Образец опись документов

Опись документов — это перечень, который подтверждает передачу ее в определенном количестве и составе. Составляется в свободной форме, но должен содержать обязательные реквизиты.

Перечень передаваемых дел составляется во всех случаях, когда они перемещаются внутри компании или выходят за ее пределы. Он подтверждает факт их передачи, фиксирует количество и наименования, помогает отслеживать ход документооборота и не теряя времени найти определенную бумагу.

Нормы составления

Форма составления такого списка свободная, бланк описи передачи документов существенно различается у разных организаций. Важным является лишь наличие визы отправителя и принимающей стороны.

Включите в бланк следующие сведения:

  1. Наименования передающей компании и адресата: Ф.И.О. представителя госоргана или физического лица, название организации.
  2. Дата составления.
  3. Собственно список в форме таблицы, с указанием:
  • номера;
  • полного наименования акта;
  • количества его экземпляров;
  • количества листов. Здесь отмечается общее количество листов для каждого передаваемого акта. Если бумага объемом 2 листа отправляется в трех экземплярах, в таблицу вносят значение «6 листов».
  1. Указание суммарного количества переданных листов нормативных актов.

Перед тем как составить опись документов, проверьте их комплектность. В завершение процесса завизируйте ее: обычно перечень подписывает лицо, которое отвечает за документооборот в компании (секретарь, делопроизводитель, ассистент директора). Получатель отмечает факт получения, вписав в соответствующее поле Ф.И.О., должность принявшего и дату.

Если документы передаются другой организации

Форма является простой табличной. Особое внимание уделите заполнению списка бумаг, которые направляются в другую организацию, и точно укажите реквизиты получателя (проверяющий орган, партнер, контрагент и т. п.).

При необходимости ставится отметка, отправлены оригиналы или копии. Все строки, оставшиеся пустыми, перечеркиваются. Передаточный список готовится в двух экземплярах: один отдают адресату, а второй остается у компании-отправителя.

Если дела передаются в архив

Такая опись содержит больше обязательных для заполнения полей, чем представленный выше. Составляется, даже если архивируется всего одно дело.

Подробнее: Правила ведения архивного делопроизводства

Если передаваемые бумаги хранятся не бессрочно, в таблицу включается дополнительная графа под названием «Срок хранения». В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), срочным хранением является содержание объектов в архиве до 10 лет. Кроме того, учитывайте требования Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 N 526.

В графе «Крайние даты» указываются сроки окончания хранения, причем как для бумаг, подлежащих бессрочному хранению, так и для срочных. Заполняется она на основании нормативных актов. При необходимости добавляется графа «Дата документа», причем имеется в виду не дата составления, а день регистрации.

Если дела сдают в архив в электронном виде, опись тоже потребуется. Регистрация проходит с отметкой об их объеме. Этот параметр измеряется мегабайтами.

Какой бланк использовать под опись передаваемых документов для архива?

В каждой организации и у любого предпринимателя скапливается много документов, обосновывающих те или иные хозяйственные операции, кадровые передвижения, а также прочие действия, которые предпринимаются в ходе рабочей деятельности. Сроки хранения, установленные для хранения подобных документов, сильно различаются.

Определить необходимые сроки вам поможет статья «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».

Между тем соблюдение таких сроков обязательно, и из-за этого утилизировать документы ранее предусмотренного времени хранения нельзя. Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив. При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций. При передаче документов в архив обязательно составляется опись.

На практике возникают ситуации, когда приходится поднимать ту или иную документацию прошлых периодов, снова обращаясь к архиву. Быстро найти нужный документ поможет опись документов.

Опись документов для архива не имеет специального формата. Среди ее основных реквизитов можно выделить:

  • название организации (если архив — сторонняя организация);
  • номер описи;
  • дату описи;
  • наименование сдаваемых на хранение документов;
  • период, к которому относятся документы;
  • срок хранения документов;
  • количество листов;
  • расположение документов (номер папки, дела или короба);
  • Ф. И. О. и подписи ответственных лиц (составителя и лица, принявшего документы).

Образец описи документов для передачи в архив можно скачать на нашем сайте.

Скачать образец описи документов для передачи в архив

Как выглядит опись документов для отправки по почте

Осуществляя переписку с налоговыми органами, внебюджетными фондами и прочими инстанциями, многие прибегают к услугам «Почты России». Для подтверждения факта отправки комплекта определенных документов необходимо составить опись в 2 экземплярах, на одном из которых сотрудник почты ставит специальный штамп, дату отправки и свою подпись.

Форма описи, применяемая для почтовых отправлений, регламентирована законодательно. Это форма 107, которая есть в любом почтовом отделении (утверждена приказом ФГУП «Почта России» «Об утверждении порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений» от 17.05.2012 № 114-п). Однако это не мешает никому разработать собственный бланк описи. Главное, чтобы он содержал все основные реквизиты формы 107.

Образец, как составить опись документов для почты, доступен по ссылке.

Скачать образец описи документов для почты

Расторжение трудового договора путем отправки заявления на увольнение почтой также необходимо сопроводить описью. Читайте об этом в статье «Расторжение трудового договора по инициативе работника».

Итоги

Образец описи документов имеет свой вид в зависимости от цели, для которой формируется опись. Опись, составленная для архива, дает возможность без особых трудозатрат найти потом нужный документ среди сданных на хранение.

Опись, сопровождающая документы, отправляемые почтой, поможет избежать споров с получающей документы стороной. Например, в случае их утери. Отправляя документы почтой, необходимо проследить, чтобы на описи обязательно стояла дата и подпись лица, проверяющего соответствие фактических документов их перечню по описи.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

1. ФОРМА ИСКА

В соответствии с частью 1 статьи 125 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации исковое заявление подается в арбитражный суд в письменной форме (рекомендуется в печатной), подписывается истцом или его представителем.

Содержание искового заявления

В иске в обязательном порядке должно быть указано:

1) наименование арбитражного суда, в который подается исковое заявление;

2) наименование истца, его место нахождения; если истцом является гражданин, его место жительства, дата и место его рождения, место его работы или дата и место его государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя;

3) наименование ответчика, его место нахождения или место жительства (рекомендуется, если ответчик — гражданин, указать: место жительства, дату и место его рождения, место его работы или дату и место его государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя);

4) требования истца к ответчику со ссылкой на законы и иные нормативные правовые акты, а при предъявлении иска к нескольким ответчикам — требования к каждому из них;

5) обстоятельства, на которых основаны исковые требования, и подтверждающие эти обстоятельства доказательства;

6) цена иска, если иск подлежит оценке;

7) расчет взыскиваемой или оспариваемой денежной суммы;

8) сведения о соблюдении истцом претензионного или иного досудебного порядка, если он предусмотрен федеральным законом или договором;

9) сведения о мерах, принятых арбитражным судом по обеспечению имущественных интересов до предъявления иска;

10) перечень прилагаемых документов.

В связи с необходимостью правильного и своевременного рассмотрения дела заявителю необходимо указать: номера мобильных и иных контактных телефонов, факсов, адреса электронной почты.

В случае отсутствия каких-либо доказательств Заявителю рекомендуется заблаговременно оформить и представить совместно с иском ходатайство об истребовании доказательств от ответчика или других лиц.

В соответствии с частью 3 статьи 125 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации истец обязан направить другим лицам, участвующим в деле, копии искового заявления и прилагаемых к нему документов, которые у них отсутствуют, заказным письмом с уведомлением о вручении. В связи с этим заявитель обязан приложить к подаваемому иску заказное уведомление с распиской о вручении материалов лицам, участвующим в деле, или Квитанции, подтверждающие отправку лицам, участвующим в деле, письма (бандероли) с Заказным уведомлением о вручении.

В данном случае отправитель поручает объекту почтовой связи вручить почтовое отправление — лично адресату под расписку на бланке Заказного уведомления с обязательным возвратом уведомления отправителю.

При оформлении указанного почтового отправления истец (заявитель) обязан заполнять установленный оператором связи бланк с отметкой для конкретного адресата : «Вручить лично. С Заказным уведомлением».

Во избежание возникновения споров по поводу содержимого письма (бандероли), отправленной ответчику, заявителю рекомендуется оформлять почтовое отправление с описью вложения.

Образец почтовых квитанций об отправлении заказного письма с ЗАКАЗНЫМ УВЕДОМЛЕНИЕМ о вручении

Оборотная сторона квитанции


(Оттиск календарного штемпеля)

2. Документы, прилагаемые к исковому заявлению

К иску должно быть приложено:

  • уведомление о вручении или квитанция о направлении письма (бандероли) с заказным уведомлением о вручении копий искового заявления и приложенных к нему документов;
  • документ, подтверждающий уплату государственной пошлины в установленных порядке и в размере или право на получение льготы по уплате государственной пошлины, либо ходатайство о предоставлении отсрочки, рассрочки, об уменьшении размера государственной пошлины;
  • документы, подтверждающие обстоятельства, на которых истец основывает свои требования;
  • копии свидетельства о государственной регистрации в качестве юридического лица или индивидуального предпринимателя;
  • доверенность или иные документы, подтверждающие полномочия на подписание искового заявления;
  • копии определения арбитражного суда об обеспечении имущественных интересов до предъявления иска;
  • документы, подтверждающие соблюдение истцом претензионного или иного досудебного порядка, если он предусмотрен федеральным законом или договором;
  • проект договора, если заявлено требование о понуждении заключить договор.

Каждое исковое заявление должно соответствовать правилам арбитражного процессуального закона о его форме и содержании.

Юридически бессодержательные и неправильно оформленные исковые заявления, без надлежащих квитанций о направлении писем лицам, участвующим в деле, суд оставляет без движения в соответствии со статьей 128 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, что является процессуальной гарантией прав ответчика и третьих лиц от предъявления к ним необоснованных требований.

При предъявлении иска с участием 3-х лиц в исковом заявлении обязательно должен быть указан статус 3-его лица (заявляющие или не заявляющие самостоятельные требования относительно предмета спора — статьи 50-51 Арбитражного процессуального Кодекса Российской Федерации) и на чьей стороне (на стороне истца, на стороне ответчика).

Документы, приложенные к исковому заявлению, необходимо разместить в той же последовательности, что указано в исковом приложении.

В тексте искового заявления необходимо указать конкретные нормы законодательства, ссылаясь на которые истец в правовом аспекте обосновывает свои требования.

Текст искового заявления должен содержать конкретные обстоятельства, на которые ссылается истец. Они должны быть выражены четко, логично, последовательно, с указанием оснований и выводов.

Текст самого искового заявления рекомендуется, по возможности, ограничивать объемом до 2-х машинописных страниц (указанное не является обязательным требованием).

Лицам, участвующим в деле, следует учитывать, что письменные доказательства представляются в Арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии, поскольку ксерокопия приобретает силу документа только после надлежащего свидетельствования верности. Верность копии может быть засвидетельствована нотариально либо организацией, издавшей документ. Заверение копии документа, в том числе ксерокопии, необходимо для придания ей юридической силы. Если к рассматриваемому делу имеет отношение только часть документа, представляется заверенная выписка из него (часть 8 статьи 75 АПК РФ).

Сторонам в судебное заседание необходимо представлять подлинники приложенных к заявлению копий документов, поскольку в силу части 1 статьи 10 АПК РФ Арбитражный суд при разбирательстве дела обязан непосредственно исследовать все доказательства по делу.

На копии должны стоять: печать организации или штамп организации «копия верна», подпись уполномоченного лица либо удостоверяющая печать нотариуса.

Кроме того, сторонам также необходимо учитывать, что статьей 61 АПК РФ не предусмотрена возможность предъявления в судебном заседании вместо подлинной доверенности ее копии. Лицо, которому выдана доверенность, представляет арбитражному суду в судебном заседании подлинную доверенность. Она приобщается к материалам арбитражного дела или возвращается представителю взамен предъявленной им копии, надлежащим образом заверенной. Надлежащим образом заверенной копией доверенности является, в частности, копия доверенности, верность которой засвидетельствована нотариусом или арбитражным судом, рассматривающим дело. Указанная позиция выражена Президиумом Высшего Арбитражного Суда РФ в пункте 7 Информационного письма № 99 от 22.12.2005г. «Об отдельных вопросах практики применения Арбитражного процессуального кодекса РФ».

3. Недопустимые нарушения при предъявлении иска

3.1. Несоблюдение требования о форме искового заявления.

3.1.1. Обязательным требованием является соблюдение письменной формы. Желательно печатное оформление искового заявления, однако, при любых обстоятельствах, исковое заявление может быть принято только с хорошо читаемым и разборчивым текстом. Суд не принимает заявления, поступившие по факсимильной связи и светокопии иска.

3.2. Исковое заявление не должно быть изложено на иностранных языках и языках народов России. При составлении искового заявления должен использоваться исключительно русский язык. К числу недопустимых нарушений относится и приложение к заявлению письменных доказательств без надлежащим образом заверенного перевода на русский язык.

3.3. Не принимается к производству исковое заявление, не имеющее «живой» подписи надлежащего лица (руководителя организации, индивидуального предпринимателя, либо представителя по доверенности). Далее подлежат проверке документы о полномочиях лица, подписавшего исковое заявление.

3.4. Отсутствие сведений о наименовании арбитражного суда.

Обязательным элементом искового заявления закон признает указание в нем наименования арбитражного суда, в который оно подается, с указанием его адреса.

3.5. Отсутствие сведений о сторонах спора.

Особо важным реквизитом искового заявления является указание в нем сведений о наименовании и местонахождении сторон.

3.6. В отношении гражданина, индивидуального предпринимателя необходимо указывать, кроме имени и места жительства, дату и место его рождения, а также место его работы или место государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя.

3.7. Отсутствие определенно сформулированных требований и правового обоснования иска.

3.8. Только юридически грамотно и точно сформулированный иск способствует правильному пониманию судом предмета и основания иска, т.е. сути исковых требований.

3.9. Исковое заявление должно иметь резолютивную часть, где в окончательном и буквальном варианте излагаются конкретные правовые требования истца.

3.10. Исковое заявление должно содержать обязательные и подробные ссылки на конкретные законы и иные нормативные правовые акты, подлежащие применению при разрешении спора и подтверждающие обоснованность требований истца. В то же время исковое заявление не должно ограничиваться цифровым перечнем отдельных статей закона без изложения существа содержащихся в них правовых норм.

3.11. К исковому заявлению не приложены документы, подтверждающие направление другим лицам, участвующим в деле, копий искового заявления и приложенных к нему документов.

Исковые материалы должны быть направлены заказным письмом с заказным уведомлением о вручении с реестром вложений или непосредственно вручены под расписку с соответствующей об этом отметкой (штамп входящей корреспонденции) на исковом заявлении, направляемом в арбитражный суд.

Не могут признаваться доказательством почтовые квитанции о направлении простого письма (простое уведомление).

Обязанность предварительного извещения участника спора может быть признана исполненной в случаях, когда адресат отказался от получения исковых материалов от работника почтовой службы и этот отказ зафиксирован (заказное уведомление).

4.Отсутствие документов, подтверждающих уплату государственной пошлины, либо ходатайства о предоставлении отсрочки, рассрочки государственной пошлины.

Если истец освобожден от уплаты госпошлины, он должен приложить документ, обосновывающий получение права на льготу и указать соответствующую норму права.

Ксерокопии платежного поручения не могут быть признаны в качестве доказательства уплаты госпошлины.

Исковое заявление оставляется без движения и в случае установления судом арифметической ошибки в расчете госпошлины, уплаченной в меньшей сумме.

5. К исковому заявлению не приложены копии свидетельства о государственной регистрации в качестве юридического лица или индивидуального предпринимателя.

6. Не приложены документы, подтверждающие полномочия лица на подписание искового заявления.

В отношении органа юридического лица такими документами следует считать акты о назначении или избрании, выписки из учредительных документов, из актов о должностных обязанностях.

Подпись заместителя руководителя, начальника юридического отдела, исполняющего обязанности директора, вице-президента, юрисконсульта или руководителя филиала юридического лица удостоверяется доверенностью.

Полномочия представителя на предъявление иска удостоверяются доверенностью, форма и содержание которой должны соответствовать статьям 61, 62 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации статьям 185-189 Гражданского кодекса Российской Федерации.

7. Не приложены документы, подтверждающие соблюдение истцом претензионного порядка урегулирования споров, если такой порядок предусмотрен.

7.1. Обязанность соблюдения претензионного порядка установлена для требований об изменении или расторжении договора (статья 452 Гражданского Кодекса Российской Федерации); по искам грузоотправителя или грузополучателя к перевозчику (статья 797 Гражданского Кодекса Российской Федерации); по искам к оператору связи о возмещении ущерба при неисполнении или ненадлежащем исполнении обязательств при предоставлении услуг связи и в иных случаях, предусмотренных законом.

7.2. Обязанность соблюдения претензионного порядка может быть установлена соглашением сторон.

8. К исковому заявлению о понуждении заключить договор не приложен проект договора.

Все вышеуказанные обстоятельства дают суду право оставить исковое заявление без движения. При этом суд устанавливает истцу срок для устранения обстоятельств, послуживших основанием для оставления иска без движения.

Акт приема-передачи документов – официальный вид документов, согласно которому фиксируется передача деловой документации из одних рук в другие. Акт является неотъемлемой частью любого договора, составленного между контрагентами. Составляется документ по просьбе организации, нуждающейся в определенных документах.

Данный вид документа имеет юридическую силу. Таким образом, если после подписания акта приема-передачи документации между сторонами могут возникнуть какие-либо споры и недоразумения относительно подписанных ранее документов, акт будет является официальным документом при рассмотрении споров суде.

Законодательством Российской Федерации не предусмотрено официально установленной формы акта приема-передачи документации. В связи с этим любое предприятие имеет право самостоятельно разработать данный документ. В обязательном порядке акт должен включать в себя следующие реквизиты:

  • название документа;
  • текущая дата составления документа;
  • место составления документа;
  • полное название предприятия, составляющее акт приема-передачи документации;
  • наименование должности и ФИО лица, которое непосредственно занимается составлением данного документа;
  • полное название предприятия, которому адресован документ;
  • наименование должности и ФИО лица, которому непосредственно адресован документ;
  • перечень документов, передающихся от одного лица (физического или юридического) другому;
  • присвоенные регистрационные номера перечисленных документов;
  • подписи ответственных лиц (передавшего и получившего документ);
  • оттиск печати организации, которая составила акт приема-передачи документации.

Так же следует указать, какое количество экземпляров тех или иных документов передается. Большое внимание следует уделить документам, которые передаются в оригинале. Данный факт так же следует отобразить в акте, на случай, если документы будут утеряны, и в дальнейшем последует разбирательство в вышестоящих органах. Поэтому, целесообразно снимать копии со всех передаваемых документов во избежание потери.

Т.к. документ является двусторонним, составлять его необходимо в двух экземплярах. Один из них остается у организации, которая занималась составлением документа, а другой передается организации, для которой предназначается акт приема-передачи документации.

Для чего нужна опись документов. Деятельность любого предприятия неизменно сопряжена с ведением разного рода документации — договоров, контрактов, внутренних приказов и распоряжений, кадровых и бухгалтерских документов. С течением времени объем документации становится колоссальным и требует оптимизации.

Что говорит закон

Согласно законодательству документы постоянного и длительного хранения передаются в архив по истечению одного года после прекращения их использования в делопроизводстве. Также подлежат описи дела по личному составу. Ошибочно полагать, что передача документов на хранение — простое дело, не требующее особых умений и навыков. Существует утвержденный порядок процедуры, придерживаться которого следует неукоснительно. Прежде всего, потому, что для документации любого предприятия необходимы строгий учет и грамотная опись документов, что позволит в любой момент извлечь нужную информацию из общего массива документов и составить опись.

Точность проверки описи документов

Кроме того, архивные дела нередко подвергаются проверкам различных контролирующих органов, и несоответствие их оформления установленным правилам могут повлечь штрафные санкции. Поэтому от специалиста, ответственного за организацию и ведение архива, требуются специальные знания, практический опыт, умение анализировать и структурировать, а также такие качества как скрупулезность, точность, внимательность.

Трудоёмкость составление описи документов

При этом тщательное соблюдение всех формальностей при передаче дел в архив — это не единственная проблема, ставящая в тупик многих предпринимателей. Сложность состоит в предельной трудоемкости и многоэтапности данной процедуры. Ведь буквально каждая бумага предварительно должна пройти полный цикл архивных работ. А именно необходимо определить срок незадействованности каждого документа, систематизировать все документы по содержанию (как правило, документы систематизируют в хронологическом и номинальном порядке, значительно реже по алфавитному, тематическому или предметному принципу), переплести и сшить дело, пронумеровав листы, составить лист-заверитель и опись на дело.

Cоставление описи документов

Опись документов представляет собой справочник, отражающий состав и содержание документации дела и предназначенный для ее систематизации и учета. Поэтому составление описи дел — чрезвычайно ответственный момент, где ошибки и неточности абсолютно недопустимы. Опись документов при передаче на хранение также содержит информацию об их фактическом наличии и количестве. Здесь необходимо проверить, в точности ли соответствуют данные о количестве дел в описи данным о количестве дел в номенклатуре организации.

Особенности описи документов постоянного хранения

При этом опись документов постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и опись документов по личному составу составляются отдельно. Каждую опись необходимо составлять по установленному образцу в трех экземплярах. После заполнения опись заверяется подписью ее составителя и подклеивается к внутренней стороне обложки дела. При дальнейшем изменении состава дела соответствующие записи вносятся в опись в графу «Примечание». Особой квалификации требует составление описи документов постоянного хранения и дел по личному составу.

Грамотность составление описи

Так, например, опись документов постоянного хранения предполагает решение достаточно обширного круга вопросов. Это и разработка справочного аппарата для описи, и составление предисловий и справок, и написание развернутых комментариев к каждому документу. Выполнить подобную задачу с надлежащим качеством может лишь грамотный и высококвалифицированный специалист. Поэтому чем обучать штатных работников, сталкиваясь с неизбежными трудностями, целесообразнее обратиться в «Архив Гарант», которая не только составит опись документов, но и окажет содействие в передаче дел в архив. Оперативность и безупречный результат — вот визитная карточка нашей работы.