Сопроводительное письмо к декларации по СОУТ, образец

Если организация отправляет в трудинспекцию декларацию по СОУТ и другие данные, то к пакету документов прилагают сопроводительное письмо. Оно выполняет несколько функций. Расскажем о них в статье, а также о том, как составить такое письмо.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать образец сопроводительного письма к декларации по СОУТ .doc

Коротко о декларации по СОУТ

До конца 2018 года руководство организаций должно было провести спецоценку условий труда на рабочих местах. По итогам нужно было подать в Инспекцию по труду декларацию по СОУТ. Ее действие длится 5 лет с даты утверждения отчета о спецоценке, далее срок продлевается.

Иногда работодателям нужно провести внеплановую спецоценку. Например, если сотрудником трудинспекции выявлены нарушения норм охраны труда в отношении работника или его рабочего места, произошел несчастный случай с сотрудником на этом рабочем месте или у человека обнаружено профзаболевание, которое развилось под воздействием вредных и опасных факторов.

В этих ситуациях проводится внеплановая спецоценка, по ее итогам в случае признания условий труда оптимальными или допустимыми нужно подать в ведомство новую декларацию.

Важно! Данная сфера регулируется ФЗ №426 от 28.12.2013 г., ФЗ №136 от 01.05.2016 г. и Приказом Минтруда РФ от 07.02.2014 г. №80.

Для чего пишут сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо — необязательный документ, но часто его прикладывают для решения таких задач:

  1. Письмо оповещает трудинспекцию, что им отправлена декларация.
  2. Письмо содержит перечень документов, которые были отправлены с самой декларацией. Если представитель организации передает документы лично, то один экземпляр письма сотрудник ведомства оставляет себе, а на втором ставит отметку о получении документов. Этот экземпляр будет подтверждением получения декларации.

Как написать сопроводительное письмо к декларации по СОУТ

Такое письмо не имеет унифицированной формы. Его организация должна составить самостоятельно, использовав стандартную структуру сопроводительного письма. В тексте не должно быть ошибок, разговорных слов и выражений.

В шапке письма должны быть следующие данные:

  1. Полное наименование организации, ее адрес, ИНН, КПП, ОГРН, номер телефона. Если письмо оформляется на фирменном бланке, то эти сведения автоматически будут вставлены в шапку письма.
  2. Наименование адресата. Здесь указывают полностью название инспекции по труду в своем городе, пишут ее адрес.
  3. Номер, под которым было зарегистрировано письмо в журнале исходящей документации организации.
  4. Дата составления письма.
  5. Наименование документа — «Сопроводительное письмо».

Далее начинается основная часть. В тексте должны быть такие сведения:

  1. Ссылка на законодательные акты. В данном случае это ФЗ №426 от 28.12.2013 г., ФЗ №136 от 01.05.2016 г. и Приказ Минтруда РФ от 07.02.2014 г. №80.
  2. Указание на отправку декларации СОУТ.
  3. Реквизиты заключения эксперта, на которое компания опирается в декларации.

После основного текста указывают список прилагаемых документов. Это декларация СОУТ, заключение эксперта, сведения об организации, проводящей СОУТ, копию титульного листа отчета о проведении СОУТ. У каждого документа надо указать количество листов.

В конце ставит подпись руководитель организации или его представитель.

Образец

В Государственную инспекцию
труда в Кировской области
610000, г. Киров, ул. Сурикова, д. 9

Исх. №34 от «24» ноября 2019 года

Сопроводительное письмо

В соответствии с ФЗ от 28.12.2013 г. №426-ФЗ, ФЗ от 01.05.2016 г. №136-ФЗ и Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ №80н от 07.02.2014 г. направляем вам декларацию соответствия условий охраны труда государственным нормативным требованиям охраны труда, подготовленную на основании заключения эксперта компании, проводящей СОУТ, №4567-С от 20 ноября 2019 года.

Приложения:

  1. Декларация СОУТ на 6 л.
  2. Копия заключения эксперта компании №4567-С от 20 ноября 2019 года на 10 л.
  3. Копия титульного листа «Отчета о проведении специальной оценки условий труда» на 1 л.
  4. Сведения о компании, проводящей СОУТ, на 2 л.

Генеральный директор: Рассомахин / А.Р. Рассомахин

Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ
от 7 февраля 2014 г. № 80н

«О форме и порядке подачи декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда, Порядке формирования и ведения реестра деклараций соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда»

(в редакции, актуальной с 18 февраля 2017 г.,
с изменениями и дополнениями, внесенными в текст,
согласно приказу Минтруда России от 14.11.2016 г. № 642н)

В соответствии с частями 2 и 3 статьи 11 Федерального закона от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2013, № 52, ст. 6991) приказываю:

1. Утвердить:

форму декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда согласно приложению № 1;

Порядок подачи декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда согласно приложению № 2;

Порядок формирования и ведения реестра деклараций соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда согласно приложению № 3.

2. Федеральной службе по труду и занятости (В.Л. Вуколову) организовать работу по:

а) приему от работодателей деклараций соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда, форма которой утверждена настоящим приказом (далее — декларация), в том числе в электронном виде на официальном сайте Федеральной службы по труду и занятости в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»;

б) формированию и ведению реестра деклараций.

3. В отношении рабочих мест, условия труда на которых на день вступления в силу Федерального закона от 1 мая 2016 г. № 136-ФЗ «О внесении изменений в статью 11 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и Федеральный закон «О специальной оценке условий труда» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 18, ст. 2512) по результатам исследований (испытаний) и измерений вредных и (или) опасных производственных факторов признаны оптимальными или допустимыми, за исключением рабочих мест, указанных в части 6 статьи 10 Федерального закона от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2013, № 52, ст. 6991; 2014, № 26, ст. 3366; 2015, № 29, ст. 4342; 2016, № 18, ст. 2512), работодателем подается в территориальный орган Федеральной службы по труду и занятости по месту своего нахождения уточненная декларация соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда по утвержденной настоящим приказом форме с включением в нее данных рабочих мест.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя Министра труда и социальной защиты Российской Федерации С.Ф. Вельмяйкина.

Министр

М.А. Топилин

Зарегистрировано в Минюсте РФ 22 мая 2014 г.

Регистрационный № 32387

к приказу Министерства
труда и социальной защиты РФ
от 7 февраля 2014 г. № 80н

Форма декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда

Приложение № 2

к приказу Министерства
труда и социальной защиты РФ
от 7 февраля 2014 г. № 80н

Порядок подачи декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда

1. Настоящий Порядок устанавливает правила подачи юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда (далее соответственно — работодатель, декларация).

2. Декларация оформляется в отношении рабочих мест, на которых вредные и (или) опасные факторы производственной среды и трудового процесса по результатам осуществления идентификации потенциально вредных и (или) опасных производственных факторов не выявлены, а также условия труда на которых по результатам исследований (испытаний) и измерений вредных и (или) опасных производственных факторов признаны оптимальными или допустимыми, за исключением рабочих мест, указанных в части 6 статьи 10 Федерального закона от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2013, № 52, ст. 6991; 2014, № 26, ст. 3366; 2015, № 29, ст. 4342; 2016, № 18, ст. 2512).

3. Декларация подается работодателем по форме согласно приложению № 1 в территориальный орган Федеральной службы по труду и занятости (далее — государственная инспекция труда в субъекте Российской Федерации) по месту своего нахождения либо нахождения своего филиала или представительства лично или направляется почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении.

4. Декларация может быть подана в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью работодателя, посредством заполнения формы декларации на официальном сайте Федеральной службы по труду и занятости в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

5. Декларация подается работодателем в срок не позднее тридцати рабочих дней со дня утверждения отчета о проведении специальной оценки условий труда на рабочих местах, в отношении которых подается декларация с учетом требований законодательства Российской Федерации о персональных данных и законодательства Российской Федерации о государственной и иной охраняемой законом тайне.

6. В случае подачи декларации в отношении хотя бы одного аналогичного рабочего места, признанного таковыми в соответствии с законодательством о специальной оценке условий труда, в декларацию включаются сведения обо всех рабочих местах, аналогичных данному рабочему месту.

7. Основанием для отказа в принятии декларации является ее несоответствие форме, предусмотренной приложением № 1 к настоящему приказу.

Отказ в принятии декларации по иным основаниям не допускается.

8. При наличии основания для отказа в принятии декларации, поданной на бумажном носителе, государственная инспекция труда в субъекте Российской Федерации в течение не более десяти рабочих дней со дня поступления декларации возвращает ее работодателю посредством почтовой связи с указанием причин возврата.

9. В случае устранения оснований, послуживших отказу в принятии декларации, работодатель вправе повторно подать декларацию.

10. По истечении срока действия декларации и в случае отсутствия в период ее действия обстоятельств, указанных в части 5 статьи 11 Федерального закона от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда», срок действия данной декларации считается продленным на следующие пять лет.

Приложение № 3

к приказу Министерства
труда и социальной защиты РФ
от 7 февраля 2014 г. № 80н

Порядок формирования и ведения реестра деклараций соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда

1. Настоящий Порядок определяет правила формирования и ведения реестра деклараций соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда (далее соответственно — декларация, реестр).

2. Формирование и ведение реестра осуществляется Федеральной службой по труду и занятости и ее территориальными органами в соответствии со статьей 11 Федерального закона от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» с применением стандартизированных технических и программных средств, позволяющих осуществлять обработку информации на основе использования единых форматов и стандартных протоколов и с соблюдением требований, установленных законодательством Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации.

3. Федеральная служба по труду и занятости обеспечивает:

а) техническое функционирование реестра;

б) безопасное хранение и использование информации, содержащейся в реестре;

в) осуществление автоматизированного сбора, хранения, обработки, обобщения и анализа информации, содержащейся в реестре;

г) доступ в установленном порядке к информации, содержащейся в реестре;

д) защиту информации, содержащейся в реестре, включая уничтожение, модификацию и блокирование доступа к ней, в том числе защиту сведений, относящихся к государственной и иной охраняемой законом тайне, в установленном законодательством Российской Федерации порядке;

е) актуализацию содержащейся в реестре информации, обмен информацией с иными информационными системами.

4. В реестр вносятся сведения о поступивших декларациях, сведения о продлении их действия, прекращении их действия в отношении рабочих мест, на которых с работниками произошли несчастные случаи на производстве (за исключением несчастных случаев на производстве, произошедших по вине третьих лиц), или в случаях, когда у работников выявлены профессиональные заболевания, при условии, что причиной таких несчастных случаев и профессиональных заболеваний явилось воздействие на работников вредных и (или) опасных факторов производственной среды и трудового процесса, либо в отношении работника и (или) на его рабочем месте выявлены в ходе проведения федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, нарушения государственных нормативных требований охраны труда, содержащихся в федеральных законах и иных нормативных правовых актах Российской Федерации, а также в случае наступления обстоятельств, указанных в пункте 6 настоящего Порядка, за исключением сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну.

5. Сведения о декларации вносятся в реестр в течение пятнадцати рабочих дней со дня поступления декларации на бумажном носителе в территориальный орган Федеральной службы по труду и занятости или получения заполненной и подписанной квалифицированной электронной подписью работодателя электронной формы декларации, размещенной на официальном сайте Федеральной службы по труду и занятости в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

6. В случае выявления факта недостоверности сведений, указанных в декларации, Федеральная служба по труду и занятости или ее территориальный орган в течение пяти рабочих дней с момента их выявления обеспечивает внесение в реестр записи о прекращении действия декларации.

7. В реестре содержатся следующие сведения:

а) полное наименование юридического лица (фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя), подавшего декларацию;

б) место нахождения и место осуществления деятельности юридического лица (индивидуального предпринимателя), подавшего декларацию;

в) идентификационный номер налогоплательщика юридического лица (индивидуального предпринимателя), подавшего декларацию;

г) основной государственный регистрационный номер юридического лица (индивидуального предпринимателя), подавшего декларацию;

д) полное наименование организации, проводившей специальную оценку условий труда;

е) перечень рабочих мест, в отношении которых подана декларация, с указанием индивидуального номера рабочего места, численности работников, занятых на данном рабочем месте;

ж) реквизиты заключения эксперта организации, проводившей специальную оценку условий труда, и (или) протокола (протоколов) проведения исследований (испытаний) и измерений вредных и (или) опасных производственных факторов, явившихся основанием для подачи декларации;

з) срок действия декларации;

и) дата прекращения действия декларации.

8. Сведения, содержащиеся в реестре, размещаются на официальном сайте Федеральной службы по труду и занятости в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и являются открытыми и общедоступными, за исключением сведений, относящихся к государственной и иной охраняемой законом тайне.