Прямые договора

Закупщик – это такая очень политическая профессия

Специалист по закупкам и партнер швейцарской компании Siegel в Украине и СНГ Марина Трепова на мастер-классе в Эдинбургской бизнес-школе рассказала о том, как оптимизировать закупки в компании в кризисный период.

О роли закупок в компании

Увеличить прибыль компании можно двумя способами: увеличением продаж или уменьшением расходов. Например, для того чтобы компании увеличить прибыль с 70 млн до 75 млн у.е., продажи придется увеличить на 54 млн у.е. Кто сталкивался с продажами, знает, что добиться такой цифры достаточно сложно, для этого необходимо сделать прорыв, стоящий многих усилий. Если попытаться достичь такого же показателя по прибыли с помощью уменьшения расходов, то речь будет идти о снижении закупок всего на 5%. Для профессионального закупщика это ерунда. 5% снижения закупок – это минимум, о котором можно говорить. Благодаря различным инструментам закупщик может снизить расходы от 5 до 30%.

По результатам исследования британских коллег из Proxima Group, которые опросили крупнейшие компании относительно влияния непрямых закупок на деятельность компании и оптимизацию расходов, оказалось, что 70% компаний верят в то, что непрямые закупки очень важны для стратегического бизнес-партнерства, но при этом им уделяется мало внимания.

О закупщиках

Всем знакомы термины «снабженец», «отдел снабжения». Они пришли к нам из СССР. Сейчас тоже существуют отделы снабжения и снабженцы. Основная их роль – обеспечить бесперебойное производство товаров и услуг. Но стратегических задач они не выполняют. А термин «закупщик» появился у нас в конце 1990-х – начале 2000-х. Закупщики выросли из снабженцев. Закупщик выполняет ту же роль, но с некоторыми инновациями, которые пришли к нам с Запада. Сейчас мы говорим, что это профессионалы, приносящие дополнительную ценность компании. Речь идет о роли закупщиков как стратегических партнеров: они активно влияют на бизнес, вовлекаются в него и приносят дополнительную прибыль и ценность с помощью стратегических решений. Их функция реализуется не тогда, когда уже все решено – «вот тебе план, иди покупай», а именно на ранних стадиях стратегического планирования, принятия решений – производить самостоятельно или покупать, делать своими силами или отдавать на аутсорсинг и т.д. В Украине это только начинает развиваться, мы отстаем от Европы и Америки на 5-10 лет.

Какие знания необходимы профессиональному закупщику? Достаточно долго на первом месте было умение вести переговоры. Но в результате исследования западных коллег в 2012 году оказалось, что оно опустилось на вторую ступеньку, а на первую вышли категорийный менеджмент, аналитические способности и умение подходить стратегически.

Управление и минимизация рисков – это одна из функций профессионального закупщика. Он должен понимать, с какими рисками может столкнуться, во-первых, на рынке подрядчика, во-вторых, на том рынке, где компания продает свои товары и услуги. Закупщик должен управлять и тем, и другим. Со стратегически важным подрядчиком закупщик должен обсуждать его риски и контролировать то, что он делает для того, чтобы избежать непредвиденной ситуации. Это очень сложно, для этого у вас должны быть очень близкие отношения.

Закупщик – это такая очень политическая профессия.

Работа закупщика – ювелирная, ведь он должен снизить расходы компании, не навредив бизнесу.

О закупках

В английском языке есть два слова, которые в переводе на русский обозначают «закупки»: purchasing и procurement. Purchasing – обозначает в первую очередь технический, снабженческий аспект закупок. Procurement – это стратегическая часть.

Закупочный процесс обязательно должен укладываться в общую стратегию компании. Иначе он будет носить хаотичный, эпизодический характер.

Есть разные классификации закупок. Я хочу остановиться на такой, как деление закупок на прямые и непрямые. Прямые – все те, которые вовлечены в процесс производства товаров и услуг. Непрямые закупки – это все, что касается обслуживания офиса, сотрудников: маркетинг, логистика, автопарк, канцелярия, медицинская страховка, IT, расходы на перелеты, трэвеллинг и др. Они не ложатся на себестоимость продукции, но потенциал для их оптимизации огромный.

В непрямых закупках можно оптимизировать и оптимизировать. Например, возьмем закупку логистических услуг. При грамотном подходе закупщика к планировке маршрутов и погрузки паллет можно достичь снижения расходов минимум в 10%. Элементарно: недоиспользованная площадь, неправильно поставленные паллеты – это выброшенные деньги. Подрядчик может делать это нарочно, а может и не догадываться о проблеме. Здесь роль закупщика – проанализировать и правильно спланировать маршруты и погрузку, а также провести переговоры с логистическим провайдером, чтобы он оптимизировал этот процесс по вашему запросу. А говоря языком закупщика, здесь речь не только о снижении цены на 10%, здесь речь о партнерстве.

Маркетинг – это просто не паханное поле для оптимизации. В маркетинге очень легко спрятать большие лишние расходы.

Я обозначила три подхода к закупочному процессу. Первый – чисто формальный: когда есть функция, через которую нужно пропустить определенные документы, и она выберет подрядчиков. Второй – стратегическое партнерство: когда закупщики на равных участвуют в обсуждении бюджета на следующий год, плана, в составлении графика переговоров и закупок, когда внутренние клиенты приходят в отдел закупок и советуются, как лучше поступить в определенной ситуации. Это высший пилотаж в работе закупщика. Третий – аутсорсинг.

Об аутсорсинге
Марина Трепова

Современные зарубежные компании стараются как можно больше функций выносить на аутсорс, включая закупки. У Microsoft практически все функции закупок вынесены на аутсорсинг.

Обычно purchasing выносится на аутсорс, а вот procurement выносить из компании нельзя.

В рамках закупочной деятельности выполняются разные задачи: переговоры, заключение контрактов, ведение баз данных поставщиков, ведение документации и ERP-систем. Для этого нужны разные люди. Как правило, хорошие переговорщики со стратегическим мышлением не любят работать с программным обеспечением. Например, у Microsoft есть отдельные центры, которые занимаются одним только ведением информации в SAP.

Аутсорс уместно применять в небольших компаниях, где невыгодно содержать закупщиков. Возможен вариант, когда специально создаются аутсорсинговые компании, которые аккумулируют пул клиентов по определенной категории, что позволяет поставлять товары и услуги по оптимальной цене, со значительной скидкой для заказчиков. Это очень перспективно для Украины.

Ни в коем случае нельзя выносить на аутсорс стратегические закупки – то есть то, что нужно для производства товаров и услуг. А вот административно-офисные закупки выносим сразу.

О закупках в условиях кризиса

Какие задачи стоят перед закупщиком в период кризиса, в период вызова? В первую очередь, операционная деятельность компании не должна остановиться. Это основная задача закупщика – обеспечение бесперебойной деятельности. Чтобы не оказалось, что у компании только один поставщик, и если с ним что-то происходит, то производство останавливается. Такой ситуации не должно быть никогда. Всегда должны быть запасные варианты. Актуальным показательным примером являются прерванные контракты с Россией.

Что можно сделать с базой поставщиков в условиях кризиса? Во-первых, если их слишком много, то стоит сократить их количество до необходимого. Нерационально нести затраты на управление базой и бесконечное проведение тендеров. Это отнимает время и выгоду. Поставщиков нужно сократить и консолидировать. Кроме того, стоит сократить даже штат закупщиков так, чтобы на одном направлении был один закупщик, не более. Если у компании есть несколько представительств и центральный офис, то нужно объединить поставщиков – и вы получите колоссальную выгоду.

Об инструментах закупщика

Как сократить расходы, не навредив операционной деятельности? Начнем с того, что нужно использовать категорийный менеджмент, с помощью которого можно значительно уменьшить закупочную стоимость необходимых товаров и услуг. Это инструмент, который позволяет грамотно, стратегически управлять определенными категориями. Категория – направление расходов в компании, на которое тратится много денег и которое достаточно масштабно для того, чтобы отдельно анализировать рынок этого вида закупок и, соответственно, разрабатывать стратегию. Например, IT-услуги, маркетинг, страховка. Дробление на категории зависит от специфики компании.

Как категорийный менеджмент реализуется на практике? Первый шаг – брейншторминг, стратегическая сессия рабочей группы, в которую входят закупщик, внутренний клиент и все специалисты компании, которые могут помочь в принятии решения. Результатом этого должно стать понимание того, что нужно внутреннему клиенту и как это может быть реализовано в компании, выявление всех рисков и подводных камней. Далее, закупщик проводит исследование рынка, ищет подходящих подрядчиков и прорабатывает связанные с ними риски. Также необходимо проанализировать, кто из ваших текущих поставщиков мог бы потенциально выполнить задачу. Потом нужно построить своего рода матрицу, в которой разместить категории и потенциальных поставщиков, составить спецификацию и высылать запросы на тендер.

От подрядчиков зависит наша закупочная стратегия. Благодаря системному подходу к работе с ними уменьшаются риски и увеличивается ценность поставок, потому что они дают больше инноваций.

Чем каждые полгода проводить тендеры, бегать по рынку в поисках подрядчика, который дешевле на 2 копейки, лучше один раз приложить усилие для поиска 2-3 лучших подрядчиков и выстраивать с ними партнерские отношения, развивать их.

Но нельзя создавать монополию. Подрядчик всегда должен чувствовать, что ему в затылок дышат другие. Нельзя сосредотачивать у одного подрядчика 100% задач. Кроме того, нужно регулярно напоминать ему о тендерах и просить аналитику рынка, срезы.

Что еще влияет на сокращение расходов? Электронные торги. Они минимизируют риски предвзятости, неофициальных договоренностей и т. д. Это, в свою очередь, стимулирует поставщиков понижать цену. Не все можно проводить через электронные торги, но там, где можно, это нужно делать обязательно.

Каждый сотрудник должен быть проинструктирован о политике закупок и отчитаться об этом. Это нормальная, здоровая, адекватная бюрократия, которая помогает избежать проблем.

Очень важен с точки зрения систематизации и стратегии календарь переговоров и закупок. Это площадка для конструктивного диалога с внутренним клиентом и всеми вовлеченными сторонами.

Трепова Марина
Компания: Siegel Human Resource (все статьи компании)

>Как заключить прямой контракт в 2019 году

Общие положения

На практике государственные закупщики заключают различные сделки, в том числе в рамках внешней экономической деятельности (ВЭД). В данной сфере есть определение такой сделки. Однако нужно понимать, что прямые закупки ВЭД и прямые контракты по 44-ФЗ не имеют ничего общего. Прямой контракт ВЭД — это соглашение, которое заключено российским импортнером и непосредственным производителем товара. Соответственно, является предметом, скорее, таможенного законодательства, а не контрактной системы.

Прямые закупки по 44 ФЗ — это ни что иное, как заказ у единственного поставщика без проведения конкурсных процедур. Такой процесс регулируется статьей 93 44-ФЗ. При этом предусмотрено два вида соглашений:

  • до 100 000 руб.;
  • до 400 000 руб.

При проведении малой закупки обоснование невозможности (нецелесообразности) иных способов определения поставщика, а также цены контракта и иных существенные условия не требуется.

ВАЖНО!

Размещение информации в ЕИС о такой госзакупке не является обязательным. Однако заказчику рекомендуется вести журнал регистрации договоров и хранить всю документацию, так как в конце финансового года по таким закупкам необходимо будет отчитаться, путем составления отчетов, которые размещаются, в том числе и в ЕИС.

С 01.03.2019 заработал единый агрегатор торговли для закупок малого объема и госзакупок лекарств по решению врачебной комиссии.Название этой платформы — ЕАТ «Березка» На ней заключают прямые контракты органы исполнительной власти федерального уровня, в том числе и казенные учреждения, которые находятся в их ведении. Что же касается силовых ведомств, то они попали под исключения и проводят закупки по-старому.

ВАЖНО! Региональные и муниципальные заказчики обязаны использовать агрегатор, если это предписано специальными актами регионального или местного уровней.

«Березку» посадили на сайт agregatoreat.ru. Наряду с контрактыми до 100 000 — в рамках ч. 4 ст. 93, до 400 000 — по ч. 5 ст. 93 на Березку перенесли закупки лекарств до 200 000 рублей — по ч. 28 ст. 93.

Прямые контракты до 100 000 рублей

Соглашение на сумму до 100 000 рублей допускается в том случае, если годовой объем закупок по этому основанию не превышает 2 млн.руб. или не превышает 5% от СГОЗ и составляет не более 50 млн.руб. Указанные ограничения годового объема не действительны для процедур, проводимых заказчиками для обеспечения муниципальных нужд сельских поселений.

ВАЖНО!

Важной деталью заключения контракта до 100 000 рублей является включение в него основания, согласно которому госзаказчик осуществляет заказ, в данном случае это будет п. 4 ч. 1. ст. 93 44-ФЗ.Прямые контракты до 400 000 рублей

Такие госзакупки могут осуществлять заказчики, которые являются государственным или муниципальным учреждением культуры, основная деятельность которых — сохранение и популяризация объектов культурного наследия, а также иные государственные или муниципальные образовательные учреждения и иные учреждения, перечисленные в п. 5 ч. 1 ст. 93. При этом сумма договора не должна превышать 400 000 рублей, годовой объем закупок не должен быть выше 50% от СГОЗ и составлять более 20 млн. руб.

ВАЖНО! За превышение допустимых лимитов, заказчик может быть привлечен к административной ответственности по ч. 1 ст. 7.29 КоАП РФ. Штрафы по этой статье начинаются от 30 000 рублей. Для того чтобы их избежать, заказчику рекомендуется отслеживать потраченные суммы и вести отдельный реестр для таких договоров.

Как заключить прямой контракт по 44-ФЗ: пошаговая инструкция

Напомним, что с 1 июля извещение при закупке у единственного поставщика размещать не нужно. Многих заказчиков интересуют сроки подписания прямого договора по 44-ФЗ. Из прямого толкования закона можно сделать вывод, что минимальный период составляет пять дней. Позже этого срока заключение договора с единственным поставщиком разрешено, раньше — запрещено. Максимальный период не установлен. Однако рекомендуем ориентироваться на 30 дней — срок, указанный в ст. 528 ГК РФ.

Порядок действий при заключении прямого договора будет таким:

  1. на предприятии готовят приказ о проведении закупки;
  2. контрактная служба рассчитывает и обосновывает цену, готовит проект контракта;
  3. заказчик выбирает поставщика для заключения контракта и направляет ему предложение заключить сделку на определенных условиях;
  4. проект контракта передают для ознакомления поставщику;
  5. с поставщиком заключают договор (при необходимости вносится обеспечение исполнения контракта).

Напомним, что сведения о прямых договорах по 44-ФЗ не вносятся в реестр контрактов.