Служебный автомобиль в организации документация

Путевой лист при командировке на стыке месяцев

Водитель транспортной организации будет направлен в командировку для доставки груза 29 февраля сроком на 3 дня.

Как правильно оформить путевые листы на период командировки, которая приходится на стык 2 месяцев? Как в таком случае правильно произвести списание горюче-смазочных материалов?

По общему правилу путевой лист |*| оформляется водителю на 1 рабочий день при условии сдачи путевого листа за предыдущий день работы. На более длительный срок путевой лист оформляется только в случае выполнения междугородных и международных перевозок сроком более суток (п. 5 Инструкции о порядке оформления транспортных документов, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 26.11.2010 № 138; далее – Инструкция № 138, постановление № 138).

* Информация об оформлении путевых листов при использовании служебных легковых автомобилей доступна для подписчиков электронного «ГБ»

Срок, на который оформляется путевой лист служебного легкового автомобиля, устанавливает организация.

Следовательно, путевой лист грузового автомобиля оформляется на срок командировки (рейса). При перевозке сроком более суток оформление путевых листов ежедневно не предусмотрено.

В данной ситуации срок командировки приходится на 2 смежных месяца, что осложняет списание горюче-смазочных материалов за февраль.

Напомним, что основанием для списания горюче-смазочных материалов на затраты производства являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе горюче-смазочных материалов или карточки учета расхода топлива за отчетный период. Указанные ведомости или карточки принимаются к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях или карточках работник организации, ведущий оперативный учет горюче-смазочных материалов, делает соответствующую отметку (п. 83 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.11.2010 № 133; далее – Инструкция № 133).

Следовательно, если командировка водителя начинается в одном месяце, а заканчивается в другом, то на конец месяца топливо, израсходованное в этом рейсе, не может быть списано. Оно оказывается в остатке по данным бухгалтерского учета. При прибытии автомобиля из рейса в следующем месяце водитель обязан сдать в соответствующую службу организации путевой лист, на основании которого (на дату его «закрытия», т.е. на дату завершения командировки) будет отражено списание топлива в учетных регистрах оперативного учета (ведомости или карточке учета топлива). Согласно указанным документам соответствующие записи будут сделаны и в бухгалтерском учете.

Пробег автомобиля учитывается в милях

В служебных целях организация использует легковой автомобиль, на котором пробег учитывается в милях.

Имеет ли право организация заполнять данные о пробеге автомобиля в милях?

Путевой лист легкового автомобиля должен заполняться в соответствии с Инструкцией о порядке оформления путевых листов при выполнении автомобильной перевозки пассажиров, утвержденной постановлением Минтранса Республики Беларусь от 29.03.2012 № 25 (далее – Инструкция № 25).

Путевой лист легкового автомобиля должен содержать следующие сведения (п. 3 Инструкции № 25):

– период действия путевого листа;

– наименование автомобильного перевозчика (штамп (печать) перевозчика);

– марку и регистрационный знак автомобиля;

– данные о водителе;

– отметки о прохождении водителем медицинского осмотра;

– отметки о техническом состоянии автомобиля;

– данные о показаниях спидометра и времени выезда (возвращения) автомобиля;

– данные о движении топливно-смазочных материалов;

– отметки водителя и уполномоченных лиц автомобильного перевозчика, удостоверяющие прием и сдачу автомобиля;

– иные отметки уполномоченных лиц автомобильного перевозчика, оформляющих путевой лист.

Таким образом, обязательным является указание в путевом листе информации о показаниях спидометра. Однако Инструкция № 25 не содержит требования, чтобы эти данные указывались обязательно в километрах. Если в автомобиле показания спидометра выражены в милях, то и в путевом листе их следует отражать в милях. Организация вправе, но не обязана в качестве дополнительной информации осуществлять перевод этих показаний в километры (например, через дробь).

По мнению автора, организация имеет право рассчитать норму расхода топлива в соответствии с порядком, установленным Инструкцией о порядке применения норм расхода топлива для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования, утвержденной постановлением Минтранса Республики Беларусь от 31.12.2008 № 141 (далее – Инструкция № 141), на 100 км, затем перевести ее на 100 миль. Данный расчет необходимо отразить в приказе на установление норм расхода топлива. В путевом листе будет отражаться пробег (показания спидометра) в милях. В гр. 7 и 24 «Пробег, км» пробег в таком случае указывается в милях, в слово «км» следует зачеркнуть и проставить слово «миль».

Повышение (понижение) норм расхода топлива устанавливается приказом руководителя организации. Требований к содержанию приказа, а также ограничений на установление нормы расхода топлива не на 100 км, а на 100 миль Инструкция № 141 не содержит.

Использование автомобиля в выходной день

Водитель служебного легкового автомобиля обратился с заявлением к руководителю организации с просьбой разрешить ему воспользоваться этим автомобилем в выходные дни.

Необходимо ли оформлять путевой лист на такую поездку?

Служебный автомобиль, принадлежащий организации, должен использоваться исключительно для служебных поездок. Если же такой автомобиль используется для нужд работника организации, то в первую очередь необходимо установить, на каком правовом основании это будет происходить. Так, автомобиль может быть предоставлен работнику в аренду, в безвозмездное пользование и т.д. Взаимоотношения между работником и организацией в такой ситуации должны быть оформлены соответствующим договором (например, договором аренды, договором безвозмездного пользования и т.д.).

Путевой лист в этом случае не оформляется, так как автомобиль передан физическому лицу, на которого обязанности по его заполнению законодательством не возложены. Использование автомобиля физическим лицом будет осуществляться на основании регистрационных документов на автомобиль, а также на основании договора, заключенного между этим физическим лицом и организацией.

Пробега за день нет

Водитель грузового автомобиля был допущен к выезду, однако по техническим причинам в течение рабочего дня он не выехал на выполнение служебного задания.

Следует ли оформлять путевой лист в такой ситуации?

Общее правило гласит, что путевой лист оформляется водителю на 1 рабочий день при условии сдачи путевого листа за предыдущий день работы. Порядок оформления путевого листа при выполнении автомобильных перевозок грузов установлен Инструкцией № 138.

Если по каким-либо причинам фактический пробег автомобиля в течение срока действия путевого листа отсутствовал, то в путевом листе дублируются начальные и конечные данные спидометра. Остаток топлива в баке повторяется с предыдущего путевого листа; время выезда, возращения, пробег за день, расход топлива указываются прочерком.

Перевозка грузов легковым автомобилем

Организация форму путевого листа легкового автомобиля разработала самостоятельно на месяц. На этом автомобиле периодически перевозятся грузы.

При выписке одного путевого листа на месяц правомерно ли указывать его номер в товарно-транспортной накладной (ТТН-1) в течение всего месяца?

Порядок оформления путевых листов при выполнении автомобильной перевозки пассажиров, в т.ч. порядок оформления путевого листа легкового автомобиля, установлен Инструкцией № 25.

В строке «К путевому листу №» товарно-транспортной накладной формы ТТН-1 |*| указывается номер путевого листа, к которому прикладывается накладная ТТН-1 (п. 16 Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов ТТН-1 «Товарно-транспортная накладная» и ТН-2 «Товарная накладная», утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 18.12.2008 № 192).

* Информация об особенностях заполнения первичных учетных документов доступна для подписчиков электронного «ГБ»

Таким образом, в накладной ТТН-1 указывается номер путевого листа, который выписан при перевозке груза, оформленной данной накладной. Если перевозка груза осуществляется на легковом автомобиле, на работу которого оформлен 1 путевой лист на месяц, то в накладных на перевозку грузов на данном автомобиле в течение всего месяца указывается номер этого путевого листа.

Возможность использовать старые бланки

Постановлением № 138 предусмотрено, что бланки путевых листов отдельных форм, изготовленные до вступления в силу указанного постановления, являются действительными до их полного использования.

Имеет ли право организация использовать в 2016 г. бланки ранее приобретенных путевых листов, утвержденные постановлением Минфина Республики Беларусь от 31.03.2000 № 31, которыми оформляется работа грузовых автомобилей?

Обратимся к нормам п. 2 постановления № 138. Им установлено, что бланки путевых листов форм 1 (р), 1 (н), 2 (р), 2 (н), 3 (с), 3 (п), 4–7 и бланки формы ТР-132 «Заказ-поручение», изготовленные до вступления в силу названного постановления, являются действительными до их полного использования. Данная норма действует в настоящее время, поэтому организация вправе использовать путевые листы указанных форм до их полного использования.

Справочно: путевыми листами форм 3 (с), 3 (п), 4 оформляется работа грузового транспорта во внутриреспубликанских и международных перевозках.

Расход топлива: сколько знаков после запятой?

При определении количества использованного топлива |*| (путем умножения пробега автомобиля на норму списания топлива) порой получаются цифры с десятичным знаком после запятой.

* Информация об особенностях учета ГСМ доступна для подписчиков электронного «ГБ»

С какой точностью (сколько знаков после запятой) полагается вести учет расхода автомобильного топлива?

Порядок отражения в бухгалтерском учете горюче-смазочных материалов изложен в гл. 4 Инструкции № 133.

Так, оприходование горюче-смазочных материалов производится на основании товарно-транспортной накладной и других первичных учетных документов. Таким образом, поступление топлива отражается в количестве (с учетом дробности целых чисел), указанном поставщиком (п. 76 Инструкции № 133).

На вопрос, с какой же точностью (сколько знаков после запятой) следует отражать расход топлива, нормативные документы, в т.ч. Инструкция № 133, не дают ответа.

По этой причине советуем руководствоваться положениями п. 5 ст. 9 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»: если в отношении конкретных хозяйственных операций, отдельных составляющих активов, обязательств, собственного капитала, доходов, расходов организации в законодательстве Республики Беларусь не установлен порядок их отражения в бухгалтерском учете и отчетности, такой порядок организация разрабатывает самостоятельно с применением профессионального суждения исходя из требований, установленных законодательством Республики Беларусь.

По мнению автора, порядок учета расхода топлива с точки зрения значения дробности показателей целесообразно отразить в учетной политике организации. При принятии указанного решения организация может основываться, например, на порядке, применяемом поставщиками и отражаемом ими в оформляемых первичных учетных документах на отпуск топлива; на возможности определения величины остатков топлива при проведении инвентаризации и т.д.

Норма расхода топлива и характеристика автомобиля

В организации используется легковой автомобиль, списание топлива осуществляется на основании линейных норм топлива для этого автомобиля, но характеристика автомобиля (двигатель) по коду VIN не совпадает с фактическими данными технического паспорта.

Имеет ли право организация стоимость топлива относить на затраты, учитываемые при налогообложении прибыли?

При налогообложении прибыли не учитываются затраты на оплату стоимости топливно-энергетических ресурсов, израсходованных сверх норм, установленных в соответствии с законодательством (подп. 1.7 п. 1 ст. 131 Налогового кодекса Республики Беларусь).

Постановлением Минтранса Республики Беларусь от 06.01.2012 № 3 «Об установлении норм расхода топлива в области транспортной деятельности и признании утратившими силу некоторых нормативных правовых актов Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь» предусмотрены нормы расхода топлива на транспортные средства в зависимости от марки и модели автомобиля, а также от мощности его двигателя. Аналогичным образом представлены нормы расхода топлива и в иных документах Минтранса.

Следовательно, норма расхода топлива считается установленной в случае, если характеристики автомобиля полностью соответствуют указанным в документах Минтранса Республики Беларусь марке, модели автомобиля, а также мощности его двигателя. Если такого соответствия нет, необходимо пройти процедуру установления нормы расхода топлива, предусмотренную п. 7 Инструкции № 141.

Если есть сомнения в достоверности данных технической документации на автомобиль, необходимо предпринять действия с целью выявления действительных технических характеристик автомобиля (направить запрос производителю, официальному представителю и т.п.). Если же такое несоответствие выявят контрольные органы, то вполне вероятно, что стоимость списанного на затраты топлива без наличия утвержденных Минтрансом Республики Беларусь норм расхода будет исключена из состава затрат, учитываемых при исчислении налога на прибыль.

СЛУЖЕБНЫЙ ТРАНСПОРТ

Сегодня многие компании не имеющие отношения к автомобильной отрасли держат на балансе транспортные средства. Данное обстоятельство является источником постоянной головной боли у специалиста по охране труда, поскольку транспорт выдается не только водителям, но и торговым представителям, менеджерам по продажам, руководству и прочим.

Тема служебного транспорта хорошо (или не очень) проработана с точки зрения бухгалтерского учета, но совершенно забыта с позиций охраны труда.

Возникает путаница по целому ряду процедур. Как оформлять выпуск на линию? Нужно ли проходить медосмотр? Что делать если служебный автомобиль попал в ДТП? Нужен ли дежурный механик? Нужен ли путевой лист? Как списать ГСМ? И много других вопросов, которые мы постараемся разобрать в этой статье.

Для начала давайте определимся с вариантами принадлежности транспортного средства

Мы можем приобрести транспорт на юридическое лицо, можем заключить договор с организацией, у которой берем машину в аренду, а можем заключить договор с работником об аренде его личного автомобиля. Это важно, потому что в гражданском праве есть понятие ответственности без вины. Поскольку автомобиль является источником повышенной опасности в соответствии со статьей 1079 ГК РФ (Ответственность за вред, причиненный деятельностью, создающей повышенную опасность для окружающих), обязанность возмещения вреда возлагается на юридическое лицо или гражданина, которые владеют источником повышенной опасности.

Кроме того, юридическое лицо возмещает вред, причиненный его работником при исполнении трудовых (служебных, должностных) обязанностей. В соответствии со Статьей 1068. ГК РФ. (Ответственность юридического лица или гражданина за вред, причиненный его работником).

Таким образом, если предприятие приобрело транспорт и передало его в управление работнику, то при ДТП, фирма, в лице своего директора делит всю ответственность с работником, управляющим транспортным средством.

Переложить ответственность на работника можно только в случае если вместе с трудовым договором предприятие заключило с ним договор аренды его личного автомобиля или дополнительное соглашение к трудовому договору о использовании личного автомобиля в служебных целях.

Многие горе-авторы пишут о том, что для компенсации затрат необходимо, что бы работник предоставлял чеки на бензин, иначе будут проблемы с налоговой. На самом деле единственный способ списать ГСМ – это путевой лист, но об этом мы поговорим попозже.

Теперь важно понять для чего мы используем транспорт

Есть два варианта: собственные нужды и для извлечения прибыли.

Если мы заключаем договора перевозки, осуществляем доставку людей или грузов, то это вариант «извлечение прибыли» и тут организация охраны труда в компании ничем не отличается от обычного автотранспортного предприятия. А именно, назначается работник ответственный за безопасность дорожного движения и ответственные за выпуск машин на линию (дежурные механики). Эти люди должны обладать соответствующей квалификацией.

Если же мы используем машины исключительно для собственных нужд, то нам нужно понять, кем является работник, управляющий автотранспортом.

Здесь тоже возможны два варианта. Водитель и обычный сотрудник.

Поскольку ничего не мешает назвать водителя в штатном расписании менеджером, то все упирается в определение его трудовой функции. Работник, который приходит на работу для того, что бы возить кого-то или чего-то, выполняет функционал водителя.

Водитель обязан проходить (В соответствии со статьей 23 Федерального закона «О безопасности дорожного движения» № 196-ФЗ):

  • Обязательное медицинское освидетельствование кандидатов в водители транспортных средств;
  • Обязательные предварительные, периодические (не реже одного раза в два года) медицинские осмотры;
  • Предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры.

В свою очередь и юридические лица обязаны обеспечить требования указанные в законе «О безопасности дорожного движения»:

Статья 20 Федерального закона № 196-ФЗ:

  1. Юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие перевозки автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, должны:

соблюдать правила обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утверждаемые федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта;

назначить ответственного за обеспечение безопасности дорожного движения, прошедшего аттестацию на право заниматься соответствующей деятельностью в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта;

обеспечивать соответствие работников профессиональным и квалификационным требованиям, предъявляемым при осуществлении перевозок и установленным федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта, если иное не установлено федеральным законом;

обеспечивать наличие парковки (парковочного места) для стоянки всех принадлежащих им транспортных средств, а также помещений и оборудования, позволяющих осуществлять техническое обслуживание и ремонт этих транспортных средств, или заключение договоров со специализированными организациями о стоянке этих транспортных средств, об их техническом обслуживании и о ремонте;

организовывать и проводить предрейсовый контроль технического состояния транспортных средств в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта.

Данное требование распространяется не только на компании, использующие служебный транспорт для извлечения прибыли, но и на тех, кто использует автомобили для собственных нужд. Такое мнение было высказано в Постановлении Пленума Верховного Суда РФ от 26 июня 2018 г. № 26.

  1. На юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозки на основании договоров перевозки грузов, пассажиров и багажа, а также перемещение лиц, кроме водителя, находящихся в транспортном средстве (на нем), и (или) материальных объектов без заключения указанных договоров (перевозка для собственных нужд), распространяются обязанности, предусмотренные для лиц, эксплуатирующих транспортные средства (например, статьей 20 Федерального закона от 10 декабря 1995 года № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»).

Из вышесказанного следует, что если сотрудник возит только одного себя любимого (управление автомобилем не изменяет его трудовую функцию), то формально он не является водителем и медосмотры проходить не обязан. Также нет необходимости в полноценной службе эксплуатации транспорта (или еще хуже передаче всех полномочий специалисту по охране труда).

Получается, что для водителя обязанность управлять автомобилем может быть фактором, определяющим вредные условия труда. А менеджерам машина выдается как бонус или элемент статуса.

Но большинство компаний хотят списывать (принимать к учету) ГСМ

А мы с вами уже говорили, что единственный инструмент для списания ГСМ – это путевой лист. Не важно, оформлен он по типовой форме или утвержден приказом по предприятию, путевой лист будет действительным, если на нем указаны данные о прохождении медосмотров, стоит отметка дежурного механика об исправности ТС, указаны километраж и количество топлива в баке.

Если сотрудник приходит с утра на работу и берет со стоянки закрепленный за ним транспорт, то проблем не возникает. А если он ездит на служебном транспорте и по рабочим делам и после работы? Как тогда списать бензин, потраченный за выходные в поездке на дачу?

Тут рискует не только предприятие, но и сам сотрудник у которого могут найти прибыль (компания фактически компенсировала ему стоимость бензина) с которой не уплачен НДФЛ.

Опять же возникнут проблемы в случае ДТП в нерабочее время.

Выходом является каждый раз передавать транспорт в личное пользование, оформляя соответствующий акт, а утром принимать его обратно, но в силу трудозатратности данного процесса мы даже не будем его рассматривать.

Подведем итог

Если посмотреть на проблему с другой стороны, нам нужно выбрать хотим ли мы оформлять документацию, обеспечивать наличие квалифицированного персонала и списывать ГСМ? Или для нас важнее сделать систему как можно проще.

Если по закону мы можем обойтись без оформления путевых листов, медосмотров и ответственных, а это возможно в случае если мы не выполняем работ по перевозке за деньги и не имеем необходимости в водителях по сути, то можно передать служебный автомобиль сотруднику в виде «куска металла».

Для этого у нас должно быть разработано соответствующее положение, где мы закрепляем ответственность и обязанности по содержанию транспортного средства за сотрудником. Приказ о передаче ему автомобиля и доверенность, на основании которой он будет управлять предоставленным ему служебным транспортом.

Правда при этом придется смириться с тем, что мы не сможем принять к учету ГСМ.