Сколько хранятся больничные листы

Добавить в «Нужное»

Актуально на: 19 октября 2018 г.

Организации и ИП должны обеспечивать сохранность документов, непосредственно относящихся к их деятельности и служащих основанием для расчета налогов, взносов, пособий, зарплаты и т.д., на протяжении определенного времени. Так какой же срок хранения больничных листов в организации?

Срок хранения больничных листов на предприятии

Если обратиться к Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организации (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558), то сохранность больничных листов нужно обеспечивать в течение 5 лет. Однако, согласно пп.6 п.3.4 ст.23 НК РФ плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов, в течение 6 лет. А так как листки нетрудоспособности относятся к документам, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов, то срок хранения больничных листов не может быть меньше этого шестилетнего срока.

Зачем нужно хранить больничные листы

Листки нетрудоспособности могут быть затребованы и изучены при проверке ФСС. Ведь больничные листы являются документами, подтверждающими расходы по социальному страхованию. Причем, как считает ФСС, если проверяющим во время проверки не будут предоставлены именно подлинники больничных листов, то данный факт является достаточным основанием для отказа в зачете «больничных» расходов работодателя (Письмо ФСС от 17.07.2013 № 15-03-11/12-7761). Правда, такой отказ можно попытаться оспорить (Определение ВС РФ от 12.12.2014 № 309-КГ14-5016).

Хранение больничных листов

Чтобы по первому требованию проверяющих из ФСС найти интересующий их больничный лист, имеет смысл подшивать листки нетрудоспособности в отдельную папку (а не с другими документами), к которой также прикладывать журнал регистрации больничных листов.

Больничный лист подтверждает наличие у работника травм или заболеваний, в результате которых он временно не имеет возможности выполнять свою работу. В случае если продолжительность лечения травмы или заболевания не превышает 15 дней, больничный выдается лечащим врачом, при превышении этого срока — специальной комиссией, сформированной в лечебном учреждении. Документ является бланком строгой отчетности, порядок его выдачи и оформления регулируется приказом Минздрава «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности» от 29.06.2011 № 624н.

При предъявлении больничного листа работником в организации зачастую возникает вопрос, к какому виду документов относится больничный, т. к. от этого зависят и порядок, и срок его хранения/уничтожения. Ведь больничный лист, с одной стороны, является первичным учетным документом в силу требований ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.11.2011 № 402-ФЗ, поскольку на его основе организацией проводятся выплаты работнику, что является безусловным фактом ее хозяйственной деятельности. С другой же стороны, он служит также основанием для выплаты работнику пособия из средств соцстраха — следовательно, одновременно он является еще и страховым документом.

Так как страховые и бухгалтерские вопросы регулируются различными нормативными документами, рассмотрим требования каждого из них.

Сколько лет хранить больничные листы в бухгалтерии

При рассмотрении больничного как бухгалтерского документа вопрос со сроками и порядком его хранения решается довольно просто. Именно этому вопросу посвящена ст. 29 уже упомянутого нами закона «О бухучете», в которой указан четкий срок — не менее 5 лет. При этом храниться такие документы должны в безопасном месте, исключающем возможность внесения в них изменений посторонними лицами, повреждение или уничтожение. Что касается порядка расчета срока хранения, то его течение будет исчисляться после окончания того финансового года, когда документ был использован при составлении отчетности организации.

Однако в России действует еще и приказ Росархива «Об утверждении…» от 20.12.2019 № 236, которым утвержден перечень типовых управленческих документов, образующихся в ходе деятельности организаций, регулирующий в том числе и порядок их хранения. В данном перечне срок хранения первичных бухгалтерских документов определяется пунктом 4.1 и равен 5 годам. При этом пункт 12.1 перечня относит больничный лист также к страховым документам, срок хранения которых аналогичен и равняется 5 годам.

Несмотря на кажущееся единодушие, п. 12.1 перечня содержит в себе очень хитрую ловушку, в которую может попасть неопытный бухгалтер. Дело в том, что существует еще один закон — Налоговый кодекс РФ, ст. 23 которого определяет иные сроки хранения налоговых и бухгалтерских документов (документов бухучета). Данная норма определяет обязанности плательщиков взносов, устанавливая в том числе и требование о хранении документации, в течение 4 лет.

Есть ли противоречие

У юриста сразу же возникнет мысль, что противоречия здесь нет, так как исчисление взносов в соцстрах не имеет ничего общего с выплатами по больничному. Однако уже упомянутый нами НК РФ рассматривает данный вопрос иначе. Ст. 421 НК РФ определяется база, с учетом которой рассчитываются страховые взносы. В данную базу включаются все выплаты работнику, которые начисляются в его пользу работодателем.

Подпишитесь на рассылку

Однако в силу ст. 422 НК РФ выплаты по больничному листу в данную базу не включаются. Говоря проще, с «больничных» денег, выплаченных работнику, взносы платить не требуется, так как они затем будут частично возмещены организации из средств соцстраха.

Соответственно, при решении вопроса о том, сколько хранить больничные листы в организации, требуется руководствоваться самым продолжительным сроком, т. е. хранить их нужно 5 лет.

***

Итак, хранить больничные листы необходимо в месте, ограничивающем доступ к ним посторонних лиц. При этом порядок хранения определяется внутри самой организации. Лишь по истечении 5 лет, которые исчисляются с момента окончания финансового года, в котором данный лист был использован, он может быть уничтожен.

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Больничный лист».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Документация в компаниях должна храниться в течение определенного периода времени. Сроки хранения определяются федеральными законами на уровне штатов и должны строго соблюдаться.

Понятие хранения болезни в организации также определено и должно строго соблюдаться.

Лист нетрудоспособности является документом, на основании которого формируются фонды социального обеспечения. Накопление этих средств строго контролируется государством и подлежит пересмотру с тем, чтобы эти формы не только надлежащим образом хранились, но и профессионально уничтожались.

Вся документация компании тесно взаимосвязана. Один документ выпускается на основе другого. Существует ряд форм, которые не только важны, но и имеют решающее значение. К ним относятся документы, которые используются для различных платежей. Если деньги выплачиваются за счет собственных средств работодателя, работодатель может обеспечить их регулярное использование, например, путем указания причины хорошей работы или достижения определенных результатов.

Но когда речь заходит о накоплении средств от хозяйственных организаций, то на это есть серьезные причины.

Одной из наиболее распространенных причин для оплаты рабочего бюджета является оплата дней нетрудоспособности. Выплаты по больничным листам, проведенным вне работы, являются обязательным социальным обеспечением. Эта гарантия осуществляется в строгом соответствии с законом.

Основанием для получения пособия по инвалидности является болезнь. Это строгая регистрационная форма, она должна включать все виды защиты и должна быть заполнена правильно. На основании этой формы работодатель рассчитывает размер пособия, которое затем вычитается из средств фонда программы ФСЗН . И, конечно же, ФСЗН или другие инспекционные службы могут в любое время запросить формы запроса на проведение инспекции. Поэтому необходимо экономить на больничных.

Продолжительность хранения

Сколько больничных листов сохраняется? Этот вопрос очень важен, потому что в процессе деятельности компании имеется много документации. Если все хранится постоянно, то через некоторое время оно просто занимает все свободное место. Хранение ненужной информации также может привести к путанице. Но как определить, что вам нужно, а что нет?

В целях определения условий хранения различных документов приказом Минкультуры России от 2010 г. № 558 утвержден перечень типовых документов административного архива. В этом списке перечислены все документы, подлежащие хранению на предприятиях, а также указана продолжительность такого хранения.

Согласно перечню, срок пребывания в компании в случае болезни составляет пять лет. Ранее в законодательстве штатов существовали некоторые расхождения, и продолжительность хранения бюллетеней в разных документах определялась по-разному. Например, Федеральный закон № 212-ФЗ -ФЗ Что касается страховых взносов, то было установлено, что гарантии, связанные с выплатой страховых сумм, должны сохраняться не менее шести лет.

С 1 января 2017 года, это ФЗ отменено, а выплата страховых возмещений регулируется Налоговым кодексом. РФ и существующее несоответствие устранено. При определении условий хранения листков нетрудоспособности теперь необходимо сосредоточиться исключительно на их перечне.

Компания должна обеспечить ведение как внутренней, так и внешней документации. Для этого компании организуют собственные архивные помещения. На хранение в Государственный архив передаются только документы длительного хранения, даже спустя несколько лет.

Бумага, хранящаяся не более 10 лет, не передается в районный архив, а хранится локально. Для этого временные архивы могут быть размещены как в рабочих помещениях, так и в отдельном помещении со специальным оборудованием.

Снижение заболеваемости осуществляется бухгалтерией, так что первичная безопасность форм лежит на них. Обычно за подсчет и дальнейшую подачу форм отвечает сотрудник, как правило, бухгалтер-счетчик.

Папка документации создается в течение календарного года и собирается в конце года и передается в архив предприятия. Архивы также ведутся лицом, которое получает документы, заносит их в соответствующие акты проверок и присваивает им соответствующий номер. При необходимости одному из сотрудников может быть передана папка с личной подписью.

Пять лет, указанные в приложении, начинаются в конце календарного года, к которому относится голосование. Все это время документы хранятся одним из самых удобных для компании способов. Но что делать, если срок истек и инспекция не запросила эти документы? Можно ли их уничтожить и как это работает?

Важно правильно прочитать инструкции, приведенные в списке. Некоторые бухгалтерские документы должны храниться бессрочно до проведения аудита и в течение ограниченного периода времени после него, как указано в перечне. Существуют другие виды ценных бумаг, которые не имеют таких ограничений. Листы нетрудоспособности хранятся в течение пяти лет, независимо от того, был ли проведен аудит.

Формы уничтожаются в конце этого времени, но должны быть уничтожены строго и стандартизированы. Документы нельзя просто выбросить в ближайший мусорный бак.

Процедура реализации листов нетрудоспособности с истекшим сроком хранения выглядит следующим образом:

  1. Архивист подготавливает папки, которые уже переступили порог своего обязательного файла.
  2. Учреждается комиссия. Состав комиссии утверждается руководителем Общества. Комитет проверяет не только срок годности, но и содержимое папки, чтобы не уничтожить все формы, которые еще могут понадобиться.
  3. Затем будет сформирован отчет, в который будет введена информация о папках, подлежащих уничтожению.
  4. Сам факт утилизации документально оформляется в дополнительном документе и напрямую зависит от того, как этот процесс осуществляется.

Заседания Комиссии обычно проводятся один-два раза в год, но, возможно, чаще.

Разрешения на утилизацию отходов постоянно хранятся в отдельной папке. Закон определяет номер папки, ее содержимое, данные для хранения и продолжительность уничтожения. Как поступать с бумагами, срок годности которых истек, принимается внутреннее решение. Например, они могут быть переработаны для переработки или уничтожены измельчителем. Если вяжущие вещества будут переработаны, то копия ТТН .

Если утилизация осуществляется иным образом, то должны быть записаны дополнительные действия в отношении вида уничтожения, времени и места.

Как долго хранятся больничные листы на предприятии?

Сроки хранения документов, в т. ч. больничных листов, регламентируются несколькими НПА.

Прежде всего, это закон о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ и положение по бухгалтерскому учету (приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н), которые предписывают хранить бухгалтерскую документацию не менее 5 лет. Такой же 5-летний срок хранения больничных указан в ст. 618 перечня типовых документов и сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Однако здесь следует обратить внимание вот на что. Больничный — документ, который имеет отношение к уплате страховых взносов работодателем. А НК РФ требует хранить такие документы в течение 6 лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). Именно этого срока мы и рекомендуем придерживаться во избежании претензий и проблем.

Когда находящиеся на хранении больничные листки могут пригодиться?

На практике хранящиеся в фирме больничные листки могут пригодиться прежде всего при проверке взносов на ОСС от ВНиМ. Дело в том, что листок временной нетрудоспособности — один из главных документов, удостоверяющих факт совершения работодателем расходов по перечислению работникам пособий за период больничного.

На правомерность истребования налоговиками больничных листов для проверки расчета по страховым взносам указывала и ФНС (см. письмо от 10.07.2019 № БС-4-11/13464@).

В целях повышения эффективности учета листков временной нетрудоспособности фирма может задействовать отдельный журнал. В нем могут отражаться, в частности, даты поступления больничных листов в организацию, с которых отсчитывается срок хранения.

Узнать больше о специфике журнала учета больничных листков вы можете в статье «Образец заполнения журнала больничных листов».

Итоги

Минимальный хранения больничного в фирме — 6 лет. Для повышения эффективности хранения листков нетрудоспособности в организации может применяться отдельный журнал учета.

Узнать больше о применении листков нетрудоспособности в фирме вы можете в статьях:

  • «Каковы сроки оплаты больничного листа в 2020 году»;
  • «Оплата больничного по бытовой травме в 2020 году».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.