Проводки бюджетного учета

Как учитывать топливные карты в бюджете и отчетах предприятий

Топливные карты данному требованию также не отвечают. Затраты, связанные с приобретением топливных карт, можно расценивать как дополнительные расходы на приобретение топлива, то есть включать в стоимость бензина, приобретенного по ним.

Важно Подобный порядок учета предложен, в частности, в Отраслевых особенностях бюджетного учета в системе здравоохранения Российской Федерации, утвержденных Минздравсоцразвития РФ. В то же время Минфин России предлагает отражать стоимость топливных карт в порядке, который установлен для документов строгой отчетности .
То есть их учет ведется на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». Стоимость изготовления карты отражают в текущих расходах учреждения и оплачивают за счет статьи 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ. Конкретный порядок учета топливных карт может быть определен в качестве элемента учетной политики учреждения.

В не лимитированные карточки заносят полное количество горючего в литрах, при этом не действует никаких ограничений на сутки. ГСМ не продают по предъявлению топливных карточек, если:

  1. Карточку заблокировали.
  2. Запрашиваемое количество бензина больше суммы, оставшейся на карте.

Оформляем документы правильно Для получения возможности делать покупки на заправках с помощью топливной карточки, организация должна подписать договор с поставщиком.

В документах указывают:

  1. Название приобретаемого топлива и его цену.
  2. Стоимость, когда и как она передается организации: на бесплатной основе или при условии возврата, и пр.
  3. Разновидность карточек.
  4. Условия сотрудничества.
  5. Дата, когда к новому владельцу по договору передан дисконт.

Дисконт на бензин выдают учреждениям после того, как перечислена предварительная оплата.

Топливная карта учет в бюджетном учреждении

Порядок списания в госучреждении топлива при заправке автомобилей с использованием топливных пластиковых карт;- Энциклопедия решений. Госучреждение. Счет 03 «Бланки строгой отчетности». Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТСапетина Ирина Контроль качества ответа:Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТМиллиард Мария 1 июня 2016 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. *(1) Форма Путевого листа приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н не утверждена. Учреждение вправе применять прежние формы путевых листов (формы 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007) либо разработать свою форму, которая должна содержать обязательные реквизиты, утвержденные Разделом II приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152.

Федеральным государственным казенным учреждением принято решение о заправке автомобилей ГСМ по топливным картам.Как в таком случае ведется бухгалтерский учет поступления и списания ГСМ? Должны ли как-то учитываться сами топливные карты? Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:При оплате нефтепродуктов на автозаправочных станциях топливными картами, являющимися эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродуктов, оприходование топлива может осуществляться на основании документов, выдаваемых водителям (ответственным лицам) при заправке транспортных средств.Наиболее оправданным представляется организация учета топливных карт с использованием забалансового счета 03 «Бланки строгой отчетности». Обоснование вывода:1. Согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) и п.

>Учет топливных карт: разбираем основы

Что собой представляют топливные карты

Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии — это современный способ приобретения ГСМ для эксплуатации транспорта. Расчеты с поставщиком топлива обычным способом имеют ряд недостатков. В бухучете возникают постоянные разрывы между фактическим поступлением и расходом топлива, между документацией, полученной от поставщика. Применяя топливные карты, учет в бухгалтерии можно выровнять до идеальных показателей.

Что такое топливные карты (ТК)? Это инструмент, отнесенный к строгой отчетности, который позволяет обеспечить достоверный и подробный учет приобретения и отпуска ГСМ для эксплуатации транспортных средств организации. Работа с топливными картами позволяет их владельцу получать топливо на специализированных заправках именно в тот момент, когда это действительно необходимо, не дожидаясь оформления накладных, счетов, оплаты, чеков и прочей документации.

Виды ТК различны:

  1. По обозначенному лимиту:
  • лимитированные, доступный к отпуску бензин разрешено использовать только в установленном пределе, лимит может быть выделен на сутки или неделю;
  • нелимитированные, по которым нет установленного ограничения, то есть отпуск топлива производится по потребности.
  1. По виду баланса:
  • денежные, то есть на баланс карточки вносится определенная сумма, и при очередном отпуске ГСМ списывается его стоимость по фактической цене, актуальной на день совершения операции;
  • литровый, держатель ТК приобретает конкретное количество литров топлива, уплачивая сумму из расчета цены на день покупки, списание производится в литрах, без учета динамики цен на ГСМ.
  1. По способу расчета:
  • дебетовые карточки, то есть держатель ТК должен сначала пополнить баланс, зачислив деньги или оплатив литры, и только потом списывать доступные ГСМ;
  • кредитные ТК, отпуск топлива идет в кредит, то есть оплата производится по окончании расчетного периода. Такой вид ТК оформляется довольно редко, и бухгалтерский учет топливных карт вызывает вопросы.

Как оформить топливную карточку

Для получения ТК придется оформить заявку в поставляющую компанию. Форма заявки индивидуальна. Затем формируется договор с процессинговым центром доставки ГСМ (это центральный пункт сбора информации обо всех карточных системах и терминалах заправочных станций). К договору отдельным приложением прикладывается перечень всех действующих пунктов заправки, на которых поддерживается работа с ТК.

За изготовление карточки может быть предусмотрена отдельная плата. Возможен и бесплатный выпуск, если в договоре предусмотрен возврат ТК по окончанию действия договора.

Поставка топлива производится посредством его выборки в пунктах АЗС поставщика. Момент перехода прав на бензин — момент заправки транспортных средств в перечисленных пунктах.

Рекомендации по учету

Правила, как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете, затрагивают не столько порядок формирования бухгалтерских записей, сколько алгоритм работы. Компании недостаточно только отразить правильные проводки в бухучете, сначала нужно закрепить в локальных распорядительных документах, на каком счете учитывать топливные карты, как учитывать бензин по топливным картам, и прочие важные моменты. Разберемся, как правильно это сделать.

Топливные карты в бухучете

Необходимо определить порядок работы с ТК в организации и закрепить выбранный алгоритм в Учетной политике организации. Указать, на каком счете учитываются топливные карты в учетной политике, недостаточно. Необходимо раскрыть следующую информацию:

  1. Порядок формирования стоимости ГСМ, по которой приобретенное топливо будет приходоваться в бухучете, а затем списываться.
  2. Нормы на списание топлива по топливным картам юридического лица. При определении норм учитывайте категорию транспортного средства и период эксплуатации (зима-лето).
  3. Метод учета и отнесения транспортно-заготовительных затрат по горюче-смазочным материалам.
  4. Особенности налогообложения затрат в пределах норм и сверх утвержденных лимитов. В состав каких расходов будут относиться затраты при налогообложении.
  5. Алгоритм на принятие к учету топливных карт, их списание. Необходимо обозначить причины, по которым ТК должна быть списана.
  6. Правила, как проходит выдача топливных карт сотрудникам, как оформить нужную процедуру документально.

Требуется обозначить материально ответственных лиц, которые будут использовать ТК в работе и отвечать за их сохранность. Необходимо обозначить структурные подразделения, склады, за которыми будут закреплены ТК.

Но и это еще не все. В компании необходимо организовать документооборот для обеспечения полноты, достоверности и прозрачности учета топлива. Для этого придется утвердить соответствующие бланки. Путевой лист, журнал учета путевых листов, акт на списание топливных карт — образцы этих документов можно как разработать самостоятельно, так и использовать унифицированные формы.

В дальнейшем потребуется систематически проводить сверки с поставляющей компанией в рамках заключенного договора. Сверки надо проводить не только по общим показателям, но и в разрезе каждой выданной ТК, чтобы исключить нецелевое использование и факты хищений.

Бухучет трат на топливо

Когда нормативные требования определены и закреплены в учетной политике, можно перейти непосредственно к составлению бухгалтерских записей. Обратите внимание, какими записями надо отражать хозяйственные операции в организации:

  1. Покупка и списание ТК.

Предоставление ТК во временное пользование на безвозмездной основе — ситуация довольно редкая. Поставщики в большинстве случаев предпочитают получить плату непосредственно за выпуск карточки. В этом случае стоимость самой карты без учета стоимости приобретенного топлива или внесенного аванса на баланс отразите в составе материально-производственных затрат по фактической себестоимости.

В обычной практике стоимость ТК отражают на счете 10.6 «Прочие материалы» на основании полученной товарной накладной или договора поставки горюче-смазочных материалов по ТК.

Проводки:

Операция

Дебет

Кредит

Отражена оплата поставщику за изготовление топливной карточки

Карточка принята к учету в составе прочих материалов на основании товарной накладной

Учтен НДС по ТК

НДС принят к вычету

Стоимость карточки списана в расходы

Как выдать топливную карту сотруднику? Отражать выдачу ТК на счете 71 бухучета некорректно, работник не получил никаких денег. Так как топливные карточки отнесены к бланкам строгой отчетности, то допустимо организовать их учет на соответствующих забалансовых счетах. Как будет отражаться топливная карта, забалансовый счет следует закрепить в учетной политике.

При списании ТК подготовьте акт и сделайте соответствующую запись в бухучете по кредиту забалансового счета, на котором оприходована ТК. Причиной списания топливных карт могут быть: смена поставщика, моральное устаревание, физический износ или порча.

  1. Учет ГСМ.

Учет горюче-смазочных материалов осуществляйте в отдельности от стоимости самих ТК. Сначала отражается предоплата, то есть пополнение баланса карточки. Дальнейшие операции проводятся на основании документации, полученной от поставщика по итогам расчетного периода. В обычной практике — по итогам месяца.

Поставщик собирает информацию со всех точек карточных терминалов АЗС, проводит анализ и обобщение информации. Затем формирует отчетную документацию:

  1. Итоговый отчет по операциям, к примеру, за месяц.
  2. Товарную накладную.
  3. Счет-фактуру.
  4. Акт сверки взаиморасчетов.

Полученные документы требуется сверить с путевыми листами, чеками о заправке, индивидуальными учетными отчетами работника. Выявленные разногласия следует устранить незамедлительно. Теперь следует оприходовать ГСМ на счет 10.3 «Топливо» на основании товарной накладной и отчета по операциям. Списание проводите на основании путевых листов.

Проводки:

Операция

Дебет

Кредит

Перечислен аванс на баланс топливной карты

ГСМ приняты к учету на основании товарных накладных

Учтен НДС

НДС принят к вычету

Предоплата зачтена на основании акта сверки взаиморасчетов с поставщиком ГСМ

Горюче-смазочные материалы списаны на основании путевых листов

Распространенные ошибки

Самая распространенная ошибка — это отражение топливных карт на синтетическом счете 71. Этот счет используется для расчетов по подотчетам, выданным работникам. Это в корне неверно, так как по факту денежные средства работнику не передаются.

Для учета ТК необходимо их поступление, перемещение и выбытие отражать на соответствующем забалансовом счете.

ВАЖНО! На забалансовых счетах проводки формируются простым методом, а не методом двойной записи. То есть отражается запись только по одному счету. В бюджетном учреждении — это запись по дебету счета 03. В коммерческой фирме — запись по дебету счета 006 «Бланки строгой отчетности».

Вторая ошибка: ТК вовсе не отражается в учете, так как получена бесплатно. Это аналогичное нарушение. Оформите поступление ТК на забалансовых счетах. Стоимость одной ТК укажите равной одному рублю.

Третья ошибка. на забаланс ТК приходуется по фактической стоимости. Не следует принимать на забаланс топливные карты по той цене, которая фактически уплачена поставщику или изготовителю. Оприходуйте БСО по 1 рублю за карту.