Подготовка документов к тендеру

Что нужно для участия в тендерах

Далее следует получить электронную цифровую подпись (сокращенно ЭЦП). Покупается она в одном из аккредитованных на выбранной вами электронной площадке специальных удостоверяющих центров. Процесс получения ее займет несколько рабочих дней (2 или 3). Подпись придает юридический статус электронному документу и фиксирует материальную ответственность участника.

Но одна лишь ЭЦП еще не гарантирует, что вы примете участие в тендерах. Пошаговая инструкция содержит, кроме нее, понятие аккредитации. То есть, чтобы участвовать в торгах, проводимой той или иной площадкой, необходимо быть на ней аккредитованным. У каждой из пяти площадок аккредитация своя. Для этого на сайте площадки заполняется специальная форма вместе с заявлением об открытии счета. Прилагается ряд документов. Каких именно? Речь идет о выписке из ЕГРЮЛ (если вы индивидуальный предприниматель — о выписке из ЕГРИП), учредительном документе, доверенности, дающей право на участие в данных торгах, документе о назначении руководителя (решении или протоколе) с печатью организации, скане карточки с реквизитами компании.

Строительные тендеры

Если деятельность вашей компании связана с поставкой стройматериалов, строительной техники (экскаваторов, кранов, бульдозеров) или оборудования, а также с реализацией земельных участков строительного назначения, вам понадобятся серьезные клиенты.

А это значит, что фирме следует принимать активное участие в соответствующих конкурсах. Наверняка вам хотелось бы заключить долгосрочный контракт с крупным заказчиком. Тогда примите участие в тендерах на строительство. Принцип здесь один тот же: изучаете регламент проведения подходящего аукциона, формируете пакет документов, состоящий из выписки из ЕГРЮЛ, отксерокопированных и заверенных в налоговой учредительных документов (вместе с уставом) и приказа о назначении главного бухгалтера, свидетельства имеющегося опыта работы вместе с копиями финансовых отчетов за последний период, а также копии паспортов всех официальных представителей фирмы-поставщика и свидетельства о пройденной госрегистрации предприятия. На того, кто будет официально представлять интересы фирмы на торгах, должна быть оформлена доверенность на участие в тендере.

Не забудьте, что поданная заявка обязана иметь денежное обеспечение. В случае отсутствия на счетах компании имеющейся суммы она вправе воспользоваться тендерным кредитом.

Как формируется заявка

Для участия в тендере участником заполняются и подаются:

  • собственно заявка (заявление) на участие в тендере;
  • анкета участника и – если участник является субъектом малого или среднего бизнеса- предоставляется декларация СМП;
  • полная информация о товаре – чаще всего это отдельная форма в виде коммерческого предложения;
  • в отдельных случаях предоставляется форма, содержащая сведения о цепочке собственников (бенефициаров), форма об опыте выполнения работ или поставки товаров.

Все формы, которые входят в перечень тендерной документации, должны быть обязательно заполнены, иначе заявку просто отклонят.

В заключение заполняется опись документов, в которую включаются все документы и формы, которые будут предоставлены в составе заявки.

Заявление на участие в конкурсе должно быть написано на фирменном бланке и включать согласие предприятия с условиями конкурса, а также заверения об отсутствии задолженностей или других финансовых препятствий. Образец заявления можно найти в брифе.

Все документы необходимые для тендера, если они не отправляются в электронном виде, нумеруются, прошиваются и вместе с описью пакуются в конверт, оформленный специальным образом. Конверт будет вскрыт в день проведения тендера, и, если документы окажутся неверно оформленными или неполными, заявка будет отклонена. Детальнее можно узнать из статьи “Оформление конверта для тендера и дополнительной документации“.

Потому, перед тем, как отправлять заявку, лучше еще раз проанализировать тендерную документацию и сверить свой пакет с ее перечнем. Можно обратиться за помощью или разъяснениями непосредственно к организаторам торгов, если сроки обращения еще позволяют это сделать.

Документы о поставляемой продукции

Перечисляя, какие документы необходимы для участия в тендере, заказчик обязательно выдвигает требование предоставить свидетельства о качестве поставляемой продукции. Если предприятие занимается продуктами питания, не обойтись без справок от санитарных служб. Если промышленные товары – нужны сертификаты производителей, технические описания, инструкции использования и т.п.
Продукция компании должна соответствовать всем требованиям, выставленным заказчиком:

  • технические, эксплуатационные, качественные характеристики;
  • сроки, объемы и условия поставок;
  • гарантии качества;
  • стоимость продукции;
  • организационные расходы и прочее.

На основании пожеланий заказчика участником предоставляется коммерческое предложение. Его оформление может указываться в техническом задании брифа.

В тендерной документации также описываются и определенные критерии, по которым будет оцениваться и сам потенциальный поставщик.

Об участнике

Описывая, какие документы необходимы для тендера, нельзя обойти учредительную документацию предприятия-участника:

  • свидетельство о внесении в ЕГРЮЛ;
  • свидетельство о постановке на налоговый учет;
  • устав предприятия;
  • приказы о назначении на должности ответственных лиц компании (генерального директора, главного бухгалтера, первых замов);
  • доверенности лиц, имеющих право подписывать договора и участвовать в процедурах на тендере.

Перечисленные документы являются основными, но не единственными. На разных торгах выставляются разные требования к сбору пакета документации, то есть список может быть значительно длиннее.

Документы, как правило, достаточно предоставлять в виде копий, заверенных печатью предприятия. Копию устава предприятия заверяют у нотариуса или в налоговом органе. Доверенности – оригиналы или нотариально подтвержденные.

Справка ЕГРЮЛ не должна быть выписана ранее, чем за 15 дней до подачи заявки на тендер (в некоторых случаях допускается срок в 30 дней).

О стабильности и платежеспособности предприятия

Предъявляя список, необходимых документов для тендера, организаторы обязательно включают бухгалтерскую документацию, необходимую для подтверждения надежности предприятия-участника:

  • справка налогового органа о том, что организация не имеет долгов касательно бюджетных сборов (часто требуется документ, выписанный не ранее, чем за 3 дня до начала торгов);
  • баланс по форме №1;
  • отчет по форме №2 о полученных прибылях и понесенных убытках;
  • справка об открытых расчетных счетах в кредитных учреждениях.

Отчеты по форме №1 и №2 должны иметь пометку налогового органа об их достоверности. Предоставляются в виде копий, заверенных печатью организации. Бухгалтерские документы обычно требуются за последние три отчетных периода.

Нередко предприятия-участники предоставляют справки (оригиналы) из банков, где находятся их расчетные счета о том, что кредитные организации не имеют финансовых претензий по просрочкам платежей, об отсутствии нарушений по возвратам кредитов, и т.д.

В случае, если сумма договора, выставленного на тендер, довольно высока и перекрывает значимую часть активов предприятия, необходимо предоставить документ, в котором подтверждается согласие учредителей на участие в конкурсе.

О финансовом обеспечении

Все торги и коммерческие аукционы не обходятся без финансового обеспечения будущей сделки. Потому участником предоставляются и необходимые документы для участия в тендере, которые подтверждают наличие залога. Как правило, сумма обеспечения равна пяти процентам от будущего контракта.

Популярной формой финансового обеспечения сегодня считается банковская гарантия. Она выписывается на сумму, которую требуют условия участия в тендере, и предоставляется в оригинале.

Залогом может служить и любое имущество, принадлежащее предприятию. Для обеспечения сделки организация предоставляет нотариально заверенные копии документации, свидетельствующей о владении компанией указанными материальными ценностями, стоимость которых не меньше требуемого тендером залога. Однако не все организаторы торгов допускают этот вид финансового обеспечения.

Если тендер проходит в виде электронных торгов, участник должен пополнить счет на торговой площадке на указанную сумму обеспечения. При подаче печатных документов в конверте может требоваться платежный документ, который подтверждает факт перечисления участником гарантийного взноса на счет организатора.

О соответствии требованиям к участнику

Организаторы торгов могут выставлять отдельные требования к предприятиям-участникам для подтверждения их квалификации. Например, опыт поставок. Разъяснения таких дополнительных пунктов в вопросе, какие документы нужны для тендера, не всегда четко прописаны. Тогда предприятие само решает, какие свидетельства могут наилучшим образом доказать его соответствие подобным требованиям.

Это могут быть следующие справки:

  • копии контрактов с предыдущими или действующими заказчиками;
  • рекомендательные письма от партнеров и клиентов;
  • свидетельства об успешном участии в других тендерах;
  • письмо-презентация компании от имени генерального директора об успешной работе на рынке конкретных товаров или услуг.

Обязательно предоставляются лицензии и разрешения на деятельность компании по оказанию услуг или поставке продукции. Вся остальная дополнительная информация и регалии призваны убедить комиссию отдать контракт именно этому участнику.

> В каких тендерах лучше участвовать на старте. Видео

Конкурентный лист

Конкурентный лист – документ, отображающий консолидированные коммерческие данные. Это непросто формальный документ, а эффективный инструмент, регулирующий региональные и международные торговые отношения, так как он отражает объективную стоимость товаров/услуг конкретного подрядчика или поставщика. Данные конкурентного листа используют в коммерческих отношениях многие службы, в частности – служба Управления Цепи Поставок.

Специфика конкурентного листа

Конкурентный лист выполняется в формате таблицы. В ней экспортер отображает информацию об экономических, технических характеристиках товаров (услуг) конкурентов, условия сбыта, данные о качестве, ценах и другие объективные показатели.

Ключевая цель подобной таблицы – сравнение коммерческих предложений конкурентов в конкретном сегменте экономики. На основании сравнения происходит ценообразование. К другим целям составления конкурентного листа относят:

  • Объективную оценку целесообразности закупки;
  • Выявление оптимального поставщика (по ценам и условиям продажи);
  • Оптимизацию первоначальных требований к экспортеру;
  • Разработку тактики ведения дальнейших переговоров.

Фактически конкурентный лист удовлетворяет цели как продавца — помогает установить объективную стоимость продукции, так и покупателя – помогает определить конкурентоспособность поставщика. Все данные документа приводятся на основе формулы пересчета к единым условиям, затем они сопоставляются с мировым базисом.

При получении конкретных коммерческих предложений в документ заносится следующая информация:

  • Стоимость;
  • Базисный объем поставки;
  • Условия платежа;
  • Гарантии;
  • Сроки поставки и ввода продукции в эксплуатацию;
  • Цены обслуживания;
  • Производительность;
  • Объем расходов за НДС и таможенные услуги.

Конкурентный лист применяется многими службами. В частности, его данные используют: отделы закупок, отделы выбора подрядчика и перевозчика, службы выбора застройщика и т.д.

Требования к составлению конкурентного листа

Так как конкурентный лист – это нормативный документ, его составление подчиняется конкретным требованиям. Любой документ должен отражать:

  • Данные о достаточном количестве конкурирующих продуктов (товаров/услуг);
  • Список лидирующих фирм в конкретном сегменте;
  • Информацию о товарах-аналогах, которые приближены по технико-экономическим характеристикам (свыше 10 штук).

Кроме того, таблица документа разбивается на тематические разделы. Задача подобных разделов — отображение технических характеристик продукции, данных о юридическом лице (производителе), коммерческих и кредитных условий, а также стоимости.

Помимо базисных характеристик, в таблицу можно вносить поправки:

  • О серийности продукции;
  • Уточнения о размерах и комплектации товаров;
  • Уточнения о качестве, мощности, производительности, специфике эксплуатации продукта;
  • Данные об альтернативных методах оплаты (рассрочка, кредит, лизинг и т.д.).

Конкурентный лист и участие в тендере

Наличие конкурентного листа в ряде случаев – необходимость, например, если производитель участвует в тендере. При определении лидера тендера учитываются многие критерии, в частности: цены (товаров/услуг), сроки и условия реализации. На основании сравнения выбирается лидирующий поставщик, который максимально соответствует возможностям и целям организатора тендера.

Тендеры проводятся как на региональном, так и на международном рынке, давая возможность выходить поставщикам-победителям на новый уровень торговых отношений.

ПОМОЩЬ В ПОДГОТОВКЕ ТЕНДЕРНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ЗАКАЗЧИКУ

Наши тендерные специалисты оказывают такие услуги как: Подготовка тендерной документации для заказчика в области строительства. Оформление тендерной документации и частичная подготовка документов на тендер также практикуется тендерными специалистами. При необходимости Вы можете обратиться к нам за консультациями и подготовкой тендерной документации. Услуги и помощь при подготовке тендерной документации может быть консультативного и точечного рода. в 2018 году, законодатель начал переводить запросы котировок, и другие бумажные конкурсные процедуры в электронную форму. Требования к оформлению некоторых документов также изменилось. Всё это требует от заказчика дополнительных компетенций, знаний и навыков в области 44 и 223 Федеральных законов. Документы для тендера по 44 и 223 законом также имеют свою специфику, в связи с разными требования по подготовке или оформлению тендерной документации. Подготовка документов для тендера требует повышенного внимания и ответственности.

Наши специалисты занимаются не только подготовкой документации, но и тендерным сопровождением в Москве, Московской области и других регионах России. В процессе тендерного сопровождения в Москве и Московской области наши специалисты оказывают услуги по подготовке ответов на запросы участников закупок, участвуют в подготовке ответа на жалобы участников закупок и при необходимости участвуют в заседаниях комиссии УФАС. Документы для тендера в области строительства, текущего и капитального ремонта, требуют знаний профильных специалистов. Оформление тендерной документации в области клининга также доставляют немало хлопот Заказчикам. Тендерное сопровождение в Москве и области позволило нам накопить большой опыт по подготовке документов для тендера. В других регионах России мы практикуем удаленное тендерное сопровождение и частичное оформление тендерной документации, проводим консультации по подготовке тендеров. Документы для тендера, подготовленные в одном регионе достаточно сильно отличаются от документов подготовленных в другом регионе. Документы для тендера всегда уникальны

РЕАЛИИ ЗАКУПОК

Практика контрактной системы на сегодняшний день такова, что участники закупки очень внимательно отслеживают ошибки и недоработки заказчика при оформлении тендерной документации и сигнализируют о таких недоработках в ФАС. Эти тенденции требуют профессионального и внимательного подхода Заказчиков к подготовке тендерной документации и её оформлению. Реалии жизни таковы, что контрактные отделы занимаются подготовкой и оформлением документации в самых различных областях, закрывая потребности своей организации. В контрактных отделах работают профессиональные юристы, хорошо знакомые с законодательством, но недостаточно хорошо разбирающиеся в тонкостях конкретных характеристик товаров и материалов. Особую остроту эта проблема вызывает в строительстве, текущем ремонте, капитальном ремонте, техническом обслуживании, клининге. Для оказания услуг в этих областях используется огромное количество материалов, со своими индивидуальными характеристиками. Эти материалы должны закрыть потребности заказчика при проведении строительства и ремонта, и от качества этих характеристик зависит качество работ и услуг. Товары и материалы должны не только устраивать заказчика, но и соответствовать государственных стандартам и техническим регламентам в области строительства. Всё это создаёт определённые трудности подготовки технического задания и формы 2 и иных документов для тендера. И тогда можно воспользоваться помощью фрилансеров оказывающих услуги по подготовке тендерной документации или оформлению тендерной документации. В этом случае вероятность остановки тендера ФАС снижается. Качественная подготовка для тендера основа успеха.

ОДИН ИЗ ВИДОВ НАШЕЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЭТО ПОДГОТОВКА ТЕНДЕРНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ДЛЯ ЗАКАЗЧИКА.

Наши тендерные специалисты имеют многолетний опыт работы с государственными закупками. Мы готовы подготовить Вам аукционную документацию и соответствующим образом оформить её. Мы подготовим Вам документы для тендера, техническое задание, форму 2 в соответствии с Вашими пожеланиями, в соответствии с нормами 44-ФЗ, с положениями ГОСТ, технических регламентов. Подготовим инструкцию по заполнению формы 2 в соответствии с требованиями 44-ФЗ и ФАС. При необходимости подготовим ответы на запросы участников закупки в соответствии с требованиями законодательства и 44-ФЗ и оформим их в письменном виде. Проверим первые части участников закупки на предмет наличия ошибок и поможем сформировать протокол в полном соответствии с законодательством. В случае возникновения жалобы участников в ФАС, наши специалисты подготовят обоснованный ответ на жалобу участников, оформят его в виде документа и примут участие в заседании комиссии ФАС, помогут в других сложных ситуациях.

Итак, при подготовке аукционной документации для заказчика мы составляем грамотное техническое задание, оформляем тендерную документацию с соблюдением всех норм законодательства и защищаем его интересы, что является гарантией в получении добросовестного исполнителя контракта, четкое его исполнение, отсутствие претензий со стороны контролирующих органов. Наши специалисты имеют опыт в проведении аукционов, знают тонкости и нюансы всех этапов процесса закупки. Основное направление нашей деятельности это строительные работы, работы по текущему и капитальному ремонту, техническому обслуживанию, клинингу. Основной регион нашей деятельности это г. Москва и Московская область.

ПОДГОТОВКА АУКЦИОННОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ДЛЯ МУПОВ

(оформление тендерной документации, подготовка документов для тендера)

По нашему наблюдению после перехода МУПов под нормы 44-ФЗ, подготовка аукционной документации, а особенно оформление тендерной документации до сих пор является узким местом для многих из них. МУПы зачастую сталкиваются с трудностями при проведении процедуры закупки на всех этапах. Некоторые из МУПов попытались пойти по пути наименьшего сопротивления, отказавшись от формы 2, и запрашивая в первой части заявки лишь согласие. Это приводит к тяжелым последствиям на стадии исполнения контрактных обязательств и завершении контрактов. Участники заказа, допускаемые без каких-либо барьеров, опускают цену контракта ниже себестоимости, а впоследствии либо отказываются от его заключения и идут в РНП, либо пытаются выполнить контракт с многочисленными нарушениями, используя при исполнения дешевые, некачественные материалы, и неквалифицированную рабочую силу. Все это вместе приводит к огромному количеству претензионной работы в МУПах, срыву закупок и прочим многочисленным проблемам. Отсутствие правильно подготовленной аукционной документации, внятного технического задания, формы 2 с четко и грамотно прописанными материалами и их характеристиками, не дают возможности заказчикам доказать свои требования при приемке работ, расторжении контрактов и в арбитражных судах. В таких случаях смогут помочь наши специалисты, они подготовят тендерную документацию, документы для тендера для МУПов г. Москвы и Московской области, оформят ей в соответствии с действующим законодательством, при необходимости наши специалисты не только окажут услуги по подготовке тендерной документации но и услуги по сопровождению процесса закупки, отстоят интересы заказчика в УФАС.

Подготовка конкурсной документации

Подготовка конкурсной документации — дело ответственное. Это подтверждает современная ситуация на рынке государственного заказа. На сегодняшний день существуют разные типы торгов, каждый из которых имеет свои особенности оформления и подачи документов. Именно поэтому шаблонными документами здесь не обойтись. Помимо этого, ввиду того, что законодательство постоянно меняется, меняются и требования, предъявляемые к документации.

Именно конкурсная документация определяет, каким должен быть товар, работа или услуга, какие документы требуются для участия в торгах, какие условия должны быть прописаны в контракте, а также определяет требования к участникам торгов. От этих требований напрямую зависит результат, который в конечном итоге получит заказчик.

Предоставление конкурсной документации во время регистрации на участие в электронном аукционе – один из самых важных этапов в госзакупке. Многие компании, причем нередко и сильного звена, отсеиваются от торгов на данном этапе. К тому же, соответствие действующему законодательству (в частности ФЗ-94) – очень важное требование при оформлении конкурсной документации. Избежать судебных разбирательств и претензий в ФАС можно только оформив и выверив все предлагаемые документы на электронные торги. Надежнее всего доверить эту процедуру профессионалам.

Бесплатная консультация

Случайно допущенная ошибка в конкурсной документации может повлечь административную ответственность для организаторов госзакупки.

ООО «КонсалтАудит» предлагает услуги по подготовке конкурсной документации по госзакупкам. Мы поможем оформить все самым надлежащим образом для выгодного и юридически грамотного проведения конкурса госзакупки, исключающего спорные ситуации.

Самой важной составляющей является техническая часть конкурсной документации, которую мы также готовы подготовить на заказ. Юристы ООО «КонсалтАудит» внимательно изучат все Ваши требования, пожелания и составят грамотную форму конкурсной документации, в соответствии с Федеральным Законом 94-ФЗ и другими правовыми нормативными актами.

Конкурсная документация — это документ, в котором расписаны все правила проведения конкурсной процедуры, в том числе основных технических, количественных и ценовых параметров товара, работы или услуги, которые нужны заказчику. Рассказываем, как происходит разработка конкурсной документации на электронный конкурс.