Систематизация документов

В любой организации в процессе деятельности неизбежно накапливается огромное количество документации — кадровой, бухгалтерской, коммерческой, технической и т.д. В итоге, при необходимости найти во всем этом массиве определенный документ бывает очень сложно. Сотрудники вынуждены тратить на поиски несистематизированных документов уйму времени вместо того, чтобы использовать его более рационально.

Регулярно производите систематизацию документов

Чтобы избежать подобного беспорядка в документации и всех нежелательных последствий, с этим связанных, необходимо регулярно производить систематизацию документов. Это позволит упорядочить и отсортировать по типу и дате всю имеющуюся документацию, предотвратит утерю документов, существенно облегчит поиск нужной бумаги.

Каков порядок систематизации документов?

Процедура систематизации — отнюдь не простое перекладывание бумаг по стопкам. Систематизация документов — процесс сложный, кропотливый, который, к тому же, подчинен строгому регламенту, поэтому проведение систематизации документов может быть доверено лишь квалифицированному персоналу.

Классификация всей документации

Прежде всего, порядок систематизации документов предполагает классификацию всей документации по различным критериям: направлениям, типу, срокам хранения, временному промежутку и т.п., в зависимости от того, как будет удобнее для конкретной организации (или отдельных ее служб) с учетом вида деятельности. Далее, отсортированные документы подшиваются в отдельные папки, каждой присваивается определенное название и приклеивается этикетка с краткой информацией о содержимом папки.

Методы систематизации документов

Именно схема расположения и классификации документов является основой архива, по которой затем составляется опись и каталоги. Традиционно документы распределяются в дела, которые могут систематизироваться по хронологическому, алфавитному или тематическому признаку. Наиболее внимательного отношения требует выбор метода систематизации документов в дела.

Основные признаки систематизации документов.

Отчеты, акты, приказы и другие бумаги распределяются в дела на основе следующих признаков:

  • Номинальный. Документы классифицируются по формату: акты, приказы, постановления, протоколы, отчеты распределяются по видовому признаку. Наиболее оптимален данный метод классификации для распорядительной документации.
  • Хронологический. Данный метод систематизации документов идеален при разработке архива бухгалтерских и налоговых отчетов. В этом случае все бумаги распределяются по отчетным периодам.
  • Предметно-вопросный. Проектная, бухгалтерская и юридическая документация может быть объединена в папку, посвященную определенному проекту, сделке, направлению деятельности. Типичный пример — документация по конкретному строительному объекту.
  • Географический. Данный метод систематизации документов целесообразен для фирм, работающих с клиентами из разных регионов, имеющих филиалы, территориально отдаленные друг от друга, или осуществляющих деятельность в разных населенных пунктах.
  • Авторский. Если над определенными документами работает один автор или авторский коллектив, можно систематизировать бумаги именно по этому признаку. Как правило, речь идет об архиве научного института, отдела разработок, компании, работающей в медиа-сфере и т.д.
  • Корреспондентский. При формировании архива переписки с определенными корреспондентами (клиентом, партнером, спонсором и т.д.), документы систематизируют по названию фирмы или имени лица, с которым проводилась переписка.
  • Экспертный. Экспертный признак учитывают в обязательном случае, если речь идет о классификации бумаг на документы постоянного или временного хранения.

При необходимости можно разработать и воплотить в жизнь иные методы систематизации документов.

Основные принципы выбора метода

Основным принципом, на который необходимо ориентироваться при выборе метода систематизации документов, является удобство и простота работы с документами. Вне зависимости от его объема, числа документов и дел, в основе архива должна лежать предельно понятная схема.

Систематизация документов длительного срока хранения

Систематизация дел, подлежащих длительному хранению, предполагает следующие свойства:

  • Совместимость с другими системами классификации документов, то есть отсутствие противоречий с основным справочным аппаратом архива.
  • Активное использование метаданных, сохраняемых в различных частях информационной системы архива, то есть систематизация по внешним данным о документе и носителе.
  • Целостность информации об объекте, то есть возможность построения единой сводки о нём.

Заключительные этапы систематизации

После того, как была закончена классификация документов, услуги по систематизации документов еще не считаются полностью оказанными. Необходимо еще составить перечень наименований всех документов, который будет являться своеобразным гидом по архиву. После этого последует заключительный этап – оформление и утверждение итогов работ.

Оказание услуг по систематизации документов

Наша компания оказывает услуги по систематизации документов, которая необходима при организации любого архива, в том числе и электронного. Систематизация документов нашими специалистами — это залог Вашего успеха!

Деятельность компаний, организаций, учреждений предполагает оформление различной документации: отчеты, бухгалтерские бланки, акты, личные дела сотрудников, официальные письма и пр. Их упорядочивание позволяет избежать путаницы в процессе работы, значительно облегчить поиск необходимых данных. Комплексная систематизация документов внутри дела и правильное оформление обеспечивают отсутствие правовых, материальных рисков.

Зачем систематизировать информацию

Найти нужные файлы среди сотен кадровых, финансовых, юридических бумаг в короткие сроки практически невозможно. За годы работы в компании накапливается значительное количество печатных листов, которые требуют категоризации и последующей обработки.

Систематизация документов внутри дела обеспечит достижение целей:

  • сокращение времени поиска сведений;
  • уменьшение общего количества документации;
  • типизация материалов;
  • упрощение процесса обработки, хранения, архивации.

Экспертиза бланков

Для каждого дела заводят отдельную папку, упорядочивая имеющиеся и поступающие заявления, прошения, жалобы, бухгалтерские накладные и пр. Формируя их, производят экспертизу существующих бланков. Это позволяет изъять черновики, дубликаты, не соответствующие критериям документы.

При сортировке выполняют работы:

  • упорядочивание материалов, распределение по папкам;
  • систематизация документов внутри дела;
  • формирование обложки.

Каждый этап достаточно сложно организовать силами штатных сотрудников, которые должны досконально знать особенности принципов группировки, правил ведения, закрытия дел, норм делопроизводства.

Услуги профессионалов

Наша компания оказывает услуги комплексной систематизации документации для организаций и учреждений. Привлекая наш квалифицированный персонал к обработке любых данных, относящихся к деятельности предприятия, Вы экономите время, снижаете риск возникновения неприятностей в результате различных проверок. Специалисты нашей компании оперативно приведут документную базу в соответствие нормам и сформируют дела в необходимом количестве. Мы работаем с любыми исходными объемами документов.

Посмотреть все статьи

Тема 7 Систематизация документов и их хранение

План лекции

1.Систематизация документов. Номенклатура дел.

2.Формирование дел.

3.Хранение дел.

4.Передача документов в архив. Экспертиза ценности документов.

Систематизация и хранение документов являются важными организационно-технологическими процедурами документационного обеспечения, т. к. тесно связаны с вопросами создания архивов и баз данных самого различного назначения и рационального использования документной информации в процессах управления различными звеньями народного хозяйства России. Проблема систематизации рассматривается в предлагаемом курсе как комплекс вопросов, связанных с упорядоченностью, классификацией и эшелонированием документной информации для практического применения на предприятиях и в организациях различного статуса.

В рассматриваемой теме предлагается подойти к проблеме систематизации и хранения документов как к самостоятельной совокупности документирования.

Систематизация документов. Номенклатура дел

Систематизировать — значит распределить элементы объекта (документной информации) по признакам родства, сходства, т. е. классифицировать и типизировать их. На практике простейшей классификацией документов является группировка их в определенные предметные комплексы, так называемые «дела».

В специальной литературе в качестве терминологических приняты следующие признаки группировок документной информации: номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический и экспертный.

Номинальный признак — это группировка в одно дело документов одного вида. Примером такого рода может служить организационно-распорядительная документация (приказы, протоколы, акты и т. д.).

Предметно-вопросный признак — это совокупность документной информации, ее объединение по типизированному виду. Например: папки, файлы с документами о строительстве промышленного объекта.

Авторский признак является приоритетным при подборе до­кументов одного автора, единого творческого коллектива (статьи, диссертации, патенты, тезисы докладов и сообщений и т. п.).

Корреспондентский признак превалирует при формировании переписки с конкретным юридическим или физическим лицом (к примеру, с областным комитетом по управлению имуществом).

Географический признак целесообразен при группировке документов нескольких корреспондентов на территории данного региона (например, переписка с предприятиями-потребителями продукции Волгоградской области).

Хронологический признак уместен при формировании документов по конкретным временным параметрам (к примеру, балансовые отчеты предприятия за 2000—2005 годы).

Экспертный признак учитывает сроки хранения документов (постоянного хранения — свыше 10 лет и временного хранения — до 10 лет).

При классификации документов, однако, используют несколько признаков в различных сочетаниях (с обязательным учетом экспертного). Таков, например, заголовок (рубрика) дела (файла): «Организационно-распорядительная документация предприятия за 1999 год», сочетающий в себе номинальный, корреспондентский и хронологический признаки.

В практике информационно-документационного обеспечения специальным классификационным справочником, закрепляющим заголовки дел и определяющим порядок формирования документов в дела, является номенклатура дел, определяемая как «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке» (ГОСТ 16487-83).

Впервые этот принцип, как и многие другие, был применен Я.А. Коменским, считавшим, что, как и в природе, в обучении все должно быть взаимосвязанным и целесообразным.

Эти идеи были позднее развиты Песталоцци и К.Д. Ушинским, который отмечал, что «голова, наполненная бессвязными знаниями, похожа на кладовую, где все в беспорядке и где сам хозяин ничего не отыщет».

Принцип систематичности предполагает, чтобы изложение учебного материала учителем доводилось до уровня системности в сознании учащихся, чтобы знания давались учащимся не только в определенной последовательности, но чтобы они были взаимосвязанными.

В нашей отечественной педагогике этот принцип долгое время нарушался, особенно начиная с 20-х гг. двадцатого века, когда работали по так называемым комплексным программам, когда использовались методы проектов, бригадно-лабораторные методы и отсутствовали стабильные учебники.

Системность мышления заключается в установлении ассоциаций, т.е. связей между изучаемыми явлениями и предметами. То же самое происходит и при параллельном изучении различных предметов по школьной программе, между ними устанавливаются так называемые межпредметные связи, которые являются одним из важнейших условий реализации принципа систематичности и последовательности в учебном процессе.

Для межпредметных связей необходимо выделять так называемые «сквозные объекты», как рекомендуют психологи. Это наиболее важные явления, которые изучаются в разных учебных предметах (например, уровень развития культуры какой-то исторической эпохи, особенности которого изучаются и на уроках истории, и на уроках литературы). Между такими предметами, как история и литература, математика и физика, черчение и трудовое обучение, должны постоянно осуществляться межпредметные связи, должны поддерживаться повседневные контакты между учителями (взаимное посещение уроков, совместное перспективное планирование, выделение «сквозных тем» и т.д.). В последние годы отдельными учителями разрабатываются авторские интегративные программы по комплексному изучению определенных разделов учебных предметов.

Реализация принципа систематичности и последовательности предполагает преемственность в процессе обучения, т.е. логическую последовательность и связь между учебными предметами, изучаемыми на разных ступенях школьного обучения (в начальной, основной и средней), чтобы каждый раз вновь изучаемый материал базировался на усвоенном учащимися ранее.

Правила принципа систематичности и последовательности:

  1. Реализация преемственности и установление ассоциаций в процессе обучения с целью реализации данного принципа во многом зависит от планирования учебной работы (например, практические занятия необходимо проводить только после изучения теоретического материала, когда этот материал усвоен в комплексе; при изучении нового материала необходимо опираться на ранее усвоенные знания и т. д.).
  2. Учитель не имеет морального права переходить к изучению последующего учебного материала, если он не уверен, что усвоен предыдущий (даже, если учитель ограничен рамками программы, количеством часов на изучение той или иной темы).
  3. С целью реализации данного принципа необходимо осуществлять как бы «опережающее обучение». На каждом уроке при изучении любого учебного материала необходимо создавать «почву» для изучения последующего. Для начинающего учителя необходимо каждый раз готовиться не только к очередному уроку, а как бы одновременно к двум или даже нескольким.
  4. Принцип систематичности и последовательности требует постоянного повторения изученного материала. Однако повторение не должно сводиться только лишь к воспроизведению пройденного (традиционный репродуктивный характер обучения как раз и ориентирует на такое воспроизведение: повторение после учителя, пересказ о прочитанном в учебнике и т.д.). Необходимо, чтобы при повторении пройденного учащиеся рассматривали его с новых позиций, увязывали со своим личным опытом, с личными наблюдениями, со знаниями по другим учебным дисциплинам и т.п.

Большое значение для реализации принципа систематичности и последовательности имеет практическая деятельность учащихся, когда они могут применить теоретические знания в практической деятельности. Важность такой связи подчеркивается введением самостоятельного принципа: связи теории с практикой.

Вконтакте Facebook Twitter Одноклассники

Похожие материалы в разделе Педагогика:

  • Воспитательное воздействие и методический прием
  • Слова с безударной гласной «е», проверяемой «ё»
  • Гласные в безударных слогах
  • Гласные в безударных слогах
  • Диктант «Ожидание Пасхи» 8 класс
  • Русский язык для поступающих в вузы
  • Программа «Содружество»
  • Однокоренные слова
  • Сочетания ЧК, ЧН
  • Принцип связи теории с практикой