Централизованное казначейство

В Самарской области последовательно реализуется политика повышения качества управления общественными финансами, в том числе – комплекс мер, направленных на повышение эффективности бюджетных расходов. Министерством управления финансами Самарской области создается единое информационное пространство в сфере управления государственными и муниципальными финансами на базе современных информационных технологий.

Одним из важнейших мероприятий обозначенного вектора является централизация бухгалтерского учёта и отчётности в органах исполнительной власти и государственных учреждений Самарской области. Первый этап проекта начался в 2019 году и продлится до конца 2020 года. В регионе создана Централизованная информационная система ведения бюджетного учета и формирования отчетности (ЦИС) на базе автоматизированной системы «Смета» (разработчик – НПО «Криста»), обеспечивающая централизованное ведение бюджетного учета и формирования отчетности органов государственной власти и государственных казённых учреждений Самарской области с использованием web-технологий.

Наряду с оптимизацией работы органов исполнительной власти и государственных учреждений Самарской области благодаря бесшовной интеграции с решениями по управлению исполнением бюджета, нормативно-справочной информацией, системой сбора и консолидации бюджетной отчетности ЦИС позволяет повысить эффективность управления государственными (муниципальными) учреждениями и эффективность использования бюджетных средств путём сокращения затрат на ведение учета, улучшить качество выполнения учетных функций путём оптимизации документооборота.

Для руководства региона доступны интерактивные аналитические отчеты на основе данных ЦИС в разрезе всех аспектов учета и отчетности, что позволяет отслеживать изменения социально–экономического характера Самарской области и оперативно принимать управленческие решения.

В рамках первой очереди проекта централизации к ЦИС ведения бюджетного учета и формирования отчетности будут подключены более 150 органов исполнительной власти и государственных казённых учреждений Самарской области.

К настоящему времени Министерством управления финансами совместно с НПО «Криста» завершена передача полномочий в части ведения бухгалтерского учёта 19 органов исполнительной власти и государственных казённых учреждений Самарской области в Централизованную бухгалтерию Самарской области.

Автор статьи: Иван Черныш,
руководитель отдела проектов в Проектном офисе «Спортивная» компании Первый БИТ; эксперт в области бюджетного управления и анализа финансовой отчетности; автор собственных методологических материалов по управленческому учету.

Предприятия холдингового типа часто сталкиваются с трудностями в области управления финансовыми ресурсами. В этой ситуации, чтобы повысить уровень управляемости денежных потоков, рекомендовано внедрение централизованного казначейства.

Задачи, решаемые при помощи централизованного казначейства

Внедрение централизованного казначейства ведет к повышению уровня платежной дисциплины группы компаний, позволяя:

  • предотвратить кассовые разрывы;
  • консолидировать денежные потоки группы компаний в едином информационном поле;
  • повысить контроль над расходами каждого дочернего предприятия, входящего в структуру холдинга;
  • автоматизировать согласование платежей;
  • автоматизировать утверждение бюджетов;
  • повысить эффективность внутригруппового финансирования.

Модели централизованного казначейства

Существуют три основные модели централизованного казначейства, отличающиеся друг от друга ролью, которую выполняет головная компания: наблюдателя, контролёра и казначея.

При этом роль, которую выполняет головной офис холдинга, зависит от трёх параметров:

  1. Доли владения в дочерних компаниях;
  2. Возможность воздействовать на управление дочерними компаниями;
  3. Наличие ресурсов для выполнения контрольной функции над дочерними компаниями.

Если головная организация выполняет роль наблюдателя, то в зоне ее ответственности будут такие задачи, как агрегация данных обо всех планируемых и уже произошедших движениях денежных средств и организация внутригруппового финансирования. Для этого дочерние компании должны своевременно предоставлять в головной офис годовой и оперативный план и факт движения денежных средств.

В случае, когда головной офис оставляет за собой роль контролера при централизации казначейства, он должен утверждать оперативные планы, анализировать их исполнение, организовывать внутригрупповое финансирование. Для реализации данных задач головному офису потребуются годовые планы и факты движения денежных средств, а также механизмы формирования и утверждения оперативных планов с разбивкой по аналитикам.

При выполнении головной компанией функции казначея в зоне ее ответственности будет не только утверждение планов и внутригрупповое финансирование, но и непосредственное участие в согласовании платежей, а также осуществление централизованного контроля над всеми потоками денежных средств.

Единое пространство для казначейства

Независимо от выполняемой функции головному офису требуется доступ к казначейской информации каждой дочерней компании (например, к остаткам на счетах). Организовать этот доступ особенно сложно и трудоемко, если в холдинге много дочерних структур и каждая из них использует свою учетную систему.

Создание единого информационного пространства со всеобъемлющей информацией о различных параметрах финансовой деятельности группы компаний позволяет оптимизировать и повысить управляемость казначейства.

Внедрение централизованного казначейства

Наиболее сложной задачей является внедрение централизованного казначейства в холдинге, где головной офис является казначеем. Как в этом случае должен быть реализован проект?

Рассмотрим пример: дочерние организации холдинга используют для учета различные программы фирмы «1С» и пока не планируют их менять.

В данном случае процесс интеграции казначейства в единую систему должен пройти в пять основных этапов.

Этап 1

Предпроектное обследование

На данном этапе необходимо провести аудит на предмет того, какие учетные системы эксплуатируют все компании холдинговой структуры, а также разработать регламентирующие документы.

Этап 2

Приведение нормативно-справочной информации к единообразию

В рамках этого этапа необходимо унифицировать нормативно-справочную информацию всех дочерних компаний и головного офиса. Это позволит централизованному казначейству синхронизировать справочники и осуществлять обмен данными со всеми системами учета, которые уже внедрены в дочерних предприятиях холдинга. Кроме того, на этом этапе важно исключить дублирование справочников, которое может произойти из-за синхронизации нескольких баз данных.

Этап 3

Перенос остатков по расчетным счетам и кассам всех дочерних компаний

На этом этапе необходимо сделать загрузку остатков и настроить клиент-банки каждого дочернего предприятия так, чтобы в будущем все платежи осуществлялись из централизованного казначейства.

Этап 4

Конфигурация доступа дочерних компаний к централизованной системе

На данном этапе необходимо не только настроить доступ дочерних компаний к централизованному казначейству, но и разграничить права доступа к информации. Это можно сделать посредством аутентификации при подключении к удаленному рабочему столу или к тонкому клиенту.

Этап 5

Внедрение функциональных возможностей системы

На завершающем этапе необходимо настроить механизмы по согласованию заявок, формированию реестра оплат и платежек, а также аналитических отчетов.

Как это работает?

Графически схему работы централизованного казначейства можно отобразить следующим образом:

Перед началом каждого нового платежного периода дочерние компании должны вносить в централизованное казначейство информацию о планируемых платежах в виде заявок, которые впоследствии будут согласовываться и включаться в платежный календарь.

Затем в системе сформируются платежные поручения для каждой запланированной оплаты. В зависимости от того, какая дочерняя структура указана в платежке, она будет направлена в один из клиент-банков.

После того, как оплата будет совершена, клиент-банк автоматически загрузит банковскую выписку в централизованное казначейство и во все бухгалтерские системы дочерней компании.

Благодаря тому, что в централизованном казначействе отразится каждый платеж всех дочерних предприятий, у головного офиса появится доступ к необходимой управленческой аналитике, а также к техническим кассам, которых не будет в периферийных бухгалтерских системах.

Кроме того, централизованное казначейство значительно оптимизирует процессы, касающиеся:

  • проверки должников дочерних предприятий и их статуса;
  • сравнения одних и тех же статьи затрат у дочерних компаний, имеющих схожую специфику работы;
  • отслеживания внутригрупповых выплат;
  • получения сводной информации по проектам, в реализации которых участвуют сразу несколько дочерних предприятий.

Как выстроить централизованное казначейство при помощи программных решений?

Ряд специализированных программных решений позволяет легко выстроить бизнес-процессы централизованного казначейства. К таким решениям относится БИТ.ФИНАНС.

Его возможности позволяют:

  • Предотвращать кассовые разрывы.
    Настройки программы позволяют делать это на аппаратном уровне: заявку на утверждение денег просто нельзя провести, если в бюджете не запланировано средств.
  • Вести учет в едином информационном пространстве и оперативно получать доступ к данным.
    Это поможет упростить и ускорить визирование документов, согласование договоров и контролировать расходы в каждом филиале.
  • Получать отчетность и по РСБУ, и по МСФО.
    Это жизненно необходимо компаниям, имеющим головной офис или филиалы за рубежом. Также это упростит работу компаний, сотрудничающих с зарубежными контрагентами.

Получить демо-доступ
к решению
БИТ.ФИНАНС >>

Понятие «Централизованное казначейство»

Прикладное решение 1С: Консолидация имеет в своем составе подсистему Централизованное казначейство, предназначенную для централизованного управления денежными средствами предприятия. Также подсистема может применяться при автоматизации казначейства в рамках отдельных компаний группы.

Подсистема Централизованное казначейство включает в себя автоматизированные функции, которые отвечают за процесс подготовки и проведения платежей, начиная от заявки на совершение платежа и завершая выпиской из банка.

Оперативное планирование расходов денежных средств и управление их расходованием можно представить в виде типовой схемы:

Существуют и другие варианты, когда управляющая компания сама формирует и выгружает платежное поручение и когда передает платежное поручение в организационную единицу для последующей выгрузки.

Задачи централизованного казначейства

1С: Консолидация решает следующие задачи по казначейству:

  • консолидация планируемых и фактических движений денежных средств;
  • планирование движений денежных средств;
  • лимитирование потоков и остатков денежных средств;
  • управление платежным календарем, его формирование;
  • регистрация, согласование и корректировка заявок на расходование денежных средств;
  • финансовый контроль, своевременная отчетность и анализ;
  • интеграция с системами Клиент-банк и учетными системами компании.

Процесс казначейства при помощи 1С: Консолидация

При внедрении подсистемы Централизованное казначейство можно в разы снизить трудозатраты на контроль и осуществление платежей.

Благодаря гибкой системе настроек в 1С: Консолидация, в пользовательском режиме можно самостоятельно настроить/отредактировать любой маршрут согласования заявок. В процессе обработки заявки на расходование денежных средств системой предусмотрен контроль использования лимитов. В случае если норма превышена, заявка откланяется либо, в зависимости от настроек, передается пользователю, которые имеет право согласовывать заявки сверх лимита.

Консолидированный платежный календарь позволяет наглядно представить текущее и планируемое состояние расчетных счетов каждой организационной единицы предприятия. Благодаря функции «перетаскивание» становится возможным размещать заявки с учетом приоритета и отображать кассовые разрывы. Кроме того, существует функция распределения свободных денежных средств по расчетным счетам внутригрупповых контрагентов, при помощи чего можно компенсировать кассовый разрыв. Система также предполагает пакетное формирование исходящих платежных поручений.

Интеграционные возможности системы обеспечивают прямой обмен данными с локальными или удаленными учетными решениями. Обмен информацией с учетными системами по регламентному заданию повышает оперативность работы и упрощает процесс загрузки-выгрузки.

Автоматизация казначейства в группе компаний «Waymark Management»

Попавшие под сокращение бухгалтеры выразили недовольство решением акимата. Они боятся, что останутся безработными, и обратились за помощью в профсоюз.

Иллюстративное фото.

С 1 января во всех школах Уральска ликвидируют бухгалтерии, а также технических работников – сантехников, электриков, инженеров-техников. Бухгалтеры перейдут в новое коммунальное предприятие «Білім сервис». Туда же примут всех технических работников, содержавших в порядке здания школ города. В новом сервисном учреждении добавляют количество техничек и дворников – их станет больше на 6 работников, однако 222 сотрудников попадают под сокращение.

Сокращены должности 93 простых и главных бухгалтеров, 102 сантехников и 24 электриков.

Централизовано будет и техническое обслуживание зданий детских садов, их техперсонал также будет переведен в ГУ «Білім сервис».

В начале декабря на совещании в школе-гимназии №42 директор ГУ «Білім сервис» Мурат БАЙМЕНОВ разъяснил, что его учреждение будет вести бухгалтерский учет для всех школ и освободит директоров школ от забот по содержанию зданий школы.

Эта мера даст экономию для бюджета города в размере 197,8 миллионов тенге, — объяснил присутствовавшим заместитель акима области Аманжол АЛПЫСБАЕВ.

В интервью «Уральской неделе» Алпысбаев сказал, что сумма экономии для бюджета города еще не окончательная, она должна быть больше, уверен он.

— Раньше каждый директор школы все покупал без конкурса через прямой договор с поставщиками. Теперь одна специальная организация займется эксплуатацией всех зданий, содержание которых финансируется из местного бюджета. При этом перед ней стоит задача все услуги, товары приобретать через конкурс. Ждем от конкурса большую экономию для бюджета за счет честного и открытого рынка для малого бизнеса.

Решение централизовать техническое обслуживание зданий городских школ вызрело, по словам заместителя акима, после глубокого анализа их планов закупок.

— Мы знаем, что часть бюджетов школ уходила, скажем так, мимо… На базе этого анализа родилось предложение по централизации. Таким же образом будет централизовано техническое обслуживание зданий детских садов. Логика тут простая – экономим значительную сумму бюджетных средств и создаем дополнительные места для детей.

Тамара Еслямова