Регистрационный номер страхователя не найден в справочнике

Порядок сдачи отчета 4-ФСС

Форма 4-ФСС ежеквартально подается всеми работодателями, использующими труд наемных сотрудников. С 2017 года в связи с переменой администратора страховых взносов этот отчет стал содержать только сведения о взносах на страхование от несчастных случаев. Бланк отчета, сдаваемого в 2020-2021 годах, и порядок его заполнения утверждены приказом ФСС РФ от 26.09.2016 № 381.

Основным нормативным актом, регламентирующим порядок начисления и уплаты взносов на страхование по травматизму, является закон «О страховании от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний» от 24.07.1998 № 125-ФЗ.

Законодатели предусмотрели 2 срока для сдачи расчета (п. 1 ст. 24 закона № 125-ФЗ):

  • до 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом — для передачи отчета на бумажном носителе;
  • до 25-го числа того же месяца — для сдачи электронной версии расчета.

Однако право выбора варианта отправки предоставлено лишь небольшим компаниям со среднесписочной численностью сотрудников до 25 человек включительно. Если в организации трудится более 25 работников, то сдавать файлы можно только в электронном виде. Несоблюдение способа подачи отчетности приводит к штрафу на сумму 200 руб. (п. 2 ст. 26.30 закона № 125-ФЗ).

По факту получения расчета органы ФСС должны направить страхователю квитанцию с подтверждением приема отчета или отрицательный протокол проверки с описанием ошибок.

Что делать, если пришел отрицательный протокол проверки?

Если по итогам проверки орган ФСС прислал отрицательный протокол, расчет считается несданным. Необходимо исправить все указанные в документе ошибки и выслать отчет вновь. Датой представления расчета считается дата, когда файл прошел все этапы проверки и был принят фондом.

Если файл будет принят после 25-го числа, ФСС начислит штраф, который будет рассчитан как 5% от суммы начисленных взносов на травматизм за отчетный период, но не менее 1 000 руб. и не более 30% указанной суммы (п. 1 ст. 26.30 закона № 125-ФЗ).

Важно! Подсказка от КонсультантПлюс
В ситуации, когда вы подаете уточненный расчет после того, как срок уплаты взносов и срок подачи первичного расчета прошли, избежать штрафа можно, если одновременно соблюдены следующие условия…
. Это можно сделать бесплатно, получив пробный доступ.

Рассмотрим наиболее частые коды ошибок в протоколе и порядок их исправления.

Распространенные ошибки в протоколе и порядок их устранения

Полный перечень кодов ошибок и их расшифровку можно найти на сайте ФСС и ниже в нашей статье.

  1. Самый распространенный код ошибки в протоколе проверки формы 4 ФСС — ошибка 508, которая обозначает, что формат файла некорректный и расчет не прошел форматно-логический контроль.

Основные ее причины:

  • при заполнении отчета в программе 1С выгружается только часть данных;
  • не обновлена программа для формирования отчета.

В данном случае отчет можно заполнить на официальном сайте ФСС portal.fss.ru (вкладка «Форма 4-ФСС»), а далее — выгрузить корректный файл и отправить его через своего оператора связи.

Отправка также доступна и с портала самого фонда, однако перед этим необходимо зарегистрироваться на сайте и запросить ключ электронно-цифровой подписи. Сделать эти шаги нужно заблаговременно, чтобы не пропустить сроки сдачи расчета.

  1. Код ошибки 503 в отчете ФСС означает, что задано неверное имя файла и оно не соответствует XSD-схеме.

Согласно приложению 1 к приказу ФСС «О внедрении защищенного обмена документами в электронном виде…» от 12.02.2010 № 19 название файла должно выглядеть следующим образом:

<номер страхователя>_<расчетный год>_<отчетный квартал>. xml.

Например, 1234567891_2020_12.xml.

При этом номер страхователя — 10-значное цифровое обозначение регистрационного номера плательщика. Он должен соответствовать регистрационным документам. Расчетный год записывается в формате ГГГГ, например 2020. Отчетный квартал должен содержать 2 цифры: для 1-го квартала ставится обозначение 03, для 6 мес. — 06, 9 мес. — 09, года — 12.

Чтобы исправить ошибку 503, необходимо переименовать файл или же сформировать файл в программе и выгрузить его снова.

  1. Ошибка 598 в отчете ФСС означает, что в предоставленном файле указан ИНН, не совпадающий с регистрационным номером страхователя.

Причиной может служить ошибочное внесение сведений в базу данных спецоператором связи, через которого подписывается и отправляется расчет, а также ошибка бухгалтера.

Для устранения расхождений необходимо проверить ИНН и регистрационный номер на титульном листе формы. Если ошибки не выявлены, стоит связаться с представителем компании оператора и проверить числящиеся в его базе данные.

Имейте в виду, что судебные инстанции не считают ошибку, допущенную в регистрационном номере страхователя, достаточной причиной для непринятия расчета. Подробнее об этом — в материале «Ошибка в регистрационном номере — не повод для штрафа за несдачу 4-ФСС».

Если вам нужно составить уточненный 4-ФСС, воспользуйтесь рекомендациями экспертов КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Что означают иные коды ошибок?

№ п/п

Код ошибки

Значение

Возможные причины

Порядок устранения

Невозможно расшифровать файл

Недействительный или просроченный сертификат

Проверить срок действия сертификата ЭЦП и его действительность

Невозможно проверить ЭЦП

1. Ошибка сертификата.

2. Файл подписан дважды.

3. Нарушен алгоритм шифрования файла

1. Связаться со спецоператором и устранить ошибку сертификата.

2. Повторно подписать файл и отправить.

3. Сначала подписать файл, а затем зашифровать

Отсутствие в сертификате регистрационного номера страхователя

Ошибка, допущенная спецоператором при выпуске сертификата

Связаться с представителем спецоператора и перевыпустить сертификат

Отсутствие кода подразделения ФСС в сертификате

См. п. 3

См. п. 3

Ошибка шифрования

Сбой системы при передаче файла

Повторно направить файл

Неправильный формат регистрационного номера страхователя в сертификате

Количество символов регистрационного номера менее или более 10

Перевыпустить сертификат

Неправильный формат кода подразделения ФСС в сертификате

Количество символов кода более или менее 4

Переиздать сертификат

Файл зашифрован неверным ключом ЭЦП

1. Выбран неверный сертификат уполномоченного лица ФСС.

2. Выбран просроченный сертификат

1. Подписать, зашифровать файл, используя действующий сертификат уполномоченного лица ФСС.

2. Загрузить с сайта ФСС новый сертификат и установить его в хранилище сертификатов

Файл не подписан или не зашифрован

Повторно подписать, зашифровать и отправить файл

Неизвестный формат файла

Имя файла не соответствует XD-схеме

Заново сформировать файл xml (см. порядок действий при ошибке 503)

К издателю сертификата нет доверия

1. Сертификат спецоператора не соответствует закону «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

2. Сертификат спецоператора отозван или просрочен

Обратиться в компанию спецоператора, предварительно проверив действие корневого сертификата в таблице кросс-сертификации

Ошибка при проверке сертификата

Отправить расчет повторно

Сертификат страхователя отозван

ЭЦП сертификата недействительна

Переиздать сертификат

Список отозванных сертификатов (далее СОС) издателя сертификата просрочен или не найден

Ошибка СОС удостоверяющего центра

Связаться с представителем компании-оператора связи

Сертификат поврежден

Повторно направить расчет

Сертификат страхователя просрочен

Переиздать сертификат

ИНН организации отсутствует в сертификате

Ошибка при создании сертификата

Переиздать сертификат

В сертификате записано неверное подразделение ФСС

См. п. 17

См. п. 17

Некорректное название файла

Формат файла не соответствует XD-схеме

Повторно сформировать файл в xml-формате

Одинаковые шифры налогообложения во 2-м разделе отчета

Ошибка при заполнении формы

Исправить ошибку в отчете, выгрузить и отправить

Файл xml отсутствует

Файл расчета не загружен в систему

Загрузить файл, подписать, зашифровать и отправить

В файле записан период, отличающийся от периода в его названии

Ошибка при заполнении расчета

Сформировать файл повторно и отправить в ФСС

Ошибка при чтении файла

Файл пуст или не в формате xml

Сформировать файл повторно и отправить

Отчетный год в файле отличается от года в его наименовании

Ошибка при заполнении расчета

Исправить ошибку, сформировать и отправить файл

В файле указан регистрационный номер, отличающийся от номера в названии файла

См. п. 24

См. п. 24

Регистрационный номер страхователя в файле отличается от номера в сертификате

1. Ошибка при заполнении расчета.

2. Ошибка при выпуске сертификата

1. Исправить ошибку, сформировать файл и отправить его повторно.

2. Связаться с удостоверяющим центром и переиздать сертификат

Регистрационный номер в имени файла отличается от номера в отчете

См. п. 24

См. п. 24

Код обособленного подразделения в имени файла отличается от кода в файле

См. п. 24

См. п. 24

Размер файла больше допустимого

Файл должен быть не больше 655 килобайт

Сформировать новый файл расчета

Файл имеет нулевой размер

Файл имеет нулевой размер

Сформировать новый файл

ИНН в сертификате отличается от ИНН в файле расчета

См. п. 26

См. п. 26

ОГРН в файле отличается от ОГРН в сертификате

См. п. 26

См. п. 26

Сертификат не квалифицирован

Сертификат не квалифицирован

Обратиться в компанию спецоператора и перевыпустить сертификат

Данные страхователя еще не внесены в базу данных ФСС

Отчет будет обработан по факту внесения в базу ФСС

Как расшифровать отрицательный протокол к СЗВ-СТАЖ, смотрите .

Итоги

Все работодатели в 2020 году обязаны ежеквартально предоставлять расчет 4-ФСС в отношении взносов на травматизм в установленные сроки. Если форма заполнена некорректно, по факту проверки страхователю будет направлен отрицательный протокол. При этом отчет будет считаться непринятым до устранения выявленных ошибок. Если корректирующий отчет будет принят позже установленных сроков, то страхователю будут предъявлены штрафные санкции.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

4-ФСС — шифр плательщика страховых взносов указывается на титульном листе данной формы. Это один из ключевых показателей, характеризующий страхователя по многим значимым с точки зрения исчисления взносов критериям: правовому статусу, сфере и географии деятельности, принадлежности к бюджетной системе РФ. Рассмотрим особенности структуры и отражения шифра в форме 4-ФСС подробнее.

Что представляет собой фиксируемый в форме 4-ФСС шифр плательщика страховых взносов (страхователя)?

Шифр плательщика страховых взносов фиксируется в одноименном поле на титульном листе формы 4-ФСС. Он указывает конкретную категорию фирмы-страхователя, которая определяется на основе сразу нескольких критериев.

Структура шифра представлена последовательностью из 9 ячеек (7 из них содержат данные, в 2 проставляется знак-разделитель).

В первых 3 ячейках поля отражается шифр, который указывает на статус плательщика в соответствии с перечнем, закрепленным в приложении 1 к порядку заполнения формы 4-ФСС, который утвержден приказом ФСС России от 26.02.2015 № 59.

В ячейках 5 и 6 проставляется код, зафиксированный в перечне из приложения 2 к приказу № 59.

В ячейках 7 и 8 указывается код по перечню, утвержденному в приложении 3 к приказу № 59.

В форме 4-ФСС шифр страхователя призван отразить:

  • в какой сфере и в каком статусе осуществляет деятельность плательщик взносов;
  • какую систему налогообложения применяет хозяйствующий субъект;
  • является ли хозяйствующий субъект пользователем бюджетных средств.

Используя шифр, отраженный в форме 4-ФСС, Фонд социального страхования определяет, какого объема поступлений в виде взносов в бюджет нужно ожидать от того или иного хозяйствующего субъекта. В свою очередь, фирма, направившая в ФСС определенный шифр, должна рассчитывать платежи по взносам в соответствии с ним. Если, например, она имеет право на уменьшенные тарифы, шифр в форме 4-ФСС должен отражать данное право исходя из статуса хозяйствующего субъекта.

Рассмотрим специфику указанных групп кодов, составляющих шифр плательщика взносов, подробнее.

Шифр плательщика: коды по приложению 1 к приказу № 59

В приложении 1 к приказу № 59 приводится перечень 3-значных кодов, отражающих главным образом:

  • правовой статус плательщика;
  • сферу деятельности плательщика.

Данные коды могут иметь следующие значения:

  • 071 (код соответствует статусу юрлица или ИП, применяющего основной тариф по взносам);
  • 051 (соответствует статусу юрлица или ИП, имеющего контракт со структурами управления особыми экономическими зонами, предмет которого — реализация технико-внедренческих, промышленных, рекреационных проектов, а также перечисляющего денежные средства физлицам, которые работают в данных экономических зонах);
  • 081 (соответствует статусу юрлица, осуществляющего и внедряющего разработки по проекту «Сколково»);
  • 091 (соответствует статусу юрлица, которое ведет бизнес в сфере информационных технологий как разработчик ПО, баз данных, поставщик услуг, но не имеет при этом отношения к особым экономическим зонам);
  • 101 (соответствует статусу хозяйственного общества или партнерства, занимающегося внедрением компьютерных программ, промышленных образцов, ноу-хау при условии, что исключительные права на соответствующие разработки принадлежат учредителям данных обществ или участникам, которые являются научными или образовательными бюджетными учреждениями РФ);
  • 121 (соответствует статусу юрлица или ИП, работающего на УСН и занимающегося видом деятельности, приведенным в подп. 8 п. 1 ст. 58 закона «О страховых взносах…» от 24.07.2009 № 212-ФЗ);
  • 131 (соответствует статусу плательщика, который производит выплаты экипажам судов, зарегистрированных в Российском международном реестре, но не использующихся для перевозки нефти и нефтепродуктов);
  • 141 (соответствует статусу плательщика, который работает на ЕНВД как аптечная организация или хозяйствующий субъект с лицензией на фармацевтическую деятельность);
  • 151 (соответствует статусу частной некоммерческой организации, работающей по УСН и осуществляющей деятельность в социальной сфере, образовании, здравоохранении, в области спорта, науки и искусства);
  • 161 (соответствует статусу благотворительной организации, работающей на УСН);
  • 171 (соответствует статусу ИП на ПСН, если он не ведет деятельность по подп. 19, 45–47 п. 2 ст. 346.43 НК РФ);
  • 181 (соответствует статусу плательщика, являющегося участником экономической зоны в Крыму);
  • 191 (соответствует статусу плательщика, являющегося резидентом зоны опережающего хозяйственного развития в соответствии с законом «О территориях опережающего развития» от 29.12.2014 № 473-ФЗ);
  • 201 (соответствует статусу плательщика, который является резидентом свободного порта Владивосток).

Шифр плательщика: коды по приложению 2 к приказу № 59

В приложении 2 к приказу № 59 отражен перечень шифров для плательщиков, которые используют специальные режимы налогообложения.

Данные шифры имеют следующие значения:

  • 01 (шифр соответствует компаниям или ИП, которые работают на упрощенке, а также ИП, совмещающим УСН по основному виду хоздеятельности, зафиксированному в подп. 8 п. 1 ст. 58 закона № 212-ФЗ, с патентной системой);
  • 02 (соответствует юрлицу или ИП, которые работают на ЕНВД);
  • 03 (соответствует юрлицу или ИП, работающим на ЕСХН).

В случае если правовой статус или вид деятельности хозсубъекта не соответствует ни одному из приведенных кодов (например, если он не использует УСН, ЕНВД или ЕСХН), на титульном листе формы 4-ФСС фиксируется код 00.

Шифр плательщика: коды по приложению 3 к приказу № 59

В приложении 3 к приказу № 59 отражаются дополнительные коды, которые должны использоваться плательщиками взносов в статусе казенных, а также бюджетных учреждений в соответствии с классификацией, приведенной в ст. 123.22 ГК РФ.

Данные коды могут иметь такие значения:

  • 01 (код фиксируется, если плательщик взносов — казенное или бюджетное учреждение);
  • 00 (плательщик взносов не относится к соответствующим учреждениям).

Изучим ряд практических нюансов применения рассматриваемых шифров при заполнении формы 4-ФСС.

Нюансы применения шифра плательщика страховых взносов в форме 4-ФСС

Примеры распространенных шифров плательщика:

  • 071/01/00 (данный шифр отражает, что хозсубъект имеет статус юрлица или ИП на УСН, уплачивающих взносы по общему тарифу);
  • 071/00/01 (шифр показывает, что хозяйствующий субъект — казенное учреждение, также уплачивающее взносы по общему тарифу);
  • 121/01/00 (шифр говорит о том, что фирма работает по УСН, но уплачивает взносы в ФСС по пониженной ставке как хозяйствующий субъект, осуществляющий деятельность, для которой подп. 8 п. 1 ст. 58 закона № 212-ФЗ установлена соответствующая льгота).

В случае если правовой статус плательщика взносов в отчетном периоде изменился (например, вследствие приватизации, национализации, смены режима уплаты налогов или изменений в статусе, дающем право на применение льгот), в составленной по его итогам форме 4-ФСС должен быть отражен новый шифр.

ВАЖНО! Фонд социального страхования может не засчитать как достаточный для исполнения обязательств страхователя платеж, осуществленный им по пониженным тарифам, если сведения о соответствующем статусе фирмы (они фиксируются в шифре) в форме 4-ФСС отсутствуют.

Так что если фирма обнаружила, что отправленная в ФСС форма 4-ФСС содержит ошибочный шифр, следует как можно более оперативно сформировать корректирующую форму 4-ФСС, в которой будет приведен верный показатель, а также сопроводительное письмо к ней.

Прочитать о том, каким образом составляется корректировочная форма 4-ФСС, вы можете в статье «В каких случаях возможна корректировка в отчете 4-ФСС?».

Шифр плательщика ФСС — последовательность цифр, фиксируемая в соответствующем поле на титульном листе формы 4-ФСС и обозначающая:

  • в какой сфере ведет деятельность плательщик взносов, в ряде случаев — в каком регионе и каков его правовой статус;
  • на каком режиме налогообложения он работает;
  • относится ли хозяйствующий субъект к бюджетной системе.

Суммы взносов в ФСС, перечисляемых фирмой, должны исчисляться с учетом ее статуса по рассматриваемому шифру. Если он указан в форме 4-ФСС ошибочно, необходимо направить в ФСС корректирующие документы.

Узнать больше о специфике исчисления и уплаты взносов в ФСС различными хозяйствующими субъектами вы можете из статей:

  • «КБК для ФСС в 2016 году — страховые взносы за сотрудников»;
  • «Обновлен порядок регистрации в ФСС «обособленок”».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.