Офис менеджер это секретарь

С каждым годом количество должностей, вводимых современными компаниями, неуклонно растет. Если пару десятков лет назад практически все административные работники назывались секретарями, то сегодня куда более популярным словом стало «менеджер». Достаточно добавить к нему соответствующую приставку, чтобы определить обязанности сотрудника. Менеджеры по персоналу, по рекламе, по работе с клиентами, по продвижению бренда, по продажам – продолжать этот список можно до бесконечности. Мы же поговорим о профессии, должностные функции представителей которой для многих являются тайной за семью печатями.

Определения

Офис-менеджер – сотрудник компании, ответственный за текущую работу офиса. Данная должность является управленческой. Сотрудник становится своеобразным посредником между рядовым персоналом, начальством, а иногда и клиентами. На плечи менеджеров также ложатся делопроизводство, обеспечение офиса канцтоварами и прочими расходными материалами, контроль над рабочим состоянием техники и различные секретарские обязанности. К разряду последних относятся регистрация корреспонденции, ведение учета звонков, организация совещаний, встреча посетителей и т. д. В большой компании может существовать несколько офис-менеджеров, закрепленных за своими отделами. Спрос на таких специалистов является достаточно высоким. Соискатели на данную вакансию должны обладать грамотной речью, навыками ведения делопроизводства, знанием ПК и высокой скоростью печати, опытом административной работы.

Секретарь

Секретарь – офисный работник с широким кругом обязанностей. Он является главным помощником и правой рукой руководителя. Сотрудник принимает телефонные звонки и встречает посетителей, решает организационные вопросы, планирует рабочее время начальника, занимается ведением делопроизводства. К секретарям сегодня предъявляются довольно высокие требования. Они должны быть ответственными, исполнительными, коммуникабельными, аккуратными, обладать знанием ПК и иностранных языков. Сам термин «секретарь» происходит от латинского «секрет». В Древнем Риме так называли доверенных лиц мужского пола. Секретари при царских дворах не только записывали указы, но и зачастую сосредотачивали в своих руках большую власть. С изобретением печатной машинки профессия стала считаться скорее женской, нежели мужской.

Сравнение

Любая серьезная и достаточно крупная компания имеет в своем штате обе этих должности. Менеджер контролирует работу офиса и обеспечивает его необходимыми материалами, следит за состоянием техники и устанавливает связь между сотрудниками и руководителем. В некоторых организациях в его обязанности также входит общение с клиентами. Тогда как секретарь выполняет личные поручения руководителя и является его главным помощником. Он перенаправляет начальству поступающие звонки, организует встречи, подготавливает необходимую документацию. Основное отличие офис-менеджера от секретаря заключается в том, что первый считается управленцем. В его подчинении находится административный персонал, чью работу должен координировать сотрудник. Тогда как секретарь не может похвастаться такими полномочиями. Он состоит в подчинении у руководителя и зачастую не имеет права самостоятельно принимать решения.

Офис-менеджер

Если офис-менеджер является организатором, то секретаря принято считать исполнителем. Функции первого можно разделить на управленческие, административные, хозяйственные, контрольные и отчетные. Тогда как круг обязанностей секретарей намного уже. Но, несмотря на это, требования к ним предъявляются более жесткие. Поскольку секретарь является правой рукой руководителя, он должен соответствовать всем представлениям начальника об идеальном помощнике. Поэтому такой сотрудник должен, условно говоря, уметь и варить вкусный кофе, и завязывать галстук. Что же касается должности офис-менеджера, то ее способен занять любой образованный и коммуникабельный человек, обладающий навыком работы с ПК и умеющий обращаться с офисной техникой.

Подведем итог, в чем разница между офис-менеджером и секретарем.

Офис-менеджер Секретарь
Контролирует работу офиса Выступает правой рукой руководителя
Является управленцем Не имеет права самостоятельно принимать решения
Организатор Исполнитель
Обладает более широким кругом обязанностей Функции несколько уже
К соискателю не предъявляется высоких требований Кандидат на должность подбирается с учетом пожеланий начальства и его представлений об идеальном помощнике

ПРОФЕССИЯ ОФИС-МЕНЕДЖЕРА

Булычёва А.С.

Тамбовский государственный университет им. Г.Р.Державина

Должность «офис-менеджер» появилась сравнительно недавно. С развитием рынка и ростом числа частных российских и крупных зарубежных компаний эта профессия становилась все более востребованной. Офис-менеджер — это первый сотрудник, которого видят клиенты и партнеры, приходя в офис, и по впечатлению от которого они формируют первое представление о компании, об уровне ее культуры, об отношении к клиентам и даже успешности.

Офис-менеджер – это руководящая должность. Чаще всего офис-менеджером называют секретаря или администратора офиса. Помимо обычных секретарских обязанностей на него могут возлагаться координация деятельности ряда служб компании (например, автомобильной), исполнение поручений сотрудников, как руководящих, так и рядовых. Офис-менеджеры играют решающую роль в организации коммуникации и потоков информации в современном офисе. Часто они становятся первыми, с кем общаются клиенты и партнеры компании, — своего рода менеджерами по связям с общественностью на передовой .

Профессиональные требования к офис-менеджеру условно можно разделить на общие (базовые), дополнительные и специальные.

К общим требованиям относят, например, опыт работы по данной профессии (в должности офис-менеджера или в аналогичной должности – помощник руководителя, секретарь и др.) от полугода до трех лет (в зависимости от статуса должности, на которую в данном случае претендует соискатель).

В качестве дополнительныхтребований часто упоминаются следующие требования: наличие у соискателя опыта административно-хозяйственной работы и/или работы с персоналом, дополнительное образование (второе высшее, а также различные формы повышения квалификации, в первую очередь в области менеджмента), продвинутый уровень владения иностранным языком и т. д.

Специальные требования к профессиональной подготовке офис-менеджера: понимание специфики деятельности предприятия, владение соответствующей терминологией и лексиконом, профессиональное владение методами руководства в условиях, аналогичных условиям предприятия (практический менеджмент – от полугода и более), наличие некоторых специальных знаний и т. д.

Не менее строго оцениваются и деловые качестваофис-менеджера, в первую очередь, организаторские способности, то есть способность руководить подчиненными сотрудниками .

Главной целью офис-менеджера является его эффективность, но эффективность, достигаемая не ради нее самой, а ради результативности деятельности предприятия в целом. Наиболее значимы в работе офис-менеджера следующие задачи: закупки с целью обеспечения офиса всем необходимым; обеспечение пропускного режима; обеспечение офиса и сотрудников связью (интернет, телефон); управление зданием (оформление собственности) или взаимодействие с арендодателями; обеспечение ремонта офисного оборудования; организация и поддержание надлежащих условий работы в офисе в течение дня; обеспечение функционирования рабочих мест персонала офиса посредством проведения профилактических и сервисных работ, а также путем замены (восстановления) необходимого офисного оборудования, имущества и материалов (канцтоваров, оргтехники, мебели и т.п.); оперативное организационное обеспечение сотрудников в соответствии с содержанием поступающих от них заявок (на устранение неисправностей и сбоев в работе офисного оборудования и т.д.); подбор персонала и руководство им; ведение кадрового учета (ведение и учет трудовых книжек, составление приказов, трудовых договоров и пр.); создание благоприятного микроклимата в коллективе; предупреждение и разрешение трудовых конфликтов; ведение деловых переговоров, подготовка и реализация сделок; обеспечение физической безопасности сотрудников и материальных ценностей офиса путем установления и поддержания соответствующего режима охраны труда и техники безопасности, пожарной безопасности, информационной безопасности, а также надлежащей организации охраны офиса .

На данный момент отсутствуют четко прописанные профессиональные стандарты и должностные обязанности офис-менеджера, которые во многом зависят от специфики деятельности, масштаба, структурной организации компании и даже от личности руководителя. Но в любом случае, главной функцией офис-менеджера является обеспечение гармоничной и координированной работы офиса.

В небольших организациях иногда на офис-менеджера возлагаются обязанности по ведению первичной бухгалтерии. На торговых предприятиях очень часто бывает так, что офис-менеджер выполняет должность менеджера по работе с клиентами и занимается координацией продаж.

Таким образом, офис-менеджер — это специалист, отвечающий за организационное единство корпорации, за то целое в компании, что должно оставаться стабильным вне зависимости от внутриполитического контекста и других изменений. Офис-менеджер вправе выполнять определенные проекты в пределах своей компетенции (изучение новых товаров и услуг, совершенствование систем работы компании). Эта позиция требует большей самостоятельности, чем должность просто секретаря .

Список использованных источников:

Описание профессии

Профессия тесно пересекается с секретарем. Референт — это должностное лицо в организации, и он является непосредственным помощником своего руководителя.

Обязанности референта — подбор материалов документального характера для ознакомления и изучения руководством компании, составление докладов, консультации по различным вопросам. Но чаще можно встретить комбинированную должность — секретарь-референт, в которой функции референта выполняет секретарь.

Референт — это, прежде всего, человек, помогающий и облегчающий работу руководителя. Во все времена в цивилизованном обществе, начальники любых рангов опирались на своих верных и исполнительных помощников, которые, обладая определённой властью, выполняли различные поручения, записывали указы, мудрые мысли и размышления руководителя.

Функции современных секретарей-референтов — делопроизводство, работа с базами данных, организация и координация связи между отделами, непосредственная помощь руководителю, обеспечение его комфортной работы.

Личные качества

Немаловажные качества — коммуникабельность, общительность, высокая степень ответственности. Ведь руководитель полностью доверяет профессионализму секретаря-референта. Подвести руководителя — значит поставить пятно на его репутации и самой организации.

Требования, предъявляемые руководителями к личности референта довольно обширны. Кроме высокого уровня владения профессией требуется пунктуальность, находчивость, исполнительность, организационные способности, приятная внешность.

Образование (Что надо знать?)

Референту понадобятся навыки работы на компьютере и другой оргтехнике, знание офисных программ, хорошая скорость печати, владение иностранными языками. Профессию референта отдельно получить в нашей стране затруднительно.

Некоторые учебные заведения по подготовке секретарей вводят в курс программу реферирования. Так что, желающие работать по специальности секретарь-референт могут получить её в техникумах, на курсах секретарей, переводческих курсах. Но на работу все-таки берут с образованием и лучше с высшим.

Место работы и карьера

Профессия очень массовая. Специалисты требуются в любых офисных организациях. Профессия секретарь-референт — отличная стартовая площадка для многих молодых людей. Узнать изнутри работу офиса, принципы работы с документацией, архивами, ведение протоколов, составление приказов, работа с корреспонденцией, посетителями и телефонными звонками — все это бывает очень полезно для будущей карьеры менеджера.

Работа личного ассистента
Личный ассистент анонимно рассказал, почему нельзя часто ходить в туалет, зачем знать, как выглядит министр экономического развития, и что будет, если разочаровать начальника.

Родственные профессии:

Архивариус, Архивариус (архивист), Менеджер по персоналу, Офис-менеджер, Секретарь

Полезные курсы:

Центр речевой культуры: Основы публичного выступления

Направление: Человеческий капитал

Екатеринбургский государственный театральный институт

Все курсы по направлению Человеческий капитал

Где учиться?

Вузы по специальности Специальность Формы
обучения
Стоимость за год
(рубли)
Проходной
балл (2018 г.)
Институт гуманитарного образования Документоведение и архивоведение Очная (4 года)
Заочная (5 лет)
бесплатно (10 мест)
108 000
32 700
Факультет документальных коммуникаций и туризма Документоведение и архивоведение Очная (4 года)
Заочная (5 лет)
бесплатно (8 мест)
119 900
46 000
от 182
Факультет Евразии и Востока Зарубежное регионоведение Очная (4 года) бесплатно (3 места)
120 400
от 240
Институт лингвистики и международных коммуникаций Зарубежное регионоведение Очная (4 года) бесплатно (6 мест)
126 900
от 253
Уральский гуманитарный институт Документоведение и архивоведение Очная (4 года)
Заочная (5 лет)
бесплатно (15 мест)
138 700
70 000
от 226
Уральский гуманитарный институт Зарубежное регионоведение Очная (4 года) бесплатно (9 мест)
175 000
от 266

Колледжи и техникумы по специальности Специальность Прием на базе
9 классов
Прием на базе
11 классов
Стоимость за год
(рубли)
очная заочная очная заочная
Документационное обеспечение управления и архивоведение 2 г 10 бесплатно (25 мест)
Екатеринбургский промышленно-экономический колледж Документационное обеспечение управления и архивоведение 310
Документационное обеспечение управления и архивоведение 2 г 10 1 г 10 бесплатно (25 мест)
51 000
Документационное обеспечение управления и архивоведение 2 г 10 1 г 10 2 г 04 40 000
44 700
28 400

Чем отличается работа секретаря от офис-менеджера, чем ни похожи, можно ли совмещать и какая должность лучше — далее в материале.

Работа в комфортных условиях мечта каждого человека. Поэтому многим предпочтителен вариант рабочего места за столом в кабинете, чем где-то еще.
Профессий и специальностей офисных работников тысячи: от делопроизводителей до юристов или бухгалтеров, судей или инженеров-проектировщиков.
Есть и те, что отличаются от них. Поговорим о секретарях и офис-менеджерах.

Кто это? Чем занимаются, почему их часто путают и они взаимозаменяемы?

Наличие специалистов хорошо, но не менее востребованы и эти перечисленные вакансии. Существует некоторый регламент, по которому офис-менеджер организатор заданий, а секретарь их исполнитель.

Также на западе секретарь и офис-менеджер по сути одно лицо. У нас они пока еще разные профессии, но именно секретари часто выполняют функции офисных управленцев. То есть передают указания начальника и контролируют результат.

Так в чем же отличие? Или его нет?
Есть. Секретарь имеет узкую специализацию и занимается ведением документации, работает со звонками, выполняет поручения шефа и сопровождает его, регистрирует множество важных бумаг и ведет журналы.
Конечно, некоторым секретарям приходится организовывать работу офиса, следить за всем и «подгонять». Тогда уже это секретарь с обязанностями офис-менеджера.
Такое случается, несмотря на то, что в трудовом договоре будет указанна должность секретаря.

Важно! Офис-менеджеры несут больше ответственности и должны выполнять более сложные задачи, чем секретарь. Поэтому заработная плата у них гораздо выше.
Если секретарь берет на себя такую нагрузку по выполнению задач офис-менеджера, то это должно быть согласованно с работодателем и оплачиваться соответственно.

Может ли секретарь стать офис-менеджером? Да, так как менеджер офиса является той ступенью, куда «растут» секретари по служебной лестнице наверх.

Важно! Менеджер офиса — это собирательная специальность, в которую входит из каждой офисной профессии понемногу. Например, делопроизводство, отдел продаж, кадровые дела, бухгалтерия и корпоративное право.

Многие офисные менеджеры в прошлом долгое время работали помощниками или ассистентами руководителя, секретарями и т. п.

Именно из секретарей получается хорошие офис-менеджеры, так как они знают работу компании изнутри, понимают и знают как происходит весь рабочий процесс с самого нуля.

Важно! Не нужно путать администратора офиса и менеджера офиса. Должности разные, задачи тоже. Первый — это только административная работа с выдачей справочных данных и информации, а второй — управленческая и исполнительские функции.

Интересуетесь профессией секретаря?

Хотите узнать больше и получить новые навыки?
Записывайтесь на наши курсы прямо сейчас!
Ждем Вас!