Пятиминутка на работе

Ты хочешь провести очередное полуторачасовое совещание? Прочти эту статью — возможно, в этот раз тебе стоит ограничиться банальной летучкой. Или вообще твой вопрос можно поднять на неофициальной встрече.

Прозасидевшиеся

К заседаниям относятся регламентированные деловые встречи высокостатусных руководителей и VIP-персон, во время которых решаются наиважнейшие стратегические вопросы. «Заседаться» имеют привычку депутаты, члены парламента, а в вот в рамках компаний это, как правило, только учредители. В зависимости от глобальности, уровня важности, а также количества вопросов, поставленных на повестку дня (решает заседание судьбу мира или обсуждает стратегический план развития на следующий год), эти «сборища» могут длиться от нескольких часов до нескольких дней. В последнем случае, разумеется, десятиминутными кофе-брейками не отделаться, необходимы перерывы на обед, сон и легкий душ для бодрости ума и духа.

Статский советник

Совещание — слово не менее грозное и говорящее о серьезности решаемых задач. Обычно совещание имеет тематический и специализированный характер и проводится для обмена мнениями, обсуждения текущей ситуации, возникшей проблемы и стратегических вопросов. Тематика совещаний может быть самой разной — начиная с земных и насущных проблем типа «Об итогах работы областной службы занятости населения» или «О семеноводстве сельскохозяйственных культур» и заканчивая такими серьезными вопросами, как «Развитие ядерного оружейного комплекса страны», «Звездообразование в Галактике и за ее пределами». Соответственно совещаться могут главные астрономы страны, председатели колхозов, владельцы «красных кнопок», а также учредители и наемные топ-менеджеры, менеджеры среднего звена и отдельные специалисты. По длительности совещания редко затягиваются на день и обычно укладываются в 2–3 часа.

Телепортируюсь

Совещание или конференцию ты можешь провести и в другой форме. Интернет-конференции чем-то напоминают сетевые игры — в них могут принимать участие сразу несколько человек, даже если они находятся в разных точках земного шара. Для проведения этих высокотехнологичных форм совещаний используются программы Team-speak, Skype и некоторые другие. Для осуществления связи обычно необходимы наушники и микрофон (или наушники, совмещенные с микрофоном). В подобного рода интернет-конференциях есть ведущий спикер (один или несколько), который контролирует и направляет ход совещания, и остальные участники. В задачи спикера обычно входит не только контроль за ходом совещания и направление его в нужное русло, но и привлечение к обсуждению всех участников, чтобы те не могли отвлекаться на жевание булочек, раскладывание пасьянса «Косынка» или процедуры окрашивания ногтей.

Вызов на ковер

Ковер — понятие условное, под ним обычно подразумевают видимое или невидимое пространство перед столом начальника, обладающее страхонагнетательным свойством и заставляющее признаваться и раскаиваться даже в тех грехах, которых подчиненный не совершал. Вызов на ковер — это пять минут, которые могут испортить настроение на весь день (премируют и награждают орденами обычно в другом месте) и сон — на несколько часов, а то и ночей. На ковер принято вызывать провинившихся в чем угодно, ими могут быть кто угодно — топ-менеджеры, руководители, менеджеры среднего звена, молодые и зрелые специалисты.

Созрел план

Планерка — наиболее часто проводимая форма встреч руководителя с подчиненными (сотрудниками среднего и нижнего звена), щедро снабженная графинами (с водой) и графиками (с текущими и планируемыми показателями конкретной деятельности). В отличие от предыдущих типов собраний планерки призваны не только информировать сотрудников и получать от них обратную связь, но и мотивировать на новые стахановские подвиги. Именно поэтому многие руководители стараются проводить планерки с самого утра или в первой половине дня — чтобы боевого запала хватило на весь день. Минимальная длительность планерки — 30 минут, максимальная — один час. Самая плохая планерка — затянувшаяся. Она не только не вдохновляет, но и утомляет, значительно снижая эффективность рабочего дня.

Улетная свежесть

Летучка — небольшое (не дольше 30 минут) собрание на рабочем месте, направленное на решение сиюминутных задач и призванное мотивировать персонал. Например, дать кому-нибудь «волшебный пендель», сообщить о необходимости задержаться после работы для разгрузки внеочередной фуры с партией турецких джинсов и т. д. Возможно, пендель не помешал бы и топ-менеджеру, однако достается он, как правило, сотрудникам среднего и нижнего звена. В редакциях газет и журналов летучки используются для распределения заданий, а также с целью выяснить ситуацию по наполнению и ходу подготовки номера.

Пятиминутка: коротко о главном

Несмотря на название, пятиминутка может длиться и десять, и пятнадцать, и даже тридцать минут. Она необходима для координирования решений операционных задач на предприятии, информирования о тактических изменениях, а также служит стимулирующим элементом (например: руководитель предприятия собирает персонал склада, чтобы прилюдно поздравить грузчика Васю с днем рождения).

Штурмовое предупреждение

Мозговые штурмы в работе применяют не только копирайтеры — штурмовать можно практически все. Мозговой штурм — это прежде всего кратковременная форма совместного обсуждения в условиях цейтнота, которая используется на собраниях и планерках для определения дальнейших действий или решения реальной проблемы, требующей быстрого и оригинального выхода из ситуации. Особенность мозгового штурма заключается в том, что он представляет собой мини-сессии по 3–5–10 минут. Максимальная длительность мозгового штурма не должна превышать часа. Зачастую бывает так, что рабочие вопросы ты не успеваешь решить в рабочее время. Тогда тебе могут помочь неофициальные встречи, на которых вовсе не возбраняется полуделовое общение.

Пагубная страсть

С частыми перекурами сотрудников борются многие компании, однако в некоторых сферах деятельности перекур действительно является двигателем прогресса (особенно это касается копирайтеров, рекламистов, дизайнеров, арт-директоров и т. п.). Перекур не только релаксирует, но и временно стимулирует мозговую деятельность, помогая рождению гениальных идей. Кроме того, перекур — отличная возможность наладить и укрепить социальные связи: узнать наконец, как зовут коллегу со второго этажа; разговориться с начальником и, к своему удивлению, обнаружить, что он не такой уж и бука; выяснить, что с бухгалтером Машей ты училась в одной школе и т. п. Воспитание корпоративного духа — налицо!

Массовые гулянья

На первый взгляд корпоративный праздник — довольно бестолковое дело: денег в него вкладывается много, а результата мало. Но в реальности такое мероприятие способствует сплочению коллектива и позволяет на короткое время избавиться от бремени статуса и жестких оков внутрикорпоративной иерархии. Это, пожалуй, единственный вид коллективного времяпрепровождения, где присутствуют сразу все работники, от руководства до системных администраторов, а также люди, которые относятся к фирме лишь косвенно (партнеры, консультанты, клиенты компании). Если объединить праздник с тренингом или семинаром и провести его на природе, то можно не только узнать, что думают сотрудники о деятельности компании, но и обменяться опытом.

Правила успешного совещания

  • Избегай проводить совещание в кабинете начальника (месте, где обычно проводят «разбор полетов»). Отдавай предпочтение нейтральным территориям. Хорошо, если для этих целей в офисе созданы специальные переговорные или конференц-залы.
  • Четко определи цель совещания, чтобы не получилось так, что рассмотрение бюджета закончилось обсуждением меню столовой.
  • Не ставь слишком много задач, иначе рискуешь не решить ни одной. Попробуй ограничиться двумя, максимум — тремя.
  • Определи состав участников. Правило «чем больше, тем лучше» здесь не работает: согласись, глупо звать на совещание руководителей всех отделов, если ты хочешь решить только вопросы логистики.
  • Не назначай совещание за час до обеда (сотрудники будут постоянно поглядывать на часы и ждать, когда же все это закончится), сразу после обеда (в это время думать и обсуждать хочется меньше всего) и поздно вечером (когда сотрудники будут окончательно истощены). Лучшее время для проведения совещания — первая половина дня (10–11 часов утра).
  • Веди протокол совещания или, по крайней мере, отмечай для себя все важные идеи, услышанные на совещании. Проговори их в конце совещания еще раз, чтобы понять, действительно ли правильно вы расставили акценты.
  • Не проводи совещание, если в этом нет необходимости и для принятия решения тебе не нужно знать коллективное мнение.

Елена Володина
По материалам «Cosmopolitan»

Книга: Общение на результат. Как убеждать, продавать и договариваться

Скрыть рекламу в статье

Раздел написан Алексеем Рязанцевым.

Это весьма актуальная тема, потому что системно совещания и летучки не проводятся в 98 % компаний. В некоторых организациях их проводят от случая к случаю. Системное проведение совещаний и планерок (летучек) приводит к тому, что ваша компания, ваш отдел продаж и другие подразделения постоянно развиваются: важно приучить еженедельно, ежемесячно ставить себе цели, достигать их и отчитываться за результат – это прививает гиперответственность за итоги работы, и ваша компания будет стабильно расти.

Часто планерки проводятся, когда появляется повод, а не регулярно (например, каждую неделю и каждый месяц). В итоге у подчиненных хромает дисциплина и нет привычки ставить задачи и достигать их. Линейный рост – это максимум, на что может рассчитывать компания, в которой не проводятся регулярные планерки и совещания.

Совещания также подходят для замеров показателей и представления отчетов о проделанной за месяц работе. На месячных собраниях прописываются отчеты о деятельности компании за этот период (по показателям эффективности, по проценту выполнения этих показателей) и ведется обсуждение ключевых моментов, планов, стратегий развития.

Чтобы внедрить привычку посещения планерок, нужно составить график проведения планерок и совещаний. Дабы ни у кого не возникало вопросов «когда?», «во сколько?», «что я должен подготовить?», «какие отчеты принести?», «сколько по времени длится планерка?», важно с самого начала прописать регламент проведения планерок. Он должен содержать периодичность планерок, количество участников, план проведения, указания, кто какие отчеты должен подготовить и по каким показателям отчитаться, какие документы представить руководителю.

Для менеджеров отделов продаж можно проводить ежедневные утренние летучки длительностью 10–15 минут, на которых руководитель отдела спрашивает, какие цели менеджеры ставят сами себе (три цели на день). Следующий день начинается с отчета, что они сделали вчера, затем выясняются и три цели на сегодняшний день. Так менеджеры входят в рабочий ритм с первых минут (потому что летучка проводится с 9:00 до 9:15), а не раскачиваются полтора часа перед тем, как начать работу.

Я был свидетелем одного случая: руководитель опоздал на встречу и я два часа просидел в отделе продаж с утра, наблюдая за сотрудниками. Причем они знали, чем я занимаюсь в их компании. Первые полтора часа рабочего времени они пили кофе, ходили на перекур, делились новостями. И только потом один менеджер сделал первый телефонный звонок. Можно оценить в деньгах, сколько теряет компания с таким стартом рабочего дня: часть фонда оплаты труда менеджеров (поскольку компания платит за неэффективное время) плюс если бы это время было занято продажами, то их стало бы на 1/4 больше. Посчитайте для себя: потери = = ФОП отдела продаж / 8 ? 2 + 1/4 объема продаж.

Утренние летучки важны потому, что они ставят цели на день, и времени на раскачку у сотрудников не остается. На еженедельных планерках ставят цели на неделю и контролируют выполнение задач на прошлой неделе, в итоге это помогает постоянно расти. Ежемесячные совещания позволяют выполнять свои ключевые показатели эффективности, потому что в конце месяца руководству представляется большой отчет (что сделано, какими средствами можно увеличить эффективность и показатели, каковы цели на следующий месяц, кто за них будет ответственен, каков дедлайн и т. д.).

Если в вашей компании не проводятся ежедневные летучки и еженедельные совещания, то вам обязательно необходимо ввести их в практику. И проводить регулярно, а не время от времени.

Мы привыкли, что совещания – это скучные, затянутые и непродуктивные мероприятия, нужные руководителю. И они только отнимают рабочее время. Однако грамотно организованная ежедневная летучка увеличивает время работы в среднем на 1,5 часа без переноса границ рабочего дня. Как это возможно? Придя на работу, понаблюдайте, чем занимаются ваши сотрудники первые 1–1,5 часа рабочего дня. В преобладающем большинстве компаний пьют кофе, проверяют личную электронную почту, обсуждают погоду и планы на отпуск. Теперь умножьте потерянное время на количество менеджеров по продажам и на стоимость часа их работы. И это только ваши денежные потери на зарплату за неэффективное использование рабочего времени. А каковы потери в потенциальных клиентах, которым можно было позвонить за это время?

Летучки и совещания дисциплинируют сотрудников, помогают оценить результаты их работы, ставят цели на день, способствуют развитию компании. Кроме того, на них можно проводить разбор полетов (ситуаций, когда менеджер поступил неверно), чтобы другие учились на чужих ошибках. Публично порицать и унижать ошибившегося сотрудника нельзя. Ваша задача – не высмеять, а на его примере помочь другим избежать аналогичных промахов.

Как я уже отмечал, ежедневные летучки организуются в начале рабочего дня. На них каждый менеджер отчитывается по результатам работы за прошедший день. Руководитель отдела продаж ставит задачи на день каждому сотруднику. Таким образом, менеджеры с самого начала рабочего дня погружаются в рабочую атмосферу и трудятся более продуктивно. Во-первых, они понимают, что на следующий день результаты их работы будут проверены и за невыполненные задачи придется держать ответ. Во-вторых, общеизвестен факт, что для достижения результата необходимо ставить цель. Летучки учат ставить цели и реализовывать их. Менеджеры точно знают, какого результата необходимо добиться. В-третьих, присутствует дух конкуренции. Если все менеджеры в своих отчетах по итогам дня расскажут о том, что поставленные цели достигнуты, а у одного из них получилось не все, ему будет неловко перед коллегами. Соответственно, он будет прикладывать максимум усилий, чтобы вновь не оказаться белой вороной.

Для оценки работы отдела продаж за неделю проводятся еженедельные совещания. Они необходимы для постановки целей на неделю для каждого менеджера отдельно и отдела в целом. Анализируется также объем продаж за прошедшую неделю (сравнивается с плановыми показателями). Благодаря таким планеркам формируется командный дух: каждый чувствует, что достижение стратегических планов компании зависит в том числе и от него. А вы можете еженедельно отслеживать, насколько эти планы приближаются к реализации. Это способствует развитию компании и повышает ответственность персонала за результаты своей работы.

Проведение ежедневных летучек и еженедельных совещаний должно утверждаться документом (в котором прописаны графики и регламент летучек и совещаний). С ним обязательно должен быть ознакомлен персонал.

Резюмирую: летучки и совещания должны быть регулярными, регламентированными, а их посещение – обязательным.

Оглавление книги

18.10.2016 Категория:

Что делает руководителя руководителем? Способность обеспечивать результат «руками» своих подчиненных. А для этого нужны знания и умения в самых разных областях. При этом есть умение, без которого руководителю очень сложно обойтись. Это умение доносить мысль так, чтобы быть услышанным, чтобы поставленная задача была понята и выполнена правильно и чтобы всего несколькими словами мотивировать людей на результат. Поговорим о том, как правильно построить выступление перед сотрудниками на планерках и на больших корпоративных собраниях.

Любое мероприятие, на котором предстоит выступать руководителю, имеет свои особые правила проведения, ограничения и, самое главное, цели. Именно от этого будет зависеть то, о чем и как руководителю можно и нужно говорить.

Планерка – короткое производственное совещание по текущим вопросам, обеспечивающим выполнение намеченного плана. Рекомендуется проводить ежедневно в вечернее время. Оптимальное время для проведения планерок – 30–40 минут. На планерке сотрудники отчитываются о ходе выполнения задач, обсуждаются насущные проблемы и предлагаются пути их решения, раздаются задачи и определяются ответственные за их реализацию.

Корпоративное собрание – общее собрание сотрудников подразделения или компании с целью расставить приоритеты в работе, ознакомить с главными стратегическими задачами, рассказать о результатах, поощрить сотрудников и вдохновить на достижение общих целей в работе. Рекомендуется проводить еженедельно в утреннее время. Оптимальное время для проведения собраний – 30–40 минут.

Планерка и корпоративное собрание разные мероприятия. На первых принято говорить больше о проблемах и задачах, на вторых – о результатах и целях. Но независимо от специфики мероприятия основная цель выступления руководителя – направить, мотивировать и вдохновить. У руководителя могут быть и дополнительные цели.

От того, какие цели поставлены, зависит очень многое. Задумайтесь, что вы скажете, если ваша задача – просто проинформировать? А что вы будете говорить, если нужно, чтобы люди составили план действий? А как вы построите свое выступление, если требуется вдохновить людей буквально на подвиг? Согласитесь, каждый раз это будет совсем другое выступление.

Начните с определения цели выступления

Сформулируйте ее в виде результатов, которых хотите достичь. Определите критерии получения этих результатов. Например, если ваша цель – «донести информацию» или «поставить задачу», то критерием результата может быть факт, что сотрудники записали то, о чем вы говорили.

Учтите такой момент: ваша речь не должна быть обличительной, вы никого не должны ругать, вам не следует акцентировать внимание на неудачах. Вы можете говорить о проблемах, но тут же предлагать пути их решения. Больше фокусируйтесь на успехах и результатах. То есть речь руководителя должна быть преимущественно в позитивном ключе.

Еще одна подсказка – не ограничивайтесь общими фразами, говорите предметно. Кто, сколько, где, когда и что сделал. Ваших выступлений будут ждать, чтобы услышать свое имя и о своих хоть и небольших, но таких важных достижениях и успехах.

Время выступления зависит от целей и особенностей мероприятия. На планерке руководитель может начать мероприятие, включив всех в работу, и завершить его, подведя итог. Поэтому каждое из выступлений не должно превышать пяти минут. На корпоративном собрании также не стоит говорить дольше пятнадцати минут. Предоставив возможность высказаться другим руководителям, подведите итог, расскажите, каких результатов ожидаете, и нацельте людей на работу.

В структуре выступления ничего особенного нет, и успех вам гарантирован, если вы будете пользоваться предлагаемым нехитрым планом. Иногда говорят, что это все слишком просто, но… да, все гениальное просто.

  1. Вступление. Это способ «вхождения» в выступление. Важно заявить тему, по которой собираетесь говорить. Например: «Сегодня мы обсудим (поговорим, я расскажу и т. п.)…». И объясните, зачем это понадобилось, начав, как вариант, с таких слов: «Все мы знаем, что…».
  2. Тезис или мнение. Ключевая часть выступления: озвучив мнение, дальше вы будете его опровергать или доказывать. Это простая форма изложения своих мыслей, которая очень легко воспринимается людьми. Только помните, что мнение лучше высказывать свое, это добавит вашим словам значимости: «Я считаю/пришел к выводу/думаю, что…».
  3. Основная часть. На этом этапе вы доказываете или опровергаете высказанное мнение. При этом удобно идти по пунктам: «Во-первых… во-вторых… в-третьих…».
  4. Действие. Любые выступление, рассказ, презентация имеют смысл только тогда, когда вы добиваетесь от слушателей конкретного действия. Даже рассказывая анекдот, вы ждете, что все будут смеяться. И эта часть выступления дает вам возможность озвучить заключительную, самую яркую мысль, которая заставит слушателей аплодировать, думать, покупать, соглашаться – одним словом, действовать. «Поэтому нам (вам, нашей компании и т. п.) следует выполнить (сделать, приобрести и т. п.)…».
  5. Завершите свое выступление призывом к активным действиям: «Так давайте же защищать (преодолевать, думать о будущем и т. п.)…».

Если правильно организовать планерки и корпоративные собрания, это поможет дисциплинировать коллектив, даст возможность видеть реальные результаты работы и привязывать долгосрочные цели к ежедневным задачам. На первый взгляд формальные мероприятия могут стать основой мотивации сотрудников, когда каждый видит общие цели, свои задачи и возможности.

Таким образом, эффективность руководителя во многом зависит от его способности владеть словом. Важно помнить, что речь независимо от длительности должна быть продумана до мелочей. И если сначала вам понадобится подготовка, то со временем умение эффективно доносить свои идеи дойдет до автоматизма. А ваш уровень влияния не только на людей, но и на ситуацию в целом увеличится во много раз. Главное – видеть цель и идти по плану. Тогда вы сможете «продать идею» и донести свою мысль в кратчайшие сроки и с максимальным результатом.

Елена Александрова,
Исполнительный директор
тренинговой компании «BogushTime»,
Специально для журнала «Кадры»
Читать статью в pdf-формате на ISSUU

вас заинтересуют тренинги:

Киев

    В результате Вы научитесь добиваться результатов с помощью эффективных презентаций, влиять на людей словом и усилите свои лидерские качества.

    Выступление руководителя на планерке и корпоративном собрании Выступление руководителя на планерке и корпоративном собрании Елена Александрова

    Что делает руководителя руководителем? Способность обеспечивать результат «руками» своих подчиненных. А для этого нужны знания и умения в самых разных областях. При этом есть умение, без которого руководителю очень сложно обойтись. Это умение доносить мысль так, чтобы быть услышанным, чтобы поставленная задача была понята и выполнена правильно и чтобы всего несколькими словами мотивировать людей на результат. Поговорим о том, как правильно построить выступление перед сотрудниками на планерках и на больших корпоративных собраниях.

    Что делает руководителя руководителем? Способность обеспечивать результат «руками» своих подчиненных. А для этого нужны знания и умения в самых разных областях. При этом есть умение, без которого руководителю очень сложно обойтись. Это умение доносить мысль так, чтобы быть услышанным, чтобы поставленная задача была понята и выполнена правильно и чтобы всего несколькими словами мотивировать людей на результат. Поговорим о том, как правильно построить выступление перед сотрудниками на планерках и на больших корпоративных собраниях.

    Любое мероприятие, на котором предстоит выступать руководителю, имеет свои особые правила проведения, ограничения и, самое главное, цели. Именно от этого будет зависеть то, о чем и как руководителю можно и нужно говорить.

    Планерка – короткое производственное совещание по текущим вопросам, обеспечивающим выполнение намеченного плана. Рекомендуется проводить ежедневно в вечернее время. Оптимальное время для проведения планерок – 30–40 минут. На планерке сотрудники отчитываются о ходе выполнения задач, обсуждаются насущные проблемы и предлагаются пути их решения, раздаются задачи и определяются ответственные за их реализацию.

    Корпоративное собрание – общее собрание сотрудников подразделения или компании с целью расставить приоритеты в работе, ознакомить с главными стратегическими задачами, рассказать о результатах, поощрить сотрудников и вдохновить на достижение общих целей в работе. Рекомендуется проводить еженедельно в утреннее время. Оптимальное время для проведения собраний – 30–40 минут.

    Планерка и корпоративное собрание разные мероприятия. На первых принято говорить больше о проблемах и задачах, на вторых – о результатах и целях. Но независимо от специфики мероприятия основная цель выступления руководителя – направить, мотивировать и вдохновить. У руководителя могут быть и дополнительные цели.

    От того, какие цели поставлены, зависит очень многое. Задумайтесь, что вы скажете, если ваша задача – просто проинформировать? А что вы будете говорить, если нужно, чтобы люди составили план действий? А как вы построите свое выступление, если требуется вдохновить людей буквально на подвиг? Согласитесь, каждый раз это будет совсем другое выступление.

    Для чего нужны общие собрания и зачем документировать их проведение

    Трудовой коллектив – это не просто определенное количество работников одного предприятия, взаимодействующих друг с другом и внешними субъектами для достижения общих целей. Это отдельный орган, который также как руководство компании и ее административная часть наделен определенными полномочиями. Для того, чтобы коллектив мог принять решение по какому-либо животрепещущему вопросу, требуется собрать его в одном месте и вынести данный вопрос на обсуждение.

    Следует отметить, что тема собрания может касаться как одной проблемы, так и сразу нескольких.

    Общие собрания позволяют выстроить вертикальную связь между рядовыми сотрудниками предприятия и ее руководством, обеспечить оперативное решение острых внешних и внутрикорпоративных проблем и трудовых споров, создавать и утверждать нормативные акты и документы, а также решать любые другие актуальные вопросы.

    Роль протокола в этом процессе также вполне понятна и проста: он последовательно регистрирует все, что происходит на собрании, для письменного отражения мнения или решения его участников. В итоге в дальнейшем этот документ служит основанием для руководства компании при принятии каких-то мер, разработке документов и т.п. действий.

    Порядок проведения собрания

  1. За несколько дней до события все работники коллектива извещаются о назначенной дате общего собрания. Уведомляя сотрудников, желательно коротко обозначить и тему мероприятия.
  2. В определенное заранее время работники собираются в установленном месте, среди них обязательно должны присутствовать председатель и секретарь собрания. Первый, обычно управляет ходом мероприятия, второй производит письменную фиксацию всего происходящего в специальном протоколе и ведет подсчет голосов при голосовании. При этом оба эти человека должны быть работниками той же организации, собрание трудового коллектива которой проводится и иметь определенный авторитет.

В большинстве случаев избрание председателя и секретаря проводится сроком на один год.

Следует отметить, что собрание считается состоявшимся только тогда, когда на нем присутствует не менее половины работников фирмы и точно также любой вопрос считается решенным, только при условии, что по нему проголосовало более половины собравшихся.

Правила составления протокола

Протокол общего собрания трудового коллектива не имеет единого унифицированного образца рекомендованного к применению, поэтому писаться может в свободной форме или по определенному шаблону, разработанному на предприятии и утвержденному в его учетной политике. При этом есть ряд сведений, который следует отразить в нем обязательно, это:

  • наименование организации,
  • номер и дату составления,
  • количество штатных и внештатных работников,
  • количество присутствующих,
  • информацию о председателе собрания и секретаре.

В протоколе фиксируется вся последовательность событий, происходящих на собрании, в том числе вопросы, вынесенные на повестку дня и результаты голосования по ним (если таковое голосование имело место быть).

Протокол может быть очень подробным, а может и достаточно сжатым, фиксирующим только основные моменты собрания – никаких норм здесь нет.

При необходимости к протоколу могут прикрепляться какие-то дополнительные приложения, имеющие прямое отношение к тем вопросам, которые рассматривались на собрании – сведения о них также должны быть отражены в основном тексте документа.

Правила оформления протокола

Протокол может оформляться в любом виде: на простом стандартном А4 листе или же на фирменном бланке организации, причем как в печатном так и в рукописном виде. Главное условие: он должен содержать «живые» автографы председателя собрания и секретаря, которые таким образом удостоверяют факт того, что все внесенные в него сведения верны. Документ можно заверить печатью, но не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП законом освобождены от требования использовать при визировании бумаг печати и штампы.

Протокол составляется в одном экземпляре, который после утраты актуальности отправляется в архив предприятия, где лежит в течение полагающегося по закону периода, а затем утилизируется.

Образец протокола общего собрания трудового коллектива

  1. В начале посередине строки пишется полное название компании, затем наименование документа и его номер по внутреннему учету документации.
  2. Ниже вписывается дата составления протокола и населенный пункт, в котором осуществляет свою деятельность предприятие.
  3. Далее устанавливается состав собрания: фиксируется цифра общего количества работников предприятия (по штату и вне штата), и подсчитывается количество присутствующих.
  4. Затем вносятся сведения о председателе собрания и секретаре здесь указываются их должности, фамилии-имена-отчества.
  5. После этого на обсуждение выносится повестка дня, которая дословно вписывается в протокол. Если это голосование (как в данном примере) следует отметить количество проголосовавших «за», «против» и «воздержавшихся» по каждому пункту и затем занести в протокол окончательный результат, т.е. решение.
  6. В заключение протокол должен быть подписан председателем и секретарем собрания с расшифровками подписей.