Проезд на личном транспорте в командировку

Что нужно сделать при любом варианте возмещения расходов
Приказ на командировку
Путевой лист
Служебная записка
Вариант 1. Оформляем соглашение об использовании автомобиля
Вариант 2. Оформляем договор аренды транспортного средства

Что нужно сделать при любом варианте возмещения расходов

Поездку в командировку на автомобиле сотрудник для начала следует обсудить с руководителем. Если вопрос согласован, бухгалтер оформляет приказ на командировку, путевой лист и служебную записку.

Приказ на командировку

Документ оформляем по форме Т-9 (абз. 2 п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — Положение о командировках). В приказе добавляем поле «Проезд к месту командировки».

Скачать образец приказа на командировку

Путевой лист

Этот документ подтвердит, что личная машина используется в служебных целях (п. 7 Положения о командировках). Форму путевого листа можно разработать самостоятельно или использовать унифицированную. Если речь о легковом автомобиле, лист заполняем по форме № 3, если грузовой — по форме № 4-С или № 4-П.

Скачать образец путевого листа

Служебная записка

По ней определяют, как долго сотрудник находился там, куда его командировали.

Скачать образец служебной записки

По возвращении из командировки работник отдаёт работодателю служебную записку и оправдательные документы: путевой лист, счета, квитанции, чеки (п. 7 Положения о командировках).

А работодатель обязан возместить работнику все затраты по командировке, в том числе стоимость израсходованного бензина. Это делается на основании кассовых чеков.

Если работник хочет поехать в командировку на личном автомобиле, это можно оформить двумя способами. От того, какой вариант вы выберите, зависит размер и порядок компенсации бензина и налогообложение этой выплаты.

Вариант 1. Оформляем соглашение об использовании автомобиля

Чтобы получить компенсацию расходов на бензин, работник предоставляет копию свидетельства регистрации ТС и документы, подтверждающие эти расходы (письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

После этого работодатель издает:

  • приказ о выплате компенсации;
  • соглашение об использовании автомобиля, где прописывает сумму компенсации (ст. 188 ТК РФ, Письмо Минфина от 23.01.2018 № 03-04-05/3235).

Оформляя соглашение, работодатель обычно учитывает свои налоговые выгоды. Вся сумма компенсации и расходов на ГСМ не облагается НДФЛ и взносами (письмо Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94977). А в расходах по налогу на прибыль можно учесть ограниченную сумму компенсации за легковой автомобиль (Постановление Правительства от 08.02.2002 № 92):

  • 1 200 руб. в месяц, если двигатель 2 000 куб. см и меньше;
  • 1 500 руб. в месяц, если двигатель больше 2 000 куб. см.

Все, что работодатель выплатит работнику сверх этих сумм, в налоговые расходы включить нельзя (письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366).

Чтобы учесть в расходах больше, вместо соглашения о компенсации с работником заключается договор аренды автомобиля.

Вариант 2. Оформляем договор аренды транспортного средства

В нём прописываем стоимость аренды и услуг по управлению автомобилем.
По договору арендатором выступает компания, а арендодателем — работник-собственник машины.

Важные детали:

  • Обычно арендатор несёт расходы на содержание арендованного автомобиля и расходы по его эксплуатации (ст. 646 ГК РФ). Арендодатель должен документально подтвердить расходы, в том числе на бензин.
  • Но можно договориться о том, что арендатор платит только за аренду автомобиля, а арендодатель — несёт расходы на топливо и на ремонт автомобиля. Это нужно специально оговорить в договоре.

Налогообложение зависит от вида договора — аренда транспортного средства с экипажем или без. Если автомобиль без экипажа, страховые взносы начислять не нужно — только НДФЛ с каждой выплаты (п. 1 ст. 226 НК РФ, Письмо Минфина от 01.11.2017 № 03-15-06/71986). Если с экипажем — взносы начисляются только со стоимости услуг по управлению автомобилем, а НДФЛ удерживается со всей суммы по договору (п. 1 ст. 226, пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ).

Вид договора

Страховые взносы

НДФЛ

Аренда транспортного средства без экипажа

не начисляются

удерживается

Аренда транспортного средства с экипажем

начисляются на стоимость услуг по управлению автомобилем

удерживается

Елена Галичевская, редактор-эксперт

«Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)» от 05.08.2000 N 117-ФЗ
(ред. от 31.07.2020)При оплате работодателем налогоплательщику расходов, связанных со служебной командировкой, в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке за пределами территории Российской Федерации, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения, пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного или дипломатического паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке за пределами территории Российской Федерации. Аналогичный порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или в административном подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим (выезжающим) для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании.

Почему новый порядок учета командировочных расходов сэкономит бизнесу уйму времени и усилий

Улучшение бизнес-среды — это, в первую очередь, не уменьшение ставок налогов или удешевление кредитов, а такое регулирование различных сфер проявления предпринимательской инициативы, которое позволяет концентрировать усилия деловых людей на личных и общественных целях, вместо направления жизненной энергии на заполнение бланков, составление отчетов, предоставление сведений и тому подобное.

В этой связи изменение подходов к такому, казалось бы, незначительному вопросу, как учет командировочных расходов (Постановление Совмина Республики Беларусь от 19 марта 2019 г. № 176 «О порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках») для улучшения бизнес-климата в стране значит гораздо больше, чем сотни конференций, научных диспутов и клятв бизнеса и власти в «любви и верности» к друг другу.

Главное достоинство нового порядка регулирования отношений в сфере командировочных расходов – это, конечно же, не повышенные нормы возмещения таких расходов. Как я отметил, для бизнеса (как частного, так и государственного) важнее не размер налогового бремени, а простота его исчисления и уплаты. Так и с командировочными расходами: важна не столько сумма их возмещения, сколько простота их подтверждения и отсутствие массивного бумаготворчества в процессе «доказывания» собственной бухгалтерии обоснованности тех или иных трат в процессе выполнения командировочного задания.

Ключевыми новшествами в сфере возмещения командировочных расходов являются следующие моменты:

— установление заданий на командировку стало правом нанимателя (ч.1 п. 3 Положения о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках). Теперь отпала необходимость в бесполезной и бессмысленной казуистике, которой сопровождалась каждая командировка. Например, многие принимали участие в зарубежных выставках в качестве экспонентов либо посетителей. При направлении туда работников наниматели (если они честно относились к требованию о составлении командировочного задания) заморачивались придумыванием целей и предполагаемых результатов: встретиться с тем-то, поговорить о том-то, привезти образцы того-то. А если именно запланированные встречи не состоялись, то командировка превратилась в необоснованную? Констатируем, что от одного ненужного действа (которое занимало время, требовало расходов, было поводом для волнения «удовлетворит/не удовлетворит» бухгалтерию) избавились!

— письменный отчет о командировке стал не обязательным, а возможным при наличии на то воли нанимателя (ч.2 п.3 Положения). Кому незнакома ситуация, когда после зарубежной командировки десятки минут времени (если не часы) тратились на то, чтобы расписать в отчете — как ехал в командировку, с кем встретился, какие вопросы обсудил, какие итоги достиг, что в подтверждение сказанного с собой привез? С облегчением можно констатировать, что фантазии на тему «как я съездил в командировку и чего оттуда привез» перестанут быть головной болью всех и каждого, а превратятся в реально значимый для дела документ, составляемый только в реально необходимых случаях;

— отпала необходимость сбора чеков и счетов из гостиниц при командировках за границу, которая заменена возмещением таких расходов в установленных размерах (п.16 Положения). Такой подход к возмещению расходов по проживанию во время командировки действует в странах сопредельных с Беларусью. Отрадно, что и мы перестали быть «белыми воронами» на фоне наших зарубежных компаньонов, когда вечно метались в служебных командировках с кипами счетов, бланков и командировочных удостоверений.

Еще раз отмечу, что такие, казалось бы, мелкие вопросы, как порядок возмещения командировочных расходов, в значительной степени формируют общий контекст, в котором производится валовый национальный продукт нашей страны. И когда отпадает необходимость тратить усилия и время (а по сути – свою жизнь) на бесполезные и зачастую глупые вещи, больше времени остается на действительно значимые и полезные дела.

Валентин Байко, председатель общего собрания участников СООО «Конте Спа»

Задача 2

Организация «А», специализирующаяся на торговле фруктами, заключила с железной дорогой договор перевозки груза – трех вагонов яблок. На станции получателя было обнаружено, что пломб станции отправителя на вагонах нет, а имеются лишь пломбы промежуточной станции. При составлении акта было обнаружено, что общий вес яблок меньше на 200 кг, чем указано в накладной. Должна ли железная дорога возместить стоимость недостающего груза?

Ответ:

В соответствии со ст. 785 ГК РФ по договору перевозки груза перевозчик обязуется доставить вверенный ему отправителем груз в пункт назначения и выдать его управомоченному на получение груза лицу (получателю), а отправитель обязуется уплатить за перевозку груза установленную плату.

Задача 3

Гражданка Кузнецова была принята на работу на завод лаборантом с
испытательным сроком два месяца. Против установления ей испытания она не возражала. В течение испытательного срока ею был допущен ряд ошибок в работе, поэтому за день до окончания испытания инспектор отдела кадров объявила Кузнецовой о том, что ее увольняют как не выдержавшую испытания. Кузнецова не согласилась с таким решением и предъявила справку о том, что находится на пятом месяце беременности.

Может ли быть Кузнецова уволена с работы? Если да, то каким может
быть основание увольнения?

Ответ:

В соответствии со ст. 70 ТК РФ при заключении трудового договора в нем по соглашению сторон может быть предусмотрено условие об испытании работника в целях проверки его соответствия поручаемой работе.