Отчеты по кадрам

Содержание

Отчетность кадровика

Обязанность заполнять и представлять отчеты лучше закрепить за конкретным сотрудником. При этом необходимо иметь в виду, что какие-то отчеты кадровая служба готовит сама, а какие-то совместно с бухгалтерией. Нужно четко определить это в приказе о возложении обязанности по сдаче отчетов.

При наличии сотрудников работодатель независимо от формы собственности обязан представлять кадровую отчетность. Формирование такой отчетности происходит по утвержденным правилам и нормам.

Кадровый работник как должностное лицо несет административную ответственность за представление сведений/информации в следующие органы власти: центр занятости населения, военкомат, отделение ПФР и ФСС (осуществляет помощь в подготовке, основную работу чаще всего выполняет бухгалтерия), территориальная служба статистики.

Главное управление по вопросам миграции МВД России

В МВД необходимо сообщать в следующих случаях:

1. Компания приняла на работу иностранца по трудовому договору или уволила его. Об этом необходимо сообщить в территориальный отдел управления МВД по вопросам миграции в трехдневный срок со дня заключения или расторжения трудового или гражданско-правового договора (ч. 8 ст. 13 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ). Форма уведомления содержится в Приложении № 20 ФМС России от 28.06.2010 № 147, уведомить можно лично или по почте.

2. Иностранный работник нарушил условия договора (пп. 7 п. 8 ст. 18 Закона № 115-ФЗ). Форма, по которой подается уведомление, и срок подачи документа не установлены.

3. Иностранный работник самовольно оставил место работы или место пребывания, например, выехал из России и не сообщил об этом работодателю (пп. 8 п. 8 ст. 18 Закона № 115-ФЗ). Причем уведомить нужно не только МВД, но и ФСБ. Срок уведомления также не установлен, но лучше сообщить в государственные органы сразу же, как работник перестал появляться на работе без уважительных причин или отвечать на телефонные звонки, а работодатель не знает, где и как найти работника.

Штраф должностному лицу (кадровику) за неуведомление: от 35 до 50 тыс. руб. (ч. 3 ст. 18.15 КоАП РФ). Если нарушение произошло в Москве или Санкт-Петербурге, штраф увеличивается до суммы в размере от 35 до 70 тыс. руб.

ВАЖНО В РАБОТЕ

Нормативными актами утверждено достаточно много разнообразных форм: сведения о численности и заработной плате работников (1-Т), сведения о состоянии условий труда и компенсациях на работах с вредными и(или) опасными условиями труда (1-Т (условия труда)), сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы трудовых коллективов (1-ПР), сведения о повышении квалификации и профессиональной подготовке работников организаций (1 кадры) и пр. Однако кадровый работник будет отвечать не за все отчеты, сдаваемые в статистику, а лишь за те, за которые его назначили ответственным.

Служба занятости населения

1. О наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей, а также квот для инвалидов (п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»).

Форма подачи сведений о вакансиях утверждена приказом Минтруда России от 26.02.2015 № 125н. Срок – ежемесячно. В отчет включают информацию о наличии вакантных рабочих мест, о локальных актах, которые содержат сведения о данных рабочих местах, и выполнении квоты по инвалидам. В некоторых регионах действует своя форма отчетности.

2. О том, что в отношении компании применяются процедуры о несостоятельности (банкротстве); информацию об осуществлении деятельности по профессиональной реабилитации и содействию занятости инвалидов (п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»).

3. О ликвидации организации либо прекращении деятельности индивидуальным предпринимателем, сокращении численности или штата работников и возможном расторжении трудовых договоров. Юридическое лицо должно уведомить за два месяца, индивидуальный предприниматель – за две недели. Если решение о сокращении численности или штата работников может привести к массовому увольнению – за три месяца до начала проведения соответствующих мероприятий. Форма уведомления – произвольная (п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»).

4. О введении режима неполного рабочего дня (смены) и(или) неполной рабочей недели, а также при приостановке производства уведомлять необходимо в течение трех рабочих дней после принятия решения о проведении соответствующих мероприятий (абз. 2 п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»). Форма уведомления произвольная.

Штраф должностному лицу за неуведомление службы занятости: от 300 до 500 руб. (ст. 19.7 КоАП РФ).

ПРИМЕР ИЗ СУДЕБНОЙ ПРАКТИКИ

В своем постановлении от 30.11.2015 № 4а-679/2015 Самарский областной суд удовлетворил требование о привлечении к ответственности по ст. 19.7 КоАП РФ за непредставление сведений (информации). Лицо, привлекаемое к ответственности, не приняло все зависящие от него меры по соблюдению требований, предусмотренных законодательством в сфере занятости населения. Сведений о наличии обстоятельств, объективно препятствующих выполнению лицом установленных законом обязанностей, в материалы дела не представлено. Из материалов дела следует: в результате прокурорской проверки выявилось, что из компании уволился сотрудник. При этом управляющий, который отвечал за кадры в компании, не отправил данные сведения в ГКУ СО «Центр занятости населения г. о. Самара», также не представил в госорган информацию о вакантных местах в 2014 году и ежеквартальные отчеты. Мировой судья подверг управляющего наказанию в виде штрафа размером 300 руб.

Сведения Сроки
Необходимые для осуществления деятельности по профессиональной реабилитации и содействию занятости инвалидов Ежемесячно
О наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей, созданных или выделенных рабочих местах для трудоустройства инвалидов в соответствии с установленной квотой для приема на работу инвалидов, включая информацию о локальных нормативных актах, содержащих сведения о данных рабочих местах, выполнении квоты для приема на работу инвалидов Ежемесячно
О применении в отношении данного работодателя процедур о несостоятельности (банкротстве)
О ликвидации организации либо прекращении деятельности индивидуальным предпринимателем, сокращении численности или штата работников и возможном расторжении трудовых договоров Если названные мероприятия проводятся в организации Не позднее чем за два месяца до начала проведения соответствующих мероприятий
Если названные мероприятия проводит индивидуальный предприниматель Не позднее чем за две недели до начала проведения
О сокращении численности или штата работников в случае, когда сокращение может привести к массовому увольнению работников организации Не позднее чем за три месяца до начала проведения соответствующих мероприятий
О введении режима неполного рабочего дня (смены) и(или) неполной рабочей недели В течение трех рабочих дней после принятия решения о проведении соответствующих мероприятий
О приостановке производства

Росстат

Для того чтобы кадровой службе определить, какие отчеты нужно сдавать по компании, необходимо зайти на сайт statreg.gks.ru и заполнить карточку поиска. Если там сведений нет, нужно дождаться письма органа статистики по обычной или электронной почте. Если перечень на сайте отличается от перечня, указанного в письме, ориентироваться нужно на письмо (письмо Росстата от 17.02.2017 № 04-04-4/29-СМИ).

Самые распространенные отчеты – это сведения о численности и заработной плате и движении работников и сведения о повышении квалификации и профессиональной подготовке.

1. Отчет по форме П-4 (сведения о численности и заработной плате и движении работников). Такой отчет должны сдавать почти все организации, кроме малых предприятий.

Если в компании больше 15 работников, сведения подаются раз в месяц. Если меньше 15, то раз в квартал. Форма для 2017 года утверждена приказом Росстата от 02.08.2016 № 379. С января 2018 года для отчетов будет действовать форма, которая утверждена приказом Росстата от 01.09.2017 № 566 «Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников».

Если у юридического лица есть обособленные подразделения, форма заполняется по каждому подразделению.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Как заполнять форму, определено в Указаниях по заполнению форм федерального статистического наблюдения № П-4, утвержденных приказом Росстата от 26.10.2015 № 498.

2. Отчет по форме 57-Т (сведения о заработной плате работников по профессиям и должностям). Подается юридическими лицами (кроме субъектов малого предпринимательства), которые осуществляют все виды экономической деятельности (кроме финансовой и страховой деятельности; государственного управления и обеспечения военной безопасности; деятельности общественных и экстерриториальных организаций). Сведения подаются раз в два года. Форма отчета утверждена приказом Росстата от 26.06.2017 № 430.

3. Отчет П-4 (НЗ) (сведения о неполной занятости и движении работников). Подается всеми компаниями, кроме малых предприятий, раз в квартал. Форма отчета утверждена приказом Росстата от 02.08.2016 № 379.

4. Отчет 1-Т (сведения о состоянии условий труда и компенсациях на работах с вредными и(или) опасными условиями труда). Отчет подают все юридические лица, кроме малых предприятий, раз в год. Форма отчета утверждена приказом Росстата от 01.09.2017 № 566.

Нарушение порядка представления статистической информации или представление недостоверной статистической информации влечет ответственность, установленную ст. 13.19 КоАП РФ, а также ст. 3 Закона Российской Федерации от 13.05.1992 № 2761-1 «Об ответственности за нарушение порядка представления государственной статистической отчетности». Штраф должностному лицу компании – от 10 до 20 тыс. руб.

Должностным лицом, уполномоченным представлять статистическую информацию в Территориальный орган Федеральной службы государственной статистики по Республике Мордовия от имени МРО «Всероссийское добровольное пожарное общество» на основании приказа общества от 11.01.2016 № 02/16, являлся экономист-сметчик Ч. Она указанную обязанность не исполнила и была привлечена территориальным органом статистики к административной ответственности по ч. 1 ст. 13.19 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях как должностное лицо, ответственное за представление статистической информации. Должностному лицу назначили штраф в размере 10 тыс. руб. Верховный суд Республики Мордовия в своем постановлении от 14.09.2016 № 4а-174/2016 в требовании об отмене актов о привлечении к ответственности по ст. 13.19 КоАП РФ (непредставление первичных статистических данных) отказал.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Определить число работников, которые должны вести воинский учет в организации, поможет п. 12 Положения о воинском учете, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719.

Сотрудник, который отвечает за ведение воинского учета, направляет в военкомат или орган местного самоуправления, если военкомат отсутствует, следующие сведения:

1. Сведения о гражданах, подлежащих воинскому учету и принятию (поступлению) или увольнению (отчислению) их с работы или из образовательных учреждений, нужно направить в течение двух недель (пп. «а» п. 32 постановления Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете»).

Сведения направляются по форме, указанной в Приложении № 9 к «Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях» (утв. Генштабом Вооруженных сил РФ 11.07.2017).

2. Сведения о гражданах, состоящих на воинском учете, а также о гражданах, не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете (пп. «б» п. 32 постановления Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете»).

3. Отчет по форме № 6. Его представляют ежегодно. В него входят списки граждан мужского пола 15- и 16-летнего возраста, а до 01 ноября – списки граждан мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году.

Если кадровик этого не сделает, его могут оштрафовать на сумму от 300 до 1000 руб. (ст. 21.1, ч. 3 ст. 21.4 КоАП РФ).

Ответственный за ведение воинского учета сотрудник должен направлять в военкомат или орган местного самоуправления (в случае отсутствия военкомата) следующие сведения:

В двухнедельный срок

Сведения о гражданах, подлежащих воинскому учету и принятию (поступлению) или увольнению (отчислению) их с работы (из увольнению (отчислению) их с работы (из образовательных учреждений)

Сведения о гражданах, состоящих на воинском учете, а также о гражданах, не состоящих, но обязанных состоять, — по запросам соответствующих военных комиссариатов и(или) органов местного самоуправления

Сведения об изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья

Пенсионный фонд РФ

1. Отчет по форме СЗВ-М (сведения о застрахованных лицах). Форма отчета утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п. Отчет необходимо представлять каждый месяц, до 15 числа каждого месяца (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»). В отчет включают сведения обо всех лицах, с которыми в отчетном периоде у компании были действующие трудовые или гражданско-правовые договоры.

2. Сведения для оформления пенсий по форме СЗВ-СТАЖ. Данные передаются о застрахованном лице, подавшем заявление о назначении пенсии. Форма утверждена постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п.

Непредставление в установленный законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования срок либо отказ от представления в органы Пенсионного фонда Российской Федерации оформленных в установленном порядке сведений (документов), необходимых для ведения индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, а равно представление таких сведений в неполном объеме или в искаженном виде влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 300 до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

По Информации ПФ РФ от 26.01.2017 «О разъяснении представления сведений индивидуального (персонифицированного) учета», на сайте фонда в свободном доступе размещены программы для подготовки и проверки отчетности, которые в значительной степени облегчают процесс сдачи отчетов для плательщиков страховых взносов.

Налоговая инспекция

Сведения о среднесписочной численности сотрудников за предыдущий год (абз. 3 п. 3 ст. 80 НК РФ).

Эти сведения необходимо представлять ежегодно всем организациям и предпринимателям, кроме тех, которые не привлекали наемных сотрудников в прошлом году (не позднее 20 января текущего года, а в случае создания (реорганизации) организации – не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором организация была создана (реорганизована)).

Форма утверждена приказом ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/174. Непредставление в установленный законодательством о налогах и сборах срок либо отказ от представления в налоговые органы оформленных в установленном порядке документов и(или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, а равно представление таких сведений в неполном объеме или в искаженном виде, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц от 300 до 500 руб. (ст. 15.6 КоАП РФ).

Военкомат

Каждая организация, государственная или муниципальная, обязана вести воинский учет, то есть учитывать трудоустроенных призывников или военнообязанных граждан в установленном порядке (Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719). Ответственность за организацию воинского учета несет работодатель.

Индивидуальный график сдачи отчетности кадровика в военкомат:

Наименование формы

Примечание

Сроки сдачи

Извещение в военный комиссариат о списках принятых и уволенных сотрудников

Сведения о движении военнообязанных сотрудников в бюджетном учреждении

В течение 14 дней с момента наступления даты увольнения или принятия на работу

Списки работников, состоящих на ВУ, а также не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете

Предоставляется по индивидуальному запросу военного комиссариата

В течение 14 дней с момента получения запроса

ВАЖНО! Если данные о семейном положении, должности, образовании, структурном подразделении, состоянии здоровья или места пребывания работника, подлежащего воинскому учету, изменились, кадровый работник обязан уведомить военный комиссариат. В военкомат направляется приложение № 13 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях, утв. Минобороны России 11.07.2017.

Информация для Службы занятости населения

Статья 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 обязывает всех российских работодателей взаимодействовать с Центром занятости населения. То есть своевременно и в полном объеме предоставлять необходимую информацию о трудоустройстве граждан. Какую отчетность сдает кадровик в службу занятости:

Наименование предоставляемой информации

Срок сдачи, периодичность

Обязательная

Информация о готовящейся ликвидации или прекращении деятельности бюджетного учреждения

За два месяца до начала соответствующих мероприятий

Сведения о предстоящей оптимизации штата или численности работников, влекущей массовые увольнения граждан

За три месяца до начала соответствующих мероприятий

Информационные данные об изменении рабочего графика в учреждении. Например, о переходе на неполный рабочий день, смену либо на неполную рабочую неделю

В течение трех рабочих дней со дня принятия официального решения об изменении режима работы

Официальное сообщение об имеющихся вакансиях в государственной организации

Ежемесячно

По индивидуальному запросу (направлению) от ЦЗН

Информация о трудоустройстве гражданина, направленного службой занятости

В течение пяти дней работодатель обязан направить письменное уведомление с указанием даты приема гражданина

Информация об отказе в трудоустройстве гражданина, направленного службой занятости

В течение трех дней работодатель обязан направить письменное уведомление с указанием даты явки гражданина и причины отказа в трудоустройстве

ВАЖНО! Индивидуальные сроки и действующие формы отчета можно получить в территориальном представительстве службы занятости. Бланки и последняя дата сдачи может существенно отличаться в зависимости от региона. >Ежемесячные формы кадровика

Разберем, какие отчеты сдает кадровик и куда в 2019 году ежемесячно.

СЗВ-М в Пенсионный фонд

Ежемесячная форма отчетности, которая содержит информацию о застрахованных лицах. СЗВ-М заполняется на всех работников организации, с которыми заключены трудовые договоры. Включить в отчетность придется и тех специалистов, которые трудятся в учреждении по договорам гражданско-правового характера, подряда, авторского заказа и прочее.

Бланк отчетного формуляра утвержден Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83п и Постановлением Правления ПФ РФ от 07.12.2016 № 1077п. Правила заполнения: «Сдаем отчетность: инструкция по заполнению СЗВ-М».

Информация для центра занятости

Один раз в месяц придется подготовить отчеты в службу занятости населения.

Наименование

Примечание

Информация о проведении процедуры несостоятельности (банкротства) в отношении работодателя

Единой формы отчетности не предусмотрено. Но региональные представители ЦЗН вправе рекомендовать собственные формы отчетов. Уточните в территориальном отделении ЦЗН, есть ли действующие формуляры. Также региональный ЦЗН вправе установить индивидуальный срок подачи информации.

Сведения об инвалидах для осуществления содействия занятости и профессиональной реабилитации

Отчитываемся в военкоматы

В соответствии с Постановлением № 719, руководитель вправе передать обязанности по ведению воинского учета другому работнику. Обязанности должны быть переданы по официальному распоряжению (приказу), который, в свою очередь, следует согласовать с местным отделением военкомата.

Кадровик отчитывается в военкомат по формам:

Наименование формы

Примечание

Сроки сдачи

Форма № 6 «Отчет о численности работающих и забронированных военнообязанных»

Информация о военнообязанных сотрудниках в разрезе категорий должностей (руководство, служащие, специалисты или рабочие)

Один раз в год, до 31 декабря отчетного года по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным

Форма № 18 «Карточка учета организации»

Общая информация об организации, обобщенные показатели о количестве военнообязанных граждан, работающих в организации

Списки граждан в возрасте 15-16 лет

Запрашиваемая информация указывается по формулярам кадровой отчетности

Один раз в год, в сентябре

Списки граждан мужского пола для постановки на ВУ впервые в следующем году

Один раз в год, до 1 ноября

ВАЖНО! Формы и правила заполнения кадровых отчетов в военкомат представлены в приложениях к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях, утвержденных Генштабом ВС РФ.

Налоговые и статистические отчеты кадровика

В территориальное отделение Налоговой службы кадровый работник обязан предоставить отчет о среднесписочной численности работников за отчетный год. Сдать его следует не позднее 20 января (практически сразу после новогодних праздников). Если в учреждении менее 25 человек, то отправить бланк отчета в ФНС можно на бумаге. Если среднесписочная численность равна или более 25 человек, то отчитаться можно только в электронном виде. Формат и правила составления отчета предусмотрены в Приказе ФНС РФ от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. Подробности — в статье: «Как составить отчет Сведения о среднесписочной численности работников» .

Годовая отчетность в Росстат представляет собой форму № 1-Т (условия труда). От заполнения отчета освобождены только СМП. Бюджетники же заполняют бланк № 1-Т в обязательном порядке. Формуляр и правила заполнения представлены в Приказе Росстата № 485 от 06.08.2018. Направьте сведения в Росстат до 21 января года, следующего за отчетным.

И вторая статистическая форма — № 7-травматизм. Подробности по оформлению отчета — в статье: «Инструкция: заполняем форму № 7-травматизм». Подайте сведения не позднее 25 января года, следующего за отчетным.

Некоторые сведения придется подготовить по индивидуальному запросу налоговиков или органов статистики. Сроки и формы указаны в индивидуальном запросе-требовании.

Итоговая таблица отчетности

Используйте в работе единую таблицу сроков сдачи кадровой отчетности в 2019 году.

Отчетный месяц

Последний срок подачи сведений контролерам

Наименование отчетного формуляра

Январь

15 января

Статотчет П-4 сдают:

  • за декабрь прошлого года — организации, где более 15 работников;
  • за весь прошлый год — организации, где менее 15 работников.

СЗВ-М за декабрь прошлого года.

20 января

Форма № 1-Т (условия труда) за прошлый год — в Росстат.

25 января

Формуляр № 7-травматизм за прошлый год — в Росстат.

Сведения о наличии вакантных, свободных мест — в службу занятости.

Февраль

3 февраля

Формуляр № 1-кадры. Данные о повышении квалификации и профессиональной подготовке работников организаций.

Отчет сдают 1 раз в 3-4 года!

15 февраля

СЗВ-М за пошедший месяц.

П-4 — отчет о заработной плате и численности работников — сдаем за прошедший месяц.

25 февраля

Данные о наличии свободных мест — в службу занятости.

Март

1 марта

Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (форму СЗВ-СТАЖ) по итогам года.

15 марта

СЗВ-М за прошедший месяц.

П-4 — отчет о заработной плате и численности работников — сдаем за прошедший месяц.

25 марта

Сведения о наличии свободных мест — в службу занятости.

Апрель

8 апреля

Сведения о неполной занятости и движении работников (форма № П-4 (НЗ)) — в Росстат за первый квартал.

15 апреля

СЗВ-М за прошедший месяц.

Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат. Отчет сдают:

  • за март — организации, где более 15 работников;
  • за первый квартал года — организации, где менее 15 работников.

25 апреля

Сведения о наличии свободных мест — в службу занятости.

Май

15 мая

СЗВ-М за прошедший месяц.

П-4 — отчет о заработной плате и численности работников — сдаем за прошедший месяц.

25 мая

Данные о наличии свободных мест — в службу занятости.

Июнь

15 июня

СЗВ-М за прошедший месяц.

П-4 — отчет о заработной плате и численности работников — сдаем за прошедший месяц.

25 июня

Сведения о наличии свободных мест — в службу занятости.

Июль

8 июля

Сведения о неполной занятости и движении работников (форма П-4 (НЗ)) — в Росстат за второй квартал.

15 июля

СЗВ-М за прошедший месяц.

Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат. Отчет сдают:

  • за июнь — организации, где более 15 работников;
  • за полугодие — организации, где менее 15 работников.

25 июля

Данные о наличии свободных мест — в службу занятости.

Август

15 августа

СЗВ-М за прошедший месяц.

Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат за прошлый месяц.

25 августа

Сведения о наличии свободных мест — в службу занятости.

Сентябрь

В течение месяца

Направить в военкомат списки работников мужского пола 15- и 16-летнего возраста.

15 сентября

СЗВ-М за прошедший месяц.

П-4 — отчет о заработной плате и численности работников — сдаем за прошедший месяц.

25 сентября

Данные о наличии свободных мест — в службу занятости.

Октябрь

8 октября

Сведения о неполной занятости и движении работников (форма П-4 (НЗ)) — в Росстат за третий квартал.

15 октября

Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат. Отчет сдают:

  • за сентябрь — организации, где более 15 работников;
  • за 9 месяцев — организации, где менее 15 работников.

СЗВ-М за прошедший месяц.

25 октября

Данные о наличии свободных мест — в службу занятости.

Ноябрь

1 ноября

Направить списки работников мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году.

15 ноября

СЗВ-М за прошедший месяц.

П-4 — отчет о заработной плате и численности работников — сдаем за прошедший месяц.

25 ноября

Данные о наличии свободных мест — в службу занятости.

Декабрь

2 декабря

Отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе, — в военкомат.

Подготовить для сверки личные карточки работников с учетными данными военного комиссариата.

Сведения о заработной плате работникам по профессиям и должностям (форма № 57-Т). Отчет сдают 1 раз в два года — по нечетным годам — за октябрь текущего года.

15 декабря

СЗВ-М за прошедший месяц.

Данные о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат за прошлый месяц.

Обратите внимание: в отчет внесены технические правки, см. Приказ Росстата от 04.08.2018 № 485.

25 декабря

Сведения о наличии свободных мест — в службу занятости.

Есть проблема

На сегодняшний день персонал представляет собой один из основных ресурсов фирмы, управление и развитие которого во многом определяет состояние организации в целом. Работа с ним требует эффективной политики руководства, по сути, уникальной для каждого предприятия.

Одной из проблем работы с персоналом является текучесть кадров. Она может привести к упущению прибыли, потере квалифицированных рабочих, снижению качества продукции, росту изделий с браком и увеличению числа прогулов. Чтобы контролировать увольнения и понять, как удержать лучших сотрудников, необходимо определить причины, по которым люди покидают компанию. Для изучения мотивов ухода большое значение имеет сбор и анализ информации о них. В первую очередь это сведения об общем числе уволившихся, долях сотрудников различных возрастных категорий, о работниках с низкой и высокой квалификацией, а также об их стаже работы и образовании.

Для изучения проблем управления персоналом возможно применение следующих методов:

  1. Оценка состояния структуры персонала. Анализ структуры персонала позволяет делать выводы о влиянии той или иной категории на суммарную производительность труда и результаты работы компании; выявлять потребности в расширении, определять необходимую численность сотрудников и их профессиональный и квалификационный состав.
    • Квалификационный состав.
    • Динамика приёма на работу.
    • Возрастной состав.
  2. Оценка причин временной нетрудоспособности. Временная нетрудоспособность — невозможность по состоянию здоровья выполнять работу в течение относительно небольшого промежутка времени. Анализ данного показателя позволяет определять причины и сроки временной нетрудоспособности, выявлять сезонные зависимости, снижать затраты на компенсационные выплаты.
  3. Изучение движения персонала:
    • Оценка текучести кадров. Избыточная потеря кадров приводит к появлению дополнительных расходов, связанных с затратами на восполнение численности, обучение новых сотрудников и устранение недостатков из-за некомпетентных действий. Для измерения текучести персонала часто применяют коэффициент текучести кадров — это отношение числа уволенных работников предприятия, выбывших за определенный период по причинам текучести (по собственному желанию, за прогулы, за нарушение техники безопасности, самовольный уход и т.п.), к среднему количеству сотрудников за тот же промежуток времени. Текучесть бывает естественная и излишняя. Первая способствует обновлению коллектива (для офисных работников она обычно лежит в пределах от 3 до 5%). Этот процесс происходит непрерывно и не требует каких-либо чрезвычайных мер со стороны кадровых служб и руководства. Вторая ведёт к появлению экономических потерь, она дестабилизирует бизнес, влияет на производительность труда не только сотрудников, которые намерены уходить, но и тех, которые продолжают работать.
    • Изучение диаграммы увольнений и кривой выживаемости. Основным вопросом анализа данных по увольнениям является возможность оценить продолжительность работы сотрудника с момента вступления его в должность. Помимо этого, руководителя интересует, в какой момент времени следует ожидать ухода работника. Для анализа используют: кумулятивную долю оставшихся служащих — оценка функции выживания, то есть вероятность того, что сотрудник проработает более t лет в организации, и плотность вероятности – оценка возможного ухода сотрудника на данном интервале.
    • Определение экономического ущерба, вызванного текучестью кадров. При увольнении сотрудников возникают не только потери, связанные с уходом высококвалифицированных кадров, но и существенные денежные затраты. Экономический ущерб складывается из затрат на оплату пособий по увольнению, подбор нового персонала, расходов, связанных с браком на производстве при привлечении работников с низким профессиональным уровнем, и т.д.

Есть решение

Большинство организаций за время своей работы накапливают огромное количество информации о сотрудниках. Зачастую для её получения и обработки используют различное программное обеспечение. Кроме того, компания может иметь удалённые филиалы. Всё это приводит к возникновению трудностей при попытке соединить данные воедино. Оптимальным в этом случае является применение специализированных систем, ориентированных на решение задач консолидации данных. Подобные комплексы позволяют собрать информацию из различных источников, унифицировать представление, очистить от избыточных и некорректных сведений. Для поддержания непротиворечивости данных и высокой скорости их получения целесообразно внедрение хранилища данных. Аналитическая платформа Deductor содержит всё необходимое для реализации подобных задач и построения законченных решений.

Консолидированные данные чаще всего используются для получения различной отчетности, в том числе и при первоначальном анализе персонала. Deductor поддерживает множество способов визуализации в виде разнообразных таблиц, графиков, диаграмм, карт…

Оценка состояния структуры персонала и причин временной нетрудоспособности

Отчетность представляет собой набор многомерных таблиц, кросс-диаграмм и графиков, дерево отчетов показано на рис. 2.

Динамика по персоналу позволяет выявить возрастной состав сотрудников, уровень их квалификации, основные причины нетрудоспособности и т.д. Ниже приведены примеры отчетов, построенных с помощью Deductor Studio.

Изучение движения персонала

Между сроком работы людей в компании и причинами их увольнения существует зависимость, которую можно обнаружить, исследуя диаграммы увольнений.

Стадия подтверждения. Исходя из статистических данных, наибольшее число увольнений приходится на начальный этап работы (от одного года до полутора лет). Основные причины высокой текучести кадров – некомпетентность персонала (отсутствие знаний, опыта, навыков), непринятие организационной или корпоративной структуры, неадекватное введение в должность. В большинстве случаев на данном этапе уходят сотрудники со слабой мотивацией и низким потенциалом развития.

Стадия консолидации. В течение второго и третьего года работы причинами увольнения являются: неудовлетворённость техническими ресурсами, системами материального и морального стимулирования, отсутствие перспектив карьерного роста. На этом этапе уходят сотрудники с высоким потенциалом развития в данной компании.

Стадия нового импульса. Из организации уходят сотрудники, чьи долгосрочные планы не были реализованы, нет повышения в должности, увеличения заработка, оплата труда ниже, чем в других компаниях, занимающихся аналогичным бизнесом. Потери персонала в этот период особенно не желательны, так как компанию покидают ключевые работники, в развитие которых уже были вложены немалые силы и средства.

Анализ коэффициента текучести позволит формировать структуру кадров исходя из:

  • отраслевой специфики;
  • квалификации персонала;
  • сезонности производства;
  • особенностей структуры организации (стиля управления, кадровой политики, отношения к найму и увольнению персонала со стороны руководства).

Коэффициент текучести даёт лишь обобщённый результат по всей организации. Более детальный анализ позволяет определить, характеризует ли коэффициент всю компанию, охватывая должности и сотрудников, или на его формирование в большей мере оказывает влияние лишь небольшая категория работников.

Такой анализ поможет руководителю выявить должности, на которых проявляется наибольшая текучесть. Аналогично можно оценить, сотрудники какого возраста и с какой квалификацией чаще других покидают компанию. Всё это позволит принять своевременные меры по удержанию наиболее ценных служащих.

Благодаря полученным графикам можно сделать выводы о том, когда вероятность увольнений максимальна.

Для прогноза поведения сотрудника используется параметр интенсивности увольнений или функция риска, которая показывает вероятность того, что служащий уволится в следующем отчетном периоде при условии, что в начале он работал в компании.

Определение экономического ущерба, вызванного текучестью персонала

Для определения величины экономического ущерба от текучести кадров используют следующие рассчеты.

Потери, вызванные проведением процедуры увольнения

Выплаты выходных пособий увольняющимся работникам (если они производились). Здесь можно также учесть законодательные особенности начисления выплат, производимых по разным основаниям увольнения. При сокращении штатов и при увольнении по собственному желанию суммы выплат будут разными. Консультацию по данным вопросам может дать юридическая служба (юрист) предприятия. Исходя из полученной информации, можно рассчитать «переплаченные» средства и включить их в потери.

Потери от судебных издержек, связанных с незаконным увольнением, последующим восстановлением и оплатой времени вынужденного прогула

Если увольнение или перевод на другую должность будут признанны незаконными, то работник должен быть восстановлен на прежней работе органом, рассматривающим индивидуальный трудовой спор. Он же может принять решение о выплате сотруднику среднего заработка за все время вынужденного прогула или разницы в заработной плате за все время выполнения нижеоплачиваемой работы.

Эта статья потерь может быть весьма значительной, т.к. шансы на восстановление на прежнем рабочем месте весьма велики.

Потери, вызванные проведением процедуры найма работников на вакантное рабочее место

  • затраты на поиск кандидатов (объявления в средствах массовой информации, на рекламных щитах и др.);
  • расходы на отбор кандидатов (затраты рабочего времени на проведение процедуры отбора — тестирование, собеседование, просмотр анкет и др. и на подбор персонала, в том числе размещение объявлений о наборе и оплата услуг кадровых агентств, т. е. финансовые, не уменьшают налогооблагаемую прибыль, если в результате этих мероприятий сотрудники не будут набраны);
  • издержки, вызванные оформлением принятых на работу (затраты рабочего времени сотрудников отдела кадров и финансовые расходы на эту процедуру);
  • прямые затраты по поиску, отбору и оформлению кандидатов в виде оплаты услуг консалтинговых, кадровых, рекрутинговых агентств.

Потери при перерыве в работе

Они обусловлены простоем рабочего места между увольнением сотрудника и принятием нового. Они определяются как произведение трех показателей: среднедневной выработки, приходящейся на одного работника, средней продолжительности перерывов в работе, вызванных текучестью, и числа работников, выбывших по причине текучести:

Nпр = В*Т*Чт ,

где В — среднедневная выработка на одного человека;

Т — средняя продолжительность перерыва, вызванного текучестью;

Чт — число выбывших по причине текучести.

Потери, обусловленные необходимостью обучения и переобучения новых служащих

Эти потери показывают затраты на проведение трудовой адаптации сотрудника, обучение на рабочем месте, расходы на обучение с отрывом от производства. Рассчитываются как произведение количество средств, потраченные на обучение, доли текучести в общем числе выбывших, деленное на коэффициент изменения численности работников в отчетном году по сравнению с базовым:

По = Зо*Ди*Ки,

где Зо — затраты на обучение и переобучение;

Ди — доля излишнего оборота текучести;

Ки — коэффициент изменения численности работников в отчетном периоде.

Потери, вызванные снижением производительности труда у рабочих перед увольнением

Они определяют стоимость недополученной продукции и рассчитываются как произведение коэффициента снижения производительности труда, ее среднедневного уровня, числа дней перед увольнением сотрудников, выбывших по причине текучести:

Пспт= Срв*Ксп*Чу,

где Срв — средняя выработка;

Ксп — коэффициент снижения производительности труда перед увольнением;

Чу — число дней перед увольнением, когда наблюдается падение производительности труда.

Потери, вызванные недостаточным уровнем производительности труда вновь принятых рабочих

Определяются как произведение числа работников, выбывших по причине текучести, суммы произведений показателей среднедневной выработки служащего в каждом месяце периода адаптации, помесячных коэффициентов снижения производительности труда и числа дней в соответствующем месяце:

Nпр= Срва*Км*Чм,

где Срва — среднедневная выработка рабочего в каждом месяце периода адаптации;

Км — помесячный коэффициент снижения производительности труда за период адаптации;

Чм — число дней в соответствующем месяце.

Затраты по проведению набора персонала в результате текучести

Рассчитываются как произведение затрат на набор и доли текучести в общем числе уволившихся, деленное на коэффициент изменения численности работников:

Зорг =(Зн*Дт)*Кизм,

где Зн — затраты на набор;

Кизм — коэффициент изменения численности работников, равный отношению численности на конец периода к численности на начало периода;

Дт — доля текучести.

Потери от брака у вновь поступивших работников

Рассчитываются как произведение затрат на набор и доли текучести в общем числе уволившихся, деленное на коэффициент изменения численности работников:

Пбн=(Об*Дбр)/Кизм,

где Пбн — потери от брака у новичков;

Об — общие потери от брака;

Дбр — доля потерь от брака у лиц, проработавших менее одного года;

Кизм — коэффициент изменения численности работников, равный отношению численности на конец периода к численности на начало периода.

Общая величина потерь

Убытки, вызванные текучестью персонала, равны сумме всех частных потерь.

Показатели, приведённые выше, можно использовать для построения KPI-систем (Key Performance Indicators — ключевые показатели эффективности), они позволят сравнить схожие экономические процессы, оценить выход коэффициентов за допустимые границы, управлять эффективностью действий.

Разработка таких систем не отделима от изучения специфики работы конкретной организации. Кроме того, использование KPI позволит вовремя обнаружить отклонения, выявить «слабые места» бизнес-процессов. Динамическая модель показателей поможет скорректировать направление развития компании.

Выводы

Такой анализ поможет предупредить выше озвученную проблему, создать более эффективную и целостную кадровую стратегию, направленную на удержание специалистов. Текучесть персонала можно спрогнозировать, что позволит своевременно принять меры для сохранения ценных сотрудников. При этом предоставляется случай наиболее эффективных кадровых перестановок. Изучение отчетности дает возможность определить, что общего между сотрудниками, опаздывающими на работу, или каковы причины временной нетрудоспособности, какие черты объединяют хороших топ-менеджеров. Тщательный анализ предыдущего опыта позволит, например, выявить, к чему приводят задержки заработной платы. Знания, полученные при таком исследовании, помогут лучше подбирать кандидатов на вакантные должности, вкладывать деньги в обучение наиболее перспективных сотрудников.

Для каждой организации, располагающей сотрудниками, существует обязанность по ведению кадрового учета и составлению по нему определенной документации. Это локальные нормативные акты, факультативные нормативные акты, документы, регламентирующие отношения с сотрудниками и содержащие информацию о них, приказы по кадрам, приказы по основной деятельности и прочие. Кроме того, организации-работодатели обязаны отчитываться в органы статистики и иные контролирующие органы.

Согласно ТК РФ каждая организация должна иметь определенный перечень локальных нормативных актов. К таким актам относятся: штатное расписание, правила внутреннего распорядка, инструкция по технике безопасности и положение о защите персональных данных работника, график отпусков. Для некоторых из них, например для графика отпусков, существует унифицированная форма Т-7. Также для организаций со сменным графиком работы должен быть график сменности, а для организаций со сдельной оплатой труда – положение о нормировании труда и положение о нормах выработки.

Организация может на свое усмотрение дополнить обязательный список актов еще какими-нибудь актами, логичными именно для данной организации. Это могут быть должностные инструкции для сотрудников, коллективный договор, положение о персонале, положения о структурных подразделениях, положение об аттестации (если в организации проводится периодическая аттестация или аттестация по результатам испытания), альбом форм документов по учету кадров. Очень удобным факультативным актом в крупных организациях может стать инструкция по кадровому делопроизводству, так как она существенно упростит работу с линейными и функциональными менеджерами.

К документам, которыми необходимо оформлять отношения с сотрудниками, и документам, содержащим информацию о сотрудниках, можно отнести такие, как трудовой договор, личные карточки, трудовые книжки.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Трудовой договор оформляется в письменной форме в двух экземплярах: один для работодателя, другой для сотрудника.

Даже если в организации нет целого кадрового отдела, то в любом случае есть сотрудник, выполняющий обязанности кадровика. Именно на нем лежит ответственность по подготовке проектов приказов по кадрам, организации их визирования соответствующими должностными лицами и передаче на подписание руководителю организации. Данные приказы по кадрам регистрируются и хранятся отдельно от остальных приказов организации.

Кроме унифицированных форм приказов сотруднику-кадровику необходимо самостоятельно разработать собственную унифицированную форму для данной организации либо составлять в произвольной форме такие приказы, как: о совмещении должностей (профессий), о привлечении к сверхурочным работам, о замещении временно отсутствующего работника без освобождения от основных обязанностей, о наложении взысканий, о досрочном снятии взысканий, об изменении персональных данных работника, о присвоении разряда, о привлечении к работе в выходные (праздничные) дни, о дежурствах, об установлении или снятии персональных надбавок, об изменении режима работы.

Конечно, не обязательно использовать весь перечень данных приказов, но надо помнить, что при наличии подобной документации вопросов у проверяющих органов, особенно трудовой инспекции, точно не возникнет.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Личная карточка по форме Т-2 заводится на сотрудника и содержит основные данные о нем (образование, квалификация и т. п.). Не обязательным, но удобным является ведение личных дел на сотрудников. В случае принятия решения о ведении личных дел в организации оформлять их нужно по правилам, предусмотренным непосредственно для этих целей. Но можно просто, для удобства работы, завести отдельные папки на каждого сотрудника и в них хранить все личные данные. В том числе туда можно поместить личные карточки.

Помимо вышеописанных форм документации существуют приказы по основной деятельности организации, которые также ведутся сотрудником-кадровиком. Это могут быть приказы об утверждении штатного расписания или внесении в него изменений, о внесении изменений (дополнений) в график отпусков, о внесении изменений (дополнений) в локальные нормативные акты, об аннулировании неправомерно или ошибочно изданных приказов по личному составу и др.

Все перечисленные виды документов необходимо регистрировать либо вручную, с помощью журнала регистрации или с помощью картотек, либо с помощью компьютерных программ.

Кадровые документы регистрируются только с помощью журналов. Также можно вести книги учета сверхурочных работ, использованных и неиспользованных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставленных работникам отгулов и т. д.

ВАЖНО В РАБОТЕ

Непредставление в налоговый орган сведений о среднесписочной численности работников в установленный срок признается налоговым правонарушением и влечет взыскание штрафа в размере 200 руб.

Заполняем сведения о среднесписочной численности за 2016 год

Существует отчет, который нужно сдавать организациям сразу после выхода с новогодних каникул, – это отчет о среднесписочной численности работников. Успеть сдать его нужно до 20 января. Освобождены от сдачи данного отчета ИП, не имеющие сотрудников. Остальные организации представляют этот отчет как при наличии у них наемных работников, так и при их отсутствии. За непредставление или несвоевременное представление существующего отчета предусмотрены штрафные санкции. Сдается данный отчет в налоговые органы по месту регистрации организации. Способы подачи могут быть различными: лично, через представителя на бумажном носителе (обязательно наличие доверенности), по почте ценным письмом с описью вложений либо в электронном формате с помощью электронного документооборота.

Рассчитывается среднесписочная численность несложно:

1. Определяем месячную среднесписочную численность сотрудников, проработавших полные дни. Для этого нужно посчитать количество работников по каждому календарному дню, а потом суммировать показатели каждого дня и поделить на общее количество дней месяца. Полученный результат нельзя округлять.

Если в организации нет сотрудников, а есть только директор, то среднесписочная численность будет равна 1. За выходные дни (субботу и воскресенье) количество работников проставляется как за предшествующий рабочий день. Из расчета не следует исключать тех сотрудников, которые отсутствовали на работе по причине отпуска, командировки или болезни.

Пример 1.

Пусть в январе в организации работало 5 сотрудников. Четверо из них отработали 31 день, а пятый – 21 день.

Среднесписочная численность работников за январь составит: (4 x 31 + 1 x 21) : 31 = 4,6.

2. Находим месячную среднесписочную численность работников, отработавших неполные рабочие дни. Нормы рабочего времени принимаются в организации. Возможны следующие нормы:

  • 8 час. при 40-часовой рабочей неделе и 5 рабочих днях в неделю;
  • 9,6 час. при 48-часовой рабочей неделе и 5 рабочих днях в неделю;
  • 8 час. при 48-часовой неделе и 6 рабочих днях в неделю.

Полученный результат округлять не нужно.

Пример 2.

В организацию принят сотрудник на условиях работы при 8-часовом рабочем дне на 2 часа в день на 16 рабочих дней в месяц. Рассчитаем среднесписочную численность: 32 : 8 : 16 = 0,25.

3. Вычисляем среднесписочную численность работников за год. Для этого просто суммируем все полученные до этого результаты (пункты 1 и 2) и делим на 12. Полученный результат округлить можно.

При расчете среднесписочной численности не нужно включать в вычисления внешних совместителей, работающих по гражданско-правовым договорам; находящихся в неоплачиваемом учебном отпуске, отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком; направленных на оплачиваемое организацией обучение с отрывом от работы и получающих стипендию от организации; собственников организации, не имеющих заработной платы.

ПОЗИЦИЯ МИНФИНА

Сведения представляются в налоговый орган по месту нахождения организации или по месту жительства индивидуального предпринимателя. Такие сведения определяются в целом по организации, включая обособленные подразделения.

— Письмо от 14.02.2012 № 03-02-07/1-38.

Отчетность в органы занятости населения

Далеко не все организации знакомы со своими обязанностями перед службой занятости. А между тем в службу занятости должны ежемесячно представляться сведения о наличии вакантных рабочих мест (должностей) и выполнении квоты по приему на работу инвалидов.

Помимо этого, данные в службу занятости должны представляться в случае банкротства организации, в случае принятия решения о введении режима неполного рабочего дня (смены) и(или) неполной рабочей недели, а также при приостановке производства (в течение 3 дней), в случае ликвидации организации (срок – за 2 месяца), при сокращении штата работников, расторжении трудовых договоров, в случаях массового увольнения (срок – не позднее чем за 3 месяца).

Непредставление данных сведений может повлечь за собой предупреждение, наложение штрафа как на организацию (от 3000 до 5000 руб.), так и на руководителя (от 300 до 500 руб.).

Формы представляемых отчетов могут быть следующие:

  • заявление-анкета на предоставление государственной услуги;
  • сведения о потребности в работниках;
  • сведения об отсутствии потребности в работниках;
  • сведения о планируемом привлечении иностранных работников;
  • уведомления о привлечении иностранных работников;
  • сведения о высвобождении работников;
  • сведения о составе и перспективной потребности кадров;
  • сведения о неполной занятости;
  • отчет по квотированию.

Примеры оформления бланков

ИНФОРМАЦИЯ
О МАССОВОМ ВЫСВОБОЖДЕНИИ РАБОТНИКОВ

Полное наименование предприятия (Ф.И.О. индивидуального работодателя)

Адрес ________________________________________________________________________

Телефон ______________________________________________________________________

Списочная численность занятых на предпр. (чел.) ___________________________________

(на дату увольнения)

Причина массового высвобождения _______________________________________________

Численность работников, подлежащих высвобождению (чел.) _________________________

Дата начала массового высвобождения ____________________________________________

Дата окончания массового высвобождения _________________________________________

СВЕДЕНИЯ О РАБОТНИКАХ, ПОДЛЕЖАЩИХ УВОЛЬНЕНИЮ

Профессия Численность (чел.) Дата увольнения

ИТОГО:

____________г. Подпись руководителя

МП

Ф.И.О. и телефон исполнителя___________________________________________________

СВЕДЕНИЯ О ВЫСВОБОЖДАЕМЫХ РАБОТНИКАХ

Полное наименование предприятия (для лиц,

нанимающих отдельных граждан по договорам, – Ф.И.О.)

Адрес________________________________________________________________________

Телефон______________________________________________________________________

Номер п/п Ф.И.О. Профессия или специальность Квалификация Средняя зарплата

«__»__________ 201__ г. Подпись руководителя

МП

Ф.И.О. и телефон исполнителя___________________________________________________

СВЕДЕНИЯ О МАССОВОМ ОСВОБОЖДЕНИИ РАБОТНИКОВ

Полное наименование предприятия (Ф.И.О. индивидуального работодателя)

Адрес ________________________________________________________________________

Телефон ______________________________________________________________________

Списочная численность занятых на предпр. (чел.) ___________________________________

(на дату увольнения)

Причина массового высвобождения: ликвидация работодателя

Численность работников, подлежащих высвобождению (чел.): 20

Дата начала массового высвобождения: 23.05.2016

Дата окончания массового высвобождения: 23.05.2016

СВЕДЕНИЯ О РАБОТНИКАХ, ПОДЛЕЖАЩИХ УВОЛЬНЕНИЮ

Профессия Численность (чел.) Дата увольнения
Юрисконсульт 1 23.05.2016
Менеджер по рекламе 1 23.05.2016
Специалист по промоушн-акциям 1 23.05.2016
Итого: 20 человек

«__» ____________2016 г.
М.П. (подпись руководителя)

(Ф.И.О. и телефон исполнителя)

СВЕДЕНИЯ О ВЫСВОБОЖДАЕМЫХ РАБОТНИКАХ

Общество с ограниченной ответственностью «Альба»

(полное наименование предприятия, учреждения, организации;
для лиц, нанимающих отдельных граждан по договорам, – фамилия, имя, отчество)

Адрес: г. Саратов

Телефон:

Номер п/п Ф.И.О. Образование Профессия или специальность Квалификация Средняя заработная плата
1 Крылов Андрей Валентинович Высшее профессиональное Юрисконсульт I категория 30 000 руб.
2 Лаптева Анна Анатольевна Среднее профессиональное Инспектор по кадрам 15 000 руб.
3 Павлов Петр Валентинович Высшее профессиональное Оценщик II категория 16 000 руб.

«__» ____________2016 г.
М.П. (подпись руководителя)

(Ф.И.О. и телефон исполнителя)

ИНФОРМАЦИЯ О СОКРАЩЕНИИ ЧИСЛЕННОСТИ

ООО «Свет»

Адрес:____________________
Телефон: _________________
Исх. № ___ от ______________

Руководителю
Центра занятости населения

Ф.И.О.

УВЕДОМЛЕНИЕ

Настоящим сообщаем об увольнении с «__» _____ г. на основании п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (сокращение численности или штата работников) следующих работников ООО «Свет»: …

Оформляя бланк о сокращении численности, информацию о работниках, представленную в табличной форме, оформите так же, как в вышеприведенной форме «Сведения о высвобождаемых работниках».

В случае направления службой занятости гражданина на вакантное место работодатель должен в течение 3 календарных дней вернуть в орган занятости направление с указанием дня приема гражданина на работу либо с указанием причины отказа в принятии.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Списочный состав – это все постоянные, временные, сезонные работники, принятые на работу по трудовому договору, учитываемые в составе только одного предприятия. В расчет включаются все явившиеся на работу и не явившиеся по всем причинам (отпуск, болезнь, выходные и т. д.), а работающие неполное время округляются до 1 единицы.

Отчетность в форме П-4

Не стоит забывать о сдаче отчетности в службу статистики. Многие предвзято относятся к работе этого учреждения и не осознают всей ответственности за несвоевременную сдачу отчетности в данную службу. И напрасно. Так, в 2016 году за непредставление отчетности в службу статистики были существенно повышены суммы штрафов. Какие именно формы отчетности нужно сдавать организации в орган статистики, можно узнать на сайте Федеральной службы государственной статистики, введя свой код ОКПО. Сразу будет предоставлена информация о формах и сроках отчетности конкретно для вашей организации и сами бланки форм. Сейчас же мы поговорим о форме П-4, в которую вносятся сведения о численности и заработной плате в организации.

Форму П-4 сдают все крупные и средние организации. Освобождаются от сдачи данной отчетности только индивидуальные предприниматели и предприятия, относящиеся к малым формам предпринимательства. Сдается она ежеквартально – при средней численности сотрудников менее 15 человек, раз в месяц – если количество сотрудников превышает 15.

Сроки сдачи установлены до 15 числа месяца, следующего за отчетным. Например, за ноябрь нужно сдать до 15 декабря.

Заполнить ее довольно несложно. А если и возникнут проблемы, то на сайте службы статистики есть инструкции по заполнению. Также можно обратиться за помощью непосредственно к сотрудникам статистики. В целом необходимо заполнить следующие данные:

1. На титульном листе указывается наименование организации, ее почтовый адрес и код ОКПО. При этом если юридический адрес отличен от фактического, необходимо написать и тот, и другой.

2. В табличной части распределение идет по ОКВЭД. По каждому виду деятельности нужно указать среднесписочную численность работников, равную сумме списочной численности за каждый календарный день месяца, деленной на число календарных дней месяца. Списочная численность – это все работники, указанные в табеле, за исключением некоторых категорий (п. 80 Указаний заполнения формы № П-4). При заполнении среднесписочной численности за квартал указывается сумма среднесписочной численности работников за каждый месяц квартала, деленная на три.

В графах 5 и 6 необходимо проставить отработанные человеко-часы с начала года, т. е. все фактически отработанные часы, даже сверхурочно. Не указывается только время, проведенное на амбулаторном или стационарном лечении (больничный лист) или в отпуске (п. 84 Указаний заполнения формы № П-4).

Графы с 7 по 10 должны содержать данные о фонде начисленной заработной платы (п. 86 Указаний заполнения формы № П-4), а графа 11 – данные о социальных выплатах (п. 90 Указаний заполнения формы № П-4).

Данные в форме П-4 заполняются нарастающим итогом.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Гражданско-правовые договоры могут заключаться с одним лицом на нескольких предприятиях одновременно (подрядный работник). На указанном предприятии такой сотрудник учитывается как полный на весь срок договора.

Отчетность в военкомат

Абсолютно все организации, согласно пп. 6 п. 1 ст. 8 Федерального закона от 31.05.1996 № 61-ФЗ, п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ, должны вести воинский учет своих сотрудников. Только для ИП данная форма отчетности является не обязательной, но желательной, так как часты случаи претензий военкоматов к индивидуальным предпринимателям, обязанным запрашивать документы воинского учета у лиц, поступающих на работу (ч. 1 ст. 65, ч. 3 ст. 11, ч. 4 ст. 20 ТК РФ). Судебная практика показывает, что данное требование военкомата неправомерно и ИП могут не вести воинский учет (постановление Президиума ВАС РФ от 28.04.2009 № 13798/08).

Ведется учет согласно Методическим рекомендациям, утвержденным Генштабом Вооруженных сил РФ. Сведения о воинском учете вносятся организациями в личную карточку сотрудника.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Воинскому учету подлежат призывники и военнообязанные.

Не подлежат воинскому учету сотрудники, освобожденные от исполнения воинской обязанности в соответствии со ст. 23 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ (например, признанные негодными или ограниченно годными к военной службе по состоянию здоровья, прошедшие военную службу в другом государстве и т. п.); проходящие военную службу или альтернативную гражданскую службу; женского пола, не имеющие военно-учетной специальности; постоянно проживающие за пределами России; имеющие воинские звания офицеров и пребывающие в запасе СВР России и ФСБ России (п. 15 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719).

К документам воинского учета относятся: удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу (для призывников), военный билет, военный билет офицера запаса, временное удостоверение или временное удостоверение офицера запаса (для военнообязанных мужчин), паспорт гражданина РФ с наличием в нем соответствующего штампа (для военнообязанных женщин).

В военкомат организациям необходимо представлять сведения о своих сотрудниках. К таким сведениям относятся:

  • списки сотрудников, подлежащих воинскому учету, при поступлении и увольнении их с работы. Подаются в двухнедельный срок по установленной форме (Методические рекомендации, утвержденные Генеральным штабом Вооруженных сил РФ);
  • списки сотрудников, состоящих на воинском учете, а также не состоящих, но обязанных состоять
    на воинском учете. Также в двухнедельный срок, но по запросу;
  • списки граждан мужского пола 15- и 16-летнего возраста. Подаются ежегодно в сентябре;
  • списки граждан мужского пола для первоначальной постановки на воинский учет в следующем году. Подаются ежегодно до 01 ноября.

>Какие сведения и отчеты нужно сдавать кадровику

1. Служба занятости населения

Конкретный порядок, сроки и формы представления отчетности устанавливают территориальные органы власти. Какие формы сдавать в территориальное отделение Росстата, можно найти на сайте statreg.gks.ru.

Сведения о вакансиях. Форма утверждена приказом Минтруда России от 26 февраля 2015 г. № 125н. Представляют ежемесячно. В отчет включают сведения о свободных и вакантных рабочих местах. В некоторых регионах действует своя форма отчетности. Выполнение квот по инвалидам. Форма письменного отчета произвольная. Представляют ежемесячно. В отчет включают информацию о наличии вакантных рабочих мест, о локальных актах, которые содержат сведения о данных рабочих местах, и выполнении квоты по инвалидам. Уведомление о ликвидации и сокращении численности или штата сотрудников. Форма — произвольная. Уведомление направляют за два месяца до начала ликвидации либо сокращения или за три месяца при массовом увольнении. В документе для каждого высвобождаемого сотрудника указывают должности, профессии, специальности и квалификационные требования к должности и условия оплаты труда. Уведомления о введении режима неполного рабочего времени и о начале простоя. Форма — произвольная. Уведомление направляют в течение трех рабочих дней с момента, как работодатель введет режим неполного рабочего времени по своей инициативе или остановит производство и объявит простой.

5. Главное управление по вопросам миграции МВД России

Уведомления о заключении и прекращении трудового договора или гражданско-правового договора на выполнение работ с иностранным гражданином или лицом без гражданства. Формы каждого из уведомлений утверждены приказом ФМС России от 28 июня 2010 г. № 147. Уведомление направляют в территориальный орган Главного управления по вопросам миграции МВД России не позднее трех рабочих дней с даты заключения или расторжения трудового или гражданско-правового договора с иностранцем.

Уведомление об исполнении работодателями и заказчиками работ обязательств по выплате заработной платы иностранному гражданину — высококвалифицированному специалисту. Форма утверждена приказом ФМС России от 28 июня 2010 г. № 147. Уведомление направляют ежеквартально в территориальный орган Главного управления по вопросам миграции МВД России.

Среди обязанностей большинства кадровых специалистов — не только забота о персонале и корректное ведение кадровой документации, но и сдача отчетности. Регулярно возникают вопросы, какие конкретно отчеты нужно делать специалисту отдела кадров. Чтобы ни один отчет не упустить, предлагаем воспользоваться разработанным нами календарем. Он подскажет, какие отчеты сдает кадровик и куда, а также поможет правильно их заполнить.

В 2020 году обновляется 18 форм статистической отчетности

Росстат утвердил Приказ от 15 июля 2019 г. № 404, который меняет большинство форм статистической отчетности, заполняемых кадровыми работниками.

1 раз в год, начиная с отчета за 2019 год, надо будет сдавать обновленные данные по формам:

  • № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников»;
  • № 1-Т (условия труда) «Сведения о состоянии условий труда и компенсациях на работах с вредными и (или) опасными условиями труда»;
  • № 2-ГС (ГЗ) «Сведения о дополнительном профессиональном образовании федеральных государственных гражданских служащих и государственных гражданских служащих субъектов Российской Федерации»;
  • № 2-МС «Сведения о дополнительном профессиональном образовании муниципальных служащих»;
  • № 1-Т (ГМС) «Сведения о численности и оплате труда работников государственных органов и органов местного самоуправления по категориям персонала» .

Ежеквартально, начиная с отчета за I квартал 2020 года, работодатели будут заполнять и отсылать в Росстат обновленные формы:

  • № П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников»;
  • № ЗП-образование «Сведения о численности и оплате труда работников сферы образования по категориям персонала»;
  • № ЗП-наука «Сведения о численности и оплате труда работников организаций, осуществляющих научные исследования и разработки, по категориям персонала»;
  • № ЗП-здрав «Сведения о численности и оплате труда работников сферы здравоохранения по категориям персонала»;
  • № ЗП-соц «Сведения о численности и оплате труда работников сферы социального обслуживания по категориям персонала»;
  • № ЗП-культура «Сведения о численности и оплате труда работников сферы культуры по категориям персонала».

Ежемесячно в 2020 году от работодателей ждут сведения по формам:

  • № 3-Ф «Сведения о просроченной задолженности по заработной плате»;
  • № 1-З «Анкета выборочного обследования рабочей силы»;
  • № 1-ПР «Сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы трудовых коллективов»;
  • № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников».

Кроме того, в приказе Росстата сообщается, что вводится периодическая форма (1 раз в 2 года) — № 57-Т «Сведения о заработной плате работников по профессиям и должностям». Ее надо будет подавать с отчета за 2019 год только за нечетные годы. 1 раз в 3 года придется подавать:

  • № 1-ГС «Сведения о составе работников, замещавших государственные должности и должности государственной гражданской службы, по полу, возрасту, стажу государственной службы, образованию»;
  • № 1-МС «Сведения о составе работников, замещавших муниципальные должности и должности муниципальной службы, по полу, возрасту, стажу муниципальной службы, образованию».

Научитесь составлять все кадровые документы в спец-курсе «Клерка». Обучение полностью онлайн, выдаем сертификат. Пока на курс скидка:

Хочу купить за 6332,5 вместо 7450 руб.

Ежемесячных отчетов становится больше

Правительство активно готовится к переводу трудовых книжек в электронный формат. Но чтобы система работала, а данные своевременно и в полном объеме попадали в ПФР, который подсчитывает стаж работающих граждан, работодателей заставят подавать подробные сведения о трудовой деятельности сотрудников.

Согласно направленному в Госдуму законопроекту, компании должны будут сообщать:

  • место работы (наименование работодателя, сведения о его переименовании, основание переименования и данные соответствующего документа о переименовании);
  • регистрационный номер организации в ПФР;
  • выполняемую сотрудником работу и периоды работы, включая:
  • дату приема;
  • наименование должности (специальности, профессии);
  • уровень квалификации (разряда, класса, категории);
  • сведения о переводах на другую работу;
  • сведения об увольнении и основаниях прекращения трудового договора;
  • данные соответствующих приказов (распоряжений), решений или иных документов, на основании которых были оформлены, изменены, расторгнуты трудовые отношения.

По сути, новый отчет полностью дублирует сведения, которые кадровик (уполномоченное лицо) вносит в трудовые книжки работников. По замыслу чиновников, сведения надо будет передавать ежемесячно, в срок до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Только об увольнениях и случаях приема на работу новых сотрудников придется информировать не позже рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).

За нарушение правил отчетности готовят наказание. Если информации о трудовой деятельности не будет или она будет неполной, ПФР сообщит в инспекцию по труду. Поскольку у ГИТ есть полномочия не только проверять, но и при определенных обстоятельствах сразу наказывать нарушителей, неотчитавшемуся работодателю придется несладко. За непередачу сведений в ПФР, в соответствии с предлагаемыми поправками в ст. 5.27 КоАП РФ, должностным лицам будут выносить предупреждения. Но если инспекторы найдут другие нарушения, тогда, возможно, придется заплатить штраф.

Обращаем внимание, что пока новый отчет не имеет формы. Ее разработает ПФР сразу после того, как законодательные инициативы вступят в силу. В Министерстве труда сообщают, что реформа по переводу трудовых книжек в электронный формат и сбор сведений для их ведения стартует уже через полгода — с 01.01.2020. Но ситуация может измениться, если депутаты не успеют утвердить законопроекты вовремя или вовсе откажутся их утверждать.

Какие отчеты надо сдавать уже сейчас

«Одноразовые» кадровые отчеты в 2019 году

МВД

Работодатели, которые заключили или расторгли трудовой договор (договор ГПХ) с иностранным гражданином, обязаны уведомить об этом подразделение МВД по вопросам миграции. Сроки уведомления — в течение 3 дней со дня заключения (расторжения) трудового договора. Форма документа, который необходимо отправить в правоохранительные органы, установлена Приказом МВД России от 10.01.2018 № 11.

Военкомат

Если в организацию принимают военнообязанного гражданина, пребывающего в запасе, в военный комиссариат необходимо направить соответствующее извещение. На его подготовку есть 2 недели. Аналогичное извещение в указанные сроки необходимо направить в том случае, если с военнообязанным в запасе расторгают трудовой договор (Приложение № 9 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях, утв. Минобороны России 11.07.2017). Кроме того, законодательство требует передавать информацию об изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья работника, подлежащего воинскому учету (Приложение № 13).

Служба занятости

Какие отчеты сдает отдел кадров, если организацию планируется ликвидировать либо планируется сокращение штата? Первым делом об этом необходимо уведомить службу занятости. Срок — не позднее чем за 2 месяца до начала проведения соответствующих мероприятий. Срок в 3 месяца предусмотрен для тех случаев, когда закрытие организации приведет к массовому увольнению работников. Если ликвидируется ИП, то ему необходимо сообщить о предстоящем закрытии не позднее чем за 2 недели.

Кроме того, в службу занятости необходимо передавать данные о введении режима неполного рабочего дня (смены) и(или) неполной рабочей недели, а также о приостановке производства. На подготовку информации дается 3 дня. Это следует из Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации».

Ежемесячные отчеты кадровика в 2019 году

Работодатели обязаны ежемесячно до 25-го числа информировать службу занятости о наличии свободных мест (квотируемые места для инвалидов). Бланк уведомления не установлен, но определенные требования все-таки есть.

Росстат

Организации, в которых числятся более 15 человек, обязаны ежемесячно отчитываться в органы статистики по форме П-4 (сведения о численности и заработной плате работников). Отчет сдают не позднее 15-го числа. Его форма и правила заполнения прописаны в Приказе Росстата от 06.08.2018 № 485 «Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников».

ПФР

Также до 15-го числа каждого месяца необходимо подготовить и направить сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М). Регулярно в Пенсионном фонде хотят узнавать о работниках, с которыми заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые договоры, гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательские лицензионные договоры. Нормативные акты, которые вводят и описывают форму СЗВ-М, — Постановление Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83п и Постановление Правления ПФ РФ от 07.12.2016 № 1077п.

Ежегодные отчеты

В сентябре (конкретная дата не установлена) в военкомат следует направлять списки граждан мужского пола 15- и 16-летнего возраста, а до 1 ноября — списки граждан мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году.

Форма отчетных списков дана в Приложении № 11 к Методическим рекомендациям, утвержденным Минобороны России 11.07.2017.

До 1 декабря каждого года в военные комиссариаты необходимо сдавать «Отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе», готовить личные карточки работников для сверки с учетными данными военного комиссариата.

Не позднее 1 марта года, следующего за отчетным, работодатели должны сдать форму СЗВ-СТАЖ — сведения о страховом стаже застрахованных лиц. Если работник подал заявление о назначении пенсии, то в этом случае форму СЗВ-СТАЖ нужно предоставить в ПФР в течение трех календарных дней со дня обращения застрахованного лица к страхователю. Если юридическое лицо страхователя ликвидировано, то в этом случае предоставить форму СЗВ-СТАЖ в ПФР нужно в течение одного месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса.

Сам отчет утвержден Постановлением Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п, здесь же представлен порядок его заполнения.

До 21 января года, следующего за отчетным, в органах статистики ждут форму № 1-Т (условия труда). Ее не должны сдавать только субъекты малого предпринимательства. Остальным рекомендуем ознакомиться с Приказом Росстата от 06.08.2018 № 485, а также изучить материалы, которые мы подготовили на эту тему. Обратите внимание: если компания не осуществляет деятельность определенную часть периода отчетности, она все равно заполняет и передает форму на общих основаниях, обозначая при этом дату, когда работа не велась.

Еще один ежегодный отчет — форма № 7-травматизм. Ее необходимо заполнить и отправить в срок до 25 января с учетом требований Приказа Росстата от 21.06.2017 № 417. Не отчитываются микропредприятия, а также организации, которые занимаются определенными видами деятельности — образованием, кредитно-финансовой деятельностью, пр.

Штрафы за несвоевременную отчетность

Непредоставление или несвоевременное предоставление отчетов в Росстат образует состав административного правонарушения, ответственность за которое предусмотрена нормами статьи 13.19 КоАП РФ и карается денежными штрафами в размере:

  • для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 рублей;
  • для юридических лиц — от 20 000 до 70 000 рублей.

Повторное нарушение увеличит расходы предприятий:

  • для должностных лиц — от 30 000 до 50 000 рублей;
  • для юридических лиц — от 100 000 до 150 000 рублей.

В настоящее время дела по статье 13.19 КоАП РФ рассматривает сам Росстат, срок привлечения к ответственности составляет 2 месяца со дня совершения административного правонарушения. Поскольку предприятий много, а Росстат один, то всех наказывать он не успевает, а это упущенная выгода в виде недополученных штрафов в бюджет страны. С целью исправления сложившейся ситуации, Росстат вышел с инициативой об увеличении срока давности привлечения к административной ответственности по статье 13.19 с двух месяцев до двух лет. Это, по мнению чиновников, позволит соблюдать принцип равенства всех перед законом, потому что в настоящее время чиновники Росстата по причинам, от них не зависящим, не успевают привлекать всех нарушителей. С текстом законопроекта Росстата можно ознакомиться на сайте Правительства РФ. Если поправки примут, то внесут изменения в статью 4.5 КоАП РФ.

Проверочный лист

Публикуем итоговую таблицу, чтобы можно было проверить, какие отчеты по кадрам надо сдавать в 2019 году.

Удостоверьтесь, все ли отчеты вы сдали в этом месяце.

Кадровая отчетность в 2019 году: сроки сдачи, таблица

Месяц Последняя дата сдачи Наименование отчета

Январь

15 января

Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат. Отчет сдают:

  • за декабрь прошлого года — организации, где более 15 работников;
  • за весь прошлый год — организации, где менее 15 работников.
Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц.
20 января Форма № 1-Т (условия труда) за прошлый год — в Росстат.
25 января Форма № 7-травматизм за прошлый год — в Росстат.
Сведения о наличии свободных мест — в службу занятости.
Февраль 3 февраля Данные о повышении квалификации и профессиональной подготовке работников организаций (форма № 1-кадры). ВАЖНО! Отчет сдают 1 раз в 3-4 года!
15 февраля Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц.
Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат за прошлый месяц.
25 февраля Данные о наличии свободных мест — в службу занятости.
Март 1 марта Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (форму СЗВ-СТАЖ) по итогам года.
15 марта Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц.
Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат за прошлый месяц.
25 марта Сведения о наличии свободных мест — в службу занятости.
Апрель 8 апреля Сведения о неполной занятости и движении работников (форма № П-4 (НЗ)) — в Росстат за первый квартал.
15 апреля Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц.
Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат. Отчет сдают:

  • за март — организации, где более 15 работников;
  • за первый квартал года — организации, где менее 15 работников.
25 апреля Сведения о наличии свободных мест — в службу занятости.
Май 15 мая Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц.
Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат за прошлый месяц.
25 мая Данные о наличии свободных мест — в службу занятости.
Июнь 15 июня Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц.
Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат за прошлый месяц.
25 июня Сведения о наличии свободных мест — в службу занятости.
Июль 8 июля Сведения о неполной занятости и движении работников (форма П-4 (НЗ)) — в Росстат за второй квартал.
15 июля Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц.
Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат. Отчет сдают:

  • за июнь — организации, где более 15 работников;
  • за полугодие — организации, где менее 15 работников.
25 июля Данные о наличии свободных мест — в службу занятости.
Август 15 августа Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц.
Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат за прошлый месяц.
25 августа Сведения о наличии свободных мест — в службу занятости.
Сентябрь В течение месяца Направить в военкомат списки работников мужского пола 15- и 16-летнего возраста.
15 сентября Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц.
Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат за прошлый месяц.
25 сентября Данные о наличии свободных мест — в службу занятости.
Октябрь 8 октября Сведения о неполной занятости и движении работников (форма П-4 (НЗ)) — в Росстат за третий квартал.
15 октября Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат. Отчет сдают:

  • за сентябрь — организации, где более 15 работников;
  • за 9 месяцев — организации, где менее 15 работников.
Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц.
25 октября Данные о наличии свободных мест — в службу занятости.
Ноябрь 1 ноября Направить списки работников мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году.
15 ноября Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц.
Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат за прошлый месяц.
25 ноября Данные о наличии свободных мест — в службу занятости.
Декабрь 2 декабря Отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе, — в военкомат.
Подготовить для сверки личные карточки работников с учетными данными военного комиссариата.
Сведения о заработной плате работникам по профессиям и должностям (форма № 57-Т). Отчет сдают 1 раз в два года — по нечетным годам — за октябрь текущего года.
15 декабря Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц.
Данные о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат за прошлый месяц.

Обратите внимание: в отчет внесены технические правки, см. Приказ Росстата от 04.08.2018 № 485.

25 декабря Сведения о наличии свободных мест — в службу занятости.

Что должен сделать кадровик в конце года?

Есть ли в течение года время, когда кадровики могут хоть немного расслабиться? Вряд ли. И в любом случае это не конец года — горячая пора, когда надо успеть очень многое. И чтобы в конце года правильно рассчитать свои силы, сделать все дела вовремя и спокойно уйти на новогодние праздники, надо тщательно все спланировать.

Так что же необходимо сделать кадровику до конца уходящего года (или в самом начале следующего)? Список дел достаточно внушительный…

ОБЯЗАТЕЛЬНО: УТВЕРДИТЬ ГРАФИК ОТПУСКОВ НА СЛЕДУЮЩИЙ ГОД

Составление графика отпусков — по-прежнему обязанность, а не право работодателя. И относиться к этому нужно со всей ответственностью, ведь при проверке инспектор труда может проконтролировать наличие графика и правильность его составления и в случае наличия ошибок — привлечь к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ и выписать штраф.

Согласно ст. 123 ТК РФ работодатель должен составлять график отпусков не позднее чем за две недели до наступления календарного года, на который он составляется.

Например, график отпусков на 2017 г. должен быть составлен и утвержден не позднее 16 декабря (пятница) 2016 г. И даже если в январе и феврале никто из работников не пойдет в отпуск, работодатель не должен переносить составление графика на более поздний срок.

Некоторые работодатели полагают, что составление графика отпусков — процедура устаревшая и формальная, и проводится она только во исполнение норм законодательства.

Однако этот документ может быть полезен работодателю. График отпусков не только гарантирует право работника на ежегодный отдых, но и позволяет работодателю:

  • обеспечить бесперебойную работу производства, заранее найдя замену работнику, уходящему в отпуск;
  • оформить отпуск заблаговременно и выплатить отпускные в срок не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ);
  • контролировать своевременность предоставления работникам отпусков и не допускать накапливания неиспользованных дней отпуска.

При составлении графика отпусков должен учитываться стаж работы, дающий работнику право на ежегодный оплачиваемый отпуск, основной и дополнительный (ст. 121 ТК РФ). Для определения продолжительности отпуска важен стаж работы только у данного работодателя.

Так как при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском (ст. 120 ТК РФ), планируется общее число дней отпуска.

Большинство работодателей оформляет график по унифицированной форме № Т-7, утвержденной Госкомстатом. Однако работодатели вправе разрабатывать свои, локальные формы документов.

ОБЯЗАТЕЛЬНО: ПОДГОТОВИТЬ КАДРОВУЮ СТАТИСТИЧЕСКУЮ ОТЧЕТНОСТЬ

Согласно ст. 8 Федерального закона от 29.11.2007 № 282-ФЗ «Об официальном статистическом учете и системе государственной статистики в Российской Федерации» (в ред. от 23.07.2013) организации обязаны предоставлять отчеты органам статистики.

Для наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников Приказом Росстата от 24.09.2014 № 580 «Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников, деятельностью в сфере образования, науки, инноваций и информационных технологий» (в ред. от 25.09.2015) утверждены несколько форм:

1. Сведения о численности и заработной плате работников (форма № 1-Т).

В этом отчете необходимо отразить наименование вида экономической деятельности, среднесписочную численность работников, фонд зарплаты внешних совместителей и работников списочного состава, а также начисленные им выплаты. Срок предоставления отчета — 20 января после отчетного периода.

2. Сведения о численности и заработной плате работников (форма № П-4).

Эти сведения предоставляют юридические лица (кроме субъектов малого предпринимательства) всех видов экономической деятельности и форм собственности:

  • средняя численность работников которых превышает 15 человек — ежемесячно, не позднее 15 числа после отчетного периода;
  • средняя численность работников которых не превышает 15 человек, включая работающих по совместительству, — ежеквартально, не позднее 15-го числа после отчетного периода.

3. Сведения о неполной занятости и движении работников (форма № П-4 (НЗ)).

Предоставляются работодателями не позднее 8-го числа после отчетного квартала. В этой форме упор делается на численность работников, которые:

  • работали неполное рабочее время или находились в простое;
  • находились в отпуске без сохранения зарплаты по их просьбе;
  • были приняты на работу, уволены или планируют уволиться,

а также отражается количество работников и вакансий на конец отчетного месяца.

Несмотря на то, что сроки сдачи отчетности в январе, провести подготовительную работу лучше в конце декабря, ведь первая половина января приходится на новогодние каникулы.

Недавно Приказом Росстата от 05.07.2016 № 325 «Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью и потребностью организаций в работниках по профессиональным группам, составом кадров государственной гражданской и муниципальной службы» была утверждена еще одна форма статистической отчетности — 1-Т(проф) «Сведения о численности и потребности организаций в работниках по профессиональным группам» (Приложение № 3).

Она применяется, начиная с отчетности по состоянию на 31.10.2016. Представлять ее нужно только раз в два года 28 ноября юридическим лицам, осуществляющим все виды экономической деятельности (кроме финансовой деятельности, государственного управления и обеспечения военной безопасности; деятельности общественных объединений и экстерриториальных организаций).

В этой форме указывается потребность организации в работниках для замещения имеющихся вакантных рабочих мест в распределении по профессиональным группам. К вакантным относятся места, освободившиеся в случае увольнения работников, их отпусков по беременности и родам или по уходу за ребенком, а также вновь созданные рабочие места, на которые планируется принять работников в течение 30 дней после отчетного периода.

ОБЯЗАТЕЛЬНО: УТВЕРДИТЬ ПЛАН И ПРИКАЗ ПО ВОИНСКОМУ УЧЕТУ НА НОВЫЙ ГОД

Окончание года — хороший момент, чтобы начать ведение воинского учета, если до этого момента работодатель его не вел.

Если работодатель ведет воинский учет, до конца декабря следует обновить приказ о назначении лица, ответственного за его ведение, и план работы.

Документы следует оформлять точно по формам, приведенным в Методических рекомендациях по ведению воинского учета в организациях, утвержденных Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.04.2008, иначе военкомат может вернуть их на доработку.

В приказе необходимо указать Ф. И. О. и должность лица, ответственного за ведение воинского учета, и его заместителя. На каждом документе должно быть место для согласующей визы военкома. Приказ и план подписывают должностные лица, указанные в форме. Перед тем, как предоставлять документы в военкомат, не забудьте обновить справку о бронировании в местных органах власти.

Например, в Москве — это служба обеспечения секретности и мобилизационной подготовки в управе района по месту нахождения организации.

ОБЯЗАТЕЛЬНО: ПОДГОТОВИТЬ ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ

Не стоит забывать о необходимости подготовиться к сдаче документов в архив. Как правило, это надо делать после окончания делопроизводственного года, то есть в январе, но уже в декабре можно определить, какие документы нужно будет сдавать в архив.

Основным нормативным актом, регулирующим порядок оформления документов в архив, являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее — Правила; Приказ Минкультуры России № 526).

Согласно Правилам сдаче в архив подлежат документы сроком хранения свыше 10 лет. Они передаются в архив организации не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Поэтому в январе 2017 г. подлежат сдаче в архив документы, оформленные до 31.12.2015 (из числа хранящихся более 10 лет).

Сроки хранения документов указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденном Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 (в ред. от 16.02.2016). Необходимо учитывать и изменения, внесенные Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ в Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

ОБЯЗАТЕЛЬНО: СОСТАВИТЬ НОМЕНКЛАТУРУ ОТЕЛА КАДРОВ НА НОВЫЙ ГОД

Документ, которым необходимо руководствоваться, — это Приказ Минкультуры России № 526.

Стоит проверить, не появились ли новые направления в работе, новые дела, которые необходимо внести в номенклатуру дел на следующий год. Если в номенклатуре ничего не изменилось, ее все равно необходимо утвердить заново.

ФАКУЛЬТАТИВНО: УТВЕРДИТЬ ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

Обязанность работодателя составлять штатное расписание предусмотрена ст. 15 и 57 ТК РФ, поскольку, согласно этим статьям, наименование должности должно быть указано в трудовом договоре в соответствии со штатным расписанием организации. По мнению Роструда, принятие работника на должность, не включенную в штатное расписание, недопустимо (письмо от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1).

Каких-либо сроков или периодичности для утверждения штатного расписания трудовым законодательством не установлено. Изменения можно вносить в любое время путем издания соответствующего приказа. Но некоторые работодатели все изменения вносят в преддверии нового года, чтобы утвердить новое штатное расписание с 1 января.

Форма штатного расписания № Т-3 также является факультативной, и, как и график отпусков, штатное расписание может составляться по локальной форме, разработанной работодателем.

Штатное расписание может составить любой работник, на которого возложена такая функция (руководитель организации, кадровик, бухгалтер).

ФАКУЛЬТАТИВНО, НО ВАЖНО: ПРОВЕРИТЬ, ПЛАНИРУЕТСЯ ЛИ ПРОВЕРКА ГОСОРГАНОВ В СЛЕДУЮЩЕМ ГОДУ

Уточнить, является ли работодатель объектом плановых проверок в 2017 г., — дело очень важное.

Для этого необходимо зайти на сайт Генпрокуратуры России и набрать ИНН или ОГРН организации. На сайте указаны сведения обо всех проверках госорганов. Отдела персонала касаются, прежде всего, проверки инспекции труда, а также проверки исполнения законодательства о квотировании (их, как правило, проводит служба занятости). Если ваша организация есть в списке проверяемых, стоит обратиться к руководителю со служебной запиской и сообщить об этом. Также с руководителем стоит обсудить план подготовки к проверке (проведение кадрового аудита даст возможность проверить, все ли в порядке в кадровых документах работодателя).

ФАКУЛЬТАТИВНО, НО ПОЛЕЗНО: ПРОВЕСТИ РЕГУЛЯРНЫЙ КАДРОВЫЙ АУДИТ

Окончание года — подходяще время для проведения регулярного кадрового аудита. Хоть законодательство и не устанавливает такую обязанность, многие кадровые службы этим не пренебрегают — ведь внести какие-либо исправления легче сразу, чем по прошествии долгого времени.

Кроме того, результаты кадрового аудита помогут улучшить бизнес-процесс в отделе персонала в будущем году.

Особенно тщательно следует подойти к проведению кадрового аудита, если есть информация о проверках госорганов в грядущем году.

Оформлять проведение кадрового аудита официально или нет, зависит от работодателя. Например, можно оформить его проведение приказом по организации или распоряжением по отделу.

Какие документы стоит проверить прежде всего? Конечно, те, на которые инспекция труда обращает внимание в первую очередь, например:

1. Локальные нормативные акты (далее — ЛНА):

  • Правила внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 189 ТК РФ);
  • Положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
  • Положение о защите персональных данных (ст. 87 ТК РФ).

Хотя должностные инструкции не являются обязательными ЛНА, практика показывает, что применение их полезно для организации труда работников. Потому стоит проверить, на все ли должности они разработаны.

Если работники ездят в командировки, то обязательным является Положение о командировках (ст. 168 ТК РФ).

2. Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним (при наличии).

Важно проверить:

  • содержание трудовых договоров на соответствие законодательству, поскольку за ненадлежащее оформление предусмотрен штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ;
  • все ли трудовые договоры содержат актуальные условия – то есть все ли изменения условий оформлены письменными дополнительными соглашениями;
  • есть ли в организации срочные трудовые договоры (ст. 59 ТК РФ) со сроком до 31.12.2016, и загодя уведомить работников об их прекращении (ст. 79 ТК РФ), иначе они превратятся в договоры на неопределенный срок.

Кроме того, стоит проверить:

  • приказы о приеме и увольнении, переводе на другую работу;
  • приказы о предоставлении отпусков (различных видов) и заявления к тем из них, которые издаются по заявлениям работников;
  • табели учета рабочего времени;
  • личные карточки работников;
  • трудовые книжки работников;
  • документы, касающиеся ведения трудовых книжек (приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них);
  • приказы о направлении в командировку (при наличии);
  • приказы о применении дисциплинарных взысканий (при наличии);
  • приказы о привлечении к материальной ответственности (при наличии);
  • гражданско-правовые договоры (ГПХ), если они заключаются в организации (к ним будет особенно пристальное внимание).

  • документы, касающиеся отдельных категорий работников (иностранцы, «вредники», беременные работницы, работницы, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, инвалиды, молодежь и т. д.).

ФАКУЛЬТАТИВНО, СОГЛАСНО ВНУТРЕННИМ РЕГЛАМЕНТАМ: ПОДГОТОВИТЬ ВНУТРЕННИЕ ОТЧЕТЫ ОТДЕЛА КАДРОВ

Руководителя, как правило, интересует, сколько работников принято на работу, сколько уволено, какая текучесть, какие инструменты подбора кадров наиболее эффективны и т. д. В каждой организации свои формы таких отчетов, своя периодичность. Вероятно, руководитель захочет увидеть такие отчеты и за год. Если составлялись ежемесячные отчеты, то свести информацию воедино не составит труда. В противном случае придется поработать.

Под текучестью персонала на практике чаще всего подразумевается движение рабочей силы, обусловленное неудовлетворенностью работника рабочим местом или организации конкретным работником. Показатель вычисляется по формуле:

Т = У / Ч,

где Т — текучесть персонала;

У — количество работников, уволившихся за определенный период;

Ч — среднесписочная численность за тот же период.

Например, если за квартал из организации ушло 30 человек при среднесписочной численности в этот период 300 человек, то коэффициент текучести кадров составляет 0,1 (10 %).

Также стоит составить отчет о работе отдела персонала за год. Чаще всего руководство требует предоставить такой отчет. Но даже если организация небольшая и никаких формальных требований к отчетности не предъявляется, все же рекомендуем это сделать. Почему бы не показать работу отдела в лучшем свете?

Так, можно указать, сколько:

  • кадровых операций (увольнение, прием на работу, оформление отпусков, командировок, дисциплинарных взысканий и т. д.) было сделано;
  • ЛНА оформлено или доработано;
  • работников подобрано (при наличии функции подбора);
  • трудовых конфликтов предотвращено;
  • работников обучено и т. д.

Более чем оригинальное понимание чиновниками вакантных мест. — Прим. научного редактора.

Приложения № 17 и 4 соответственно.

Подробнее об оформлении архива организации см.: Жижерина Ю. Ю. Готовим документы к хранению //Кадровые решения. 2016. № 3. С. 64–73; Жижерина Ю. Ю. Организация хранения кадровых документов //Кадровые решения. 2016. № 4. С. 71–77. — Прим. редакции.

Пункт 4.2 Правил.

В нашей организации работает 31 сотрудник. Скажите какие отчеты должен сдавать отдел кадров, как часто и куда (статистика и…

Ответ на вопрос:

Для начала отметим, что на законодательном уровне не установлено, какие конкретно отчеты сдает кадровик (кадровая служба).

Это устанавливает руководитель организации в должностных инструкциях (трудовых договорах) с сотрудниками.

В ответе мы разберем те отчеты, которые на практике по большей части готовят кадровые специалисты.

Сведения для службы занятости населения

1. Сведения о вакансиях. Организациям нужно ежемесячно представлять сведения о свободных и вакантных рабочих местах, а в ряде случаев и об их отсутствии. Конкретный порядок и сроки сдачи в разных регионах отличаются. Подробнее см. здесь.

Также посмотрите по Вашему региону: http://www.1kadry.ru/#/document/81/250795/.

Квотировать рабочие места для инвалидов и молодежи Вам не нужно при численности персонала 31 сотрудник.

2. Сведения о предстоящей ликвидации или сокращении штата организации. Работодатель, после того как примет такие решения, должен уведомить об этом службу занятости в письменной форме. Подробнее о сроках и формах уведомлений см. здесь.

3. Информация о введении режима неполного рабочего времени по инициативе работодателя или приостановке производства. Об этом нужно сообщить в службу занятости в течение трех рабочих дней. Подробнее о режиме неполного рабочего времени см. здесь, а о приостановке производства – здесь.

Отчетность для органов статистики

Все работодатели сдают отчетность по труду в территориальные органы Росстата. К основным формам такой отчетности относят форму № П-4 «Сведения о численности и заработной плате и движении работников», а также форму № 1 кадры «Сведения о повышении квалификации и профессиональной подготовке работников организаций».

Бланк формы № П-4 утвержден приказом Росстата от 24 сентября 2014 г. № 580. Форму должны заполнять и сдавать с определенной периодичностью все организации независимо от сфер деятельности. Исключение – малые предприятия. Если у организации есть обособленные подразделения, форму заполняют отдельно по каждому подразделению и по организации в целом. Подробнее о порядке заполнения отчета по форме № П-4 см. здесь.

Бланк формы № 1 кадры утвержден приказом Росстата от 28 сентября 2016 г. № 554. Форму должны заполнять и сдавать с определенной периодичностью все организации независимо от сфер деятельности. Исключения – малые предприятия, а также организации государственного управления и обеспечения военной безопасности и социального страхования: религиозные организации, домашние хозяйства, экстерриториальные организации. Если у организации есть обособленные подразделения, форму заполняют отдельно по каждому подразделению и по организации в целом. Подробнее о порядке заполнения отчета по форме № 1 кадры см. здесь.

Отчетность в Пенсионный фонд РФ

1. Отчет по форме СЗВ-М. В отчете нет данных о взносах, поэтому его могут поручить сдавать специалисту отдела кадров. Отчет подают ежемесячно по форме, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 1 февраля 2016 г. № 83п. Подробнее о порядке заполнения и сдачи отчета см. здесь.

2. Сведения для оформления пенсии по форме СПВ-2. Форму СПВ-2, утвержденную постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 1 июня 2016 г. № 473П, подают в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ на тех сотрудников, которые выходят на пенсию. Эта форма относится к документам персонифицированного учета. Работодатель подает ее один раз, после того как сотрудник принесет заявление. Подробнее см. здесь.

Отчетность в налоговую инспекцию о среднесписочной численности сотрудников

Организации и индивидуальные предприниматели ежегодно подают в налоговые инспекции сведения о среднесписочной численности сотрудников за предыдущий год. Исключение – предприниматели, которые в прошлом году не привлекали наемных сотрудников. Форма сведений утверждена приказом ФНС России от 29 марта 2007 г. № ММ-3-25/174. Подробнее о порядке заполнения сведений о среднесписочной численности сотрудников см. здесь.

Сведения о воинском учете

В каждой организации ответственный сотрудник обязан вести воинский учет призывников и военнообязанных работников. Помимо ведения воинского учета внутри организации, такой сотрудник представляет отчеты в военкоматы. Подробнее о том, какие отчеты нужно предоставлять в военкомат, см. здесь.

Сведения об иностранцах

Организация уведомляет о заключении или расторжении трудовых или гражданско-правовых договоров с сотрудниками-иностранцами территориальные органы Главного управления по вопросам миграции МВД России. Формы уведомлений утверждены приказом ФМС России от 28 июня 2010 г. № 147. Подробнее о порядке и сроках уведомления см. здесь.

Кроме того, организация, которая приняла на работу высококвалифицированных иностранных специалистов, ежеквартально – не позднее последнего рабочего дня месяца, следующего за отчетным кварталом, уведомляет территориальный орган Главного управления по вопросам миграции МВД России о фактической выплате таким сотрудникам зарплаты. Подробнее см. здесь.

В зависимости от конкретной ситуации в организации и правил распределения обязанностей между подразделениями кадровой службе могут поручить вести и другую отчетность.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ситуация: Какие отчеты и сведения обязана подавать кадровая служба

Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Работодатели обязаны предоставлять различным органам сведения о сотрудниках, в частности, о среднесписочной численности, вакантных должностях, персонифицированном учете. Если это не сделать, то работодателя могут оштрафовать. Поскольку все сведения о сотрудниках, как правило, хранят в отделе кадров, некоторые отчеты составляют и направляют кадровые работники.

Сведения для службы занятости населения

1. Сведения о вакансиях. Организациям нужно ежемесячно представлять сведения о свободных и вакантных рабочих местах, а в ряде случаев и об их отсутствии. Конкретный порядок и сроки сдачи в разных регионах отличаются. Подробнее см. здесь.

2. Выполнение квот по инвалидам. Организации ежемесячно предоставляют информацию о наличии вакантных рабочих мест и локальных актах, где говорится о данных рабочих местах и выполнении квоты по инвалидам. В какие сроки и как представлять такую отчетность, устанавливают территориальные органы власти. Подробнее см. здесь.

3. Выполнение квот по молодежи. Организации обязаны представлять информацию о наличии вакантных рабочих мест для трудоустройства молодежи. Размер квот и порядок подачи сведений о квотах каждый регион определяет самостоятельно. Подробнее см. здесь.

4. Сведения о предстоящей ликвидации или сокращении штата организации. Работодатель, после того как примет такие решения, должен уведомить об этом службу занятости в письменной форме. Подробнее о сроках и формах уведомлений см. здесь.

5. Информация о введении режима неполного рабочего времени по инициативе работодателя или приостановке производства. Об этом нужно сообщить в службу занятости в течение трех рабочих дней. Подробнее о режиме неполного рабочего времени см. здесь, а о приостановке производства – здесь.

Отчетность для органов статистики

Все работодатели сдают отчетность по труду в территориальные органы Росстата. К основным формам такой отчетности относят форму № П-4 «Сведения о численности и заработной плате и движении работников», а также форму № 1 кадры «Сведения о повышении квалификации и профессиональной подготовке работников организаций».

Бланк формы № П-4 утвержден приказом Росстата от 24 сентября 2014 г. № 580. Форму должны заполнять и сдавать с определенной периодичностью все организации независимо от сфер деятельности. Исключение – малые предприятия. Если у организации есть обособленные подразделения, форму заполняют отдельно по каждому подразделению и по организации в целом. Подробнее о порядке заполнения отчета по форме № П-4 см. здесь.

Бланк формы № 1 кадры утвержден приказом Росстата от 28 сентября 2016 г. № 554. Форму должны заполнять и сдавать с определенной периодичностью все организации независимо от сфер деятельности. Исключения – малые предприятия, а также организации государственного управления и обеспечения военной безопасности и социального страхования: религиозные организации, домашние хозяйства, экстерриториальные организации. Если у организации есть обособленные подразделения, форму заполняют отдельно по каждому подразделению и по организации в целом. Подробнее о порядке заполнения отчета по форме № 1 кадры см. здесь.

Отчетность в Пенсионный фонд РФ

1. Отчет по форме СЗВ-М. В отчете нет данных о взносах, поэтому его могут поручить сдавать специалисту отдела кадров. Отчет подают ежемесячно по форме, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 1 февраля 2016 г. № 83п. Подробнее о порядке заполнения и сдачи отчета см. здесь.

2. Сведения для оформления пенсии по форме СПВ-2. Форму СПВ-2, утвержденную постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 1 июня 2016 г. № 473П, подают в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ на тех сотрудников, которые выходят на пенсию. Эта форма относится к документам персонифицированного учета. Работодатель подает ее один раз, после того как сотрудник принесет заявление. Подробнее см. здесь.

Отчетность в налоговую инспекцию о среднесписочной численности сотрудников

Организации и индивидуальные предприниматели ежегодно подают в налоговые инспекции сведения о среднесписочной численности сотрудников за предыдущий год. Исключение – предприниматели, которые в прошлом году не привлекали наемных сотрудников. Форма сведений утверждена приказом ФНС России от 29 марта 2007 г. № ММ-3-25/174. Подробнее о порядке заполнения сведений о среднесписочной численности сотрудников см. здесь.

Сведения о воинском учете

В каждой организации ответственный сотрудник обязан вести воинский учет призывников и военнообязанных работников. Помимо ведения воинского учета внутри организации, такой сотрудник представляет отчеты в военкоматы. Подробнее о том, какие отчеты нужно предоставлять в военкомат, см. здесь.

Сведения об иностранцах

Организация уведомляет о заключении или расторжении трудовых или гражданско-правовых договоров с сотрудниками-иностранцами территориальные органы Главного управления по вопросам миграции МВД России. Формы уведомлений утверждены приказом ФМС России от 28 июня 2010 г. № 147. Подробнее о порядке и сроках уведомления см. здесь.

Кроме того, организация, которая приняла на работу высококвалифицированных иностранных специалистов, ежеквартально – не позднее последнего рабочего дня месяца, следующего за отчетным кварталом, уведомляет территориальный орган Главного управления по вопросам миграции МВД России о фактической выплате таким сотрудникам зарплаты. Подробнее см. здесь.

В зависимости от конкретной ситуации в организации и правил распределения обязанностей между подразделениями кадровой службе могут поручить вести и другую отчетность.

Из ответа «Как организовать документооборот в кадровой службе»