собран и установлен). Делается это перенесением стоимости объекта с кредита 08 на дебет 01 счета. Начисляемая амортизация собирается на 02 счете.

Процедура списания с баланса дорогостоящей мебели будет сопровождаться типовыми корреспонденциями:

  • Д91 – К01 — при выведении из эксплуатации актива в сумме его остаточной стоимости;
  • Д02 – К01 – запись формируется для отражения списания амортизационных отчислений;
  • Д10 – К99 – корреспонденция, составляемая в ситуациях, когда мебель выводится из эксплуатации и разбирается на составные материалы, которые впоследствии будут оприходованы и направлены на частичное покрытие нужд предприятия;
  • Д91 – К99 – размер вырученных компанией средств в результате выведения из эксплуатации комплекта мебели;
  • Д99 – К91 при получении учреждением убытка после выбытия предметов мебели.

Если элементы мебели по оценочной величине могут быть отнесены к МПЗ, то записи в учете будут другими:

  • Д10 – К60 – при отражении факта получения недорогой мебели;
  • Д19 – К60 – корреспонденция, используемая для фиксации суммы НДС;
  • Д20 – К10 – списание размера стоимости приобретенных активов после ввода их в эксплуатацию;
  • Д004 — для фиксации факта оприходования недорогой мебели.

Нюансы начисления амортизации на мебель

Признанные основными средствами активы должны регулярно амортизироваться. Период осуществления амортизационных отчислений напрямую зависит от предполагаемого срока эксплуатации. Этот показатель влияет на продолжительность переноса стоимости активов в затраты и на отнесение объекта к конкретной амортизационной группе. Классификация амортизационных категорий приведена в ст. 258 НК РФ и соотносится с нормами правительственного Постановления от 01.01.2002 г. №1.

ДЛЯ СПРАВКИ! Если ожидаемый срок использования актива неясен, его надо брать из технической документации. При отсутствии в сопроводительных бланках необходимой информации можно уточнить данные у производителя.

Для мебели нет выделенной категории в Классификаторе, поэтому ее амортизационную группу надо идентифицировать по предполагаемой продолжительности эксплуатационного срока. Определить величину периода полезного использования можно на основе технической документации, рекомендаций поставщика или характеристик актива. Такой метод работы с Классификатором зафиксирован в ст. 258 НК РФ.

Споры с контролирующими органами могут возникнуть в связи с порядком комплектования мебельных наборов. ФНС настаивает на необходимости отражения в учете предметов мебели в качестве одного гарнитура, если актив состоит из нескольких элементов. Судебная практика по этому вопросу противоречивая. На практике можно оприходовать предметы как отдельные активы, стоимость которых в разбивке не соответствует стандарту амортизируемого имущества. Такой вариант допускается при возможности использования элементов мебели независимо друг от друга.

Офисное имущество

Сперва напомним общие правила бухгалтерского учета расходов на офисное имущество, скажем пару слов об НДС-учете офисных приобретений, дальше отметим особенности исчисления налоговых разниц для плательщиков, их применяющих, и уже потом о нюансах учета конкретного офисного имущества.

Общие правила бухучета

Необоротный актив. Дорогостоящие мебель, обогреватель, кондиционер и прочее подобное офисное имущество являются основным средством (ОС). Разумеется, если планируемый срок их использования превышает один год, а стоимость приобретения превышает стоимостной порог, установленный на предприятии в приказе об учетной политике. При этом предприятие может выбрать любой из бухгалтерских методов амортизации, перечисленных в п. 26 П(С)БУ 7. Правда, заметим, что для целей начисления «налоговой» амортизации запрещен производственный метод (п.п. 138.3.1 НКУ). Это важно для налогоплательщиков, применяющих налоговые разницы (об этом скажем позже).

Как правило, с целью сближения с налоговым учетом предприятия устанавливают стоимостный порог в размере 6000 грн., а метод амортизации ОС избирают прямолинейный (поскольку остальные достаточно объемны в расчетах)

Приобретая дорогостоящую мебель, обогреватели, кондиционеры и прочее подобное офисное имущество, сначала формируем их первоначальную стоимость на субсчете 152 «Приобретение (изготовление) основных средств», а при вводе в эксплуатацию — списываем в дебет субсчета 106 «Инструменты, приборы, инвентарь» (предметы интерьера учитываем по дебету субсчета 109 «Прочие основные средства»). По тому же принципу будет учитываться дорогостоящая теле-, аудио-, фото-, видеотехника.

Амортизация актива включается в расходы по направлениям его использования. Поскольку речь идет об офисном имуществе, то это, как правило, будут административные или сбытовые расходы.

А вот те же самые предметы, но (со сроком службы больше года), которые не «перескочили» установленный стоимостный барьер, учитываются в составе малоценных необоротных материальных активов — МНМА. Например: «недорогая» мебель, теле-, аудио-, фото- и видеотехника или бытовая техника и пр., сформировав первоначальную стоимость на субсчете 153 «Приобретение (изготовление) прочих необоротных материальных активов», списывается в дебет субсчета 112 «Малоценные необоротные материальные активы».

При начислении амортизации на МНМА применяются четыре метода (п. 27 П(С)БУ 7):

— прямолинейный;

— производственный;

— «50 %/50 %», когда при вводе в эксплуатацию начисляется 50 % от амортизируемой стоимости и 50 % в месяце списания с баланса;

— метод 100 % начисления амортизации в месяце начала использования объекта.

На практике чаще всего для МНМА применяют «100 % метод» начисления амортизации, поскольку он максимально ускоряет отнесение на финансовый результат расходов на их приобретение.

Оборотный актив. Если ожидается, что срок службы приобретенного офисного имущества будет составлять менее года, то такой актив является оборотным активом и учитывается в соответствии с П(С)БУ 9 «Запасы» в составе малоценных быстроизнашивающихся предметов (МБП) на счете 22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы». В таком случае при передаче в эксплуатацию МБП его стоимость исключается из состава активов (списывается с баланса на статью расходов, соответствующую направлению его использования)

с последующей организацией оперативного количественного учета таких предметов по местам эксплуатации в течение срока их фактического использования (п. 23 П(С)БУ 9)

Например, это могут быть швабры, мусорные ведра, аккумуляторы и т. п.

Кроме того, обычные и люминесцентные электролампы, батарейки могут попадать в бухучете в категорию запасов. Тогда их учитывают на субсчете 209 «Прочие материалы». Причем заметим: несмотря на то, что срок службы батарейки может быть и больше одного года (многие из них способны отработать более 500 циклов зарядки-разрядки), относить их к МНМА, согласитесь, нелогично. При установке лампочки в осветительные приборы и передаче в эксплуатацию батареек списываем их в расходы: Дт 92, 93, 94 — Кт 209.

Улучшение или отдельный объект. Сразу скажем: вполне возможна ситуация, когда расходы на приобретение офисного имущества отражают не как расходы на приобретение отдельного объекта ОС или МНМА, а как расходы на улучшение другого объекта ОС.

Напомним: улучшением объекта ОС считают его модернизацию, модификацию, достройку, дооборудование, реконструкцию и т. п., приводящие к увеличению будущих экономических выгод, первоначально ожидаемых от использования этого объекта, что приводит к увеличению его первоначальной стоимости (п. 14 П(С)БУ 7).

В свою очередь, объектом ОС может считаться не только актив в целом (конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций), но и его части (п. 4 П(С)БУ 7).

Причем предприятие самостоятельно, с учетом будущих условий эксплуатации и профессионального суждения инженеров и руководителя предприятия, принимает решение, как отражать расходы на приобретение офисного оборудования: как отдельный объект ОС или как улучшение.

Решающим здесь будет отделимость от объекта улучшения

Например, установка всякого рода систем безопасности и кондиционирования в производственных, административных или других помещениях в нормативно-правовых актах по охране труда рассматривается лишь в привязке к таким помещениям. Хотя, например, бытовой кондиционер всегда можно признать отдельным объектом МНМА или ОС, мотивируя это полной его отделимостью, да еще и разными со зданием сроками эксплуатации. Полагаем, также промышленные кондиционеры более логично учитывать именно как отдельные объекты на субсчете 104 «Машины и оборудование». Правда, если они входят в сметную стоимость здания, то тогда их придется учитывать на субсчете 103 «Здания и сооружения».

А вот установку в помещениях систем охранно-пожарной сигнализации, охранно-тревожной сигнализации и газового пожаротушения, а также систем видеонаблюдения налоговики всегда хотели видеть в качестве улучшения помещения.

О налоговом кредите по НДС

Что касается налогового кредита (НК) по НДС, то здесь плательщику НДС придется позаботиться о налоговой накладной, зарегистрированной в ЕРНН. А вот доказывать, что офисные приобретения связаны с хозяйственной деятельностью, на наш взгляд, необходимости не будет, это просто очевидные вещи.

Другое дело, что предприятие может одновременно осуществлять облагаемые и необлагаемые операции. А офисные расходы как раз из тех, по которым придется частично начислять НДС в соответствии с коэффициентом «анти-ЧВ» (ст. 199 НКУ). Ведь их нельзя напрямую связать с необлагаемой деятельностью. А как это делать, вы можете почитать в «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 61, с. 14; 2016, № 64, с. 11.

Налоговоприбыльный учет

Как уже хорошо известно, на сегодняшний день в налоговоприбыльном учете «рулит» бухучет.

Малодоходники (годовой доход которых не превышает 20 млн грн.) объект обложения налогом на прибыль рассчитывают исключительно по данным бухучета (без каких-либо корректировок на разницы, кроме убытков прошлых лет).

А вот высокодоходники (с годовым доходом соответственно свыше 20 млн грн.) и малодоходники-добровольцы бухгалтерский финрезультат корректируют на разницы (из ст. 138 — 140 НКУ). Поэтому дальше информация именно для таких «счастливчиков» (см. табл. 1).

Таблица 1. Налоговый учет для плательщиков, применяющих налоговые разницы

Критерии актива

Признание актива

Влияние на налоговый учет

Срок использования — более 1 года, а стоимость — свыше стоимостного барьера в размере 6000 грн. (п.п. 14.1.138 НКУ)

ОС

Применяются «амортизационные» разницы (пп. 138.1 и 138.2 НКУ). «Производственный» метод амортизации в налоговом учете запрещен. Зачисляем в 6 (или 9) группу с минимальным сроком амортизации 4 года (или 12 лет) (п.п. 138.3.3 НКУ). «Налоговая» амортизация рассчитывается только для производственных ОС (п.п. 138.3.2 НКУ)

Срок использования — более 1 года, а стоимость не превышает стоимостный барьер в размере 6000 грн. (п.п. 14.1.138 НКУ)

МНМА

Раздел ІІІ НКУ в части таких расходов не предусматривает никаких налоговых разниц, кроме общих ограничений, которые зависят от источника приобретения услуг (п.п. 140.5.4 НКУ). То есть речь идет о приобретениях у неприбыльщиков и «особых» нерезидентов (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 52, с. 25)

Срок использования — менее 1 года. Стоимость не имеет значения

МБП или запасы

Как видим, в целом учетный подход к офисному оборудованию такой же, как и в случае с приобретением компьютерной техники (см. с. 4).

Обратите внимание: стоимость объектов ОС в любом случае через «налоговую» амортизацию попадает в расходы (в налоговом учете уменьшит объект налогообложения).

С учетом вышесказанного покажем в табл. 2 некоторые нюансы отражения расходов по приобретению офисного имущества.

Таблица 2. Расходы на приобретение офисного имущества и связь с хоздеятельностью

№ п/п

Наименование актива

Комментарии и связь с хоздеятельностью

Мебель (столы, стулья, шкафы, полки, тумбы, вешалки, гардеробные, стеллажи и пр.)

Связь с хоздеятельностью, как правило, не оспаривается.

Аналогично учету компьютерной техники, здесь объект ОС, состоящий из обособленных частей, учитывать можно либо «в целом», либо «по частям» (по элементам). Например, если купили мебельный набор (комплект мебели), то решает предприятие, как его учесть: как один-единственный объект или как каждый из компонентов (шкаф, стол, стул и т. п.) пообъектно (п. 4 П(С)БУ 7)

2. Бытовая техника:

Кондиционеры, вентиляторы, обогреватели

Связь с расходов с хоздеятельностью требуется для «налоговой» амортизации ОС* и НДС. Такая бытовая техника обеспечивает необходимые параметры микроклимата в рабочем помещении, что отвечает требованиям

санитарно-бытовых условий рабочего места, прописанным согласно ст. 6 и ч. 1 ст. 13 Закона об охране труда. Следовательно, расходы на ее приобретение связаны с хозяйственной деятельностью

* Если приобретение подобной бытовой техники рассматривать как улучшение, то расходы на его приобретение, установление и монтаж просто увеличивают балансовую стоимость здания.

Теле-, аудио-, фото- и видеотехника

«Производственный» характер лучше подкрепить документально. Например, оговорить его в приказе по предприятию на приобретение техники (где указать цель совершаемой покупки). Допустим, не оспаривается хоздеятельность, если приобретение видеотехники оформить для рекламного отдела предприятия (составления каталогов, рекламных материалов, проведения презентаций и т. п.); аудиотехнику — для записи интервью, заседаний, совещаний, деловых переговоров и пр.; телевизионную технику — для просмотра семинаров, тренингов, демонстрации рекламных роликов и т. п. Заметьте: для некоторых сфер деятельности (рекламы, СМИ, издательской, выставочной деятельности и т. п.) использование такой техники — неотъемлемый атрибут в работе

Холодильники, микроволновки, электрочайники и пр.

Как правило, налоговики хотят считать такие электроприборы непроизводственными ОС (не связанными с охраной труда, а направленными на финансирование личных потребностей физлиц). Тем не менее известны примеры положительной судебной практики, когда холодильник и электрочайник ВАСУ признал объектами хозяйственной деятельности (определение ВАСУ от 10.12.2013 г. № К/9991/29249/11, подробнее см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 44, с. 11). Так что здесь «хозяйственность» расходов помогают отстоять суды

Предметы интерьера (вечнозеленые деревья, живые фонтаны, скульптуры, картины, вазы и прочие предметы антиквариата и т. д.).

Эстетическому оформлению и благоустройству помещения предприятия отводят не последнее место. Ведь все это делается с одной-единственной целью: для привлечения потенциальных потребителей, поддержания конкурентоспособности на рынке, создания имиджа (узнаваемости) компании. Поэтому, на наш взгляд, связь с хозяйственной деятельностью таких расходов здесь очевидна. Только не забудьте необходимость благоустройства интерьера подтвердить документально — соответствующим приказом по предприятию

Оборудование санузла (сушилки, умывальники, краны, мусорные ведра, зеркала и пр.)

Как правило, вопросов с признанием хоздеятельности по таким расходам не возникает.

Есть право выбора, как учитывать такие расходы:

(1) либо расходы на обустройство санузла учесть как расходы на улучшение помещения офиса*,

(2) либо же его комплектующие учитывать отдельными элементами пообъектно**

* Например, санузел превосходно оборудован «под ключ» (все работы по обустройству выполнила сторонняя организация). Тогда расходы можно смело капитализировать, отразив как улучшение помещения офиса (субсч. 103).

** Если вы хотите все учитывать отдельно, решив, что зеркало прослужит, скажем, 10 лет, смеситель — 2 года, раковина — 5 лет и т. п. Тогда решающим окажется стоимостный критерий: предметы подороже будут ОС (сч. 106, 109) а подешевле — МНМА (сч. 112). То есть все «в ваших руках».