Печать на приказах ставить или нет 2018?

Важно
К исполнительным документам, выдаваемым экономическим судом, относятся определение о судебном приказе, судебный приказ, постановление о наложении административного взыскания. Для возврата уплаченной госпошлины судом выдается справка. На данных документах кроме собственноручной подписи судьи всегда проставляется гербовая печать суда, благодаря чему документ, связанный с возможностью получения денежных средств, приобретает особую степень защиты от подделки.

Судьи отмечают, что большинство документов, не требующих особого удостоверения, направляется экономическим судом без проставления гербовой печати. Так, судебные извещения, запросы и письма направляются судом на бланках за подписью судьи без скрепления печатью. Копии решений, определений, иных процессуальных документов направляются с проставленным штампом «Верно», подписываются секретарем судебного заседания — помощником судьи, а на месте подписи судьи ставится печать «Для документов».

Тем не менее, как видно из ответов представителей судейского корпуса, суды пользуются и будут пользоваться печатью до внесения изменений в соответствующее специальное законодательство.

Дмитрий Жилевский

Начальник юридической службы ОАО «Завод сборного железобетона № 1»

Дмитрий Жилевский справедливо отмечает, что и до вступления в силу Декрета № 7 законодательство не содержало конкретной нормы, которая бы обязывала субъектов хозяйствования иметь печать. Однако необходимость ее наличия была продиктована положениями различных актов законодательства. Сюда относится уже упомянутый выше пример о правилах оформления доверенности от имени юрлица с обязательным проставлением печати. Для проведения банком, небанковской кредитно-финансовой организацией расчетов с денежными средствами, находящимися на текущем (расчетном) банковском счете юрлица, ИП, необходимо оформление карточки с образцами подписей и оттиска печати <*>. По мнению Дмитрия Жилевского, с учетом принципа свободы договора <*> стороны могут предусмотреть в тексте такого договора обязанность по проставлению печати в нем. Более того, соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и др.), и должны предусматриваться последствия несоблюдения этих требований.

Важно
Если такие последствия не предусмотрены, применяются последствия несоблюдения простой письменной формы сделки <*>. Поэтому в подобных случаях проставление печати в договоре может влечь последствия несоблюдения простой письменной формы сделки либо иные последствия для сторон, которые будут указаны в договоре.

В иных случаях, когда обязательность проставления печати не оговорена напрямую договором, факт отсутствия оттиска такой печати в договоре не имеет для сторон никакого юридического значения.

По словам Надежды Тимошенковой, в настоящее время госорганы достаточно часто требуют проставления оттиска печати на предоставляемых им документах, копиях документов, аргументируя такое требование ссылкой на Инструкцию <*> по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, или тем, что без печати документ или его копия не имеет силы, или тем, что без печати документ не примут.

Контрагенты просят проставить оттиск печати на договорах или иных документах значительно реже и, как правило, не настаивают на этом, понимая, что печать уже не является обязательным реквизитом документа. В связи с этим можно отметить, что в договорных отношениях проблема практической необходимости наличия печати отсутствует.

В связи с вышеизложенным Надежда Тимошенкова напоминает, что положения Декрета № 7 имеют приоритет над любыми нормативными правовыми актами, которые могут содержать упоминание о проставлении оттиска печати, что следует приводить в качестве аргумента при возникновении спорной ситуации.

В заключение важно отметить, что в настоящее время нормативные правовые акты приводятся в соответствие с Декретом № 7 в части отмены требований об обязательном проставлении печати. Ожидается, что в скором времени составление документов без печати станет нормальной юридической практикой.

С 1 июня 2017 г. введен в действие СТБ 6.38-2016 <1>, а с 7 сентября — скорректирована Инструкция по делопроизводству <2>. В данных документах определен общий порядок оформления документов, обязательный для всех организаций <3>.

Рассмотрим, какие нововведения нужно учесть субъектам хозяйствования при подготовке приказа, распоряжения (далее — приказ).

Общие правила оформления приказа

Требования к оформлению документации изменены для упрощения ее набора на компьютере. Они коснулись расположения отдельных реквизитов документов: введены новые требования, а также уточнены имеющиеся.

Кроме того, уточнено оформление отдельных реквизитов. Например, установлен запрет на перенос слов в тексте. Он не распространяется на оформление таблиц <4>.

Итак, нанимателям при оформлении приказов необходимо следовать установленным правилам оформления документов:

1) соблюдать поля:

— левое — 30 мм;

— правое — не менее 8 мм;

— верхнее и нижнее — не менее 20 мм;

2) печатать текст шрифтом Times New Roman (Times New Roman Cyr) <5>;

3) использовать размер шрифта не менее 13 пт;

4) не допускать текстовые выделения в виде подчеркивания <6>;

5) не печатать вразрядку, т.е. с пробелами между буквами;

6) реквизиты отделять друг от друга полуторным межстрочным интервалом <7>. К реквизитам приказа относятся: «Наименование организации», «Название вида документа», «Дата документа», «Регистрационный индекс», «Заголовок к тексту», «Текст», «Подпись», «Виза»;

На заметку
Допускается отделять друг от друга реквизиты документа пробельной строкой (Enter) <8>. Пробельная строка равна размеру используемого шрифта. То есть при наборе текста шрифтом, равным 13 пт, пробельная строка будет равна 13 пт.

7) без переноса слов оформлять текст приказа и многострочные реквизиты. К многострочным реквизитам относятся реквизиты, которые не помещаются по длине на одну строку <9>. При этом максимальная длина данных реквизитов — 73 мм.

Пример
Общество с ограниченной
ответственностью «Весна»

8) в конце реквизитов (кроме реквизита «Текст») точки не ставить;

9) распорядительную часть приказа начинать словом, точно обозначающим предписываемое действие: «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.

В текстах сложных по структуре приказов по личному составу следует использовать слово «ПРИКАЗЫВАЮ» <10>;

10) прописными буквами печатать <11>:

— реквизит «Название вида документа»;

— слово «ПРИКАЗЫВАЮ»;

— в грифе согласования — слово «СОГЛАСОВАНО»;

11) без абзацного отступа печатать реквизиты <12>:

— «Название вида документа»;

— «Заголовок к тексту»;

— «Текст» (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа);

12) расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатать на расстоянии 120 мм.

Оформление реквизитов приказа

Приказ содержит определенные реквизиты, которые надо располагать в следующем порядке:

1. Реквизит «Наименование организации» — указывается полное наименование организации согласно ее уставу <13>.

2. Реквизит «Название вида документа». Каждый документ имеет свое назначение, на основании которого определяется его вид <14>.

3. Реквизит «Дата документа». Датой приказа является дата его подписания <15>. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами. В конце буква «г» не ставится <16>. Например, «10.10.2017».

4. Реквизит «Регистрационный индекс». Регистрационным индексом приказа по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой <17>:

«к» — для документов 75-летнего срока хранения;

«л» — для документов 3-летнего срока хранения.

5. Реквизит «Место составления или издания». Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления Республики Беларусь. Для юридического лица местом издания документа будет место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации и фактическим адресом.

6. Реквизит «Заголовок к тексту». Заголовок формулируется составителем документа. Он должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа. При этом он должен отвечать на вопрос «О чем?»

7. Реквизит «Текст». Текст приказа излагается от первого лица единственного числа <18>. Слово «ПРИНЯТЬ» и фамилия работника в приказах по личному составу печатаются прописными буквами без кавычек и пробелов <19>. Пункт «Приказ довести до сведения…» не включается <20>.

Отметим, что в реквизит «Текст» включается основание издания приказа. Для него установлены отдельные требования. Так, само слово «Основание» печатается без абзацного отступа и остается открытым, то есть под ним ничего не располагается (не печатается) <21>. Текст основания печатается столбцом с межстрочным интервалом точно 14 пт.

8. Реквизит «Подпись». Данный реквизит состоит:

– из наименования должности лица, подписавшего документ. При этом указывается фактическая должность лица, например директор. Допускается также использование сокращений «Зам.» («заместитель»), «И. о.» («исполняющий обязанности»). Однако перед наименованием должности не допускается ставить предлог «За» или косую черту <22>. Кроме того, в наименовании должности, как правило, указывается видовое наименование организации (институт, предприятие, комитет и т.д.), например директор общества;

— собственноручной подписи;

— расшифровки подписи (инициалы, фамилия). При этом инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности <23>.

9. Реквизит «Виза». Данным реквизитом оформляется внутреннее согласование проекта документа <24>. Он включает наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.

10. Отметка об ознакомлении. Она может быть оформлена <25>:

— на лицевой стороне последнего листа документа;

— оборотной стороне документа;

— отдельном листе ознакомления.

Пример оформления приказа о приеме на работу с указанием его реквизитов и требований к ним.

Левое поле — 30 мм. Верхнее поле — не менее 20 мм.

Общество с ограниченной ответственностью «Весна»

Реквизит «Наименование организации»:

— печатается без абзацного отступа;

— максимальная длина строки 73 мм;

— если состоит из нескольких строк, печатается через межстрочный интервал точно 14 пт;

— в конце точка не ставится.

Правое поле — не менее 8 мм.
Реквизиты «Наименование организации» и «Название вида документа» отделяются друг от друга полуторным межстрочным интервалом или пробельной строкой (далее — межстрочный интервал 1,5 или Enter).

ПРИКАЗ

Реквизит «Название вида документа»:

— печатается прописными буквами без абзацного отступа;

— в конце точка не ставится.

Межстрочный интервал 1,5 или Enter.

09.10.2017 N 168-к

Реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный индекс»:

— печатаются без абзацного отступа;

— дата оформляется цифровым способом в виде «ДД.ММ.ГГГГ»;

— в конце точка не ставится.

Межстрочный интервал 1,5 или Enter.

г. Минск

Реквизит «Место составления или издания»:

— печатается без абзацного отступа;

— в конце точка не ставится.

Межстрочный интервал 1,5 или Enter.

О приеме на работу

Реквизит «Заголовок к тексту»:

— печатается без абзацного отступа;

— максимальная длина строки 73 мм;

— в конце точка не ставится.

Межстрочный интервал 1,5 или Enter.

ПРИНЯТЬ:

ИВАНОВА Ивана Ивановича на работу 09.10.2017 кладовщиком 4-го разряда на склад комплектующих изделий с тарифной ставкой согласно штатному расписанию с заключением договора о полной материальной ответственности.

Реквизит «Текст»:

— излагается от первого лица единственного числа;

— слово «ПРИНЯТЬ» и фамилия работника в приказах по личному составу печатаются прописными буквами без кавычек и пробелов;

— пункт «Приказ довести до сведения…» не включается;

— в конце текста ставится точка;

— печатается от нулевого положения, за исключением строки, начинающейся с абзацного отступа (1,25 см);

— выравнивание текста — по ширине, межстрочный интервал — одинарный;

— запрещается выделять текст и печать его вразрядку;

— слово «Основание» печатается от границы левого поля и оставляется открытым. Другая информация печатается столбцом с межстрочным интервалом точно 14 пт.

Основание: 1. Заявление Иванова И.И.

2. Трудовой договор от 09.10.2017 N 7.

Межстрочный интервал 1,5 или Enter.
Директор общества Подпись Г.О.Солей Реквизит «Подпись»:

— в название должности включается видовое наименование организации (институт, предприятие, комитет и т.д.);

— наименование должности печатается без абзацного отступа;

— расшифровка подписи от границы левого поля печатается на расстоянии 120 мм.

Межстрочный интервал 1,5 или Enter.
Начальник юридического отдела

Подпись И.С.Пономаренко

Реквизит «Виза» печатается без абзацного отступа и через межстрочный интервал точно 14 пт.
Межстрочный интервал 1,5 или Enter.
С приказом ознакомлен Подпись И.И.Иванов Отметка об ознакомлении:

— оформляется на лицевой стороне последнего листа документа, либо на его оборотной стороне, либо на отдельном листе ознакомления;

— печатается без абзацного отступа и через межстрочный интервал точно 14 пт.

Нижнее поле — не менее 20 мм.

СЛЕДСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ ПРИ ПРОКУРАТУРЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 17 марта 2008 года N 32
Об утверждении эскиза эмблемы Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации

В целях установления единых официальных символов в системе Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации, руководствуясь подпунктом 6 пункта 13 Положения о Следственном комитете при прокуратуре Российской Федерации, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 1 августа 2007 года N 1004 «Вопросы Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации»,
приказываю:

1. Утвердить эскиз эмблемы Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации (далее — Следственный комитет).

2. Организационно-инспекторскому управлению Следственного комитета обеспечить согласование эскиза эмблемы Следственного комитета с Геральдическим советом при Президенте Российской Федерации.

Первый заместитель
Генерального прокурора
Российской Федерации —
Председатель Следственного комитета
при прокуратуре Российской Федерации
государственный советник юстиции 1 класса
А.И.Бастрыкин

Электронный текст документа
подготовлен ЗАО «Кодекс» и сверен по:

файл-рассылка (сканер-копия)
Следственного комитета при прокуратуре РФ

Постановка задачи

У одного из наших действующих заказчиков, к использованию системы DIRECTUM подключено порядка 1/3 от общего числа сотрудников. При этом в системе формируются различные приказы / распоряжения / нормативная документация, с которыми периодически возникает необходимость в короткий срок ознакомить всех сотрудников организации. Для заказчика важно, чтобы в системе DIRECTUM обязательно проставлялась отметка, что сотрудник ознакомился с документом, а не просто его просмотрел. Также, в организации закуплены квалифицированные ЭП на всех сотрудников, которые подходят и для использования их в DIRECTUM.

Цель, которую преследует заказчик: организовать массовое ознакомление всех сотрудников с приказом в короткий срок, с возможным использованием «подручных средств», и максимально оптимизировав при этом свои расходы. Использование квалифицированной ЭП – принципиально для заказчика. Отметка «ознакомлен» сотрудника в том числе может использоваться организацией в дальнейшем в судебных разбирательствах.

Рассмотрим варианты реализации этой задачи.

Вариант 1. Подключение в DIRECTUM всех пользователей

На самом деле это самый простой вариант решения при заданных условиях, т.к. он не требует никаких доработок и интеграций с внешними системами. Просто требуется расширить состав лицензий системы до полного охвата всех сотрудников организации и привязать к карточке каждого пользователя системы его действующий сертификат ЭП. Тогда, в рамках типового маршрута, после согласования и утверждения приказа руководителем, на группу сотрудников будет падать задание на ознакомление с вложенным документом.

Рис.1. Карточка входящего задания на ознакомление сотрудника с приказом

Для комфортной работы «мобильных» сотрудников, просмотр документа и его подписание ЭП в системе DIRECTUM может осуществляться не только через desktop-приложение, но и через веб-браузер, а также различные мобильные приложения.

Уведомление о поставленной задаче может дублироваться на электронную почту сотрудников, для их своевременного оповещения. Права доступа на документ регулируются администратором системы – любое случайное изменение документа исключено.

В подтверждение об ознакомлении с документом, система просит каждого сотрудника проставить ЭП на документе по нажатию на кнопку «Ознакомлен» в карточке задания. ЭП сотрудника автоматически привязывается к карточке документа и в дальнейшем доступна для просмотра с его карточки.

Рис.2. Карточка привязанных подписей к документу

Немного отойдя в сторону, отмечу, что в принципе, вполне можно обойтись и простой ЭП и при этом все же иметь возможность использовать подписанный сотрудником такой подписью документ в судебных разбирательствах. Для этого нужно всего лишь верно оформить ее назначение внутри вашей организации. Итак, для признания электронного документа, подписанного простой подписью, равнозначной документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, организации необходимо заранее зафиксировать данный факт во внутренних нормативных документах, в частности: в положении о документообороте и/или инструкции по делопроизводству. В нормативных документах обязательно должны быть разграничены:

  1. Правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой ЭП.
  2. Обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой ЭП, соблюдать его конфиденциальность.

Удобство рассматриваемого варианта состоит в том, что все подписи будут привязаны в системе к одной версии документа. Для большего удобства можно настроить отчет по аналогии с листом согласования по выполненным заданиям (рис.3) – тогда в одном списке можно будет просмотреть информацию о том, кто уже ознакомился с документом, а кто – еще нет.

Рис.3. Пример сформированного по документу листа согласования

Также в системе DIRECTUM может быть дополнительно настроено периодическое (например, раз в день) оповещение ответственных о не ознакомленных с приказом сотрудников, с указанием их ФИО. Рекомендуется, чтобы эта проверка проводилась не ранее чем за 50% от отведенного срока исполнения задачи.

Плюсы данного варианта реализации:

  1. Единое информационное пространство для взаимодействия всех сотрудников организации.
  2. Если в приказ, по каким-либо причинам вносятся повторные правки, сотрудники всегда видят актуальную версию документа.
  3. Подписи всех ознакомленных сотрудников будут сохранены в системе на карточке документа и привязаны к одной версии.
  4. Доставка документа получателю и обработка результата ознакомления осуществляется исключительно средствами службы Workflow, что означает повышенную оперативность и надежность.
  5. Может использоваться и квалифицированная, и простая ЭП.
  6. Дополнительно система может отслеживать и уведомлять ответственных об истечении сроков действия сертификатов пользователей.

Минусы данного варианта реализации:

  1. Необходимость расширения количества лицензий системы. Если лицензирование конкурентное, то потребуется точный расчет достаточного количества лицензий для комфортной работы пользователей.
  2. При попытке подписания документа одновременно несколькими пользователями возникает конфликт блокировок документа.

Вариант 2. Использование Outlook в связке с программой Overdoc

А этот вариант позволит организации вообще обойтись без каких-либо дополнительных затрат, кроме настройки службы ввода. После согласования и утверждения приказа, инициатором в системе формируется список внешних адресатов (офлайн сотрудников, контактная информация которых также хранится в системе, в справочнике «Персоны»). Причем DIRECTUM рассылает документ на электронную почту сотрудников в специальном структурированном ESD-формате. Для просмотра и подписания документа в таком формате для внешних пользователей существует свободно распространяемая программа OverDoc, которая устанавливается на компьютер сотрудника. Сотрудник получает приказ, направленный ему по электронной почте, открывает его в приложении OverDoc, и ставит на нем свою ЭП. После подписания приказа ЭП, сотрудник формирует исходящее письмо на закрепленный служебный адрес с вложением в него уже подписанного документа.

Рис.4. Окно программы OverDoc

Благодаря службе ввода системы DIRECTUM, при получении входящего письма на закрепленный служебный адрес запускается прикладной сценарий, который анализирует наличие подписи на переданном вложении (узел DigitalSignatures в ESD-документе) и фиксирует факт ознакомления сотрудника по его контактной почте непосредственно на карточке документа (ФИО, дата постановки подписи на документе). ЭП сотрудника также может быть импортирована в систему, вместе с документом в качестве новой версии.

Преимущества данного варианта реализации:

  1. Для ознакомления с документом и его подписания ЭП сотруднику не требуется работать в системе, т.е. компания экономит на лицензиях.

Недостатки данного варианта реализации:

  1. Для подтверждения ознакомления с документом, внешнему сотруднику необходимо каждый раз производить ряд дополнительных действий: сохранить документ из вложения, открыть его в OverDoc, подписать документ, сформировать исходящее письмо на закрепленный служебный адрес, вложить подписанный документ. В любом действии из этой цепочки легко можно ошибиться, например, при формировании ответного письма, сотрудник может случайно направить документ не на тот адрес.
  2. Подтверждение ознакомления сотрудника будет передаваться по протоколу электронной почты (SMTP), не гарантирующему доставку сообщений;
  3. В случае, если ЭП внешнего сотрудника должна попадать в систему DIRECTUM вместе с документом, то она будет загружаться в качестве новой версии. Таким образом, при необходимости ознакомить всех сотрудников с приказом, к карточке документа в системе DIRECTUM в результате будет привязано большое количество версий.

Примечание. Отмечу, что в рамках этого же варианта реализации нами исследовалась возможность подписания документа средствами Outlook. В целом, протокол S/MIME шифрования Outlook обеспечивает аутентификацию, целостность сообщения, сохранение авторства и безопасность данных. Чтобы иметь возможность подписания сообщения усиленной квалифицированной электронной подписью всего лишь нужно указать сертификат сотрудника в настройках Outlook. В сформированном системой DIRECTUM письме будет вложен документ-приказ в обычном формате и ссылка, для подтверждения ознакомления с ним. При подтверждении ознакомления сотрудником будет формироваться и подписываться исходящее письмо с вложенным документом на закрепленный служебный адрес. Служба ввода DIRECTUM также будет обрабатывать полученное письмо и фиксировать отметку об ознакомлении сотрудника на электронной карточке документа.

Недостатками этого альтернативного варианта является то, что:

1. Подпись ставится на тело исходящего письма с вложением, а не на сам документ.

2. Подпись остается в почтовом клиенте. А если настройки почтового сервера будут настроены на периодическое очищение, то отметка о подписании, в итоге будет вообще потеряна.

Вариант 3. Интеграция системы DIRECTUM с ЮЗДО системой Synerdocs

Примечание. Synerdocs – это сервис обмена электронными документами, который позволяет решать любые задачи отправки, приема и обработки юридически значимых электронных документов, подходит для любых пользователей.

В рамках данного варианта решения предполагаем, что оставшиеся внешние пользователи подключены к системе Synerdocs. Для текущих клиентов DIRECTUM напоминаю, что коннектор к системе обмена Synerdocs бесплатный и входит в базовую комплектацию системы. И единственные расходы, которых не удастся избежать — это тарификация по объему исходящих документов, т.е. по количеству адресатов рассылки.

Как это будет выглядеть? После согласования и утверждения приказа в системе DIRECTUM формируется комплект документов для всех адресатов и направляется через сервис Synerdocs. За это в системе DIRECTUM отвечает специальный коннектор «Интеграция с системами обмена», который, напоминаю, входит в базовую поставку системы.

Рис.5. Модуль интеграции Synerdocs с DIRECTUM

Работа внешнего сотрудника в Synerdocs происходит с любого современного браузера. При этом, все данные передаются по шифрованным каналам связи. Система Synerodcs поддерживает множественное подписание документа квалифицированной ЭП сотрудниками одной организации. Информация об ознакомлении сотрудника с документом передается и хранится в системе DIRECTUM, которая в данном случае выступает в качестве электронного архива подписанных документов.

Рис.6. Веб-интерфейс системы Synerdocs

Плюсы варианта:

  1. Прозрачная тарификация решения, небольшая стоимость.
  2. Для ознакомления с документом и его подписания ЭП, сотруднику не требуется работать в системе, что экономит бюджет компании на расширение количества лицензий и стоимость ежегодного абонемента.
  3. Для подтверждения ознакомления с документом внешнему сотруднику не нужно производить никакие «лишние» действия: он изучает документ прямо в интерфейсе Synerdocs и там же ставит ЭП на документ. Данная отметка будет автоматически передаваться в DIRECTUM и фиксироваться в карточке электронного документа.
  4. Расширение функционала DIRECTUM. Система Synerdocs также может использоваться для обмена другими документами (включая накладные, счета-фактуры и договоры) с внешними контрагентами и быстрой подготовки документов к отправке в контролирующие органы.

Минусы варианта:

  1. Более сложная инфраструктура решения, т.к. требуется настройка интеграции с системой обмена Synerdocs.
  2. К сожалению, совсем без затрат в данном варианте не обойтись – потребуется оплата тарификации

Подведем итоги

Наверное, самый оптимальный вариант реализации массового ознакомления сотрудников в заданных рамках – первый «Подключение в DIRECTUM всех пользователей», где ничего не надо придумывать. За вас уже все сделано и настроено в самой системе: workflow назначит задания на сотрудников, сценарий на карточке напомнит о необходимости подписать документ ЭП. При этом все подписи в любой момент будут доступны для просмотра с электронной карточки самого документа, а ваши сотрудники всегда будут видеть только актуальные версии.

Интересно, что наш заказчик в конечном итоге выбрал все же второй вариант «Использование Outlook в связке с программой Overdoc» не смотря на кажущееся неудобство. Прелесть этого варианта оказалась в том, что от ИТ-департамента заказчика не потребовалось «выбивать» бюджет и все сотрудники организации работали на местах, т.е. со стационарных компьютеров, иначе бы установка OverDoc была для них не возможна.

Тем не менее, призываю вас, не отбрасывать и третий вариант «Интеграция системы DIRECTUM с ЮЗДО системой Synerdocs» из рассмотрения. Использование системы обмена в подобных кейсах скорее редкость, но и их наши коллеги из Synerdocs решают на раз!

Я решила поделиться с вами нашими вариантами. Коллеги, если были у кого-то аналогичные ситуации, поделитесь опытом. Расскажите, как у вас решались подобные задачи или как вы предполагали их решать? Делалось ли это в DIRECTUM или в какой-то другой программе? Нам интересно и важно знать ваше мнение!