Отпуск за свой счет 2018

Отпуск за свой счет (отпуск без сохранения заработной платы) – это неоплачиваемый отпуск, который предоставляется работнику предприятия по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам.

Обязательные случаи предоставления отпуска за свой счет

Трудовое законодательство предусматривает ряд ситуаций, когда работодатель обязан дать сотруднику дни без сохранения заработной платы. Количество дней отпуска за свой счет зависит от ситуации.

Так, например, можно взять не оплачиваемый отпуск до пяти календарных дней, если: родился ребенок; предстоит регистрация брака; умер близкий родственник.

Инвалиды вправе рассчитывать на дополнительные 60 дней отпуска за свой счет в год. А работающие пенсионеры — до 14 дней.

Аналогичный период предусмотрен для жен и родителей военных, которые погибли при несении службы или вследствие заболевания, сопряженного с такой службой. Есть и другие случаи, когда работодатель не может отказать в предоставлении отпуска за свой счет.

Для наглядности приведем основные случаи, когда предоставляется отпуск за свой счет в Таблице:

Кому предоставляется

Продолжительность в календарных днях

Работающие пенсионеры

До 14 дней в год

Работники в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников

До 5 дней по каждому

Работающие инвалиды

До 60 дней в год

Работники — участники ВОВ

До 35 дней в год

Работники, являющиеся женами (мужьями), родителями военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении военных обязанностей, либо вследствие заболевания, связанного с военной службой

До 14 дней в год

Трудящиеся на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях

Время, требующееся, чтобы добраться до места отдыха и обратно

Работники, допущенные к вступительным испытаниям в высшие учебные заведения

15 дней

Родители-одиночки

14 дней

Воспитывающие ребенка-инвалида

14 дней

Имеющие двух и более детей до 14

14 дней

Необязательные отпуска за свой счет на усмотрение работодателя

Любой работник независимо от времени его работы в компании по договоренности с руководством может взять отпуск за свой счет в связи с семейными обстоятельствами или по другим уважительным причинам.

Насколько та или иная причина уважительна, работодатель оценивает по своему усмотрению.

И если руководитель предприятия сочтет причину неуважительной и не отпустит работника в неоплачиваемый отпуск, а тот все равно не явится на работу, это может быть поводом для увольнения за прогул.

Отметим, что минимальная или максимальная продолжительность этого вида отпуска нигде не установлена.

Когда можно взять отпуск за свой счет

Такой перерыв в работе сотрудник организации может взять в любой момент времени. Точнее, когда возникли обстоятельства, которые служат основанием для такой просьбы о предоставлении отпуска за свой счет в адрес работодателя.

Таким образом, отпуск за свой счет можно брать при наступлении события: смерти, рождения, официального заключения брака.

В остальных случаях — в любое время.

Документальное оформление отпуска без сохранения заработной платы

Для предоставления отпуска за свой счет сотрудник организации должен написать работодателю заявление, где работник предприятия должен указать причину неоплачиваемого отпуска.

Составляют заявление в свободной форме, используя образец заявления, либо на специальном разработанном внутри предприятия бланке.

Из обязательных реквизитов должны присутствовать:

  • ФИО руководителя, на чье имя пишется обращение,

  • ФИО работника, причины и основания предоставления отпуска за свой счет по закону.

При составлении такого заявления нужно придерживаться общих правил оформления, а именно (см. готовый пример такого заявления):

  1. В правом верхнем углу прописывается должность и Ф.И.О. руководителя, а также должность и Ф.И.О. работника.

  2. В центре листа пишется «Заявление».

  3. Далее идет сам текст прошения, в котором желательно конкретно указывать причину отпуска.

  4. В конце ставится дата и подпись работника. Подпись должна быть поставлена собственноручно заявителем.

Отметим, что данный документ имеет силу только после подписания заявителем с указанием даты. К заявлению следует приложить документы, которые позволят быстрее получить разрешение работодателя. Так, например, в зависимости от причины, заявитель может приложить справку о смерти родственника, назначенной дате регистрации брака, рождении ребенка.

После получения визы согласования, издается приказ руководителя организации о временном освобождении работника предприятия от исполнения обязанностей на согласованный срок по унифицированной форме № Т-6. Ответственные сотрудники компании обязаны ознакомить с приказом заявителя, что подтверждается его подписью.

Отражение отпуска за свой счет во внутренней документации предприятия

При согласованном отсутствии сотрудника на рабочем месте без предоставления оплаты работник бухгалтерии и отдела кадров обязаны внести соответствующие изменения в отчетности.

Так,

  • проставляется отметка об отпуске за свой счет в личной карточке по унифицированной форме № Т-2;

  • отражается отсутствие сотрудника на работе в табеле учета времени по унифицированной форме № Т-12 или № Т-13 в виде внесения кодированной записи.

В зависимости от оснований для предоставления дополнительных дней отдыха вносят следующие обозначения в табеле учета рабочего времени:

  • «ДО» — отпуск без содержания, предоставленный по согласованию с работодателем;

  • «ОД» или «ОЗ» — отпуск за свой счет при условиях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

  • «УД» — дополнительный отпуск без содержания для прохождения обучения;

  • «ДБ» — при предоставлении регулярного дополнительного отдыха.

Отпуск за свой счет и средняя заработная плата

Отметим, что отпуск за свой счет исключается из расчетного периода при расчете средней заработной платы.

Отпуск за свой счет и ежегодный основной оплачиваемый отпуск

Отпуск без содержания в пределах 14 календарных дней за рабочий год включается в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск согласно статье 121 ТК РФ.

Гарантии работнику

Согласно статье 81 Трудового Кодекса РФ, работник не может быть уволен в течение пребывания в отпуске за свой счет. Исключение составляют случаи ликвидации предприятия. Но об этом обстоятельстве должны предупредить сотрудника заранее.

Если во время неоплачиваемого отпуска работница ушла в декретный отпуск, то отпуск без содержания должен быть прерван, а пособие по беременности и родам должно быть выплачено в полном объеме.

Но при этом следует учитывать, что больничное пособие, если сотрудник заболел или получил травму во время отгула за свой счет, не выплачивается.

Статья 128 Трудового кодекса РФ определяет случаи предоставления отпуска без сохранения заработной платы.

По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем.

Работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы:

· участникам Великой Отечественной войны — до 35 календарных дней в году;

· работающим пенсионерам по старости (по возрасту) — до 14 календарных дней в году;

· родителям и женам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы, — до 14 календарных дней в году;

· работающим инвалидам — до 60 календарных дней в году;

· работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников — до пяти календарных дней;

· в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами либо коллективным договором.

Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по различным основаниям и имеют разное целевое назначение. Во время отпуска без сохранения заработной платы за работником сохраняется место работы (должность).

Не допускается увольнение работника по инициативе работодателя (за исключением случая ликвидации организации либо прекращения деятельности работодателем — физическим лицом) в период его пребывания в отпуске (ст. 81 ТК).

Получив отпуск без сохранения заработной платы, работник может в любой день прервать его и выйти на работу, предупредив об этом работодателя.

Условно указанные отпуска можно разделить на те, которые работодатель может предоставить работнику, и отпуска, которые он предоставить обязан.

По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем. Ранее КЗоТ такие отпуска называл «кратковременными».

С принятием нового Кодекса продолжительность такого отпуска определяется сторонами и законом не ограничена.

Наконец, в Законе прописано о том, что работодатель обязан на основании заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы, в частности, в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников — до 5 календарных дней. В КЗоТ ни сроки таких отпусков, ни право работника на их получение не регламентировались.

Помимо случаев предоставления отпусков без сохранения заработной платы, указанных в статье 128 Трудового кодекса РФ, законодатель также обязал предоставлять отпуск без сохранения заработной платы:

· работникам, осуществляющим уход за детьми (см. ст. 263 ТК);

· работникам — Героям Советского Союза, Героям Российской Федерации, полным кавалерам ордена Славы, Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы — продолжительностью до 3 недель в году в удобное для них время года;

· работникам в случае болезни — на 3 дня в течение года. Отпуск без сохранения заработной платы предоставляется по личному заявлению работника без предъявления медицинских документов, удостоверяющих факт болезни.

Статья 263 Трудового кодекса гарантирует предоставление дополнительных отпусков без сохранения заработной платы лицам, осуществляющим уход за детьми.

Работнику, имеющему двух или более детей в возрасте до четырнадцати лет, работнику, имеющему ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет, одинокой матери, воспитывающей ребенка в возрасте до четырнадцати лет, отцу, воспитывающему ребенка в возрасте до четырнадцати лет без матери, коллективным договором могут устанавливаться ежегодные дополнительные отпуска без сохранения заработной платы в удобное для них время продолжительностью до 14 календарных дней. В этом случае указанный отпуск по заявлению соответствующего работника может быть присоединен к ежегодному оплачиваемому отпуску или использован отдельно полностью либо по частям. Перенесение этого отпуска на следующий рабочий год не допускается.

Данный отпуск предоставляется в удобное для работников время. Поскольку он имеет строго целевое назначение, то переносу на следующий год не подлежит. По заявлению работника он может быть использован сразу полностью, по частям или присоединен к ежегодному оплачиваемому отпуску.

Согласно статье 173 Трудового кодекса РФ работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы:

· работникам, допущенным к вступительным испытаниям в образовательные учреждения высшего профессионального образования, — 15 календарных дней;

· работникам — слушателям подготовительных отделений образовательных учреждений высшего профессионального образования для сдачи выпускных экзаменов — 15 календарных дней;

· работникам, обучающимся в имеющих государственную аккредитацию образовательных учреждениях высшего профессионального образования по очной форме обучения, совмещающим учебу с работой, для прохождения промежуточной аттестации — 15 календарных дней в учебном году, для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов — четыре месяца, для сдачи итоговых государственных экзаменов — один месяц.

Продолжает быть актуальным вопрос отправки работников в вынужденные отпуска без сохранения заработной платы по инициативе работодателя. Причина таких отпусков может быть разная. Это может быть вынужденный простой предприятия по производственным причинам. Ещё причина «предоставления» таких отпусков – это нежелание начислять и уплачивать единый социальный налог.

В этих случаях работодатель заставляет работников писать заявления на предоставление отпусков без сохранения заработной платы. По этому вопросу существует разъяснение Минтруда РФ от 27 июня 1996 г. N 6 «Об отпусках без сохранения заработной платы по инициативе работодателя» (утверждено постановлением Минтруда РФ от 27 июня 1996 г. N 40)

В связи с поступающими запросами о правомерности направления работников в «вынужденные» отпуска без сохранения заработной платы по инициативе работодателя Министерство труда Российской Федерации разъясняет:

Отпуска без сохранения заработной платы могут предоставляться только по просьбе работников по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам (ст. 76 КЗоТ Российской Федерации).

«Вынужденные» отпуска без сохранения заработной платы по инициативе работодателя законодательством о труде не предусмотрены.

В случае если работники не по своей вине не могут выполнять обязанности, предусмотренные заключенными с ними трудовыми договорами (контрактами), то работодатель обязан в соответствии со ст. 94 КЗоТ Российской Федерации оплатить время простоя в размере не ниже 2/3 тарифной ставки (оклада).

Если оплата времени простоя не по вине работников работодателем не производится, то работники вправе обжаловать действия работодателя в комиссии по трудовым спорам или в суд.

Эта проблема очень актуальна, особенно в плане ухода от уплаты налога на фонд заработной платы. Фактически, получается, что работник находится на рабочем месте, выполняет свои должностные обязанности, а по документам находится в отпуске без сохранения заработной платы. Здесь ущемляются его права в следующем:

· не производится начислений страховых взносов на его персональный страховой счёт в Пенсионном фонде РФ;

· при наступлении случая производственного травматизма работодатель может легко уйти от обязанности выплаты компенсаций данному работнику по данному случаю производственного травматизма;

Данная проблема требует разрешения через осуществление своих функций контролирующих органов Министерства труда РФ, Министерства по налогам и сборам РФ.

Такие ситуации бывают, прежде всего, в мелких организациях, где отсутствуют профсоюзные организации, комиссии по трудовым спорам, не заключены коллективные договора.

ст. 8 Закона РФ от 15 января 1993 г. N 4301-1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» — Ведомости РФ. 1993. N 7. Ст. 247; ст. 6 Федерального закона от 9 января 1997 г. N 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы — СЗ РФ. 1997. N 3. Ст. 349

Основы законодательства Российской Федерации об охране здоровья граждан, принятые Верховным Советом РФ 22 июля 1993 г. — Ведомости РФ. 1993. N 33. Ст. 1318

Труд. От 27.06.1996

Какие налоговые риски могут быть при предоставлении отпуска за свой счет на длительный период (до 3 лет)?

В период отпуска за свой счет работнику не начисляется и не выплачивается заработная плата и иные выплаты. Поэтому в целях исчисления налога на прибыль ничего не учитывается. Рисков никаких нет.

Так как нет начисленной заработной платы, соответственно нет НДФЛ и нет страховых взносов во внебюджетные фонды, в том числе взносов в ПФР.

Однако следует отметить, что в последствии, когда работнику будет предоставляться очередной отпуск с сохранением среднего заработка, он будет предоставляться за периоды работы, за исключением периодов нахождения в отпуске за свой счет. Сумма среднего заработка исчисленного в соответствии с ст.139 ТК РФ и Постановлением Правительства РФ № 922 учитываются в расходах при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль (п.7 ст.255 НК РФ).

Также важно помнить, что согласно ст.8 Федерального закона от 28.12.2013 N 400 ФЗ «О страховых пенсиях» страховая пенсия по старости назначается при наличии не менее 15 лет страхового стажа (с 2024 года) и при наличии величины индивидуального пенсионного коэффициента в размере не менее 30 баллов.

Индивидуальный пенсионный коэффициент (ИПК) — понятие абсолютно новое для российской пенсионной системы. Каждый год работодатель перечисляет за своего работника страховые взносы в Пенсионный фонд России на его будущую пенсию. Эти взносы будут пересчитываться из денег в баллы. То есть пенсионные баллы — это параметр, которым оценивается каждый календарный год трудовой деятельности гражданина с учетом ежегодных отчислений страховых взносов в Пенсионный фонд России и варианта пенсионного обеспечения.

Количество баллов будет зависеть от заработной платы: чем она выше, тем их больше. За год максимально можно сформировать 10 баллов.

При отсутствии необходимого страхового стажа или требуемой величины ИПК страховая пенсия по старости не положена.

При этом период нахождения работника в отпуске без сохранения заработка не предусмотрен также в числе «иных» периодов, засчитываемых в соответствии со ст. 12 Федерального закона от 28.12.2013 N 400-ФЗ в страховой стаж.

Следовательно, период нахождения в отпуске без сохранения заработной платы не может быть учтен при исчислении страхового стажа.

Таким образом, на основании заявления работника и при согласии работодателя:

  • отпуск за свой счет может быть предоставлен любой продолжительности, за исключением определенной категории работников;
  • вне зависимости от срока отпуска за свой счет налоговых рисков по налогу на прибыль, страховым взносам и НДФЛ налоговым законодательством не предусмотрено;
  • в период отпуска за свой счет у работника не накапливается ИПК. Время нахождения в отпуске за свой счет не включается в страховой стаж для назначения пенсии по старости.

Людмила БЕЛЕВЦОВА, експерт по вопросам оплаты труда (e-mail: l.belevtsova@id.factor.ua)

Отпуска «за свой счет» & желание работника

Основания для предоставления отпуска без сохранения зарплаты условно можно разделить на 3 группы.

Группа 1. Речь идет об основаниях для предоставления отпуска без сохранения зарплаты, прописанных в ст. 25 Закона №504*. В этой норме четко определены категории работников, которым может быть предоставлен отпуск «за свой счет», или обстоятельства, при которых возможно его оформление. Продолжительность отпуска без сохранения зарплаты, определенная ст. 25 Закона № 504, различается в зависимости от основания для его предоставления.

* Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.

Особенность предоставления отпуска без сохранения зарплаты по основаниям, изложенным в ст. 25 Закона № 504, заключается в следующем: если работник желает оформить отпуск «за свой счет» по одному из этих оснований, работодатель должен удовлетворить его требование. То есть в таком случае работодатель не может отказать работнику в оформлении отпуска без сохранения зарплаты, даже если это отразится на рабочем процессе предприятия.

Группа 2. В соответствии со ст. 26 Закона № 504 отпуск без сохранения зарплаты продолжительностью до 15 календарных дней в год может предоставляться работнику при наличии у него семейных обстоятельств или других причин для его предоставления. Отпуск по таким основаниям оформляется только по желанию работника. Работодатель не наделен правом инициировать предоставление этого отпуска по указанному основанию.

Но работодатель может и отказать работнику в предоставлении отпуска «за свой счет» по семейным или иным обстоятельствам. Дело в том, что, как указано в ст. 26 Закона № 504, работник и работодатель должны прийти к согласию о предоставлении отпуска без сохранения зарплаты по приведенному основанию и о его продолжительности в пределах его максимальной годовой продолжительности.

Работодатель самостоятельно оценивает, насколько семейные обстоятельства или другие причины уважительны для предоставления работнику отпуска «за свой счет». Конечно, при решении этого вопроса руководитель должен учитывать и интересы рабочего процесса. Следовательно, решения о предоставлении либо непредоставлении отпуска без сохранения зарплаты по ст. 26 Закона № 504 относятся исключительно к компетенции работодателя (письмо Минтруда от 18.03.09 г. № 2961/0/14-09/06).

Внимание! Инициировать оформление отпуска без сохранения зарплаты по основаниям, изложенным в ст. 25 и 26 Закона № 504, имеет право исключительно работник.

То есть работодатель не может принудительно отправить работника в неоплачиваемый отпуск по указанным основаниям (письмо Минсоцполитики от 19.09.13 г. № 416/13/116-13).

Группа 3. Еще в 2014 году законодатели пошли на непопулярные методы сохранения бюджетных средств. Так, они предоставили право руководителям отдельных госструктур отправлять работников в отпуска без сохранения зарплаты без их согласия и даже определять продолжительность этого неоплачиваемого отпуска. Подчеркнем, что, к счастью, такие полномочия получили руководители исключительного круга госорганов. Поэтому останавливаться на них не будем.

Обобщим информацию о предоставлении отпуска без сохранения зарплаты по указанным группам в таблице.

Характеристика

Отпуск без сохранения зарплаты согласно

ст. 25 Закона № 504

ст. 26 Закона № 504

Основание для предоставления

Исчерпывающий перечень приведен в ст. 25 Закона № 504

Семейные обстоятельства и другие причины, изложенные работником. Конкретный перечень не определен

Продолжительность

Отличается в зависимости от основания (категории работников или обстоятельств) для предоставления

Обусловливается между работником и работодателем, но не более 15 календарных дней в год

Инициатор оформления отпуска

Работник

Согласование с работодателем

Работодатель обязан предоставить отпуск при наличии желания работника

Предоставляется по согласию между работником и работодателем. Окончательное решение принимает работодатель. Он имеет право отказать работнику в предоставлении отпуска, предоставлении его не в том объеме, на котором настаивает работник

Также отметим, что в отдельных нормативно-правовых актах оговорено право отдельных категорий работников воспользоваться отпуском без сохранения зарплаты (например, для ветеранов военной службы — продолжительностью до 14 календарных дней в год ( п. 13 ч. 1 ст. 6 Закона Украины «О статусе ветеранов военной службы, ветеранов органов внутренних дел, ветеранов Национальной полиции и некоторых других лиц и их социальной защите» от 24.03.98 г. № 203/98-ВР), для лиц, имеющих статус детей войны, — продолжительностью до двух недель в год ( ст. 5 Закона Украины «О социальной защите детей войны» от 18.11.04 г. № 2195-IV)). В данной статье на них внимание не акцентируется.

Оформляем неоплачиваемый отпуск

Отпуск «за свой счет» в соответствии с Законом № 504. Первые шаги для оформления отпуска без сохранения зарплаты, предусмотренного ст. 25 и 26 Закона № 504, предпринимает работник. Почему? В предыдущем разделе мы уже определились, что инициатором предоставления отпуска «за свой счет» по указанным основаниям может быть исключительно работник. Поэтому, чтобы запустить процедуру оформления отпуска без сохранения зарплаты согласно ст. 25 или 26 Закона № 504, работник подает заявление, в котором указывает:

• основание для предоставления неоплачиваемого отпуска (если предоставляется согласно ст. 25 Закона № 504) либо причину, по которой работник просит предоставить неоплачиваемый отпуск (актуально для оформления отпуска в соответствии со ст. 26 Закона № 504);

• документы, подтверждающие категорию лиц (если таких документов еще нет в учреждении) или обстоятельства для предоставления неоплачиваемого отпуска, изложенные в ст. 25 Закона № 504. Чтобы оформить отпуск на основании ст. 26 Закона № 504, работодатель не должен требовать дополнительных подтверждений от работника, поскольку руководитель самостоятельно оценивает уважительность причин для предоставления работнику отпуска «за свой счет»;

• дату начала неоплачиваемого отпуска;

• продолжительность неоплачиваемого отпуска.

Затем руководители, которым подчинен работник, рассматривают заявление. Если речь идет о предоставлении отпуска без сохранения зарплаты по одному из оснований ст. 25 Закона № 504, то работодатель не может отказать в предоставлении этого отпуска. Соответственно после рассмотрения заявления сразу издают приказ о предоставлении отпуска без сохранения зарплаты. Если речь идет о неоплачиваемом отпуске согласно ст. 26 Закона № 504, то упомянутый приказ выдают только после согласия руководителей на его предоставление работнику.

При издании приказа о предоставлении отпуска без сохранения зарплаты, основания для предоставления которого оговорены в ст. 25 и 26 Закона № 504, можно воспользоваться типовой формой № П-3, утвержденной приказом № 489**.

** Приказ Госкомстата «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда» от 05.12.08 г. № 489.

В табеле учета использования рабочего времени (по типовой форме № П-5, утвержденной приказом № 489) неоплачиваемый отпуск указывают, как:

• отпуск без сохранения зарплаты в связи с учебой (пп. 12, 13 и 17 ч. 1 ст. 25 Закона № 504) — «НБ» (цифровой код «13»);

• дополнительный отпуск без сохранения зарплаты в обязательном порядке (все основания —ст. 25 Закона № 504, кроме пп. 3, 12, 13 и 17 ч. 1 этой нормы) — «ДБ» (цифровой код «14»);

• отпуск для ухода за ребенком до достижения им 6-летнего возраста (п. 3 ч. 1 ст. 25 Закона № 504) — «ДД» (цифровой код «17»);

• отпуск без сохранения заработной платы по соглашению сторон (ст. 26 Закона № 504) — «НА» (цифровой код «18»).

Для удобства в учреждении могут вводиться обозначения, разработанные под отдельные основания для предоставления отпуска без сохранения зарплаты.

Также информацию о предоставлении работнику отпуска без сохранения зарплаты отражают в его личной карточке в разделе «Отпуска».

Правила предоставления неоплачиваемого отпуска

В этом разделе поговорим о правилах и особенностях предоставления отпуска без сохранения зарплаты, предоставляемого согласно ст. 25 и 26 Закона № 504. Начнем с простых правил. Так, отпуска «за свой счет» по указанным основаниям могут предоставляться:

• основным работникам и работникам, работающим на условиях совместительства;

• в первый год работы работника в учреждении независимо от продолжительности отработанного времени. При этом новому работнику неоплачиваемый отпуск может быть предоставлен в полном объеме;

• работникам, работающим по бессрочным, срочным трудовым договорам, контракту.

Неоплачиваемый отпуск не продлевается, если на его период пришлись праздничные и нерабочие дни. Праздничные и нерабочие дни, установленные ст. 73 КЗоТ, не учитывают при определении продолжительности ежегодного отпуска и социального отпуска на детей, предусмотренного ст. 19 Закона № 504 (ч. 2 ст. 5 Закона № 504).

При этом отпуск без сохранения зарплаты (ст. 25 и 26 Закона № 504) выделен в отдельный вид отпусков и не относится к отпускам, указанным в ч. 2 ст. 5 Закона № 504 (ст. 4 Закона № 504). Поэтому при определении продолжительности отпуска «за свой счет» не учитывают норму ч. 2 ст. 5 Закона № 504. Следовательно, если на период отпуска без сохранения зарплаты пришлись праздничные и нерабочие дни, то его продолжительность на эти дни не продлевайте.

Пример. Работнику по его заявлению предоставлен отпуск без сохранения зарплаты продолжительностью 15 календарных дней с 22.08.16 г. по 05.09.16 г. На этот период приходится праздничный день — День независимости Украины (24.08.16 г.). Поскольку праздничные и нерабочие дни не влияют на определение продолжительности неоплачиваемого отпуска, в указанном случае последним днем отпуска без сохранения зарплаты является 05.09.16 г.

Также помните о других особенностях, которые следуют из того, что отпуск без сохранения зарплаты не относится к виду ежегодных отпусков. Так, отпуск «за свой счет» (1) в случае временной нетрудоспособности работника не продлевается на количество дней болезни и не переносится на другой период (ч. 2 ст. 11 Закона № 504), (2) не учитывается при определении максимальной продолжительности ежегодного отпуска в 59 (69) календарных дней (ч. 3 ст. 10 Закона № 504),(3) а работники не могут быть отозваны из такого неоплачиваемого отпуска (ч. 3 ст. 12 Закона № 504).

На увеличение законодательно установленной продолжительности неоплачиваемого отпуска — табу. В ст. 25 и 26 Закона № 504 оговорена продолжительность отпуска без сохранения зарплаты в зависимости от оснований для его предоставления. Недопустимо увеличивать законодательно определенную продолжительность этого отпуска даже в случае, когда на этом настаивает сам работник.

Продолжительность неоплачиваемого отпуска, который предоставляется ежегодно либо на год, привязана к календарному году. В ст. 25 Закона № 504 предусмотрены основания для предоставления отпуска без сохранения зарплаты определенной продолжительности, предоставляемого ежегодно. Тогда как в ст. 26 Закона № 504 предельная продолжительность отпуска «за свой счет» определена как «не более 15 календарных дней в год».

В таких случаях на законодательном уровне не конкретизирован вид года (рабочий или календарный), в течение которого работник может использовать выделенные дни неоплачиваемого отпуска. Известно, что к рабочему году привязано предоставление только ежегодных отпусков (ст. 6 и 10 Закона № 504). Следовательно, календарные дни отпуска без сохранения зарплаты, предоставляемые работнику ежегодно или на год, выделяются именно на календарный год.

Что касается оснований для предоставления неоплачиваемого отпуска согласно ст. 25 Закона № 504, оформление которых зависит от наличия конкретных обстоятельств, то они должны предоставляться в привязке к этим обстоятельствам.

Внимание! Если работник в течение текущего календарного года не воспользовался правом на отпуск без сохранения заработной платы, то он не может быть использован в следующем календарном году.

Так, в следующем календарном году работник будет иметь право на такой отпуск продолжительностью не более, чем это определено ст. 25 или 26 Закона № 504, в зависимости от обстоятельств для его предоставления.

Период неоплачиваемого отпуска, привязанного к событию, должен совпадать с этим событием. В ст. 25 Закона № 504 приведены основания для предоставления отпуска без сохранения зарплаты, предоставление которых привязано к конкретному событию. Так вот, период отпусков по таким основаниям должен совпадать с событием, к которому, собственно, и привязано предоставление отпуска «за свой счет».

Например, работница оформляет неоплачиваемый отпуск в связи с бракосочетанием (п. 8 ч. 1 ст. 25 Закона № 504) продолжительностью 10 календарных дней. Дата регистрации брака — 03.09.16 г. В таком случае период отпуска «за свой счет» должен приходиться на 03.09.16 г. Причем это не обязательно должен быть первый день неоплачиваемого отпуска.

Неоплачиваемые отпуска делить можно, однако есть и «но». Сразу заметим, что законодательные требования деления отпуска на части предусмотрены только для ежегодных отпусков (ст. 12 Закона № 504). Между тем отпуск без сохранения зарплаты не относится к ежегодным отпускам, поскольку выделен в отдельный вид отпусков (ст. 4 Закона № 504). Отсюда констатируем: на нормативно-правовом уровне не предусмотрены предписания о разделении на части отпуска без сохранения зарплаты, определенного ст. 25 и 26 Закона № 504. На этом акцентировало внимание и Минсоцполитики в письме от 03.02.12 г. № 31/13/133-12 (ср. 054313800). Вместе с тем не существует и запрета по такому разделению.

Важно! Отпуск без сохранения зарплаты, предоставляемый на основании ст. 25 (с пометкой «ежегодно» и который не привязан к событию) и ст. 26 Закона № 504, может быть разделен на части.

При этом должно выполняться условие: в итоге за календарный год общее количество предоставленных дней такого отпуска не должно превышать максимальной продолжительности, установленной ст. 25 или ст. 26 Закона № 504.

Подчеркнем такой момент. Отпуск без сохранения зарплаты, предоставляемый на основании ст. 25 Закона № 504, подлежит разделению, если его оформление не привязано к конкретному событию + количество календарных дней этого отпуска, определенное нормативно, с дополнительным указанием «ежегодно». Например, подлежит разделению на части отпуск «за свой счет», полагающийся пенсионерам по возрасту (п. 6 ч. 1 ст. 25 Закона № 504).

Совсем иная ситуация складывается с отпусками без сохранения зарплаты для ухода за ребенком (п. 3 ч. 1 ст. 25 Закона № 504). Эти категории работников, имея право на такие отпуска и соответствующие документы, могут прервать неоплачиваемый отпуск и снова его оформить.

В то же время не подлежит разделению на части отпуск без сохранения зарплаты, в частности, работнику, вступающему в брак (п. 8 ч. 1 ст. 25 Закона № 504). Причина: предоставление неоплачиваемого отпуска по этому основанию привязано к конкретному событию.

Несколько оснований для оформления неоплачиваемого отпуска — работник может воспользоваться каждым. Закон № 504 не ограничивает использование комбинаций оснований для предоставления отпуска без сохранения зарплаты, определенной его нормами. Так, если работник имеет право на использование отпуска «за свой счет» по двум или более основаниям ст. 25 Закона № 504, то он может реализовать это право по каждому из них. Более того, в этом же календарном году он по согласованию с работодателем может воспользоваться еще и неоплачиваемым отпуском, определенным ст. 26 Закона № 504. Или скомбинировать: одно основание по ст. 25 Закона № 504 + основание по ст. 26 Закона № 504 (при наличии согласия работодателя на использование неоплачиваемого отпуска по ст. 26 Закона № 504). Вариантов множество, а главное — наличие оснований для оформления отпуска без сохранения зарплаты и выполнения всех условий для их предоставления.

Действительно, ст. 4 Закона № 504 отдельно предусмотрено: «Законодательством, коллективным договором, соглашением и трудовым договором могут устанавливаться другие виды отпусков». Выходит, что коллективным или трудовым договором могут быть установлены иные виды отпусков, чем предусмотренные ст. 4 Закона № 504.

Однако, по мнению Минсоцполитики , в этой норме речь идет о введении в учреждении других видов оплачиваемых отпусков.

Запрещено прописывать в коллективном или трудовом договоре другие виды неоплачиваемых отпусков, а также запрещено вводить специальные, не предусмотренные ст. 25 и 26 Закона № 504 и нормативной базой, основания для предоставления отпуска без сохранения зарплаты.

Так, основания для предоставления отпусков без сохранения зарплаты содержатся не только в Законе № 504, но и в других нормативно-правовых актах. Их оформление вполне обосновано, ведь это предусмотрено правовым полем. А вот выдумывать новые, не предусмотренные нормативной базой, основания для предоставления отпуска «за свой счет» и прописывать их в коллективном (трудовом) договоре, неправомерно.

Неоплачиваемый отпуск не отразится на продолжительности ежегодного основного отпуска, но повлияет на продолжительность ежегодного дополнительного отпуска. Период пребывания в отпуске без сохранения заработной платы, предусмотренном ст. 25 или 26 Закона № 504:

• включают в стаж работы, дающий право на ежегодный основной отпуск (п. 4 ч. 1 ст. 9 Закона № 504). Выходит, что в общем случае отпуск «за свой счет» не повлияет на продолжительность ежегодного основного отпуска. Исключение: не включают в стаж работы для предоставления ежегодного основного отпуска период отпуска без сохранения зарплаты до достижения ребенком 6 лет, инсулинозависимым ребенком — до 16 лет, ребенком-инвалидом подгруппы А — до 18 лет. То есть за указанные периоды работник «не зарабатывает» себе стаж для ежегодного основного отпуска;

• не включают в стаж работы, дающий право на ежегодный дополнительный отпуск за работу с вредными и тяжелыми условиями труда и за особый характер труда (в том числе за ненормированный рабочий день). Объясняется это действием нормы ч. 2 ст. 9 Закона № 504: в стаж работы, дающий право на такие отпуска, включают период, когда работник фактически работал во вредных или особых условиях труда (за исключением периода пребывания им собственно в ежегодных отпусках). Поэтому отпуск «за свой счет» в дальнейшем уменьшит количество календарных дней ежегодного дополнительного отпуска за рабочий год, на который пришелся «бесплатный» отпуск.

Принудительное отправление в неоплачиваемый отпуск — нарушение трудового законодательства. Мы уже говорили, что инициатором оформления отпуска без сохранения зарплаты по основаниям, изложенным в ст. 25 и 26 Закона № 504, может быть только работник. Его согласие на предоставление указанных отпусков «за свой счет» — обязательно.

Поэтому принудительное отправление работников в отпуска без сохранения заработной платы, предусмотренные ст. 25 и 26 Закона № 504, является грубым нарушением законодательства о труде, за что работодатель в установленном порядке может быть привлечен к ответственности (письмо Минсоцполитики от 19.09.13 г. № 416/13/116-13).

Такой «проступок» работодателя рассматривается как нарушение прочих требований трудового законодательства. За это правонарушение на работодателя может быть наложен штраф в размере одной минимальной зарплаты ( абз. 6 ч. 2 ст. 265 КЗоТ).

Тогда как должностным лицам учреждения за нарушение прочих требований законодательства о труде грозит штраф в размере от 510 до 1700 грн. согласно ч. 1 ст. 41 КоАП. За повторное в течение года совершенное правонарушение, предусмотренное ч. 1 ст. 41 КоАП, за которое лицо уже подвергалось админвзысканию, или за те же действия в отношении отдельных категорий лиц, должностное лицо учреждения могут привлечь к админответственности в виде штрафа в размере от 1700 до 5100 грн. ( ч. 2 ст. 41 КоАП).

Таблица 4.1

Категории лиц, имеющих право на отпуск без сохранения заработной платы

Продолжительность отпуска

Норма Закона об отпусках

Примечание

Работники по семейным обстоятельствам и по другим причинам

Не более 15 календарных дней в течение года

Ст. 26

Предоставляется по соглашению между работником и работодателем

Мать или отец, который воспитывает детей без матери (в том числе и в случае длительного пребывания матери в лечебном учреждении), имеющие двоих и более детей в возрасте до 15 лет или ребенка-инвалида

До 14 календарных дней

П. 1 ст. 25

Предоставляется ежегодно

Мужчина, жена которого находится в послеродовом отпуске

До 14 календарных дней

П. 2 ст. 25

Мать или отец ребенка, бабка, дед или другие родственники, фактически ухаживающие за ребенком, лицо, которое усыновило или взяло под опеку ребенка

Определяется в медицинском заключении, но не более чем до достижения ребенком шестилетнего возраста

П. 3 ст. 25

Предоставляется, если ребенок нуждается в домашнем уходе

Определяется в медицинском заключении, но не более чем до достижения ребенком шестнадцатилетнего возраста

Предоставляется в случае, если ребенок болен сахарным диабетом I типа (инсулинозависимый)

Ветераны войны, лица, имеющие особые заслуги перед Родиной, и лица, на которых распространяется действие Закона Украины «О статусе ветеранов войны, гарантиях их социальной защиты» от 22.10.93 г. № 3551-XII

До 14 календарных дней

П. 4 ст. 25

Предоставляется ежегодно

Лица, имеющие особые трудовые заслуги перед Родиной

До 21 календарного дня

П. 5 ст. 25

Пенсионеры по возрасту и инвалиды III группы

До 30 календарных дней

П. 6 ст. 25

Инвалиды I и II групп

До 60 календарных дней

П. 7 ст. 25

Лица, вступающие в брак

До 10 календарных дней

П. 8 ст. 25

Работники в случае смерти родных по крови или по браку: мужа (жены), родителей (отчима, мачехи), ребенка (пасынка, падчерицы), братьев, сестер

До 7 календарных дней

П. 9 ст. 25

Без учета времени, необходимого для проезда к месту захоронения и обратно

Работники в случае смерти других родных

До 3 календарных дней

Работники для ухода за больным родным по крови или по браку

Определяется в медицинском заключении, но не более 30 календарных дней

П. 10 ст. 25

В случае если больной по заключению медицинского заведения нуждается в постоянном постороннем уходе

Работники, которым нужно завершить санаторно-курортное лечение

Определяется в медицинском заключении

П. 11 ст. 25

Работники, допущенные к вступительным экзаменам в высшие учебные заведения

15 календарных дней

П. 12 ст. 25

Без учета времени, необходимого для проезда до местонахождения учебного заведения и обратно

Работники, допущенные к сдаче вступительных экзаменов в аспирантуру с отрывом или без отрыва от производства

Необходимая для проезда до местонахождения высшего учебного заведения или заведения науки и обратно

П. 13 ст. 25

Работники, которые учатся без отрыва от производства в аспирантуре и успешно выполняют индивидуальный план подготовки

Совместители

На срок до окончания отпуска по основному месту работы

П. 14 ст. 25

Ветераны труда

До 14 календарных дней

П. 15 ст. 25

Предоставляется ежегодно

Работники, которые не использовали по предыдущему месту работы ежегодный основной и дополнительный отпуска полностью или частично и получили за них денежную компенсацию

До 24 календарных дней

П. 16 ст. 25

Предоставляется в первый год работы на данном предприятии до наступления шестимесячного срока непрерывной работы

Работники, дети которых в возрасте до 18 лет поступают в учебные заведения, расположенные в другой местности

12 календарных дней

П. 17 ст. 25

Без учета времени, необходимого для проезда до местонахождения учебного заведения и в обратном направлении. При наличии двоих или более детей до 18 лет предоставляется отдельно для сопровождения каждого ребенка

 

Отметим, что, кроме Закона об отпусках, предоставление отпусков без сохранения заработной платы в виде льготы для определенных категорий работников предусмотрено также другими законодательными актами. Примеры таких отпусков приведем в табл. 4.2.

Таблица 4.2

Категории лиц, имеющих право на отпуск без сохранения заработной платы

Продолжительность отпуска

Нормативно-правовой акт

Примечание

Лица, отнесенные к 3 и 4 категориям пострадавших в результате Чернобыльской катастрофы

До 14 рабочих дней

П. 3 ст. 22 и п. 1 ст. 23 Закона № 796

Предоставляется ежегодно одному из родителей, которые имеют несовершеннолетних детей и проживают на территориях зон радиоактивного загрязнения

Лица, ухаживающие за детьми, которые относятся к потерпевшим от Чернобыльской катастрофы, во время санаторно-курортного лечения

Необходимое количество дней для санаторно-курортного лечения в случае недостаточной продолжительности ежегодного отпуска

П. 5 ч. 1 ст. 30 Закона № 796

Перечень детей, которые признаются пострадавшими вследствие Чернобыльской катастрофы, приведен в ст. 27 Закона № 796

Ветераны воинской службы, ветераны органов внутренних дел, ветераны государственной пожарной охраны, ветераны службы гражданской защиты, ветераны Госспецсвязи и защиты информации Украины

До 14 календарных дней

П. 13 ст. 6 Закона Украины «О статусе ветеранов воинской службы, ветеранов органов внутренних дел и некоторых других лиц и их социальной защите» от 24.03.98 г. № 203/98-ВР

Предоставляется ежегодно

Лица, имеющие статус детей войны

До 2 недель

Ст. 5 Закона Украины «О социальной защите детей войны» от 18.11.2004 г. № 2195-IV

Предоставляется ежегодно

Бывшие несовершеннолетние узники концлагерей, гетто, других мест принудительного содержания в период Великой Отечественной войны и Второй мировой войны

До 2 недель

П. 12 ст. 61 Закона Украины «О жертвах нацистских преследований» от 23.03.2000 г. № 1584-III

Предоставляется ежегодно

 

Для предоставления любого из видов неоплачиваемых отпусков работник должен подать работодателю письменное заявление с указанием срока отпуска, даты его начала и причины, по которой ему такой отпуск нужен.

Если работник претендует на получение неоплачиваемого отпуска при наступлении определенных обстоятельств (за исключением отпусков, предоставляемых на основании ст. 26 Закона об отпусках), к заявлению прилагаются документы, подтверждающие факт возникновения указанных обстоятельств. В этом случае период отпуска будет зависеть от времени наступления таких обстоятельств.

После рассмотрения заявления работника руководителем издается приказ о предоставлении работнику отпуска за свой счет. Приведем образец составления приказа о предоставлении неоплачиваемого отпуска.

Конкретная дата предоставления отпуска без сохранения заработной платы в одних случаях определяется самим работником в пределах действия установленных законодательством обстоятельств, в других — подлежит согласованию с работодателем. При этом работодателю следует помнить, что некоторым категориям работников отпуск за свой счет должен быть в обязательном порядке предоставлен в удобное для них время. К таким, в частности, относятся работники, имеющие особые заслуги перед Родиной, и работники, имеющие особые трудовые заслуги перед Родиной.

Следует иметь в виду, что работник имеет право воспользоваться неоплачиваемыми отпусками по нескольким основаниям. Например, если работнику, который вступал в брак, был предоставлен отпуск без сохранения заработной платы на 10 календарных дней, это не лишает его права на получение отпуска по уходу за больным родственником, для завершения санаторно-курортного лечения или на других основаниях. Кроме того, использование работником отпуска без сохранения заработной платы на основании ст. 25 Закона об отпусках не исключает возможности предоставления ему отпуска по семейным обстоятельствам на основании ст. 26 Закона об отпусках.

Неоплачиваемые отпуска, предоставляемые ежегодно отдельным категориям работников по их требованию, могут быть поделены на части, но таким образом, чтобы в целом их продолжительность не превышала периода, установленного законодательством.

Относительно неоплачиваемого отпуска, предоставляемого по договоренности сторон на основании ст. 26 Закона об отпусках, отметим следующее:

1. Для предоставления данного отпуска в заявлении на имя руководителя предприятия работник указывает «семейные обстоятельства» или другие причины (кроме перечисленных в ст. 25 Закона об отпусках), которыми обусловлена необходимость в отпуске. Перечень причин, на основании которых такой отпуск может быть предоставлен, законодательство не устанавливает. «По семейным обстоятельствам» — это всего лишь наиболее распространенная формулировка. У каждого работника может возникнуть своя уважительная причина, в связи с которой он может просить о предоставлении ему неоплачиваемого отпуска.

2. Подавать какие-либо подтверждающие документы для предоставления указанного отпуска не требуется.

3. Как уже было указано, для получения отпуска на основании ст. 26 Закона об отпусках одного желания работника недостаточно. Необходимо, чтобы работник и работодатель достигли согласия по дате начала и продолжительности данного вида отпуска. Работодатель также не может в одностороннем порядке отправить работника в такой отпуск.

4. Отпуск может предоставляться частями, но его суммарная продолжительность не должна превышать 15 календарных дней в год.

Следует отметить, что Закон об отпусках не содержит требования о том, что неоплачиваемый отпуск предоставляется за отработанный год. По нашему мнению, отпуска без сохранения заработной платы должны предоставлять ориентируясь на календарный год. То есть право на неоплачиваемый отпуск возникает независимо от времени, отработанного у конкретного работодателя. При этом, если работник в течение нескольких лет не брал отпуск за свой счет или использовал его не полностью, на следующие годы неиспользованные им дни такого отпуска не переносятся.

Обращаем внимание, что при определении продолжительности отпуска без сохранения заработной платы необходимо учитывать праздничные и нерабочие дни (ст. 73 КЗоТ). Это следует из ст. 5 и 181 Закона об отпусках, согласно которым праздничные и нерабочие дни не учитываются только при определении продолжительности ежегодных отпусков, дополнительного отпуска работникам, имеющим детей, и отпуска в связи с усыновлением. Таким образом, на праздничные и нерабочие дни продолжительность отпуска за свой счет не увеличивается.

В отличие от ежегодных отпусков перенос отпуска без сохранения заработной платы в связи с болезнью работника не осуществляется. Кроме того, следует иметь в виду, что больничный лист за время пребывания работника в отпуске за свой счет не оплачивается.

Как известно, в последнее время работодатели зачастую пытаются отправить работников в отпуск без сохранения заработной платы на максимально длительный период. В связи с этим напомним, что, отправляя работников в отпуск без сохранения заработной платы в соответствии со ст. 26 Закона об отпусках на срок более 15 календарных дней в год (например, в связи с невозможностью обеспечить их занятость), работодатель нарушает законодательство о труде. За подобное нарушение ст. 41 КУоАП предусматривает наложение штрафа на должностных лиц предприятий, учреждений и организаций в размере от 30 до 100 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 510 до 1700 грн.). Чтобы не допустить нарушения законодательства, выходом для работодателя может стать перевод работников на режим неполного рабочего дня или неполной рабочей недели.

Мы ознакомились с видами отпусков, их продолжительностью и порядком предоставления. Теперь рассмотрим порядок оплаты отпусков.