Срок хранения кассовых документов

Эта задача — одна из самых сложных. Существует множество нормативно-правовых актов, регламентирующих срок хранения кассовых документов.

Туда входят:

  • Расходные ордера. ПКО выписываются при поступлении финансовых средств в кассу.
  • Кассовые книги, в которых содержится общая информация об операциях организации. После окончания смены ответственный работник подсчитывает денежные средства.
  • Расчётно-платёжные ведомости, где указываются данные о выплатах сотрудникам;
  • Книги учёта денежных средств. Необходимы лишь тогда, когда в организации числятся несколько кассиров.

Сроки хранения

Согласно законодательству, срок хранения кассовых документов в архиве организации составляет 5 лет. Исключением из списка становятся расчётно-платёжные ведомости: если лицевые счета работников отсутствуют, то документы хранятся 75 лет. В тех случаях, когда документы фигурируют в судебных делах, бумаги должны находиться в архиве до вынесения решения суда. Если говорить о каждом виде бумаг отдельно, то существует множество нюансов. Плюс, необходимо следить за нововведениями (налоговым, бухгалтерским законодательством). В некоторых случаях сроки хранения бумаг организация устанавливает самостоятельно.

Хранение кассовых документов

Если вы хотели бы узнать точный срок хранения кассовых документов, имеющихся в вашей организации, — проконсультируйтесь у наших сотрудников.

Важные нюансы хранения кассовых документов

  1. Бумаги должны сшиваться каждый рабочий день с учётом возрастания номеров лицевых счетов.
  2. Контролировать процесс обязан или глава организации, или кассовый сотрудник.
  3. После того, как срок хранения кассовых документов истёк, делается опись бумаг перед передачей в архив (и отправкой на утилизацию также).
  4. Нужно следить не только за грамотным ведением учётных документов, но и их внешним видом. Книги, ведомости, ордера не должны намокать, быть потрёпанными и проч.
  5. Административная ответственность за правильное хранение кассовых документов лежит на руководителе предприятия. В случае неправильного хранения бумаг выписывается штраф.

Итак, если у вас есть вопросы по поводу срока хранения кассовых документов в архиве организации, обращайтесь к нам.

Порядок ведения Журнала кассира – операциониста (по форме км-4) Доводим до сведения юридических лиц и индивидуальных предпринимателей порядок ведения Журнала кассира – операциониста (по форме км-4)

Название Порядок ведения Журнала кассира – операциониста (по форме км-4) Доводим до сведения юридических лиц и индивидуальных предпринимателей порядок ведения Журнала кассира – операциониста (по форме км-4)
страница 6/6
Тип Документы

filling-form.ru > бланк заявлений > Документы

1   2   3   4   5   6

Сроки хранения документов

Паспорт кассовой машины, акты и другие документы хранятся у Индивидуального предпринимателя.

Z-отчеты за каждый рабочий день, контрольные ленты, журнал кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие факт проведения денежных расчетов с покупателями, должны храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее пяти лет . Ответственность за их сохранность несет Индивидуальный предприниматель.

Надо ли в счетах-фактурах указывать

порядковый номер кассового чека и дату покупки
В Письме МНС России от 10.10.2003 № 03-1-08/2963/11-АЛ268 "О порядке выставления счетов-фактур и налоговых вычетах по налогу на добавленную стоимость в связи с принятием Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ» выдвинуто требование, чтобы в строке 5 счета-фактуры были указаны порядковый номер кассового чека и дата покупки.

Налоговые инспекции на местах при проведении проверок по НДС, несомненно, будут руководствоваться именно этим подходом.

Срок хранения документов в 2018 году (таблица)

Поэтому разберемся, насколько правомерны требования МНС.

Согласно порядка заполнения строки 5 счета-фактуры, закрепленного в Приложении № 1 к Правилам ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914, в этой строке необходимо указывать реквизиты расчетного документа, к которому прилагается счет-фактура.

В то же время согласно п.2 ст.169 НК РФ для правомерного вычета НДС необходимо, чтобы счет-фактура был составлен в порядке, предусмотренном пунктами .5 и 6 статьи 169 НК РФ. А если обратиться к п.5 ст.169 НК РФ, то мы увидим, что реквизиты платежно-расчетного документа должны указываться в счете-фактуре только в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящей поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг).

Таким образом, отсутствие в счете-фактуре реквизитов кассового чека не может служить основанием для отказа в применения налогового вычета.

Надо ли в чеке ККМ выделять отдельной строкой сумму НДС

Представители налоговых органов считают, что для правомерного вычета необходимо выделение суммы НДС отдельной строкой не только в счете-фактуре, но и в самом кассовом чеке (см. Письмо МНС России от 10.10.2003 N 03-1-08/2963/11-АЛ268) .

Посмотрим насколько обоснованно требование МНС о том, что сумму НДС необходимо выделять отдельной строкой в чеке ККМ.

В п.4 ст.168 НК РФ указано, что сумма НДС должна быть выделена отдельной строкой:

в расчетных документах;

в первичных учетных документах;

в счетах-фактурах.

Но ни один нормативный документ не относит чеки ККМ к расчетным документам*.
* Правда, Минфин России в Письме от 5 января 2004 г. № 16-00-17/2 кассовый чек отнес к первичным учетным документам, которые подтверждают куплю-продажу товара.
Поэтому если сумма НДС выделена отдельной строкой в счете-фактуре, а также в квитанции к приходному кассовому ордеру (об обязанности продавца при расчетах с организациями и (или) предпринимателями наряду с кассовым чеком выписать приходный кассовый ордер см. Письмо УМНС России по г. Москве от 22.09.2003 № 29-12/51732), то налогоплательщик-покупатель имеет полное право на вычет этой суммы НДС независимо от того, выделена она отдельной строкой в чеке ККМ или нет.

Если оплата производится с применением платежных карт

При расчетах с покупателем по кредитным картам (талонам, чекам или другим аналогичным документам) обязательно пробивается чек ККТ на сумму, оплаченную по картам, особым образом (на отдельную секцию) и в Z-отчете обычно отдельно отражается общая сумма, оплаченная по документам.

Если оплата производится с применением платежных карт, сумма наличных денег, сданных старшему кассиру, не будет совпадать с показаниями счетчиков ККТ, она будет отличаться на сумму продаж по документам. Поскольку чек ККТ пробивается, следовательно, в фиксируемом на контрольной ленте итоге сумма средств, поступивших по картам, будет отражена. Но денежные средства напрямую в кассу не поступают и оприходованы быть не могут. Эти деньги поступят на расчетный счет, причем, возможно, через определенный промежуток времени.

Эта сумма обязательно должна отражаться в Журнале кассира-операциониста, а деньги в кассу должны быть оприходованы только в той сумме, которая поступила наличными.
Пример.

Индивидуальный предприниматель, занимающийся розничной торговлей, реализует товары населению как за наличный расчет, так и с применением платежных карт. 30 ноября 2004 г. общая выручка составила 236000 руб., включая НДС — 36000 руб., в том числе:

реализовано товаров с применением платежных карт на сумму 47200 руб., включая НДС — 7200 руб.;

реализовано товаров за наличный расчет на сумму 188800 руб., включая НДС — 28800 руб.

На расчетный счет Индивидуального предпринимателя денежные средства, оплаченные платежными картами, поступили 2 декабря.

Покажем фрагмент заполнения Журнала кассира-операциониста на операцию реализации товаров с применением платежных карт.
Журнал кассира-операциониста за 30 ноября 2004 г.

Дата
(смена)
Показания
суммирующих
денежных
счетчиков
Сумма
выручки
за
рабочий
день
Сдано
Наличными Оплачено по
документам
всего
на
начало
рабочего
дня
на
конец
рабочего
дня
количество сумма
30.11.
2004
100 000 336 000 236 000 188800 1 (по
платежным
картам)
47200 236 000

Книга продаж при этом будет выглядеть следующим образом:

Дата и номер
счета-фактуры
продавца
Наименование
покупателя
ИНН
покупателя
Дата оплаты
счета-фактуры
продавца
Всего
продаж,
включая
НДС
В том числе
продажи,
облагаемые
по ставке 18%
стоимость
продаж
без НДС
сумма
НДС
30 ноября 2004 г.
Лента ККТ
за 30.11.2004
Население 30.11.2004 188800 160000 28800
2 декабря 2004 г.
Выписка банка
от 02.12.2004
Оплата
платежными
картами
02.12.2004 47200 7200 40000

1   2   3   4   5   6

Похожие:

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:

Все бланки и формы на filling-form.ru

filling-form.ru