Централизованные закупки

Избегайте бюрократии

Пример: Генеральный директор крупного торгового холдинга принял решение закупать продукцию через тендеры. Насмотревшись на коллег из госкорпораций, где организация этой процедуры требует подготовки большого количества документов, он вводит такие же. В том числе просит закупщика формировать письмо-извещение, аналитическую записку и сводную таблицу персонально для каждого потенциального поставщика и согласовать все этапы закупки с финансовым и юридическим отделами.

Что не так: У закупщика нет никакого желания проводить тендер. Ему проще позвонить одному из текущих поставщиков и договориться о подходящей цене. А когда придёт время объяснять, почему торги не проводятся, он обязательно что-то придумает. Например, скажет что товар на складе заканчивался, сообщили об этом поздно, а купить нужно было срочно.

Как правильно: Чтобы этого избежать, генеральный директор должен определить, для чего именно компания проводит тендеры. Если для снижения цены, то большое количество документов вовсе необязательно. Важно фиксировать в них всего три пункта: условия поставки, полученные заявки и критерии выбора победителя.

Новости и лучшие статьи «Секрета фирмы» — в нашем Telegram-канале: @businesssecrets. Подписывайтесь!

>Что такое централизованные закупки по 44-ФЗ

Рассмотрим в статье понятие централизованных закупок, их плюсы и минусы, а также их проведение на примере одного из регионов РФ.

Подготовка закупки для централизованной организации

Каждый заказчик, планирующий электронный конкурс или электронный аукцион, должен направить через электронную систему, разработанную данным агентством, заявку, содержащую все условия документации, коммерческие предложения и запросы коммерческих, расчет НМЦК и техническое задание.

Как только агентство получает заявку, в течение 20 рабочих дней начинает проводить анализ предоставленных документов и экспертизу заявки, в которую включается:

  • соответствие плану и плану-графику закупок;
  • проверка комплектности документов;
  • наличие в документах необходимых сведений;
  • соответствие требованиям НПА.

Затем разрабатывает документацию и проект контракта и начинает процедуру закупки, то есть размещает извещение. Причем в комиссию по осуществлению закупки включается представитель заказчика, и только с представителем в дальнейшем рассматриваются заявки участников.

Очень важно помнить всем заказчикам, чтобы специализированной организации был предоставлен доступ в качестве представителя заказчика на электронной площадке и в ЕИС, необходимо при внесении позиции плана-графика поставить галочку о том, что это будет централизованная закупка.

Условия проведения тендера

Говоря о правилах проведения, нельзя не упомянуть о том, кто может выступать организатором торгов. Это бюджетные учреждения, казенные учреждения, унитарные предприятия, коммерческие организации и другие виды юрлиц. Исполнителями контрактов могут быть как физлица, так и ИП, а также юридические лица. К госзакупкам не допускают офшорные компании и тех, кто включен в реестр недобросовестных поставщиков.

О том, как провести тендер, говорится в законе. Сначала заказчик создает контрактную службу или назначает контрактного управляющего. Далее он планирует процедуры на год. В соответствии с объемом бюджетных средств заказчик закупает товары, работы и услуги, выбирая исполнителя контракта путем проведения торгов. Также на начальном этапе нужно зарегистрироваться в ЕИС и получить электронную цифровую подпись.

Способы проведения тендеров

Все используемые в госзакупках виды тендеров указаны в 44-ФЗ. Они делятся на конкурентные и неконкурентные, бумажные и электронные, с ограничениями и без. Способы определения поставщика бывают открытыми и закрытыми, «бумажными» и электронными, с ограничениями для отдельных лиц и без них, конкурентными и неконкурентными. К конкурентным относят конкурс, аукцион, запрос предложений, запрос котировок, а к неконкурентным закупку у единственного поставщика. Преимущественным способом является конкурс. А вот закупку у единственного поставщика можно провести в крайне ограниченном количестве случаев.

Возможность проводить электронные тендеры появилась с 2018 года, а с 2019 года процедуры стали электронными по умолчанию. Бумажными остались только некоторые виды. Например, торги за рубежом.

Также выделяют один неконкурентный способ определения исполнителя контракта. Это закупка у единственного поставщика. Полный список случаев, когда можно проводить эту процедуру, содержится в ст. 93 Закона о контрактной системе. Заказчики, работающие по 223-ФЗ, должны включать такой перечень в свои положения о закупках.

Смотрите в Системе Госзаказ решения для каждого способа электронных закупок. Провести процедуры помогут пошаговые инструкции, схемы и шаблоны документов для скачивания с подсказками на полях, а также примеры из практики ФАС за последние полгода.

Правила участия в тендерах

Существует регламент не только для заказчиков, но и для поставщиков. Во-первых, на начальном этапе поставщику необходимо получить электронную цифровую подпись, зарегистрироваться в ЕИС и аккредитоваться на торговых площадках, где проводятся госзакупки. Не лишним будет пройти базовое обучение по участию в тендерах.

К закупкам не допускают лиц с долгами по налогам и обязательным сборам, зарегистрированных в офшорной зоне, банкротов и тех, чья работа приостановлена судом, а также имеющих судимость за экономические преступления. Сложно стать поставщиком тому, информация о ком внесена в реестр недобросовестных поставщиков, а также нарушившим порядок закупки (например, тем, кто не предоставил обеспечение заявки).

Чтобы принять участие в тендере, сперва необходимо получить электронную цифровую подпись, зарегистрироваться в ЕИС, получить аккредитацию на ЭТП. Рекомендуем сделать все это заранее, а не перед самой закупкой, поскольку на подачу заявок дается ограниченный срок.

Следующий шаг — выбор процедуры и подача заявки. Содержание заявки зависит от вида тендера. К ней прикладываются обязательные документы. Их список смотрите в документации. Для участия в тендере обычно нужны учредительные бумаги, выписки из реестра юрлиц или ИП, декларации о принадлежности к СМП или СОНКО, о соответствии требованиям закона, а также документы о соответствии дополнительным требованиям заказчика.

Тендерные продажи строятся не только на разовой продаже, выполняя контракты качественно, без нареканий со стороны заказчиков, вы формируете свою положительную репутацию в госсекторе, расширяете свой бизнес и увеличиваете прибыль. Как раз на этапе увеличения тендерных продаж, поставщики начинают допускать досадные ошибки в ведении бизнеса, не свойственные новичкам. Редакция журнала «Поставщик. Всё для тендеров» собрала эти ошибки в статье, чтобы вы проанализировали и нашли свои слабые места. А пошаговый алгоритм поможет оптимизировать работу по участию в тендере на каждом его этапе. Итак, смотрите, на чем спотыкаются даже опытные поставщики.

Процедура тендера

Проведение тендеров на закупку подразумевает несколько этапов. На первом заказчик готовит документацию, в назначенный день он публикует ее в ЕИС. Участникам дается срок на подачу заявок. После его истечения заявки не принимаются. Когда все предложения поданы, начинается их оценка. Процедура зависит от типа тендера. Например, в запросе котировок у заявки одна часть, а в электронных конкурсах и аукционах их две, поэтому рассматривают их по порядку.

Закупочная комиссия проверяет заявки на соответствие требованиям и отклоняет предложения, которые не отвечают условиям документации и положениям закона. Победителя выбирают по заранее установленным критериям. В конкурсе им становится тот, кто предложил наилучшие условия исполнения контракта, а в аукционе — автор заявки с самой низкой ценой.

Зачастую поставщиков волнует вопрос, как выиграть торги. Это зависит от массы факторов. Среди них соответствие компании и ее продукции требованиям заказчика, наличие конкурентов и качество их предложений и т.д. Не рекомендуем на начальном этапе выбирать закупки с миллионными контрактами. Во-первых, придется отдать значительную сумму в качестве обеспечения заявки. Во-вторых, за любым нарушением последуют большие пени и штрафы. Не рассчитав свои силы, вы рискуете сорвать сроки и угодить в реестр недобросовестных поставщиков. Новичкам подойдут небольшие региональные закупки. Не рекомендуем также предлагать взятку за победу. Как, когда и за что заведут уголовное дело — ответим в одной статье

Как проводить тендеры: пошаговая инструкция

2. Отобранным агентствам разослать приглашение к участию в тендере и бриф. Пригласить на встречу. Если бриф достаточно детализирован, можно попросить сделать предварительную оценку проекта с достоверностью +/- 30%, тем самым определив, кто из компаний вам подходит, поскольку стоимость может отличаться в несколько раз. Вы должны понимать, что на данном этапе, стоимость является приблизительной (только если вы не даете детализированное ТЗ), и окончательная смета может быть сформирована только после первого этапа проекта –написания ТЗ или построения прототипа со спецификацией.

3. На встрече следует обращать внимание на следующие нюансы:

  1. Понимание агентством последних трендов в дизайне, технологиях;
  2. Понимание задач, которые стоят перед создаваемым продуктом;
  3. Готовность объяснить/отстоять свою точку зрения перед клиентом;
  4. Четко объяснить заказчику этапы проекта и правила управления им, управления объемом проекта и бюджетом.
  5. В качестве дополнительной опции вы можете попросить агентство подобрать примеры уже существующих в мире сайтов, можно из других товарных категорий, которые они использовали для вдохновения при работе с вашим проектом как с точки зрения дизайна, так и с точки зрения навигации. Здесь вы поймете, насколько одинаково вы смотрите на мир.

На данном этапе важны такие нюансами соблюдения процедуры:

  1. Все участники должны получить одинаковый бриф
  2. Вопросы, задаваемые участникам, должны быть одинаковыми
  3. Состав участников встреч со стороны заказчика не должен меняться

В принципе, на данном этапе тендер может быть закончен. Вы увидите компании, которые соответствуют вашим ценовым ожиданиям, а при проведении презентаций сможете выбрать компанию, с которой вы просто мечтаете работать.

Этап 2. Креативный/дизайнерский тендер

Если по каким-либо причинам вам необходимо в рамках тендера увидеть результаты работы компаний именно над вашим продуктом, то проводится вторая часть тендера, в рамках которого вы ставите задачу агентствам по созданию дизайнерского продукта.

К данному этапу рекомендуется приглашать не более трех компаний.

Разработка предложений требует от агентства существенных материальных и временных затрат. Данный этап рекомендуется делать оплачиваемым, либо объявить компаниям рамки будущего бюджета, чтобы участники тендера были мотивированы к участию в нем. Это подтверждает серьезность намерений рекламодателя и позволяет агентствам привлекать больше ресурсов для разработки предложения.

На данном этапе можно предложить агентствам:

  1. Создать UI-дизайн главной и одной внутренней страницы
  2. Создать дизайн главной и одной внутренней станицы

Для оценки предложений компаний-участников рекомендуется сделать внутреннюю таблицу «экспертных оценок», т.е. перечень критериев, по которым вы будете оценивать работы, вес каждого критерия и оценки, выставляемые участниками тендерной комиссии.

В эту таблицу можно перенести оценку стоимости со своим весом из первого этапа тендера. Пример таблицы для проведения тендера с использованием метода экспертных оценок:

Участник

Участник 1

Участник 2

Участник 3

Участник ….

УчастникN

Критерий

Вес критерия

Цена

1 … 10

Понимание маркетинговой задачи

1 … 10

Уровень портфолио

1 … 10

Уровень предложенного UI-решения

1 … 10

Уровень предложенного дизайнерского решения

1 … 10

Уровень экспертизы участника в …

1 … 10

Другие критерии

Данная таблица заполняется каждым экспертом (участником тендерного комитета), после чего делается сводная таблица по всем экспертам и участникам.

Особенности проведения данного этапа тендера:

  1. Всем участникам должна быть поставлена одинаковая задача
  2. Все участники должны знать критерии оценки и вес каждой оценки
  3. Все участники должны иметь одинаковое время на выполнение задачи
  4. Со всеми участниками должен быть заключен договор о конфиденциальности и о соблюдении авторских прав
  5. В оценке результатов должны участвовать должностные лица, принимающие окончательное решение
  6. Всем участникам должна быть предоставлена равная возможность презентовать свои решения
  7. Список участников должен быть им известен. Это не должно быть тайной

Рекомендации и идеи, использованные компаниями при подготовке презентации, являются их собственностью, и защищены авторским правом. Заказчик не имеет права использовать в своей дальнейшей работе идеи и разработки проигравших тендер компаний. С другой стороны, компания, которой сообщили фундаментальные составляющие технической, маркетинговой и коммерческой стратегий компании-заказчика, должна считать их строго конфиденциальными и не использовать для других проектов или клиентов, даже если это агентство не будет выбрано заказчиком.

Чего не следует делать при проведении тендера

  1. В рамках одной итерации оценивать и креатив, и стоимость. Вы можете оказаться в ситуации, когда предложенное решение будущего продукта по стоимости не соответствует вашему бюджету.
  2. Если у вас сложный по функционалу сайт, не стоит присылать запрос в агентство на сайт конкурента или другой компании в отрасли с запросом: «А сколько такое стоит?» Компания-исполнитель не должна и, скорее всего, не будет заниматься аудитом чужого сайта для оценки его структуры, функционала и сложности для определения стоимости. Потрудитесь составить свой бриф. Приветствуется при составлении брифа давать ссылки на другие сайты для примеров особенностей работы отдельных модулей.

Что такое тендер

Те из вас, кто хоть раз сталкивался с темой работы на ЭТП, слышал такие слова как «тендер», «конкурс», «аукцион». Здесь следует сразу же разобраться в терминах. Итак, начнем с понятия «аукцион». Аукцион – это открытое соревнование между несколькими участниками торгов. Вспомните, обычные аукционы по продаже каких-нибудь ценностей. Как это выглядит? Любой участник может назвать цену, информация о цене доступна всем остальным конкурентам, каждый из них может предложить более выгодную цену. Аналогично проходят аукционы и на ЭТП, торги идут либо на снижение, либо на повышение. Логика действий проста:

  • если аукцион объявлен на выполнение какого-либо запроса, то заказчику выгоднее принять наименьшее предложение – это аукцион на понижение;
  • если аукцион проводится для реализации имущества банкрота, то продавцу выгоднее продать его дороже – это аукцион на повышение.

Таким образом, определяющее значение при подведении итогов аукциона имеет цена.

С тендером ситуация совсем другая, так как тендер — конкурентный отбор наилучшего предложения на основе максимально наилучших условий выполнения запроса заказчика, заключающегося в поставке каких-либо товаров, предоставления услуг. Слово «тендер» в этой ситуации является синонимом слова «конкурс».

Как проводится тендер

  1. Заказчик формирует свой запрос, оговаривает его основные характеристики и требования к исполнителю;
  2. После составления необходимой документации заказчик объявляет конкурс на выполнение своего запроса;
  3. Лица, желающие выступить исполнителями запроса и подписать договор с заказчиком, готовят и подают свои заявки;
  4. Заказчик рассматривает все полученные заявки и выбирает победителя;
  5. По итогам тендера между заказчиком и участником-победителем подписывается договор.

Главных отличий тендера от аукциона два:

  • Предложение участника оценивается не только по стоимости, но по другим критериям, которые важны для заказчика – выиграть тендер может предложение не с самой низкой стоимостью, хотя цена все равно остается главным фактором выбора победителя;
  • Предложение конкретного участника не доступно для других участников, они не знают о содержании заявок друг друга – заказчик при вскрытии полученных конвертов может огласить цены участников с целью провести уторговывание, если это предусмотрено тендерной документацией.

Таким образом, определяющее значение при подведении итогов конкурса имеют сочетание всех условий поставки, выражающееся в максимальной выгоде для заказчика.

Немного о нормативной базе и портале Zakupki.gov

Итак, конкурсы могут проводить как органы власти, так и коммерческие предприятия. Вот здесь следует немного ознакомиться с существующей нормативной базой.

Те, кто задумывался об участии в конкурсах, наверняка, слышал о госзакупках. Сферу государственных закупок регламентирует ФЗ № 44-ФЗ от 05.04.2013 г. «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд». Заказчиком в данном случае являются организации, относящиеся либо к государственным, либо к муниципальным заказчикам, плюс бюджетные учреждения, которые делают закупки на средства субсидий, полученных из бюджетов РФ разных уровней. Проще говоря, если вы собираетесь участвовать в госзакупках, то вашим заказчиком всегда будет государство – в том или ином виде. Результатом участия в конкурсах, относящихся к госзакупкам, будет подписание госконтракта (муниципального контракта). Это следует хорошо уяснить, а еще лучше подробно ознакомиться с законом, так как после заключения госконтракта победитель несет определенные обязательства.

Кроме этого закона есть еще один важный нормативный акт – ФЗ № 223-ФЗ от 18.07.2011 г. «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц». Этот закон регулирует проведение запросов предложений со стороны таких заказчиков как: госкорпорации и компании с долей государства, естественные монополии и другие лица согласно п. 2 ст. 1 документа. По результатам конкурсов, проводимых по этому закону, заказчик и участник-победитель заключают контракт (договор).

Получается, что если вы намерены поучаствовать в госзакупках или закупках, объявляемых компаниями, которые связаны с государством, то ваши действия будут рассматриваться в свете этих двух нормативных актов. Заказчики, относящиеся к указанным выше группам, обязаны проводить закупки для своих нужд согласно этим нормативным актам. Организации, работающие по 223-ФЗ, могут дополнительно разработать свое положение о закупках – внутренний регламент, учитывающий особенности организации. Информация о конкурсах в обязательном порядке должна быть опубликована на официальном Портале закупок zakupki.gov.ru.

Портал закупок zakupki.gov.ru — официальный сайт РФ, содержащий всю информацию о конкурсах, проводимых согласно двум перечисленным ранее ФЗ. Здесь можно найти: нормативную базу, реестры планов закупок, перечни товаров (работ, услуг), которые закупаются у представителей СМСП, реестр государственных / муниципальных контрактов, реестр договоров, подписанных по результатам закупок, отчетность по ним, а также прочую информацию, которая может представлять интерес у участников госзакупок. Здесь же публикуется реестр недобросовестных поставщиков, куда попадают те, кто после заключения контракта не смог выполнить свои обязательства. При необходимости любой заказчик или другой контрагент может проверить наличие вашей компании в этом реестре с помощью функции поиска.

Информация, публикуемая на Портале закупок, доступна всем. Главной функцией сайта является возможность представителей бизнеса найти интересующие их объявленные конкурсы, также получить конкурсную документацию.

Коммерческие тендеры

Коммерческие компании, которые с государством не связаны, также объявляют тендеры на закупку товаров, работ, услуг для удовлетворения своих потребностей. Такие конкурсы регулируются Гражданским кодексом РФ и внутренними положениями конкретной компании о закупках. Зачем все это делается? Если госорганы и организации, связанные с государством, обязаны осуществлять свои закупки в виде конкурсов, то коммерческие компании в принципе могут покупать товары для своих нужд у кого хотят. Но такой подход противоречит принципам бизнеса, ведь принимать следует самое выгодное предложение.

Если компания будет самостоятельно искать подходящего исполнителя, это может занять много времени. Оптимальным вариантом в таких случаях будет объявление конкурса, размещение его в открытый доступ и сбор заявок от участников, желающих получить тот или иной контракт. Получается, что такой способ поиска исполнителя выгоден для обеих сторон: заказчик получает максимально выгодное для себя предложение, а исполнитель находит потребителя своих услуг.

Участвовать или не участвовать

Имеет ли смысл участвовать в таких закупках? В комментариях к статье, наверняка, кто-нибудь напишет, что конкурсы выигрывают те, кто должен их выиграть, что закупки объявляются под конкретного поставщика, который обязательно будет победителем. Да, не будем отрицать, такие явления имеют место быть. Да, нормативное регулирование системы закупок направлено на создание максимальной прозрачности проведения этих процедур и исключения коррупционной составляющей, но в российской действительности это работает не всегда. Но, несмотря на такие моменты, участие в закупках является одним из средств развития вашего бизнеса.

Участие в госзакупках и коммерческих тендерах – это возможность заявить о себе, найти новых заказчиков и охватить новые рынки сбыта, это возможность заключить выгодный договор и получить прибыль. Цель любого предпринимателя – заработать, а участие в конкурсах дает такую возможность. Сейчас для участия в конкурсе на ЭТП достаточно компьютера, выхода в интернет, определенных настроек рабочего места и электронно-цифровой подписи.