Объяснительная записка об ошибке в работе бухгалтера

по делу об административном правонарушении

Мировой судья судебного участка Кореневского района Курской области А.В.Захарченко, рассмотрев материалы административного дела в отношении:

Клименко Е.А.1, <ДАТА2> рождения, <ОБЕЗЛИЧЕНО>У С Т А Н О В И Л :

Клименко Е.А.1 <ДАТА3> в <ОБЕЗЛИЧЕНО> на объекте по адресу<АДРЕС> допустила нарушение лицензионных требований при осуществлении фармацевтической деятельности. При проведении плановой выездной проверки в <ОБЕЗЛИЧЕНО> были выявлены следующие нарушения лицензионных требований при осуществлении лицензиатом фармацевтической деятельности:

1. Нарушаются лицензионные требования, определенные в подпунктах «А» и «3» пункта 5 Постановления Правительства Российской Федерации № 1081 от 22.12.2011г. «О лицензировании фармацевтической деятельности» (наличие у лицензиата необходимого оборудования (п.п. «А»), а также соблюдение лицензиатом, осуществляющим хранение лекарственных средств для медицинского применения, — правил хранения лекарственных средств для медицинского применения (п.п. «3»).

1.1. Нарушаются требования пункта 40 приказа Минздравсоцразвития РФ от 23.08.2010г. № 706 «Об утверждении правил хранения лекарственных средств», в соответствии с положениями которого: хранение лекарственных препаратов для медицинского применения осуществляется в соответствии с требованиями государственной фармакопеи и нормативной документации, а также с учетом свойств веществ, входящих в их состав. В связи с тем, что спиртосодержащие лекарственные препараты, такие как спиртовые настойки, экстракты, являются легковоспламеняющимися, их хранение должно осуществляться в металлическом шкафу.

На момент проверки металлический шкаф отсутствует, в то время как в наличии в аптечной организации имеются спиртосодержащие лекарственные препараты.

1.2. Нарушаются требования пункта 5.4 приказа Минздрава РФ от <ОБЕЗЛИЧЕНО> «Об утверждении Отраслевого стандарта «Правила отпуска (реализации) лекарственных средств в аптечных организациях. Основные положения», пункта 32 главы VI приказа Минздравсоцразвития РФ от 23.08.2010г. № 706 «Об утверждении правил хранения лекарственных средств» в части несоблюдения условий хранения термолабильных лекарственных средств, установленных производителем. На момент проверки при температуре 22°С хранились следующие лекарственные препараты:

Наименование лекарственного препарата

Серия

Кол-во, упак.

Температура хранения в аптечной организации

Температура хранения, установленная производителем

Хлорофиллипта раствор фл. 100,0

Гризеофульвин таб. 125 мг

Бициллин-5фл. 1200000ЕД+300000ЕД

Эринит таб. № 50

Эхинацеи настойка фл. 50,0

Пектуссин таб. № 10

Бициллин-3 фл. 600000 ЕД

Теймурова паста туба 30,0

Бесалол таб. № 6

Бесалол таб. № 6

Пустырника настойка фл. 25,0

Перца стручкового настойка фл. 25,0

Муравьиный спирт фл. 50,0

Бриллиантовый зеленый р-р фл. 25,0

Офтан катахром капли фл. 10,0

Эритромициновая мазь 15,0

Нитросорбит таб. 10 мг №50

1.3. Нарушается требование пунктов 5.2 и 5.4. приказа Минздрава РФ от 04.03.2003г. № 80 «Об утверждении Отраслевого стандарта «Правила отпуска (реализации) лекарственных средств в аптечных организациях. Основные положения», в соответствии с положениями которых: при хранении лекарственных препаратов (лекарственных средств) используются следующие способы систематизации: по токсикологическим и фармакологическим группам; по способу применения. Лекарственные препараты (лекарственные средства) следует хранить раздельно с учетом их физических и физико-химических свойств, воздействия на них различных факторов внешней среды в соответствии с установленными требованиями.

На момент проверки на витринах торгового зала, а также в материальных шкафах торгового зала осуществляется совместное хранение лекарственных препаратов, относящихся:

— к разным фармакологическим группам <ОБЕЗЛИЧЕНО>

— к разному способу применения <ОБЕЗЛИЧЕНО>

2. Нарушаются лицензионные требования, определенные в подпункте «Г» пункта 5 Постановления Правительства Российской Федерации № 1081 от 22.12.2011г. «О лицензировании фармацевтической деятельности» (соблюдение лицензиатом, осуществляющим розничную торговлю лекарственными препаратами для медицинского применения: 1) правил отпуска лекарственных препаратов для медицинского применения, 2) требований части 6 статьи 55 Федерального закона «Об обращении лекарственных средств», 3) установленных предельных размеров розничных надбавок к фактическим отпускным ценам производителей на лекарственные препараты, включенные в перечень жизненно необходимых и важнейших лекарственных препаратов).

2.1 Нарушается требование пункта 6.11 приказа Минздрава РФ от 04.03.2003 г. №80 «Об утверждении Отраслевого стандарта «Правила отпуска (реализации) лекарственных средств в аптечных организациях. Основные положения», в соответствии с положениями которого: для информации о лекарственных препаратах и других товарах, разрешенных к отпуску из аптечных организаций, могут быть использованы витрины различного типа, где выставляются лекарственные препараты, отпускаемые без рецепта врача, и образцы имеющихся товаров.

На момент проверки на витрине были выявлены лекарственные следующие препараты, которые согласно инструкции по применению, должны отпускаться по рецепту врача: «Рибомунил таб. №4», «Актиферрин капли фл.», Диклофенак №10 свечи», «Пилобакт таб», «Назонекс спрей», «Изофра спрей», «Полидекса спрей».

2.2 Нарушается требование пункта 19 Постановления Правительства РФ от 19.01.1998 года №55 «Об утверждении правил продажи отдельных видов товаров», в соответствии с положениями которого: продавец обязан обеспечить наличие единообразных и четко оформленных ценников на реализуемые товары с указанием наименования товара, его сорта, цены за вес или единицу товара, подписи материально ответственного лица или печати организации, даты оформления ценника. На момент проверки на витрине были выявлены в наличии ценники на лекарственные препараты, на которых отсутствовала подпись материально-ответственного лица <ОБЕЗЛИЧЕНО>

2.3 Нарушаются требования приказа Минздравсоцразвития России от 26.04.2011 года №351 н «О внесении в приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 15.09.2010 года №805 н «Об утверждении минимального ассортимента лекарственных препаратов для медицинского применения, необходимых для оказания медицинской помощи». На момент проверки в аптечной организации отсутствуют следующие лекарственные препараты: <ОБЕЗЛИЧЕНО>

3. Нарушаются лицензионные требования, определенные в подпункте «Ж» пункта 5 Постановления Правительства Российской Федерации № 1081 от 22.12.2011г. «О лицензировании фармацевтической деятельности» (соблюдение требований статьи 57 Федерального закона «Об обращении лекарственных средств»).

3.1. Нарушаются требования пункта 12 главы III приказа Минздравсоцразвития РФ от 23.08.2010г. № 706 «Об утверждении правил хранения лекарственных средств», а также статьи 57 Федерального закона № 61-ФЗ от 12.04.2012г. «Об обращении лекарственных средств», положения которого запрещают продавать фальсифицированные, недоброкачественные, контрафактные лекарственные средства. На момент проверки вналичии выявлен лекарственный препарат <ОБЕЗЛИЧЕНО> все серии которого, в соответствии с письмом от 27.02.2013г. № 04И-192/1З Росздравнадзора России, является недоброкачественным и подлежит изъятию из обращения. Данные нарушения действующего законодательствапри осуществлении фармацевтической деятельности <ОБЕЗЛИЧЕНО> 307410 <АДРЕС>, свидетельствуют о нарушении лицензионных требований, определенных в подпунктах «А», «Г», «Ж» «3» пункта 5 Положения о лицензировании фармацевтической деятельности, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 22.12.2011г. N 1081 «О лицензировании фармацевтической деятельности», относятся к категории «грубых». По данному факту главнымспециалистом -экспертом отдела лицензирования медицинской и фармацевтической деятельности комитета здравоохранения Курской области составлен протокол об административном правонарушении в отношении Клименко Е.А. по ч.4 ст.14.1 КоАП РФ — осуществление предпринимательской деятельности с грубым нарушением условий, предусмотренных специальным разрешением(лицензией). Надлежаще извещённаяКлименко Е.А. о месте и времени рассмотрения дела в судебное заседание не явилась, ходатайство об отложении рассмотрения дела от неё не поступило, поэтому согласно п. 6 Постановления№5 Пленума Верховного Суда РФ от 24.03.2005 года «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса РФ об административных правонарушениях» и ст. 29.6 Кодекса РФоб административных правонарушения, суд считает возможным рассмотреть дело в её отсутствие. Изучив материалы дела,мировой судья приходит к выводу, что вина Клименко Е.А.1 в совершении административного правонарушения, ответственность за которое предусмотрена ст.14.1 ч.4 КоАП РФ, подтверждается протоколом об административном правонарушении (Протокол об административном правонарушении <НОМЕР> от <ОБЕЗЛИЧЕНО>), согласно которому Клименко Е.А.1 допущены нарушения лицензионных требований при осуществлении фармацевтической деятельности; копией акта проверки комитета здравоохранения Курской области юридического лица; копией распоряжения органа государственного контроля (надзора) о проведении плановой выездной проверки юридического лица <НОМЕР> от <ОБЕЗЛИЧЕНО>, копией лицензии на осуществление фармацевтической деятельности и другими материалами дела. Санкция ч.4ст. 14.1 КоАП РФ предусматривает наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей. В соответствии со ст.2.4 КоАП РФ должностное лицо, совершившее административное правонарушение, несет административную ответственность, если КоАП РФ не установлено иное. Согласно ч.2ст.4.1 КоАП РФ, при назначении наказания должностному лицу учитываются характер совершенного им административного правонарушения, личность виновного, его имущественное положение, обстоятельства, смягчающие административную ответственность, и обстоятельства, отягчающие административную ответственность.

Клименко Е.А.1 впервые привлекается к административной ответственности по ст.14.1 ч.4 КоАП РФ, согласно ст.4.2 КоАП РФсудья относит данный факт к обстоятельствам, смягчающим административную ответственность. Учитывая характер <ФИО2> административного правонарушения, обстоятельства, смягчающие административную ответственность мировой судья считает необходимым назначить Клименко Е.А.1 наказание за совершенное правонарушение в виде административного штрафа в размере 4000 рублей. На основании выше изложенногои руководствуясь ст. 29.10 Кодекса РФ об административных правонарушениях,

П О С Т А Н О В И Л :

Клименко Е.А.1 признать виновной в совершении административного правонарушения, предусмотренного ст. 14.1 ч.4 Кодекса РФ об административных правонарушениях и подвергнуть наказанию в виде административного штрафа в размере 4000 (четыре тысячи) рублей с перечислением денежных средств на расчётный счёт 40101810600000010001 ГРКЦ ГУ Банка России по <ОБЕЗЛИЧЕНО> г.Курск БИК 043807001 ОКАТО 38401000000 ИНН 4629040037 КПП 463201001 УФК по <ОБЕЗЛИЧЕНО> ( комитет здравоохранения <ОБЕЗЛИЧЕНО>) КБК 80411690020020000140. Разъяснить правонарушителю положения ст.32.2 Кодекса РФоб административных правонарушениях, предусматривающие уплату штрафа не позднее 30 дней со дня вступления постановления в законную силу и направление документа, свидетельствующего об уплате штрафа, а также ответственность за неуплату административного штрафа, предусмотренную ст.20.25 ч.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Постановление может быть обжалованочерез мирового судью в Кореневский райсуд в течение 10 суток с момента вручения или получения копии постановления. Мировой судья А.В.Захарченко

Объяснительная записка об ошибке в работе бухгалтера — Объяснительная записка об ошибке в работе — образец

Образец заполнения объяснительной записки об ошибке в работе
Объяснительная записка об ошибке в работе — образец-2016-2017
Пишем объяснительную записку об ошибке в работе — инструкция и примеры
Как написать объяснительную записку об ошибке в работе
Как правильно писать объяснительную записку на работе
Объяснительная записка: как оправдаться в различных ситуациях

Объяснительная записка — это деловой документ, находящийся во внутреннем обращении организации-работодателя. Руководство в силу трудового законодательства обязано взять с работника этот документ при совершении любого проступка, прежде чем принимать решение о наказании, поэтому содержание записки изначально должно быть направлено на объяснение причинно-следственной связи между поступком и его причинами. Разберемся, как правильно писать объяснительную, которая может даже служить доказательством в суде в рамках трудового спора. Если работник совершил дисциплинарный проступок или в организации произошел какой-либо случай неординарного характера, виновные лица должны написать объяснительные записки. Статья Трудового кодекса РФ четко регулирует алгоритм действий работодателя в ситуации, когда было зафиксировано нарушение. Первым делом он обязан затребовать «письменное объяснение» и только спустя два рабочих дня может привлечь виновных лиц к ответственности. Иногда содержание объяснительной записки может вызвать не понимание и сочувствие руководства, а смех или недоумение. Однако, статус этого документа довольно высок, чтоб не зачитывать в суде или проверяющим из инспекции по труду юмористические рассказы авторства работников, специалистам по кадрам желательно разъяснить заранее, как правильно написать объяснительную записку. Для начала нужно определить для какой ситуации необходима объяснительная записка. Образец можно разместить в отделе кадров, а также снабдить работников памяткой о правилах составления деловых документов. Что необходимо включить в шаблон? Достаточно руководствоваться принципами делового документооборота:. В документе не должно быть отвлеченных рассуждений, заявлений и просьб. Его цель — объяснение события, а не просьба о снисхождении. Руководству придется проанализировать описанные причины и решить, являются ли они достаточно уважительными в каждом конкретном случае. Прежде чем работник напишет свои пояснения, начальство должно их запросить. Практика показывает, что устного распоряжения часто недостаточно, потому что, в случае судебного рассмотрения ситуации, его «к делу не пришьешь». Поэтому обмен бумагами должен начать именно руководитель. Он должен выдать своему подчиненному соответствующее предписание под роспись. Этот документ носит произвольную форму, но должен быть зарегистрирован в установленном для исходящей корреспонденции порядке. Выглядеть такое распоряжение может примерно так:. Общество с ограниченной ответственностью «Пример». ИНН , КПП В соответствии со статьей Трудового кодекса РФ прошу Вас в течение двух рабочих дней со дня получения настоящего предписания представить. Пухова 2 июня года. Документ можно вручить лично, либо направить по почте заказным письмом. Вместе с предписанием не будет лишним направить и копию самого акта о проступке, составленного по всем правилам и подписанного комиссией. Если работник не хочет подписывать, что получил предписание, отсутствие подписи можно зафиксировать письменно, с подписями двух свидетелей. Ситуации, когда человек опоздал на работу или отсутствовал на своем рабочем месте несколько часов, а то и весь день, являются достаточно распространенными. Поскольку такие случаи являются дисциплинарными проступками руководство должно затребовать от работника объяснительную записку. Трудовой кодекс РФ не содержит требований к «визуальному оформлению» письменных объяснений, чаще всего этот документ пишут от руки. Аргументация также оставлена на усмотрение автора. При этом начальство не имеет права как-то влиять на содержание документа и аргументы. Выглядеть это может примерно так: Я, Кошкин Марат Сергеевич, опоздал на работу 1 июня года на 1,5 часа в связи с тем,. События я могу подтвердить документально. Очевидно, что если причина проступка была уважительной, работнику лучше подтвердить ее соответствующими документами и упомянуть об этом в пояснениях. После того, как документ получен от работника, его необходимо зарегистрировать в установленном порядке, как входящую корреспонденцию, с проставлением регистрационного номера и даты. Копию объяснительной с регистрационными данными нужно вручить работнику. Никаких особых требований к их форме нет. Руководство должно потребовать объяснений, но работник может отказаться их дать. На размышление закон дает всего два рабочих дня. Этот докумет может составить та же комиссия, которая до этого составила акт о самом нарушении дисциплины. Лучше всего делать это в присутствии нарушителя, чтобы тут же его с этим актом и ознакомить. Важно помнить, что даже если составление всех этих документов покажется кому-то ненужной бюрократией, они играют решающую роль при возникновении спора между работником и работодателем. Если такой спор попадет в суд и встанет вопрос об отмене дисциплинарного взыскания или даже о восстановлении на работе, все эти документы могут послужить доказательством правильных и обоснованных действий работодателя. Ведь судебная практика свидетельствует о том, что последствия пренебрежения объяснительными оказываются иногда очень тяжелыми. В качестве доказательства можно привести апелляционное определение Московского городского суда от Основанием для это послужило отсутствие письменных объяснительных по факту отсутствия на рабочих местах. Судьи сделали вывод, что порядок применения дисциплинарного взыскания не соблюден и обязал руководство организации выплатить восстановленным лицам среднюю заработную плату за вынужденный прогул. Таких решений суды всех инстанций и регионов принимают достаточно много, поэтому к процедуре составления объяснительной записки нужно подходить предельно внимательно и не считать ее ненужной бюрократией. Для корректной работы сайта необходимо включить поддержку JavaScript в настройках Вашего веб-обозревателя. Публикации Новости Статьи Обзоры Видео Книги и пресса. Поддержка предпринимателей Разъяснения госорганов Законодательные инициативы Документы: Кодексы РФ Поиск документа Судебная практика Консультации минфина. Конституция РФ Налоговый кодекс Гражданский кодекс Трудовой кодекс. Налоги и отчетность Календари и даты КБК и классификаторы Термины и понятия Нормы и нормативы. Календарь бухгалтера Производственный календарь КБК Учетная политика ОКВЭД 2 ОКПД 2 ЕТКС Профстандарты. Семинары Вход для учебных центров. Бухгалтерия онлайн Электронная отчетность Регистрация ООО и ИП Открыть расчетный счет Проверка контрагента 1С: Дорожная карта Экспертный совет. Как сохранить жизнь и имущество 10 бесполезных для современного бухгалтера вещей Арбитражный суд СПб: Тяжелый женский труд Новогоднее меню для бухгалтера. Все публикации Новости Обзоры Статьи Тесты Авторские колонки Спецпроекты Видео. В соответствии со статьей Трудового кодекса РФ прошу Вас в течение двух рабочих дней со дня получения настоящего предписания представить письменное объяснение Вашего отсутствия. Объяснительная записка Я, Кошкин Марат Сергеевич, опоздал на работу 1 июня года на 1,5 часа в связи с тем, что попал в дорожно-транспортное происшествие на своем личном автомобиле. Ожидание сотрудников ДПС и оформление ДТП заняло больше часа. Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту. Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Мы узнаем о неточности и исправим её. Чтобы оставить комментарий нужно авторизоваться. Больше материалов по теме: Исполнительное производство Трудовая дисциплина, трудовой распорядок. О проекте Реклама на сайте Обратная связь Подписка на рассылки Сделано в Санкт-Петербурге Facebook Twitter Вконтакте. RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна. Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт. Вопрос-ответ Помощь опытных юристов и адвокатов. Экспертный совет Решение бухгалтерских и правовых вопросов в профессиональном сообществе. ЗАДАЙТЕ ВОПРОС здесь и сейчас Личный вопрос от частного лица трудовые споры, соц.

Micromax x705 характеристики
Отп банк баланс кредитной карты
Состав танковой дивизии сша
Весы техническая характеристика
Сколько стоит обновить паспорт

Когда сотрудник игнорирует или по иным причинам не справляется со своими обязанностями, прописанными в трудовом договоре, то, прежде чем назначить взыскание в виде штрафа, выговора или даже увольнения, начальство первым делом потребует предоставить объяснительную записку. В документе должны быть подробно указаны уважительные причины невыполнения служебных обязанностей или допущенных ошибок во время работы. Обязанности, которые должен выполнять нанятый сотрудник, прописываются либо при заключении договора при приеме на работу, либо в должностной инструкции. Новичка обязаны ознакомить с перечнем должностных обязанностей, в свое время сотрудник обязан подтвердить то, что ознакомлен с ними и обязан исполнять в надлежащем виде.

Правила составления объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей

При написании объяснительной на имя начальника, необходимо учитывать несколько негласных правил:

  • не пытайтесь обмануть начальство, приукрашивая действительность или описывая события, которых не было на самом деле – руководство может все проверить, в итоге ложь станет отягчающим обстоятельством;
  • в записке не стоит винить в произошедшем коллег и тем более начальство, такие действия могут только ужесточить вероятное дисциплинарное взыскание;
  • не надо писать о том, что вы якобы чего-то не знали, такое признание только подтвердит вашу некомпетентность как работника, а также укажет на то, то должностную инструкции вы не изучали;
  • не стоит прибегать к резким выражениям и угрозам, такой прием лишь настроит ваше руководство против вас.

Старайтесь писать объяснительную записку таким образом, чтобы у начальства сложилось о вас хорошее мнение. Честность и искреннее раскаяние будут только плюсом, этот факт непременно следует учесть.

Пишите текст правдиво и простыми словами, указывая, что именно вы не выполнили и по какой причине это случилось. Особенно подробно стоит расписать причину невыполнения ваших обязанностей или ошибок во время их исполнения. Можно сослаться, например, на плохое самочувствие, которое мешало адекватно выполнить требования начальства в силу сильного недомогания.

Также допускается указать, что вы неправильно поняли задание начальства. Еще один оправдательный вариант – слишком большая загруженность, из-за которой вы не успели выполнить задание или совершили ошибку, например, из-за большого наплыва клиентов.

Важное условие: честно и спокойно признавайте свой промах и не вините в нем других. Не лишним будет приписать в конце записки, что впредь вы постараетесь не допускать подобных ошибок.

Как оформляется объяснительная:

  • в верхнем углу справа пишется ФИО и должность адресата, а также полное название компании;
  • ниже стоит указать ФИО и должность сотрудника, автора объяснительной записки;
  • еще ниже в центре листа указывается название самого документа;
  • текст объяснительной;
  • в конце классически ставятся инициалы, подпись и дата написания.

Подобная форма оформления – это стандартный вариант для большинства документов такого рода: объяснительных, жалоб, претензий и прочих форм.

Объяснительная, написанная сотрудником, вместе с докладной запиской от начальника отправляется к вышестоящему руководству, которым и будет принято решение по поводу дисциплинарного взыскания.

Работник имеет полное право не писать никаких объяснений, однако в таком случае он должен знать, что отсутствие объяснительной не влияет на дисциплинарные взыскания. Вместо объяснительной в таком случае вместе с докладной запиской отсылается акт об отказе.

Образец 1

Директору ОАО «Каравелла» Гущиной А.Е.

От старшего продавца Мироновой Н.И.

Объяснительная записка

Я, Миронова Наталья Ивановна, работаю в должности старшего продавца с августа 2015 года, с должностными обязанностями и внутренними распоряжении компании ознакомлена. По поводу жалобы на меня со стороны клиентки прилагаю пояснительную записку. Моя рабочая смена занимает период с 9:00 до 18:00, как и рабочий график магазина по будням с 9:00 до 18:00. Я не обслужила покупательницу 12.09.16 в 18:05 по причине того, что касса уже была снята, а время работы магазина закончено, отдел закрыт. Виноватой себя не считаю.

16.09.2016 Миронова Н.И (подпись)

Образец 2

Директору ООО «Замтехстрой» Захарову Д.Б.

От начальника отдела программного обеспечения Михальченко О.И.

Объяснительная записка

Я, Михальченко Олег Иванович, занимаю должность начальника отдела программного обеспечения на предприятии с сентября 2013 года. Со своими должностными обязанностями, а также внутренними распоряжениями фирмы, ознакомлен и выполняю неукоснительно. Сбой в работе отдела произошел 11.11.2016 в 14:25 по причине перебоя передачи электричества. Мной были приняты все необходимые меры по устранению неполадок в электросети. В ходе обращения в соответствующие инстанции, было выяснено, что произошла авария по причинам, по причинам, не зависящим от меня и остальных сотрудников фирмы. Прошу принять данные к сведению. Прилагаю к записке квитанцию от электрика, удостоверяющую проведение ремонтных работ.

14 ноября 2016 год Михальченко О.И. (подпись)

В марте 2007 года был утвержден новый стандарт в сфере ДОУ – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Раздел 9.8 Стандарта устанавливает общие принципы организации контроля документооборота – контроля движения и использования документов.

Виды контроля

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 в системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о произведенных с документами операциях.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 выделяет два вида контроля: контроль действий и контроль местонахождения документа.

Контроль действий в системе управления документами применяется для процессов (операций), в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий может эффективно применяться только в том случае, если документ зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем он будет направлен исполнителям.

Контроль местонахождения документа осуществляется в случаях, когда документ выдается сотрудникам для использования в работе, изымается из системы для уничтожения или передачи на архивное хранение. В ходе контроля местонахождения отслеживаются факты выдачи документов сотрудникам, передачи их между работниками или подразделениями, даты перемещений документа и возврата документов на место их расположения или хранения.

В традиционно сложившейся у нас системе ДОУ применяются оба видя контроля. В процессе исполнения документа особое значение имеет контроль за исполнением документа, относящийся, в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, к контролю действий, поскольку основывается на отслеживании сроков исполнения, или, иначе говоря, действий, ограниченных временными параметрами.

Система контроля исполнения документов позволяет обеспечить своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.

Регламентация контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ

Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в организации, является инструкция по документационному обеспечению управления (ДОУ). В Инструкции, как правило, находят отражение следующие вопросы:

· кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;

· какие документы ставятся на контроль;

· этапы контроля исполнения документов;

· сроки исполнения документов;

· формирование и использование массива данных, необходимых для контроля;

· отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных формах;

· ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, продление срока исполнения, снятие документа с контроля);

· основные этапы работы с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения и др.);

· обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов;

· информирование руководства организации о результатах контроля и об исполнительской дисциплине.

От того, насколько детально и полно будет описана система контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ, зависит организация этой работы и ее результаты, которые, несомненно, скажутся и на всей деятельности организации.

Основные задачи контроля исполнения документов

Нормативных документов, которые регламентировали бы порядок контроля исполнения документов и его технологию, в настоящее время нет. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, содержит лишь общие положения о контроле исполнения документов.

На федеральном уровне вопросы организации исполнения принятых решений и контроля их исполнения, в т.ч. контроля исполнения обращений граждан, нашли отражение в следующих документах:

● Регламент Правительства Российской Федерации (утвержден постановлением Правительства РФ от 01.06.2004 № 260);

● Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (утвержден постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30);

● Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (утвержден постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452).

Однако этими документами установлены организационные основы контроля исполнения поручений и в определенных случаях – типовые сроки исполнения поручений. Что же касается технологии контроля исполнения документов, этот вопрос в регламентах не нашел отражения.

Задача данной статьи – рассмотреть как организационные вопросы, так и вопросы, связанные с технологией контроля исполнения документов, осуществляемого службой ДОУ. Поскольку служба ДОУ ведет контроль за сроками исполнения документов, основными задачами контроля исполнения документов являются:

● отслеживание хода исполнения и фиксация сведений о фактическом исполнении входящих, исходящих и внутренних документов, а также устных распоряжений руководства;

● обобщение данных о ходе исполнения документов и его результатах, доведение этих сведений до руководства учреждения;

● выработка предложений об улучшении организации работы с документами в учреждении и повышении исполнительской дисциплины.

Обязанности, права и ответственность работника, осуществляющего контроль исполнения документов, должны быть закреплены в должностной инструкции.

Сроки исполнения документов

На контроль ставятся документы, содержащие поручения, требующие исполнения в установленный срок. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами. Перечень типовых сроков исполнения документов должен быть помещен в инструкцию по ДОУ организации. Типовой срок исполнения документа не может быть изменен.

Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или резолюции руководителя. Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только руководитель, установивший его. Приостанавливать исполнение документа или отменять его имеет право вышестоящая организация, организация – автор документа и вышестоящие контролирующие органы в соответствии со своей компетенцией.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

● внутренних – с даты подписания (утверждения) документа;

● поступивших из других организаций – с даты их поступления;

● обращений граждан, в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», – с даты регистрации обращения.

В федеральных органах исполнительной власти срок исполнения документов, поступивших из вышестоящих органов государственной власти, исчисляется с даты подписания или утверждения документа.

Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (п. 8.1.5), утвержденной приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, установлено: если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Сроки исполнения документов устанавливаются руководителем при вынесении резолюции исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Типовой срок исполнения документов может быть изменен руководителем организации только в сторону его сокращения.

В поступившем документе может быть указан предполагаемый срок получения ответа. В этом случае руководитель при вынесении резолюции устанавливает срок, совпадающий со сроком, указанным в тексте, или на 1–2 дня ранее этого срока. Увеличивать срок исполнения можно только в том случае, если документ поступил в организацию с опозданием, и времени, оставшегося до указанного в документе срока, недостаточно для подготовки полноценного ответа, если при этом документ поступил не из вышестоящей организации.

В отдельных случаях допускается продление срока исполнения документа. Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило. Продление срока исполнения документа должно быть обосновано (это входит в обязанности ответственного исполнителя).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять его имеют право только вышестоящие органы или организация – автор документа.

Этапы контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов осуществляется в несколько этапов:

• постановка документов на контроль;

• проверка своевременности доведения документов до исполнителей;

• предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

• снятие документа с контроля;

• направление исполненного документа в дело;

• учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;

• информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

■ При постановке документа на контроль в верхнем поле документа справа делается отметка о контроле (как правило, штампом). Многие организации включают в эту отметку указание срока исполнения.

На контроль ставятся только зарегистрированные документы.

Контроль исполнения документов может выполняться с помощью автоматизированной информационной системы (базы данных), электронного журнала (таблицы Excel), используемых одновременно для регистрации и контроля, или регистрационно-контрольных карточек (РКК), составляющих контрольно-справочную картотеку. Вести контроль исполнения документов по журналу на бумажном носителе (журналу регистрации входящих документов) – задача очень трудоемкая и неэффективная.

Для осуществления контроля исполнения документов в регистрационную форму (базу данных, журнал, РКК) вводятся сведения о документе. Минимальный перечень таких данных приведен ниже (Пример 1).

Пример 1

1. Автор (корреспондент)

Наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – автора документа. При контроле исполнения обращений граждан это: имя, отчество, фамилия гражданина и его адрес. Если на контроль ставится отправляемый документ, записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – корреспондента.

2. Наименование вида документа

Заполняется в соответствии с наименованием вида контролируемого документа.

3. Дата документа

Записывается дата, присвоенная документу организацией – автором документа.

4. Регистрационный номер документа

Переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией – автором документа.

5. Дата поступления

Переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа).

6. Регистрационный номер поступления

Номер, присвоенный документу при поступлении в организацию, переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа).

7. Заголовок к тексту (краткое содержание документа)

Переносится из документа; при его отсутствии формулируется работником, ведущим контроль исполнения документа. Краткое содержание может записываться ключевыми словами.

8. Резолюция

Переносятся содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции.

9. Срок исполнения

Проставляется дата, содержащаяся в резолюции. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа.

10. Отметка об исполнении документа

Переносятся регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу.

11. Номер дела

Переносится номер дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ.

При ведении контроля с помощью РКК следует иметь в виду, что в этом случае потребуется два экземпляра карточки: один – для службы ДОУ, второй – для структурного подразделения – исполнителя. По второму экземпляру карточки будет вестись контроль исполнения документа в подразделении. Таким образом, в службе ДОУ формируется общая по организации контрольно-справочная картотека, в подразделении – контрольно-справочная картотека подразделения. При наличии в организации локальной сети электронный вариант карточки удобнее всего направлять по электронной почте непосредственно исполнителю и секретарю подразделения (для контроля).

Единой унифицированной формы РКК не установлено, но поскольку определен перечень сведений о документе, необходимых для ведения контроля документов, каждая организация может разработать собственную РКК.

Из РКК формируется контрольная картотека, которая имеет два раздела: «Контролируемый массив» и «Исполненные документы».

В первом разделе РКК расставляются по срокам исполнения с 1-го по 31-й день месяца. В дополнительную ячейку помещаются карточки документов, срок исполнения которых наступит в следующем месяце. В начале каждого месяца карточки документов этого месяца расставляются в соответствии с датой их исполнения.

Для контроля за инициативными исходящими документами, на которые ожидается ответ к определенному сроку, или особо важными документами можно применять отдельные карточки и, соответственно, формировать отдельную ячейку контрольного раздела. На исходящий документ заполняется отдельная карточка (когда, кому направлен, исходящий номер, краткое содержание, срок получения ответа). В этом разделе картотеки РКК на документы целесообразно расставлять по предполагаемым датам получения ответа.

Второй раздел картотеки «Исполненные документы» формируется по мере исполнения документов. В него помещаются РКК исполненных документов (т.е. после того, как документ исполнен и передан в дело). Этот раздел картотеки может формироваться по любому признаку, удобному для работы, с учетом специфики организации: по корреспондентам, видам документов, подразделениям-исполнителям и др.

■ При организации контроля важно, чтобы исполнитель получил документ вовремя, поскольку контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль. Для того чтобы служба контроля была уверена в том, что документ передан исполнителю, последнему необходимо расписаться в получении документа на РКК, предназначенной для контрольной картотеки. Для этого работник, который несет ответственность за передачу документов исполнителям, направляет исполнителю документ с двумя экземплярами РКК; один экземпляр остается в подразделении, другой (экземпляр службы контроля) с росписью исполнителя возвращается в службу контроля и ставится в первый раздел контрольной картотеки. Если исполнителю документ передается в виде электронного файла по локальной корпоративной сети, должна быть предусмотрена отправка в службу ДОУ уведомления о прочтении. Получение такого уведомления будет означать, что исполнитель получил документ.

В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

В подведомственную организацию вместе с документом на исполнение пересылаются два экземпляра РКК. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

■ В течение всего срока исполнения служба ДОУ регулярно проверяет ход исполнения документа. При небольших сроках исполнения за 3–5 дней до исполнения служба ДОУ напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа. Напоминание может быть сделано по телефону или в виде письменного сообщения (Пример 2). Для рассылки напоминаний можно использовать электронную почту.

Пример 2

ООО «Прогресс»

Служба ДОУ

Напоминание

Ответственному исполнителю Рябцеву Н.Н.

Напоминаем Вам, что до срока исполнения письма-запроса

от 12.08.2007 № 01-15/918 «О заключении договора на поставку передвижных электростанций», поступившего из ОАО «Стройтрансгаз», осталось 3 дня.

Срок исполнения документа – 26.11.2007.

В случае задержки исполнения поручения предлагаем Вам согласовать продление срока с Павловым С.С. (тел. 214-33-21).

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает порядок проверки хода исполнения документов с длительными сроками исполнения (предварительного контроля):

· задания последующих лет – не реже одного раза в год;

· задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;

· задания текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в регистрационно-контрольной форме.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее 3 дней до истечения этого срока обращается к руководителю, вынесшему резолюцию, с докладной запиской, содержащей обоснованную просьбу о продлении срока исполнения документа с указанием планируемого срока исполнения документа. В противном случае документ будет считаться неисполненным.

Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в регистрационно-контрольную форму (новый срок, дата изменения, основание).

Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем задачи и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, то сведения о характере исполнения записываются на входящем документе и вносятся в регистрационно-контрольную форму.

■ После исполнения документы снимаются с контроля. На копии документа проставляется отметка об исполнении документа и направлении в дело, включающая:

• краткие сведения об исполнении или ссылку на документ-ответ (дата и номер);

• отметку «В дело»;

• номер дела, в котором будет храниться документ;

• дату;

• подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

В регистрационно-контрольную форму также вносятся сведения об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. Если контроль велся с помощью РКК, карточка исполненного документа переставляется во второй раздел картотеки.

Если служба ДОУ установит, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения, даже если документ-ответ уже был подписан руководителем. В конфликтной ситуации вопрос о снятии с контроля решает руководитель, установивший срок исполнения документа, или руководитель организации.

■ Копия исполненного документа помещается в дело в соответствии с отметкой об исполнении. Если исполнялось поступившее в организацию письмо (от организации или физического лица), входящий документ и документ-ответ помещаются в одно дело по дате ответа и составляют единый комплекс документов.

■ Служба ДОУ обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов, как правило, один раз в месяц и по завершении года. Данные о результатах контроля представляются руководителю организации и в каждое структурное подразделение.

Данные о контроле исполнения должны содержать сведения о ходе и сроках выполнения документов, являются средством обратной связи (исполнитель – руководитель) и необходимы для повышения исполнительской дисциплины.

Для обобщения данных о контроле используются различные формы сводок (справок, отчетов). Сводка (справка, отчет) может содержать данные по организации в целом, по отдельным подразделениям, исполнителям и т.д. (Примеры 3, 4).

Пример 3

СВОДКА

об исполнении документов по состоянию на _____________________________

Наименование

подразделения

Документы на контроле

Из них

Всего

Поступило

в предыдущем

месяце

Исполненные в срок

Исполняемые в

срок

С продленным сроком исполнения

Не исполненные в срок

Пример 4

СВОДКА

документов, исполняемых в (название и индекс подразделения)

по состоянию на _____________________________

Вид, № и дата документа

Кроткое содержание документа

Срок исполнения

Фамилия исполнителя

Причины неисполнения в срок

Состояние исполнения

Когда будет исполнено

Примечание. Графы 5-7 заполняются в подразделении.

Сводки о ходе и результатах контроля исполнения документов подписываются руководителем службы ДОУ организации.

■ Данные о ходе и результатах контроля, обобщенные в сводках, представляются руководству организации. Для анализа исполнительской дисциплины по подразделениям и принятия решений по совершенствованию работы с документами руководству необходимы сводки, в которых указываются:

• общее количество документов на исполнении;

• количество исполненных документов в срок (%);

• количество неисполненных документов или исполненных с превышением срока (%);

• причины задержек исполнения документов.

На основе анализа этих данных руководство принимает меры по улучшению исполнительской дисциплины, ускорению документооборота организации и повышению общей культуры работы с документами.