Разрешить перенос строк на следующую страницу

При работе с таблицами с большим числом строк их приходится разбивать на части в местах разрывов страниц. Если разрыв страницы оказался в длинной строке, часть этой строки по умолчанию переносится на следующую страницу.

Чтобы представить в нужном виде данные, содержащиеся в таблице, занимающей несколько страниц, внесите в эту таблицу соответствующие изменения.

          1. Запрет переноса строк таблицы на следующую страницу

Щелкните любую часть таблицы.

В группе Средства таблицы щелкните вкладку Макет. В группе Таблица нажмите кнопку Свойства и выберите вкладку Строка. Снимите флажок Разрешить перенос строк на следующую страницу.

          1. Принудительный перенос таблицы на следующую страницу с определенной строки

Выделите строку, которая должна быть напечатана на следующей странице.

Нажмите клавиши CTRL+ВВОД.

          1. Выполнение вычислений в таблице

Выделите ячейку, в которую будет помещен результат.

В группе Средства таблицы щелкните вкладку Макет, а затем в группе Данные выберите команду Формула (в Microsoft Office Word 2003 в строке меню Таблица надо выбрать Формула).

Если в диалоговом окне Формула Word предлагает неподходящую формулу, удалите ее из поля Формула. В списке Вставить функцию выберите функцию. Например, для сложения чисел выберите SUM. Для ссылки на ячейки таблицы введите их в скобках в формулу. Например, для ссылки на ячейки A1 и B4 введите =SUM(a1;b4)

Примечание.

На ячейки таблицы можно ссылаться в виде A1, A2, B1, B2 и так далее, где символ (в английской раскладке) указывает на столбец, а номер представляет строку:

А1

В поле Формат числа введите формат для чисел. Например, для отображения чисел в виде процентов выберите 0,00%.

Примечание. При изменении ссылок на ячейки или при изменении значений введенных данных можно обновить результаты вычислений, выделив поле ячейки с формулой и в открывшемся контекстном меню выбрав команду Обновить поле.

  1. Контрольные вопросы

  1. Какими способами можно создать таблицу в Microsoft Word?

  2. Как происходит перемещение и копирование элементов таблицы?

  3. Каким образом можно добавить в таблицу ячейку, строку или столбец?

  4. Каким образом можно изменить высоту строки и ширину столбца в таблице?

  5. Каким образом определяется адресация ячеек в таблице?

  6. Каким образом производятся вычисления в таблице?

  1. Постановка задачи

Получить у ведущего преподавателя образец таблицы. В Microsoft Word создать две точные копии таблицы, выполнив следующие задания.

Задание 1.

  1. Создать таблицу, выполнив следующие действия:

  • Вычислить максимально возможное число строк и столбцов в предложенном образце таблицы. Задать эти значения в соответствии с подразделом 1.3 и вставить таблицу, выбрав автоподбор ширины столбцов По содержимому.

  • В соответствии с образцом создать структуру таблицы, объединив необходимые ячейки (выделить группу ячеек, вызвать контексное меню и щелкнуть по команде Объединить ячейки).

  1. В соответствии с образцом организовать утолщенные линии границ ячеек.

  2. В ячейках таблицы набрать соответствующий образцу текст за исключением данных в ячейках с заливкой, при этом выбрать размер шрифта таким образом, чтобы вид созданной таблицы повторял вид образца.

  3. В ячейках с заливкой создать формулы для соответствующих вычислений, результаты которых должны совпасть с табличными значениями в образце.

  4. Установить высоту строк (параграф 1.3).

  5. Освоить манипуляции по добавлению в таблицу строк и столбцов, их удалению, заливке ячеек, выделению текста и перемещению данных в таблице.

Задание 2.

Нарисовать структуру таблицы (Приложение) и набрать в ячейках соответствующие данные.

  1. Приложение

Вариант 1

Вариант 2

Вариант 3

Вариант 4

Вариант 5

Вариант 6

Вариант 7

Вариант 8

Вариант 9

Вариант 10

Вариант 11

Вариант 12

Вариант 13

Вариант 14

Вариант 15

Вариант 17

Вариант 18

Вариант 19

Вариант 20

Вариант 21

Вариант 22

Вариант 23

Вариант 24

Вариант 25

Итак, Вы создали рабочую книгу в Excel полную данных. Она чётко организованна, информация актуальна, форматирование в точности, как было задумано. Вы решили напечатать бумажный вариант этой таблицы… и всё пошло кувырком.

Таблицы Excel не всегда здорово выглядят на бумаге, поскольку не созданы для того, чтобы подходить под формат печатной страницы. Они созданы быть длинными и широкими, насколько это потребуется. Это отлично для редактирования и просмотра на экране, но вызывает затруднения при печати документов, поскольку данные не всегда могут полностью уместиться в стандартный формат бумажного листа.

Все эти трудности вовсе не означают, что невозможно заставить таблицу Excel выглядеть хорошо на бумаге. На самом деле это совсем не трудно. Следующие 5 приемов для печати в Excel помогут Вам в решении этой проблемы. Все они должны одинаково работать в Excel 2007, 2010 и 2013.

Пользуйтесь предварительным просмотром страницы перед печатью

При помощи инструмента Print Preview (Предварительный просмотр) Вы можете в точности увидеть, как будет выглядеть таблица на печатной странице. С точки зрения экономии времени и бумаги, Print Preview (Предварительный просмотр) – это Ваш главный инструмент при печати. Вы можете даже вносить некоторые изменения, например, перетаскивать мышью границы печати, чтобы сделать их шире или уже. Воспользуйтесь этим инструментом после настройки параметров печати и компоновки, чтобы убедиться, что таблица выглядит так, как Вы этого хотите.

Решите, что должно быть напечатано

Если Вам нужна только небольшая часть данных, не стоит печатать всю рабочую книгу – напечатайте выбранные данные. Вы можете распечатать только тот лист, который в данный момент просматриваете, выбрав в настройках печати Print Active Sheets (Напечатать активные листы), или выбрать Print Entire Workbook (Напечатать всю книгу), чтобы распечатать весь файл. Кроме этого, Вы можете напечатать небольшой участок Ваших данных, выделив нужную область и выбрав Print Selection (Напечатать выделенный фрагмент) в настройках печати.

Максимизируйте доступную площадь

Вы ограничены размерами листа бумаги, на которой печатаете, но есть способы выжать максимум из его площади. Попробуйте изменить ориентацию страницы. Ориентация по умолчанию хороша для данных, где больше строк, чем столбцов. Если же Ваша таблица в ширину больше, чем в высоту, измените ориентацию страницы на landscape (альбомная). Всё ещё требуется больше места? Вы можете изменить ширину границ по краям страницы. Чем они меньше, тем больше места остаётся для данных. В конце концов, если Ваша таблица не слишком большая, попробуйте поиграть с инструментом Custom Scaling Options (Масштаб), чтобы вместить все строки или все столбцы, либо рискните полностью вписать таблицу на один печатный лист бумаги.

Используйте печать заголовков

Если таблица занимает больше одной страницы, то становится сложно понять, к чему относятся конкретные данные, поскольку Excel по умолчанию печатает заголовки столбцов только на 1-м листе. Команда Print Titles (Печатать заголовки) позволяет печатать заголовки строк или столбцов на каждой странице, что значительно упрощает чтение данных.

Используйте разрывы страниц

Если таблица занимает более одного листа бумаги, рекомендуем использовать разрывы страниц, чтобы точно определить, какие данные попадут на каждый конкретный лист. Когда Вы вставляете разрыв страницы, всё, что ниже разрыва, отделяется от того, что выше разрыва, и попадает на следующую страницу. Это удобно, т.к. Вы можете разбить данные в точности так, как необходимо.

Используя эти хитрости, Вы можете сделать Ваши таблицы более простыми для чтения. Более подробно об описанных выше приемах Вы найдете в уроках нашего самоучителя:

  • Задаем область печати в Excel
  • Настройка полей и масштаба при печати в Excel

Урок подготовлен для Вас командой сайта office-guru.ru

Перевел: Антон Андронов
Правила перепечатки
Еще больше уроков по Microsoft Excel

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение: