Сшив документов для налоговой

Обычно запрошенные документы налогоплательщики представляют в ИФНС либо в бумажном, либо в электронном виде. Есть и третий вариант — в виде электронных образов. Теперь он предусмотрен непосредственно Налоговым кодексом. Разберемся, что это за образы и как следует оформлять документы в каждом из случаев.

В установленных случаях налоговики вправе требовать у налогоплательщиков документы, а налогоплательщики обязаны их представлять (пп. 6 п. 1 ст. 23, пп. 1 п. 1 ст. 31 НК). Порядок истребования документов регламентирован ст. ст. 93 и 93.1 Налогового кодекса (далее — Кодекс).
Направить запрошенные документы в ИФНС можно тремя способами:
— лично или через представителя;
— по почте — заказным письмом;
— в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через "Личный кабинет налогоплательщика".
При этом сами документы имеют только две формы — бумажную и электронную. Другое дело, что документы, составленные на бумаге, сдают в ИФНС в виде копий. А такие копии могут иметь как бумажный, так и электронный формат. А иногда копии требуются и к электронным документам. Но лучше обо всем по порядку.

Документы и копии на бумаге

Итак, документы, составленные на бумаге, представляют в ИФНС в виде заверенных копий (п. 2 ст. 93 НК). Это могут быть бумажные копии. В таком случае копия каждого документа заверяется надписью "Копия верна", подписью руководителя организации с указанием его должности и даты заверения. Заверять надпись печатью необязательно, даже если организация не отказалась от ее использования (см. Письмо ФНС от 5 августа 2015 г. N БС-4-17/13706@). Нотариально удостоверять копии также не нужно (п. 2 ст. 93 НК).
При этом благодаря Закону от 1 мая 2016 г. N 130-ФЗ (далее — Закон N 130-ФЗ) теперь в Кодексе указано, что листы документов, представляемых на бумажном носителе, должны быть пронумерованы и прошиты по определенным правилам. Такие положения вступили в силу 2 июня текущего года (п. 2 ст. 93 НК, п. 1 ст. 2 Закона N 130-ФЗ). При этом соответствующие правила еще предстоит утвердить ФНС.
Пока же стоит руководствоваться прежними разъяснениями Минфина и ФНС об оформлении документов, представляемых по требованию налоговой инспекции.
Особый подход здесь необходим к многостраничным документам. Нужно либо отдельно заверять каждую страницу такого документа, либо прошить все страницы, пронумеровать их и заверить всю подшивку. При этом объем подшивки не должен превышать 150 листов (Письма Минфина от 29 октября 2015 г. N 03-02-РЗ/62336, от 7 августа 2014 г. N 03-02-РЗ/39142, ФНС от 13 сентября 2012 г. N АС-4-2/15309@ (п. 21)). Однако прошивать вместе разные запрошенные ИФНС документы, с тем чтобы заверить сразу всю пачку, нельзя (Письма Минфина от 29 октября 2014 г. N 03-02-07/1/54849, ФНС от 2 октября 2012 г. N АС-4-2/16459).
Соответственно, представляет такие копии в ИФНС налогоплательщик либо лично, либо через представителя, либо по почте заказным письмом. В любом случае нужно составить опись (акт приема-передачи) представляемых документов в двух экземплярах.
При направлении документов почтой используйте форму 107 — бланк описи (Приложение N 1 к Порядку приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утв. Приказом ФГУП Почта России от 17 мая 2012 г. N 114-п). При необходимости ваш экземпляр описи с оттиском почтового штемпеля и подписью работника почты сможет подтвердить дату и количество представленных документов.
Передавая документы лично или через представителя, можете составить опись в свободной форме. В данном случае дату и количество представленных документов сможет подтвердить ваш экземпляр описи, на котором работник ИФНС, принявший документы, проставит дату, свою должность, фамилию, инициалы и подпись.

Документы на бумаге и электронные образы

Документы, составленные на бумаге, могут иметь копии и в виде отсканированных образов, то есть тех самых электронных образов. А такие скан-образы уже можно направлять в ИФНС по ТКС. Благодаря Закону N 130-ФЗ такая возможность теперь закреплена непосредственно в Кодексе. Соответствующие положения также вступили в силу 2 июня текущего года (п. 2 ст. 93 НК, п. 1 ст. 2 Закона N 130-ФЗ).
Но по ТКС отправить в ИФНС можно только те скан-копии, которые отвечают определенному формату. Установить необходимые форматы опять же должна Федеральная налоговая служба.
Но ФНС и ранее допускала представление в инспекцию некоторых документов в виде скан-копий (Письма ФНС от 25 января 2016 г. N ЕД-4-15/887@, от 9 декабря 2015 г. N ЕД-4-2/21577). Поэтому формат для них уже есть. Всего таких документов 11. Каждому из них присвоен код, который должен содержаться в имени файла со скан-копией этого документа (табл. 4.9 Формата, утв. Приказом ФНС от 29 июня 2012 г. N ММВ-7-6/465@; далее — Формат). При этом сам файл должен иметь расширение tif, pdf, jpg или pgn.

Таблица. "Отформатированные" документы

Код

Вид документа

Счет-фактура

Товарно-транспортная накладная

Акт приемки-передачи работ (услуг)

Грузовая таможенная декларация/транзитная декларация

Добавочный лист к грузовой таможенной декларации/транзитной декларации

Спецификация (калькуляция, расчет) цены (стоимости)

Товарная накладная (ТОРГ-12)

Дополнение к договору

Договор (соглашение, контракт)

Корректировочный счет-фактура

Отчет НИОКР

Проблема в том, что существующий порядок направления в ИФНС по ТКС скан-образов документов довольно трудоемок, потому как на представляемые в виде скан-образов документы необходимо составлять довольно "подробную" опись. Так, передать в инспекцию нужно структурированную информацию, содержащую не только сам файл отсканированного документа, но и:
— имя файла;
— дату и номер сканированного документа;
— сумму денежной оценки операции и сумму налога;
— реквизиты документа-основания;
— роль участников сделки и их идентификаторы (таблицы 4.9, 4.10, 4.13, 4.17, 4.18 Формата).
Остается надеяться, что вновь установленные ФНС форматы позволят направлять по ТКС в виде скан-образов, во-первых, большее число документов, а во-вторых — с меньшими трудозатратами.
Обратите внимание!

Направить в ИФНС скан-образы документов вместо запрошенных подлинников нельзя (Письмо ФНС от 17 мая 2016 г. N АС-4-15/8657@).

Электронные документы и бумажные копии

Казалось бы, любым электронным документам как документам представляющим собой информацию, структурированную определенным образом, которая содержится в электронном файле и заверена электронной подписью, прямая дорога в ИФНС по ТКС. Однако этот путь открыт только для тех электронных документов, которые составлены по установленным ФНС форматам (п. 2 ст. 93 НК РФ, п. 14 Порядка, утв. Приказом ФНС от 17 февраля 2011 г. N ММВ-7-2/168@, Письмо ФНС от 7 сентября 2015 г. N ЕД-4-2/15669). Прочие документы отправить в инспекцию по ТКС не удастся (Письма Минфина от 13 ноября 2015 г. N 03-02-08/65721, ФНС от 9 февраля 2016 г. N ЕД-4-2/1984@, от 7 сентября 2015 г. N ЕД-4-2/15669).
На сегодняшний день такая возможность есть для (Письмо ФНС от 9 февраля 2016 г. N ЕД-4-2/1984@):
— счета-фактуры, в том числе корректировочного;
— журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур;
— книги покупок и книги продаж, в том числе дополнительных листов к ним (Форматы утверждены Приказом ФНС от 5 марта 2012 г. N ММВ-7-6/138@);
— товарной накладной (ТОРГ-12) и акта приемки-сдачи работ (услуг) (Форматы рекомендованы Приказом ФНС от 21 марта 2012 г. N ММВ-7-6/172@);
— документа о передаче товаров при торговых операциях (Формат утвержден Приказом ФНС от 30 ноября 2015 г. N ММВ-7-10/551@);
— документа о передаче результатов работ (документ об оказании услуг) (Формат утвержден Приказом ФНС от 30 ноября 2015 г. N ММВ-7-10/552@).
Формат описи электронных документов, представляемых по требованию ИФНС, утвержден Приказом ФНС от 29 июня 2012 г. N ММВ-7-6/465@.
Электронные документы, составленные не по утвержденному ФНС формату для отправки в инспекцию, нужно (Письма ФНС от 9 сентября 2015 г.

Минфин России пояснил, как правильно сшивать документы для представления в налоговые органы

N СА-4-7/15871, Минфина от 7 июля 2011 г. N 03-03-06/1/409, от 14 июня 2011 г. N 03-02-07/1-190):
— распечатать;
— заверить в том же порядке, что и копию бумажного документа, добавив отметку о подписании документа квалифицированной электронной подписью.

Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту:

Заказать услугу

Представление копий для проведения налоговой проверки.

Вопрос: Каким документом предусматривается представление заверенных копий для проведения выездной, камеральной проверки?

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

Можно ли их предоставить пачкой копий? И надо ли нумеровать листы, если документы сшиты, прошнурованы и заверены печатью и подписью директора?

Ответ: Копии документов, истребованные в ходе выездных и камеральных налоговых проверок, представляются налогоплательщиком в налоговый орган в соответствии со ст.93 НК РФ. Они могут быть представлены пачкой копий, при этом должна быть обеспечена последовательная нумерация всех листов в пачке и при заверении указано общее количество листов в пачке.

Обоснование: Согласно с п.1 ст.93 НК РФ должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы.

Истребуемые документы представляются в налоговый орган лично или через представителя, направляются по почте заказным письмом или передаются в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (п.2 ст.93 НК РФ). Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий (абз.2 п.2 ст.93 НК РФ).

НК РФ не предусмотрен порядок заверения копий оригиналов документов.

В соответствии с пп.30 п.2.1 Государственного стандарта Российской Федерации «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 51141-98), утвержденного Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 №28, заверенной копией документа является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Из п.3.26 Государственного стандарта Российской Федерации «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 6.30-2003), утвержденного Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст, следует, что при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» должны быть проставлены заверительная надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилию); дата заверения.

Согласно Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», который включает указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ____ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

Минфин России в своих письмах указывает, что заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка документов (от 30.11.2010 №03-02-07/1-549, от 24.10.2011 №03-02-07/1-374).

Однако ФНС России в п.21 Письма от 13.09.2012 № АС-4-2/15309@ «О налоговых проверках» разъяснила, что при представлении в налоговые органы копий документов налогоплательщика необходимо учитывать их представления, а именно их дальнейшее использование в контрольной работе, в том числе в качестве доказательной базы. В связи с чем могут быть поддержаны существующие в деловой практике способы заверения многостраничных документов — как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом. При этом в случае заверения копии документа в целом необходимо учитывать толщину пачки и материал прошития ее (шпагат, бечевка и т.д.).

Кроме того, как указала ФНС России, при прошивке многостраничного документа необходимо:

  • обеспечить возможность свободного чтения текста документа, всех дат, виз, резолюций и т.д. и т.п.;
  • исключить возможность механического разрушения (расшития) пачки при изучении копии документа;
  • обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд);
  • осуществить последовательную нумерацию всех листов в пачке и при заверении указать общее количество листов в пачке.

Таким образом, истребуемые копии документов могут быть представлены пачкой копий, при этом должна быть обеспечена последовательная нумерация всех листов в пачке и при заверении указано общее количество листов в пачке.

Право налоговых органов истребовать у налогоплательщиков копии тех или иных документов закрепляют статьи 88, 93, 93.1 Налогового кодекса Российской Федерации. При этом практически каждое хозяйствующее лицо, будь то организация или индивидуальный предприниматель, в определенный момент сталкивается с практическим действием этих норм, которое воплощается в обязанность по представлению документов в налоговый орган.

Наиболее распространенной ситуацией в этом вопросе является подготовка для контролирующего органа именно копий документов. С подлинниками документации налоговики также имеют право ознакомиться, но в строго оговоренных случаях. Представление же копий сопровождается требованием передать их в налоговую службу заверенными «в установленном порядке», «должным образом», «надлежащим образом», «в соответствии с требованиями действующего законодательства» и так далее. Так каковы же требования действующего законодательства, регламентирующие заверение копий должным надлежащим образом в установленном порядке?

Чаще всего, случаи нотариального заверения прямо указаны в законе и не имеют альтернативы. Другое дело — самостоятельное заверение, которое касается собственных документов организации или индивидуального предпринимателя, или документов других лиц, оригиналы которых по любым причинам хранятся у заверителя. Например, лицо вправе заверить верность копии своего экземпляра счета-фактуры поставщика, но не его свидетельство ЕГРЮЛ, копия которого была получена от поставщика вместе со счетом-фактурой.

Копией документа нужно считать документ, в полном объеме воспроизводящий информацию, содержащуюся в оригинале, и все его внешние признаки. Копия не имеет юридической силы. А вот заверенная копия документа, то есть, та на которую нанесены все необходимые реквизиты, уже обладает юридической силой и может приниматься для рассмотрения ее содержания. При этом реквизит — обязательный элемент оформления документа.

Законное обоснование:Постановление Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 № 65-ст «О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации» (ГОСТ Р 6.30-2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

Реквизит Содержание реквизита
1. Заверительная надпись Слова: «Верно» или «Копия верна»
2. Должность лица, заверившего копию ИП, руководитель организации или любое должностное лицо, наделенное соответствующими полномочиями приказом, положением или доверенностью
3. Подпись заверителя Собственноручно проставляется личная подпись
4. Расшифровка подписи Проставляются фамилия и инициалы лица, заверившего копию
5.

Правила прошивки документов для налоговой проверки

Печать

Проставляется оттиск печати организации, ИП. В случае, если предприниматель осуществляет деятельность без печати, данный реквизит для него необязателен
6. Дата Указывается дата заверения копии. Важный реквизит, так как удостоверяет достоверность копии на момент заверения — спустя время, подлинник документа может быть изменен

ВАЖНО! Налоговики по общему правилу склоняются к позиции заверения каждого листа отдельно, а не прошитой пачки документов!

В случае, если проверяемому налогоплательщику предстоит подготовить большой объем копий, и есть реальные опасения в том, что к установленному сроку документы полностью не будут готовы, нужно помнить о 3 пункте ст.93 НК РФ. Так, налогоплательщик вправе в течение дня, следующего за днем получения Требования о представлении документов, письменно уведомить налоговый орган о невозможности представить истребованные документы с указанием соответствующих причин. На основании такого уведомления руководитель налогового органа (его заместитель) выносит решение о продлении сроков или об отказе в продлении. Благополучное разрешение такой ситуации для налогоплательщика зависит от того, насколько объективны те причины, которые не позволили ему вовремя собрать требуемый пакет документов.

Также для ускорения процессов делопроизводства, вполне целесообразно прибегнуть к услугам изготовления штампа, который содержал бы пункты 1, 2, 4 из вышеприведенной таблицы, или приобрести самонаборную печать, которая позволит менять должность, фамилию заверителя и дату заверения по мере необходимости.

Как правильно сшить копии документов для представления в налоговый орган

По сколько листов сшивать документы для налоговой. Как правильно заверять копии документов для налоговых органов. Как правильно заверять копии документов для налоговой

Вопрос

Здравствуйте, напишите, пожалуйста, как правильно заверять копии испрашиваемых налоговой документов.

Ответ

На бумаге истребованные документы представляются в виде копий. Копия каждого документа заверяется подписью руководителя организации с указанием даты заверения. Если ваша организация использует печать, то вы можете, но не обязаны заверять копии документов печатью (Письмо ФНС от 05.08.2015 N БС-4-17/).

Однако стоит знать, что Налоговое управление не может требовать от предпринимателя показывать файлы для структур, которые не применяются в компании. Например, если компания решает подоходный налог в виде паушальной суммы, ей не нужно вести налоговую книгу доходов и расходов.

Они автоматически рассчитываются на основе бизнес-данных, введенных в программы. Банки наиболее недовольны идеей Министерства финансов.

Как правильно сшивать и заверять документы для налоговой

По мнению организации, это может привести к цене услуг, предлагаемых банками. Это, по его мнению, подрывает доверие к банкам как к институту общественного доверия.

Если в документе много страниц, можно (Письма Минфина от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336, от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142, ФНС от 13.09.2012 N АС-4-2/ (п. 21)):

— или заверить отдельно каждую страницу;

— или прошить все страницы одного документа, пронумеровать их и заверить всю подшивку. При этом объем такой подшивки не должен превышать 150 листов.

Нельзя прошить разные истребованные документы и заверить всю пачку (Письма Минфина от 29.10.2014 N 03-02-07/1/54849, ФНС от 02.10.2012 N АС-4-2/16459).

Возражения по проекту были также представлены Фондом Паноптикон. По ее мнению, проект отменил текущую логику получения информации от заявлений. — Сегодня финансовые единицы предоставляют данные только по письменному запросу уполномоченных должностных лиц, а после изменений они должны будут отправлять их даже превентивно, — отмечает организация.

Таким образом, налоговая инспекция получит точную информацию о практике деятельности предпринимателей, то есть о том, сколько они покупают и продают товары, которые несут расходы на ведение бизнеса и т.д. в результате, как опасаются Паноптикон, каждый предприниматель, независимо от отрасли и предыдущего опыта работы с налоговыми органами, будет подвергаться контролю своих поселений.

Листы документов, представляемых в ИФНС на бумаге, должны быть пронумерованы и прошиты (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Обязательно составьте в двух экземплярах опись (акт приема-передачи) представляемых документов:

— если направляете их почтой — по форме 107. Дату и количество представленных документов будет подтверждать ваш экземпляр описи с оттиском почтового штемпеля и подписью работника почты;

— если передаете их лично — в свободной форме. Дату и количество представленных документов будет подтверждать ваш экземпляр описи, на котором работник ИФНС (ПФР или ФСС), принявший документы, проставит дату, свою должность, фамилию, инициалы и подпись.

Смежные вопросы:

  1. какие выплаты облагаются страховыми взносами, а какие нет?
    ✒ Обязательными страховыми взносами в ПФР, ФСС и ФФОМС облагаются выплаты, начисленные в пользу работников — граждан РФ в рамках трудовых……
  2. Какой минимальный пакет документов (инструкция, нормативные акты, положения и т.д.) должен присутствовать в компании в части кадровой документации и охраны труда? (Штат 14 человек)
    ✒ В организации должны оформляться……
  3. У юр.лица проводится выездная налоговая проверка. Бухгалтерию ведет спец.организации в своем офисе. Юристы сказали, что есть возможность выемки доков и орг техн. (обыска) помещения, где находится спец.организация ведущая бухгалтерию.……
  4. Добрый день! Нужен ответ — СРОЧНО! Какие бланки строгой отчетности существуют для применения их при Основной системе налогообложения.. (Как пример: допустим, водитель поехал с товаром в салон красоты (шампуни,……

Право налоговых органов истребовать у налогоплательщиков копии тех или иных документов закрепляют статьи 88, 93, 93.1 Налогового кодексаРоссийской Федерации. При этом практически каждое хозяйствующее лицо, будь то организация или индивидуальный предприниматель, в определенный момент сталкивается с практическим действием этих норм, которое воплощается в обязанность по представлению документов в налоговый орган.

Наиболее распространенной ситуацией в этом вопросе является подготовка для контролирующего органа именно копий документов. С подлинниками документации налоговики также имеют право ознакомиться, но в строго оговоренных случаях. Представление же копий сопровождается требованием передать их в налоговую службу заверенными «в установленном порядке», «должным образом», «надлежащим образом», «в соответствии с требованиями действующего законодательства» и так далее. Так каковы же требования действующего законодательства, регламентирующие заверение копий должным надлежащим образом в установленном порядке?

Чаще всего, случаи нотариального заверения прямо указаны в законе и не имеют альтернативы. Другое дело — самостоятельное заверение, которое касается собственных документов организации или индивидуального предпринимателя, или документов других лиц, оригиналы которых по любым причинам хранятся у заверителя. Например, лицо вправе заверить верность копии своего экземпляра счета-фактуры поставщика, но не его свидетельство ЕГРЮЛ, копия которого была получена от поставщика вместе со счетом-фактурой.

Копией документа нужно считать документ, в полном объеме воспроизводящий информацию, содержащуюся в оригинале, и все его внешние признаки. Копия не имеет юридической силы. А вот заверенная копия документа, то есть, та на которую нанесены все необходимые реквизиты, уже обладает юридической силой и может приниматься для рассмотрения ее содержания. При этом реквизит — обязательный элемент оформления документа.

Законное обоснование: Постановление Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 № 65-ст «О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации» (ГОСТ Р 6.30-2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

Реквизит Содержание реквизита
1. Заверительная надпись Слова: «Верно» или «Копия верна»
2. Должность лица, заверившего копию ИП, руководитель организации или любое должностное лицо, наделенное соответствующими полномочиями приказом, положением или доверенностью
3. Подпись заверителя Собственноручно проставляется личная подпись
4. Расшифровка подписи Проставляются фамилия и инициалы лица, заверившего копию
5. Печать Проставляется оттиск печати организации, ИП. В случае, если предприниматель осуществляет деятельность без печати, данный реквизит для него необязателен
6. Дата Указывается дата заверения копии. Важный реквизит, так как удостоверяет достоверность копии на момент заверения — спустя время, подлинник документа может быть изменен

ВАЖНО! Налоговики по общему правилу склоняются к позиции заверения каждого листа отдельно, а не прошитой пачки документов!

В случае, если проверяемому налогоплательщику предстоит подготовить большой объем копий, и есть реальные опасения в том, что к установленному сроку документы полностью не будут готовы, нужно помнить о 3 пункте ст.93 НК РФ. Так, налогоплательщик вправе в течение дня, следующего за днем получения Требования о представлении документов, письменно уведомить налоговый орган о невозможности представить истребованные документы с указанием соответствующих причин. На основании такого уведомления руководитель налогового органа (его заместитель) выносит решение о продлении сроков или об отказе в продлении. Благополучное разрешение такой ситуации для налогоплательщика зависит от того, насколько объективны те причины, которые не позволили ему вовремя собрать требуемый пакет документов.

Также для ускорения процессов делопроизводства, вполне целесообразно прибегнуть к услугам изготовления штампа, который содержал бы пункты 1, 2, 4 из вышеприведенной таблицы, или приобрести самонаборную печать, которая позволит менять должность, фамилию заверителя и дату заверения по мере необходимости.

В своем письме от 29 октября 2015 г. № 03-02-РЗ/62336 Минифин России дал разъяснения в части порядка представления в налоговые органы прошитых документов (их копий) на бумажном  носителе.

Напомним, по действующему законодательству представление документов на бумажном носителе, истребуемых налоговыми органами при проведении налоговой проверки, производится в виде заверенных проверяемым лицом копий (п. 2 ст. 93  НК РФ). Минфин России поясняет, что копией документа является его экземпляр, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Заверенной считается копия, на которой проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (свойство выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера).

При этом ведомство предлагает ряд рекомендаций по правильному формированию сшивов документов (копий документов) на бумажном носителе. В частности, рекомендуется формировать сшив объемом не более 150 листов с указанием арабскими цифрами сплошной нумерации листов, начиная с единицы. Все листы в сшиве необходимо прошивать на два-четыре прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются.

Часть рекомендаций касается бумажной наклейки, размещенной на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления, – ее размеры должны быть примерно 40-60 мм на 40-50 мм, наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, оставляя за пределами не более чем на 2-2,5 см прошивных нитей. При этом на бумажной наклейке проставляется заверительная надпись, в которой указывается количество (арабскими   цифрами и  прописью) пронумерованных листов.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Такая надпись подписывается руководителем или иным представителем организации с указанием его Ф.И.О., должности, даты подписания. В свою очередь, заверительная надпись опечатывается  печатью  организации (при наличии) таким  образом, чтобы печать частично захватывала бумажную наклейку, личную подпись, Ф.И.О. лица,  заверившего  документы, дату их заверения.

Также ведомство подчеркивает, что при формировании сшивов необходимо обеспечить сохранение целостности документов (их копий) в сшивах, возможность их свободного чтения и копирования. Сшивы документов (копий  документов) представляются в налоговые органы с сопроводительными письмами с указанием основания их представления, включая реквизиты требования о представлении документов, количество сшивов и количество листов, содержащихся в каждом из них.