Сроки хранения больничных листов

Несколько слов о больничном листе

Больничный лист подтверждает наличие у работника травм или заболеваний, в результате которых он временно не имеет возможности выполнять свою работу. В случае если продолжительность лечения травмы или заболевания не превышает 15 дней, больничный выдается лечащим врачом, при превышении этого срока — специальной комиссией, сформированной в лечебном учреждении. Документ является бланком строгой отчетности, порядок его выдачи и оформления регулируется приказом Минздрава «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности» от 29.06.2011 № 624н.

При предъявлении больничного листа работником в организации зачастую возникает вопрос, к какому виду документов относится больничный, т. к. от этого зависят и порядок, и срок его хранения/уничтожения. Ведь больничный лист, с одной стороны, является первичным учетным документом в силу требований ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.11.2011 № 402-ФЗ, поскольку на его основе организацией проводятся выплаты работнику, что является безусловным фактом ее хозяйственной деятельности. С другой же стороны, он служит также основанием для выплаты работнику пособия из средств соцстраха — следовательно, одновременно он является еще и страховым документом.

Так как страховые и бухгалтерские вопросы регулируются различными нормативными документами, рассмотрим требования каждого из них.

Сколько лет хранить больничные листы в бухгалтерии

При рассмотрении больничного как бухгалтерского документа вопрос со сроками и порядком его хранения решается довольно просто. Именно этому вопросу посвящена ст. 29 уже упомянутого нами закона «О бухучете», в которой указан четкий срок — не менее 5 лет. При этом храниться такие документы должны в безопасном месте, исключающем возможность внесения в них изменений посторонними лицами, повреждение или уничтожение. Что касается порядка расчета срока хранения, то его течение будет исчисляться после окончания того финансового года, когда документ был использован при составлении отчетности организации.

Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.
Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

Однако в России действует еще и приказ Минкультуры РФ «Об утверждении…» от 25.08.2010 № 558, которым утвержден перечень типовых управленческих документов, образующихся в ходе деятельности организаций, регулирующий в том числе и порядок их хранения. В данном перечне срок хранения первичных бухгалтерских документов определяется пунктом 4 и равен 5 годам. При этом пункт 11.1 перечня относит больничный лист также к страховым документам, срок хранения которых аналогичен и равняется 5 годам.

Несмотря на кажущееся единодушие, п. 11.1 перечня содержит в себе очень хитрую ловушку, в которую может попасть неопытный бухгалтер. Дело в том, что существует еще один закон — Налоговый кодекс РФ, ст. 23 которого определяет иные сроки хранения налоговых и бухгалтерских документов (документов бухучета). Данная норма определяет обязанности плательщиков взносов, устанавливая в том числе и требование о хранении документации, в течение 4 лет.

Есть ли противоречие

У юриста сразу же возникнет мысль, что противоречия здесь нет, так как исчисление взносов в соцстрах не имеет ничего общего с выплатами по больничному. Однако уже упомянутый нами НК РФ рассматривает данный вопрос иначе. Ст. 421 НК РФ определяется база, с учетом которой рассчитываются страховые взносы. В данную базу включаются все выплаты работнику, которые начисляются в его пользу работодателем.

Однако в силу ст. 422 НК РФ выплаты по больничному листу в данную базу не включаются. Говоря проще, с «больничных» денег, выплаченных работнику, взносы платить не требуется, так как они затем будут частично возмещены организации из средств соцстраха.

Соответственно, при решении вопроса о том, сколько хранить больничные листы в организации, требуется руководствоваться самым продолжительным сроком, т. е. хранить их нужно 5 лет. При этом ссылаться необходимо не на принадлежность больничного листка к первичным учетным документам, а на требования ст. 23 НК РФ.

Итак, хранить больничные листы необходимо в месте, ограничивающем доступ к ним посторонних лиц. При этом порядок хранения определяется внутри самой организации. Лишь по истечении 5 лет, которые исчисляются с момента окончания финансового года, в котором данный лист был использован, он может быть уничтожен.

Что нужно сделать, чтобы организовать хранение больничных листов

Рекомендуем вам организовать хранение больничных листов, поскольку вам необходимо их хранить достаточно длительное время (подробнее о сроке хранения расскажем ниже).

Порядок хранения больничных нормативно не установлен. Вы можете предусмотреть его сами, например, в локальном нормативном акте (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

Для эффективной организации хранения больничных листов рекомендуем, в частности:

  • предусмотреть специальное место для хранения больничных листов, например сейф, и обеспечить условия, чтобы у посторонних лиц не было к нему доступа;
  • назначить работника, ответственного за хранение больничных листов;
  • регистрировать поступившие к вам от работников больничные листы.

Помимо этого рекомендуем вам урегулировать порядок получения от работников больничных листов, особенно сроки их представления вам работниками. Это поможет избежать возможных конфликтных ситуаций при оплате периода нетрудоспособности, например, если работник долго не приносит больничный. Подробнее о том, в какой срок работник должен представить вам больничный лист расскажем далее.

В какой срок работник должен представить больничный лист работодателю

Срок представления работником больничного зависит от того, для чего это нужно: получить оплату по больничному или подтвердить, что работник действительно был болен, а не совершил прогул. В последнем случае вы сами можете определить такой срок внутренним документом (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ). А для того чтобы вы смогли оплатить работнику больничный, он должен представить вам листок нетрудоспособности не позднее шести месяцев после его закрытия (ч. 1, 2 ст. 12, ч. 5 ст. 13 Закона N 255-ФЗ).

Если же работник сдал вам его позже, то период больничного не оплачивайте, за исключением случаев, когда вышеупомянутый срок пропущен по уважительным причинам и есть решение территориального органа ФСС России о назначении пособия в данной ситуации (ч. 3 ст. 12 Закона N 255-ФЗ).

Внимание! Есть мнение, что работник должен сдать вам больничный в первый день выхода на работу после закрытия больничного. Такая позиция нормативно не подтверждена. Срок сдачи больничного листка для подтверждения того, что работник отсутствовал на работе по уважительной причине, законом не установлен, а для оплаты больничного — как правило, шесть месяцев (как указали ранее). К тому же подтвердить уважительность причин отсутствия работник может и иными документами, например справкой от врача.

Чтобы предотвратить затягивание работниками сдачи вам больничных, можете определить срок их сдачи, например, правилами внутреннего трудового распорядка, предупредив, что при нарушении этого срока без уважительной причины работник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22, ч. 4 ст. 189, ч. 1 ст. 192 ТК РФ).

Какой установлен срок хранения больничных листов

Храните больничные листы в течение шести лет. Такой срок установлен для хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов, к которым относятся в том числе листки нетрудоспособности (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ, пп. 3 ч. 1 ст. 1.2, ч. 1 ст. 4.6, ч. 5 ст. 13 Закона N 255-ФЗ).

Полагаем, что срок хранения следует исчислять с первого января, следующего за годом, в котором больничный использовали для исчисления взносов и составления отчетности. Такой вывод следует из ч. 1 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете, п. 1.4 Перечня типовых управленческих архивных документов.

Внимание! Есть мнение, что больничные листки достаточно хранить пять лет, так как такой срок установлен п. 896 Перечня типовых управленческих архивных документов. Однако рекомендуем не уничтожать бланки больничных листов по истечении пяти лет их хранения, а хранить хотя бы еще год с учетом обозначенного выше срока хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов. Иначе есть риск, что, в частности, с вас могут взыскать недоимку по страховым взносам из-за документально не подтвержденных расходов на выплату пособий (ч. 4, 6 ст. 4.7 Закона N 255-ФЗ).

Как назначить работника, ответственного за хранение больничных листов

Вам не обязательно назначать ответственного за хранение больничных листов, поскольку закон этого не требует. Однако рекомендуем это сделать, чтобы эффективнее организовать хранение листков нетрудоспособности и, например, в случае утери (порчи) таких листков у вас была возможность привлечь виновного к ответственности.

Чтобы назначить работника ответственным за хранение листков нетрудоспособности, пропишите такую обязанность в его трудовом договоре. Если на момент назначения работника ответственным трудовой договор уже заключен, то включите в него указанную обязанность путем заключения с работником дополнительного соглашения (ч. 2 ст. 57, ст. ст. 60, 72 ТК РФ).

Кроме того, при назначении работника, ответственного за хранение больничных листов, как правило, издают соответствующий приказ. Форма приказа произвольная, так как нормативно утвержденной нет. В приказе рекомендуем указать, в частности:

  • Ф.И.О. и должность работника, который назначается ответственным за хранение больничных;
  • дату, с которой работник назначается ответственным либо срок, если работник назначается временно;
  • другую информацию на ваше усмотрение. Вы можете указать, в частности, что ответственный работник должен хранить больничные листы в специальном шкафу (сейфе), регистрировать поступившие к нему больничные, обеспечивать, чтобы к месту их хранения не допускались посторонние лица (например, закрывать сейф на ключ и никогда не оставлять его открытым без присмотра).

Отметим, что вы можете назначить не одного ответственного работника, а несколько, если у вас есть в этом необходимость. Законом это не запрещено.