Учет канцтоваров в бухгалтерии

Внимание В ней кладовщик указал назначение использования канцтоваров – обеспечение текущей деятельности структурного подразделения. Поэтому бухгалтер списал их на затраты в момент отпуска со склада. В бухучете «Альфы» сделаны следующие записи. 4 апреля: Дебет 71 Кредит 50– 2 000 руб. Канцтовары в бухучете — проводки, счет учета, примеры При этом в каждом таком первичном учетном документе должны быть, в частности, количественные и стоимостные измерители (ч.2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Документом, в котором не расшифрованы вид, количество и цена приобретаемого товара, подтвердить понесенные расходы не удастся.При этом, чтобы признать расходы на канцтовары, помимо товарного и кассового чека нужно иметь авансовый отчет сотрудника. Важно ЕД-4-3/3/11515.

Канцтовары в бухучете — проводки, счет учета, примеры

Проводки: Счет Дт Счет Кт Описание проводки Сумма проводки Документ-основание 60.01 51 Оплачены канцтовары поставщику 2577 Выписка банка 10.01 60.01 Приняты к учету канцтовары 2184 Товарная накладная, Форма М-4 19.03 60.01 Учтен входной НДС 393 Товарная накладная, Счет-фактура 68.02 19 НДС принят к вычету 393 Счет-фактура 71 50 Выданы деньги на приобретение товаров работнику фирмы 300 Расходный кассовый ордер 10.01 71 Приняты канцтовары от подотчетного лица 294 Товарный чек 50 71 Оставшиеся деньги, выданные работнику, возвращены в кассу 6 Приходный кассовый ордер Списание канцтоваров Списание канцтоваров производится одним из трех методов:

  1. Метод ФИФО
  2. По средней себестоимости

Использовать метод списания по себестоимости каждой единицы не целесообразно для данного вида МПЗ. Поэтому в учетной политике нужно закрепить один из оставшихся.

Как правильно вести учет канцтоваров

№ 119н.

Методы оценки стоимости Стоимость, по которой канцтовары списываются со счета 10-9, определите одним из следующих способов:

  • по себестоимости каждой единицы запасов;
  • по средней себестоимости.

Об этом сказано в пункте 58 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности и в пункте 16 ПБУ 5/01. Метод оценки стоимости списываемых канцтоваров закрепите в учетной политике для целей бухучета.

Правильный бухучет канцтоваров

Внимание

Ситуация: нужно ли в бухучете включать в состав основных средств канцтовары, срок полезного использования которых превышает 12 месяцев? Например, ножницы, калькуляторы и т. п. Канцтовары, стоимость которых не превышает лимита, установленного в учетной политике, можно учесть на счете 10 «Материалы» и единовременно списать при передаче в эксплуатацию.

Важно

Активы, соответствующие всем признакам основных средств и стоимость которых не превышает 40 000 руб., могут учитываться в составе МПЗ (п. 5 ПБУ 6/01). Если организация решит воспользоваться таким правом, она должна зафиксировать это в учетной политике для целей бухучета.

При этом нужно выбрать конкретный лимит стоимости объектов со сроком полезного использования более года, которые будут учитываться в качестве МПЗ. Устанавливая такой лимит, учтите, что его сумма не может превышать 40 000 руб.

(п. 5 ПБУ 6/01).

Коллеги нашли четыре способа удобного учета канцтоваров

  • ручки,
  • маркеры,
  • бумага,
  • карандаши и т.п.

Отдельные виды простейшей оргтехники:

  • калькуляторы,
  • пишущие машинки.

Крепёжные материалы:

  • штемпели,
  • скобы,
  • скрепки,
  • папки.

Чертёжные принадлежности:

  • готовальни,
  • циркули,
  • транспортиры и т.д.

Пеналы, школьные портфели и другие подобные предметы. Читайте также статью: → «Учет инвентаря и хозяйственных принадлежностей в бухгалтерском учете».

Как учитывать канцтовары в бухучете

Инфо

НК РФ). Совет: во избежание споров с проверяющими стоимость канцтоваров учтите в расходах при расчете единого налога в момент их передачи в подразделения. При включении затрат в налоговую базу они должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (п.

1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16

НК РФ).

Списание канцтоваров — документальное оформление, бухгалтерский учёт

Если организация признает расходы на приобретение канцтоваров, оприходованных на склад, но еще не списанных в подразделения, проверяющие могут их оспорить (как затраты, не связанные с деятельностью, направленной на получение дохода). Во избежание этого стоимость канцтоваров относите на расходы только после оформления их отпуска для использования в деятельности (по требованию-накладной по форме № М-11 или акту (отчету)).

Входной НДС по приобретенным канцтоварам тоже включите в состав расходов (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Учет канцелярских товаров

В фирме канцелярские товары приобретаются работниками, которые зачастую предъявляют товарные чеки без расшифровки с записью «канцтовары» и числом купленных единиц. Как проводить это документы? Разрешается принимать канцелярские принадлежности к учёту как единицу, не разбивая на отдельных позиции.
Однако, имеется риск того, что налоговая инспекция будет оспаривать включение таких расходов в список затрат. Вопрос №2. Нужно ли списывать канцелярские товары, которыми пользуются при работе сотрудники, но которые были выпущены с целью проведения рекламной акции и содержат логотипы и слоган компании? Да, такие канцтовары также списываются в общем порядке. Оцените качество статьи.

Prednalog.ru

Затраты на приобретение МПЗ «упрощенцами» на сегодняшний день признаются на день оплаты независимо от факта их списания в производство.Расходы, уменьшающие доходы при УСН, учитываются в соответствии с закрытым перечнем, приведенным в п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Расходы на канцелярские товары упомянуты в п. 17 указанного перечня.

Согласно п. 2 ст. 346.16 НК РФ состав некоторых из них определяется в соответствии со ст. 254 НК РФ. При этом в п. 5 ст. 254 НК РФ говорится, что сумма материальных расходов текущего месяца уменьшается на стоимость сырья и материалов, не использованных в производстве.Минфин России в Письме от 27 октября 2010 г.

Совет: при расчете налога на прибыль затраты на канцтовары можно признать в расходах, даже если в кассовых и товарных чеках не расшифрованы вид, количество и цена товаров. Объясняется это следующим. Правильный бухучет канцтоваров N 384-О высказывал мнение о том, что счет-фактура не является единственным документом, на основании которого предоставляется вычет по НДС.В Постановлении Президиума ВАС РФ от 13 мая 2008 г.

N 17718/07 указанная точка зрения нашла поддержку, и возможность принять к вычету сумму «входного» НДС при приобретении товаров или материалов в магазине за наличный расчет признана законной на основании положения п. 7 ст. 168 НК РФ. Так и запишем Отдельно хочется коснуться вопроса о включении некоторых МПЗ, срок полезного использования которых более 12 месяцев, в состав основных средств.

Обязательные признаки ОС приведены в п.

Как учитывать канцтовары в бухучете

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, которые подтверждены не только теми документами, что оформлены в соответствии с законодательством, но и теми, что косвенно подтверждают понесенные расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ). Таким образом, организация вправе учесть для целей исчисления налога на прибыль расходы на канцтовары на основании кассового и товарного чека, даже если в них стоит общая сумма, уплаченная за все приобретенные товары без расшифровки.

И при этом имеется авансовый отчет сотрудника. Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 2 октября 2008 г. № А55-911/2008 и от 3 февраля 2006 г. № А55-14012/05-32). ОСНО: НДС Входной НДС, предъявленный при приобретении канцтоваров, примите к вычету при наличии счета-фактуры (п.

2 ст. 171 НК РФ).

Примеры проводок по списанию канцтоваров и бумаги + образец акта Такое право фиксируется в учетной политике для целей бухучета с указанием лимита стоимости объектов со сроком полезного использования более года, которые будут учитываться в качестве МПЗ. Сумма лимита не может превышать 20 000 руб. (п. 5 ПБУ 6/01).

Таким образом, ножницы и калькуляторы организация может смело приходовать по дебету счета 10. Для выполнения требования абз. 4 п. 5 ПБУ 6/01 о надлежащем контроле придется организовать учет «за балансом».

Карандаши и ручки — в утиль Со складов организации канцелярские товары, как правило, передаются в обособленные подразделения. При этом оформляются типовые формы первичных учетных документов, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г.

Работа государственных учреждений сопровождается, как правило, интенсивным документооборотом. При этом значительная часть документов содержит поручения, предписания, запросы и другие аналогичные документы, работа с которыми требует жесткого контроля срока исполнения. Контролировать необходимо как исполнение поручения учреждением в целом, так и каждым работником учреждения в цепочке непосредственных исполнителей. В то же время в некоторых государственных учреждениях управляют документооборотом вручную или с помощью минимальной автоматизации на основе программ MS Word и MS Excel.

В основе автоматизированной системы находится документ «Регистрационная карточка», который используется для регистрации каждого элемента входящей, исходящей и внутренней корреспонденции – каждого письма, каждой телефонограммы и служебной записки и т.д. К «Регистрационной карточке» можно прикрепить файлы любого формата, например, MS Word, MS Excel, сканированные тексты или изображения. Также в «Регистрационной карточке» фиксируются наложенные на элемент корреспонденции резолюции с указанием необходимых мероприятий, исполнителей и сроков исполнения.

В программе реализован полный контроль исполнения поручений. Предусмотрен контроль поручений сотрудникам организации, поручений полученных от вышестоящих организаций и переадресованных должностным лицам нижестоящих организаций. При этом вся цепочка исполнения поручения от автора поручения до конкретного исполнителя отслеживается автоматически. Это позволяет существенно снизить просрочки исполнения поручений, а также определить их причину. Кроме того, программа автоматически сообщает исполнителям о поручениях, срок исполнения которых подходит к концу. В системе ведется учет контрольных карточек вышестоящих организаций. Реализовано оперативное информирование руководства о состоянии исполнения конкретных поручений, а также загруженности и исполнительной дисциплине сотрудников организации.

Программа «Канцелярия государственных предприятий» предназначается для отделов делопроизводства (канцелярии) крупных компаний. Также, она может применяться в любых отделах предприятия для контроля за исполнением поручений.

Для подготовки документов, необходимых, например, при подготовке к судебному разбирательству, возможна подборка всех документов по заданной тематике. В системе реализован быстрый поиск документов по любому признаку — по отправителю, исполнителю, содержанию, резолюции и другим параметрам. Программа содержит большое количество разнообразных отчетов

Первое внедрение программного продукта было выполнено в «Главинвестстрой Республики Татарстан» (руководитель – Халитов Р.Ш.). Это учреждение контролирует строительство сотен объектов по всей территории республики с общим объемом финансирования несколько миллиардов рублей в год и является крупнейшим заказчиком строительства. Канцелярия «Главинвестстрой» обрабатывает около 15000 входящих и исходящих документов в год. Изначально в учреждении уже активно использовалась система комплексной автоматизации бухгалтерского и управленческого учета на базе 1С, поэтому стояла еще и задача интеграции документооборота в существующую систему.

Основные усилия при внедрении системы были направлены на автоматизацию работы с документами государственных учреждений и, особенно с поручениями вышестоящих инстанций. Заметим, что в конфигурации понятия «документ» и «поручение» принято считать синонимами. Программа анализирует всю историю перемещения поручения по цепочке, включающую, например, Президента Республики Татарстан, республиканские Кабинет министров, Министерство строительства и Главинвестстрой. Следующая цепочка, в свою очередь, состоит из руководителя Главинвестстроя и отделов организации. При работе со сложным комплексным запросом исполнителями поручения могут быть одновременно несколько сотрудников и отделов. Все наложенные резолюции, информация о состоявшихся или запланированных мероприятиях, а также созданные в электронном виде документы хранятся в системе, и это позволяет быстро получить развернутую информацию о состоянии любого поручения.

В Республике Татарстан принято отвечать на любой запрос, как от физических, так и от юридических лиц, в течение 30 дней, независимо от количества инстанций, которые будут участвовать в подготовке ответа. Для выполнения этого требования в системе предусмотрен контроль трех временных параметров.

Учет канцтоваров в бухгалтерии

Во-первых, контролируются количество дней, прошедших с момента поступления запроса. Во-вторых, срок, установленный вышестоящей организацией, для исполнения поручения нижестоящей организацией. В-третьих, контролируется срок, установленный начальником, для выполнения поручения конкретному исполнителю.

Система позволяет автоматизировать упреждающий контроль сроков исполнения поручений и в результате избавиться от просрочек. Для упреждающего контроля в программе предусмотрены несколько отчетов и система напоминаний непосредственным исполнителям. К наиболее часто используемым отчетам относятся «Оперативный отчет о текущем состоянии неисполненных поручений» и «Отчет о важности поручений». В «Оперативном отчете о текущем состоянии неисполненных поручений» представлена информация об истории и текущем состоянии поручений, обо всех резолюциях и исполнителях. Поручения в отчете упорядочены по крайним срокам исполнения — чем ближе срок исполнения, тем строка с информацией о поручении в отчете выше. Данный отчет формируется, как правило, только для контрольных поручений. С помощью «Отчета о важности поручений» можно получить информацию о ведомствах, контролирующих каждое поручение.

Система напоминаний непосредственным исполнителям автоматически формирует для каждого исполнителя упорядоченный по срокам список поручений, которые за ним числятся. Далее исполнитель может быстро, без подключения к информационной базе, получить всю информацию о каждом поручении.

Также с помощью программы можно получить статистические данные о деятельности учреждения. В отчете «Статистика по исполнителям» отражается общее количество выданных, исполненных и просроченных поручений в разрезе сотрудников. Выводятся как сводные данные, так и данные в разрезе «значимости» поручений. С помощью этого отчета руководитель оценивает загруженность и исполнительную дисциплину каждого из сотрудников, а также использует данные отчета для определения размера премий.

В программе были реализованы все требования, характерные для ведения делопроизводства с использованием бумажных носителей. Так, например, в системе реализована печать журнала, в котором исполнители расписываются за получение тех или иных документов с указанными сроками исполнения. После выдачи документов и сбора подписей листы этого журнала подшиваются.

Несмотря на обширные функциональные возможности, программа оказалась проста в эксплуатации и была освоена сотрудниками канцелярии «Главинвестстрой» после минимального курса обучения.

Заметим, что программный продукт «Канцелярия государственных предприятий» также успешно используется во многих коммерческих организациях. Программа может применяться для учета как входящих и исходящих писем, так внутренних документов – приказов, служебных записок и т.д. При этом программу могут использовать не только канцелярии, но и все отделы организации. Начальник отдела, например, может с ее помощью контролировать исполнительную дисциплину сотрудников своего отдела, а также использовать ее для самоконтроля.

В процессе дальнейшего развития в программе был реализован обмен данными, который можно использовать для обмена как между подразделениями одной организации, так и в масштабах министерств и ведомств. При выгрузке исходящий документ становится входящим с сохранением всей истории и характеристик документов и это значительно облегчает работу операторов. Набор сервисных возможностей программы включает проверку орфографии на компьютерах, на которых установлен MS Word, возможность интеграции со сканером, быстрый поиск по любому реквизиту, отбор по любому вопросу, а также разнообразные отчеты. Для сотрудников, на компьютерах которых конфигурация отсутствует, предусмотрена выгрузка данных в MS Excel.

Для работы с конфигурацией необходимо наличие любой компоненты системы программ «1С:Предприятие 7.7» — «Бухгалтерский учет», «Оперативный учет» или «Расчет».

Конфигурация «Канцелярия государственных предприятий» получила от фирмы «1С» сертификат «Совместимо! Система программ 1С:Предприятие».

В настоящее время «Канцелярия государственных предприятий» внедрена более чем в 50 учреждениях и организациях Республики Татарстан. К ним относятся «Главинвестстрой», Государственный Жилищный Фонд при Президенте Республики Татарстан, Счетная палата, ХОЗУ Кабинета министров, ГУП БТИ Минстройжилкомхоза, ОАО «Татстрой», ОАО «ТАИФ-СТ», ОАО «Чувашнефтепродукт», ЗАО «Казанский ГИПРО НИИ Авиапром», ФГУ «Татарстанский центр стандартизации, метрологии и сертификации», ГУП «Медицинская техника и фармация Татарстана»…

«Финансовая газета» (№13, 2006 г.)

На какой счет оприходовать канцтовары