Правила работы архива

Для того чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения.

Для того, чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения.

При этом дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет, передаются в архив не раньше, чем через год, и не позже, чем через три года после их завершения. Документы временного срока хранения (до 10 лет) в архив не передаются и хранятся в структурных подразделениях, в которых они были созданы.

Перед передачей документов в архив или их уничтожением следует провести экспертизу ценности документов.

Проведение экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов (ЭЦД) – изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов*.

Для организации и проведения ЭЦД создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В крупных организациях помимо ЭК создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Они оказывают методическую поддержку ЭК в их работе.

Основными функциями ЭК являются:

  • организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
  • рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
  • подготовка предложений об изменении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями;
  • участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации;
  • методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов организации.

Эти комиссии могут сотрудничать с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) архивного учреждения, в которое будут переданы документы организации. Такое сотрудничество обязательно, если организация является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации. В состав ЭК включают 3­5 наиболее квалифицированных работников организации и в обязательном порядке – лицо, ответственное за архив.

Председателем ЭК является один из заместителей руководителей организации.

Каждый год при проведении ЭЦД в структурных подразделениях проводится:

  • отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
  • отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет), подлежащих хранению в структурных подразделениях;
  • выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

В «1С:Документообороте» реализована функция отбора дел для передачи в архив и для выделения дел к уничтожению.

Сроки хранения дел определяются по перечням документов с указанием сроков их хранения и по номенклатуре дел организации.

При отборе документов особенное внимание следует уделять делам постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Такие дела необходимо просматривать полистно. Это позволит выявить ошибки, допущенные при формировании дел.

По результатам проведения ЭЦД в организации составляются:

  • описи дел постоянного хранения;
  • описи дел временного (свыше 10 лет) хранения;
  • описи дел по личному составу;
  • акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Документы в электронной форме включаются в самостоятельные описи.

Описи и акты рассматриваются на заседании ЭК организации одновременно, утверждаются руководителем организации после утверждения ЭПК архивного учреждения (при необходимости). После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

В акт включаются дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2015 г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2019 г. «1С:Документооборот» позволяет заполнять акт автоматически из дел, срок хранения которых истек. При этом в акт нельзя внести незаконченные дела и дела, срок хранения которых еще не истек (рис. 1).

Рис. 1

Акт о выделении к уничтожению дел составляется автоматически из выбранных к уничтожению дел по установленной Правилами хранения форме.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Электронные дела подлежат уничтожению на общих основаниях. При этом проводится физическое уничтожение носителей, на которых они записаны, или уничтожение программно-техническими средствами.

Оформление дел

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу необходимо сдавать в архив для их дальнейшего хранения и использования. Подготовкой к передаче таких дел в архив занимается служба ДОУ или секретари структурных подразделений. Подготовка дел заключается в том, чтобы правильно их оформить.

Для оформления дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу предусмотрены следующие операции:

  • подшивка или переплет дела;
  • нумерация листов дела;
  • составление листа-заверителя;
  • составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
  • оформление обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения можно не оформлять. Достаточно правильно их сформировать для удобного поиска документов в случае необходимости. Документы могут оставаться в скоросшивателе.

В первую очередь документы подшиваются или переплетаются в дело. Предварительно следует удалить все металлические скрепления, булавки, скрепки и прочие лишние предметы из документов для того, чтобы при дальнейшем хранении они, заржавев, не оставили следов и не повредили бумагу.

Для надежного скрепления всех документов они переплетаются в твердую обложку из картона на 4 прокола. При этом нужно следить, чтобы текст документа, даты, визы и резолюции на них свободно читались.

Для обеспечения сохранности документов и закрепления порядка их расположения, все листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами по порядку в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Использование чернил и цветных карандашей запрещается, так как при длительном хранении они могут расплыться и испортить бумагу. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Если дело состоит из нескольких томов или частей, то листы нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

Если в нумерации листов было допущено небольшое количество ошибок, то в этом случае возможно употребление литерных номеров листов (с буквами – например, 2а, 2б, 2в). Если же ошибок слишком много, то старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

В листе – заверителе дела указываются цифрами и прописью количество листов в деле. Лист ­– заверитель дела подшивается в дело или наклеивается за верхнюю часть листа на внутреннюю сторону обложки в конце дела. Форма листа ­– заверителя дела установлена Правилами хранения**.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Еще одним этапом в оформлении дела является оформление его обложки. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме. Здесь следует указывать:

  • наименование организации и ее непосредственную подчиненность;
  • наименование структурного подразделения;
  • индекс дела;
  • номер тома (части);
  • заголовок дела (тома, части);
  • крайние даты дела (тома, части);
  • количество листов в деле (томе, части);
  • срок хранения дела;
  • архивный шифр дела;

Если наименование организации менялось в течение года, то на обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется скобки, а новое пишется под ним.

В «1С:Документообороте» печатная форма обложки дела, внутренней описи и листа-заверителя создается автоматически на основании информации, заведенной в карточку дела (рис. 2).

Рис. 2

Составление и оформление описей дел

На все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после проведения ЭЦД составляются архивные описи.

Описи составляются отдельно:

  • на дела постоянного хранения;
  • дела временного (свыше 10 лет) хранения;
  • дела по личному составу;
  • дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т. п.).

Подготовка электронных дел для передачи в архив организации предусматривает составление описи электронных дел.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

Заголовки дел переносятся в опись из утвержденной номенклатуры дел. В описи каждому делу и тому присваивается самостоятельный порядковый номер, при этом сохраняется валовая нумерация на несколько лет.

На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах по установленной форме. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах. Описи одобряются сначала ЭК организации, а затем утверждаются ее руководителем.

В конце описи делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указываются количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговаривается наличие литерных и пропущенных номеров в нумерации дел в описи.

Сводная опись считается законченной, если число заголовков дел нескольких или одного годового раздела достигло 1000. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.

Каждой законченной описи присваивается номер. Обычно опись на дела постоянного хранения имеет № 1, на дела со сроком хранения 10 лет и более – № 2, на дела по личному составу – № 3 с добавлением буквенного индекса «л/с».

Описи дел составляются автоматически из дел, выбранных к передаче в архив, по установленной Правилами хранения форме (рис. 3).

Рис. 3

Сроки хранения электронных и бумажных документов идентичны.

Систематизация в дела исполненных документов, имеющих оригинал на бумажном носителе, осуществляется в соответствии с номенклатурой дел организации путем проставления соответствующих отметок в учетной карточке документа.

Систематизация в дела исполненных электронных документов (не имеющих оригинала на бумажном носителе) не производится.

Внутренние документы хранятся в структурированной системе папок справочника «Внутренние документы» в «1С:Документообороте 8», которая служит для упорядочивания документов и ограничения к ним доступа. Структура папок построена по видам документов («Приказы», «Распоряжения» и пр.).

Порядок передачи документов в архив организации

Дела постоянного и временного хранения свыше 10 лет и документы по личному составу передаются в архив организации не раньше чем через год и не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Электронные документы могут храниться в «1С:Документообороте» постоянно. Необходимость удаления электронных документов из «1С:Документооборота» определяется в ходе проведения ежегодной экспертизы ценности документов.

См. по теме также статьи: Номенклатура дел: правила составления и Текущее хранение документов: порядок формирования дел.

* ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).

** Формы всех документов, приведенные в данном разделе, установлены в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»,, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (Зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830).

Архивариус — это хранитель или сотрудник архива. Главная задача, на решение которой направлена профессия архивариуса (архивиста), это правильная организация работы архива и документооборота в нем.

Места работы

Архивариус востребован везде, где есть большой документооборот: в страховых и финансовых компаниях, банках, на государственных предприятиях.

История профессии

Чтобы лучше понять, кто такой архивариус и чем он занимается, обратимся к истории. В 1720 году Петр I подписал «Генеральный регламент или Устав», определяющий основы организации государственного управления в стране и предписывающий ввести во всех государственных органах власти архивы. Вместе с этим была введена и новая должность «актуариус» — судебный писец, который не только заносил в регистр представляемые в суд акты, но и писал их.

Со временем обязанности актуариуса вышли за рамки судопроизводства, а должность назвали словом «архивариус». В процессе становления архивоведения как отдельной научной дисциплины эти термины, ставшие в начале ХХ века синонимами, постепенно были заменены на более современное название — архивист.

Обязанности архивариуса

Основные должностные обязанности архивариуса (архивиста):

  • Организация архивного дела в электронном и/или бумажном виде.
  • Прием и внесение в архив входящей документации.
  • Выдача во временное пользование архивной документации или ее копий.
  • Подготовка отчетности по документообороту в архиве.

Иногда функции архивариуса включают в себя:

  • Доставка архивных документов в организации, из которых поступил запрос.
  • Контролирование правил пожарной безопасности в архиве.

Требования к архивариусу

Основные требования к архивариусу (архивисту):

  • Знание нормативных актов, положений, инструкций по ведению архивного дела.
  • Знание ПК на профессиональном уровне (Word, Excel, Internet, e-mail, системы электронного документооборота).
  • Навыки работы с офисной техникой.
  • Умение работать с большими объемами информации.
  • Высшее образование.
  • Грамотная устная и письменная речь.

Образец резюме архивариуса

Образец резюме

Как стать архивариусом

Стать архивариусом может человек с высшим (можно даже неоконченным) образованием по специальности «документоведение» или «архивное дело». Иногда необходимые умения можно получить на краткосрочных курсах (возможно даже бесплатно предоставляемых биржей труда).

Зарплата архивариуса

Заработная плата архивариуса варьируется от 20 до 70 тысяч рублей в месяц. На оплату труда влияет регион, объем обязанностей и прочие нюансы. Средняя зарплата архивариуса (архивиста) составляет 45 тысяч рублей в месяц.

Где пройти обучение

Помимо высшего образования на рынке есть ряд краткосрочного обучения длительностью, как правило, от недели до года.

Межрегиональная Академия строительного и промышленного комплекса и ее курсы направления «Архивариус».

Институт профессионального образования «ИПО» приглашает вас пройти дистанционные курсы по направлению «Документоведение и архивоведение» (есть варианты 256, 512 и 1024 ак.ч.) с получением диплома или удостоверения государственного образца. Мы обучили более 8000 выпускников из почти 200 городов. Можно пройти обучение экстерном, получить беспроцентную рассрочку.

С сентября 2015 года вступил в силу приказ Министерства культуры РФ от 31.03.2015 №526. Он утвердил «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». Дальше в тексте статьи для краткости будем называть их «Правила-2015».

Стоит заметить, что революции в архивном деле с изданием Правил-2015 не произошло. Разве что новые правила более дружелюбны к электронным документам… О статусе новых и старых правил по архивному делу говорим в этой статье. Скачать правила работы архивов организаций 2015 тоже можно здесь.

Вспомним, как было до вступления в действие приказа: организации работали по двум документам.

Первый из них – Основные правила работы ведомственных архивов (утв. приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263). Это был единственный нормативный (то есть обязательный) документ по архивному делу в России до 21.09.15.

В письме Федерального архивного агентства от 18 сентября 2015 г. N 2/2133-А указывается, что с момента вступления в силу приказа №526 «Основные правила работы ведомственных архивов не подлежат применению». Пользоваться ими более нельзя.

Второй – Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Это методический (необязательный, зато информативный) документ, который никто не отменял, но пользоваться им можно и даже нужно, т.к. в Правилах-2015 остались за кадром многие вопросы, посвященные практическим действиям по хранению документов в организациях.

Таким образом, у нас осталось два рабочих документа: Правила-2015 и Основные правила. У них совершенно разный статус:

Правила-2015 – нормативный документ. Он обязателен для всех организаций, независимо от сферы их деятельности и формы собственности. Он утвержден приказом Министерства культуры.

Основные правила – методический документ. Применять его необязательно, хотя в этом случае создание архива в организации представляется сильно затруднительным. Основные правила всего лишь одобрены решением Коллегии Росархива, а значит, их статус намного ниже, чем у Правил-2015.

Скачать Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (PDF, 4.02 Мб).

В общем смысле архив — это учреждение или его подразделение, которое занимается приемом, систематизацией и хранением документов с целью их последующего использования.

Разновидности архивов

Простые люди чаще всего сталкиваются с архивами организации. Так называется совокупность документов, которые относятся к деятельности той или иной компании, а также место для их размещения. Эти подразделения обеспечивают архивное хранение конфиденциальных документов, а также возможность доступа к ним в связи с производственной необходимостью.

Следующий по популярности вид — исторический. Его название говорит само за себя, в нем хранятся бумаги, связанные с появлением и развитием (в том числе многовековым) тех или иных обществ, организаций или отдельных лиц.

Региональные содержат сведения о развитии той территории, на которой он размещается.

Семейный — относится к конкретному роду, семье, это могут быть документы, фотографии, личные письма, все то, что считается важным внутри рода.

Что такое Федеральное архивное агентство?

Это федеральный орган исполнительной власти, который управляет имуществом в области архивного дела. Относится к ведению Министерства культуры и массовых коммуникаций. Также оно называется Росархив.

Что такое Государственный архив Российской Федерации?

Это крупнейший федеральный орган страны, в котором хранится около 7 000 000 дел по истории России. Период, который охватывают документы — XIX-XXI века. Собрание комплектуется из документов высших органов государственной власти нашей страны. Находится эта организация в Москве.

Какие еще Федеральные архивы существуют?

В России существует большое число ФА более узкой специализации:

  • Российский государственный архив Военно-Морского флота;
  • Российский государственный архив древних актов;
  • Российский государственный архив литературы и искусства;
  • Российский государственный архив новейшей истории;
  • Российский государственный архив кинофотодокументов;
  • Российский государственный военный архив;
  • Российский государственный военно-исторический архив;
  • Российский государственный архив научно-технической документации;
  • и т.д.

Частные компании, занимающиеся архивным делом

Частные компании, предлагающие услуги хранения, как правило, помогают другим организациям создать собственный архив и управлять им. В таких компаниях работают настоящие мастера своего дела, которые помогают разобраться в документах тем, кто не имеет к этому склонности или желания. Такие компании не работают в отрыве от государства, так как все архивное дело тесно переплетено и не может существовать без знания законодательства и постоянного взаимодействия с государственными органами.

Глава 14. основные понятия об архивном хранении

Документы, передаваемые на хранение в архив государственной организации, должны храниться в нем в соответствии с установленными Правительством РФ сроками в зависимости от категории организации и вида документов:

для документов центральных органов федеральной исполнительной власти, министерств и ведомств, республик в составе Российской Федерации, отраслевых академий, государственных учреждений, организаций и предприятий федерального и республиканского (республик в составе Российской Федерации) подчинения 15 лет;

для документов органов государственной власти и управления краев, областей, автономной области, автономных округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга, районных и городских Советов народных депутатов и соответствующих органов управления (местной администрации), а также государственных учреждений, организаций и предприятий краевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения 10 лет;

для документов государственных учреждений, организаций и предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства 5 лет;

для записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных действий и судебных дел -75 лет;

для научно-технической документации до утраты практической значимости, но не более 25 лет;

для кинофильмов, киножурналов, звукои видеозаписей до окончания копирования, не более 3 лет;

для фотодокументов 3 года;

для машинно-ориентированных документов 5 лет.

В необходимых случаях сроки временного хранения документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации могут быть изменены Федеральной архивной службой России (Росархивом) по согласованию с соответствующей организацией.

В течение установленных сроков государственные организации должны обеспечить сохранность, учет, отбор и подготовку документов для передачи их на постоянное хранение в соответствии с нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России.

Документы перечисленных выше организаций входят в государственную часть Архивного фонда России. В соответствии с Основами законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июня 1993 г. совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое значение и являющихся частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, образует Архивный фонд Российской Федерации.

Архивный фонд состоит из государственной и негосударственной частей.

Государственную часть Архивного фонда составляют архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, собственностью территориальных образований в составе Российской Федерации, городов Москвы и Санкт-Петербурга, муниципальной собственностью.

Государственная часть Архивного фонда РФ хранится постоянно сетью государственных архивов и центров хранения документации, государственными музеями и библиотеками, отдельными министерствами и ведомствами (отраслевыми фондами). Временное хранение осуществляется городскими и районными госархивами с переменным составом, а также архивами учреждений, организаций и предприятий до передачи этих документов на постоянное хранение в своих архивах, называемых ведомственными и не входящих в Федеральную архивную службу. Подготовка и передача документов на постоянное хранение, в том числе изготовление страховых копий, научно-справочного аппарата, обработка и транспортировка документов, осуществляются за счет организаций, создающих документы.

При ликвидации или реорганизации, а также в случае изменения формы собственности держатели государственной части Архивного фонда передают документы правопреемникам (при сохранении на них прав государственной собственности), а при их отсутствии сдают в государственные архивы.

Негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют архивные документы, находящиеся в собственности:

общественных объединений и организаций, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений с момента их официальной регистрации;

религиозных объединений и организаций;

негосударственных корпораций, ассоциаций, акционерных обществ, организаций промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;

физических лиц: документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов.

Федеральная архивная служба должна иметь информацию от собственников документов, необходимую для их государственного учета, а также информацию о смене собственника, о новом владельце и новом месте хранения и условиях хранения. Эти документы не могут быть уничтожены без согласования с Государственной архивной службой.

В случае ликвидации собственников документов негосударственной части или смерти владельца при отсутствии правопреемников и законных владельцев документы поступают в собственность государства. При необходимости документы могут передаваться на временное, депозитное хранение в государственные архивы, музеи, библиотеки. При этом составляется договор, где оговариваются порядок и условия передачи.

Таким образом, юридическим и физическим лицам Российской Федерации гарантируется право на создание своих архивов, однако запрещено создание тайных архивов. Согласно ГОСТ Р 51141-98 под архивом понимается совокупность архивных документов, а также «организация или структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования».

Из определения следует, что даже если в структуре организации нет специального подразделения архива, в штатном расписании нет должности архивного работника (архивариуса, архивиста, зав. архивом), архив как «совокупность документов» все равно существует. В этом случае для ведения архива приказом руководителя организации должен быть назначен один из работников организации, компетентный в вопросах делопроизводства и архивного дела, который будет подчиняться непосредственно руководителю организации. Если есть такое подразделение, то чаще всего употребляется термин «ведомственный архив».

Существуют следующие разновидности ведомственных архивов:

центральный отраслевой архив министерства (ведомства), который хранит документы организаций всех уровней подчиненности, независимо от их территориального местонахождения;

центральный архив министерства, хранящий в основном документы самого аппарата министерства и организаций прямого подчинения, в основном ведущих научно-исследовательских институтов;

объединенный ведомственный архив, который создается для хранения документов организаций, связанных подчиненностью или однотипностью профиля деятельности, например архив Главмосстроя;

объединенный межведомственный архив, который создается для хранения документов по личному составу, документов, сроки которых достаточно продолжительны («до минования надобности», «до ликвидации организации»).

Ведомственные архивы передают документы, подлежащие государственному хранению, в государственные архивы центральные, республиканские, областные (краевые), окружные городские и районные.

Федеральная архивная служба России в соответствии с Положением «О Федеральной архивной службе России», утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 г. № 1562, «является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственное регулирование в области архивного дела и контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документов Архивного фонда Российской Федерации».

Основными задачами Федеральной архивной службы России являются:

организация и обеспечение формирования, сохранности и использования Архивного фонда Российской Федерации;

анализ состояния архивного дела, изучение тенденций и закономерностей, определение концепции и стратегии его развития с учетом региональных особенностей;

разработка единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации;

развитие и совершенствование совместно с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации архивного дела и делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации;

координация деятельности подчиненных федеральных государственных архивов, научных и других организаций, обеспечение их функционирования;

контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации в области архивного дела;

ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и обеспечение информацией о его составе и содержании органов государственной власти, физических и юридических лиц;

осуществление международных связей в области архивного дела и делопроизводства.

В систему Росархива входят:

федеральные государственные архивы и центры хранения документации;

научные учреждения, реставрационные мастерские и другие организации, подчиненные непосредственно Росархиву;

органы управления архивным делом республик, краев, областей, городов федерального значения, автономных образований и подведомственные им архивы.

В течение всего установленного срока хранения документов в ведомственном архиве должна быть обеспечена организация их хранения в соответствии с установленными правилами, к которым можно отнести:

организацию учета документов ведомственного архива;

обеспечение сохранности документов ведомственного архива путем создания оптимальных условий хранения, рационального размещения документов, создания страхового фонда;

создание научно-справочного аппарата к документам ведомственного архива;

организацию использования документов ведомственного архива;

организацию передачи ведомственным архивом документов Государственного архивного фонда на государственное хранение.

Основным документом, регламентирующим работу ведомственного архива, являются «Основные правила работы ведомственных архивов», утвержденные приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. № 263.

Указанным документом определены следующие основные виды учетных документов ведомственного архива:

опись как основной архивный справочник, являющийся основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата и документом, обеспечивающим оперативный поиск дел;

книга учета поступлений и выбытия документов для учета каждого факта поступления и выбытия;

лист фонда для фиксации изменений в названии организации-фондообразователя, составе и степени обработанности дел;

топографические указатели для определения адресов хранения конкретных дел;

отчеты о составе и объеме дел (единиц хранения), хранящихся в архиве, формы которых утверждены Госкомстатом РФ;

акты, в которых фиксируются все изменения в составе хранимых документов и итоги периодических проверок наличия и состояния, формы которых утверждены Росархивом;

дело фонда, в котором концентрируются акты, копии статистической отчетности и другие документы.

Сохранность документов ведомственного архива достигается прежде всего путем выполнения определенных требований к оборудованию архивохранилища, помещения которого должны быть отделены от рабочих комнат и защищены от доступа посторонних лиц. Двери должны быть дополнительно укреплены. На окна первого этажа архивохранилища устанавливаются решетки, которые открываются изнутри. На окнах должны быть или специальное остекление, или краска, или прочные шторы. В архивохранилище не должны проникать прямые солнечные лучи; светильники должны быть закрытого типа. Выключатели и предохранительные щиты должны быть вынесены из хранилища. Из-за повышенной пожароопасности архивохранилища должны быть оборудованы также различными средствами пожаротушения (в том числе песком и брезентом).

Для размещения дел в архивохранилищах используются определенные схемы расположения документов с различными сроками хранения, специальное оборудование (стационарные или передвижные стеллажи, стеллажи с горизонтальным или вертикальным подвесным хранением).

Все дела упаковываются в картонные коробки, контейнеры или в свертки, к которым приклеиваются или прикрепляются ярлыки с указанием данных, характеризующих состав коробки (контейнера, связки). В зависимости от твердости материала обложек дел, частоты использования документов выбирается способ хранения горизонтальный или вертикальный.

В архивохранилищах должен соблюдаться определенный температурно-влажностный режим, поэтому они комплектуются приборами для измерения температуры и влажности, в них проводятся регулярные влажные уборки и профилактическая дезинфекция помещений.

Для того чтобы эффективно использовать архивные документы, ведомственный архив создает научно-справочный аппарат к этим документам описи дел, картотеки, каталоги, указатели, обзоры документов и др. Рациональным является и создание базы данных по архивным документам с использованием ПЭВМ.

Использование документов, хранящихся в архивах (не только ведомственных), производится в политических, культурно-просветительских, учебных, юридических и иных целях. В государственных архивах формы использования документов разнообразнее, чем в ведомственных. К ним можно отнести и организацию выставок, подготовку публикаций, лекций, докладов, экскурсий, организацию работы читального зала и др. Некоторые формы использования документов присущи всем архивам без исключения. К ним в первую очередь относится выдача гражданам и организациям архивных справок, архивных копий документов, выписок из них социально-правового характера, необходимых для обеспечения прав и законных интересов граждан (сведения о стаже работы и заработной плате, службе в армии и др.). Порядок выдачи архивных справок четко регламентирован «Основными правилами» (разд. 10.2), так же как и организация работы читального зала.

Контрольные вопросы и задания

1. Что такое архив? Какие виды ведомственных архивов вам известны?

2. Как долго должны храниться документы организации в ведомственном архиве?

3. Каким документом регламентируется работа ведомственного архива?

4. Что должны обеспечить государственные организации во время хранения документов в ведомственном архиве?

5. Расскажите об Архивном фонде РФ. Из каких частей он состоит?

6. Что входит в негосударственную часть Архивного фонда РФ?

7. Могут ли меняться сроки временного хранения документов государственной части Архивного фонда РФ?

8. Какие виды учетных документов создаются ведомственным архивом?

9. Какие условия хранения должны быть созданы в ведомственном архиве? Каким образом в нем хранятся дела?

10. Расскажите о формах использования архивных документов.

И. Перечислите основные функции Государственной архивной службы России. Назовите, какие органы входят в систему Росархива.