Порядок формирования личного дела государственного служащего

Приложение 8

Утвержден
постановлением Правительства Кыргызской Республики
от 29 декабря 2016 года № 706

ПОРЯДОК
ведения личного дела государственного гражданского служащего и муниципального служащего Кыргызской Республики

(В редакции постановлений Правительства КР от 8 июня 2017 года № 358, 6 декабря 2018 года № 568)

1. Общие положения

1. Настоящий Порядок определяет правила ведения, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных государственного гражданского служащего и муниципального служащего Кыргызской Республики (далее — служащий), а также ведения его личного дела в соответствии со статьей 26 Закона Кыргызской Республики «О государственной гражданской службе и муниципальной службе» (далее — Закон).

2. Под персональными данными служащего понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни служащего, позволяющие идентифицировать его личность и содержащиеся в личном деле служащего либо подлежащие включению в его личное дело в соответствии с настоящим Порядком.

3. Персональные данные, внесенные в личные дела служащих, иные сведения, содержащиеся в личных делах служащих, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных законами Кыргызской Республики случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации).

4. Руководство государственного органа, органа местного самоуправления Кыргызской Республики, осуществляющее полномочия работодателя, обеспечивает защиту персональных данных служащих, содержащихся в их личных делах, от неправомерного их использования или утраты.

5. Руководство государственного органа, органа местного самоуправления Кыргызской Республики определяет службу управления персоналом или отдельного служащего, уполномоченного по вопросам, ведения, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных служащих (далее — уполномоченный по вопросам использования персональных данных) для ведения личных дел и несущих ответственность в соответствии с законодательством Кыргызской Республики за нарушение режима защиты этих персональных данных.

6. При получении, обработке, хранении и передаче персональных данных служащего служба управления персоналом либо уполномоченный по вопросам использования персональных данных обязаны соблюдать следующие требования:

— обработка персональных данных служащего осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Кыргызской Республики, законов и иных нормативных правовых актов Кыргызской Республики, содействия служащему в прохождении государственной гражданской службы и муниципальной службы Кыргызской Республики (далее — службы), в обучении и карьерном росте, обеспечения личной безопасности служащего и членов его семьи, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества и имущества государственного органа, органа местного самоуправления, учета результатов исполнения им должностных обязанностей;

— персональные данные следует получать лично у служащего. В случае необходимости получения персональных данных служащего у третьей стороны следует известить об этом служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить служащему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;

— запрещается сбор и внесение в личное дело служащего не установленных законами Кыргызской Республики персональных данных о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;

— при принятии решений, затрагивающих интересы служащего, запрещается основываться на персональных данных служащего, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей;

— защита персональных данных служащего от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств государственного органа, органа местного самоуправления Кыргызской Республики в порядке, установленном законами Кыргызской Республики;

— передача персональных данных служащего третьей стороне не допускается без письменного согласия служащего, за исключением случаев, установленных законами Кыргызской Республики.

2. Формирование личного дела

7. Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им при приеме на соответствующую должность. Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел служащих возлагается на службу управления персоналом либо уполномоченного по вопросам использования персональных данных, несущих персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами.

8. Формирование личного дела производится непосредственно после приема служащего на государственную или муниципальную должность.

9. Личному делу присваивается номер согласно журналу учета личных дел служащих.

10. На обложке личного дела отражаются следующие реквизиты:

— «Личное дело №» согласно журналу учета личных дел сотрудников;

— фамилия, имя, отчество сотрудника;

— дата начала ведения личного дела, дата окончания ведения личного дела, количество страниц, срок хранения.

11. К личному делу служащего приобщаются:

— письменное заявление о рассмотрении документов и допуске к конкурсу на замещение вакантной административной государственной должности или административной муниципальной должности;

— собственноручно заполненный и подписанный служащим личный листок по учету кадров установленной формы с приложением фотографии;

— резюме;

— автобиография;

— заверенные копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации;

— заверенные копии документов о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

— копия паспорта;

— заверенная копия свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния (по усмотрению государственного органа, органа местного самоуправления);

— заверенная копия трудовой книжки;

— заверенная копия документа воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

— копии приказов о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

— копия приказа государственного органа, органа местного самоуправления Кыргызской Республики о назначении на вакантную должность государственного органа, органа местного самоуправления Кыргызской Республики, копии приказов о ротации, увольнении, дополнение к личному листку;

— экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор (если таковые имеются);

— копия акта государственного органа, органа местного самоуправления Кыргызской Республики об освобождении служащего от замещаемой должности государственной или муниципальной службы, о прекращении трудового договора;

— результаты годовой оценки деятельности служащего;

— копии документов о присвоении служащему классного чина, звания;

— копия приказа о включении служащего во внутренний резерв кадров, а также об исключении его из данного резерва кадров;

— копия приказа уполномоченного государственного органа по делам государственной гражданской службы и муниципальной службы о включении служащего в Национальный резерв кадров, либо исключении его из данного резерва;

— копия приказа о поощрении служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания (до его снятия или отмены);

— копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, о временном отстранении служащего от замещаемой должности на период проведения служебного расследования;

— копия удостоверения обязательного медицинского страхования граждан (по необходимости);

— медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на службу или ее прохождению (по усмотрению государственного органа, органа местного самоуправления);

— справка об отсутствии судимости гражданина на момент назначения на вакантную должность государственного органа, органа местного самоуправления Кыргызской Республики (по усмотрению государственного органа, органа местного самоуправления);

— собственноручно подписанное служащим обязательство о принятии ограничений в целях недопущения коррупционных правонарушений;

— собственноручно заполненное и подписанное служащим обязательство о неразглашении конфиденциальной служебной информации;

— подписанный служащим текст присяги.

Заверение копий документов, перечисленных в пункте 11 настоящего Порядка, производится службой управления персоналом либо уполномоченным по вопросам использования персональных данных при предъявлении оригинала документов.

(В редакции постановления Правительства КР от 8 июня 2017 года № 358)

12. В личное дело служащего приобщаются иные документы, предусмотренные законами и иными нормативными правовыми актами Кыргызской Республики.

13. К личному делу прилагается опись.

3. Порядок учета и хранения личных дел

14. Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.

15. Личные дела хранятся в металлическом шкафу по алфавиту.

16. Доступ к личным делам имеет только сотрудник службы управления персоналом, либо уполномоченный по вопросам использования персональных данных.

17. Личные дела служащих, имеющих государственные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно, а остальных сотрудников — 75 лет с года увольнения служащего в государственном органе, органе местного самоуправления.

18. В личные дела не должны входить документы второстепенного характера, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения.

19. Личное дело может быть выдано без права выноса в следующих случаях:

— по требованию служащего для ознакомления с материалами личного дела;

— непосредственно руководителю для ознакомления с материалами личного дела;

— при проведении служебного расследования;

— при проведении мониторинга по соблюдению законодательства в сфере государственной гражданской службы и муниципальной службы.

(В редакции постановления Правительства КР от 8 июня 2017 года № 358)

20. Снятие копий документов, хранящихся в личном деле, производится только с письменного разрешения служащего.

21. При ротации служащего на должность в другой государственный орган, орган местного самоуправления его личное дело передается в государственный орган, орган местного самоуправления Кыргызской Республики по новому месту замещения должности.

22. Если гражданин, личное дело которого хранится в государственном органе/органе местного самоуправления, поступит на службу вновь, его личное дело подлежит передаче по официальному запросу государственного органа/органа местного самоуправления (по месту замещения должности).

Государственный орган/орган местного самоуправления, передающий личное дело, заносит данную информацию в журнал учета личных дел служащих.

(В редакции постановления Правительства КР от 6 декабря 2018 года № 568)

4. Права государственных гражданских служащих и муниципальных служащих

23. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся в личных делах служащих, служащие имеют право:

— получать полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных (в том числе автоматизированной);

— на свободный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные служащего, за исключением случаев, предусмотренных законами Кыргызской Республики;

— требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением законодательства Кыргызской Республики. Служащий при отказе службы управления персоналом либо уполномоченного лица по вопросам использования персональных данных исключить или исправить персональные данные служащего имеет право заявить в письменной форме руководству государственного органа, органа местного самоуправления Кыргызской Республики о своем несогласии, с указанием причин несогласия;

— требовать от службы управления персоналом либо уполномоченного лица по вопросам использования персональных данных уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные служащего, обо всех произведенных в них изменениях или исключениях из них;

— обжаловать в суде любые неправомерные действия или бездействие службы управления персоналом либо уполномоченного лица по вопросам использования персональных данных, при обработке и защите персональных данных служащего.

5. Служба управления персоналом

24. Личное дело служащего ведется службой управления персоналом либо уполномоченным лицом по вопросам использования персональных данных государственного органа, органа местного самоуправления.

25. В обязанности службы управления персоналом либо уполномоченного лица по вопросам использования персональных данных, осуществляющего ведение личных дел служащих, входит:

— приобщение к личным делам служащих документов, указанных в пунктах 11 и 12 настоящего Порядка;

— обеспечение сохранности личных дел служащих;

— обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах служащих, в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами Кыргызской Республики, а также настоящим Порядком.

26. Служба управления персоналом либо уполномоченное лицо по вопросам использования персональных данных, принимая от служащего копии документов, должны проверить полноту и достоверность указанных сведений в соответствии с предъявленными оригиналами документов и сделать соответствующую запись в установленном порядке.

27. Служба управления персоналом либо уполномоченное лицо по вопросам использования персональных данных вправе подвергать обработке (в том числе автоматизированной) персональные данные служащих при формировании резерва кадров.

6. Ответственность

28. В месячный срок с момента изменения персональных данных, указанных в личном деле, служащий обязан уведомить об этом службу управления персоналом либо уполномоченное лицо по вопросам использования персональных данных.

29. Служащий, виновный в нарушении норм, регулирующих получение, обработку, хранение и передачу персональных данных другого служащего, несет ответственность в соответствии с законами Кыргызской Республики и другими нормативными правовыми актами Кыргызской Республики.

30. Работодатель обеспечивает:

— сохранность личных дел служащих;

— конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах.

31. Сотрудники службы управления персоналом, уполномоченные лица по вопросам использования персональных данных могут привлекаться в соответствии с законодательством Кыргызской Республики к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел служащих, установленного настоящим Порядком.

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
Тамбовская областная Дума
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 16 июня 1998 года N 139
О Положении о порядке ведения личных дел
муниципальных служащих муниципальной службы в
Тамбовской области

_____________________________________________________
Утратило силу с 30 июня 2010 года — Постановление Тамбовской областной Думы от 30 июня 2010 года N 1883.
_____________________________________________________

Рассмотрев материал, представленный главой администрации области, заключение комитета по законодательству областной Думы и, руководствуясь статьей 14 Закона Тамбовской области от 29.03.96 N 59-3 «О муниципальной службе в Тамбовской области», Тамбовская областная Дума постановляет:
1. Утвердить Положение о порядке ведения личных дел муниципальных служащих муниципальной службы в Тамбовской области.
2. Органам местного самоуправления Тамбовской области ведение личных дел муниципальных служащих производить в соответствии с утвержденным Положением.
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на комитет по законодательству областной Думы (Старчиков).
4. Настоящее постановление вступает в силу со дня его принятия.
Председатель Тамбовской областной
Думы В.Карев
г. Тамбов

16 июня 1998 г.
N 139

Приложение
к постановлению Тамбовской областной Думы
от 16 июня 1998 года
N 139

ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке ведения личных дел муниципальных служащих
муниципальной службы в Тамбовской области

Настоящее Положение разработано в соответствии с Законом Тамбовской области от 29.03.96 N 59-3 «О муниципальной службе в Тамбовской области» и определяет временный порядок формирования, ведения, учета и хранения личных дел муниципальных служащих муниципальной службы в Тамбовской области до выхода федерального закона и иных нормативных актов по этому вопросу.
1. Личное дело муниципального служащего включает в себя документы, содержащие сведения об анкетно-биографических данных служащего, его служебно-трудовой деятельности, деловых и личных качествах.
Сбор и внесение в личное дело сведений о политической и религиозной принадлежности, частной жизни муниципального служащего запрещаются.
2. Личное дело муниципального служащего оформляется в недельный срок после издания правового акта о приеме на муниципальную службу.
При оформлении личного дела устанавливается следующий состав документов и порядок их расположения:
дополнение к анкете;
анкета с фотографией 4х6 см;
автобиография;
копии документов об образовании, прохождении переподготовки и повышении квалификации;
личное заявление;
трудовой договор (контракт);
копия документа о назначении на муниципальную должность;
опись документов (располагается в конце личного дела).
3. В зависимости от условий поступления на муниципальную службу, от должности, на которую назначается гражданин, специфики его служебной деятельности в личное дело могут включаться и другие документы. Перед заявлением в личное дело могут помещаться:
характеристика;
копия письма руководителя органа местного самоуправления руководителю организации с просьбой о переводе работника на муниципальную службу.
В личное дело муниципального служащего, допущенного к работе с документами, составляющими государственную тайну, включается договор (контракт) об оформлении допуска к государственной тайне.
Для впервые или вновь поступающих на муниципальную службу в личные дела включаются:
справка из органа налоговой службы, содержащая сведения об имущественном положении;
медицинское заключение о состоянии здоровья.
4. Не подлежат приобщению к личному делу документы второстепенного значения, имеющие временные, до 10 лет включительно, сроки хранения (справки с места жительства, о жилищных условиях, о заработной плате, дублетные экземпляры, проекты и черновики документов).
5. На документы личного дела составляется внутренняя опись. Каждый документ заносится в опись отдельно. Опись документов, имеющихся в личном доле, составляется и подписывается работником отдела кадров (работником по кадрам) с указанием даты формирования личного дела.
Сформированное личное дело помещается в папку установленного образца.
6. Документы, поступающие в личное дело после его формирования, подшиваются в хронологической последовательности и заносятся в опись.
7. При последующем ведении личного дела в него помещаются документы, отражающие изменения при прохождении муниципальным служащим муниципальной службы. К ним относятся:
документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных муниципального служащего (копия свидетельства о браке, копии документов об окончании учебных заведений, о повышении квалификации и т.д.);
документы, характеризующие служебную деятельность, деловые и личные качества муниципального служащего (копии документов о присвоении квалификационных разрядов, перемещении по службе, поощрениях, наказаниях, характеристики, аттестационные листы и т.д.).
8. Муниципальный служащий обязан информировать кадровые службы об изменениях в своих анкетных данных.
При увольнении муниципального служащего к его личному делу приобщается заявление об увольнении и копия документа об увольнении с муниципальной службы.
9. Сведения об изменениях в анкетно-биографических данных и служебном положении муниципального служащего, о прекращении муниципальной службы заносятся в дополнение к анкете только на основании документальных данных. Внесение изменений в документы личного дела со слов работника запрещается.
10. Личные дела муниципальных служащих хранятся как документы строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек и имеют постоянный срок хранения.
11. Для осуществления учета личные дела регистрируются в журнале учета личных дел.
На папке с личным делом и контрольной карточке проставляется номер, за которым учитывается личное дело.
Не реже одного раза в год производится проверка наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в «Дополнении к анкете». По результатам проверки составляется соответствующий акт, который доводится до руководителя органа местного самоуправления.
12. Ведение личных дел возлагается на кадровые службы органов местного самоуправления.
Ведение нескольких личных дел одного муниципального служащего не допускается.
13. При переводе или поступлении муниципального служащего на новое место муниципальной службы или на государственную службу его личное дело передается по новому месту службы с сопроводительным письмом.
14. Личные дела могут выдаваться во временное пользование. Круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяется руководителем органа местного самоуправления. Высылка личных дел по соответствующим запросам в другие организации осуществляется с разрешения руководителя данного органа.
Выдача личных дел во временное пользование учитывается по контрольной карточке, в которой указывается — когда и кому оно выдано. При возвращении личного дела контрольная карточка вкладывается в личное дело с отметкой о дате его возвращения.
15. При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые, разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения. При извлечении каких-либо документов из личного дела по указанию руководителя органа местного самоуправления в описи должна быть сделана соответствующая запись лицом, ответственным за ведением личных дел.
16. Личные дела не выдаются на руки муниципальным служащим, на которых они заведены. Муниципальный служащий имеет право на ознакомление со всеми материалами своего личного дела, отзывами о своей деятельности и другими документами до внесения их в личное дело, на приобщение к личному делу своих объяснений.
17. После увольнения муниципального служащего его личное дело извлекается из специальной папки и оформляется в установленном порядке:
на уволенных по собственному желанию, а также в связи с переводом на другое предприятие, в учреждение, организацию, переходом на выборную должность и т.п. — для передачи по новому месту работы;
на уволенных в связи с выходом на пенсию — для сдачи на хранение в архив.
При этом к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество включенных в личное дело документов и листов. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи. В освободившуюся папку под тем же номером помещается личное дело нового муниципального служащего.
18. Личные дела уволенных муниципальных служащих при сдаче в архив оформляются в соответствии с установленными требованиями для архивных учреждений и хранятся там в алфавитном порядке. Передача личных дел на хранение в архив осуществляется в конце календарного года.
19. В органах местного самоуправления хранятся личные дела только работающих муниципальных служащих. Для хранения личных дел используются сейфы или металлические шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку учетных номеров. Помещения, в которых находятся сейфы (шкафы) с личными делами муниципальных служащих, рекомендуется сдавать под охрану.
20. Работники, ответственные за ведение личных дел, руководители органов местного самоуправления обязаны:
обеспечивать правильность составления, оформления документов и своевременность формирования личных дел муниципальных служащих;
оперативно вносить в «Дополнение к анкете» сведения об изменениях в анкетно-биографических данных муниципальных служащих и в прохождении ими муниципальной службы;
регулярно вносить записи в опись документов личного дела;
ежегодно проводить проверки наличия и состояния личных дел, принимать надлежащие меры к устранению выявленных недостатков;
ежегодно осуществлять подготовку и сдачу личных дел уволенных муниципальных служащих в архив;
обеспечивать постоянный учет, высылку, передачу, возврат личных дел и надежную их сохранность.