Положение о дебиторской задолженности

Об утверждении Положения по организации работы по взысканию дебиторской задолженности ОАО «РЖД»

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»

ПРИКАЗ

от 19 октября 2006 года N 248

Об утверждении Положения по организации работы по взысканию
дебиторской задолженности ОАО «РЖД»

В целях уменьшения размера дебиторской задолженности ОАО «РЖД» и организации работы по ее своевременному взысканию
приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение об организации работы по взысканию дебиторской задолженности ОАО «РЖД».

2. Руководителям филиалов ОАО «РЖД» в месячный срок разработать на основе утвержденного настоящим приказом Положения и утвердить порядок организации работы по взысканию дебиторской задолженности, и направить копию этого документа в Правовой департамент.

Президент ОАО «РЖД»
В.И.Якунин

Положение об организации работы по взысканию дебиторской задолженности ОАО «РЖД»

УТВЕРЖДЕНО
приказом ОАО «РЖД»
УТВЕРЖДЕНО
от 19 октября 2006 года N 248

Общие положения

1. Настоящее Положение устанавливает порядок работы подразделений ОАО «РЖД» по взысканию дебиторской задолженности.

2. Настоящее Положение не распространяется на порядок работы подразделений ОАО «РЖД» по предъявлению контрагентам претензий и ведению судебной работы по количеству и качеству поставляемых товарно-материальных ценностей, выполняемых работ, оказываемых услуг.

3. Используемые в настоящем Положении понятия означают следующее:
— дебиторская задолженность — не исполненное в срок контрагентом обязательство о выплате денежных средств в пользу ОАО «РЖД» в соответствии с законодательством Российской Федерации или договором, а также не исполненное в срок обязательство контрагента, задолженность по которому возникла в соответствии с предварительно уплаченной контрагенту суммой (авансом) по договору;
— юридическое подразделение — Правовой департамент, юридическая служба (управление, отдел, сектор), юрисконсульт, осуществляющие правовое сопровождение деятельности ОАО «РЖД»;
— бухгалтерское подразделение — Департамент бухгалтерского учета, службы бухгалтерского и налогового учета железных дорог, бухгалтерии структурных подразделений железных дорог, бухгалтерии функциональных филиалов ОАО «РЖД»;
— подразделение-исполнитель — структурное подразделение ОАО «РЖД», инициировавшее заключение договора согласно Положению о договорной работе в ОАО «РЖД» либо отвечающее за осуществление расчетов с контрагентами в соответствии со своей компетенцией.
В случае передачи договора, заключенного подразделением аппарата управления ОАО «РЖД», на исполнение структурному подразделению ОАО «РЖД» (причем осуществление расчетов остается за аппаратом управления ОАО «РЖД») права и обязанности подразделения-исполнителя в соответствии с настоящим Положением осуществляет соответствующее подразделение аппарата управления ОАО «РЖД» (департамент, управление), инициировавшее заключение этого договора.

4. Ответственность за своевременный и надлежащий учет исполнения обязательств перед ОАО «РЖД», полноту и достоверность документов, подтверждающих дебиторскую задолженность, несет подразделение-исполнитель.

5. Бухгалтерское подразделение ведет учет и проводит инвентаризацию дебиторской задолженности.

6. Юридическое подразделение несет ответственность за правильность составления претензий и исков к контрагентам, представление в установленном порядке интересов ОАО «РЖД» в судах, органах прокуратуры, юстиции, внутренних дел и иных органах при взыскании дебиторской задолженности, за соблюдение сроков и порядка обжалования судебных актов.

7. При наличии у контрагента неисполненного обязательства о выплате денежных средств в пользу ОАО «РЖД» в соответствии с законодательством Российской Федерации или договором, срок образования задолженности по которому превышает 60 календарных дней, структурные подразделения ОАО «РЖД» обязаны отказывать в заключении (продлении) договоров с этим контрагентом, за исключением случаев, когда неисполнение обязательства связано с обстоятельствами непреодолимой силы либо когда обязанность ОАО «РЖД» заключить договор предусмотрена законодательством Российской Федерации.

8. Для контроля за состоянием дебиторской задолженности подразделение-исполнитель ведет реестр контрагентов, имеющих дебиторскую задолженность, в системе сводной отчетности ЕК АСУФР (модуль «Управленческая отчетность, документы «Расшифровка дебиторской задолженности по контрагентам»).

Первоочередные мероприятия по взысканию дебиторской задолженности

9. Подразделение-исполнитель осуществляет контроль за полным и своевременным погашением контрагентом дебиторской задолженности в соответствии с Положением о договорной работе в ОАО «РЖД».

10. В случае образования дебиторской задолженности в связи с неисполнением обязательства перед ОАО «РЖД» контрагенту предъявляется претензия в порядке, предусмотренном договором или настоящим Положением.
Цель предъявления претензии — доказательно убедить контрагента в том, что его действия не соответствуют условиям договора и невыгодны для него, принимая при этом меры досудебного разбирательства.
Предъявление контрагенту претензии не освобождает подразделение-исполнителя от осуществления таких направленных на погашение дебиторской задолженности мер, как направление писем, телеграмм, составление актов сверок и т.д.

11. Претензии о взыскании дебиторской задолженности, вытекающей из деятельности подразделений аппарата управления ОАО «РЖД», предъявляет Правовой департамент.
Претензии о взыскании дебиторской задолженности, вытекающей из деятельности филиалов ОАО «РЖД», в т.ч. их структурных подразделений, предъявляют юридические подразделения филиалов ОАО «РЖД» и их структурные подразделения.

12. Не позднее десяти рабочих дней с даты образования дебиторской задолженности подразделение-исполнитель направляет в юридическое подразделение письменное обращение о необходимости предъявления претензии, к которому прилагаются следующие документы:
— копии документов, на основании которых возникла дебиторская задолженность, и документов, подтверждающих ее размер (договоры, акты передачи товарно-материальных ценностей, выполненных работ или оказанных услуг, акты сверок взаимных расчетов и т.д.);
— реквизиты контрагента (наименование и местонахождение контрагента, банковские реквизиты, ИНН и т.д.);
— расчет суммы требований (основного долга и начисленных штрафных сумм);
— копии писем по факту неисполнения или ненадлежащего исполнения контрагентом обязательства;
— копии иных документов, имеющих отношение к неисполнению контрагентом обязательства.

13. Юридическое подразделение в течение пяти рабочих дней с даты получения письменного обращения, указанного в пункте 12 настоящего Положения, определяет правовые основания для предъявления претензии и при наличии таких оснований предъявляет контрагенту претензию.

14. Претензия должна содержать следующие данные:
— наименование контрагента;
— обстоятельства, являющиеся основанием для предъявления претензии, со ссылками на соответствующие статьи договора и нормативных правовых актов;
— указание о предполагаемом способе исполнения обязательств;
— расчет суммы требований по претензии и номер счета, на который должны быть перечислены денежные средства;
— срок исполнения обязательств контрагентом и/или срок ответа на претензию, который не может превышать 60 дней с даты, когда обязательство контрагента должно было быть исполнено, если иной срок не предусмотрен договором или законодательством Российской Федерации;
— информация о мерах, которые будут осуществлены в случае отклонения претензии (приостановка исполнения обязательств ОАО «РЖД», обращение в суд и т.д.);
— дата и регистрационный номер претензии;
— подпись уполномоченного лица.

15. Претензия направляется контрагенту заказным письмом (иным способом, позволяющим доказать факт направления претензии).

16. При отсутствии у юридического подразделения достаточной информации и/или документов для предъявления претензии подразделение-исполнитель должно в течение двух рабочих дней со дня извещения об этом предоставить недостающую информацию.
Если оснований для предъявления претензии нет, юридическое подразделение письменно сообщает об этом подразделению-исполнителю.

17. О факте предъявления контрагенту претензии юридическое подразделение не позднее дня, следующего за днем ее предъявления, информирует подразделение-исполнителя, а также направляет ему копию претензии.

18. Передача в юридическое подразделение материалов и документов для предъявления претензии не освобождает подразделение-исполнителя от дальнейшей работы по обеспечению погашения контрагентом дебиторской задолженности.

19. Подразделение-исполнитель осуществляет контроль за исполнением контрагентом требований, содержащихся в претензии, включающий в себя следующие мероприятия:
— проверка полноты и соблюдения сроков исполнения требований, содержащихся в претензии;
— информирование юридического подразделения в случае полного или частичного отказа контрагента от исполнения заявленных в претензии требований или непоступления ответа на претензию в указанный в ней срок.

20. В случае если ответ на претензию представляется в юридическое подразделение, это подразделение не позднее следующего за днем получения ответа дня направляет его копию в подразделение-исполнитель.

21. В случае если контрагент не исполнил заявленные в претензии требования в указанный в претензии срок, дебиторская задолженность подлежит взысканию в судебном порядке.

22. Претензии должны предъявляться всем контрагентам без исключения, даже если направление претензий не предусмотрено условиями договора.
Если по каким-либо причинам претензия не была предъявлена контрагенту и ее предъявление не является обязательным согласно условиям договора или требованиям законодательства, то по истечении 60 дней с даты образования дебиторской задолженности она подлежит взысканию в судебном порядке.

Организация работы по взысканию дебиторской задолженности в судебном порядке

23. Не позднее трех рабочих дней с даты получения полного (частичного) отказа контрагента от исполнения заявленных в претензии требований или непоступления ответа на претензию в указанный в ней срок, а также в случае, предусмотренном пунктом 22 настоящего Положения, подразделение-исполнитель направляет в юридическое подразделение письменное обращение о необходимости предъявления судебного иска, к которому прилагаются следующие документы:
— копии документов, на основании которых возникла дебиторская задолженность, и документов, подтверждающих ее размер (договоры, акты передачи товарно-материальных ценностей, выполненных работ или оказанных услуг, акты сверок взаимных расчетов и т.д.);
— информация о результатах рассмотрения контрагентом претензии, включая копию претензии, или информация о том, что претензия не направлялась;
— реквизиты контрагента (наименование и местонахождение контрагента, банковские реквизиты, ИНН и т.д.);
— расчет суммы требований (основного долга и начисленных штрафных сумм);
— копии писем по факту неисполнения или ненадлежащего исполнения контрагентом обязательства;
— копии иных документов, имеющих отношение к неисполнению контрагентом обязательства.

24. Юридическое подразделение в течение десяти рабочих дней с даты получения письменного обращения с комплектом документов согласно пункту 22 настоящего Положения предъявляет исковое заявление в суд в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации.
При расчете суммы иска в нее в обязательном порядке включаются суммы штрафов, предусмотренных договором и законодательством Российской Федерации.

25. При отсутствии у юридического подразделения достаточной информации и документов для предъявления иска подразделение-исполнитель в течение трех рабочих дней со дня получения извещения об этом обязано предоставить недостающие информацию и документы или сообщить письменно об отсутствии таковых.
Если в этом случае имеющиеся информация и документы не позволяют ОАО «РЖД» обосновать исковые требования, то иск не предъявляется.
О причинах непредъявления иска юридическое подразделение уведомляет подразделение-исполнителя.

26. Передача в юридическое подразделение материалов и документов для ведения судебной работы в отношении контрагента не освобождает подразделение-исполнителя от обязанности контроля за исполнением контрагентом своих обязательств.

27. Подразделение-исполнитель обязано контролировать поступление от контрагентов платежей в счет погашения дебиторской задолженности, а также незамедлительно представлять в юридическое подразделение документы, имеющие отношение к взысканию дебиторской задолженности (переписка, акты сверки расчетов и т.д.).
В случае погашения контрагентом задолженности (полного или частичного), достижения договоренности об условиях мирового соглашения или иной договоренности о погашении долга подразделение-исполнитель незамедлительно направляет в юридическое подразделение письменное сообщение об этом с целью дальнейшей корректировки способов защиты интересов ОАО «РЖД».

28. При рассмотрении искового заявления о взыскании дебиторской задолженности подразделение-исполнитель обязано оказывать юридическому подразделению помощь в подготовке документов, а при необходимости обеспечить присутствие на судебных заседаниях своих специалистов.

29. После выдачи судом исполнительного листа о взыскании с контрагента просроченной дебиторской задолженности юридическое подразделение в соответствии с законодательством Российской Федерации:
— направляет в структурные подразделения ОАО «РЖД» либо в органы государственной власти запросы о предоставлении информации о банковских счетах и имуществе контрагента;
— направляет исполнительный лист в банки, обслуживающие счета контрагента;
— организует взаимодействие с подразделениями службы судебных приставов для взыскания дебиторской задолженности на основании выданного судом исполнительного листа;
— обращается в суд с заявлением о признании должника несостоятельным (банкротом).

30. Подразделение-исполнитель ежемесячно, до пятого числа, направляет в юридическое подразделение запрос о результатах проведенной судебной работы с указанием контрагентов, по которым были представлены документы для предъявления исков.
Юридическое подразделение ежемесячно, до десятого числа, представляет в подразделение-исполнитель ответ на указанный запрос, который должен содержать следующие данные:
— наименование контрагента;
— предмет спора и реквизиты договора, по которому образовалась дебиторская задолженность;
— размер дебиторской задолженности и сумма иска, включающая суммы штрафов;
— текущее состояние рассмотрения судебного дела: краткое содержание вынесенных по делу судебных актов, информация о получении исполнительных листов и т.д.;
— информация о ходе взыскания по исполнительным листам.
Электронный текст документа
подготовлен ЗАО «Кодекс» и сверен по:
Экономика железных дорог,
N 5, 2007 год