Штатное расписание в зуп

8 698

В данной статье рассмотрим прием на работу в конфигурации «Бухгалтерія” редакция 2.0 и создание нового сотрудника в виде пошаговой инструкции.

Необходимо отметить, что в данной конфигурации существует два способа ведения кадрового учета: полный и упрощенный. Упрощенный вариант не дает возможности создавать кадровые документы, приказы печатаются непосредственно с карточки сотрудника.

Для включения возможности ведения полноценного учета кадров выполним специальную настройку программы: раздел Главное – Параметры учета. Переходим на вкладку «Сотрудники и зарплата» и ставим отметку в разделе «Кадровый учет»: Полный.

Установки выполнены, рассмотрим порядок приема на работу сотрудника на основную должность и по совместительству.

Прием сотрудника на основное место работы

Для того, чтобы оформить прием на работу в «Бухгалтерія” ред. 2.0, перейдите в раздел: Зарплата и кадры – Приемы на работу. Нажмите кнопку «Создать» и заполните в документе следующие данные:

  • В поле «Подразделение» – подразделение организации, где сотрудник будет осуществлять трудовую деятельность, если подразделения нет в выпадающем списке, то по кнопке «+» (создать) создайте новое подразделение.
  • В поле «Должность» – должность принятого сотрудника. Если ее нет в выпадающем списке, то по кнопке «+» (создать) заведите новую:

  • В поле «Сотрудник» – сотрудник организации, которого принимаете на работу в соответствии с трудовым договором. Нажмите на кнопку «Создать» и внесите в справочник нового сотрудника:

Заполните необходимые данные: ФИО, дату рождения, код ГРФЛ (идентификационный код), пол. Нажмите «Записать и закрыть» и вернитесь в документ «Прием на работу».

Примечание. Для проверки корректности идентификационного кода физического лица при записи нового сотрудника и избежания в дальнейшем ошибок в отчетах 1ДФ и ЕСВ, воспользуйтесь обработкой проверки ИНН.

Выберите «Вид занятости» – «Основное место работы», на вкладке «Начисления» нажмите кнопку «Добавить», укажите необходимые начисления и укажите размер оплаты.

В нижней части этого окна выберите Категорию застрахованных лиц (ЕСВ) для работника и можно проводить документ.

Прием сотрудника на работу по внутреннему совместительству

Оформим в конфигурации «Бухгалтерія” ред. 2.0 прием сотрудника по внутреннему совместительству.

Отметим, что одно физическое лицо может заключать с организацией сразу несколько трудовых договоров. В таком случае для правильного заполнения персонифицированной отчетности и справок по НДФЛ физическое лицо не дублируем, а на каждый трудовой договор заводим нового сотрудника.

Поскольку физическое лицо уже работает в организации, программа сообщает, что найден человек с похожим именем. Нажимаем кнопку «Да, это тот, кто мне нужен» и личные данные будут заполнены автоматически:

Выбираем вид занятости – Внутреннее совместительство:

По аналогии с приемом на основное место работы отражаем вид начисления, размер заработной платы, категорию ЕСВ и проводим документ.

Таким образом Вы можете принять работника на работу по основному месту работы и по внутреннему совместительству в программе «1С:Підприємство. Бухгалтерія” ред. 2.0.

Перейти: все статьи

10.04.2018 10:12:17 1С:Сервистрендru

1С через интернет (1С Фреш)

30 ДНЕЙ БЕСПЛАТНО!

Штатное расписание

Штатное расписание является документом, определяющим организационный состав компании, а также список должностей и специальностей, которые есть в компании, с показанием численности сотрудников и размеров окладов по каждой из специальностей.

Обязанность по созданию и утверждению штатных расписаний и изменений к ним в основном ложится на кадровых работников и специалистов. На основании анализа штатного расписания кадровый специалист может определять наличие незанятых ставок и должностей (вакансий). Для этого нужно сведения по ставкам из штатного расписания сравнивать с фактическим числом принятых на работу сотрудников.

Росстатом установлена унифицированная форма штатного расписания Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Согласно ТК РФ необходимо, чтобы сведения из трудового договора о занимаемой сотрудником должности, а также сведения об окладе, т.е. о размере заработной платы, соответствовали данным действующего штатного расписания, утвержденного руководителем организации.

Создание и настройка штатного расписания в 1С ЗУП 8.3

Открываем в 1С Зарплата и Управление Персоналом — Настройки — Кадровый учет — Настройка штатного расписания

В появившемся окне настройки штатного расписания отмечаем галочкой:

  • ведение штатного расписания;
  • автоматическую проверку кадровых документов на соответствие штатному расписанию;
  • ведение истории изменений штатного расписания;
  • использование (применение) «вилки» окладов и надбавок;
  • при описании позиции штатного расписания использование разрядов профессии и категорий должности;
  • использование бронирования позиций;

Перед тем, как принять на работу сотрудника или создать в программе «кадровое перемещение», можно забронировать штатную позицию и ставки в необходимом количестве. Также можно задать число дней для сохранения брони. По истечении указанного в специальной графе в форме настройки количества дней, те штатные позиции, на которые распространялось бронирование, будут показаны красным цветом в отчете «Штатная расстановка».

Создание штатного расписания

Штатное расписание, как правило, утверждается сроком на один год в начале года. Для этого создается приказ по предприятию. Для того чтобы сформировать штатное расписание и распечатать правильно заполненную унифицированную форму Т-3 нужно в 1С Зарплата и Управление Персоналом зайти в подсистему Кадры. Проверить правильность заполнения или заполнить справочники «Подразделения» и «Должности» из соответствующих пунктов меню. Список должностей может быть заполнен путем их подбора из классификатора (ОКПДТР).

Для первоначального заполнения штатного расписания выберем подпункт «Изменение штатного расписания» (Рис.2) и создадим новый документ «Утверждение штатного расписания». Документ нужно заполнить списком должностей с указанием размеров окладов и количеством необходимых ставок. После заполнения и проведения документа выведем на печать «Приказ об утверждении» и «Штатное расписание (Т-3)»:

Как изменить штатное расписание в 1С ЗУП 8.3

Если нам нужно изменить штатное расписание, и таких изменений много (например, нужно поменять названия принятых в организации специальностей и должностей, или провести повышение окладов по предприятию), приказом по предприятию необходимо произвести отмену старого штатного расписания, и тем же приказом утвердить ввод в действие нового документа со всеми изменениями. Для этого нужно создать в 1С новый документ «Утверждение штатного расписания» (Рис. выше), указать дату начала действия нового расписания и обязательно распечатать Приказ об утверждении нового штатного расписания, без которого оно будет недействительно.

При необходимости внесения небольших изменений в штатное расписание мы должны использовать другой документ, который называется «Изменение штатного расписания» и находится в том же журнале документов, как и «Утверждение штатного расписания».

Например, необходимо произвести увеличение штата компании на одну штатную единицу, изменить максимальный размер оклада по определенной должности и убрать (сократить) одну штатную единицу по уже существующей должности.

В подсистеме Кадры выберем подпункт «Изменения штатного расписания» и создадим новый документ «Изменение штатного расписания». Предположим, что изменения должны вступить в силу с 1 марта 2018 года. По кнопке Добавить позицию введем новую должность «Гравер» (Рис. ниже, строка док-та 1). Для уже утвержденной с начала года должности «Чертежник» изменим максимальный размер оклада с 60000 на 65000 руб. в открывающейся форме, доступной по кнопке Изменить позицию.

И чтобы убрать ставку, выберем Закрыть позицию: в нашем примере количество ставок на должность «Инженер» — 3, но нам нужно, чтобы осталось две ставки — для этого после закрытия позиции целиком создадим ещё одну строку в документе по кнопке Добавить позицию и выберем «количество ставок» — 2. (Рис. ниже, строки 3 и 4).

Распечатаем «Приказ о внесении изменений» в утвержденное с начала текущего года штатное расписание, чтобы изменения вступали в силу с даты, которую мы указали в 1С в документе «Изменение штатного расписания».

В заключение можно добавить, что штатное расписание ведется кадровыми службами, либо другими ответственными лицами по организации. Наличие круглой печати организации не является обязательным условием. Если штатное расписание не умещается на одном листе, то листы могут быть просто скреплены скрепкой.

Остались вопросы? Получите бесплатную консультацию по вопросу «Штатное расписание в 1С»

При первом открытии любой программы 1С автоматически запускается Стартовый помощник: пользователь может сразу сделать первоначальную настройку информационной базы, просто установив соответствующие флажки. Нас интересует, как активировать, настроить и ввести новое штатное расписание

ЗУП версии 3.1 предусматривает три способа его ведения:

  • Оно не ведется, поэтому в кадровом учете используется справочник «Должности». Так могут вести учет небольшие коммерческие фирмы, но при этом отчетность в органы статистики им приходится формировать вручную*;
  • В кадровом учете используется соответствующий справочник для формирования печатного экземпляра, что избавляет от проверки соответствия работников «штатке».
  • К позиции штатного расписания «привязываются» один или несколько сотрудников. Это оптимальный вариант для крупных компаний и государственных учреждений.

*При этом флажок «Использовать…» не ставится, но следующие варианты его проставления требуют обязательно.

Рис.1 Ведение штатного расписания

Настройки подразделений

Формируем подразделения организации в разделе «Настройка/Подразделения».

Рис.2 Формируем подразделения организации

Рассмотрим окно отображения подразделений.

Рис.3 Окно отображения подразделений

В его верхней части выведено поле «Организация». Если поставить флажок и выбрать интересующую вас организацию, то в список войдут только ее отделы. Для удобства списку подразделений можно задать три режима просмотра, нажав «Еще»:

  • «Иерархический список» отобразит не все отделы, а только выбранные и те, что находятся выше в иерархии.
  • «Список» отобразит все отделы подряд, не показывая вложенности в вышестоящие;
  • Наиболее удобен вариант «Дерево», демонстрирующий все отделы, и куда они вложены.

Рис.4 Списку подразделений можно задать три режима просмотра

Настроим 1С:ЗУП для корректного формирования штатного расписания

Настройка должностей

Для создания новой должности нажимается «Создать» и вносятся должности. Внесение их наименований вручную – способ простой, но не оптимальный.

Рис.5 Создание новой должности

Более правильно вносить должности через «Подбор из ОКПДТР», выбрав их из перечня должностей.

Рис.6 Подбор должности из ОКПДТР

Если должность выбрана, то в перечне она становится серой, неактивной.

Рис.7 Уже выбранная должность

Закрыв ОКПДТР, мы увидим, что новая должность выделена жирным шрифтом. То есть программа нас предупреждает, что это новая, еще не действующая запись.

Рис.8 Новая запись

Чтобы должность можно было использовать для работы, надо открыть ее и включить «Позиция утверждена» (с 1 января текущего года). С версии 3.1.5 программы ЗУП в карточке должности введена строка «Данные для заполнения отчетности»:

  • Код по ОКПДТР
  • Контрольное число
  • Категория*.

Рис.9 Позиция утверждена

*Они нужны при заполнении формы статистики 57-Т, поэтому если ввести новую должность просто по кнопке «Создать, отчетность придется формировать вручную.

Чтобы создать расписание мы «связали» друг с другом «Подразделение» и «Должность» (их можно внести заранее или одновременно с созданием элементов нашей «штатки»).

Получить бесплатную консультацию по штатному расписанию в 1С:ЗУП

История ведения

Существует два варианта ведения расписания:

  • Без ведения истории*;
  • С историей изменения**.

*Вид без истории изменений:

Рис.10 Два варианта ведения расписания

**Вид с историей изменения, с документами изменения:

Рис.11 Два варианта ведения расписания

Подробнее рассмотрим вариант с историей через активацию «Утверждать штатное расписание специальным документом и вести историю его изменения».

Рис.12 Вариант с историей

После наших действий изменения в расписании возможны только с помощью специальных документов утверждения* и изменения, поэтому просто так открыть штатную единицу и поменять ее содержание не получится.

Рис.13 Утверждение штатного расписания специальным документом

*Если в списке есть несколько документов, предыдущий документ можно открыть только для просмотра, но отредактировать нельзя. Чтобы появилась такая возможность, нужно сначала отключить изменения более позднего документа, для этого отменить проведение документа.

Рис.14 Отмена проведения документа

Работа с должностями в программе ЗУП

Ввести новую должность при варианте ведения «штатки» без истории можно, поставив флажок «Должность введена в штатное расписание» и дату, с которой должность действует (при окончании действия должности ставится флажок «Должность исключена …» и дата).

Рис.15 Работа с должностями

При работе с должностью (вариант ведения истории изменений) даты введения и исключения должности из штатного расписания не активны и выделены бледным цветом, поэтому невозможно поставить флажок. Дата и флажок проставляются автоматически после проведения документа «Утверждение» (о котором упоминалось ранее).

Рис.16 Утверждение должностей

Сама должность, введенная в режиме «С историей изменения …», выглядит следующим образом:

Рис.17 Должность «С историей изменения …»

Автоматизация кадрового учета

Планирование количества персонала и ФОТ, кадровое администрирование, штатное расписание, учет рабочего времени

Доработка 1С:ЗУП

Доработаем учет штатного расписания под ваши бизнес-процессы. Предоставляем гарантии на услуги!

от 2 600 руб. Узнать больше

В заключение хотелось бы заметить, что без истории изменений штатного расписания создавать и редактировать его проще, но нельзя вывести печатную форму или сформировать отчет по состоянию на любую дату. Если, например, у вас в отделе продаж было две штатных единицы менеджера на 28 февраля, а с первого марта у вас вводится еще одна должность, то есть будет их всего три. Вы вводите новую должность в то же подразделение, но это уже будет другая позиция, что приведет к появлению второй строки. То есть первая строка будет содержать две позиции менеджера, а вторая – еще одну сходную должность. Это говорит о том, что без ведения истории изменения «штатки» отредактировать штатную позицию красиво не получится.

Вопрос:

Как должна быть осуществлена настройка проводок в зарплате 8 (ЗУП ред.2.5) для обмена с БП (бухгалтерия ред. 2.0)? Учет велся в обеих программах, а теперь назрела необходимость автоматического обмена…

Ответ:

1). Первым делом в программе Зарплата и управление персоналом 8 для настройки обмена ЗУП-БП необходимо определить программу бухгалтерского учета, что делается через меню Сервис → Настройка программы → Используемая программа бухгалтерского учета, где из выпадающего списка выбирается Бухгалтерия предприятия редакция 2.0
2). В данном конкретном случае учет уже велся как в программе ЗУП, так и в программе БП, а следовательно в обоих программных решениях должны быть синхронизированы по коду используемые в обмене справочники Организации, Подразделения, Физические лица, Статьи затрат. Также нужно учесть, что для справочника Физические лица также необходимо сделать одинаковыми в обеих программах даты рождения — в противном случае после обмена в Бухгалтерии предприятия будут задвоены элементы данного справочника. Но если бы обмен настраивался с программой ЗУП, в которой бы только начинался вестись учет, то необходимо было бы сделать первоначальную выгрузку из БП в ЗУП.
3). Итак, если счета затрат едины для всей организации, то через меню Предприятие → Организации → закладка Бухучет зарплаты → Задать бухучет зарплаты для организации добавляется строка и выбирается элемент По умолчанию, где и указывается проводка с единой для зарплаты аналитикой, но без указания подразделений, которые будут заполняться автоматически (как пример Дт 26 Кт 70 с основной статьей затрат Оплата труда).
Если необходимо разнести затраты на оплату труда по разным счетам затрат в зависимости от подразделения, то в данном случае заполняется способ отражения в учете уже для отдельных подразделений: меню Предприятие → Подразделения организации → выбранное подразделение (например Администрация) и на закладке Бухучет зарплаты задается уже отдельный способ отражения в БУ. Если зарплаты остальных подразделений одинакова, то оставляется проводка по умолчанию для всей организации, если нет, то подобным образом настраивается способ отражения в регламентированном учете для каждого подразделения.
Также порой отдельно необходимо выделять в проводках, выгружаемых в бухгалтерию 8 отдельные начисления или даже начисления отдельных сотрудников:

  • В зависимости от поставленной цели возможна настройка отдельных видов расчетов (начислений и удержаний) через меню Расчет зарплаты по организациям → Настройка расчета зарплаты, где и выбирается вид расчета из Основных или Дополнительных начислений организации, а также из Удержаний организации. Далее в выбранном виде расчета на закладке Бухучет и ЕНВД настраивается необходимая проводка с необходимой же аналитикой.
  • Также для целей разделения учета как отдельных сотрудников, так и отдельных их начислений и удержаний могут служить специализированные документы, такие как «Учет основного заработка сотрудников организации в регламентированном учете», «Ввод сведений о регламентированном учете плановых начислений сотрудников организации» или «Ввод распределения основного заработка». В данных документах на отдельных сотрудников (или даже отдельные виды начисления) на определенные даты можно настроить дифференцированный (раздельный) учет.

4). Чтобы все страховые взносы разносились не на аналитику затрат, указанную в целом для зарплаты в организации или отдельных подразделениях необходимо добавить настройку соответствия статей затрат, что совершается через меню Расчет зарплтаы по организациям → Учет зарплаты → Соответствие статей затрат отражения зарплаты в регламентированном учете, где добавляется строка и настраивается данное соответствие (в качестве примера):

  • Вид статьи затрат — Страховые взносы (из предопределенного перечня)
  • Статья затрат начисления — Оплата труда (или Зарплата, или Затраты на зарплату)
  • Статья затрат — Страховые взносы (или что-то подобное Затратам по взносам в фонды)

5). После ввода всех вышеозначенных настроек и документов начисления зарплаты и страховых взносов осуществляется ввод специализированного документа, данные которого и перенесутся в программу Бухгалтерия предприятия 2.0, а именно документа «Отражение зарплаты в регламентированном учете» (меню Расчет зарплаты по организациям → Учет зарплаты).

6). Ну и наконец через меню Сервис → Обмен данными → Выгрузка данных в бухгалтерскую программу указываются период, путь к файлу выгрузки, выгружаемые объекты и осуществляется сам обмен ЗУП-БП.

У довіднику «Посади організацій» встановлюється зв’язок між посадами, в яких ведеться облік і в яких ведеться кадрове планування (довідник «Посади»).

В типову конфігурацію 1С:Підприємство ЗУП 8 введений національний класифікатор професій, який містить всі коди. Відкриваємо класифікатор за допомогою кнопки «Підбір з ОКПДТР» зі списку довідника «Посади організацій»:

У таблиці документа «Штатні одиниці» вводимо перелік штатних одиниць організації. При цьому для кожної з них вказуємо

  • кількість створених нових роб. місць і ставок по штатній одиниці;
  • мінімальну і максимальну тарифну ставку;
  • вид тарифної ставки (годинна, денна, місячна);
  • валюта тарифної ставки;
  • графік роботи.

Розглянемо деякі пункти детальніше

Кількість створених робочих місць

Згідно з вимогами Закону № 5067 від 05.07.2012 р в док-ті «Зміна штатного розкладу організації», крім загальної кількості ставок, можливо вказати кількість створених нових робочих місць:

Вид тарифної ставки

формує систему оплати праці:

Валюта тарифної ставки

Щоб вказати валюту тарифної ставки, перейдіть в довідник «Валюти» і виберіть потрібний вам елемент. При перекладі іноземної валюти в національну, перерахунок буде здійснюватися за курсом, встановленим на нинішній місяць в регістрі відомостей «Курси валют для розрахунків з персоналом».

Графік роботи

Довідник «Графік роботи» охоплює всі графіки роботи підприємства і організації і служить для встановлення норми робочого часу.

Значення цієї штатної одиниці заповнюємо за замовчуванням. Наприклад, в документі прийому співробітника на дану штатну одиницю (але тільки якщо в трудовому дог-ре не прописаний індивідуальний графік роботи і в інформ. Базі незаповнені значення за замовчуванням для реквізиту «Графік роботи» в налаштуванні користувача).

Крім того, значення застосовується для визначення місячного фонду зарплати по штатній одиниці в звіті. Припустимо, що вказується денна / годинна ставка, тоді при розрахунку місячної суми витрат на оплату праці потрібно кількість робочих днів або годин на місяць.

У табличці «Надбавки» вказуємо доплати, які пов’язані зі штатною одиницею, До них відносяться ті, які будуть нараховуватися всім фахівцям, котрий обіймав цю штатну одиницю (доплата за шкідливі умови праці і т.д.) Дані про такі надбавки фіксуються в регістрі відомостей «надбавки за штатним розкладом», а відображаються в формі регістра «Штатний розклад організацій»:

Щоб налаштувати показ тих чи інших колонок в табличній частині документа, відкриваємо вікно «Налаштування списку».

Припустимо, що нам треба приховати колонки «Мін.таріфна ставка» і «Макс.таріфная ставка». Для цього випадку в «Настройках списку» знімаємо прапор для цих колонок:

Після того, як введемо штатний розклад в 1С: Підприємство ЗУП, створимо друковану форму цього розкладу. Для цього перейдіть «Зміна штатного розкладу організацій» ― «Друк» або регістр відомостей «Штатний розклад організацій» ― «Друк»:

Готове 1С:Підприємство 8 штатний розклад зберігається в періодичному регістрі відомостей «Штатний розклад організацій»: