Положение об электронном документообороте

Под наш анализ сегодня попал приказ ФНС России от 31 июля 2014 г. № ММВ-7-6/398@, который утвердил «Методические рекомендации по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи». И, как часто бывает, самое главное скрыто даже не в его приложениях, а в том, какие нормативные акты он признает утратившими силу. Два из них, а именно приказ ФНС России от 02.11.2009 № ММ-7-6/534@ и приказ ФНС России от 11.03.2010 № ММ-7-6/107@ мне хотелось бы выделить отдельно.

Фактически текущий приказ является квинтэссенцией утративших силу актов, с незначительными, но примечательными изменениями.

В действующем приказе говорится, что при представлении декларации уполномоченным представителем необходимо сформировать и приложить к декларации информационное сообщение о представительстве, в то время как в приказе № ММ-7-6/534 говорилось об информационном сообщении о реквизитах доверенности (КНД 1166005). Формально информационное сообщение о представительстве (КНД 1167005) фигурирует в другом действующем приказе ФНС России от 09 июня 2011 г. № ММВ-7-6/362@. На практике же, все осталось по-прежнему и ни о каких рокировках в формах и форматах речи не идет.

Бесследно пропали формы информационного сообщения и служебных документов, которые участвовали в документообороте. Это является довольно логичным шагом, так как для конечного пользователя важнее были натуральные выражения фактов и событий (в частности, момент времени в подтверждении даты отправки, факт принятия и ввода документа), которые документируются с использованием данных сообщений и документов, нежели форма их представления.

Относительно утративших силу приказов, расширен и уточнен перечень проверок, осуществляемых программным обеспечением налоговых органов. В данном случае плюсом является даже не сам факт изменений, а скорее то, что они были озвучены. Это дает более полное представления о том, к чему нужно быть готовым как налогоплательщикам, так и операторам ЭДО или иным организациям, которые участвуют в реализации электронного документооборота между налогоплательщиками и налоговыми органами.

Субъективно, формат описания документооборота при представлении деклараций в электронной форме по ТКС, относительно приказа № ММ-7-6/534, стал несколько более запутанным и менее четким. Хотелось бы допустить в данном случае небольшое отступление от правил и дать небольшой совет: если действительно хотите понять этот порядок, то лучше изучить его версию, изложенную в приказе № ММ-7-6/534. Отличий фактически нет, но форма изложения более структурирована и можно сказать скрупулёзна.

Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала

В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 запись в регистрационной форме учетных данных о документе называется регистрацией документов. Инструкция по делопроизводству предписывает регистрировать документы независимо от способа их создания, передачи или доставки. Следовательно, входящие, исходящие и внутренние электронные документы подлежат обязательной регистрации (кроме тех, которые внесены в список нерегистрируемых документов, утвержденный руководителем организации).

Учет электронных документов до их передачи в архив организации осуществляется централизованно службой ДОУ или же приказом руководителя организации эта обязанность возлагается на одного из работников. Нормативные документы по организации электронного документооборота допускают, что помимо централизованного учета электронных документов их учет может осуществляться в структурных подразделениях, где они создаются и обращаются. Для этого приказом руководителя организации в структурных подразделениях назначаются работники, ответственные за ведение в них делопроизводства. Среди обязанностей данных работников можно назвать осуществление учета и контроля прохождения документов в установленные сроки, информирование руководителя структурного подразделения о ходе их исполнения и т.д.

Ответственность за сохранность документов и соблюдение норм и правил работы с электронными документами в организации возлагается на ее руководителя, а в структурных подразделениях — на руководителей этих подразделений. Кроме того, Инструкция по делопроизводству устанавливает, что работники организации несут персональную ответственность за сохранность документов (в том числе электронных) и выполнение требований Инструкции по делопроизводству, с которой должны быть ознакомлены в установленном порядке.

В соответствии с Методическими рекомендациями по организации работы с электронными документами в организациях Республики Беларусь, утвержденными приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.03.2010 № 11, учет документов в электронном виде и контроль их исполнения в структурных подразделениях осуществляется с помощью электронных и/или бумажных журналов учета либо учетных баз данных.

Состав учетных документов (как и непосредственно порядок их учета) должны быть четко регламентированы в локальных нормативных правовых и инструктивных актах. При этом следует учитывать, что в соответствии с Методическими рекомендациями порядок учета электронных документов в организации должен соответствовать следующим требованиям:

· определять состав учетных документов и учетных баз данных;

· закреплять последовательность выполнения работ по учету с указанием, в каком структурном подразделении какие учетные документы, учетные базы данных, когда и кем заполняются;

· отражать взаимосвязь учета, ведущегося в структурных подразделениях, с учетом по организации в целом, в том числе определять периодичность сверки учетных документов структурных подразделений с учетными документами архива организации.

В качестве основной учетной единицы в электронном документообороте считается один документ, состоящий из одного или нескольких связанных между собой файлов. Как и при традиционном (бумажном) делопроизводстве, для документов в электронном виде основным учетным документом выступает номенклатура дел организации, которая помогает систематизировать документы, осуществлять контроль за соблюдением их сроков хранения, проводить экспертизу ценности и выделение к уничтожению документов, сроки хранения которых, истекли.

Материал опубликован частично.
Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.

Эффективная работа системы ЭД требует регламентации на локальном уровне. Такая задача может быть решена посредством внесения изменений в существующую инструкцию по деловодству. В некоторых случаях целесообразно утвердить положение об электронном документообороте отдельным документом.

Выгода нормативного урегулирования ЭД

Переход сотрудников предприятия от традиционной работы с бумажными документами к ЭД сопряжен с разнообразными трудностями организационного характера. Неизбежно возникают вопросы о:

  • возможностях системы;
  • алгоритме действий с документами;
  • оформлении результата работы с текстами.

Регламентация ЭД:

  • обеспечит однообразное понимание и применение установленных правил;
  • повысит исполнительскую дисциплину;
  • упростит адаптацию к работе новым сотрудникам.

Общие требования к нормам документооборота

Регламентация процессуальной деятельности подлежит постоянному усовершенствованию, а внедрение системы ЭД должно стать дополнительным толчком в этом направлении.

Начать следует с анализа действующих регуляторных актов на предмет их актуальности и соответствия реалиям хозяйственной деятельности учреждения. Либо понадобится констатировать их отсутствие.

В связи с появлением новой формы делопроизводства, руководителю нужно:

  • четко сформулировать требования к организации ЭД;
  • оформить их в виде акта;
  • довести его к сведению персонала под расписку, а в случае необходимости – провести инструктаж;
  • требовать неукоснительного исполнения предписаний.

Кому поручить составление положения и какими нормами его снабдить?

Эту важную миссию стоит возложить на отдел, ответственный за координацию процедур бумажного документооборота, – секретариат или канцелярию.

Неоценима помощь системного администратора или отдела компьютерного обеспечения для оптимизации ЭД. Стоит также привлечь департамент, курирующий сертификацию предоставляемых предприятием товаров и услуг, поскольку ЭД требует контроля над качеством производимых в ней процессов.

Акт, призванный упорядочить ЭД, должен содержать:

  • понятие и цели ЭД;
  • требования к электронной цифровой подписи;
  • порядок предоставления документу юридической силы;
  • способы защиты документа от несанкционированных изменений;
  • условия и способы заверения подлинности оригинала и его копий;
  • порядок создания или автоматической генерации электронного документа и его отправки адресату;
  • место хранения электронной документации и ее носителей.

Акты, регулирующие движение и учет документов

Независимо от количества наемных работников, сложности иерархичной структуры юридического лица и объемов его реального документооборота, необходимо разработать следующие документы.

  1. Комплексное положение о документообороте учреждения, устанавливающее правила работы одновременно с бумажными и электронными носителями.
  2. Детальные регламенты работ:
  • относительно разработки нормативной документации;
  • по подготовке исходящих писем;
  • со входящей корреспонденцией;
  • с обращениями граждан;
  • по контролю над исполнением предписаний.

Необходимо также установить правила проведения отдельных процессов, таких как:

  • архивное дело;
  • управление документацией;
  • совместная работа нескольких лиц над документацией.

Стоит ли выделять регуляторный акт по ЭД в отдельный документ?

На первый взгляд, целесообразным кажется наличие двух отдельных положений о бумажном и электронном документообороте. Но, приступив к их составлению, разработчики быстро придут к выводу, что:

  • документ является базовой единицей для обеих систем;
  • требования к его реквизитам единообразны;
  • принципы организации деловодства неизменны.

Таким образом, общие положения придется либо дублировать в этих актах, либо установить, что положение об электронном документообороте в организации является специальным по отношению к общей инструкции по деловодству. При этом пользоваться им будет крайне неудобно.

Варианты составления комплексного акта могут быть следующие:

  1. Актуализация существующего положения о документообороте путем внесения в содержание разделов, регулирующих ЭД.
  2. Анализ предписаний каждого раздела действующего акта о деловодстве и адаптация его для нужд ЭД.

В последнее время в рамках информатизации образования все больше говорят об электронном документообороте. Ни одна организация в современном обществе не может существовать без грамотно организованной системы электронного документооборота. Но до недавнего времени школы это не затрагивало. Согласно распоряжению Правительства Российской Федерации от 25 апреля 2011 г. N 729-р г. Москвы, школы должны предоставлять ряд информации в электронной форме, начиная от образовательных программ и заканчивая отчетностью по результатам аттестации и экзаменов . А позднее Д.А. Медведев, председатель правительства РФ, предложил перенести в электронный вид и классный журнал с дневником. По мнению президента, такой эффективный механизм должен решить ряд проблем: развитие компьютерной грамотности педагогов, информированность родителей об оценках ребенка, ну и более насущные: второй дневник «для родителей», вырванные листы и исправления.

Систем, которые способны предоставить нужный функционал для школ немало, начиная от готовых площадок, где ОУ просто регистрируется на сайте конкретной системы, например, Дневник.ру, Баллов.Net, Школьная жизнь, Класс Инфо, и заканчивая полноценными информационными системами, устанавливающимися на отдельный сервер, со своим доменом, например, Netschool, КМ-Школа. В школах Челябинска переход осуществлен централизованно, все школы используют одну и ту же площадку — систему Netschool Сетевой город: Образование. Данная система позволяет вести электронный журнал, вносить планирование уроков, составлять различные отчеты (более 40 видов), организовывать дистанционное обучения .

Если посмотреть на внутренний документооборот школы, легко увидеть, что этим документооборот школы не исчерпывается. Планы воспитательной работы, внутренние отчеты, совместная работа над проектами — все это, как правило, по-прежнему бумажная деятельность. Л.Рождественская, образовательный технолог в Таллиннской центральной русской гимназии, выделяет ряд проблем, с которыми связан внутришкольный документооборот (рисунок 1):

• проблема неучастия/пассивности части коллектива в документообороте;

• проблема отсутствия навыков работы с документами у учителей;

• проблема низкой скорости оборота;

• проблема отсутствия стандартов/шаблонов для документов (неудобных шаблонов);

• проблема внесения изменений в документы;

• проблема «сведения» информации из разных документов в один;

• проблема хранения;

• проблема организации доступа к документам;

• проблема обратной связи при проверке документов;

• проблема организации совместной работы над одним документом.

От себя добавлю еще несколько:

• одна и та же информация часто требуется в разной форме;

• часто документы в вышестоящие органы требуют передавать только в бумажном виде.

Рисунок 1 — Проблемы внутришкольного документооборота

Рассмотрим ситуацию: закончился учебный период (четверть, триместр, год). Учителя-предметники сдают отчет завучам. Какие варианты сдачи отчета возможны?

Учителя пишут все от руки, высчитывают все проценты вручную. При этом форма отчета дается «сверху», т.е. готовится завучами. Сдают бумажный лист.

Учителя заполняют документ на компьютере, высчитывают проценты вручную, распечатывают отчет на принтере, сдают бумажный вариант.

Учителя заполняют документ на компьютере, высчитывают проценты вручную, документ с помощью внешнего накопителя сдается завучам в электронном виде.

Почему я подчеркиваю, что проценты высчитываются вручную? По собственной практике знаю, что формулы могут использовать крайне малое количество учителей. Почему бы не организовать данный процесс следующим образом: создать электронную таблицу, где уже внесены формулы, подсчитывающие нужные величины (средний балл, процент успевающих, и прочее). От учителя будет требоваться все то же самое – внести данные. И подобных примеров можно привести множество. Кому же решать все эти проблемы? Считаю, что все должны со своей стороны способствовать этому: учителя, администрация, технические специалисты.

Для развития системы электронного документооборота нужен резкий скачок вперед. Требуется хорошо продуманная система, которую можно реализовать силами школы, и с которой большинство учителей будут согласны. Без активного участия учителей система работать не будет. Обычно инновации рассматриваются негативно со стороны учителей, ведь это очередные «дополнительные» обязанности, что-то, что требует изучения, освоения новых навыков. Во всяком случае, именно такое отношение было к электронному журналу. Кто-то воспринял позитивно, как уход от бумажной работы, а кто-то до сих пор скучает по обычному журналу. Часто это аргументируется тем, что основная обязанность учителя – учить, все остальное – мешает этому. Поэтому надо выстраивать систему так, чтобы преимущества ее использования были очевидны и доступны для понимания всем. Использование электронного документооборота должно облегчить работу учителя, сократить время на «бумажные обязанности». Главное – не забывать, что способность учиться, совершенствоваться, вносить в свою жизнь новые элементы – все это должно быть присуще современному учителю, готовому меняться вместе с обществом.

На просторах Интернета предложено несколько возможных путей внедрения электронного документооборота в школу. Ковалев Д.А. предлагает вариант с использованием файлохранилища в локальной сети. Суть проста: на локальном сервере создается общая папка с доступом со всех компьютеров. Пользователи копируют нужные файлы в соответствующие папки . Однако, данный способ имеет ряд недостатков. Требуется постоянный «мониторинг» сетевой папки на предмет появления новых файлов. Со временем в папках накапливается большое количество файлов, и найти нужный становится затруднительно. Конечно, можно следить за содержимым папки, удалять или перемещать в архив уже не нужные. Кто-то будет этого придерживаться, а кому-то это будет казаться лишним. Да и никто не застрахован от случайного удаления чужих файлов.

Еще один вариант предложен Л. Рождественской. В качестве площадки выбраны сервисы Google. Это и электронная почта, и возможность хранить свои файлы, делиться ими, совместная работа над документами, возможность объединяться в группы . Система действительно удобная, но у нее один большой недостаток: требуется постоянное подключение к сети Интернет. В случае отсутствия (временного или постоянного) Интернета в школе или кабинете работа останавливается.

Я предлагаю другой вариант. Большинство коммерческих компаний имеет внутреннюю почту, адресную книгу, и прочее. Для этой цели используют CЭД – систему электронного документооборота. Большинство из них являются платными. Требуют наличие сервера в школе. А если есть необходимость доступа к системе извне, например, из дома, то и зарегистрированный домен и «белый» IP-адрес сервера. В качестве апробации я выбрал СЭД Zimbra, имеющую open-sourceверсию, т.е. версию, использование которой возможно в любых целях совершенно бесплатно. Данная версия предоставляет следующие сервисы:

• электронная почта;

• оганайзер;

• личное файлохранилище (портфель);

Работа с СЭД может вестись через веб-браузер, следовательно, какая ОС используется не, не играет роли, что очень важно в свете перехода школ на СПО.

Преимущества использования СЭД:

• система работает даже при перебоях с Интернетом;

• личные файлы пользователя защищены от доступа посторонними лицами;

• возможно создание сетки мероприятий;

• массовая рассылка сообщений нужному кругу пользователей;

• пересылка файлов без использования сети Интернет (сокращение внешнего трафика);

• пересылка файлов конкретному лицу.

• Недостатки использования СЭД:

• требуется обучение персонала работе с системой;

• нужен специалист, который установит СЭД, настроит ее, внесет список пользователей, и прочее;

• СЭД довольно требовательны к серверу.

Таким образом, использование СЭД – один из вариантов организации внутреннего документооборота школы. Он обладает своими преимуществами, но и своими недостатками. СЭД не решает всех проблем, которые имеются в настоящее время, но перспективы у данного способа большие.

Литература:

1. NetSchool – электронный журнал, дневник, управление школой, мониторинг качества обученности, тестирование, учебные курсы, дистанционное обучение.http://www.net-school.ru

3. Распоряжение Правительства Российской Федерации от 25 апреля 2011 г. N 729-р г. Москва

maxsim / .com

В середине марта закончились публичные обсуждения и независимая антикоррупционная экспертиза законопроекта о проведении эксперимента по внедрению электронного кадрового документооборота, итоги которых должны быть подведены в ближайшее время1. Ожидается, что эксперимент будет запущен с 1 января 2020 года и закончится 31 декабря 2022 года. Эксперты обсудили его преимущества и потенциальные угрозы на конференции HR Legal 2019, организованной деловой газетой «Ведомости».

Напомним, что на данный момент в трудовом законодательстве не закреплена норма, позволяющая перевести кадровые документы в электронную форму. Тем не менее вице-президент, директор по персоналу компании «Почта Банк» Юлия Бородай рассказала о своем опыте использования электронной формы для таких документов, как приказы о предоставлении отпуска работнику, о поощрении или направлении его в командировку.

Эксперт рассказала о специально созданных для их организации программах для повышения эффективности кадровых процессов: едином кадровом центре (ЕКЦ) для сотрудников службы кадров и самостоятельном сервисе для сотрудников. По ее мнению, это позволит автоматизировать процессы и минимизировать количество документов. Так, самостоятельный сервис для сотрудников подразумевает, что работник, прошедший процедуру аутентификации и авторизации, может подписать документ (например, график отпусков, приказ о замене отпуска денежной компенсацией, документы по командировке), подтверждающий его намерения, посредством простой электронной подписи.

При этом она отметила, что целесообразно оставить на бумажном носителе только следующие документы:

  • приказы о приеме на работу, переводе и увольнении;
  • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
  • акты и приказы о привлечении к дисциплинарной ответственности;
  • договор о материальной ответственности.

По ее мнению, данные документы не являются типовыми, и в случае возникновения трудового спора между сотрудником и работодателем будут представлены оригиналы, подписанные собственноручно сторонами.

Для повышения эффективности работника кадровой службы, по словам эксперта, необходимо пересмотреть организацию рабочих процессов по получению и согласованию документов. Так, был создан ЕКЦ – это единый, специально созданный центр, куда передаются документы, повторяющиеся для всех структурных подразделений, что позволяет стандартизировать и оптимизировать кадровые процессы.

Юлия Бородай указала на следующие преимущества данного сервиса:

  • увеличивается производительность труда специалиста по кадрам за счет автоматизации процессов;
  • работники компании могут осуществить вход в систему и самостоятельно заполнить необходимые документы;
  • удаленный доступ позволяет вести кадровый документооборот и в отношении сотрудников, работающих в других городах (при этом ограничений здесь нет, уполномоченное лицо несет ответственность за ведение данных и своевременность заполнения перед работодателем);
  • электронная система согласования документов повышает скорость принятия решения сотрудниками и руководителями.

Эксперт отметила, что автоматизация процессов, помимо перечисленных выше преимуществ, позволит минимизировать риски нарушения трудового законодательства. По ее словам, кадровый сервис автоматически будет блокировать процесс согласования документов при несоблюдении Трудового кодекса, например, при направлении беременной женщины в командировку (ст. 259 ТК РФ). Кроме того, система ставит перед пользователем – руководителем, работником и сотрудником кадровой службы – четкие задачи, сроки их выполнения, а также указывает перечень необходимых документов и ограничения. Вместе с тем у вышеперечисленных лиц есть возможность формировать приказы на основе загруженных шаблонов с указанием штрихкода, что позволит составить реестр документов, установить автоматический контроль исполнения задачи на каждом этапе и быстро осуществить их поиск в системе.

Кроме этого эксперт предложила использовать в кадровом документообороте данные идентификации и аутентификации физических лиц из единой биометрической системы (ЕБС) и единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА). По ее мнению, использование биометрических данных было бы актуально для сотрудников, которые работают с персональными данными. В офисе устанавливается специальное оборудование, идентифицирующее конкретного работника по отпечатку пальца, и программное обеспечение определяет, разрешен ли сотруднику доступ в систему или нет.

При этом информационные технологии уже активно применяются в сфере трудовых отношений, что подтверждается судебной практикой. Работодатель и работник вправе договориться о том, что сообщения, направленные по корпоративной электронной почте, изменяющие или уточняющие характер работы, являются обязательными для исполнения сторонами.

Может ли организация выдавать и направлять доверенности контрагентам (коммерческим организациям) посредством электронного документооборота? Ответ на этот и другие практические вопросы – в «Базе знаний службы Правового консалтинга» в интернет-версии системы ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!

Так, согласно материалам одного дела, между работодателем и работником было заключено дополнительное соглашение к договору на бумажном носителе об изменении условий трудового договора, по которому сотрудник выполнял работу дистанционно (апелляционное определение Московского городского суда от 6 июля 2017 г. № 33-21198/17). Кроме того, он был вправе самостоятельно определять время начала, окончания работы и перерыва на отдых. Вместе с тем в данном соглашении была предусмотрена возможность его досрочного прекращения путем направления уведомления работнику по корпоративной электронной почте или иным доступным работодателю способом. Этим работодатель и воспользовался, направив сообщение работнику. Сотрудник вышел на рабочее место, что свидетельствовало о прекращении дистанционного режима работы. Однако после он покинул рабочее место для перерыва на обед и проведения переговоров с клиентом, в связи с чем был уволен за прогул в соответствии с подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. При рассмотрении дела суд апелляционной инстанции не нашел нарушений в действиях работодателя, согласился с порядком расторжения дополнительного соглашения путем получения уведомления по корпоративной электронной почте, в связи с чем отказал работнику в удовлетворении жалобы.

Однако кроме преимуществ электронного кадрового документооборота эксперты указали на его недостатки. Так, директор Высшей школы юриспруденции, НИУ ВШЭ Дмитрий Кузнецов отметил, что в рамках подготовки цифрового фундамента для проведения реформ в области трудового законодательства ожидаемые изменения и увеличение количества профессиональных стандартов потребуют обновления системы кадрового документооборота. Он указал, что, по имеющимся у него данным, большинство работодателей не хотят переходить на электронный документооборот из-за дополнительных затрат. Потребуются расходы на установку специального программного обеспечения не только для ведения внутреннего документооборота, но и для передачи данных в государственные органы и на изготовление квалифицированной электронной подписи для сотрудников.

Нужна электронная подпись? Удостоверяющий центр ГАРАНТ поможет подобрать и приобрести сертификат электронной подписи и для юридического, и для физического лица.

Дмитрий Кузнецов предложил учитывать согласие работодателя при переходе на электронный документооборот, его степень готовности и финансовые возможности. Он также подчеркнул, что в процессе разработки проекта кадрового делопроизводства возникнет много вопросов, например, неясно, как работодатели смогут получить доступ к персональным данным и как будет осуществляться их защита, какой порядок внесения данных предусмотрят для текущего работодателя, если предыдущий не заполнил сведения о сотруднике. Кроме того, необходимо предусмотреть порядок действий работодателя, если сотрудник откажется предоставить согласие на ведение в отношении него электронного документооборота.

По мнению Дмитрия Кузнецова, процесс перехода на электронный кадровый документооборот будет долгим, и компании, которые примут решение о его введении, должны соблюсти нормы фиксации данных и сроки их передачи в государственные органы. Эксперт предположил, что размер административных штрафов за невыполнение требований по их информированию в будущем значительно вырастет. Напомним, что максимальный штраф для юрлица за нарушение норм трудового законодательства составляет сегодня от 100 тыс. до 200 тыс. руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

1 С текстом законопроекта «О проведении эксперимента по ведению документов, предусмотренных трудовым законодательством, связанных с работой, в электронном виде у отдельных работодателей» и материалами к нему можно ознакомиться на федеральном портале проектов нормативных правовых актов (ID: 02/04/02-19/00088427).