Срок хранения авансовых отчетов

 

Новые сроки хранения документов

  Приказом Минкультуры России от 25.08.10 г. № 558 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – новый Перечень). В связи с этим приказом Росархива от 26.08.10 г. № 63 признан утратившим силу Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный 6 октября 2000 г. (далее – старый Перечень). В обоих документах приводится минимальный срок хранения документов.

  Исчисление сроков хранения дел и документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных в делопроизводстве в 2010 г., начнет осуществляться с 1 января 2011 г.
  Исчисление сроков хранения книг (журналов) регистрации (учета) начинается с 1 января после внесения последней записи в книгу (журнал). Так, если книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них открыта с января 2004 г. и последняя запись в ней сделана в 2009 г., то исчисление срока хранения для книги начнется с 1 января 2010 г.
 

Новый перечень состоит из 12 разделов:

1) документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;
2) документы по планированию и ценообразованию;
3) документы по финансированию и кредитованию;
4) документы по учету и отчетности;
5) документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;
6) документы об информационном обслуживании деятельности организаций;
7) документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;
8) документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;
9) документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;
10) документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;
11) документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;
12) документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

  Новый Перечень распространяется на все организации независимо от вида деятельности и формы собственности. Значительно расширен перечень документов по нормированию, тарификации и оплате труда, охране труда, кадровым вопросам. В разделе «Охрана труда» особое внимание уделено документам по травматизму, работе с вредными и опасными условиями труда.

  Более детализировано представлен перечень приказов по личному составу. Так, в старом Перечне все приказы по личному составу следовало хранить 75 лет (ст. 6). Исключение представляли приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках. Их минимальный срок хранения исчислялся 5 годами. В новом Перечне список приказов развернут (ст. 19). В течение 75 лет следует хранить следующие приказы по:
приему, перемещению, совмещению, переводу, увольнению;
аттестации, повышение квалификации, присвоение званий (чинов);
изменению фамилии;
поощрениям, награждениям;
оплате труда, премированию, различным выплатам;
всем видам отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусков по уходу за ребенком, отпусков без сохранения (заработной платы);
дежурства по профилю основной деятельности;
длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

  В течение не менее 5 лет следует хранить приказы, касающиеся:
дисциплинарных взысканий;
ежегодных оплачиваемых отпусков;
отпусков в связи с обучением;
дежурств;
краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировок.

  Рассмотрим, как изменились некоторые сроки хранения бухгалтерских документов. По-прежнему годовые и сводные годовые (теперь к ним добавились и консолидированные) бухгалтерские балансы и отчеты следует хранить постоянно (ст. 351). Квартальные — 5 лет, месячные – 1 год. Однако срок хранения аналитических документов (таблиц, докладов) к годовой бухгалтерской отчетности сокращен до 5 лет (ст. 354). Ранее их следовало хранить вместе с годовой отчетностью постоянно (ст. 137). В новом Перечне отдельно (ст. 352) выделены сроки хранения бюджетной отчетности (балансы, отчеты, справки, пояснительные записки), хотя сроки хранения и установлены аналогичные. Впервые установлен срок хранения (постоянно) для бухгалтерской (финансовой) отчетности по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам (ст. 358). Срок хранения счетов-фактур сокращен с 5 (ст. 150) до 4 лет (ст. 368). Если ранее перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, следовало хранить до его замены новым (ст. 164), то теперь — в течение не менее 5 лет после его замены новым (ст. 380). Согласно старому Перечню срок хранения свидетельства о постановке на учет в налоговых органах был равен 5 годам после снятия с учета (ст. 169), теперь его следует хранить постоянно (ст.381). Отдельно указаны сроки хранения документов налогового учета и налоговой отчетности: реестры расчета земельного налога (ст. 389) – 5 лет; расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в ФСС РФ (ст. 391): годовые – постоянно, квартальные — 5 лет; отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (ст. 391) – постоянно; налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов (ст. 392), налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по ЕСН (ст. 393), налоговые карточки формы 1-НДФЛ (ст. 394), декларации и расчеты авансовых платежей на обязательное пенсионное страхование (ст. 395), сведений о доходах физических лиц (ст. 396) и т. д. следует хранить 5 лет.

Объяснительные записки срок хранения

Напоминаем, что в ст. 23 НК РФ говорится о хранении данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные и произведенные расходы, в течение четырех лет. Реестры сведений о доходах физических лиц следует хранить 75 лет (ст. 397). В новом Перечне присутствует оговорка в отношении документов по учету НДФЛ, ЕСН, страховых взносов на пенсионное страхование. Если в организации не ведутся лицевые счета, то минимальный срок хранения этих документов уже не 5, а 75 лет. Впервые установлен срок хранения Книг учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН (ст. 401), – постоянно. По мнению автора, данное положение ставит предпринимателей, применяющих УСН, в невыгодное положение с теми, кто применяет обычную систему налогообложения, поскольку последние хранят документы, являющиеся основанием для составления налоговых деклараций, в основном 5 лет. В новом Перечне подробно расписаны сроки хранения аудиторских документов. В старом Перечне оговаривался постоянный срок хранения только для аудиторских заключений (ст. 50). Теперь постоянно следует хранить не только аудиторское заключение по годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности (ст. 408), но и стандарты, и методики проведения аудита аудиторской организации и индивидуального аудитора (ст. 404), общие планы аудита (ст. 405), общие программы аудита (ст. 406). В старом Перечне эти документы отсутствовали. Срок хранения договоров оказания аудиторских услуг остался неизменным – 5 лет после истечения срока действия договора.

 Более развернуто представлен перечень видов договоров. Почти для всех предусмотрен срок хранения не менее 5 лет после истечения действия договора. Исключение сделано для:
договора дарения (ст. 439) – постоянно;
договора ренты (ст. 442) – постоянно;
договора лизинга имущества (ст. 449) – постоянно;
договора по залогу имущества – 10 лет после истечения срока договора.

  Как видим, новый Перечень является более подробным и в нем учтены документы, появившиеся в деятельности организаций в последнее время.

Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов

Таблица по срокам хранения отдельных видов документов

Вид документов Срок хранения Норма законодательства
Бухгалтерская отчетность и учетные регистры
Годовая бухгалтерская отчетность* Не менее 10 лет Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 135 Перечня
Сводная годовая бухгалтерская отчетность* До ликвидации организации**
Квартальная бухгалтерская отчетность* Не менее 5 лет (при отсутствии годовой бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет)
Месячная бухгалтерская отчетность* Не менее 1 года (при отсутствии годовой, квартальной бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет)
Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения и пояснительные записки к ним До ликвидации организации** Пункт 136 Перечня
Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы, оборотные ведомости и др.) Не менее 5 лет при условии завершения ревизии или проверки (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий*** Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункты 148 и 168 Перечня
Рабочий план счетов бухгалтерского учета и другие документы учетной политики Не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз Пункт 2 статьи 17 Закона № 129-ФЗ
О тчетность по налогам (сборам) и документы, необходимые для исчисления налогов (сборов)
Годовые отчеты по налогам (налоговые декларации) Не менее 10 лет Пункт 170 Перечня
Квартальные отчеты по налогам (налоговые декларации) Не менее 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет)
Месячные отчеты по налогам (налоговые декларации) Не менее 1 года (при отсутствии квартальных — не менее 5 лет)
Счета-фактуры Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий*** Пункт 150 Перечня
Книги покупок, книги продаж Не менее полных 5 лет с даты последней записи Пункты 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914
Документы, подтверждающие объем налогового убытка прошлых лет, сумма которого перенесена на будущее при расчете налога на прибыль Не менее 4 лет после окончания налогового периода, налоговая база по итогам которого была уменьшена на сумму убытков прошлых лет Пункт 4 статьи 283 НК РФ
Документы, подтверждающие объем убытка предыдущих налоговых периодов, сумма которого перенесена на будущее при расчете ЕСХН или налога, уплачиваемого при применении УСН Пункт 5 статьи 346.6 и пункт 7 статьи 346.18 НК РФ
Первичные документы
Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и ТМЦ, накладные, авансовые отчеты и др.) Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий*** Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 150 Перечня
Путевые листы Не менее 5 лет Пункт 18 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152
Лицевые счета работников Не менее 75 лет Пункт 153 Перечня
Документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет Пункт 155 Перечня
Исполнительные документы Не менее 5 лет Пункт 162 Перечня
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.) Пункт 163 Перечня
Документы о недостачах, растратах, хищениях
Документы об оплате учебных отпусков Пункт 165 Перечня
Документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации До ликвидации организации** Пункт 166 Перечня
Документы об амортизационных отчислениях (акты, ведомости, расчеты) Не менее 5 лет Пункт 167 Перечня
Документы о приеме-передаче векселей, их оплате или размене Пункт 179 Перечня
Документы о ведении валютных и обменных операций, операций с грантами До ликвидации организации** Пункт 181 Перечня
Документы об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, ТМЦ (инвентарные описи, акты, ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий) Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий*** Пункт 192 Перечня
Договоры и контракты
Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные) Не менее 5 лет после истечения срока действия договора, соглашения Пункт 186 Перечня
Паспорта сделок До ликвидации организации** Пункт 187 Перечня
Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета) Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет Пункт 188 Перечня
Договоры о материальной ответственности Не менее 5 лет после увольнения материально ответственного лица Пункт 189 Перечня
Кадровые документы
Коллективный договор До ликвидации организации** Пункт 275 Перечня
Документы о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю Не менее 5 лет Пункт 277 Перечня
Табели (графики), журналы учета рабочего времени Не менее 1 года**** Пункт 281 Перечня
Документы о премировании работников Не менее 5 лет Пункт 293 Перечня
Трудовые договоры (контракты, соглашения) Не менее 75 лет Пункт 338 Перечня
Личные карточки работников (в том числе временных работников) Не менее 75 лет Пункт 339 Перечня
Невостребованные трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства и другие личные документы работников До момента востребования, но не менее 50 лет Пункт 342 Перечня
Книги, журналы выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним Не менее 50 лет Пункт 358 Перечня
Графики предоставления отпусков Не менее 1 года Пункт 356 Перечня
Документы по охране труда
Акты, предписания по технике безопасности, документы об их выполнении Не менее 5 лет Пункт 295 Перечня
Перечень профессий с вредными условиями труда, утвержденный организацией До замены новым**** Пункт 304 Перечня
Списки работающих на производстве с вредными условиями труда Не менее 75 лет Пункт 305 Перечня
Табели и наряды работников вредных профессий Не менее 75 лет Пункт 305 Перечня
Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний Не менее 45 лет Пункт 312 Перечня
Журналы, книги учета профилактических работ, инструктажа по технике безопасности Не менее 10 лет Пункт 316 Перечня
Журналы проведения аттестации по технике безопасности Не менее 5 лет
Документы об аттестации рабочих мест по условиям труда (протоколы, ведомости, карты аттестации рабочих мест и др.) Не менее 5 лет (рекомендовано хранить в течение 45 лет) Пункт 332 Перечня и пункт 8 Порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 31.08.2007 № 569
Документы по контрольно-кассовой технике (ККТ)
Документация по ККТ***** Не менее 5 лет с даты окончания использования ККТ Пункт 14 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 № 470
Использованные контрольные ленты, накопители фискальной памяти и программно-аппаратные средства, обеспечивающие некорректируемую регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение информации
Статистические документы
Годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы Не менее 10 лет Пункт 199 Перечня
Сводные годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы До ликвидации организации**
Полугодовые статистические отчеты и таблицы Не менее 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет)
Квартальные статистические отчеты и таблицы Не менее 5 лет (при отсутствии годовых, полугодовых — не менее 10 лет)
Месячные статистические отчеты и таблицы Не менее 1 года (при отсутствии годовых, полугодовых, квартальных — не менее 10 лет)
* К бухгалтерской отчетности относятся бухгалтерские балансы, приложения к ним, предусмотренные нормативными актами, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности организации (если она подлежит обязательному аудиту) и другие специализированные формы (п.

2 ст. 13 Закона № 129-ФЗ).
** Это следует из положений пункта 2.4.2 Указаний.
*** При возникновении споров, разногласий документы сохраняются до вынесения окончательного решения.
**** Если являются первичными учетными документами, их необходимо хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ).
***** Включает в себя документы, связанные с производством, продажей, технической поддержкой, приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию, эксплуатацией и выводом из эксплуатации контрольно-кассовой техники.

Как составить служебную записку

О расчетах по подотчетным суммам в микропредприятиях

Порядок оформления расчетов с подотчетными лицами по авансам, выданным в подотчет, в микропредприятиях ничем не отличаются от общеустановленного порядка.

Тем не менее, особенностью расчетов по подотчетным счетам в микропредприятиях является то обстоятельство, что количество подотчетных лиц не велико, обычно подотчетным лицом выступает только сам руководитель микропредприятия, если микропредприятие является юридическим лицом.

Если микропредприятием является индивидуальный предприниматель, то предпринимателю нет смысла выдавать самому себе авансы под авансовый отчет и, как следствие, вести расчеты по подотчетным суммам с самим собой. В случае с ИП выдача авансов под отчет и соответственно ведение расчетов по подотчетным суммам возможна только в отношение наемных работников (по трудовым договорам) или агентов (по гражданским договорам) ИП.

Тем не менее, для правильности оформления расчетов по подотчетным суммам нужно придерживаться существующих правил и требований.

В микропредприятиях, как правило, отсутсвует должность кассира и поэтому выдачу наличных денежных средств в качестве аванса под отчет производит руководитель микропредприятия, который является и кассиром и распорядителем банковских счетов микропредприятия.

Способы выдачи авансов под отчет

    Сейчас существует 2 способа выдачи авансов под отчет:

  1. выдача наличных денежных средств из кассы организации;
  2. перевод денежных средств на корпоративную карту или карты, владельцами которых могут быть как руководитель микропредприятия, так и уполномоченные им работники и/или агенты, с помощью которой они могут осуществлять оплату необходимых товаров и услуг.

В первом случае оформляется расходный кассовый ордер, во втором — платежное поручение на перевод денежных средств с расчетного банковского счета на счет корпоративной карты.

Проверить состояние расчетов по предыдущему авансу

Перед выдачей аванса необходимо обязательно проверить состояние расчетов по предыдущему выданному авансу под отчет, т.е. проверить получало ли ранее подотчетное лицо подотчетные суммы и был ли надлежаще оформлен и представлен на утверждение авансовый отчет и произведены ли по этому авансовому отчету соответствующие расчеты (в случае перерасхода по авансовому отчету — выдана ли переплата, а в случае остатка по авансовому отчету — возвращен ли остаток).

То есть, на момент выдачи нового аванса под отчет, расчеты по предыдущему авансу должны быть обнулены.

Обратите внимание, это правило касается и средств, выданных под отчет руководителю микропредприятия.

Таблица сроков хранения документов в организациях в 2018 году

Если по ним наступил срок отчета, а отчета нет — новые суммы под отчет выдавать нельзя.

Если нет отчета по выданной сумме, то велика вероятность признания этой суммы доходом физического лица. Тогда могут возникнуть претензии со стороны налогового органа по факту неудержания и неперечисления НДФЛ, а за это нарушение предусмотрена ответственность: штраф по ст.

123 Налогового кодекса РФ.

Оптимальный срок выдачи аванса под отчет

Оптимальным сроком отчета по авансам, выданным под отчет в микропредприятиях, является один месяц для руководителя и недельный или 10-дневный срок для других работников микропредприятия, уполномоченных на получение подотчетных сумм.

Заявление на получение подотчетных сумм

После проверки состояния расчетов с подотчетным лицом по предыдущему выданному ему авансу под отчет, подотчетное лицо оформляет заявление о выдаче нового аванса под отчет. Итак, в нем нужно указать:

Унифицированной формы такого заявления нет, но есть требования к содержанию такого заявления, установленные самим Центральным банком России (пп. 6.3 п. 6 Указаний № 3210-У).

    В заявлении нужно указать:

  • размер суммы, которая необходима под отчет (числом и расшифровать прописью);
  • назначение этой суммы, т.е. указать цели расходования подотчетной суммы;
  • срок, на который выдаются подотчетные деньги;
  • дату составления.

Заявление должно быть завизировано руководителем микропредприятия (либо иным лицом, уполномоченным на основании соответствующей доверенности от руководителя подписывать такие заявления от имени микропредприятия).

Рекомендуется разработать типовую форму заявления и снабдить бланками этой формы подотчетных лиц.

Еще раз обратите внимание, деньги под отчет можно выдать не только работнику микропредприятия, но и физическому лицу, с которым у микропредприятия заключен гражданско-правовой договор, например агентский. При этом никакой разницы в оформлении заявления и последующих документов нет.

Авансовый отчет

Авансовый отчет — это отчет с приложением оправдательных документов об использовании аванса для выполнения определенного служебного поручения.

Авансовый отчет является основанием для расчетов с подотчетным лицом.

В настоящее время форма авансового отчета может быть разработана самостоятельно или в качестве формы можно взять бланк авансового отчета, утвержденный постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. N 55. Форма авансового отчета утверждается руководителем микропредприятия в приложении к локальному положению об учетной политике.

Подотчетное лицо при всех вариантах выдачи ему денежных средств (на хозяйственные нужды, на приобретение материальных ценностей, при направлении в служебную командировку и другие) обязано заполнить и представить на утверждение авансовый отчет об израсходованных денежных средствах с приложением документов, подтверждающих эти расходы.

Подотчетные лица, получившие деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения этих лиц из командировки, предъявить на проверку и утверждение авансовый отчет.

    Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы должны отвечать следующим основным требованиям:

  1. подтверждающие документы прилаются в оригинале;
  2. по форме они должны соответствовать принятым требованиям для оформления и заполнения первичных документов;
  3. по характеру операций должна быть установлена связь подтверждающих документов с целевым назначением выданного аванса в соответствии с заявление подотчетного лица на выдачу аванса.

Расчеты по авансовому отчету

После проверки и утверждения авансового отчета суммы, израсходованные по авансовому отчету, списываются в установленном порядке с обязательств подотчетного лица.

Если из выданного аванса было потрачено меньше, чем получено, то остаток подотчетных сумм по авансовому отчету подлежит возврату в кассу организации на основании приходного кассового ордера.
В случае невозврата эта сумма удерживается с подотчетного лица.
Если подотчетное лицо является работником микропредприятия — то невозращенный остаток удерживается из заработной платы работника.
Если подотчетное лицо является представителем контрагента — то из суммы вознаграждения контрагенту.

Если из выданного аванса наоборот было потрачено больше, чем получено и сумма расходов признана обоснованной, то перерасход подотчетных сумм по авансовому отчету выплачивается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру из кассы микропредприятия.

Таким образом, расчеты по выданному авансу под отчет, должны быть обнулены.

Для микроорганизаций, штат которых не превышает 1-5 человек, характерны расчеты по подотчетным суммам только с руководителем микропредприятия.

В этом случае руководитель микропредприятия выступает одновременно и в роли кассира и в роли бухгалтера и в роли подотчетного лица и получается, что сам себе выдает аванс под отчет, сам составляет авансовый отчет, сам его же проверяет и утверждает и производит расчеты сам с собой.

Пусть это не смущает. Важно, чтобы документы, связанные с подотчетными суммами, были. Это — раз. И чтобы они были правильно оформлены, соблюдены необходимые сроки и произведены расчеты. Это два.