Справка 2 НДФЛ в 1С

Справка 2-НДФЛ может составляться как для сотрудника, так и для налоговой службы. В 1С есть возможность оформить обе эти справки. Из статьи вы узнаете, как сделать справку 2-НДФЛ в 1С 8.3 Бухгалтерия.

2 НДФЛ: как сделать в 1С для сотрудника

Справка 2-НДФЛ для сотрудника находится в разделе Зарплата и кадры — НДФЛ — 2-НДФЛ для сотрудников.

В форме укажите:

  • Год — год, за который предоставляется справка;
  • Сотрудник — работник, по которому предоставляется справка;
  • Дата — дата формирования справки. Если она меньше 31 декабря выбранного Года, то справка предоставляется за период с начала года до даты, указанной в поле Дата.

После того как выбран сотрудник, автоматически заполнится документ — отразятся все доходы и предоставленные вычеты, а также заполнятся Личные данные. По кнопке Заполнить при необходимости можно обновить суммы.

В левой таблице доходы разбиты по ставкам (вкладки) и месяцам, кодам дохода (строки).

Предоставленные вычеты отражаются:

  • профессиональные — в левой таблице;
  • остальные — в правой таблице.

В «подвале» выведены итоговые суммы по сотруднику за период формирования справки.

На вкладке Личные данные заполнится вся необходимая информация по налогоплательщику НДФЛ.

После того как вы заполнили справку, укажите подписанта по ссылке Подписи.

Перед печатью справки проверьте ее, нажав на кнопку Проверить.

Если программа обнаружит ошибки, то она оповестит вас и отметит блоки с ошибками.

Исправьте ошибки, отредактировав первичные документы или справочники. Например, Дату рождения необходимо заполнить в карточке физического лица. Потом перевыберите Сотрудника или воспользуйтесь кнопкой Заполнить.

БухЭксперт8 не рекомендует вносить исправления в сам документ 2-НДФЛ для сотрудника, потому что при его перезаполнении такие исправления не сохраняются.

Выведите на печать справку по кнопке Справка о доходах (2-НДФЛ). PDF

Справка 2 НДФЛ: как сделать в 1С для налоговой службы

Справка 2-НДФЛ для налоговой службы предоставляется по всем сотрудникам. В 1С она формируется в разделе Зарплата и кадры — НДФЛ — 2-НДФЛ для передачи в ИФНС.

В документе укажите:

  • Год — год, за который предоставляется справка;
  • Организация — наименование организации, по которой предоставляется справка;
  • Дата — дата формирования справки. Если она меньше 31 декабря выбранного Года, то справка предоставляется за период с начала года до даты, указанной в поле Дата.
  • Вид справок — какая справка предоставляется:
    • Ежегодная отчетность;
    • О невозможности удержания НДФЛ;
    • Ежегодная отчетность за реорганизованную организацию;
    • О невозможности удержания, за реорганизованную организацию.
  • Определите справку:
    • Исходная — справка подается первично;
    • Корректирующая — вносятся изменения в ранее поданную справку;
    • Аннулирующая — полностью аннулирует поданную ранее справку.

По кнопке Заполнить автоматически заполните справку. В справке 2-НДФЛ для передачи в ИФНС отображаются только итоговые данные по сотруднику. Чтобы посмотреть детальные записи, щелкните два раза по строке с необходимым сотрудником. Детальные записи отражены в виде справок 2-НДФЛ по сотруднику. При изменении данных в них меняются и данные в справке 2-НДФЛ для передачи в ИФНС.

После заполнения документа запустите его проверку по кнопке Проверить.

Если программа обнаружит ошибки, то она оповестит вас и отметит блоки с ошибками.

В табличной части подсвечиваются красным те сотрудники, по которым обнаружены ошибки. Для их устранения перейдите в карточку 2-НДФЛ по сотруднику.

После проверки справки в программе рекомендуется проверить ее и программой Tester, для этого еще раз нажмите на кнопку Проверить.

Для проверки данная программа должна быть предустановлена у вас на компьютере.

После выполнения всех проверок справку можно:

  • Выгрузить и отправить ее в ИФНС через другую программу;
  • Отправить ее непосредственно сразу через 1С.

Из документа 2-НДФЛ для передачи в ИФНС можно вывести на печать:

  • Справку о доходах (2-НДФЛ), выводится на каждого сотрудника;
  • Реестры.

См. также:

  • Операция учета НДФЛ в 1С 8.3: как заполнить
  • Как сохранить оптимизм при уплате НДФЛ и взносов в 2019 году
  • Мы выплатили зарплату за декабрь в декабре, как уплачивать НДФЛ?
  • Пошаговое начисление заработной платы в 1С 8.3
  • Начисление аванса в 1С 8.3 Бухгалтерия
  • Два новых отчета по НДФЛ: анализ НДФЛ по датам получения доходов и анализ НДФЛ по документам-основаниям (из записи эфира от 04 октября 2018 г.)

Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С Бухгалтерия», тогда читайте дополнительный материал по теме:

  • Утверждена новая форма справки 2-НДФЛ
  • Как отразить материальную помощь в сумме не более 4000 руб. в отчетности по НДФЛ?
  • Как отразить призы стоимостью не более 4000 руб. в отчетности по НДФЛ?
  • Как отразить подарок стоимостью не более 4000 руб в отчетности по НДФЛ?

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

В конфигурациях 1С 8.3 ЗУП 3.0 и Бухгалтерия 3.0 можно сформировать следующие формы:

  • Справка 2-НДФЛ для сотрудников – выдается при увольнении или по требованию сотрудника, на основании письменного заявления работника.
  • Отчетность 2-НДФЛ для передачи в налоговый орган – сдается налоговым агентом раз в год в ИФНС по месту учета налогового агента и обособленных подразделениях – в ИФНС по месту нахождения обособленного подразделения. До 25 человек на бумажном носителе, а более 25 человек – в электронной форме.

Создание справки 2-НДФЛ в конфигурации 1С 8.3 ЗУП пошагово

Сформировать 2-НДФЛ в 1С можно следующим образом

  1. В карточке сотрудника – Оформить документ – 2-НДФЛ для сотрудников:

  1. В форме списка справочника Сотрудники, предварительно выделив нужного сотрудника и нажать на кнопку «Оформить документ» – 2-НДФЛ для сотрудников:

  1. В документе Увольнение – Создать на основании – 2-НДФЛ для сотрудников:

  1. Раздел Налоги и взносы – панель навигации: 2-НДФЛ для сотрудников и журнал документов «Все документы по НДФЛ»; панель действий Создать – 2-НДФЛ для сотрудников:

  1. Раздел Отчетность, справки – Справки сотрудникам – 2-НДФЛ для сотрудников; панель действий Создать – 2-НДФЛ для сотрудников:

В форме документа нужно заполнить реквизиты:

  • «Год», за который нужно сформировать справку и дату документа;
  • «Организация», если в информационной базе несколько организаций;
  • «Сотрудник»;
  • «Подписал» – ФИО налогового агента или его представителя.

Данную справку можно сформировать сводно или в разрезе кодов ОКАТО/КПП и ставок налога. Для этого служит реквизит «Сформировать».

После заполнения необходимых реквизитов, нажимаем на кнопку «Заполнить». Документ заполнится автоматически:

В зависимости от процентных ставок – заполняется каждая своя вкладка:

На закладке Личные данные проверьте заполнения личных данных сотрудника. Если нужно отредактировать какие-либо данные, то можно перейти по гиперссылке Редактировать карточку сотрудника в элемент справочника Физические лица.

После окончания редактирования данных физического лица – нажимаем на кнопку «Записать и закрыть». На закладке Личные данные информация автоматически обновится:

Если редактировать личные данные сотрудника в самом документе, то эти реквизиты будут выделены жирным шрифтом. Данный способ правки не рекомендован. Вернуть обратно можно нажав на кнопку «Отменить исправления»:

После заполнения и проверки документа, чтобы получить печатную форму справки, нужно нажать на кнопку «Справка о доходах (2-НДФЛ)»:

Статус налогоплательщика:

  1. – работник является резидентом РФ;
  2. – работник не является резидентом РФ;
  3. – работник является высококвалифицированным специалистом;
  4. -работник является участником государственной программы добровольного переселения соотечественников, проживающих за рубежом;
  5. – работник является иностранцем и имеет статус беженца или получил временное убежище в РФ;
  6. – работник является иностранцем и работает на основании патента.

Раздел 3 и 5 заполняется по каждой из ставок налога в одной справке:

Вручную редактируется код налогового агента: 1 – налоговый агент или 2 – если уполномоченный представитель.

Как сформировать отчет 2-НДФЛ для передачи в налоговые органы

  1. Раздел Налоги и взносы – панель навигации: 2-НДФЛ для передачи в ИФНС и журнал документов Все документы по НДФЛ; панель действий Создать – 2-НДФЛ для передачи в ИФНС:
  1. Раздел Отчетность, справки – 2-НДФЛ для передачи в ИФНС и 1С-Отчетность; панель действий Создать – 2-НДФЛ для передачи в ИФНС:

Заполнение реквизитов практически ничем не отличается от 2-НДФЛ для сотрудников: указывается год за который создается справка, дата предоставления, ОКТМО/КПП.

При составлении первичной справки нажимаем на кнопку «Исходная». В справке «Номер корректировки» – 00;

При составлении корректирующей справки нажимаем на кнопку «Корректирующая». В справке «Номер корректировки» – 01-98;

При составлении аннулирующей справки нажимаем на кнопку «Аннулирующая». В справке «Номер корректировки» – 99.

Указывается также «Вид справок»:

  • Ежегодная отчетность. В справке имеет признак «1»;
  • О невозможности удержания НДФЛ, где указываются доходы, с которых не был удержан НДФЛ. Табличная часть документа заполняется вручную. В справке имеет признак «2».

После заполнения необходимых реквизитов, нажимаем на кнопку «Заполнить». Документ заполняется автоматически, если это не справка «О невозможности удержания НДФЛ»:

Для получения печатной формы нажимаем на кнопку Печать – Справка о доходах (2-НДФЛ). Сформируются справки о доходах физических лиц:

Посмотрите наше видео по регистрации удержаний НДФЛ в 1С ЗУП и Бухгалтерия:

Создание справки 2-НДФЛ в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0

  1. Раздел Зарплата и кадры – панель навигации НДФЛ – 2-НДФЛ для сотрудников и журнал Все документы по НДФЛ; панель действий Создать – 2-НДФЛ для сотрудников:
  1. В карточке сотрудника – Оформить документ – 2-НДФЛ для сотрудников;
  2. В форме списка справочника Сотрудники, предварительно выделив нужного сотрудника и нажать на кнопку «Оформить документ» – 2-НДФЛ для сотрудников;
  3. В документе Увольнение – Создать на основании – 2-НДФЛ для сотрудников.

2-НДФЛ для передачи в налоговые органы

  1. Раздел Отчеты – 1С-Отчетность – Регламентированные отчеты:
  1. Раздел Зарплата и кадры – панель навигации НДФЛ – 2-НДФЛ для передачи в ИФНС и журнал Все документы по НДФЛ; панель действий Создать – 2-НДФЛ для передачи в ИФНС:

Заполнение справок аналогично конфигурации 1С 8.3 ЗУП 3.0.

Более детально данная тема рассмотрена на курсах:

  • Елены Гряниной: Профессиональный учет в 1С:ЗУП 3.0
  • Ольги Шерст: «Профессиональный бухгалтерский и налоговый учёт в 1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0» ОСНО и УСН.

Согласно законодательству, работодатель является налоговым агентом и обязан предоставлять в ИФНС данные по исчисленному, удержанному и уплаченному налогу на доходы физических лиц (НДФЛ) по всем физическим лицам, которым выплачивалось денежное, материальное вознаграждение или предоставлялась иная форма финансовой выгоды.

Данные должны быть предоставлены в ИФНС по форме «2-НДФЛ» не позднее 1 апреля или первого рабочего дня после указанной даты, если на эту дату выпадает выходной. В форме указываются все полученные доходы, примененные налоговые вычеты, исчисленный, удержанный и перечисленный НДФЛ по каждому физическому лицу за отчетный налоговый период. Кроме указанной формы, есть персональная форма справки 2-НДФЛ, предоставляемая работодателем сотруднику по его заявлению для личных целей, подтверждающая его доходы и НДФЛ.

Как формируется справка 2 НДФЛ в 1С 8.3, покажем на примере «1С: Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1» (конфигурация в редакции 3.1.10.110). Заполнение 2-НДФЛ в 1С:Бухгалтерия, как 8.3, так и 8.2*,аналогично рассматриваемому примеру. Ниже приведена пошаговая инструкция по формированию справок 2-НДФЛ.

*Если вы используете программу на платформе 8.2, стоит помнить, что она не имеет всех возможностей новейшей версии.

Подготовка и проверка

Для правильного расчета НДФЛ должны быть введены все необходимые данные по сотрудникам:

  • Зарплата, отпуска и больничные;
  • Стандартные, личные, социальные, профессиональные вычеты;
  • Все прочие доходы и удержания с них.

Начисления заработной платы вводятся документами «Начисление зарплаты» в разделе «Зарплата-Все начисления». Также здесь вводятся больничные и отпуска. В документах автоматически формируются удержания, НДФЛ и страховые взносы.

Рис.1 Подготовка и проверка

Другие документы по НДФЛ находятся в разделе «Налоги и взносы/Все документы по НДФЛ».

Рис.2 Подготовка и проверка

Здесь же можно формировать справки 2-НДФЛ. Рассмотрим некоторые часто используемые виды документов.

Заявление на вычеты по НДФЛ – в документе указываются стандартные Вычеты на детей и личные вычеты. Для стандартных вычетов указывается период действия: в шапке документа общий реквизит – месяц начала действия вычетов, а в таблице – месяц окончания действия по каждому вычету.

Рис.3 Заявление на вычеты по НДФЛ

Операция учета НДФЛ – в документе учитываются все другие полученные доходы, не учтенные в программе, а также которые необходимо зарегистрировать вручную, начисления, удержания и перечисления НДФЛ и некоторые виды вычетов. Все операции фиксируются на конкретную дату.

Рис.4 Операция учета НДФЛ

Уведомление НО о праве на вычеты – документ используется для расчета и начисления имущественных и социальных вычетов. Период действия задается в шапке документа.

Рис.5 Уведомление НО о праве на вычеты

Заполнение справки 2-НДФЛ для передачи в ИФНС

Создать справку можно в разделе «Налоги и взносы-2-НДФЛ для передачи в ИФНС» или путем выбора соответствующего документа в разделе «Налоги и взносы-Все документы по НДФЛ». В открывшемся журнале по кнопке «Создать» формируется новая справка. Сначала нужно заполнить шапку документа:

  • Год – год (отчетный период), за который предоставляется справка в ИФНС;
  • ОКТМО/КПП – территориальная привязка организации по месту сдачи налоговой отчетности. Заполняется в разделе «Главное – Организации» в карточке на закладке «Регистрации в налоговых органах»;
  • В ИФНС (код)/с КПП – реквизиты налоговой инспекции;
  • Вид справок – может принимать значения «Ежегодная отчетность» и «О невозможности удержания НДФЛ»;
  • Кнопки «Исходная», «Корректирующая», «Аннулирующая» – указывают статус справки.

Рис.6 Заполнение справки 2-НДФЛ для передачи в ИФНС

Заполнение справки 2-НДФЛ происходит по кнопке «Заполнить». Кнопка «Пронумеровать» нужна при ручном вводе сотрудников, который в свою очередь производится кнопкой «Подбор». До проведения документа корректность введенных данных можно проверить кнопкой «Проверить». При этом будет использован алгоритм проверки, заложенный в программе. Будет проверена правильность предоставляемых расчетов и персональных сведений сотрудников, занесенных в карточку. Перед отправкой справку нужно провести, нажав кнопку «Провести». Отправка в ИФНС может быть сделана через файл универсального обмена данными в формате xml по кнопке «Выгрузить».

При подключенном сервисе «1С-Отчетность» можно сразу отправить подготовленный документ в налоговую инспекцию. Если данный сервис не подключен, обратитесь к нам: в рамках программы сопровождения бизнеса 1С-специалистами мы проконсультируем вас, как быстро настроить и подключить данный сервис. Если вы используете данный сервис, зайдем в пункт в меню «Отправить-Отправить в контролирующие органы». Также в этом случае есть возможность on-line проверки правильности расчета. В меню пункт «Отправить-Проверить в интернете». При возникновении ошибки так можно увидеть причину (строка при проверке будет красной, а причина помечена). Дважды щелкнув по любой строке можно сформировать справочный отчет 2-НДФЛ в 1С для любого сотрудника из списка, но сохранить и распечатать справку, полученную таким способом, нельзя.

Бесплатная
консультация
эксперта Татьяна Панченко Консультант-аналитик 1С Спасибо за Ваше обращение! Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Заполнение справки 2-НДФЛ для сотрудника

Все стандартные, личные, социальные и имущественные вычеты можно увидеть в карточке сотрудника в строке «Налог и доходы» (разделы «Кадры-Сотрудники» или «Справочники-Сотрудники») по ссылке «Предоставляются стандартные и имущественные вычеты, ставка…». Ставка определяется тем, является ли сотрудник гражданином России или нет. Здесь можно ввести или исправить стандартный вычет или уведомление на вычет. Все документы находятся в разделе «Зарплата и кадры-НДФЛ-Все документы по НДФЛ».

Рис.7 Заполнение справки 2-НДФЛ для сотрудника Рис.8 Заполнение справки 2-НДФЛ для сотрудника

Создание справки аналогично предыдущему примеру. В разделе «Зарплата и кадры-НДФЛ-2-НДФЛ для сотрудников» или в разделе «Зарплата и кадры-НДФЛ-Все документы по НДФЛ» в открывшемся журнале нажать кнопку «Создать». Сначала нужно заполнить шапку документа:

  • Год – отчетный период, за который предоставляются сведения сотруднику;
  • Сотрудник – сотрудник в штате или работающий по краткосрочному договору, получавший доход в организации (-ях) в указанный отчетный период;
  • Формировать – указывается территориальная привязка по месту учета в налоговой инспекции:
    • «Сводно» – данные предоставляются в сумме по всем местам работы. Например, если сотрудник в течение отчетного периода переходил из одного филиала (обособленного подразделения) в другой или одновременно работал на неполной ставке в разных филиалах;
    • «В разрезе кодов ОКТМО/КПП и ставок налога» – с привязкой к налоговой инспекции.
  • ИФНС – указывается территориальная налоговая инспекция.

После задания всех полей формируем справку кнопку «Заполнить».

Рассмотрим пример начисления НДФЛ по двум ставкам – 13 и 35%. В левой части таблицы будут выведены данные по зарплате и другим доходам сотрудника. В данном случае на закладках «13%» и «35%». В правой части таблицы все действующие вычеты. Суммы вычетов будут уменьшать налоговую базу.

Рис.9 Пример начисления НДФЛ по двум ставкам – 13 и 35%.

НДФЛ по ставке 35% применяется в случаях получения дохода от вкладов при процентной ставке выше ставки рефинансирования ЦБ или получения займа по процентам ниже этой ставки, от полученных подарков, выигрышей в лотерею и др.

Рис.10 НДФЛ по двум ставкам – 13 и 35%.

В данном примере сотрудник получил беспроцентный займ от организации в сумме 150 тыс. рублей на период с 1 февраля по 30 апреля 2019 года.

Материальная выгода за февраль, полученная сотрудником, была рассчитана следующим образом:

150 000руб.* (2/3 *(7,75% — 0%)) *28/365 = 598, 36

Где:

150 000 руб. – сумма займа.

2/3 *(7,75% — 0%) – В указанный период ставка рефинансирования была равна 7,75%. Если процентная ставка займа ниже ставки ЦБ, то согласно законодательству, налогообложению подлежит 2/3 от разницы этих процентных ставок.

28 – количество календарных дней в феврале.

365 – количество календарных дней в году.

В других месяцах размер материальной выгоды рассчитан аналогичным способом, с учетом уменьшения основного долга займа и количества календарных дней в соответствующем месяце.

С суммы материальной выгоды будет взиматься НДФЛ по ставке 35%.

В справке 2-НДФЛ полученный доход отражен на соответствующей закладке. Справка 2-НДФЛ для сотрудников предоставляется в печатном виде (кнопка «Справка о доходах (2-НДФЛ)»).

Мы рассмотрели основные действия при формировании справок НДФЛ. Если у вас возникли сложности при работе с ним или вам необходимо получить консультации по программам 1С, обращайтесь к нашим специалистам по телефону, а также оставляйте заявки на нашем сайте. Мы свяжемся с вами в кратчайшие сроки.

Как сделать справку 2-НДФЛ для сотрудника

Опубликовано 20.07.2014 15:32 Просмотров: 55570

В этой статье я расскажу о том, как сделать справку 2-НДФЛ в программах 1С. Речь пойдет не об ежегодной отчетности, а о справке для сотрудника, которая может потребоваться в любое время года. Рассмотрим, как её сформировать в программах 1С: Зарплата и управление персоналом 8 и 1С: Бухгалтерия предприятия 8.

В зарплатной программе нужно перейти на вкладку рабочего стола «Налоги» и выбрать пункт «Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников».

Или зайти в меню

Расчет зарплаты по организациям -> Налоги и взносы -> Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников

Создаем новый документ, выбираем организацию, сотрудника и налоговый период. Справка заполняется автоматически, остается только проверить данные.

Суммы доходов и вычетов можно сверить с расчетными листками, а общую сумму налога пересчитать, умножив облагаемую базу на 13%. Остаются еще графы «Удержано» и «Перечислено», в которые часто попадают совсем неправильные суммы. Конечно, содержимое этих граф можно исправить вручную, а можно найти причину этой проблемы.

Суммы удержанного НДФЛ могут по-разному регистрироваться в программе, это зависит от настройки параметров учета. На вкладке «Расчет зарплаты» есть галочка «При исчислении НДФЛ принимать исчисленный налог к учету как удержанный».

В том случае, если эта галочка установлена, то суммы удержанного НДФЛ регистрируются документами начисления зарплаты, если нет — то документами, которыми зарплата выплачивается. Во втором случае возможны расхождения, если документы проведены в неправильной последовательности (сначала выплаты, а потом начисления). Поэтому я бы рекомендовала эту галочку в настройках устанавливать, только после этого нужно перепровести все документы начисления и выплаты зарплаты за текущий год.

Суммы перечисленного НДФЛ регистрируются документом «Перечисление НДФЛ в бюджет РФ», который находится на закладке «Налоги».

В 1С: Бухгалтерии предприятия 8 редакции 3.0 для формирования справки 2-НДФЛ нужно зайти на вкладку «Зарплата и кадры» и выбрать пункт «2-НДФЛ для сотрудников».

Создаем новый документ, выбираем организацию, период и сотрудника, а также указываем, формировать справку сводно или в разрезе кодов ОКТМО. Справка заполняется автоматически. Для заполнения колонок «Удержано» и «Перечислено» не нужно совершать дополнительных действий или настроек, они заполняются автоматически документами начисления и выплаты зарплаты. Если какая-то из сумм указана неверно, как правило, достаточно перепровести документы в правильной последовательности.

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов