Положение о служебном автотранспорте

Положение об использовании служебного и личного автотранспорта сотрудниками в служебных целях

ПОЛОЖЕНИЕ

об использовании служебного и личного автотранспорта

сотрудниками в служебных целях

Настоящее Положение об использовании служебного и личного автотранспорта сотрудниками «__________» в служебных целях (далее — «Положение») разработано в целях эффективного использования автотранспортных средств, принадлежащих Организации «______» (далее — «Организация»), и определяет права, обязанности Организации, сотрудников Организации, а также порядок предоставления, использования и эксплуатации сотрудниками Организации автотранспортных средств Организации (далее — «автомобиль»).

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Предоставляемый сотруднику Организации, а также используемый сотрудником Организации под управлением водителя Организации автомобиль является собственностью Организации.

Автомобиль предоставляется сотрудникам Организации, принятым на работу в Организацию и занимающим должность, предполагающую предоставление служебного автомобиля или выполняющим работу, связанную с частыми служебными поездками.

Сотрудники Организации, которым автомобиль не предоставляется, вправе в служебных целях по согласованию с руководителем своего подразделения и Транспортной службой Организации использовать автомобиль под управлением водителя Организации.

2. ДОПУСК СОТРУДНИКА ОРГАНИЗАЦИИ К УПРАВЛЕНИЮ АВТОМОБИЛЕМ

Общим условием допуска сотрудника Организации к управлению автомобилем является наличие у сотрудника:

— водительского удостоверения категории, соответствующей типу автомобиля;

— стажа вождения автомобиля не менее __ лет;

— действующей медицинской справки установленного образца.

При выполнении сотрудником Организации общего условия допуска к управлению автомобилем Организация выдает сотруднику Путевой лист, оформляемый Транспортной службой Организации по установленному образцу.

Организация вправе в любое время изменять и дополнять общее условие допуска сотрудника Организации к управлению автомобилем, а также вводить иные специальные условия допуска сотрудника к управлению автомобилем.

3. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СОТРУДНИКА ПРИ УПРАВЛЕНИИ,

ИСПОЛЬЗОВАНИИ И ЭКСПЛУАТАЦИИ АВТОМОБИЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ

Каждый служебный автомобиль Организации соответствующим приказом руководителя закрепляется за сотрудником, назначаемым Ответственным за эксплуатацию автомобиля.

Ответственный за эксплуатацию автомобиля обязан:

— использовать предоставленный автомобиль только по прямому производственному назначению;

— соблюдать установленные заводом-изготовителем автомобиля Правила и нормы технической эксплуатации автомобиля;

— не эксплуатировать автомобиль в неисправном состоянии;

— незамедлительно по выявлении каких-либо неисправностей в работе автомобиля прекращать его эксплуатацию с одновременным уведомлением об этом Транспортной службы Организации;

— не приступать к управлению автомобилем в случаях, когда по состоянию здоровья сотрудник не был бы допущен медицинским специалистом к управлению автомобилем;

— своевременно обращаться в Транспортную службу Организации в целях получения Путевого листа и/или доверенности, продления срока действия или получения нового свидетельства о регистрации и иных документов на автомобиль;

— своевременно обновлять и в кратчайшие сроки сообщать в Транспортную службу об изменении своих личных водительских документов: водительского удостоверения и медицинской справки;

— содержать автомобиль в надлежащем порядке и чистоте;

— оставлять автомобиль только на специально отведенных для стоянки/парковки автомобилей безопасных местах;

— соблюдать периодичность предоставления автомобиля на техническое обслуживание;

— строго соблюдать правила дорожного движения, включая скоростной режим.

По представлению начальников подразделений сотрудники, выполняющие общие условия допуска к управлению автомобилем и не входящие в число оформленных приказом ответственных за эксплуатацию автомобилей, могут быть допущены (привлечены) к управлению автомобилями Организации на кратковременной основе. На время действия Путевого листа, выданного такому сотруднику, на него в полной мере возлагаются все обязанности Ответственного за эксплуатацию автомобиля.

В случае если предоставленный сотруднику автомобиль не заводится, потерял возможность передвигаться своим ходом или его передвижение может привести к дальнейшим поломкам и повреждениям, сотрудник Организации вправе воспользоваться услугами эвакуационной службы «__________», позвонив по тел.: _____________ и назвав номер своей карточки на эвакуацию, номер автомобиля и свое местонахождение. По приезде эвакуатора сотрудник Организации обязан сопровождать перевозимый автомобиль к месту ремонта.

Сотрудник Организации обязан строго соблюдать установленный в Организации порядок оформления отчетных документов и предоставления документов по использованию, управлению и эксплуатации автомобиля, утвержденный в Организации.

Сотрудник Организации, эксплуатирующий автомобиль, несет ответственность, предусмотренную действующим законодательством, настоящим Положением и иными внутренними документами, действующими в Организации.

Сотрудник Организации, которому предоставляется автомобиль, вправе использовать его в пределах г. _________. Выезд за границы __________________ разрешается на основании соответствующего приказа руководителя Организации и оформляется соответствующими командировочными документами согласно порядку, установленному в Организации.

Внесение каких-либо изменений в конструкцию или комплектацию предоставленного автомобиля, включая затемнение стекол, запрещено. По согласованию с Транспортной службой сотрудник, которому предоставлен автомобиль, вправе за свой счет оборудовать данный автомобиль любой автомобильной звуковоспроизводящей аппаратурой и акустическими системами по своему усмотрению. Ремонт установленной на автомобиле по усмотрению сотрудника Организации автомобильной звуковоспроизводящей аппаратуры и акустических систем производится сотрудником Организации самостоятельно и за собственный счет. Перед списанием автомобиля дополнительное оборудование, полностью приобретенное за счет сотрудника Организации, возвращается сотруднику, осуществившему такое приобретение.

В целях безопасности управления, использования и эксплуатации автомобиля категорически запрещается:

— осуществлять перевозку пассажиров, не являющихся сотрудниками Организации (за исключением гостей Организации);

— осуществлять перевозку грузов, не принадлежащих Организации;

— осуществлять буксировку транспортных средств, не принадлежащих Организации, с помощью автомобиля Организации.

Запрещается управление, использование и эксплуатация автомобиля сотрудниками Организации во время своего очередного и дополнительного отпусков или периода временной нетрудоспособности. На время отпуска сотрудника Организации предоставленный ему автомобиль передается в распоряжение руководителя Транспортной службы Организации.

Запрещается использование автомобиля как сотрудником, так и водителем Организации для поездок в аэропорты и на вокзалы при отъезде в отпуск и возвращении из него.

4. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЛИЧНОГО ТРАНСПОРТНОГО СРЕДСТВА СОТРУДНИКАМИ

ОРГАНИЗАЦИИ ДЛЯ СЛУЖЕБНЫХ ПОЕЗДОК

Сотрудники, использующие личные (находящиеся в пользовании по доверенности) автомобили для служебных поездок, вправе заключить договор с Организацией. Для заключения договора сотрудник обязан предоставить письменное заявление, согласованное руководителем соответствующего подразделения. Договор заключается сроком на один год.

Согласно договору Организация компенсирует сотруднику расходы на топливо в размере не более __________ литров в месяц и затраты на добровольное страхование транспортного средства в размере не более ______ рублей на весь период действия договора. Страхование личных автомобилей сотрудников в соответствии с Законом РФ «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств» не подлежит компенсации со стороны Организации.

Суммы, выплаченные Организацией сотруднику в счет компенсации использования им личного транспортного средства в служебных целях, включаются в совокупный доход сотрудника Организации и подлежат обложению подоходным налогом по ставкам, предусмотренным действующим законодательством.

5. ЭКСПЛУАТАЦИЯ И ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ АВТОМОБИЛЕЙ

При использовании автомобилей Организации Организация осуществляет следующие расходы:

— проведение технического обслуживания и ремонта автомобиля;

— безналичная оплата ___ литров бензина в месяц (вне зависимости от марки автомобиля) по системе «________»;

— оплата мойки автомобиля не более _ раза в месяц;

— оплата химчистки салона автомобиля не более _ раза в год;

— оплата парковки автомобиля у офисов клиентов Организации;

— безналичная оплата эвакуации автомобиля эвакуационной службой «_______» (в случае, если предоставленный сотруднику автомобиль не заводится, потерял возможность передвигаться своим ходом или его передвижение может привести к дальнейшим поломкам и повреждениям).

В целях планомерного и целевого использования бюджетных средств Организация устанавливает следующие минимальные внутренние нормативные сроки службы (пробеги) для следующих запасных частей автомобилей, принадлежащих Организации:

— аккумуляторные батареи — __ года с момента установки на автомобиль;

— диски колесные — каждые ___ км пробега с начала эксплуатации;

— шины автомобильные (всесезонные) — каждые _______ км пробега с момента начала эксплуатации;

— шины автомобильные (сезонные) — каждые _____ км пробега автомобиля, но не менее ___ лет с момента ввода в эксплуатацию;

— щетки стеклоочистителя (в сборе) — _________ год с момента установки на автомобиль;

— аптечки автомобильные первой медицинской помощи — ___ раз в год;

— огнетушители автомобильные — по истечении срока годности;

— знаки аварийные — ____ раз в ___ года.

В случае досрочного приобретения Организацией запасных частей к автомобилю из перечисленных выше Ответственный за эксплуатацию данного автомобиля оплачивает долю стоимости приобретаемых запасных частей пропорционально сроку/пробегу, оставшемуся до окончания минимального срока/пробега, в соответствии с порядком, действующим в Организации.

Организация не компенсирует сотруднику любые виды штрафов, связанные с невыполнением или ненадлежащим выполнением сотрудником своих обязательств в соответствии с действующим законодательством, настоящим Положением и другими внутренними документами Организации. Организация не возмещает сотруднику никакие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, если они не оформлены товарным и кассовым чеком и/или другими документами строгой финансовой отчетности.

Перечисленные нормативы и ограничения могут быть изменены вплоть до полного снятия применительно к конкретному сотруднику (группе сотрудников) или конкретному автомобилю (группе автомобилей) распоряжением руководства Организации.

6. СТРАХОВАНИЕ АВТОМОБИЛЕЙ

Автомобили, принадлежащие Организации, застрахованы в соответствии с Законом РФ «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств» и дополнительно, в порядке добровольного страхования, по рискам: «угон (кража)», «ущерб» и «гражданская ответственность» (в размере _________ рублей в год).

В случае наступления одного из следующих страховых случаев в отношении автомобиля, предоставленного сотруднику Организации, сотрудник лично обязан:

В случае угона (кражи) автомобиля:

— незамедлительно сообщить в органы милиции по месту угона (кражи) автомобиля;

— незамедлительно сообщить об угоне (краже) автомобиля руководителю Транспортной службы Организации;

— получить в органах милиции справку (установленного образца) о факте угона (кражи) автомобиля, а также копию постановления о возбуждении уголовного дела по факту угона (кражи) автомобиля.

При причинении ущерба автомобилю или наступлении гражданской ответственности в случае дорожно-транспортного происшествия сотрудник, находившийся за рулем автомобиля, обязан:

— незамедлительно вызвать на место дорожно-транспортного происшествия представителя ГАИ для составления акта дорожно-транспортного происшествия и выполнить другие обязанности в соответствии с Законом РФ «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств»;

— незамедлительно поставить в известность руководство Транспортной службы Организации и обслуживающего Организацию страхового агента;

— получить в органах ГАИ справку установленного образца о дорожно-транспортном происшествии.

7. ПОРЯДОК ВОЗМЕЩЕНИЯ КОМПАНИЕЙ СОТРУДНИКУ РАСХОДОВ ПО

ЭКСПЛУАТАЦИИ АВТОМОБИЛЯ

Ответственному за эксплуатацию автомобиля Организация производит возмещение расходов, указанных в разд. 5 настоящего Положения, на основании документов, подтверждающих произведенные расходы, в соответствии с порядком, установленным в Организации.

Документы, подтверждающие расходы сотрудника Организации на эксплуатацию автомобиля, принимаются от сотрудника Организации Транспортной службой Организации ежедневно в рабочие часы, а отчет о приобретении горючего (бензина) по системе «___________» и произведенных мойках автомобиля — вместе с заполненным Путевым листом в течение первых __________ рабочих дней месяца, следующего за отчетным.

При непредставлении сотрудником своевременного отчета или при нарушении оговоренных правил оформления отчетов вся сумма эксплуатационных расходов на автомобиль за отчетный месяц зачисляется сотруднику в совокупный доход с последующим удержанием подоходного налога из заработной платы. При превышении установленного лимита горючего стоимость избыточного топлива удерживается из заработной платы сотрудника полностью.

Транспортная служба Организации обязана до __ числа месяца, следующего за отчетным, одновременно с отчетом об использованном горючем (бензине), включающим в себя комплект документов от «________», «Отчет об использовании автомобильного моторного топлива», оформленные Путевые листы, а также список сотрудников Организации, допустивших превышение установленного лимита топлива, передавать в бухгалтерию Организации.

8. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СОТРУДНИКА ОРГАНИЗАЦИИ ЗА НАРУШЕНИЕ

НАСТОЯЩЕГО ПОЛОЖЕНИЯ, ПОРЯДКА И ПРАВИЛ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ,

УПРАВЛЕНИЯ И ЭКСПЛУАТАЦИИ АВТОМОБИЛЯ,

УСТАНОВЛЕННЫХ В ОРГАНИЗАЦИИ

Сотрудник, ответственный за эксплуатацию автомобиля, обязан компенсировать Организации за счет собственных средств ущерб, возникший в результате:

— умышленного причинения вреда автомобилю, иному транспортному средству или третьим лицам;

— угона (кражи) автомобиля вместе с документами на него (в этом случае страховое возмещение не выплачивается);

— управления автомобилем в состоянии алкогольного (наркотического, токсического) опьянения;

— управления автомобилем лицом, не имеющим Путевого листа и/или доверенности на право управления автомобилем;

— использования автомобиля, не прошедшего технический осмотр;

— перевозки взрывоопасных и легковоспламеняющихся предметов и материалов;

— использования автомобиля для учебных, спортивных и/или других подобных целей;

— непредставления поврежденного автомобиля эксперту страховой организации для оценки стоимости ущерба до сдачи автомобиля в ремонт;

— нарушения сотрудником при наступлении страхового случая порядка действий, установленных нормативными документами общего назначения, настоящим Положением и иными внутренними документами, действующими в Организации.

Сотрудник, управлявший автомобилем Организации и виновный в причинении ущерба Организации, обязан из личных средств выплатить разницу между реальной величиной ущерба и суммой страхового возмещения.

Разработка правил пользования служебным автомобилем

Во многих компаниях работники получают в пользование служебный автомобиль, правила пользования которым регулируются порядком получения автомобиля работниками. Здесь же должны быть прописаны условия его эксплуатации, возмещение расходов на техническое обслуживание, представление отчетности.

Сейчас достаточно распространенным явлением в организациях в рамках соцпакета является предоставление служебного автомобиля сотруднику. Как правило, компании предоставляют корпоративный автомобиль работникам, занимающим определенные должности (директору по производству, финансовому директору и т.д.), либо сотрудникам, работа которых требует частых поездок к клиентам или партнерам (менеджеру по закупкам, менеджеру по продажам и т.д.).

Предоставляемый автомобиль может быть приобретен компанией в свою собственность либо использоваться на условиях аренды или лизинга. Работники при этом получают доверенность от компании на управление автомобилем.

Для урегулирования вопросов, связанных с использованием автомобиля, рекомендуется разработать положение об использовании служебных автомобилей работниками компании. Данный документ может быть как самостоятельным локальным нормативным актом, так и издаваться в качестве приложения к Правилам внутреннего трудового распорядка наряду с правилами пользования локальной сетью и Интернетом, мобильной связью.

Структура правил

1 Общие положения Указываются назначение документа
и цели его разработки
2 Принадлежность транспортных средств Определяется порядок
приобретения автомобилей
3 Страхование Определяется порядок страхования
автомобилей
4 Условия предоставления автомобилей
работникам
Указываются категории
работников, которым компания
предоставляет в пользование
автомобиль, марки автомобилей
для указанных категорий
работников
5 Эксплуатация автомобилей Указывается порядок
предоставления технического
обслуживания
6 Дорожно-транспортные происшествия Указываются требования к
работникам в случае ДТП или
повреждения автомобиля
7 Порядок осуществления расходов Указывается перечень расходов,
компенсируемых компанией, а
также расходы, которые компания
не компенсирует
8 Отчетность Указываются формы отчетности,
которые представляются в
финансовый отдел в связи с
использованием служебного
автомобиля
9 Замена автомобиля Определяется порядок замены
служебных автомобилей

Правила пользования служебным автомобилем утверждаются руководителем компании. Работник знакомится с Правилами под личную подпись.

Пример.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «ЗВЕЗДА»
Иванов
——- П.С. Иванов
01 ноября 11
«—» —— 20— г.

Правила использования служебных автотранспортных средств работниками ООО «ЗВЕЗДА»

  1. Общие положения.

1.1. Настоящие Правила разработаны с целью обеспечения надлежащего использования автотранспортных средств, которые являются собственностью ООО «ЗВЕЗДА» (далее — компании) и предоставляются работникам компании в пользование с целью содействия наиболее эффективному выполнению работниками должностных обязанностей.

1.2. Далее в Правилах термин «пользователь» употребляется для обозначения работника, которому компания предоставила автотранспортное средство для выполнения служебных обязанностей.

1.3. Правила обязательны к соблюдению всеми пользователями.

  1. Собственность и регистрация.

Автотранспортные средства компании являются собственностью компании и зарегистрированы на имя компании.

  1. Страхование.

Транспортные средства компании застрахованы в соответствии с действующим Законом об ОСАГО. Компания обеспечивает страхование зарегистрированных на ее имя автотранспортных средств по программе каско.

  1. Условия предоставления автотранспортных средств компании.

4.1. Автотранспортные средства предоставляются работникам, работа которых носит разъездной характер, а также в случае служебных поездок работников.

4.2. Право пользования автотранспортным средством, принадлежащим компании, предоставляется на основании доверенности.

4.3. Для исполнения служебных обязанностей работнику предоставляется автотранспортное средство в соответствии с занимаемой должностью.

N Категория персонала Модель автомобиля
1 Менеджеры первого звена NISSAN QASHQAI
2 Менеджеры по продажам, специалисты отдела
обслуживания клиентов
NISSAN TEANA

4.4. На основании решения генерального директора одним автотранспортным средством могут пользоваться несколько работников. Очередность использования автотранспортного средства несколькими пользователями и порядок передачи ключей и регистрационных документов на автотранспортное средство определяются отделом персонала.

4.5. В случае производственной необходимости работник, за которым закреплено автотранспортное средство, обязан предоставлять его в пользование другим работникам компании.

  1. Обслуживание и эксплуатация автотранспортных средств.

5.1. Содержание автотранспортных средств.

5.1.1. Компания несет все необходимые экономически обоснованные расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля.

5.1.2. Автотранспортные средства ООО «ЗВЕЗДА» требуют бережного отношения и тщательного ухода, так как техническое состояние и внешний вид автотранспортных средств формируют представление об имидже компании.

5.1.3. Пользователи должны следить за тем, чтобы доверенное им служебное автотранспортное средство находилось в чистом состоянии как снаружи, так и изнутри.

5.1.4. Ответственность за состояние салона и багажного отсека служебного автотранспортного средства целиком лежит на пользователе, эксплуатирующем его.

5.2. Документация.

5.2.1. Для получения автомобиля необходимо представить водительское удостоверение.

5.2.2. Компания предоставляет пользователю следующие документы:

  • талон о прохождении технического осмотра в ГИБДД;
  • свидетельство о регистрации автотранспортного средства;
  • доверенность на право управления автотранспортным средством;
  • страховой полис ОСАГО.

5.3. Техническая эксплуатация, обслуживание и ремонт.

5.3.1. Пользователь обязан соблюдать требования инструкции по эксплуатации автотранспортного средства и рекомендации по техническому обслуживанию завода-изготовителя.

5.3.2. Периодичность технического обслуживания (ТО) устанавливается на основании рекомендаций завода-изготовителя и сервисных книжек для каждого автомобиля индивидуально. Техническое обслуживание проводится в специализированных сервисных центрах, перечень которых определяется руководством компании.

5.3.3. Пользователи должны предоставлять автомашины для проведения ТО в сроки, указанные в сервисной книжке.

5.3.4. Для проведения работ по техническому обслуживанию необходимо придерживаться следующего порядка.

5.3.4.1. Офис-менеджер согласовывает со специализированным сервисным центром время проведения работ по техническому обслуживанию, а пользователь обеспечивает транспортировку автотранспортного средства в специализированный сервисный центр к согласованному сроку.

5.3.4.2. Порядок проведения работ по ремонту автотранспортных средств аналогичен порядку работ по техническому обслуживанию автотранспортных средств.

5.3.5. Пользователь транспорта обязан представить в бухгалтерию компании финансовые документы о проведении технического обслуживания или ремонта (счет, заказ-наряд, счет-фактуру, акт выполненных работ). Пользователь несет ответственность за своевременное представление финансовых документов о проведенных работах.

  1. Дорожно-транспортные происшествия.

6.1. В случае возникновения дорожно-транспортного происшествия (ДТП) пользователь обязан действовать в соответствии с порядком, установленным законодательством Российской Федерации, в том числе Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, а также Правилами дорожного движения (ПДД).

6.2. Обо всех случаях повреждения автотранспортного средства в результате ДТП или противоправных действий третьих лиц пользователь должен незамедлительно сообщить непосредственному руководителю.

  1. Обеспечение безопасности и ответственность пользователя.

7.1. Если угон автотранспортного средства состоялся, необходимо незамедлительно сообщить о случившемся в ближайшее отделение полиции и непосредственному руководителю.

7.2. Компания не компенсирует стоимость ценных вещей и денежных средств, утраченных по вине пользователя.

7.3. Категорически запрещается управление транспортным средством в состоянии алкогольного или наркотического опьянения.

  1. Порядок осуществления расходов на автотранспортные средства.

8.1. Компенсируемые расходы пользователей.

8.1.1. Для расчетов за бензин используются топливные карты, действительные к оплате на АЗС. Топливная карта выдается только пользователям автотранспортных средств компании. Запрещается заправка автомобилей в выходные и праздничные дни. Лимит топлива устанавливается приказом по организации.

8.1.2. Компания компенсирует расходы, связанные с парковкой на специальных местах у аэропортов и вокзалов, если работник находился в командировке (в соответствии с положением о служебных командировках).

8.1.3. Мойка автотранспортных средств за счет компании может производиться не более двух раз в месяц (компенсации подлежат не более 400 руб. за каждую мойку автомобиля).

8.2. Некомпенсируемые расходы.

8.2.1. Компания не компенсирует расходы пользователей, связанные с нарушением Правил дорожного движения (штрафы).

8.2.2. Компания не компенсирует расходы, не подтвержденные документами соответствующей формы.

8.2.3. Компания не оплачивает расходы, связанные с использованием автотранспортного средства в личных целях.

  1. Отчеты.

9.1. Отчеты по расходованию топлива: путевые листы, представляются пользователем в бухгалтерию не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным.

9.2. Авансовые отчеты представляются пользователем в бухгалтерию не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным.

  1. Порядок замены автотранспортных средств компании.

10.1. Замена автотранспортных средств компании осуществляется с периодичностью не чаще 1 (одного) раза в три года.

Г.Погодина

Директор по персоналу

ООО «Юнилин»

Роль человека в современном бизнесе. Человек — это цель или средство?

Как менеджеру по персоналу организовать работу над проектом?