Операции в иностранной валюте

Учет кассовых операций в иностранной валюте

Основным нормативным актом, регулирующим валютные операции в Российской Федерации, является Федеральный закон от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле».

В соответствии с п. 1 ст. 8 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» бухучет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций ведется в валюте РФ — в рублях. В связи с этим для отражения операций в иностранной валюте осуществляется ее пересчет в рубли по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции.

Предприятие может приобрести иностранную валюту на внутреннем валютном рынке Российской Федерации в уполномоченных банках для оплаты командировочных расходов работников. Покупка наличной иностранной валюты для оплаты командировочных расходов запрещена. Купленная иностранная валюта зачисляется в полном объеме на текущий валютный счет предприятия, открытый в уполномоченном банке. Валюта может использоваться только для оплаты командировочных расходов в иностранной валюте через кассу предприятия, либо путем перевода средств в иностранной валюте за пределы Российской Федерации в случаях, предусмотренных разделом 5 Положения Центрального банка России «О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов” от 26.06.97 № 62 в соответствии с нормативными актами Банка России.

Для учета операций с наличной валютой к счету 50 «Касса» открывается субсчет «Валютная касса». Поступление и выдача валюты оформляется приходными и расходными кассовыми ордерами в обычном порядке. Ордера выписываются в валюте платежа. Прием валюты кассами предприятий и ее выдача из касс производится так же, как и по рублевым суммам. Таким образом, отсутствие записей о принятой в кассу иностранной валюте в единой кассовой книге может быть расценено как неоприходование (или неполное оприходование) в кассу денежной наличности. В свою очередь, это может привести к наложению на предприятие штрафных санкций.

Операции в кассовой книге отражаются как в валюте платежа, так и в ее рублевом эквиваленте по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату совершения операции. Поступление и расходование наличных денежных средств в иностранной валюте отражаются на отдельных ее листах по видам иностранных валют. В этом случае кассиру нужно вести аналитический учет по каждому виду иностранной валюты, находящейся в кассе. Производить записи в кассовой книге начинают с остатка денежных средств на начало дня. При учете движения валютных средств остаток отражается в иностранной валюте с указанием рублевого эквивалента по курсу ЦБ РФ, действующему на дату составления отчета кассиром (записи в кассовой книге). В кассовой книге поступление и расход валютных средств отражаются в иностранной валюте с указанием рублевого эквивалента по курсу на дату совершения операций. Остаток на начало и конец дня следует определять по видам валюты.

За тот период, пока иностранная валюта находится в кассе предприятия курс валют, установленный Банком России, может измениться. Тогда, возникают курсовые разницы. Если записи в кассовой книге по приходу и расходу одной и той же суммы в иностранной валюте будут произведены по разным курсам, то, очевидно, что рублевый остаток по кассовой книге не будет соответствовать реальному остатку денежных средств в кассе. Именно по этой причине в кассовой книге необходимо делать дополнительные записи, связанные с отражением курсовой разницы.

Поскольку пересчет стоимости денежных знаков в кассе организации производится на дату совершения операции или отчетную дату (по мере изменения курсов иностранных валют, котируемых ЦБ РФ), поэтому, для того чтобы дополнительных курсовых разниц не возникало по остаткам валютных средств, выдачу в подотчет иностранной валюты, приобретенной на командировочные расходы, целесообразно осуществлять в день ее поступления в кассу с валютного счета.

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ (утвержден Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40) лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней со дня возвращения их из командировки представить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Согласно пункту 7 ПБУ 3/2000, стоимость иностранной валюты в рубли пересчитывают либо на дату совершения операции (день поступления, выдачи денежных средств из кассы), либо на дату составления бухгалтерской отчетности. Организация должна составлять промежуточную бухгалтерскую отчетность за месяц, квартал нарастающим итогом с начала отчетного года (п. 48 ПБУ 4/99). Помимо этого стоимость остатка денежных знаков в кассе предприятия можно пересчитать и по мере изменения курса иностранных валют, согласно котировкам Центрального банка России. Выбор конкретного способа остается за фирмой. Это решение отражают в учетной политике компании. Курсовая разница не является поступлением или расходованием наличной иностранной валюты. Это только изменение ее рублевого эквивалента в зависимости от роста (падения) курса валюты по отношению к рублю. Поэтому оформлять такие операции следует мемориальными ордерами, а не приходными и расходными кассовыми документами.

В бухгалтерском учете движение наличной иностранной валюты в кассе отражается следующими проводками:

Таблица 3. Типовые проводки при кассовых операциях с иностранной валютой

Дебет

Кредит

Хозяйственная операция

50/валютная

касса

Получена с текущего валютного счета и принята к учету в кассу наличная иностранная валюта; приняты к учету дорожные чеки по номиналу

50/валютная

касса

Отражена положительная курсовая разница по остатку валюты в кассе

50/валютная касса

Отражена отрицательная курсовая разница по остатку иностранной валюты в кассе

50/валютная касса

Сдана наличная иностранная валюта в уполномоченный банк

Согласно статье 15.1. Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, штраф за нарушение порядка ведения кассовых операций для организации составляет от 40 000 до 50 000 рублей, для должностных лиц — от 4000 до 5000 рублей.

Учет кассовых операций в иностранной валюте: пошаговая инструкция поступления валюты в кассу

Фирма или любое иное предприятие имеет право получать наличную инвалюту в кассу только в случаях, разрешенных законом. Это происходит в условиях:

  • снятия денег со счета в валюте в уполномоченном банковском учреждении с целью выдачи командировочных сотрудникам, выезжающим за пределы РФ;
  • возврата возможного остатка неиспользованной инвалюты работником после возвращения с поездки.

Процесс описывается так:

Шаги Описание
1. Формируется приказ руководителя о направлении в командировку за пределы РФ сотрудника компании
2. Документ поступает в бухгалтерию
3. Сотрудник бухгалтерии рассчитывает сумму расходов на командировку
4. В уполномоченный банк предоставляется оформленное компанией письмо. Оно составляется в произвольной форме, либо по образцу, разработанному кредитным учреждением
5. Получение заказанной суммы в банковской кассе (валютной)
6. Инвалюта поступает в кассу предприятия, фиксируется приходным ордером по актуальному курсу на день получения
7. У. е. выдаются сотруднику по расходному кассовому ордеру (РКО)

Важно! Денежные суммы в кассовых ордерах фиксируются и в у. е., и в RUB. Последние подлежат пересчету по курсу Банка РФ, актуальному на момент выдачи инвалюты или ее поступления.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Курсовые разницы в кассе организации

За период нахождения у. е. в кассе могут измениться ее официальные котировки. Возникнут КР. Когда в кассовой книге операции по приходу и расходу конкретной величины в инвалюте записываются по различным котировкам, то остаток в RUB будет отличным от его реальной величины. Поэтому не обойтись без дополнительных пометок касательно отражения курсовых разниц. Читайте также статью: → “Курсовые разницы при УСН в 2019”

В отечественные RUB инвалюта пересчитывается на одну из дат:

  • совершения определенной хозоперации;
  • формирования отчетности.

Какой способ выбрать – на усмотрение руководства компании. Но решение принимается не хаотично, а заранее закрепляется в учетной политике.

Когда обороты с наличной инвалютой проводятся редко, то разумнее остановиться на дате формирования бухотчетности. Если же процесс проходит ежедневно, то пересчет наличных у. е. целесообразно проводить по мере того, как меняется курс.

Важно! При отражении курсовой разницы наличная инвалюта не поступает и не расходуется. Поэтому дополнительные кассовые документы не выписываются.

Пример 1.

Компания «Вариант» 20 сентября 2016 г. получила в банке $ 3500 для выдачи командировочных сотрудникам.

Курс Центробанка РФ составлял:

  • 09.2016 (оприходование у. е.) – 59,87 RUB/USD;
  • 09 (выдача под отчет) – 59,92 RUB/USD;
  • 09.2016 (составление отчета) – 59,89 RUB/USD

Бухгалтер компании записал:

Дата Дебет Кредит Сумма, руб. Расчет Пояснение
20.09.2016 50 52 209 545,00 3500·59,87 Наличные доллары оприходованы
21.09.2016 50 91 (1) 175,00 (59,92-59,87) 3500 Курсовая положительная разница отражена
21.09.2016 71 50 209 720,00 3500·59,92 Инвалюта выдана из кассы под отчет
30.09.2016 91 (2) 50 105,00 (59,89-59,92) 3500 Отражена отрицательная КР

Выдача валюты для командировки и ее возврат

Расходы сотрудника на поездку за рубеж состоят не только из затрат на проживание, проезд туда и обратно. Они также включают:

  • издержки на оформление заграничного паспорта (если его до этого не было), визы, медстраховки;
  • сборы консульские и аэродромные;
  • автомобильную страховку и прочие.

Суточные сотруднику выплачиваются в инвалюте по расходному ордеру (РКО). Их величина предусматривается коллективным договором. Сумма формируется с учетом норм, которые установлены для командировок внутренних (время до того, как будет пересечена граница) и для стран, куда направляется сотрудник. Читайте также статью: → “Как заполнить справку о подтверждающих документах? Сроки предоставления, образец заполнения”

Суточные за день переезда из одной страны в иную выплачиваются за нормами нового государства.

Деньги можно отправить сотруднику на банковскую карту. Но это реально только тогда, когда она оформлена не на конкретного человека, а на компанию (юрлицо). По возвращению из деловой командировки сотрудник обязан составить авансовый отчет. Если в наличии подтвержденный документально и утвержденный руководителем перерасход валюты, то ее сумма выдается по РКО. Бухгалтер проводит соответствующие записи.

Пример 2. По возвращению из командировки за границу сотрудник представил авансовый отчет, согласно которому ему необходимо доплатить 200 долларов. Это оформляется так:

Дебет Кредит Сумма, руб. Пояснение
71 50 11 842,00

(200·59,21*)

Сотруднику выдана сумма перерасхода на основании авансового отчета

*Курс доллара на дату утверждения авансового отчета.

Важно! Перерасходованный размер компенсируется сотруднику только в рублях.

Остаток неизрасходованных сумм сдается в кассу. Она приходуется в пересчете на рубли (по курсу на день возврата).

Как выдается инвалюта в банковской кассе

В банковском штатном расписании содержится должность валютного кассира. Сотрудник, который ее занимает, должен ориентироваться на «отлично» в том:

  • каковы существуют виды инвалют и коды;
  • в чем сущность понятия «курс валют»;
  • как отличить по внешним признакам, является ли банкнота подлинной.

Отдельно выделяется касса, в которой хранятся и выдаются деньги в у. е.. При этом она взаимодействует с аналогичными подразделениями (особенно по процессам обменным). Кассовые операции оформляются ордерами расходными и приходными. Число последних незначительное. Это закономерно, поскольку наличность в у. е. в расчетах между физлицами и предприятиями не используется.

Основанием для проведения операций в валютной кассе выступает:

  • заявление клиента на определенную сумму у. е.;
  • платежные документы.

Операции в кассе с у. е. включают:

Шаги Пояснение
1. Предприятие представляет обоснованное заявление на получение у. е. или их возврат
2. Сотрудник-операционист:

– готовит необходимые документы;

– отдает вышестоящему лицу, имеющему право на контрольную подпись;

– относит документы кассиру

3. Валютный кассир проверяет:

– на месте ли все подписи;

– их подлинность;

– соответствие сумм цифрами и прописью;

– номер контрольного талона на руках у клиента и его соответствие с проставленным № на кассовом документе.

Кассир выдает заявленный размер у. е.

4. В конце операционного дня кассир готовит и отправляет своему руководителю (зав. кассой) справку о проделанных за день оборотах
5. Зав. кассой формирует сводный документ об остатках и оборотах. Проводит сверку данных с операционистом

Документы по кассе ежедневно формируются в отдельные папки по возрастанию номеров. Наличие первых экземпляров – обязательное требование.

Учитываются кассовые операции на счетах: 20 203, 20 209, 20 205, 20 210.

Внутри сч. 20202 проводится корреспонденция:

Дт 20 202 Кт 20 202

Наличная инвалюта, находящаяся в остатке, переоценивается по курсу Центробанка РФ.

Важно! Клиент платит банковскому учреждению за валютные операции по тарифам, предусмотренным договором.

Самые распространенные вопросы

Вопрос № 1. Сотрудник, находясь в заграничной командировке, сэкономил некоторую сумму, выданную ему под отчет. Каковы сроки ее возвращения в кассу компании?

Ответ: Неиспользованные наличные следует вернуть в кассу не позднее трех дней (рабочих) после приезда из командировки.

Вопрос № 2. Существуют ли перечень документов, подтверждающих суточные?

Ответ: В авансовом отчете расходованные суточные не нуждаются в подтверждении.

Вопрос № 3. Каков размер суточных за каждый командировочный день за рубежом?

Ответ: Предельный размер, необлагаемый НДФЛ, составляет 2 500 рублей (по РФ – 700,00). Предприятие вправе установить величину суточных самостоятельно, но при этом не забыть об удержании НДФЛ с сумм, превышающих норму.

Вопрос № 4. Работнику выплачен аванс по командировочным перед поездкой. Он потратил личные инвалютные средства и представил все подтверждающие документы. Работник получит сумму перерасчета в валюте?

Ответ: Деньги выплачиваются в рублях по актуальному курсу Центробанка РФ, который зафиксирован в день утверждения авансового отчета.

Вопрос № 5. Во время загранкомандировки сотрудник компании расплачивался за проживание в отеле личной банковской карточкой. Какие подтверждающие документы он должен предоставить, чтобы получить в кассе потраченную сумму?

Ответ: Документы, подтверждающие расходы – квитанции электронного терминала.

Бизнес на внешнем рынке, обмен опытом с зарубежными партнерами предусматривает поездки за границу и проведение операций с инвалютой. Они предполагают абсолютное соблюдение предписаний валютного законодательства в целом, и в ведении кассового учета в частности.

Учет кассовых операций в иностранной валюте

Документальное оформление кассовых операций в иностранной валюте.

Учет кассовых операций в иностранной валюте и его особенности.

Валютная касса должна быть за­страхована страховой организацией. В оборудование кассы долж­ны входить: каталоги (справочники) отличительных признаков определения подлинности, платежности иностранных валют, тех­нические приборы для проверки подлинности купюр наличной иностранной валюты.

Прием наличной иностранной валюты в кассу предприятия возможен из следующих источников:

Ø нерезидентов в оплату обязательств по контрактам, по договорам займа;

Ø торговля на выставках (ярмарках) за пределами Республики Беларусь;

Ø внесенная в кассу в качестве вклада в уставный фонд;

Ø осуществление розничной торговли и оказание услуг физи­ческим лицам на территории Республики Беларусь в соответствии с законодательством;

Ø ранее выданная из кассы (со счета) организации в соответ­ствии с законодательством, но не полностью использованная;

Ø в иных случаях, установленных законодательством.

Бухгалтерия организации оформляет прием наличной ино­странной валюты приходным кассовым ордером формы № КО-1В. В приходном кассовом ордере указывается основание для его составления, прилагаемые к нему доку­менты. В подтверждение факта при­ема наличной иностранной валюты лицу, внесшему иностранную валюту, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписью главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом кассира или оттиском кас­сового аппарата).

При приеме наличной иностранной валюты кассиры предпри­ятий обязаны проверять ее подлинность и платежность.

Полученная наличная иностранная валюта может быть израс­ходована организацией на следующие цели:

Ø для оплаты расходов, связанных с поездками за границу;

Ø международным перевозчикам (экспедиторам) для оплаты расходов, если законодательством их оплата предусмотрена в иностранной валюте;

Ø для оплаты виз командируемым работникам организации;

Ø для выплаты физическим лицам-нерезидентам заработной платы, премий и иных видов вознаграждений в соответствии с заключенными договорами;

Ø и другое.

Выдача наличной иностранной валюты производится по рас­ходным кассовым ордерам формы № КО-2в или платеж­ным ведомостям с наложением на них реквизитов расходного кас­сового ордера либо приложением расходного кассового ордера на общую сумму платежной ведомости. Расходный кассовый ордер оформляется в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, уполномочен­ным руководителем. В случаях, когда на прилагаемых к расходному кассовому ор­деру документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешитель­ная надпись руководителя, подпись его на расходном кассовом ордере не обязательна.

При выдаче наличной иностранной валюты кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, проверяет правильность заполнения бухгалтером реквизитов предъявленного документа (наименование, серия и номер доку­мента, кем и когда он выдан) и отбирает расписку получателя.

В расходных кассовых ордерах указываются основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

До передачи в кассу приходные и расходные кассовые ордера за­полняются и регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в наличной иностранной валюте (форма № 1, № 1-а). Журналы регистрации построены та­ким образом, что по их записям контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных валютных средств, прове­ряется полнота произведенных кассиром операций.

При выдаче валюты по платежным ведомостям на ее титульном листе делает­ся разрешительная надпись руководителя и главного бухгалтера с указанием срока выдачи и суммы наличной иностранной валюты прописью. По истечении установленного срока выдачи валюты кассир в платежной ведомости против фамилии лица, не получив­шего валюту, ставит штамп или надпись «Депонировано» и со­ставляет реестр депонированных сумм, а на титульном листе пла­тежной ведомости делает запись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах наличной иностранной ва­люты и скрепляет эти записи своей подписью. Не выплаченная в установленные сроки валюта должна быть внесена на текущий валютный счет организации. На сумму сдава­емых в банк валютных средств составляется один общий расход­ный ордер.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей кассир должен проверить:

ü наличие и подлинность подписей руководителя организации, главного бухгалтера или лиц их заменяющих;

ü правильность их оформления;

ü наличие перечисленных приложений;

Кассовые документы должны заполняться четко и ясно, без подчисток и помарок. Ника­ких исправлений, даже и оговоренных, в кассовых документах не допускается. В случае несоблюдения этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для над­лежащего оформления.

Приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомос­ти при приеме или выдаче по ним наличной иностранной валюты подписываются кассиром. Приложенные к ним документы долж­ны быть погашены штампом или надписью «Оплачено» с указани­ем даты (число, месяц, год).

Кассир ведет кассовою книгу формы № КО-4в, которая должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана печатью, а количество листов заверено подписями ру­ководителя предприятия и главного бухгалтера. Кассовая книга является регистром аналитического учета счета 50-4 «Ва­лютная касса». Каждый лист кассовой книги состоит из двух рав­ных частей. Неотрывная часть листа (с горизонтальной разлинов­кой) как первый экземпляр остается в кассовой книге. Отрывная часть листа (без горизонтальной разлиновки) является вторым эк­земпляром и заполняется с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Вторые экземпляры листов служат отче­том кассира.

На каждом листе кассовой книги проставляются дата и остаток наличной иностранной валюты за предыдущий день (период).

Записи в кассовой книге начинаются на лицевой стороне не­отрывной части листа после строки «Остаток на начало дня». По мере проведения операций в иностранной валюте в течение дня кассиром производятся записи по приходу (расходу) в разрезе ви­дов иностранных валют (наименование, сумма). В конце рабочего дня кассир выводит исходящий остаток (в разрезе видов ино­странных валют, наименование, сумма) и передает отчет в бухгал­терию со всеми приходными и расходными документами. Подчистки и незаверенные исправления в кассовой книге не допускаются. Исправления заверяются подписями кассира и глав­ного бухгалтера. Кассовая книга может вестись с помощью технических средств.

Полученные бухгалтерией кассовые отчеты и документы обра­батываются. При этом каждая запись проверяется по существу, сверяется с первичным документом, после чего в отчете простав­ляется номер корреспондирующего со счетом 50-4 «Валютная кас­са» синтетического счета и субсчета, которые затем переносятся в особую графу кассового отчета.