Особенности составления и оформления организационно правовых документов

В результате изучения данной темы студент должен:

  • – знать состав комплекса организационно-правовых документов учреждения; назначение организационно-правовых документов учреждения;
  • – уметь проектировать рациональный состав видов и разновидностей организационно-правовой документации учреждения; осуществлять унификацию и стандартизацию организационно-правовой документации;
  • – владеть приемами и методами составления и оформления видов и разновидностей организационно-правовых документов; приемами и методами унификации и стандартизации организационно-правовой документации.

Организационно-правовые документы учреждения, их цели и задачи создания

Организация системы и процессов управления – одна из главных управленческих функций. Организационно-правовая документация является системообразующим комплексом ввиду того, что она регулирует деятельность управляемой структуры в целом по всем направлениям, но с учетом ее специфики и особенностей. Организационная деятельность учреждения состоит в разработке и введении в действие комплекса организационноправовых документов.

Организационно-правовые документы – это комплекс документов, содержащих правила создания организации, в том числе выбор его организационно-правовой формы, компетенции, структуры, штатной численности, состава должностей (руководителей, специалистов, технических исполнителей); формирования совещательных органов управления; установления режима работы и системы охраны; организации и оценки труда; порядок реорганизации и ликвидации.

Организационно-правовые документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации; содержат положения, обязательные для исполнения.

Цель разработки организационно-правовой документации – рациональная регламентация функционирования структурных подразделений и сотрудников учреждения (предприятия, организации).

Данная деятельность традиционно включает следующие этапы:

  • – создание учреждения и определение его организационно-правовой формы;
  • – установление структуры учреждения;
  • – определение штатного состава, численности должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификация, т.е. установление должностных окладов;
  • – регламентация деятельности структурных подразделений и сотрудников;
  • – формирование совещательных органов управления; регламентация деятельности аппарата управления учреждения;
  • – лицензирование деятельности учреждения (в случае необходимости); установление режима работы и системы охраны;
  • – организация труда работников и оценка их труда;
  • – реорганизация учреждения;
  • – ликвидация учреждения.

При создании учреждения или организации, прежде всего, разрабатываются и оформляются Учредительный договор и Устав (Положение об организации). В них фиксируются организационно-правовая форма данной структуры, ее статус, профиль и другие основные положения. Названные документы призваны подтвердить факт легализации юридического лица на определенной территории (административно-территориальной единице).

Определение структуры и штатной численности учреждения отражают в таком документе как Структура и штатная численность. Он не является обязательным, но с его помощью можно рационально выстроить структуру учреждения и определить оптимальный численный состав персонала.

Штатное расписание оформляется с целью тарифицировать должностных лиц и сотрудников и установить надбавки в соответствии с занимаемой должностью, опытом работы, образованием и т.д.

Регламентация деятельности должностных лиц (руководства учреждения) фиксируются в таких документах как Положение об организации (учреждении), Положение о структурном подразделении, Инструкции по делопроизводству и др. Деятельность сотрудников учреждения регламентируют Должностные инструкции, Инструкции по отдельным видам деятельности, например, охране труда, но делопроизводству и др.

Правила и требования, зафиксированные в организационно-правовых документах, основаны на нормах административного и гражданского права и являются локальной нормативной базой деятельности учреждения (предприятия, организации). Организационно-правовые документы разрабатываются руководством учреждения или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения как в целом, так и по отдельным направлениям.

Текст организационно-правовых документов состоит традиционно из разделов (подразделов), имеющих заголовки, которые печатаются полужирным шрифтом, выравниваются по центру. Фиксирование раздела включает напечатанное с прописной буквы слово «Раздел» и порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами; знак «№» не ставится. Независимо от композиции текста все разделы (подразделы) имеют единую сквозную нумерацию. После номера раздела ставится точка. Наименование раздела печатается с прописной буквы, а точка в конце заголовка не ставится.

В зависимости от сложности композиции текст может быть рубрицирован на пункты и подпункты, при этом система их идентификации, как правило, следующая:

  • – пункты раздела заголовков не имеют, печатаются с абзацного отступа и обозначаются арабскими цифрами с точкой;
  • – подпункты раздела также заголовков не имеют и нумеруются в пределах одного пункта, печатаются с абзацного отступа и обозначаются арабскими цифрами с точкой.

Названные документы оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов в соответствии с действующими нормативными актами, регламентирующими составление и оформление подобного рода документации.

В ходе составления организационно-правовые документы обязательно проходят процедуру согласования (внешнего или внутреннего) со всеми заинтересованными учреждениями (организациями, предприятиями) или должностными лицами, что сопровождается оформлением фифа или визы согласования.

В обязательном порядке все организационно-правовые документы проходят процедуры утверждения и регистрации. Алгоритмы этих процедур зависят от вида документов, статуса, профиля учреждения, сто организационно-правовой формы:

  • – устав (положение об организации) утверждается и регистрируется, в зависимости от организационно-правовой формы, либо Министерством юстиции РФ (или его территориальным подразделением), либо решением учредителей (владельцев) организации (предприятия) и регистрируется соответствующим органом по месту фактического расположения образующегося юридического лица;
  • – штатное расписание учреждения утверждается и регистрируется либо руководством государственного учреждения (предприятия), либо общим решением владельцев организации;
  • – регламенты (положения) работы совещательных и коллегиальных органов аппарата управления, как правило, утверждаются и регистрируются руководством государственного учреждения или общим решением владельцев негосударственной организации (предприятия);
  • – положения о структурных подразделениях и должностные инструкции работников утверждаются руководителем учреждения и регистрируются службой ДОУ или секретарем;
  • – инструкции но определенным видам деятельности утверждаются руководителем учреждения или коллегиальным органом управления (например, советом директоров акционерного общества) и регистрируются службой ДОУ или секретарем;
  • – инструкции по технике безопасности и противопожарной безопасности и др., как правило, утверждаются руководителем учреждения и регистрируются службой ДОУ.

Датой организационно-правовых документов является дата их утверждения, т.е. дата вступления в силу и начала реализации.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов. Например, изменения и дополнения в устав учреждения вносятся по мере их возникновения в соответствии с установленной законом процедурой – по решению вышестоящего органа управления учреждением или самой организацией с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию учреждений (организаций). Изменения в положения о структурных подразделениях и иных органах учреждения также вносятся распорядительными документами руководства по мере необходимости.

Организационно-правовые документы являются бессрочными с точки зрения срока их действия, т.е. действуют до их отмены или принятия документа в повой редакции, например, в результате реорганизации или прекращения деятельности (ликвидации) учреждения. При реорганизации, как правило, наступает необходимость корректировки практически всего комплекса организационно-правовых документов учреждения; при прекращении деятельности все эти документы в обязательном порядке подлежат передаче на государственное хранение.

Вопросы практики

В стабильно функционирующем учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационно-правовых документов может возникать в среднем один раз в 3–5 лет. В зависимости от характера и серьезности изменений в деятельности учреждения организационно-правовые документы либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения распорядительными документами (приказом, распоряжением или другим актом вышестоящего руководства). В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационно-правовые документы и порядок их утверждения.

Менеджмент организации / Делопроизводство / 7.3. Система распорядительной документации

Основное назначение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечить реализацию поставленных перед ним задач, получить максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления. Процедура издания распорядительных документов (в условиях единоличного принятия решений распоряжений) включает следующие стадии;

1) инициирование решения – обоснование необходимости издания распорядительного документа;

2) сбор и анализ информации по вопросу;

3) подготовка проекта распорядительного документа;

4) согласование проекта документа;

5) внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства;

6) принятие решения (подписание документа);

7) доведение распорядительного документа до исполнителей.

К основным распорядительным документам относятся: РЕШЕНИЯ, РАСПОРЯЖЕНИЯ, ПРИКАЗЫ.

Решение как распорядительный документ обычно принимается коллегиальным органом ( собранием акционеров, комиссией, ученым советом и т.д.). Решение может затрагивать самые различные стороны деятельности предприятия: экономическую, научно-техническую, финансовую, кадровую.

Решение предписывает осуществление определенных мероприятий, содержит перечень планируемых действий, очерчивает круг основных исполнителей.

Решение обязывает.

Оно должно быть правильно оформлено. Очень важно, чтобы решение опиралось на твердую законодательную базу, соответствовало компетенции данного органа.

Распоряжение как управленческий акт также имеет обязательную силу для организации, конкретной категории граждан, специалистов, работников.

Распоряжения относят к подзаконным актам. Одни из них носят общий характер, предполагают длительный срок действия. Другие распоряжения касаются конкретного вопроса, продиктованы сложившейся ситуацией.

Распоряжения издаются правительством, министерствами и ведомствами, администрациями, руководителями предприятий и учреждений в пределах их компетенции.

Распоряжения имеют юридическую силу, если они документально оформлены.

Во вступительной части распоряжения полезно указать основания данного документа. К примеру, распоряжение губернатора Санкт-Петербурга от 29 декабря 2000г. №1360-р «Об индексации платы за загрязнение окружающей природной среды на 2001 год» начинается со следующих слов: » В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 августа 1992 года №632 «Об утверждении Порядка определения платы и ее предельных размеров за загрязнение окружающей природной среды, размещение отходов, другие виды воздействия», с учетом письма Министерства природных ресурсов Российской Федерации от 27 ноября 2000 года №ВП-61/6349 ……»

В этом случае распоряжение воспринимается с большим доверием.

Приказ — это нормативный акт, издаваемый руководителями организаций,

предприятий, учреждений, действующими на основе единоначалия.

Приказы делятся на две группы:

1. приказы по основной деятельности (издаются для решения каких-либо производственных, организационных, финансовых задач);

2. приказы по личному составу (издаются для решения задач, касающихся работы с персоналом предприятия).

Приказ является наиболее распространенным видом распорядительного документа. Посредством приказа перед работниками ставятся главные задачи на ближайшую перспективу, указываются принципиальные пути их решения.

Приказ обязателен для работников, которым он адресован. Неисполнение приказа или его нарушение, как правило, влечёт за собой применение санкций к нарушителям.

С помощью приказа руководитель оказывает воздействие на трудовое поведение работников, на деятельность предприятия в целом.

Руководителю необходимо проследить за тем, чтобы последующие приказы не противоречили бы предыдущим. При умелом руководстве данный приказ издаётся в РАЗВИТИЕ предшествующим решениям и распоряжениям.

Случается, что издаваемый приказ отменяет ранее принятые решения.

Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на специальном бланке приказа (рис. 7.2.).

Рис. 7.2. Макет приказа по основной деятельности

Приказ должен иметь следующие реквизиты: наименование организации, название вида документа, дату и номер. Датой приказа считается дата его подписания руководителем. Нумерация приказов осуществляется последовательно с января по декабрь в рамках текущего года (начиная с № 1).

Приказы по основной деятельности ведутся, нумеруются и хранятся отдельно от приказов по личному составу.

Приказ обязательно имеет заголовок, который кратко и четко отражает содержание документа. Заголовок формулируется так, чтобы его первые слова отвечали на вопрос «о чём?» (Об изменении графика дежурств, О проведении полевых

испытаний).

Текст приказа состоит обычно из двух частей.

В первой части констатируется сложившаяся проблема, ситуация, иногда указываются основания издания приказа.

Приказов не должно появляться слишком много. Недопустимо, чтобы они касались второстепенных текущих вопросов. Приказ действенен, когда он мобилизует работников, привлекает внимание, является значимым событием в жизни предприятия.

Основанием для приказа могут служить:

· нормативные документы, поступившие от вышестоящих государственных инстанций;

· обострившиеся производственные проблемы;

· решения коллегиальных органов предприятия;

· инициативы самого предприятия.

Вторая часть приказа, распорядительная (постановляющая), начинается со слова П Р И К А З Ы В А Ю, которое печатается вразрядку. Затем перечисляются предписываемые действия, поручения с указанием конкретных исполнителей, сроков выполнения работ.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.

Весьма часто в заключительном пункте приказа указывается лицо, которое обязано контролировать реализацию всех сформулированных требований.

В том случае, когда приказ вводит в действие какие-либо иные организационно-распорядительные документы, они оформляются в виде приложений. В правом верхнем углу этих документов помещается соответствующее указание (см. модуль 03.01.05).

Многие приказы имеют гриф согласования.

Задача оперативного делопроизводства: в кратчайшие сроки ознакомить с содержанием приказа тех работников, которых он касается, а также ответственных за его исполнение. В особо важных случаях сотрудники расписываются в том, что ознакомлены с приказом.

Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью делопроизводственной службы и направляют адресатам в соответствии с укзателем рассылки. Копию документа обязательно должен получить исполнитель.

При необходимости оформляется ВЫПИСКА из приказа, которая должна быть заверена.

Большое значение имеет контроль выполнения издаваемых приказов.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать законодательству. Неточности и ошибки руководителей, издающих решения, распоряжения, приказы, могут послужить причиной трудовых конфликтов и споров, длительных судебных разбирательств.

В подготовке любого распорядительного документа можно выделить следующие три стадии.

1) Сбор информации о сложившейся ситуации, её анализ и подготовка проекта документа.

Обычно это наиболее трудоёмкая и длительная стадия работы над документом. С одной стороны, необходимо тщательно и глубоко изучить возникший вопрос. С другой — нежелательно чрезмерно затягивать процесс принятия управленческого решения.

Проекты приказов готовят и вносят подразделения на основании поручений

руководителя предприятия или в инициативном порядке.

2) Обсуждение и принятие документа.

На этой стадии происходит доработка подготовленного проекта распорядительного документа, его уточнение. К процедуре обсуждения, как правило, привлекают работников, которым предстоит на практике реализовывать основные положения документа.

Обмен мнениями, сопоставление различных точек зрения позволяет улучшить документ и сформировать к нему положительное отношение. Необходимо тщательно зафиксировать все замечания, высказанные при обсуждении материала, внимательно просмотреть их, отобрать самые полезные.

Процесс предварительного обсуждения выявляет не только сторонников, но и противников принимаемых решений. Становится возможным спрогнозировать те трудности, с которыми будет связано исполнение документа.

3) Согласование документа и его подписание, утверждение.

Одобренный распорядительный документ весьма часто требует согласования. Обеспечивают согласование руководители подразделений, которые готовят и вносят проект.

Большое значение имеет выбор числа инстанций, участвующих в согласовании. Ибо на каждое согласование тратится драгоценное время.

Современное делопроизводство требует оперативного, принципиального и честного согласования.

Если исполнение документа связано с осуществлением финансовых операций, он обязательно должен быть согласован с экономическим отделом, главным бухгалтером. Виза юрисконсульта гарантирует соответствие документа законодательным и нормативным актам.

Если в процессе согласовывания в проект приказа вносят изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Приказы подписываются руководителем предприятия, учреждения или его заместителем, который имеет на это право. Приказ вступает в силу с момента подписания, если специально не указан иной срок.

После выхода приказа неуместны его обсуждения. Он должен неукоснительно выполняться.

Деятельность таможенных органов обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией таможенных органов, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимодействия между таможенными органами, организациями.

Таможенные органы издают правовые акты ненормативного характера (приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции), а также иные документы в соответствии с установленной компетенцией.

Документы таможенного органа оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги форматов А4, А5 или в виде электронных документов.

Образцы бланков организационно-распорядительных документов, применяемых в таможенном органе, утверждаются правовым актом таможенного органа по представлению подразделения документационного обеспечения. Для таможенного органа устанавливаются следующие виды бланков организационно-распорядительных документов: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа (приказ, распоряжение).

Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются сертифицированными полиграфическими предприятиями по заказам таможенных органов. Гербовые бланки документов таможенного органа подлежат учету, должны использоваться строго по назначению, храниться в надежно запираемых шкафах и не могут передаваться другим организациям и лицам. Контроль за изготовлением, использованием, хранением и уничтожением гербовых бланков возлагается на подразделение документационного обеспечения.

Документы таможенного органа должны иметь установленный состав реквизитов и порядок их расположения: Государственный герб Российской Федерации; наименование таможенного органа; справочные данные о таможенном органе; вид документа; место составления (издания) документа; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; адресат; наименование либо аннотация документа; текст документа; отметка о наличии приложений; гриф согласования; виза; подпись должностного лица; гриф утверждения; оттиск печати; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе; указания по исполнению документа; отметка о контроле документа; отметка об исполнении документа; отметка о поступлении документа; отметка о конфиденциальности.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Правила оформления и состав реквизитов документов таможенного органа регламентируются Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации.

Печатание документов в таможенных органах осуществляется с использованием компьютерной и оргтехники. Для печатания документов используются бланки установленной формы или стандартные листы бумаги формата А4. Текст печатается шрифтом № 14 через 1-1,5 межстрочных интервала. Тексты документов, не превышающие семи строк, печатаются на листе формата А5 шрифтом № 14 через 1 межстрочный интервал. Реквизиты документа отделяются друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.

Текст должен быть напечатан аккуратно, без ошибок, пропусков, помарок и правильно расположен.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица таможенного органа, пишутся от руки (заявление, объяснительная записка и т. п.).

Вопросы для самопроверки

  • 1. Какие правовые акты издают таможенные органы?
  • 2. Какой шрифт следует использовать при подготовке документов в таможенных органах?
  • 3. На листах бумаги какого формата изготавливаются бланки документов таможенного органа?
  • 4. Какие виды бланков организационно-распорядительных документов устанавливаются для таможенного органа?
  • 5. Каковы особенности изготовления, учета и хранения гербовых бланков документов таможенного органа?
  • 6. Какой состав реквизитов установлен для документов таможенного органа?
  • 7. Какую информацию содержит реквизит «Справочные данные о таможенном органе»?
  • 8. В каких случаях в документах таможенного органа проставляется реквизит «Место составления (издания) документа»?
  • 9. Какие данные входят в состав реквизита «Подпись должностного лица»?
  • 10. Кто из сотрудников таможенного органа осуществляет организацию работы по подготовке документов к копированию (тиражированию)?