Подотчетные суммы

УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность в использовании наличных денежных средств для расчетов с работниками по командировкам, выдаче им средств на представительские цели, для покупки товаров у других юридических и физических лиц, а также на иные хозяйственно-операционные цели. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные цели, для целей бухгалтерского учета называют подотчетными лицами. Организации могут выдавать из кассы наличные денежные средства под отчет на: 1. Командировочные расходы; 2.Хозяйственно-операционные расходы; 3. Расходы экспедиций, геологоразведочных партий; 4. Расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе и филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации.

При выдаче денежных средств организация обязана: 1.Определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается; Получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства; 3.Выдавать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета им по ранее выданным авансам; Запретить передачу подотчетных денежных сумм от одного работника другому; 5.Определить перечень лиц, которые могут заменить кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

Служебная командировка — поездка работникапо распоряжению руководителя организации для выполне­ния служебного поручения вне места постоянной работы. Эти поездки связаны с:

1. Покупкой материально-производственных запасов, расходы по которой учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов;

2. Осуществлением работ капительного характера (выполнением функций заказчика и т.п.), расходы по которой учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства;

3. Подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы по общехозяйственным расходам и учитываются по одноименной статье;

4. Участием в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет вклады (акции), расходы по которой относятся к служебным командировкам и учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы по одноименной статье;

5. Другими аналогичными расходами.

Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по ним списывают за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты (без учета в составе убытков при налогообложении).

Счет 71 в бухгалтерском учете: характеристика и проводки с примерами

К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием и передачей объектов непроизводственного назначения и т.п.

Направление сотрудника в командировку оформляют выдачей ему командировочного удостоверения, подписан­ного руководителем организации или уполномоченным им лицом. По усмотрению руководителя организации помимо командировочного удостоверения направление в коман­дировку может оформляться приказом руководителя. Фактическое нахождение работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия и прибытия.

За время нахождения в командировке работнику со­храняется заработная плата по месту постоянной работы. Кроме того, ему возмещают командировочные расходы. Размер суммы, выдаваемой на эти расходы, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения. Сумму аванса обычно рассчитывают сотрудники бухгалтерии.

Выдача наличных денежных средств под отчет на командировку производится на основании командировоч­ного удостоверения по расходному кассовому ордеру.

В течение трех дней по возвращении из командировки подотчетное лицо обязано отчитаться за полученные и израсходованные суммы. Для этого прибывший из команди­ровки сотрудник составляет “Авансовый отчет” на основе первичных документов (квитанций гостиниц, железнодо­рожных, авиационных билетов, квитанций на телефонные переговоры и др.). К авансовому отчету он прилагает командировочное удостоверение. Целесообразность произ­веденных расходов подтверждается начальниками цехов, отделов или подразделений в зависимости от целевого назначения командировки. После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы по отчету он утверждается руководителем организации. Оформленный таким образом авансовый отчет принимается к учету.

Командировочные расходы включают в себестои­мость работ, услуг, продукции. Согласно действующему законодательству суммы командировочных расходов нор­мируются государством. Минфин России устанавливает нормы расходов по найму жилого помеще­ния и суточных. Однако всем организациям разрешено увеличивать эти нормы по усмотрению руководящего ор­гана: совета директоров, правления акционерного обще­ства, директора организации. В случае превышения фак­тических расходов над нормой их полностью включают в себестоимость, но суммы превышения в дальнейшем не участвуют в расчете налогооблагаемой прибыли.

Список лиц, имеющих право получать в кассе налич­ные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверж­дается руководителем организации. Выдача наличных де­нежных средств на хозяйственные нужды обычно преду­смотрена сметой организации.

Хозяйственные расходы подтверждаются квитанция­ми почтовых отделений, мастерских по ремонту техники или автомобилей, счетами и чеками магазинов, счетами оптовых организаций и квитанциями или чеками, подтверждающими оплату им за канцелярские и хозяйственные принадлежности и др.

Подотчетное лицо может приобрести ма­териалы. Они должны быть сданы на склад, а на них должен быть выписан складской приход­ный ордер. Только после этого на основании требования они выдаются в эксплуатацию. Очень часто приобрета­емые ценности выдаются в эксплуатацию непосредст­венно, минуя склад. В таком случае во многих организа­циях с целью сократить документооборот на первичных документах (чеках, счетах) делают записи о передаче приобретенных ценностей в места эксплуатации, под­твержденные подписями лиц, получивших эти ценности. Подобное оформление поступивших ценностей не соот­ветствует требованиям документального оформления приобретенных материалов.

При приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчет у организации — изготовителя, при наличии приходного кассового ордера и накладной на отпуск товаров с ука­занием суммы налога отдельной строкой, налог на до­бавленную стоимость отражается по дебету счета 19 и исчисление его производится в общеустановленном по­рядке.

Таким образом, если организация приобрела товар у оптовой фирмы за наличный расчет, то НДС, уплаченный при приобретении ценностей, может быть поставлен в зачет перед бюджетом при наличии соответствующих документов. В том случае, когда произведены расходы, не подтвержденные документально, но предусмотренные в смете, целесообразно составить“Акт о расходах”, в котором — указано, что сотрудником фирмы были произведены административные расходы в рамках утвержденной сметы расходов на содержание фирмы. Акт утверждается руко­водителем фирмы, и после обработки в бухгалтерии указанные расходы могут быть списаны на себестоимость с последующим восстановлением при расчете налогооблагаемой прибыли или за счет собственных источников . Это возможно при наличии утвержденной учре­дителями сметы расходов, которые осуществляются за счет собственных средств организации.

Остаток неиспользованных сумм сдается подотчет­ным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.

Расходовать выданные под отчет суммы следует по назначению; передача подотчетных сумм одним лицом другому запрещается. Новые авансы подотчетному лицу выдаются лишь при условии полного расчета по ранее выданному ему авансу. У лиц, не представивших отчеты и оправдательные документы в расходовании подотчет­ных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу организации остатки неиспользованных сумм аван­сов, бухгалтерия вправе удержать из начисленной заработной платы данную задолженность в порядке, пре­дусмотренном действующим законодательством.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задол­женности подотчетных лиц предприятию или сумму не­возмещенного перерасхода. По дебету счета записывают­ся суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

Дебет Счет 71 “РАСЧЕТЫ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ” Кредит

Начальный остаток — сумма денег, находящаяся на руках у подотчетных лиц или сумма дебиторской задолженности подотчетных лиц предприятию на начало месяца  
К 50 «Касса» сумма аванса, выданного подотчетному лицу и др.   Сумма, списанная с командировочного по утвержденному авансовому отчету   Д 25 «ОПР», 26 «ОХР»
    Суммы, списанные с подотчетных лиц и выплаченные за приобретение, доставку, разгрузку и хранение ТМЦ, приобретенных подотчетными лицами Д 10 «Материалы»  
    На расходы подотчетных лиц по реализации готовой продукции покупателям Д 44 «Расходы на продажу»
    На суммы, возвращенные подотчетными лицами в кассу как неиспользованный аванс и др. Д 50 «Касса»
  Конечный остаток — сумма денег, находящаяся на руках у подотчетных лиц или сумма дебиторской задолженности подотчетных лиц предприятию на конец месяца    

Основным регистром для учета операций по движе­нию подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лица­ми является журнал-ордер № 7. Это комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это означает, что каж­дой выданной под отчет сумме в журнале-ордере отво­дится одна строка (линейка), и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шах­матную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. (см. Приложение № 8).

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выдан­ные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые орде­ра — на расхождения в суммах полученных и израсходо­ванных. К учету принимаются авансовые отчеты, прове­ренные арифметически, по существу в отношении целе­сообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса и утвержденные руководителем орга­низации. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, про­ставляя на документах и на самом отчете корреспондиру­ющие счета, отвечающие направлению расхода.

Приложение № 1

Дата добавления: 2015-11-20; просмотров: 649;

Главная » Бухгалтеру » Задолженность подотчетных лиц

Задолженность подотчетных лиц

Вернуться назад на Подотчетные лица

Задолженность подотчетных лиц подлежит ежемесячной переоценке в связи с изменением курса рубля по отношению к иностранным валютам в общеустановленном порядке. Порядок списания курсовых разниц определяется принятой на предприятии учетной политикой в части курсовых разниц.

Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.

Погашение задолженности подотчетного лица перед предприятием показывается с помощью соответствующей проводки в кредите счета 71 с отнесением суммы в пределах установленных нормативов в дебет соответствующего затратного счета.

Дебиторская задолженность включает задолженность подотчетных лиц, поставщиков по истечении срока оплаты, налоговых органов при переплате налогов и других обязательных платежей, вносимых в виде аванса. Она включает также дебиторов по претензиям и спорным долгам.

Сальдо дебетовое показывает задолженность подотчетных лиц предприятию.

Вопрос. Учет расчетов с подотчетными лицами.

Деньги в подотчет выдаются из кассы.

При установлении фактов списания задолженности подотчетных лиц без представления соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные суммы, необоснованно списанные с работников без удержания из заработной платы, на основании статей 2 и 7 Закона Российской Федерации о подоходном налоге с физических лиц подлежат включению в совокупный налогооблагаемой доход этих работников того календарного года, в котором суммы были ими получены.

Дебетовое сальдо счета 71 означает задолженность подотчетных лиц по полученным авансам.

Сальдо счета 71 отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму не возмещенного перерасхода.

Сальдо этого счета отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму не возмещенного перерасхода.

В первом случае имеют в виду задолженность подотчетных лиц по выданным им авансам на командировки и операционные расходы в пределах сроков, установленных для сдачи отчетов, а также поставщиков и подрядчиков по оплате товаров. Просроченная дебиторская задолженность в условиях инфляции подвержена обесценению, поскольку воплощает требования на фиксированную сумму денег. Если не учитывать этого явления, то скрытые убытки могут исказить фактическое финансовое состояние предприятия с ликвидными средствами.

По статье Расчеты с подотчетными лицами показывается задолженность подотчетных лиц перед предприятием за полученный аванс.


Выдача и учет подотчетных сумм

Предприятия в процессе финансово-хозяйственной деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы административно- хозяйственные, на расходы по закупке запасных частей, на расходы по командировкам, на проезд оплачиваемого льготного отпуска, а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность для выполнения определённых действий по поручению организации.

Денежные средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные расходы.

Административно-хозяйственные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации может производиться:

• либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;

• либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой межведомственной формы КО-2 или надлежаще оформленным другим документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и т.п.) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера .

При приобретении товарно-материальных ценностей делаются проводки:

Если сначала выдаются денежные средства под отчет:

Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кт 50 «Касса», 51 «Расчетные счета»– на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка; см. оформление проводок

Дт10 «Материалы»

Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами»- оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

Дт 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — отражена сумма НДС, указанная в счете фактуре по приобретенным ТМЦ;

Дт 50 «Касса»

Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — возвращены в кассу неизрасходованные денежные средства.

Если работник закупает ТМЦ за свой счет, а организация возмещает затраченные средства:

Дт 10 «Материалы»

Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»- оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

Дт 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»- отражена сумма НДС по приобретенным ТМЦ;

Дт60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»- отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;

Д т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кт 50 «Касса»- погашена задолженность перед подотчетным лицом по приобретению ТМЦ.

Если работник заключает договор о предоставлении организации возвратной ссуды на определенный срок в форме оплаты приобретенных товаров:

Дт 71«Расчеты с подотчетными лицами»

Кт73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — отражена оплата физическим лицом ТМЦ за организацию (момент предоставления ссуды);

Дт 10 «Материалы»

Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»- оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

Дт 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»- отражена сумма НДС по приобретенным ТМЦ;

Дт 73«Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Кт 50 «Касса»- работнику из кассы возмещены расходы по приобретению ТМЦ.

Руководитель предприятия своим приказом должен установить размеры подотчётных сумм и сроки, на которые они выдаются.

Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх дней по окончании срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчёт.

При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесён сотрудником в кассу организации.

Выдача наличных денежных средств под отчёт производится при условии полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчёт наличных денег одним лицом другому запрещается.

Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.

Процесс приобретения за наличный расчёт материальных ценностей (работ, услуг) у организаций-изготовителей, организаций оптовой торговли и иных организаций – юридических лиц (кроме розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), как правило, включает в себя несколько этапов, каждый из которых оформляется соответствующим документом:

1. Заключение договоров между юридическими лицами, регламентирующих их отношения, а именно договоров купли-продажи, подряда, договоров на оказание услуг и т.п.

Готовая инструкция для подотчетника

Реализация товаров покупателю оформляется накладной (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли-продажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи-приёмки, составляемым в дополнение к соответствующему договору.

2. Внесение наличных денег по заключённому договору в кассу организации-продавца оформляется приходным кассовым ордером по межведомственной форме КО-1. Покупателю выдаётся квитанция к приходному кассовому ордеру, которая заверяется печатью (штампом) организации-продавца.

Иногда организация-поставщик самостоятельно получает наличные деньги по заключённым договорам в кассе организации-покупателя через своих подотчётных лиц – инкассаторов, действующих на основании надлежаще оформленных доверенностей на получение денежных средств. В таких случаях организация-покупатель выписывает расходный кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает по нему требуемую сумму при предъявлении этим гражданином документа, удостоверяющего его личность.

3. Не позднее десяти дней после отгрузки товара (выполнения работы, оказания услуги) или предоплаты (аванса) организация-поставщик обязана представить организации-покупателю счёт-фактуру.

Таким образом, выдача наличных денежных средств работникам организации может производиться для закупки материальных ценностей, для возмещения расходов по приобретению товаров для нужд организации, а также для выдачи сумм, причитающихся сотрудникам организации при убытии в командировку.

Установлены следующие основные ограничения в отношении выдачи наличных денежных средств под отчет:

– запрещается выдавать подотчетные суммы лицам, не являющимся работниками организации;

– запрещается выдавать подотчетные суммы при наличии непогашенной задолженности по ранее выданным подотчетным суммам;

– нарушением является выдача сумм лицам, которые не указаны в качестве материально ответственных лиц в соответствующем распорядительном документе. Как правило, перечень подотчетных лиц ежегодно отдается приказом руководителя организации в начале года. Одновременно устанавливаются предельные размеры единовременной выдачи подотчетных сумм на конкретные цели, а также схема документооборота (порядок и сроки представления отчетности в израсходовании подотчетных сумм). Данные ограничения не распространяются на случаи выдачи подотчетных сумм командированным работникам.

Учет сумм, выданных под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, осуществляется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На израсходованные подотчетными лицами суммы этот счет кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

При выдаче подотчетных сумм для выплаты заработной платы читателям следует учитывать общие требования трудового законодательства, регулирующие этот процесс.

В соответствии со ст. 136 ТК РФ:

– при выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате;

– заработная плата выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо перечисляется на указанный работником счет в банке на условиях, определенных коллективным договором или трудовым договором;

– заработная плата выплачивается непосредственно работнику, за исключением случая, если иной способ выплаты предусматривается законом или трудовым договором. Из этого требования, в частности, следует, что для того чтобы заработная плата могла быть выдана другому лицу (например, родственнику или коллеге заболевшего работника), как минимум, необходима доверенность, оформленная установленным порядком. В противном случае выдача наличных денежных средств является незаконной, и в случае предъявления претензий работником, которому заработная плата была начислена, вся сумма выплаты может быть взыскана с кассира;

– заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка организации, коллективным договором, трудовым договором;

– для отдельных категорий работников федеральным законом могут быть установлены иные сроки выплаты заработной платы. Это обычно практикуется в некоторых государственных учреждениях и регулируется отраслевыми или ведомственными нормативными актами;

– при совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем выплата заработной платы производится накануне этого дня;

– оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала.

Согласно ст. 140 ТК РФ при прекращении трудового договора (увольнении работника) выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены ему не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.



1.1.5. Документальное оформление списания подотчетных сумм.

Суммы, выданные под отчет, списываются на основании представленного авансового отчета, форма которого утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 и должна применяться организациями всех форм собственности, за исключением бюджетных учреждений.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо приводит перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники (ККТ), товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1—6) и нумерует документы, приложенные к авансовому отчету, в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте, заполняются только в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Ниже приводится упрощенная форма авансового отчета, в которой указаны реквизиты, на правильность заполнения которых кассир должен обращать особое внимание. Так как авансовый отчет заполняется, как правило, в бухгалтерии (но не в кассе), пример заполнения не приводится.

На основании утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные денежные суммы в установленном порядке.

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции, которые должны содержать следующие реквизиты: наименование документа (формы), код формы, дату составления, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении) и т.д. (п. 7 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № ЗЧн). Поэтому для отражения операции по списанию выданных сумм с подотчетного лица должен быть в наличии первичный учетный документ.

Если оформленные документы не позволяют проверить достоверность произведенной хозяйственной операции, то есть в них не указаны данные продавца, то суммы денежных средств, выданные работнику на закупку, должны считаться личным доходом данного работника, подлежащим включению в совокупный налогооблагаемый доход. При этом такое решение принимается руководителем организации с учетом других документов и обстоятельств, подтверждающих данную ситуацию.

Из вышеприведенного следует, что только при соблюдении определенных условий произведенные затраты по приобретению товарно-материальных ценностей могут быть отнесены на себестоимость продукции, работ, услуг или счета учета товарно-материальных ценностей.

Если к авансовому отчету приложены оправдательные документы, а при проверке наличия оприходования оплаченного товара выяснится его отсутствие, подотчетная сумма также подлежит включению в совокупный доход подотчетного лица.

1. Количество документов должно соответствовать числу записей на обороте. Количество листов, как правило, превышает количество документов.

2. Необходимо наличие подписей бухгалтера, подтверждающего целевое назначение и правомерность принятия к учету израсходованных сумм, а также главного бухгалтера, разрешающего выдачу наличных денежных средств в погашение перерасхода или прием остатка ранее выданных денежных средств.

3.

71 «Расчеты с подотчетными лицами» (активно-пассивный, основной, расчетный)

Должно быть указано состояние расчетов с подотчетным лицом по ранее выданным авансам. Выдача аванса при наличии ранее не погашенной подотчетной суммы является нарушением Порядка ведения кассовых операций. Однако на практике это встречается достаточно часто. В принципе, за состоянием расчетов должен следить бухгалтер на соответствующем рабочем месте. В то же время обязанность по ведению аналитического учета расчетов с подотчетными лицами может быть возложена на бухгалтера-кассира. В этом случае вышеуказанные суммы должны вписываться кассиром, причем при этом целесообразно делать соответствующие отметки до того, как будут заполнены другие реквизиты авансового отчета.

4. Отсутствие подписи руководителя организации, утверждающего авансовый отчет, а также суммы в указанной строке делает документ недействительным, и суммы наличных денежных средств должны расцениваться как излишек или недостача (в зависимости от того, осуществлялся прием остатка или выплата перерасхода).

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций организация вправе выдавать под отчет наличные денежные средства на хозяйственные и командировочные расходы без каких-либо ограничений. Однако при этом каждый отдельный платеж, совершенный подотчетным лицом сторонней организации, не должен превышать установленных пределов расчетов наличными денежными средствами. Это требование относится как к случаю, если физическое лицо имеет на руках доверенность, выданную организацией на право осуществления отдельных операций, так и к случаю, если доверенность отсутствует: подотчетное лицо действует от лица работодателя, который должен впоследствии одобрить действия физического лица посредством утверждения авансового отчета.

Наличные денежные средства выдаются под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

При этом лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны в соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня их возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Если подотчетные средства были выданы работнику организации без установления срока их возврата и такие суммы отражены по дебету счета 71, оснований для включения в налогооблагаемый доход работника этих сумм не имеется.

Согласно п. 12 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации основанием для записей хозяйственных операций и их отражения в регистрах бухгалтерского учета служат первичные документы, фиксирующие факт их совершения, которые должны содержать достоверные данные, создаваться своевременно – как правило, в момент совершения операции – и содержать обязательные реквизиты. Кроме того, все документы, отражающие факт совершения хозяйственной операции, подлежат обязательному гашению торговой организацией штампом или надписью от руки « получено» или « оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Таким образом, в оправдание расходов, произведенных подотчетным лицом, последний должен представить не только правильно оформленный, но и надлежаще погашенный оправдательный документ. Кроме того, подтверждением приема наличных денежных средств продавцом служит чек кассового аппарата либо приходный кассовый ордер. Организации, не использующие ККТ, принимают наличные денежные средства по приходному кассовому ордеру с выдачей квитанции за подписями главного бухгалтера и (или) уполномоченного на то лица и кассира, заверенной печатью (штампом) или оттиском кассового аппарата (п. 13 Порядка ведения кассовых операций).

Если даты, проставленные на первичных документах, подтверждающих расходование наличных денежных средств, которые получены под отчет, окажутся более ранними, чем дата составления авансового отчета, и более поздними, чем на расходном кассовом ордере на выдачу подотчетных средств, то такое противоречие свидетельствует либо о недостоверности первичных документов, подтверждающих расходование подотчетных средств, либо о возмещении организацией затрат своих работников (в последнем случае приобретенные ценности являются собственностью физического лица, и поэтому правильнее в данном случае оформлять при возмещении затрат договор купли-продажи). Затраты, произведенные работником, которому денежные средства под отчет не выдавались в связи с покупкой материалов, возмещаются путем выдачи из кассы организации наличных денежных средств с оформлением расходного кассового ордера, основанием для выписки которого служит представленный работником товарный чек.

При неполном израсходовании подотчетной суммы работник может сдать неиспользованный остаток в кассу организации (либо дать согласие на удержание с сумм начисленной оплаты труда). При сдаче в кассу остатка денежных средств должны быть соблюдены общие правила приема, выдачи и хранения денежных средств, которые установлены Порядком ведения кассовых операций. Требования по оформлению приходных и расходных документов содержатся также в соответствующих постановлениях Госкомстата России.

Прием наличных денежных средств производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя организации. Таким образом, бухгалтер-кассир не должен требовать каких-либо дополнительных документальных подтверждений правомерности внесения денежных средств в кассу помимо приходного кассового ордера, подписанного главным бухгалтером. Право подписи приходных кассовых ордеров другим лицам может быть предоставлено (приказом или иным распорядительным документом руководителя организации), но это практикуется крайне редко. Дело в том, что п. 3 ст. 7 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухгалтерском учете) установлено, что без подписи главного бухгалтера денежные документы (а также расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства) считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Предоставление права подписи денежных документов другим лицам может впоследствии создать определенные проблемы в случае, если какие-либо требования действующего законодательства будут нарушены.

Приходные кассовые ордера запрещено выдавать на руки лицам, внесшим денежные средства. Приходный кассовый ордер передается лицом, его выписавшим, для исполнения непосредственно в кассу. Кассир только проверяет правильность его оформления, наличие и подлинность подписи главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает ордер и квитанцию.

При приеме банкнот и монет кассиры организаций обязаны руководствоваться установленными Банком России признаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России.

При приеме денежных средств выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Таким образом, в обязанности кассира при приеме наличных денежных средств входит:

– проверка правильности заполнения приходного кассового ордера (форма № КО-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88) в части заполнения всех реквизитов и наличия подписи главного бухгалтера;

– проверка платежеспособности сдаваемых банкнот.

При проверке правильности заполнения приходного кассового ордера бухгалтеру следует учитывать следующие основные требования, предъявляемые к его заполнению:

– приходный кассовый ордер применяется независимо от того, какой метод обработки данных (ручной или машинный – с применением средств вычислительной техники) используется в организации;

– приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером. Иными словами, бухгалтер-кассир (как работник бухгалтерии) может выписать приходный кассовый ордер, однако без подписи главного бухгалтера он считается недействительным. Из этого следует, что если между моментом выписки такого ордера (фактического приема денежных средств) и подписанием его главным бухгалтером будет проведена внезапная инвентаризация кассы, принятые денежные средства должны быть оприходованы как находящиеся в излишке;

– квитанция к приходному кассовому ордеру также подписывается главным бухгалтером. Кроме того, на нем должны быть проставлены подпись кассира и печать или штамп кассира. Квитанция регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) и выдается на руки лицу, сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

Операция осуществляется на основании заявления. Это правило касается всех лиц без исключения. На основании этого документа оформляется РКО. В заявлении нужно указать сумму, срок выдачи, дату и поставить свою подпись. Проверка Заявление сначала попадает к бухгалтеру. Он проверяет, закрыты ли старые расчеты с подотчетными лицами. Если сотрудник не предоставил отчет о ранее использованных суммах, то выдавать ему новую наличность нельзя. Представительские расходы, командировочные, суточные – на все израсходованные деньги должен быть представлен документ. Итоги обработки отчета показывают, кто, кому и сколько должен. Если имеется разница между выданными и использованными средствами, значит, за работодателем или сотрудником числится долг. Предоставление средств Допускается выдача подотчетных сумм путем перечисления их на зарплатную карту сотрудника.

Расчеты с подотчетными лицами (счет 71)

Подотчетные лица — это работники организации, которым выданы деньги с условием предоставления отчета об их использовании. В качестве отчета выступает авансовый отчет, заполненный по форме АО-1.

Инфо

Запрещено выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам. Запрещено передавать подотчетные суммы от одного работника другому.

Ограничений по сумме, которая может быть выдана работнику под отчет, нет.

Учет расчетов с подотчетными лицами (счет 71)

Выдаются деньги подотчетному лицу из кассы на основании расходного кассового ордера, образец этого первичного документа смотрите здесь. Для того чтобы получить деньги в подотчет, работник должен написать заявление с указанием необходимой суммы и срока, на который выдаются деньги.
Заявление пишется в произвольной форме, заверяется руководителем. На основании этого заявления составляется расходный кассовый ордер, и выдаются наличные денежные средства подотчетному лицу.
Выдавать деньги в подотчет можно при выполнении двух условий:

  • если работник перечислен в приказе о подотчетных лицах,
  • если работником полностью погашены предыдущие авансы.

Проводка, отражающая выдачу наличных денежных средств в подотчет, имеет вид Д71 К50.

Prednalog.ru

Важно

Списание подотчетных сумм Получив от подотчетнго лица авансовый отчет, бухгалтерия списывает с него израсходованные и подтвержденные суммы подотчета. Списание с подотчетного лица суммы аванса отражается по кредиту счета 71.

В зависимости от того, на что потрачены деньги, 71 счет бухгалтерского учета корреспондирует с соответствующими счетами бухгалтерского учета. Если подотчетным лицом были приобретены хозяйственные или канцелярские товары, то есть деньги были потрачены на приобретение материальных ценностей, то расходы списываются на счет учета материалов, например, на счет 10 «Материалы» проводкой Д10 К71, или на счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» проводкой Д15 К71.

Если на подотчетные деньги приобретены товары, то расходы списываются проводкой Д41 К71.

Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?

Внимание

Заполненные здесь поля не формируют проводки, но используются в печатной форме документа. Возврат подотчетных сумм Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник получил из кассы деньги на хозяйственные расходы, но полностью их не использовал или не отчитался.

По законодательству, сотрудник должен предоставить авансовый отчет сразу по возращении из командировки или в течение трех рабочих дней. Точные сроки указываются в приказе руководителя. Согласно ст.

137 ТК, с целью погашения неизрасходованного аванса работодатель может удержать суммы из зарплаты сотрудника в течение одного месяца по завершении срока сдачи отчетности. Данное положение действует, если работник не оспаривает основания и размеры удержаний. Такое решение оформляется отдельным распоряжение и должно быть письменно подтверждено сотрудником.

Бухгалтерский счет 71. учет расчетов с подотчетными лицами

Что это за правила – читайте здесь.

Типичные ошибки при расчетах с подотчетными лицами

Деньги под отчет могут выдаваться только работникам предприятия, причем должен быть зафиксирован перечень этих работников в приказе. Приказ о подотчетных лицах утверждается руководителем.

В дальнейшем можно будет выдавать деньги только лицам, указанном в этом приказе. Документальное оформление выдачи денег подотчет Деньги выдаются подотчетному лицу на основании его заявления, в котором указывается нужная сумма и срок, на который она должна быть выдана. Руководитель организации визирует это заявление, работник с заявлением идет в кассу организации для получения денег. Выдача денег подотчет выполняется на основании расходного кассового ордера. Если за данным подотчетным лицом не числится задолженность по предыдущим выданным суммам, и он включен в приказ о подотчетных лицах, то из кассы выдается необходимая наличная сумма.

Учет расчетов с подотчетными лицами. проводки по счету 71.

Подотчетные лица — работники организации, получившие авансом наличные денежные средства на предстоящие расходы (хозяйственные и по служебным командировкам).

Подотчетное лицо — это физическое лицо (как правило, сотрудник предприятия), которому поручено проведение какой-либо хозяйственной операции, выполнение задания (командировка, приобретение и оплата товарно-материальных ценностей, услуг) и которое обязано отчитаться перед предприятием (физическим лицом-работодателем) о выполненном поручении.

Прежде всего, подотчетными являются лица, состоящие в трудовых отношениях с предприятием или физическим лицом-субъектом предпринимательской деятельности. Сотрудник, принятый на работу по любому трудовому договору (на постоянную, сезонную, временную работу, на работу по совместительству), является подотчетным лицом по отношению к своему работодателю.

Список лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, утверждается руководителем организации. Правила выдачи подотчетных сумм регулируются Порядком ведения кассовых операций и иными документами.

Новый аванс выдается только после полного расчета по ранее выданному. Размер аванса на предстоящие хозяйственные расходы и его сроки определяются руководителем организации. Выдача под отчет наличных денежных средств на расходы, связанные с деловыми поездками, включая служебные командировки, осуществляется в пределах сумм, причитающихся подотчетным лицам на эти цели.

Полученный аванс подотчетные лица могут расходовать только по целевому назначению. Передача подотчетных сумм одним подотчетным лицом другому запрещается.

Подотчетное лицо должно представить руководителю организации отчет об использовании полученных денежных средств с приложением оправдательных документов (проездных билетов, счетов гостиниц, товарных чеков и др.). По авансам на хозяйственные расходы отчеты должны быть представлены в сроки, устанавливаемые руководителем организации. Сроки составления авансовых отчетов о расходах на служебные командировки предусмотрены соответствующими нормативными документами.

Остаток неизрасходованных сумм подотчетное лицо сдает в кассу организации одновременно с представлением авансового отчета. Перерасход подотчетных сумм выдают подотчетному лицу из кассы. Авансовые отчеты после проверки бухгалтерией утверждаются руководителем организации.