Переходящий отпуск в 6 НДФЛ

НДФЛ и страховые взносы

Независимо от системы налогообложения, которую применяет организация в том месяце, когда сотрудник уходит в отпуск, на всю сумму отпускных начислите:

  • взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ч. 1 ст. 1, ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
  • взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (ч. 1 ст. 20 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

В момент выплаты (перечисления на счет сотрудника) отпускных удержите НДФЛ (подп. 10 п. 1 ст. 208, п. 4 ст. 226 НК РФ).

Ситуация: как рассчитать НДФЛ с отпускных по переходящему отпуску?

НДФЛ рассчитайте со всей суммы отпускных, уменьшив налоговую базу на положенные сотруднику вычеты.

Отпускные нужно выплатить сотруднику за три дня до его ухода в отпуск (ст. 136 ТК РФ). При переходящем отпуске возникает ситуация, когда сотруднику выплачивается доход, относящийся к будущему месяцу. Удержать НДФЛ нужно при фактической выплате отпускных (подп. 1 п. 1 ст. 223, п. 4 ст. 226 НК РФ). То есть в тот момент, когда вы выплачиваете сотруднику отпускные, нужно рассчитать НДФЛ со всей суммы отпускных. При расчете НДФЛ уменьшите налоговую базу на сумму налоговых вычетов, положенных сотруднику за тот месяц, в котором он получил отпускные. При этом положенные сотруднику вычеты нужно предоставить в общем порядке за текущий месяц (распределять их на вычеты, приходящиеся на сумму отпускных за текущий и следующий месяцы, не нужно).

Такой порядок следует из пункта 3 статьи 210, подпункта 1 пункта 1 статьи 223, пункта 1 статьи 224 и статей 218–221 Налогового кодекса РФ и разъяснен письмами Минфина России от 6 июня 2012 г. № 03-04-08/8-139 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 13 июня 2012 г. № ЕД-4-3/9698), от 11 мая 2012 г. № 03-04-06/8-134 и от 15 ноября 2011 г. № 03-04-06/8-306. Аналогичные выводы подтверждаются арбитражной практикой (см., например, постановления Президиума ВАС РФ от 7 февраля 2012 г. № 11709/11, ФАС Западно-Сибирского округа от 12 сентября 2013 г. № А67-7726/2012, Московского округа от 9 февраля 2012 г. № А40-5156/11-90-21).

Пример расчета НДФЛ с отпускных сотрудника. Отпуск начинается в одном месяце и заканчивается в другом

Секретарю Е.И. Ивановой с 25 июня был предоставлен основной оплачиваемый отпуск 14 календарных дней (с 25 июня по 8 июля включительно). У Ивановой один ребенок, в связи с чем ей предоставляется стандартный вычет в размере 1400 руб. (доход сотрудницы, рассчитанный нарастающим итогом с начала года, не превысил 350 000 руб. на момент выплаты отпускных).

Бухгалтер рассчитал сумму отпускных Ивановой в размере 13 500 руб., в том числе:

  • 6500 руб. – отпускные за июнь;
  • 7000 руб. – отпускные за июль.

15 июня сотруднице был выдан аванс по зарплате за отработанное время в первой половине месяца в сумме 10 000 руб. НДФЛ с этой суммы бухгалтер не удерживал.

При расчете НДФЛ с отпускных был учтен причитающийся сотруднице вычет за июнь. Сумма НДФЛ составила 1573 руб. ((13 500 руб. – 1400 руб.) × 13%).

20 июня Иванова получила отпускные в сумме:

13 500 руб. – 1573 руб. = 11 927 руб.

30 июня бухгалтер начислил Ивановой зарплату за июнь в размере 22 500 руб. (с 1 по 24 июня включительно). По состоянию на эту дату доход сотрудницы, рассчитанный нарастающим итогом с начала года, не превысил 350 000 руб. Поэтому право на стандартный вычет за ней сохраняется. С общей суммы зарплаты Ивановой бухгалтер удержал НДФЛ – 2925 руб. (22 500 руб. × 13%).

Зарплату за отработанное время во второй части июня Ивановой выплатили 5 июля в сумме 9575 руб. (22 500 руб. – 2925 руб. – 10 000 руб.).

Налог на прибыль

Суммы отпускных учитывайте в составе расходов на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ).

Списание расходов по переходящему отпуску и начисленных с них страховых взносов в налоговом учете зависит от метода учета доходов и расходов, который применяет организация.

При кассовом методе отпускные включите в расходы в момент фактической выплаты сотруднику (подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ). Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и страхование от несчастных случаев и профзаболеваний также уменьшат налоговую прибыль в момент их уплаты (подп. 3 п. 3 ст. 273 НК РФ).

Ситуация: как при расчете налога на прибыль учесть отпускные, если дни отпуска приходятся на разные отчетные (налоговые) периоды? Организация применяет метод начисления.

Сумму отпускных включите в состав расходов пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый из периодов.

Это объясняется так. Отпускные относятся к расходам на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ). А такие выплаты – это та же зарплата, только выданная вперед. Значит, к отпускным применяется общий принцип: они признаются в составе расходов в том отчетном (налоговом) периоде, к которому относятся, независимо от времени фактической выплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ).

Аналогичная точка зрения отражена в письмах Минфина России от 9 июня 2014 г. № 03-03-РЗ/27643, от 9 января 2014 г. № 03-03-06/1/42, от 23 июля 2012 г. № 03-03-06/1/356.

Например, у организации отчетный период по налогу на прибыль – I квартал, полугодие и девять месяцев. Если отпуск приходится на сентябрь и октябрь, то отпускные нужно распределить. Сумма отпускных, относящаяся к сентябрю, включается в расходы за девять месяцев. Часть отпускных, приходящаяся на дни отпуска, выпадающие на октябрь, включается в расходы за год. Если же отпуск полностью приходится на один квартал, то необходимости в распределении отпускных нет. Исключение – организации, отчитывающиеся по налогу на прибыль ежемесячно. Они должны делить затраты по переходящему на следующий месяц отпуску в любом случае.

Совет: есть аргументы, позволяющие организациям учесть отпускные при расчете налога на прибыль единовременно в месяце начисления независимо от того, на один или несколько отчетных (налоговых) периодов приходится отпуск. Они заключаются в следующем.

Всю сумму отпускных сотруднику нужно выплатить не позднее, чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Из чего можно сделать вывод, что отпускные начисляются и выплачиваются сотруднику единовременно независимо от того, на один или несколько отчетных (налоговых) периодов приходится его отпуск. Получается, что в налоговом учете сумма отпускных должна учитываться в составе расходов в период начисления в полном объеме (п. 4 ст. 272 НК РФ). Распределять эту сумму пропорционально дням отпуска необходимости нет. Подтверждает такую точку зрения и арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 7 ноября 2012 г. № А27-14271/2011, от 1 декабря 2008 г. № Ф04-7507/2008(16957-А46-15), от 23 января 2008 г. № Ф04-222/2008(688-А27-37), Московского округа от 24 июня 2009 г. № КА-А40/4219-09, Поволжского округа от 14 ноября 2008 г. № А55-4199/2008).

Аналогичные выводы есть в письме ФНС России от 6 марта 2015 г. № 7-3-04/614@.

Ситуация: как при расчете налога на прибыль учесть взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и страхование от несчастных случаев и профзаболеваний, начисленных по переходящему отпуску? Организация применяет метод начисления.

Начисленные на сумму отпускных взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование распределять на разные месяцы не нужно.

Их нужно начислить в том же месяце, что и отпускные (ч. 3 ст. 15 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ), и списать на расходы на дату начисления (подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ, письма Минфина России от 9 июня 2014 г. № 03-03-РЗ/27643, от 13 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/255).

Порядок списания взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний имеет свои особенности.

Если отпуск является переходящим (т. е. начинается в одном месяце, а заканчивается в другом), то в бухгалтерском учете, в отличие от налогового, распределять отпускные (и начисленные на них взносы) по месяцам не нужно.

Порядок отражения в бухучете отпускных по переходящему отпуску см. Как отразить в бухучете начисление и выплату отпускных.

Пример, как учесть расходы по переходящему отпуску. Организация не является малым предприятием и применяет общую систему налогообложения. Доходы и расходы определяет методом начисления

ООО «Альфа» платит налог на прибыль ежемесячно исходя из фактически полученной прибыли.
Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в налоговом учете не создается.

Для взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний установлен тариф 3 процента. В налоговом учете эти взносы бухгалтер учитывает в период их начисления.

В июне 2016 года менеджеру А.С. Кондратьеву был предоставлен основной оплачиваемый отпуск. Продолжительность отпуска – 28 календарных дней – с 16 июня по 13 июля 2016 года включительно.

За расчетный период (с 1 июня 2015 года по 31 мая 2016 года включительно) Кондратьеву начислена зарплата в сумме 183 260 руб. Расчетный период отработан полностью.

Средний дневной заработок Кондратьева составил:
183 260 руб. : 12 мес. : 29,3 дн./мес. = 521,22 руб./дн.

Бухгалтер начислил отпускные в сумме:
521,22 руб./дн. × 28 дн. = 14 594,16 руб.,

в том числе:

  • за июнь: 521,22 руб./дн. × 15 дн. = 7818,30 руб.;
  • за июль: 521,22 руб./дн. × 13 дн. = 6775,86 руб.

Прав на вычеты по НДФЛ у Кондратьева нет. Отпускные были выплачены сотруднику в июне.

В июне бухгалтер «Альфы» сделал следующие проводки:

Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 70
– 14 594,16 руб. – начислены отпускные сотруднику за июнь–июль;

Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР»
– 3210,72 руб. (14 594,16 руб. × 22%) – начислены пенсионные взносы;

Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
– 423,23 руб. (14 594,16 руб. × 2,9%) – начислены взносы на социальное страхование;

Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
– 744,30 руб. (14 594,16 руб. × 5,1%) – начислены взносы на медицинское страхование в ФФОМС;

Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 437,82 руб. (14 594,16 руб. × 3%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы отпускных;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1897 руб. (14 594,16 руб. × 13%) – удержан НДФЛ;

Дебет 70 Кредит 51
– 12 697,16 руб. (14 594,16 руб. – 1897 руб.) – перечислены отпускные на банковскую карту сотрудника.

В июне бухгалтер учел при налогообложении прибыли:

  • отпускные за июнь – 7818,30 руб.;
  • всю сумму начисленных страховых взносов – 4816,07 руб. (3210,72 руб. + 423,23 руб. + 744,30 руб. + 437,82 руб.).

Сумма отпускных за июль (6775,86 руб.) была учтена при расчете налога на прибыль в июле.

Пример, как учесть расходы по переходящему отпуску. Организация является малым предприятием и применяет общую систему налогообложения. Доходы и расходы определяет методом начисления

ООО «Альфа» платит налог на прибыль ежемесячно исходя из фактически полученной прибыли.

Для взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний установлен тариф 3 процента. В налоговом учете эти взносы бухгалтер учитывает в период их начисления.

Резерв на оплату отпусков в бухучете и при налогообложении организация не создает.

В июне 2016 года менеджеру А.С. Кондратьеву был предоставлен основной оплачиваемый отпуск. Продолжительность отпуска – 28 календарных дней – с 16 июня по 13 июля 2016 года включительно.

За расчетный период (с 1 июня 2015 года по 31 мая 2016 года включительно) Кондратьеву начислена зарплата в сумме 183 260 руб. Расчетный период отработан полностью.

Средний дневной заработок Кондратьева составил:
183 260 руб. : 12 мес. : 29,3 дн./мес. = 521,22 руб./дн.

Бухгалтер начислил отпускные в сумме:
521,22 руб./дн. × 28 дн. = 14 594,16 руб.,

в том числе:

  • за июнь: 521,22 руб./дн. × 15 дн. = 7818,30 руб.;
  • за июль: 521,22 руб./дн. × 13 дн. = 6775,86 руб.

Прав на вычеты по НДФЛ у Кондратьева нет. Отпускные были выплачены сотруднику в июне.

В июне бухгалтер «Альфы» сделал следующие проводки:

Дебет 26 Кредит 70
– 14 594,16 руб. – начислены отпускные сотруднику за июнь–июль;

Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР»
– 3210,72 руб. (14 594,16 руб. × 22%) – начислены пенсионные взносы;

Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
– 423,23 руб. (14 594,16 руб. × 2,9%) – начислены взносы на социальное страхование;

Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
– 744,30 руб. (14 594,16 руб. × 5,1%) – начислены взносы на медицинское страхование в ФФОМС;

Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 437,82 руб. (14 594,16 руб. × 3%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы отпускных;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1897 руб. (14 594,16 руб. × 13%) – удержан НДФЛ;

Дебет 70 Кредит 51
– 12 697,16 руб. (14 594,16 руб. – 1897 руб.) – перечислены отпускные на банковскую карту сотрудника.

В июне бухгалтер учел при налогообложении прибыли:

  • отпускные за июнь – 7818,30 руб.;
  • всю сумму начисленных страховых взносов – 4816,07 руб. (3210,72 руб. + 423,23 руб. + 744,30 руб. + 437,82 руб.).

Сумма отпускных за июль (6775,86 руб.) учтена при расчете налога на прибыль в июле.

ОСНО и ЕНВД

Сумму отпускных учитывайте по правилам режима налогообложения, применяющегося для деятельности, в которой занят сотрудник.

Отпускные сотрудника, который одновременно занят в деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и деятельности на общей системе налогообложения, нужно распределить (п. 9 ст. 274 и п. 7 ст. 346.26 НК РФ). Это связано с тем, что при расчете налога на прибыль расходы, относящиеся к деятельности организации на ЕНВД, учесть нельзя. Отпускные сотрудников, занятых только в одном виде деятельности организации, распределять не нужно.

Подробнее о том, как распределить расходы, относящиеся к обоим режимам налогообложения, см. Как учесть расходы при совмещении ОСНО с ЕНВД.

В расходы по налогу на прибыль включите лишь часть отпускных и взносов, относящихся к деятельности организации на общей системе налогообложения.

Часть взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, а также взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний, относящуюся к деятельности, облагаемой ЕНВД, не учитывайте при расчете налога на прибыль. Уменьшите на нее сумму ЕНВД, подлежащую перечислению в бюджет. При этом соблюдайте ограничение: общий размер вычета не должен превышать 50 процентов от суммы ЕНВД. Об этом сказано в пункте 2 статьи 346.32 Налогового кодекса РФ.

Пример распределения отпускных. Сотрудник одновременно занят в разных видах деятельности организации. Организация является малым предприятием и применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД

ООО «Производственная фирма «Мастер»» занимается производством и розничной торговлей. Производственная деятельность организации подпадает под общую систему налогообложения (метод начисления). Розничная торговля в городе, где работает «Мастер», переведена на уплату ЕНВД. Налог на прибыль организация платит ежемесячно исходя из фактически полученной прибыли.

Для взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний установлен тариф 3 процента. При расчете налога на прибыль эти взносы бухгалтер учитывает в период их начисления.

В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально доходам за каждый месяц отчетного (налогового) периода. Резерв на оплату отпусков организация не создает, поскольку является малым предприятием.

В июне 2016 года менеджеру А.С. Кондратьеву был предоставлен основной оплачиваемый отпуск. Продолжительность отпуска – 28 календарных дней – с 16 июня по 13 июля 2016 года включительно.

За расчетный период (с 1 июня 2015 года по 31 мая 2015 года включительно) Кондратьеву начислена зарплата в сумме 183 260 руб. Расчетный период отработан полностью.

Средний дневной заработок Кондратьева составил:
183 260 руб. : 12 мес. : 29,3 дн./мес. = 521,22 руб./дн.

Бухгалтер «Альфы» начислил отпускные в сумме:
521,22 руб./дн. × 28 дн. = 14 594,16 руб.,

в том числе:

  • за июнь: 521,22 руб./дн. × 15 дн. = 7818,30 руб.;
  • за июль: 521,22 руб./дн. × 13 дн. = 6775,86 руб.

Прав на вычеты по НДФЛ у Кондратьева нет. Отпускные были выплачены сотруднику в июне.

При выплате отпускных был удержан НДФЛ в сумме:
14 594,16 руб. × 13% = 1897 руб.

В июне бухгалтер «Альфы» сделал следующие проводки:

Дебет 26 субсчет «Общехозяйственные расходы, подлежащие распределению» Кредит 70
– 14 594,16 руб. – начислены отпускные сотруднику за июнь–июль;

Дебет 26 субсчет «Общехозяйственные расходы, подлежащие распределению» Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР»
– 3210,72 руб. (14 594,16 руб. × 22%) – начислены пенсионные взносы;

Дебет 26 субсчет «Общехозяйственные расходы, подлежащие распределению» Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
– 423,23 руб. (14 594,16 руб. × 2,9%) – начислены взносы на социальное страхование;

Дебет 26 субсчет «Общехозяйственные расходы, подлежащие распределению» Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
– 744,30 руб. (14 594,16 руб. × 5,1%) – начислены взносы на медицинское страхование в ФФОМС;

Дебет 26 субсчет «Общехозяйственные расходы, подлежащие распределению» Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 437,82 руб. (14 594,16 руб. × 3%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы отпускных;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1897 руб. (14 594,16 руб. × 13%) – удержан НДФЛ;

Дебет 70 Кредит 51
– 12 697,16 руб. (14 594,16 руб. – 1897 руб.) – перечислены отпускные на банковскую карту сотрудника.

Сотрудник занят в обоих видах деятельности организации. Бухгалтер распределил отпускные по видам деятельности следующим образом.

За июнь 2016 года суммарный доход организации составил 1 000 000 руб. (без НДС). Доходы от деятельности организации на общей системе налогообложения – 250 000 руб.

Доля доходов от деятельности организации на общей системе налогообложения:
250 000 руб. : 1 000 000 руб. = 0,25.

Сумма отпускных, которая относится к деятельности организации на общей системе налогообложения, составила:
14 594,16 руб. × 0,25 = 3614,79 руб.

Сумма отпускных, которая относится к деятельности, облагаемой ЕНВД, равна:
14 594,16 руб. – 3614,79 руб. = 10 979,37 руб.

Бухгалтер организации сделал следующие записи:

Дебет 26 субсчет «Общехозяйственные расходы по деятельности на ЕНВД» Кредит 26 субсчет «Общехозяйственные расходы, подлежащие распределению»
– 10 979,37 руб. – отражены отпускные (в части, относящейся к деятельности организации на ЕНВД);

Дебет 26 субсчет «Общехозяйственные расходы по деятельности на общей системе» Кредит 26 субсчет «Общехозяйственные расходы, подлежащие распределению»
– 3614,79 руб. – отражены отпускные (в части, относящейся к деятельности организации на общей системе налогообложения);

Дебет 26 субсчет «Общехозяйственные расходы по деятельности на ЕНВД»
Кредит 26 субсчет «Общехозяйственные расходы, подлежащие распределению»
– 3612,05 руб. ((3210,72 руб. + 423,23 руб. + 744,30 руб. + 437,82 руб.) × 0,75) – отражены обязательные страховые взносы (в части, относящейся к деятельности организации на ЕНВД);

Дебет 26 субсчет «Общехозяйственные расходы по деятельности на общей системе» Кредит 26 субсчет «Общехозяйственные расходы, подлежащие распределению»
– 1204,02 руб. ((3210,72 руб. + 423,23 руб. + 744,30 руб. + 437,82 руб.) × 0,25) – отражены обязательные страховые взносы (в части, относящейся к деятельности организации на общей системе налогообложения).

В июне в состав расходов по налогу на прибыль бухгалтер включил:

  • отпускные за июнь (только в той их части, которая относится к деятельности на общей системе) в сумме 1779,58 руб. (7818,30 руб. × 0,25);
  • страховые взносы (в той их части, которая относится к деятельности на общей системе) в сумме 1204,02 руб.

В июле суммарный доход организации составил 1 000 000 руб. (без НДС). Доходы от деятельности организации на общей системе налогообложения – 300 000 руб.

Доля доходов от деятельности организации на общей системе налогообложения:
300 000 руб. : 1 000 000 руб. = 0,3.

В июле в состав расходов по налогу на прибыль бухгалтер включил июльские отпускные (только в той их части, которая относится к деятельности на общей системе) в сумме 2032,76 руб. (6775,86 руб. × 0,3).

Страховые взносы за июнь были перечислены 7 июля 2016 года. Бухгалтер уменьшил ЕНВД, рассчитанный по итогам III квартала 2016 года, на сумму обязательных страховых взносов, относящихся к деятельности организации на ЕНВД, в размере 3612,05 руб.

НДФЛ и вычеты

Напоминаем, что работодатель обязан выплатить своим работникам отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 Трудового кодекса). То есть, независимо от того, приходится отпуск на один месяц или захватывает дни другого месяца, отпускные выплачиваются сотруднику в полном объеме еще до его начала. Не забудьте удержать и перечислить НДФЛ.

Федеральный закон от 02.05.2015 № 113-ФЗ гласит, что с 2016 года налоговый агент должен перечислять в бюджет НДФЛ, удержанный с отпускных, не позднее последнего числа месяца, в котором производились выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ). То есть, бухгалтер перечисляет НДФЛ с отпускных в том месяце, когда они были начислены и выплачены. И, если возникает ситуация, что сотрудник идет в отпуск, допустим, 2 октября 2017 года, то отпускные ему бухгалтер начисляет не позднее 29 сентября 2017 года, а НДФЛ необходимо перечислить не позднее 30 сентября 2017.

До 2016 года неизменно возникал вопрос в каком порядке следует уплачивать НДФЛ с отпускных: считать их оплатой труда или отдыха? Те компании, которые считали отпускные платой за труд, перечисляли в бюджет НДФЛ, удержанный с отпускных, в последний день месяца, за который был начислен доход. Такую позицию поддерживали и суды (Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 18.10.2011 № А27-17765/2010, от 26.09.2011 № А27-16788/2010). Затем судьи ВАС заняли другую позицию и высказали мнение, что датой фактического получения дохода в виде отпускных является день его выплаты (в том числе день его перечисления на счета налогоплательщика в банках). Они посчитали, что у налогового агента отсутствуют препятствия для перечисления НДФЛ в сроки, предусмотренные абз. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ (не позднее дня фактического получения в банке денег для выплаты дохода (перечисления денег на счет физического лица либо по его поручению на счета третьих лиц)).

Кроме того, сотрудник имеет право на получение стандартных налоговых вычетов как на детей, так и на себя (ст. 216 НК РФ). Но несмотря на то, что сотрудник в одном месяце получает зарплату, а отпускные за два месяца, вычеты предоставляются только за один из них. Таким образом, вычет может быть предоставлен или с отпускных, или с заработной платы.

Не стоит забывать, что отпускные облагаются взносами во внебюджетные фонды (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Взносы в ПФР, ФФОМС и ФСС (на обязательное соцстрахование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством) перечисляются в срок не позднее 15-го числа календарного месяца, следующего за календарным месяцем, за который они начислены (ч. 5 ст. 15 Закона N 212-ФЗ). А взносы на травматизм нужно перечислить в бюджет фонда одновременно с выплатой зарплаты за месяц, в котором начислены отпускные (ч. 4 ст. 22 Закона № 125-ФЗ).

Налоговый учет отпускных

Расходы в виде среднего заработка, сохраняемого работникам на время отпуска, относятся к расходам на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ).

Все предельно просто, если организация работает по кассовому методу: отпускные и страховые взносы на них учитываются в момент их фактической выплаты (пп. 1 и пп. 3 п. 3 ст. 273 НК РФ). То есть фактически нет проблемы, как их списывать, если отпуск захватывает дни, приходящиеся на разные отчетные периоды.

Проблемы возникают, если организация применяет метод начисления, ведь в этом случае расходы, применяемые для целей налогообложения прибыли, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ). А в п. 4 ст. 272 НК РФ указано, что данные затраты признаются в налоговом учете ежемесячно. Минфин неоднократно в письмах разъяснял, как быть, если отпуска приходятся на разные периоды, например, Письма от 09.01.2014 № 03-03-06/1/42, от 09.06.2014 № 03-03-РЗ/27643, от 21.07.2015 № 03-03-06/1/41890, от 15.07.2015 № 03-03-06/40536. Финансисты считают, что в ситуации, когда отпуск приходится на разные отчетные (налоговые) периоды, налогоплательщику следует поступать так: оплату за переходящий отпуск распределять между периодами на которые приходится отпуск.

Кроме Минфина, ФНС тоже высказалась на эту тему. В своем Письме от 6.03.2015 № 7-3-04/614@ специалисты налоговой службы пришли к выводу, что расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, приходящегося на несколько месяцев, учитываются единовременно в том отчетном периоде, в котором они сформированы и выплачены.

То есть отпускные признаются единовременно независимо от того, на какой период по налогу на прибыль приходится отпуск.

Сравним на примере позиции Минфина и ФНС.

Сотрудник берет отпуск продолжительностью 28 календарных дней — с 30 июня 2017 г. по 27 июля 2017 г. 27 июня работнику выплачены отпускные в размере 45 000 руб. Таким образом, 1 день отпуска приходится на второй квартал 2017 г., а 27 дней — на третий.

Предположим, организация отчитывается по налогу на прибыль ежеквартально. То есть, организация должна учесть сумму выплаченных отпускных в расходах в следующем порядке:

  • во втором квартале — 1607,14 руб. (45 000 руб.: 28 дн. x 1 дн.);
  • в третьем квартале — 43392, 86 руб. (45 000 руб.: 28 дн. x 27 дн.).

Позиция ФНС будет выглядеть следующим образом: уже во втором квартале 2016 года компания сможет учесть отпускные в размере 45 000 руб. Очевидно, что она более выгодна.

Что касается взносов во внебюджетные фонды, которые начисляются на отпускные, то они относятся в соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Датой осуществления таких расходов признается дата их начисления (пп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ, Письма Минфина России от 27.12.2013 № 03-03-05/57806, от 01.06.2010 № 03-03-06/1/362, от 23.12.2010 № 03-03-06/1/804 и т.д.).

Учет отпускных в бухгалтерском учете

Напомним, что все компании обязаны создавать резерв на оплату отпусков в бухучете (п. 8 ПБУ 8/2010). Исключение составляют субъекты малого предпринимательства (п. 3 ПБУ 8/2010). Они отражают сумму отпускных проводкой Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 70. Кроме того, в случае «переходящего» отпуска, распределять средства в зависимости от количества дней не нужно. Правила учета этого не требуют и Минфин с этим согласен — Письмо от 24.12.2004 № 03-03-01-04/1/190. Следовательно, расход будет отражен на всю сумму начисленного отпуска (в месяце выплаты отпускных), то есть, единовременно.

Резерв создается для равномерного учета расходов. То есть, ежемесячно надо рассчитать и начислить сумму резерва. На это указано и в Письме Минфина России от 14.06.2011 № 07-02-06/107. В налоговом учете резерв формируется по желанию организации (п. 24 ст. 255, ст. 324 НК РФ).

Итак, определяем величину резерва по оплате отпусков на следующий год. Так как порядок расчета величины оценочного обязательства в законе не установлен, то каждая фирма разрабатывает его самостоятельно.

Важный момент: не забудьте закрепить создание резерва в учетной политике.

Кстати, резерв создается с учетом налогов и взносов, начисленных на сумму отпускных. Их обязательно нужно учесть при расчете. Как это сделать, покажем на примере ниже.

Удержание НДФЛ с суммы отпускных отражается записью по дебету счета 70 и кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам». Далее необходимо отразить на последнюю дату каждого месяца или квартала отчисления в резерв, относящиеся к этому периоду. Эта операция оформляется проводкой Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 96 «Резерв предстоящих отпусков».

Если сотрудник идет в очередной отпуск, нужно уменьшить ранее сформированное оценочное обязательство на сумму начисленных отпускных и страховых взносов. При этом за счет резерва списывается вся сумма начисленных отпускных, в том числе и при «переходящем» отпуске. Начисление отпускных за счет резерва оформляется проводкой Дебет 96 Кредит 70.

Может возникнуть ситуация, когда суммы резерва недостаточно. Это возможно в том случае, если работнику дали дни отпуска «авансом», то есть, ранее положенного срока, или компания по каким-либо причинам не создает резерв. В этом случае, затраты на погашение обязательства будут признаваться в общем порядке (п. 21 ПБУ 8/2010) (Дебет 20, 26, 44 Кредит 70).

Пример

Рассмотрим на примере ситуацию, в которой отпуск начинается в один отчетный (налоговый) период, а заканчивается в другом.

Сотрудник взял отпуск с 30.06.2017 по 13.07.2017. Отпускные были выплачены 27 июня 2017 г.

Средний дневной заработок работника, рассчитанный в целях выплаты ему отпускных, составляет 1500 руб. Организация уплачивает страховые взносы во внебюджетные фонды по общему тарифу — 0,2%.

На 31 марта 2017 г. компанией было признано в бухгалтерском учете оценочное обязательство по оплате отпусков в размере 1 230 716 руб. Сумма начисленных отпускных не превышает оценочное обязательство.

Бухгалтер на 31 марта 2017 года сделает в учете следующие проводки:

Дебет 44 Кредит 96-1 субсчет «Резерв на оплату отпусков» — 1 230 716 руб. Признано оценочное обязательство по оплате отпусков

На 30 июня 2017 года:

Дебет 96-1 Кредит 70 — 21 000 руб. (1500 х 14 дней). Начислен работнику средний заработок (отпускные)

Дебет 96-1 Кредит 69-1-1, 69-1-2, 69-2, 69-3 – 6 342 руб. (21 000 х (22% + 2,9% + 5,1% + 0,2%)). Начислены страховые взносы на сумму отпускных

Дебет 70 Кредит 68-3 Субсчет «Расчеты по НДФЛ» — 2 730 руб. (21 000 x 13%) Удержан НДФЛ с суммы отпускных

Дебет 70 Кредит 51 — 18 270 руб. Выплачены работнику отпускные за вычетом удержанного НДФЛ

Если организация применяет УСН

В случае, если компания выбрала объект налогообложения — доходы, то отпускные никак не повлияют на расчет единого налога. Так как при данном объекте налогообложения не учитываются расходы по зарплате (п. 1 ст. 346.14 НК РФ). Но единый налог можно уменьшить на сумму взносов на пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний, которые уплачены с отпускных (п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ).

Если же в качестве объекта налогообложения выступает разница между доходами и расходами, то всю сумму отпускных включают в состав затрат в момент их выплаты (подп. 6 п. 1 ст. 346.16, подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Страховые взносы тоже уменьшают налоговую базу по единому налогу в момент их уплаты (подп. 7 п. 1 ст. 346.16, подп. 3 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Рассмотрим ситуацию, когда компания не создает резерв по отпускам. Воспользуемся условиями предыдущего примера.

На 30 июня 2017 года бухгалтер сделает следующие проводки:

Дебет 44 Кредит 70 — 21 000 руб (1500 х 14 дн) — начислен работнику средний заработок (отпускные)

Дебет 44 Кредит 69-1-1, 69-1-2, 69-2, 69-3 — 6 342 руб. (21 000 х (22% + 2,9% + 5,1% + 0,2%)) — начислены страховые взносы на сумму отпускных

Дебет 70 Кредит 68-3 Субсчет «Расчеты по НДФЛ» — 2 730 руб. (21 000 x 13%) — удержан НДФЛ с суммы отпускных

Дебет 70 Кредит 51 — 18 270 руб — выплачены работнику отпускные за вычетом удержанного НДФЛ

Для большинства работников продолжительность ежегодного основного отпуска составляет 28 календарных дней, для несовершеннолетних работников – 31 день, для работников-инвалидов – не менее 30. При этом хотя бы одна из частей отпуска должна быть не меньше 14 календарных дней. Остальные дни могут быть разделены на любые части (ст. 123, 125 ТК РФ). Но такое «дробление» предполагает согласование между сотрудником и работодателем, намерение разделить отпуск должно быть зафиксировано в графике. Документ обязателен для работодателя (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

Составлять график отпусков обязаны все организации, независимо от численности штата. Не делать этого могут только индивидуальные предприниматели, но лучше и им составлять такой документ, чтобы избежать разногласий с работниками (ст. 305 ТК РФ).

График составляется один раз в год. На 2018 год утвердить план отпусков нужно было не позднее, чем за 14 календарных дней до наступления нового календарного года, то есть 17 декабря 2017 года, поскольку крайний срок выпадает на выходной (ст. 123 ТК РФ). С утвержденным графиком работников необходимо ознакомить под подпись.

Обратите внимание

Учесть страховые взносы с отпускных для целей налогообложения можно в полной сумме, даже когда сами отпускные доходы не уменьшают, и их нужно распределять по кварталам, если отпуск «переходящий» (п. 1 ст. 264 НК РФ).

Трудовым законодательством не регламентировано, как поступать, если на работу были приняты сотрудники после того, как график уже был утвержден. Из норм ТК следует, что право впервые пойти в отпуск на новой работе возникает у специалиста по истечении шести месяцев непрерывного стажа. Уйти в отпуск вновь принятые сотрудники могут и раньше, но только с разрешения руководителя (ст. 122 ТК РФ).

Расчет отпуска

Расчетным периодом для отпуска являются 12 месяцев, предшествующих началу отдыха. Например, если работник идет в отпуск с 9 января 2018 года, расчетный период для отпускных – это период с 1 января 2017 года по 31 декабря 2017 года. Если отпуск начинается в первый рабочий день января, отпускные нужно выплатить в предшествующем месяце – в декабре. В связи с этим, если отпуск начинается в первых числах следующего месяца, рассчитывать отпускные придется, когда последний месяц еще полностью не отработан. В случае, если точная зарплата неизвестна, рассчитать отпускные можно исходя из оклада, а затем, если сумма изменится, отпускные нужно пересчитать и разницу доплатить. Сумма отпускных определяется путем умножения среднего дневного заработка, рассчитываемого в соответствии со статьей 139 ТК РФ и Положением от 24 декабря 2007 года № 922 об особенностях порядка исчисления средней заработной платы на количество календарных дней отпуска (п. 9 Положения № 922).

Средний дневной заработок для оплаты отпуска определяется по формуле:

База для отпуска : 12 : 29,3 (ч. 4 ст. 139 ТК РФ, п. 10 Положения).

В базу включаются заработная плата и другие выплаты, предусмотренные системой оплаты труда. При этом время, когда сотрудник находился в любом отпуске, на больничном, в командировке или по другим причинам освобождался от работы с сохранением среднего заработка, в соответствии с законодательством РФ исключается из расчетного периода. Если месяц отработан не полностью, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы зарплаты за расчетный период на 29,3 и умножения на количество полных календарных месяцев и количество календарных дней в неполных календарных месяцах. Количество дней в неполном месяце равно отношению количества отработанных дней к чис­лу дней месяца, умноженному на 29,3 (п. 10 Положения).

Читайте также «Замена отпуска деньгами: когда можно»

Не отработанные дни

В случае, если весь расчетный период состоит из исключаемых дней, в качестве расчетного периода берутся предшествующие им 12 месяцев, в которых у сотрудника были отработанные дни. Для специалиста, у которого и в предшествующих периодах не было отработанных дней, расчетным будет период с 1-го числа месяца начала отпуска по дату, предшествующую первому дню начала отдыха. Например, если работница на окладе не имела фактически начисленной заработной платы или отработанных дней за расчетный период и до начала периода (например, находилась в отпуске по беременности и родам), но имела заработную плату в месяце ухода в отпуск (вышла в этом месяце из отпуска и отработала несколько дней), то средний заработок для отпускных рассчитывается путем деления заработной платы, начисленной за отработанные в месяце дни, на расчетное число календарных дней в этом месяце. Если до дня ухода в отпуск у работницы совсем не было выплат, включаемых в расчет среднего заработка, или отработанных дней, средний дневной заработок рассчитывают путем деления установленной ей тарифной ставки на 29,3.

Обратите внимание

Не использованные в течение нескольких лет отпуска ни в коем случае не «сгорают», хотя не предоставлять их – нарушение закона. А раз дать человеку отдохнуть работодатель все равно обязан, то и в налоговых расходах отпускные за «накопленные» отпуска учитываются полностью.

На расчет отпускных и порядок их выплаты влияет, пришлись ли на отпуск праздничные дни. Могут возникнуть сложности, если отпуск начинается в конце декабря или сразу после новогодних каникул, а также во время государственных праздников в феврале или марте. В январе в России много нерабочих праздничных дней. Всего их восемь: новогодние каникулы и Рождество. Если эти дни выпали на отпуск, они не считаются днями отдыха и оплачивать их не нужно.

Вместе с тем, сумма отпускных для работника от этого не будет меньше, поскольку при подсчете дней отдыха нерабочие праздники не принимаются во внимание. В заявлении работник укажет количество дней отпуска, за которые ему и будут выплачены деньги. При этом время отдыха нужно увеличить на восемь дней. Дни новогодних каникул и Рождество являются не оплачиваемыми днями. Так же следует поступать и при расчете отпускных, попадающих на февраля, 8 марта или майские праздники.

Читайте также «Переходящие отпускные в налоговом учете»

НДФЛ и взносы

НДФЛ с отпускных нужно удержать при выплате дохода и перечислять в бюджет не позднее последнего числа месяца, в котором суммы выплачены (п. 7 ст. 6.1, п. 6 ст. 226 НК РФ, письмо Минфина России от 17 января 2017 г. № 03-04-06/1618). Если выплата отпускных и начало отпуска приходятся на разные отчетные периоды, то отпускные нужно «показывать» в расчете за тот период, в котором они выплачены. Отпускные, выданные в декабре, отражаются только в I разделе отчета 6-НДФЛ за 2017 год. Дата получения таких доходов – день выплаты их сотруднику (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Нужно заполнить строки 020, 040 и 070. А в раздел 2 отчета 6-НДФЛ за год эти отпускные не попадут, их компания отразит в 6-НДФЛ за I квартал 2018 года, даже если заплатила налог в прошлом месяце.

Отпускные облагаются страховыми взносами, в том числе взносами на травматизм (ст. 420 НК РФ, ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ). Начислить взносы с сумм отпускных необходимо в месяце, в котором они выплачены, и в этом же периоде отразить их в отчетности, даже если отпуск начинается в другом периоде (п. 1 ст. 424 НК РФ). Следовательно, если отпуск приходится на январь 2018 года, а отпускные были выданы в декабре 2017 года, то начислять взносы надо было в декабре и отразить в расчете по страховым взносам и 4 – ФСС за 2017 год (письмо Минтруда России от 17 июня 2015 г. № 17-4/В-298, от 4 сентября 2015 г. № 17-4/Вн-1316, от 30 июня 2016 г. № 17-3/ООГ-994, от 4 сентября 2015 г. № 17-4/В-448). Минфин России в письме от 16 ноября 2016 года № 03-04-12/67082 разрешил пока руководствоваться разъяснениями, данными ранее.

Перечислить взносы нужно не позднее 15 января 2018 года.

Читайте также «Отпускные в бухгалтерском и налоговом учете»

Расходы на оплату основного ежегодного отпуска, установленного законодательно, организации учитывают при исчислении налога на прибыль и УСН с объектом обложения «доходы минус расходы» как затраты на оплату труда. Раз отпускные – это расходы на оплату труда, то они учитываются в том периоде, к которому относятся (п. 7 ст. 255 НК РФ). По мнению контро­лирующих органов, отпускные нужно учитывать в расходах по налогу на прибыль в том периоде, к которому они относятся, независимо от того, когда они выплачены.

«Сгоревший» отпуск

Не использованные в течение нескольких лет отпуска ни в коем случае не «сгорают», хотя не предоставлять их – нарушение закона. А раз дать человеку отдохнуть работодатель все равно обязан, то и в налоговых расходах отпускные за «накопленные» отпуска учитываются полностью. С этим согласен и Минфин. Учесть страховые взносы с отпускных для целей налогообложения можно в полной сумме, даже когда сами отпускные доходы не уменьшают, и их нужно распределять по кварталам, если отпуск «переходящий» (п. 1 ст. 264 НК РФ).

Некоторые недобросовестные работодатели сначала не отпускают сотрудников в отпуск, связывая это с производственной необходимостью, а после этого не отгулянные отпуска просто аннулируют. Это незаконно. Если бухгалтеру поступают подобные указания о «сгорании» отпусков от руководства, то впору задуматься, стоит ли продолжать работать в данной организации.

Читайте также «Как отправить работника в отпуск, если он этого не хочет»

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2019 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.